Política de denúncia de irregularidades Global
(Whistleblowing)
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Índice
POLÍTICA DE DENÚNCIA DE IRREGULARIDADES 1
1. INTRODUÇÃO 3
1.1 OBJETIVO 3
1.2 APLICAÇÃO 3
1.3 ANTI-RETALIAÇÃO 3
1.4 TIPO DE QUESTÕES 4
1.5 GARANTIA DE CONFIDENCIALIDADE 4
1.6 DIREITO A COMUNICAR EXTERNAMENTE 4
1.7 PROPORCIONALIDADE E PRECISÃO DOS DADOS RECOLHIDOS E PROCESSADOS 4
2. DEFINIÇÕES 6
3. DEVERES E RESPONSABILIDADES 7
3.1 WHISTLEBLOWING COMMITTEE 7
3.2 CHIEF COMPLIANCE OFFICER 7
3.3 COMITÊ DE CONTROLE E RISCOS,CONSELHO FISCAL E ORGANISMO DE SUPERVISÃO 8
4. PROCESSO 8
4.1 CANAIS DE COMUNICAÇÃO DE INCIDENTES 8
4.2 GERENCIAMENTO DE RELATÓRIOS DE INCIDENTES 10
4.3 INVESTIGAÇÃO E REVISÃO DE PROCESSOS 10
4.4 PROCEDIMENTOS DE SEGUIMENTO E LIGAÇÃO DE RETORNO 11
4.5 MEDIDAS DISCIPLINARES 11
4.6 COMUNICAÇÃO PERIÓDICA AOS ORGANISMOS DE CONTROLE 11
5. DISTRIBUIÇÃO E ADOÇÃO 12
ANEXO A 13
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1. INTRODUÇÃO
1.1 Objetivo
O Código de Ética do Grupo Prysmian exige que os administradores, diretores e funcionários observem elevados padrões de ética comercial e pessoal no cumprimento de seus deveres e de suas responsabilidades. Enquanto funcionários e representantes do Grupo Prysmian, devemos praticar a honestidade e a integridade no cumprimento de nossas responsabilidades e estar em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
Usando o regime de denúncia de irregularidades, as partes interessadas podem abordar preocupações sobre questões conforme definido no parágrafo 1.4 “Tipo de questões”.
As preocupações levantadas serão de informação ao invés de uma alegação ou declaração de opinião.
A denúncia de irregularidades pode ajudar o Grupo Prysmian a detectar precocemente potenciais problemas e a resolvê-los antes de causarem danos mais significativos. Falar em nome daqueles que estão em risco, mas inconscientes do fato, é uma boa prática de cidadania, para além de ser uma parte valiosa do Programa de Compliance do Grupo Prysmian.
O Grupo Prysmian se compromete a salvaguardar o anonimato do autor da denúncia que, de boa fé, comunica violações, e a garantir que este não fique sujeito a reações adversas nem a represálias de qualquer tipo, independente de optar ou não por se identificar.
Em caso de dúvidas sobre a interpretação e a aplicação desse procedimento, o destinatário deve contatar o Chief Compliance Officer, que deve avaliar e recomendar as ações adequadas.
Qualquer pessoa pode levantar preocupações conforme realçado no procedimento abaixo.
Porém, não existe qualquer obrigação e não há penalidades para quem não o fizer.
A presente política de denúncia de irregularidades destina-se a encorajar e a permitir que as partes interessadas levantem preocupações sérias dentro do Grupo Prysmian.
1.2 Aplicação
Esse procedimento se aplica a partes interessadas, conforme definido na seção 2.
1.3
Antirretaliação
Nenhuma parte interessada que de boa fé comunicar uma violação do Código de Ética sofrerá retaliações. Qualquer reação profissional adversa contra o autor de uma denúncia pode constituir um ato de retaliação. Exemplos de comportamento retaliatório incluem, entre outros:
assédio, disciplina, negação de promoção, benefícios ou pagamento, e reatribuição ou exclusão. Se o autor de uma denúncia acreditar estar sendo alvo de retaliação, deve contatar o Departamento de Compliance. Uma pessoa ou grupo que retaliar contra alguém que comunicar uma violação de boa fé será alvo de uma ação disciplinar. O mesmo se aplica a qualquer abuso intencional desses processos de comunicação.
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1.4 Tipo de questões
O tipo de questões que podem ser comunicadas através dos canais de denúncia de irregularidades e que podem estar associadas a uma situação de violação da ética empresarial, conforme indicado no Código de Ética, são: a fraude financeira e contábil, quebra do sistema interno de controle, assédio, intimidação ou comportamento discriminatório em relação a funcionários ou terceiros, ou risco sério que poderia ameaçar os colegas, o público em geral ou os clientes, ou a reputação da empresa.
As informações mencionadas devem ser suficientemente precisas. Os simples rumores não serão, portanto, levados em consideração.
Os fatos aos quais se sabe ou se vem a ter conhecimento posteriormente, em que existam investigações em curso por parte de autoridades públicas, não serão tratados ao abrigo do disposto no presente procedimento.
1.5 Garantia de confidencialidade
A identidade dos autores das denúncias e os fatos comunicados são processados em condições de estrita confidencialidade em todas as fases do processo.
Quando comunicar uma reclamação, o autor da denúncia é encorajado a divulgar sua identidade.
No momento do primeiro contato com os canais de comunicação de incidentes, a identidade do autor da denúncia será mantida confidencial em todas as fases do processo e, em particular, não será divulgada a terceiros, seja a pessoa incriminada ou a gerência do setor do funcionário.
A identidade do autor da denúncia pode ter que ser divulgada a pessoas relevantes, envolvidas no aprofundamento da investigação, ou em processos judiciais instituídos como resultado do inquérito conduzido pelo processo de denúncia de irregularidades.
Contudo, se o autor da denúncia persistir em manter-se anônimo, a reclamação será aceita nos canais de comunicação de incidentes.
As denúncias anônimas são proibidas somente na Espanha.
1.6 Direito a comunicar externamente
Nada na presente política de denúncia de irregularidades proíbe uma parte interessada de comunicar possíveis violações da lei ou dos regulamentos a organismos ou a entidades governamentais. As partes interessadas não necessitam da autorização prévia do Grupo Prysmian para efetuar essas comunicações ou divulgações e não são obrigadas a notificar o Grupo Prysmian quando estas são feitas.
1.7 Proporcionalidade e precisão dos dados recolhidos e processados
Os dados pessoais são recolhidos para efeitos do regime de denúncia de irregularidades, e
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devem ser adequados, relevantes e não excessivos em relação aos objetivos para os quais são recolhidos ou processados posteriormente, e serão conservados durante um período de tempo apropriado.
Os dados pessoais processados no âmbito do regime de denúncia de irregularidades devem se limitar aos dados estrita e objetivamente necessários para se apurar as alegações efetuadas.
Os relatórios de incidentes são mantidos separados dos outros dados pessoais.
Os dados pessoais serão mantidos em conformidade com as leis aplicáveis.
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2. DEFINIÇÕES
1 Autor da denúncia Uma parte interessada que expõe uma má conduta, uma alegada desonestidade ou uma atividade ilegal praticada na organização.
2 Partes interessadas
Todos que realizarem atividades em nome da Prysmian S.p.A. ou de qualquer uma de suas subsidiárias incluindo, entre outros, todos os administradores, diretores, funcionários, agentes, representantes, lobistas, estagiários, contratados, fornecedores e consultores.
3 Reclamação Conjunto de informações fornecidas pelo autor da denúncia através dos canais de comunicação de incidentes.
4 Relatório de incidentes O relatório inclui as informações fornecidas pelo autor da denúncia. O relatório é produzido pelo fornecedor de serviços de denúncia de irregularidades.
5 Relatório de investigação
O relatório de investigação inclui a descrição e os resultados da investigação efetuada pela auditoria interna com base no pedido recebido pelo Whistleblowing Committee em relação à recepção de um relatório de incidentes.
6 Relatório trimestral de denúncia de irregularidades
Comunicação que inclui um resumo do relatório de incidentes recebido no último trimestre e os relatórios de investigação propostos para indeferimento pelo Whistleblowing Committee aos organismos de controle relevantes.
7 Fornecedor de serviços de denúncia de irregularidades
Fornecedor de serviços externo independente do Grupo Prysmian que recebe a reclamação realizada nos canais de denúncia de irregularidades. O fornecedor de serviços de denúncia de irregularidades mantém os canais de comunicação de incidentes, produz os relatórios de incidentes e mantém a plataforma de incidentes por denúncia de irregularidades.
8 Plataforma de incidentes por denúncia de irregularidades
Solução de sistema seguro de informação fornecido pelo fornecedor de serviços de denúncia de irregularidades para gerenciamento e armazenamento dos relatórios de incidentes.
9 Canais de comunicação de incidentes
Números gratuitos dedicados multi-idiomas, e sistema multi- idiomas de autodenúncia na Web, disponíveis para comunicação de uma denúncia.
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3. DEVERES E RESPONSABILIDADES 3.1 Whistleblowing Committee
O Whistleblowing Committee, um organismo interno multifuncional composto pelo Chief Compliance Officer, o Chief Legal Officer e o Head of Industrial Relations and Employment Governance.
O Whistleblowing Committee conta com o apoio do Head of Group Financial Statements para os relatórios de incidentes sobre questões associadas a relatórios contábeis e financeiros.
O Whistleblowing Committee examina e classifica os relatórios de incidentes recebidos e avalia os resultados das investigações. Mais especificamente, o Comitê:
Avalia se a reclamação está fundamentada em fatos e, por conseguinte, requer uma investigação.
Atribui a atividade de investigação ao departamento de auditoria interna e/ou a outro departamento relevante da empresa e/ou a consultores externos quando considerado necessário em função da competência profissional possuída.
Avalia o resultado da investigação realizada pelos departamentos encarregues e indica que relatórios de investigação devem ser incluídos na proposta de indeferimento a enviar para aprovação aos organismos de controle relevantes.
Avalia qualquer medida para resolver as irregularidades.
3.2 Chief Compliance Officer
O Chief Compliance Officer atua como secretário do Whistleblowing Committee e convoca a reunião do comitê com base nos relatórios de incidentes recebidos.
Os deveres do Chief Compliance Officer incluem:
Receber o relatório de incidentes do Fornecedor de Serviços de Denúncia de Irregularidades.
Realizar as investigações indicadas pelo Whistleblowing Committee.
Estabelecer contato e coordenar com outros departamentos da empresa e/ou com os consultores externos confiados pelo Whistleblowing Committee da realização da investigação.
Elaborar o projeto do relatório de investigação e enviá-lo ao Whistleblowing Committee.
Fornecer informações periódicas sobre as questões relacionadas com a denúncia de irregularidades ao Comitê de Controle e Riscos durante suas reuniões regulares. As informações são consolidadas no relatório trimestral de denúncia de irregularidades que
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inclui os relatórios de investigação propostos para indeferimento.
Manter a plataforma de gerenciamento de incidentes por denúncia de irregularidades e garantir que todos os relatórios de incidentes e relatórios de investigação relacionados são registrados e conservados de forma apropriada.
Para as entidades legais sediadas na Itália, o Chief Compliance Officer fornece também informações periódicas ao Conselho Fiscal e ao Organismo de Supervisão competente (Organismo di Vigilanza) de acordo com o Decreto Legislativo n.º 231/2001.
3.3 Comitê de Controle e Riscos, Conselho Fiscal e Organismo de Supervisão
O Comitê de Controle e Riscos recebe o relatório trimestral de denúncia de irregularidades do Chief Compliance Officer relativos aos relatórios de incidentes recebidos através dos canais de denúncia de irregularidades e avalia os resultados da investigação.
O Comitê de Controle e Riscos recebe a proposta de indeferimento das investigações com base na proposta do Whistleblowing Committee ou pode solicitar esclarecimentos adicionais ao Chief Compliance Officer.
Para as entidades legais sediadas na Itália, o respectivo Conselho Fiscal e o respectivo Organismo de Supervisão (Organismo di Vigilanza) de acordo com o Decreto Legislativo n.º 231/2001 recebem uma comunicação periódica do Chief Compliance Officer relativa aos relatórios de incidentes recebidos através dos canais de denúncia de irregularidades e avaliam os resultados das investigações.
O Conselho Fiscal de cada entidade legal italiana relevante recebe a proposta de indeferimento das investigações com base na proposta do Whistleblowing Committee, ou pode solicitar esclarecimentos adicionais ao Chief Compliance Officer no caso de relatórios relacionados com demonstrações financeiras, registros contábeis e controles internos e auditorias.
4. PROCESSO
O processo de gerenciamento da denúncia de irregularidades é resumido e descrito abaixo.
4.1 Canais de comunicação de incidentes
As reclamações podem ser enviadas por 2 canais diferentes:
Número gratuito dedicado do Grupo Prysmian com acesso 24/7 nos países relevantes para o Grupo Prysmian e disponível no idioma local (lista de números gratuitos no anexo A).
Sistema seguro multi-idiomas de autodenúncia na Web:
https://prysmiangroup.tnwreports.co.uk
O fornecimento e a manutenção desses canais de comunicação são garantidos por um fornecedor de serviços externo independente para assegurar o mais elevado nível de confidencialidade e de conformidade com os regulamentos locais.
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As chamadas telefônicas serão processadas por especialistas experientes em entrevistas independentes da organização Prysmian.
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4.2 Gerenciamento de relatórios de incidentes
As informações fornecidas pelo autor da denúncia, independente do canal de comunicação de incidentes escolhido (linha direta ou entrada na Web), serão consolidadas em um relatório de incidentes que será enviado ao Chief Compliance Officer.
O Chief Compliance Officer notificará os outros membros do Whistleblowing Committee para:
1. Examinar e classificar os relatórios de incidentes com base nos respectivos conteúdos.
2. Avaliar se os elementos básicos da alegada infração ou má conduta são suficientes para verificar a confiabilidade dos relatórios de incidentes recebidos.
3. Propor o indeferimento desses relatórios nitidamente sem fundamento ou de “má fé”.
4. Iniciar as atividades de investigação e identificar o departamento ou o consultor externo que deve ser envolvido.
Além disso, o Whistleblowing Committee se reúne com regularidade para analisar e rever os resultados da investigação da denúncia de irregularidades e avaliar qualquer medida considerada apropriada.
Os relatórios de incidentes são arquivados na plataforma de gerenciamento de incidentes por denúncia de irregularidades, que resume todas as informações essenciais da reclamação recebida e os resultados da investigação realizada pelos departamentos encarregados. A responsabilidade pela manutenção da plataforma de gerenciamento de incidentes por denúncia de irregularidades é do Chief Compliance Officer, que garante que todos os dados e informações contidos nos relatórios recebidos sejam tratados de acordo com os mais elevados padrões de segurança e confidencialidade.
4.3 Investigação e revisão de processos
O Chief Compliance Officer, com o apoio do departamento de auditoria interna, efetua verificações direcionadas em relação às informações disponíveis no relatório de incidentes, permitindo a identificação, análise e avaliação de quaisquer elementos que possam confirmar os fatos comunicados. A auditoria interna garante a realização das verificações necessárias:
diretamente nas estruturas da empresa ou com pessoal a um nível hierárquico apropriado e recolhendo todas as evidências relevantes para a avaliação de um objetivo.
No final das investigações, a auditoria interna elabora o relatório de investigação para o Whistleblowing Committee, que:
1. Aprova a inclusão da proposta de indeferimento no “Relatório trimestral de denúncia de irregularidades” a submeter para aprovação pelo Control and Risk Committee; ou
2. Solicita investigação/informação adicional se considerado apropriado.
Logo que a proposta de indeferimento de um relatório de investigação seja aprovada pelo Whistleblowing Committee, o Chief Compliance Officer adiciona o relatório ao “Relatório trimestral de denúncia de irregularidades”.
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4.4 Procedimentos de seguimento e ligação de retorno
Os autores de chamadas anônimas receberão um número de relatório para referência em chamadas posteriores e serão lhes solicitados que liguem novamente duas semanas após a data de sua chamada. O Chief Compliance Officer pode colocar questões adicionais durante a investigação e a resolução da questão, através da plataforma de gerenciamento de incidentes.
Qualquer autor de chamadas pode efetuar uma ligação de retorno em qualquer momento usando o número de relatório para adicionar informações ao relatório. O Chief Compliance Officer pode submeter quaisquer questões relevantes adicionais online, antes da ligação de retorno agendada. As questões submetidas online serão adicionadas ao sistema em tempo real.
Se o autor da chamada anônima ligar de volta conforme indicado, o especialista em entrevistas coloca as questões e documenta a(s) resposta(s) como um adendo ao relatório de incidentes original. O relatório de incidentes atualizado é então divulgado ao Chief Compliance Officer por e-mail com a identificação “Ligações de retorno”.
Se o autor da chamada anônima ligar de volta conforme indicado e não forem colocadas questões adicionais, o especialista em entrevistas agradece ao autor da chamada e informa- o(a) que não existem questões adicionais. Nesse caso, não são programadas outras ligações de retorno, embora seja pedido ao autor da chamada que ligue novamente caso tenha informações adicionais para acrescentar ao relatório.
Se o autor de uma chamada ligar de volta para fornecer informações adicionais, o especialista em entrevistas documenta as informações como um adendo ao relatório de incidentes original.
O relatório de incidentes atualizado é então divulgado ao Chief Compliance Officer por e-mail com a identificação “Ligações de retorno”.
É aplicado o mesmo processo ao canal de entrada na Web.
4.5 Medidas disciplinares
A Prysmian avaliará as ações disciplinares por condutas ilegais atribuíveis aos colaboradores Prysmian, que emergem em resultado da investigação dos relatórios de denúncia de irregularidades efetuados. O Whistleblowing Committee, após ter sido notificado sobre os resultados da investigação, avalia coletivamente quaisquer medidas propostas que têm de ser tomadas para aplicar a ação disciplinar prevista pelo Grupo. Podem ser instaurados processos judiciais de acordo com os procedimentos estabelecidos, caso exista fundamento para tal.
Podem ser tomadas medidas contra os autores de denúncias que tenham agido de “má fé” ou contra partes que, mediante atividades de controle normais ou de serviços de auditoria interna, tenham sido consideradas culpadas de má conduta.
4.6 Comunicação periódica aos organismos de controle
O Chief Compliance Officer assegura a preparação de um “Relatório trimestral de denúncia de irregularidades”. Esse relatório é enviado para:
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1. Os membros do Whistleblowing Committee.
2. O Comitê de Controle e Riscos.
Para as entidades legais sediadas na Itália, o respectivo Conselho Fiscal e o respectivo Organismo de Supervisão (Organismo di Vigilanza) de acordo com o Decreto Legislativo n.º 231/2001 recebem um “Relatório trimestral de denúncia de irregularidades”.
5. DISTRIBUIÇÃO E ADOÇÃO
Em conformidade com as leis e regulamentos locais, o procedimento é aplicado a todas as empresas do Grupo de todos os países.
A política de denúncia de irregularidades é traduzida em todos os idiomas usados para o Código de Ética e publicada na intranet do Grupo e na seção Corporate Sustainability do Web site.
Para esse efeito, o Local Compliance Officer da região/país ou das empresas é responsável por impor a adoção do procedimento.
Será fornecido um curso de treinamento interno aos funcionários da Prysmian, através da plataforma de E-learning e de outros meios de comunicação.
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ANEXO A
PAÍS OPERADORA TIPO DE SERVIÇO TELEFONE RESTRIÇÃO CÓDIGO DE ACESSO LINGUAGEM
Argentina ITFS J 0800-444-1517
Espanhol (latino- americano)
Australia ITFS M 1-800-48-2597 Inglês
Austria ATTD 0-800-200-288 27, E 8552141483 Alemão
Bélgica ATTD 0-800-100-10 27, A 8552141483 Holandês
Brasil ATTD 0-800-888-8288 27 8552141483 Portugues do Brasil
Brasil ATTD 0-800-890-0288 4 8552141483 Portugues do Brasil
China GIS Shared Cost No restrictions 4008811484 Chinês (Mandarim)
República Tcheca ITFS J, P 800-143-159 Checo
Dinamarca ATTD 800-100-10 27 8552141483 Dinamarquês
Estonia ATTD 800-12001 4 8552141483 Estoniano
Finlandia ITFS A, G, H,M 0800-9-17732 Finlandês
França ITFS M 0800-90-4567 Francês
Alemanha ATTD 0-800-225-5288 27 8552141483 Alemão
Hong Kong ITFS M 800-96-1023 Chinês (Cantonês)
Hungria ITFS A, M 06-800-21-119 Húngaro
India ATTD 000-117 13 8552141483 Híndi
Indonesia ITFS 11, F, L 001-803-1-003-2517 Indonésio
Italia ITFS A, M 800-782078 Italiano
Luxemburgo ATTD 800-201-11 04, 17 8552141483 Alemão
Malasia ITFS E, J 1-800-81-7955 Malay
Mexico ITFS 11, S, U 001-855-214-1483
Espanhol (latino- americano)
Paises Baixos ATTD 0800-022-9111 A 8552141483 Holandês
Noruega ITFS M 800-13180 Norueguês
Filipinas Bayan ATTD 105-11 04, A 8552141483 Tagalog
Filipinas Digitel ATTD 105-11 A 8552141483 Tagalog
Filipinas Digitel (Tagalog) ATTD 105-12 No restrictions 8552141483 Tagalog
Filipinas Globe ATTD 105-11 A 8552141483 Tagalog
Filipinas Globe (Tagalog) ATTD 105-12 No restrictions 8552141483 Tagalog
Filipinas Option 2 ATTD 105-11 A 8552141483 Tagalog
Filipinas Philcom ATTD 105-11 A 8552141483 Tagalog
Filipinas Philcom (Tagalog) ATTD 105-12 No restrictions 8552141483 Tagalog
Filipinas PLDT ATTD 1010-5511-00 A 8552141483 Tagalog
Filipinas PLDT (Tagalog) ATTD 1010-5511-10 No restrictions 8552141483 Tagalog
Filipinas Smart ATTD 105-11 A 8552141483 Tagalog
Filipinas Smart (Tagalog) ATTD 105-12 No restrictions 8552141483 Tagalog
Qatar GIS International ITF22, ITF25 8000187 Árabe
Romenia Romtelecom ATTD 0808-03-4288 04, 31, A 8552141483 Romena
Russia ATTD 8^10-800-110-1011 A, D 8552141483 Russo
Russia Moscow ATTD 363-2400 No restrictions 8552141483 Russo
Russia outside Moscow ATTD 8^495-363-2400 22, A, D 8552141483 Russo
Russia outside St. Petersburg ATTD 8^812-363-2400 22, A, D 8552141483 Russo
Russia St. Petersburg ATTD 363-2400 A, D 8552141483 Russo
Singapura ITFS M, P 800-110-2171 Malaio
Eslováquia ATTD 0-800-000-101 27, D 8552141483 Eslovaco
Espanha ATTD 900-99-0011 27 8552141483 Espanhol (castelhano)
Suéca ATTD 020-799-111 No restrictions 8552141483 Sueco
Tailandia ITFS 03, 11, M, P 001-800-11-003-2517 Tailandês
Turquia ATTD 0811-288-0001 A 8552141483 Turco
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Tunisia Collect No restrictions 470-219-6731 Inglês
Emirados Árabes Unidos ATTD 8000-021 27, A 8552141483 Árabe
Emirados Árabes Unidos
Military-USO &
cellular ATTD 8000-051 27 8552141483 Árabe
Emirados Árabes Unidos
Military-USO &
cellular ATTD 8000-061 27 8552141483 Árabe
Reino Unido ITFS F, M 0808-234-8817 Inglês
Vietnã Viettel ATTD 1-228-0288 32 8552141483 Vietnamita
Vietnã VNPT ATTD 1-201-0288 29 8552141483 Vietnamita
ESTADOS UNIDOS
Tipo de Serviço Telefone VDN
Regular 8772705055 2540
Número interno dos EUA correto (O Número dos Estados Unidos será o mesmo para o Canadá, Porto Rico, Guam, Ilhas Virgens Americanas)
Regular 8552141483 2224506
Usado como o número de discagem do segundo estágio para países onde o ATT Direct está sendo utilizado