Edição 1 AGENCIAMENTO E TRANSPORTE PRÁTICA EM SISTEMAS CONTÁBEIS

(1)

PRÁTICA EM SISTEMAS CONTÁBEIS

AGENCIAMENTO E TRANSPORTE

Edição 1

(2)

Indaial – 2021

P ^rática êm S îStemaS c ôntábeiS

Prof. Gerusa Coutinho Ramos

1^a Edição

(3)

Elaboração:

Prof. Gerusa Coutinho Ramos

Revisão, Diagramação e Produção:

Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI

Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial.

(4)

a PreSentação

Prezados alunos, sejam bem-vindos à disciplina de Prática em Sistemas Contábeis, um conteúdo importante para a aprendizagem na área de contabilidade, por demonstrar os procedimentos de lançamentos, de registros, de processamento e de armazenamento de informações contábeis em sistemas de informação. O material didático da disciplina apresenta os conteúdos e as atividades para os estudantes, com a finalidade de proporcionar uma aprendizagem objetiva e reflexiva para uma melhor assimilação de conhecimentos teóricos, técnicos e práticos propostos.

A tecnologia é uma ferramenta usual na gestão de negócios, e tem sido muito funcional na contabilidade, por facilitar a introdução de registros contábeis, lançamentos e demonstrações, como também no acesso às informações de forma ampla e/ou específica para a tomada de decisão assertiva das organizações inseridas no mercado. O profissional na área de contabilidade trabalha com dados quantitativos, e a prática de realização do trabalho manual foi substituída pelo ato de alimentar sistemas de informação, a fim de obtermos muitos resultados rápidos e uma visualização mais completa da situação da organização para facilitar a tomada de decisão.

A unidade 1 proporciona conteúdos teóricos e técnicos de definições, dos conceitos, princípios e usuários das informações contábeis, dos tipos de sistemas de informações e uma introdução ao uso dos Sistemas de Informação Contábil (SIC) para a compreensão das informações utilizadas no trabalho do contador e/ou do contabilista no exercício da profissão. A compreensão dos conceitos básicos é fundamental para o entendimento das práticas contábeis em sistemas de informação.

A unidade 2 apresenta as práticas da estrutura e análise das principais demonstrações contábeis, como o Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) nos Sistemas de Informação Contábeis (SICs), com a finalidade de mostrar os procedimentos e a aplicabilidade, respectivas informações e vantagens de uso de sistemas de informação na contabilidade.

A unidade 3, por fim, demonstra conteúdo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e contribuições, com informações específicas sobre a contabilidade e a questão fiscal em um sistema de informação público.

Tenha atenção especial à compreensão dos conceitos teóricos e técnicos, à aplicabilidade na contabilidade básica, gerencial e societária, por meio das demonstrações contábeis e exemplos. A realização das atividades é fundamental para o exercício prático na obtenção dos conhecimentos e a aprendizagem.

(5)

Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material.

Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os alunos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura.

O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagra- mação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo.

Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, aluno, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador.

Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assun- to em questão.

Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade.

Bons estudos!

NOTA

(6)

Olá, acadêmico! Iniciamos agora mais uma disciplina e com ela um novo conhecimento.

Com o objetivo de enriquecer seu conhecimento, construímos, além do livro que está em suas mãos, uma rica trilha de aprendizagem, por meio dela você

terá contato com o vídeo da disciplina, o objeto de aprendizagem, materiais complemen- tares, entre outros, todos pensados e construídos na intenção de auxiliar seu crescimento.

Acesse o QR Code, que levará ao AVA, e veja as novidades que preparamos para seu estudo.

Conte conosco, estaremos juntos nesta caminhada!

(7)

(8)

S ^umário

UNIDADE 1 - Os Conceitos Básicos, Os Princípios das Informações Contábeis e os Tipos de Sistemas de Informações ... 9

TÓPICO 1 - 1. As Definições e Conceituações Básicas na Contabilidade, Propriedades e Usuários (internos e externos) de Informações Contábeis. ... 13 TÓPICO 2 - 2. A Contabilidade, O Ambiente de Negócios, Os Principais Sistemas de

Informações e Os Sistemas Integrados na Gestão ...27 TÓPICO 3 - 3. Introdução às Práticas Contábeis e aos Sistemas de Infor. Contábeis (sic). ...47 UNIDADE 2 - As Práticas das Principais Demonstrações Contábeis e Os Sistemas de Informação Contábeis (SIC) ... 61

TÓPICO 1 - 1. O Mét. das Partidas Dobradas, o Lançamento Contábil e o Plano de Contas ..65 TÓPICO 2 - 2. Os Planos de Contas nos Sistemas de Informação Contábeis (SIC) ...79 TÓPICO 3 - 3. Os Subsistemas da Contabilidade no Sistema de Informação Contábil (SIC) .. 93 UNIDADE 3 - O Sistema Público de Escrituração Contábil – Sped (ICMS e IPI, Contribuições, Contábil e Fiscal) ... 113

TÓPICO 1 - 1. A definição e a cronologia do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a tecnologia e as principais legislações ...117 TÓPICO 2 - 2. A estrutura e a operacionalização do Sistema Público de Escrituração Digital

(Sped) ... 131 TÓPICO 3 - 3. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) – ICMS, IPI e contribuições...147 REFERÊNCIAS ... 157

(9)

(10)

OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM

PLANO DE ESTUDOS

Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos em frente! Procure um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá melhor as informações.

CHAMADA

Os Conceitos Básicos, Os Princípios Das Informações Contábeis E Os Tipos De Sistemas De Informações UNIDADE 1

Esta unidade está dividida em três tópicos. No final de cada um deles, você encontrará atividades visando à compreensão dos conteúdos apresentados.

TÓPICO 1 - As Definições e Conceituações Básicas na Contabilidade, Propriedades e Usuários (internos e externos) de Informações Contábeis.

TÓPICO 2 - A Contabilidade, o Ambiente de Negócios, os Principais Sistemas de Informações e os Sistemas Integrados na Gestão.

TÓPICO 3 - Introdução às Práticas Contábeis e aos Sistemas de Informações Contábeis (SIC).

A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:

• Entender os conceitos de contabilidade geral e contabilidade gerencial;

• Identificar as principais demonstrações financeiras na contabilidade e os usuários das informações contábeis;

• Compreender os fatores no ambiente interno e no ambiente externo que podem mudar a contabilidade de uma organização;

• Entender as principais propriedades e atribuições das informações con- tábeis;

• Compreender os principais sistemas de informação, os Sistemas integrados (ERP), e diferenças entre os Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) e o Sistemas de Informações Contábeis (SICs);

• Identificar características de um Sistema de Informação Contábil (SIC).

(11)

(12)

I ^ntrodução ^da u ^nIdade

Os conhecimentos da disciplina de Práticas em Sistemas Contábeis passam por definições e conceituações básicas da Contabilidade Geral e da Contabilidade Gerencial, tendo em vista que os sistemas de informação na área contábil são estruturados com conhecimentos de gestão, de procedimentos e demonstrações contábeis para atender as necessidades dos usuários externos/internos dos Sistemas de Informações Contábeis.

As informações do ambiente de negócios no mercado, na economia, nas finanças e na contabilidade estão inter-relacionadas nas decisões dos gestores de organizações privadas e públicas. A contabilidade geral, a contabilidade gerencial e a contabilidade societária sofrem interferências do ambiente externo e interno do mercado, portanto, é essencial o entendimento dos preceitos básicos da contabilidade, em um contexto amplo, e dos reflexos nas informações contábeis, de forma específica.

As propriedades e as atribuições das informações contábeis são elementos norteadores da contabilidade, complementados pelos princípios determinados pelas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC) para alcançar os conteúdos propostos na unidade 1.

(13)

(14)

UNIDADE 1

1. As Definições e Conceituações Básicas na Contabilidade, Propriedades e Usuários (internos e externos) de Informações Contábeis.

TÓPICO 1

1.1 INTRODUÇÃO DO TÓPICO

A contabilidade é uma ciência aplicada, baseada em normas, procedimentos e princípios, que são amparados por regras e legislações, as quais oferecem diretrizes para a execução das práticas contábeis. As transações na contabilidade, realizadas pelos sistemas de informações, apresentam um desafio no sentido para a área.

O objetivo do tópico 1 é oferecer conhecimentos teóricos e técnicos da contabilidade e das informações contábeis nas organizações. Inicialmente, apresentaremos conceitos a respeito da proeminência da contabilidade na gestão das organizações, sejam elas privadas ou públicas, em seguida, falaremos sobre propriedade e instrumentos empregados nas informações contábeis.

1.2 A CONTABILIDADE, AS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E AS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

A gestão de organizações é composta por diversas áreas, como administração, contabilidade, marketing, tecnologia da informação, recursos humanos, financeiros, sustentabilidade, dentre outros. A contabilidade é uma área decisiva na tomada de decisão dos gestores, por apresentar os dados financeiros e contábeis das instituições. Ela proporciona conhecimentos, por meio de informações, demonstrações contábeis e financeiras, lançamentos e registros das transações realizadas.

A contabilidade geral é uma área na gestão, capacitada para fornecer informações de uma organização privada ou pública, com a finalidade de identificar o patrimônio e mutações, os elementos que podem influenciar nas mudanças das variáveis, seja para reduzir despesas, aumentar o lucro, diminuir o endividamento, ampliar o patrimônio e/ou proporcionar a melhor alternativa de tributação.

Para o entendimento da situação financeira da organização é preciso conhecer as principais demonstrações financeiras, como Balanço Patrimonial (BP) ativo e passivo, que mostra o patrimônio da organização; Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), que contempla receita, despesas, tributos e lucro, com a finalidade de apresentar o lucro ou prejuízo no final do exercício;

Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC), que diz respeito a entradas e saídas das movimentações financeiras diárias da empresa; e na Demonstração dos Lucros

(15)

UNIDADE 1 Os Conceitos Básicos, Os Princípios Das Informações Contábeis E Os Tipos De Sistemas De Informações

ou Prejuízos Acumulados (DLPA), Com a apresentação do direcionamento do lucro e dos resultantes do prejuízo. A figura 1 mostra os instrumentos usados na contabilidade básica de uma organização para demonstrações financeiras.

Figura 1 – As principais demonstrações financeiras na contabilidade

CONTABILIDADE BÁSICA

BALANÇO PATRIMONIAL

(BP)

DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO

(DRE)

DEMONSTRAÇÃO DOS LUCROS OU

PREJUÍZOS ACUMULADOS

(DLPA) DEMONSTRAÇÃO

DOS FLUXOS DE CAIXA (DFC)

Fonte: Adaptada de Lyrio, Almeida e Portugal (2015).

A contabilidade tem um objetivo central: o patrimônio da pessoa física ou da pessoa jurídica e a sua mensuração de forma quantitativa e monetária, conforme a moeda do país, no caso do Brasil, em reais, a moeda vigente.

As informações econômicas e financeiras do patrimônio das organizações, levantadas pela contabilidade, podem influenciar as decisões estratégicas dos negócios no mercado. Por exemplo, se, em uma situação de crise econômica, a empresa perde patrimônio, terá redução brusca de receita e lucro. Quais as demonstrações financeiras da contabilidade que podem passar informações para a gestão do negócio? Como influenciam as decisões da gestão?

Se, diante das informações do Balanço Patrimonial (BP), por exemplo, mostramos a redução do patrimônio e o aumento no grau de endividamento de uma organização, então, a gestão da empresa pode adotar medidas no sentido de reduzir a dívida, com a negociação da dívida e perspectivas de aumento na receita.

Na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), se a empresa identificar pela contabilidade, a queda na receita, no lucro e no aumento nos tributos, pode usar estratégias para melhorar as vendas de bens e serviços, receita e lucro, além de apresentar medidas para reduzir as despesas. As organizações privadas, públicas e aquelas sem fins lucrativos do terceiro setor possuem a capacidade de executar um plano de controle de despesas e negociação de dívidas.

A figura 2 demonstra as principais informações geradas pela contabilidade

(16)

Figura 2 – As principais informações da contabilidade INFORMAÇÕES ECONÔMICAS

INFORMAÇÕES FINANCEIRAS

PATRIMÔNIO

O conceito de contabilidade gerencial é significativo, por ser o ramo da contabilidade geral que estuda de forma mais direta a interferência dos resultados das informações contábeis na gestão da organização, como mostra Crepaldi (1997, s.p.):

Contabilidade gerencial é um ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais. É voltada para melhor utilização dos recursos econômicos da empresa, através de um adequado controle dos insumos efetuado por um sistema de informação gerencial.

1.3 OS EFEITOS DO AMBIENTE EXTERNO/INTERNO E USUÁRIOS DA CONTABILIDADE

Os fatores influenciadores do ambiente externo e do ambiente interno da contabilidade nas organizações sofrem impactos positivos ou negativos, que dependem de diversos aspectos. Nos fatores do ambiente externo, destacam-se:

a. A conjuntura econômica brasileira

Na profissão do contador, é significativo acompanhar os acontecimentos da economia – se existe crescimento econômico ou crise econômica, se o setor em que a empresa está inserida cresce naquele momento ou de que forma a organização é atingida pelo panorama da economia.

No acompanhamento da economia, é importante verificar o comportamento do Produto Interno Bruto (PIB), a riqueza produzida de bens e de serviços no território nacional em determinado período, os dados de crescimento dos setores.

Além disso, é necessário também verificar as despesas de consumo das famílias, a inflação medida pelo Índice de Preço ao Consumidor Amplo (IPCA) e o nível de investimento, por meio das publicações mensais do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), bem como a taxa de juros Selic, o câmbio, o comércio exterior e os títulos públicos, pelo Banco Central do Brasil (Bacen).

(17)

b. Fatores regionais

Outro aspecto destacado são os fatores regionais de mudanças em setores da economia, como a agropecuária, que sofre oscilações, devido aos períodos de safras de produtos (soja, milho, feijão e arroz). Na indústria e no setor de serviços, os aspectos da região onde a empresa está instalada podem interferir no resultado da contabilidade. Por exemplo, se é uma região mais ou menos industrializada, incentivos fiscais, fornecedores disponíveis e mão de obra qualificada.

c. O mercado de bens e serviços

O nível de concorrência das empresas no mercado pode ser um fator decisivo para a mudança nas estratégias de vendas de uma empresa privada.

Alterar elementos diferenciadores de mercado – como preço, custos, marketing e propaganda, embalagens, atendimento ao cliente, dentre outras questões – mudam a contabilidade, como também os dados financeiros. Após a avaliação das informações da contabilidade, os gestores mudam as diretrizes da organização para resolver os problemas financeiros ou para levá-la a uma situação de crise financeira, se a decisão não for assertiva.

d. O mercado financeiro e de capitais

As empresas recorrem aos empréstimos no mercado financeiro, principalmente em bancos, para a execução de investimentos no mercado. Uma das exigências para a avaliação de crédito de uma empresa é a contabilidade.

Se a empresa apresenta resultados favoráveis da contabilidade ao banco, como possibilidade de saldar a dívida, aumento nas vendas, receita e o lucro em crescimento, existe uma probabilidade maior de conseguir o empréstimo, devido à avaliação feita sobre a capacidade de ser um bom pagador do possível empréstimo. Se a contabilidade da empresa demonstra dívidas elevadas no Balanço Patrimonial (BP) e prejuízo na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), dificilmente o banco emprestará dinheiro para a empresa viabilizar investimentos no mercado. A contabilidade, como podemos ver, é fundamental na gestão de qualquer negócio.

Atualmente, as empresas de capital aberto realizam permanentemente operações no mercado de capitais, em bolsas de valores, a partir da venda de ações. Na avaliação de um investidor que deseja comprar ações de uma empresa, a contabilidade é uma ferramenta para a demonstração da condição econômica e financeira da empresa.

Os fatores internos na organização aptos a provocar modificações na

(18)

As mudanças no negócio, portanto, alteram a contabilidade, mas o acesso às informações contábeis transforma a gestão do negócio.

A contabilidade tem usuários internos e externos que acessam as informações contábeis para a realização do trabalho – como o profissional da área de ciências contábeis, os gestores de organizações, os gerentes de bancos e os investidores no mercado de capitais.

Quem são os principais usuários internos e externos da contabilidade?

A figura 3 apresenta os agentes fundamentais de uso da contabilidade nas organizações.

Figura 3 - Os Usuários Internos e Externos da Contabilidade nas Organizações

USUÁRIOS INTERNOS

SÓCIOS PROPRIETÁRIOS

E GESTORES

FUNCIONÁRIOS

USUÁRIOS EXTERNOS

FORNECEDORES E BANCOS

GOVERNO

Os sócios são os investidores de capital na organização que, por sua vez, possuem direito ao lucro, conforme a participação no capital, no caso de empresas privadas. Geralmente, sociedades limitadas, fato que significa que o endividamento do sócio é proporcional ao investimento de capital na empresa, não ao patrimônio privado. Os sócios da empresa necessitam analisar permanentemente os dados da contabilidade para ter conhecimento do retorno financeiro, se lucro ou prejuízo, investimento e perspectiva do negócio no mercado para a tomada de decisão.

Os gestores da organização acompanham a contabilidade para decidir a estratégia do negócio, o planejamento e os controles, verificar os resultados financeiros e econômicos. Quanto mais informações contábeis os gestores tiverem, maior diversificação de opções para escolher a melhor alternativa de gestão. Os funcionários consultam a contabilidade para a execução de mudanças a partir das diretrizes determinadas pela gestão, seja nas vendas, nas despesas ou no pagamento dos tributos.

Os usuários externos da contabilidade são os fornecedores, bancos e o governo. Os fornecedores procuram informações contábeis e financeiras das organizações para verificar a capacidade de cumprimento das obrigações, como, por exemplo, condições de pagamentos das compras realizadas. Com relação

(19)

aos bancos, já foi explicado anteriormente, justo na avaliação de crédito, eles consultam a contabilidade para saber a capacidade de pagamento da organização.

O governo é um usuário externo da contabilidade na arrecadação de tributos (impostos e taxas) pagos pelas organizações. Os tributos em nível federal são arrecadados pelo fisco, Receita Federal do Brasil (RFB), em nível de estados e municípios, por meio das Secretarias de Fazenda.

IMPORTANTE

O dado se transforma em informação e apresenta uma noção ou sentido de algo ou de um acontecimento. O banco de dados, por sua vez, é a organização dos dados em uma estrutura armazenada, com inter-relações entre os dados para diferentes usos, por meio de uma fonte. Na contabilidade, ele adquire um significado técnico, quando se trata de informações contábeis, seguidas por procedimentos, conceitos e a estrutura normativa para a elaboração de relatórios contábeis e financeiros.

1.4 AS INFORMAÇÕES, ATRIBUIÇÕES E OBRIGAÇÕES CONTÁBEIS

Segundo Gil apud Padoveze (2015), as informações podem ser estruturadas por meio de uma organização para facilitar a execução delas no sistema operacional da instituição. Enquanto, as informações não estruturadas são mais amplas, no sentido de pensar a organização em um contexto da economia e de projeções no mercado.

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) no Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) na Resolução n. 785/95 de 28 de julho de 1995, aprovada a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC)-T-1, com as características da informação contábil – do conceito e conteúdo; dos usuários; dos atributos da informação contábil; da confiabilidade; da tempestividade; da compreensibilidade; da comparabilidade.

Fonte: CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Resolução n. 785/95, de 28 de julho de 1995. Brasília, DF: CFC, 1995. Disponível em: https://www.diariodasleis.com.br/

DICAS

(20)

nos registros, nos documentos, nos livros, nas planilhas, nas notas explicativas, nos pareceres, nos laudos e nos diagnósticos, elaborados e divulgados por profissionais da contabilidade, conforme a legislação vigente.

Seguem os seguintes aspectos da estrutura conceitual do relatório contábil-financeiro:

a. O objetivo da elaboração e divulgação do relatório contábil-financeiro.

b. Elementos qualitativos da informação contábil-financeira útil.

c. A designação, por meio de definição, o reconhecimento e a mensuração das demonstrações contábeis e financeiras.

d. Os conceitos e a manutenção de capital.

Se a informação contábil está em um sistema de informação específico para a contabilidade, o profissional da área contábil diminui o retrabalho e tem agilidade na introdução e na visualização das demonstrações financeiras.

As informações contábeis estruturadas e organizadas, portanto, facilitam o desenvolvimento do trabalho do profissional da área, como também permitem o acesso aos usuários internos e externos da contabilidade para possíveis alterações decisórias na organização.

As informações contábeis precisam assegurar aos usuários internos e externos da contabilidade determinadas propriedades, como mostra a figura seguinte.

Figura 4 – Propriedades das Informações Contábeis

Conﬁabilidade Tempestividade

Comparabilidade

Compreensibilidade

Fonte: Adaptada de Silva (2007).

Nas práticas contábeis, é fundamental levar em consideração a confiabilidade das informações, tendo em vista o uso para decisão relevante na organização. A informação contábil precisa ser correta, sem nenhum erro, adequada a necessidade do usuário interno ou externo. Há uma precisão nas

(21)

informações, exigida na contabilidade, por usar muitos dados quantitativos, como uma ciência gerencial, os dados contábeis são conferidos para evitar erros, diferenças na análise dos dados contábeis e nas deliberações na gestão da organização.

A tempestividade, por sua vez, é uma propriedade da informação contábil relacionada à rapidez de acesso dos usuários à informação ou em tempo adequado, conforme prazos legais e normas da contabilidade. Por exemplo, após o fechamento do exercício do ano, é preciso divulgar Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) para fins de apreciação dos usuários, a fim de que tomem conhecimento de uma forma ampla do comportamento das contas no ano que passou.

A compreensibilidade das informações contábeis é determinante para atender ao objetivo dos usuários da contabilidade. A clareza e a objetividade na apresentação da estrutura das informações, conforme normas da contabilidade, tanto nos dados quantitativos e nas informações qualitativas, torna mais fácil a compreensão da informação. O uso de tabelas, quadros e gráficos, colaboram na exposição das informações contábeis, no entendimento, na interpretação e na análise.

A comparabilidade das informações contábeis é uma prática exercida pelos profissionais da contabilidade, com a finalidade de demonstração da comparação entre informações, por exemplo, comparar a receita, as despesas e o lucro de uma empresa nos últimos quatro anos. O comportamento das variáveis na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) pode colaborar para a empresa mudar a estratégia de produção e/ou vendas, prática de controle de despesas e melhorar metas na perspectiva de lucro.

A informação contábil apresenta as seguintes características, conforme demonstra o quadro 1.

Quadro 1 – Atribuições da informação contábil 1 - Conteúdo 13 - Confiabilidade

2 - Precisão 14 - Oportunidade 3 - Atualidade 15 - Objetividade 4 - Frequência 16 - Seletividade 5 - Relatividade 17 - Motivação 6 - Exceção 18 - Segmentação 7 - Acionabilidade 19 - Consistência

(22)

11 - Relevância 23 - Volume 12 - Entendimento 24 - Generalidade

Fonte: Adaptado de Padoveze (2015).

A contabilidade, segundo quadro 1, precisa de uma informação com um conteúdo pertinente à demanda do usuário, por exemplo, para avaliar o patrimônio de uma organização é necessário usar o Balanço Patrimonial (BP), conforme NBC e CPC.

A contabilidade é uma ciência gerencial, que usa como ferramenta a lógica e os dados quantitativos e qualitativos. As informações contábeis não podem apresentar dúvidas para os usuários internos e externos, precisam explicitar um conteúdo que seja útil para a organização, de maneira clara e objetiva. Portanto, devem ser de fácil compreensão, assertivas e confiáveis, no sentido de poder ser bem usadas na tomada da decisão, de acordo com a legislação e os procedimentos contábeis vigentes no período.

ATENCAO

A informação contábil pode enfatizar um resultado, por exemplo, em uma empresa privada, de crescimento da receita da organização. Os usuários internos e externos podem se sentir motivados a executar novas estratégias no negócio, como: verificação do impacto positivo da receita no lucro; investimento e compra de ações.

A segmentação é uma informação relacionada ao setor referido, seja vendas, estoques, tributos, dentre outros. Portanto, é preciso clareza na identificação do segmento nos Sistemas de Informações Contábeis (SICs). A uniformidade de critérios diz respeito à existência de parâmetros para a exposição, o tratamento e o processamento dos dados, com a finalidade de não gerar distorções entre setores da organização.

A identificação na descrição das quantidades expostas nas informações nos Sistemas de Informações Contábeis (SICs) em volume, quilo ou tonelada, qualquer que seja a medida, é essencial para a clareza no uso da informação pelos usuários. É necessário explicitar a unidade monetária no valor econômico, se é em reais, dólar, euro, e/ou outra moeda, principalmente para organizações que atuam no mercado global.

A relatividade e a flexibilidade são atribuições relacionadas à possibilidade de compreender o cenário na qual está inserida, por exemplo, estoque e vendas, como também a possibilidade de verificar inter-relações entre

(23)

as informações. O uso adequado dessas informações pode levar um usuário gestor a realizar mudanças no planejamento estratégico, nos controles, na produção, nas vendas, na administração de recursos humanos, nas operações, no marketing, na economia e nas finanças.

Os registros, os lançamentos e as escriturações contábeis são regidos por preceitos determinados pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que estabelece Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), por meio das resoluções que podem sofrer alterações, conforme necessidade de atualização para o atendimento aos profissionais da contabilidade nas organizações e os usuários das informações contábeis. Os relatórios contábeis-financeiros precisam seguir rigorosamente, tanto na elaboração, como na divulgação, normas e procedimentos contábeis.

O CFC tem uma função relevante no sentido de discutir as principais temáticas da contabilidade, ouvir os profissionais da área, entender as principais demandas de alterações de normas da contabilidade para a adequação à realidade das organizações e facilitar o trabalho operacional do contador e/ou contabilista.

Com o uso dos sistemas de informações na contabilidade, é preciso repensar diversas operações para a adequação a realidade de uso de uma tecnologia moderna. De um lado, as organizações desejam informações mais rápidas e concisas, de outro lado, o trabalho realizado pelo profissional da contabilidade necessita de aperfeiçoamento e qualificação para usar os sistemas de informações disponíveis nas empresas que trabalham. A tecnologia facilita, torna rápida e eficiente a informação contábil, portanto, possui uma valoração no mercado.

A conceituação de valor da informação está conectada com o resultado esperado do uso da informação na tomada de decisão pelo usuário da contabilidade, no sentido de diminuir um cenário incerto e adotar medidas mais assertivas. A relação custo-benefício precisa ser considerada, por exemplo, quando consideramos o aumento da despesa para alavancar vendas e gerar receita? Existe uma demanda para o aumento das vendas? É preciso pensar se o benefício será maior do que a despesa, ou seja, pesar a qualidade da deliberação.

As contas contábeis demonstram aspectos do patrimônio de uma organização, seja o Balanço Patrimonial (BP), Demonstração do Resultado do

(24)

Exercício (DRE) e/ou Fluxo de Caixa (FC), estruturadas, organizadas, classificadas e sistematizadas, através de lançamentos das contas.

Destacam-se, os principais itens para o cumprimento das obrigações contábeis, como mostra a figura 5.

Figura 5 – Principais aspectos das obrigações contábeis

NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

ASSUNTOS PARA CUMPRIMENTO DAS NORMAS:

1- Elaboração e divulgação do relatório contábil-ﬁnanceiro.

2- Consideração dos itens no Ativo Imobilizado.

3- Reconhecimento dos itens no Ativo Intangível.

4- Diminuição ao Valor Recuperável de Ativos.

5- Conhecimento itens de Estoques.

6- Provisões, Ativos e Passivos Contingentes.

7- Declaração dos Fuxos de Caixa.

8- Revelação do Valor Adicionado.

Fonte: Adaptada de Queiroz (2017).

As obrigações contábeis são determinadas pelas Normas Brasileiras

(25)

AUTOATIVIDADE

de Contabilidade (NBC), que criam condições objetivas para o trabalho do profissional da contabilidade na elaboração do relatório contábil-financeiro, na ênfase ao Ativo Imobilizado no Ativo Intangível, no Valor Recuperável de Ativos, nos Estoques, nas Provisões, Ativos e Passivos Contingentes, nos Fluxos de Caixa e no Valor Adicionado.

1. A contabilidade é uma ciência gerencial com o uso de dados quantitativos, como as demonstrações financeiras usadas para apresentar a situação patrimonial da organização. Dessa forma, quais as principais demonstrações financeiras usadas na contabilidade:

a. Lucro Líquido; Lucro Bruto; Balanço Patrimonial; Fluxo de Caixa.

b. Despesas; Receita; Lucro Bruto e Tributos.

c. Balanço Patrimonial; Demonstração de Resultado do Exercício;

Demonstração dos Fluxos de Caixa; Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados.

d. Demonstração de Resultado do Exercício; Lucro Bruto; Balanço Patrimonial; Fluxo de Caixa.

2. Os usuários das informações contábeis, tanto internos, como externos, as utilizam na tomada de decisão na organização, com a finalidade de melhoria da condição financeira. Assim, identifique os usuários internos e usuários externos da contabilidade:

a. sócios proprietários; gestores; funcionários; fornecedores; bancos;

governo.

b. supervisor; coordenador; banco; governo federal; cliente;

pesquisador.

c. sócios proprietários; bancários; governo municipal; fornecedor;

cliente; técnico.

d. sócios proprietários; gestores; funcionários; fornecedores; governo federal e clientes.

(26)

gerencial; elementos qualitativos da informação contábil-gerencial útil; designação, por meio de estruturação, reconhecimento e mensuração das demonstrações quantitativas financeiras; os conceitos e a manutenção do lucro.

b. objetivo da elaboração e divulgação do relatório contábil-societário;

elementos quantitativos da informação contábil-societária útil;

designação, por meio de estruturação, reconhecimento e mensuração das demonstrações societárias e financeiras; os conceitos e a manutenção do lucro.

c. objetivo da elaboração e divulgação do relatório contábil-financeiro;

elementos quantitativos da informação contábil-financeira útil;

designação, por meio de estruturação, reconhecimento e mensuração das demonstrações gerenciais e financeiras; os conceitos e a manutenção do lucro.

d. objetivo da elaboração e divulgação do relatório contábil-financeiro;

elementos qualitativos da informação contábil-financeira útil; a designação, por meio de definição, reconhecimento e mensuração das demonstrações contábeis e financeiras; os conceitos e a manutenção de capital.

4. As informações e propriedades na contabilidade apresentam os requisitos fundamentais para pontuar critérios qualitativos, com o objetivo de oferecer diretrizes de uso dos conteúdos. Dessa forma, explique o conceito de informação contábil e suas propriedades, conforme Resolução n. 785/95 de 28 de julho de 1995, aprovada na Norma Brasileira de Contabilidade (NBC)-T-1.

5. As atribuições e obrigações das informações contábeis estabelecem características para qualificação da informação contábil, com a possibilidade de melhor uso pelos usuários internos e externos. Identifique as atribuições das informações contábeis e os principais aspectos das obrigações contábeis?

(27)

(28)

TÓPICO 2

UNIDADE 1

2. A Contabilidade, O Ambiente de Negócios, Os Principais Sistemas de Informações e Os Sistemas Integrados na Gestão 2.1 INTRODUÇÃO DO TÓPICO

O tópico 2 apresenta definições e conceitos essenciais para a compreensão dos Sistemas de Informação Gerencial (SIG) e a relação com os Sistemas de Informação Contábil (SIC) no contexto da tecnologia da informação. Os sistemas contábeis foram pensados, planejados, estruturados e operacionalizados dentro de um sistema de informação, com o uso de uma tecnologia apropriada para oferecer subsídios aos usuários internos e externos dos dados contábeis e financeiros. Existe uma diversidade de variáveis nos sistemas de informação contábil, como estruturas, base de dados geral e específicas, tipos e principais informações.

A organização realiza o investimento no sistema de informação contábil que atenda melhor à necessidade da gestão, dependendo se é uma empresa de prestação de serviços em contabilidade, consultoria e/ou assessoria ou se uma empresa privada no setor da agropecuária, indústria, serviços e/ou comércio, como também pode ser uma organização do setor público.

A tecnologia é uma ferramenta presente na vida das pessoas e nas organizações, por meio de equipamentos eletrônicos, como computador, tablet e celular (smartphone). O contabilista como profissional usa a tecnologia como um instrumento para facilitar os registros contábeis, os lançamentos e a divulgação das informações contábeis. As organizações, empresas privadas e públicas usam computadores, sistemas de informações e o acesso à internet para a execução do trabalho profissional.

Os tipos de sistemas de informações, os aspectos técnicos, a importância do ambiente externo e do ambiente interno, assim como suas interferências nas organizações e nos sistemas que operam, a ERP e os sistemas integrados na tecnologia da informação são conteúdos apresentados no tópico 3.

2.2 O AMBIENTE DE NEGÓCIOS, A TECNOLOGIA E A CONTABILIDADE

A contabilidade é uma profissão com conhecimentos técnicos, antes da década de 1990 no Brasil, todo o trabalho do contador e/ou contabilista era realizado de forma manual, nos lançamentos, nos registros e nas escriturações. É um trabalho detalhado e cansativo na elaboração das demonstrações contábeis-

(29)

financeiras básicas, como Balanço Patrimonial (BP); Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e o Fluxo de Caixa (FC).

Atualmente, com o advento do acesso à tecnologia da informação, todos os procedimentos realizados pelo profissional da contabilidade foram facilitados pelo acesso aos sistemas de informações, que possuem uma estrutura organizada para o uso, contábil e financeiro. Ao alimentar o sistema, constroem um arsenal de informações contábeis-financeiras relevantes para organizações tomarem decisões de gestão do negócio, principalmente empresas privadas que participam de um mercado muito competitivo, uma economia dinâmica e mutável a cada período, financeirização, com conexões em nível mundial, devido à globalização da economia.

Por exemplo, se uma empresa deseja exportar proteína de soja para outra empresa localizada na França, a avaliação e a análise dos dados contábeis- financeiros podem ser decisivas para apresentar melhor segurança no fechamento do negócio, se estão bem apresentados e em tempo hábil. A facilidade na alimentação dos sistemas de informação contábeis e na apresentação dos dados são aliados do profissional em contabilidade.

As organizações enfrentam novos desafios na era da tecnologia da informação, de aliar a gestão do negócio com uma estratégia de crescimento econômico e valorização patrimonial, controle das despesas e desenvolver perspectivas de resultados no mercado nacional e global. Trata-se da ideia de uma adaptação aos novos modelos de negócios rápidos e eficientes, com respostas apropriadas, conforme necessidades do mercado.

No âmbito da organização, conquistar clientes e ter um excelente relacionamento com fornecedores e funcionários são fatores relevantes, tendo em vista que são fundamentais para o êxito da empresa. Por exemplo, funcionários motivados e comprometidos produzem muito mais quando estão engajados na missão e visão da empresa.

Ter um leque de fornecedores com produtos de marcas de qualidade, boas condições de pagamentos e preço adequado à realidade do mercado pode colaborar muito para a empresa controlar recursos, estoques, pagamentos e entregas. A carteira de clientes é um aspecto essencial na gestão de uma organização, afinal, eles geram a receita da empresa, por meio das vendas. A fidelização dos clientes e a ampliação do número de clientes é algo desejado pelas empresas competitivas no mercado.

A tecnologia é uma ferramenta que ajuda os negócios a pensarem em novos

(30)

As organizações estão inseridas, portanto, em um contexto de globalização da economia, com diversos países interligados por meio do comércio exterior e do mercado de capitais, particularmente por bolsas de valores. As interferências do contexto externo na organização ocorrem numa velocidade mais rápida na economia digital. A figura 6 destaca os fatores capazes de influenciar nas decisões estratégicas do negócio e no planejamento estratégico.

Figura 6 – Fatores externos influenciadores nos negócios das organizações Globalização da

economia

Tecnologia da

informação Sistemas de

informação Setor de serviços Mercado global

Fonte: Adaptada de Laudon e Laudon (2004).

A globalização da economia é caracterizada por uma interligação entre os países do mundo, por meio de um mercado global de bens e mercadorias, como também pelas transações realizadas no mercado de capitais, atualmente, no contexto de uma economia digital, com o uso da internet. Existe uma defesa do livre fluxo de bens e serviços entre os países, redução de barreiras alfandegárias e a constituição de blocos econômicos.

A tecnologia das telecomunicações e a internet são ferramentas primordiais para a participação das empresas no mercado global. A tecnologia da informação e os sistemas de informação são instrumentos que podem interligar a empresa ao mercado global e, ao mesmo tempo, podem oferecer informações contábeis, como apresentar os resultados de projetos e vendas de mercadorias nos relatórios técnicos.

A figura 7 apresenta outros elementos que podem interferir na gestão de uma organização, com interfaces do ambiente externo.

Figura 7 - As organizações no cenário do ambiente externo Ciência &

tecnologia

Mudanças Internacionais

Economia

Política Acionistas Clientes

Concorrentes Fornecedores Organização

Agências Reguladoras

(31)

As organizações, os acionistas, os clientes, os concorrentes e as agências reguladoras, recebem influências do ambiente macro externo, como a ciência e a tecnologia, a economia, a política e as mudanças internacionais. É importante compreender o conceito de tecnologia, tendo em vista que o mundo dos negócios e a vida das pessoas na economia contemporânea depende do uso de equipamentos eletrônicos, tanto para fazer negócios, como acompanhar operações de uma empresa.

Segundo Laudon e Laudon (2004), a tecnologia da informação estuda o desenvolvimento de sistemas de informações adequados às necessidades das organizações, de acordo com a estratégia estabelecida para cumprir uma finalidade, por meio de conhecimentos técnicos e da capacidade de operação dos equipamentos, de acordo com o nível de tecnologia usual no momento.

Na década de 1990, as organizações dependiam de caixa postal, telefone ou fax para a comunicação corporativa. O uso dos computadores e da informatização facilitou o trabalho do profissional de contabilidade, anteriormente, era realizado por meio de planilhas de pacotes Office, como o Excel. Atualmente, em 2021, com o advento do avanço da tecnologia da informação, novas ferramentas foram desenvolvidas, como os Sistemas de Informação Contábeis (SICs), usados de forma integrada na gestão.

A tecnologia da informação é um instrumento usado pelos gestores nos processos de modificações nas organizações, com elementos organizacionais, de gestão e de recursos humanos, mais abrangentes do que processamento de dados, sistemas de informação e engenharia de software. O hardware pode ser definido, como: “É o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação” (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 35). É uma parte física da computação, por exemplo, um processador (CPU), uma memória RAM e um disco rígido (HD).

Enquanto, o software é a parte lógica da informática, com instruções específicas e pré-estabelecidas, não é palpável, pode dominar e orientar partes do hardware de um sistema de informação. Por exemplo, dados, programas, arquivos, sistemas operacionais, como Windows e o Linux.

A tecnologia de comunicações e redes combinada com hardware e software une os equipamentos da computação para transferir dados e informações entre pessoas e lugares. Os computadores podem se conectar em redes para transferência de arquivos, de vídeos, de fotos, de som, de voz, de mensagens, dentre outros meios.

(32)

A internet é a rede global que usa padrões universais para a comunicação entre pessoas em diversos países do mundo. As redes internas nas organizações são denominadas de intranets, enquanto a extranet permite a comunicação entre organizações.

ATENCAO

A extranet é muito usada no desenvolvimento de projetos de negócios entre empresas. O uso da internet no mundo de negócios e nos sistemas de informação tornou-se algo necessário em termos de competitividade no mercado.

Um sistema de informação é desenvolvido a partir de uma tecnologia da informação constituída pelas seguintes etapas, como mostra o quadro 2.

Quadro 2 – As etapas da tecnologia da informação

DOMÍNIOS OBJETOS DE CONTROLE

Planejamento e organização

PO1 Definição de planejamento estratégico de TI.

PO2 Definição de arquitetura de informação.

PO3 Determinação de direcionamento tecnológico.

PO4 Definição da organização de TI e relacionamentos.

PO5 Gerenciamento do investimento de TI.

PO6 Comunicação de objetivos e direcionamentos.

PO7 Gerenciamento de recursos humanos.

PO8 Assegurar compliance com órgãos externos.

PO9 Avaliação de riscos.

P10 Gerenciamento de projetos.

P11 Gerenciamento da qualidade.

AI1 Identificar soluções.

AI2 Aquisição e manutenção de sistemas aplicativos.

Al3 Aquisição e manutenção da arquitetura tecnológica.

Aquisição e implementação

Al4 Desenvolvimento e manutenção de procedimento de TI Al5 Instalação e homologação de sistemas.

Al6 Gerenciamento de mudanças.

DS1 Definição de níveis de serviço.

DS2 Gerenciamento de serviços de terceiros.

DS3 Gerenciamento de desempenho e capacidade.

DS4 Assegurar a continuidade dos serviços.

DS5 Assegurar segurança do sistema.

DS6 Identificar e atribuir custos.

Entrega e suporte

DS7 Treinamento de usuários.

DS8 Assessorar os clientes internos de TI.

DS9 Gerenciamento das configurações.

DS10 Gerenciamento de problemas e incidentes.

DS11 Gerenciamento de dados.

DS12 Gerenciamento dos recursos físicos.

DS13 Gerenciamento de operações.

(33)

Monitoração

M1 Monitoração de processos.

M2 Avaliação da adequação dos controles internos.

M3 Obtenção de avaliação independente.

M4 Disponibilização para auditoria independente.

Fonte: Adaptado de Oliveira (2007).

As auditorias para objeto de controle, com a finalidade de medir o nível de maturidade da empresa e a tecnologia da informação, apresentam uma pontuação de 0 a 5: a) no nível 0, não existe controle e não há gestão do processo; b) o nível 1, o processo é desorganizado; c) o nível 2, padrão regular; d) o nível 3, definido, o processo é registrado e comunicado; e) o nível 4, o processo é gerenciado e monitorado; f) o nível 5, otimizado, processo acompanhado e automatizado.

2.3 OS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA GESTÃO DE NEGÓCIOS E A INTRODUÇÃO AO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

No aspecto técnico, a definição de sistemas de informação de Laudon e Laudon (2014, p. 32) oferece uma noção de sua função e das etapas, quando afirmam:

Um Sistema de Informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização.

O sistema de informação é composto por várias etapas, como a coleta de dados, o processamento, o armazenamento e a distribuição de informações, as conexões e inter-relações entre as variáveis. Na contabilidade de uma organização, pode oferecer um suporte fundamental, por meio de relatórios técnicos para a gestão, seja a respeito do patrimônio, tributos, vendas, despesas, lucros ou prejuízos.

Os sistemas de informação podem ser simples para atender uma finalidade geral, de nível médio, com informações de cunho geral e algumas informações mais específicas, sistemas complexos, com uma diversidade de ferramentas e dados, capacidade de inter-relacionamentos entre as variáveis, visando gerar relatórios mais específicos para uma avaliação mais detalhada dos dados e mudanças na gestão.

(34)

Os sistemas de informação podem ser abertos ou fechados.

O sistema de informação aberto, como sugere o nome, é um sistema aberto para interação com outros sistemas e usuários nas organizações, assim como nas respectivas variáveis no ambiente externo.

O sistema de informação fechado, por sua vez, tem informações pré-estabelecidas, não está aberto para modificações na estrutura, portanto, as inter-relações ocorrem entre as variáveis no ambiente externo.

IMPORTANTE

Na gestão das organizações, existem diferentes níveis: estratégico, tático e operacional. As informações obtidas pelo sistema de informação são direcionadas para cada nível da empresa, desde o nível mais elevado na gestão que determina a estratégia da organização interna e externa, como o nível tático, trabalho realizado com gerentes de áreas, coordenadores e supervisores, intermediários entre a gestão executiva da empresa e os trabalhadores. No nível operacional, estão todos os trabalhadores executores da produção, da prestação de serviços, de vendas, dentre outras operações. O quadro 3 demonstra os benefícios do investimento realizado por empresas em sistemas de informação.

Quadro 3 – Vantagens para a empresa na aquisição e uso de sistema de informação 1. Informação precisa em tempo hábil

2. Aumento de produtividade

3. Compreensão da empresa no âmbito geral e por área 4. Inter-relações entre áreas da empresa, como administrativa, financeira, contábil e recursos humanos

5. Economia de tempo 6. Evita retrabalho

7. Tempo para conquistar novos clientes 8. Melhora o grau de competitividade

Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2004).

Cada informação no sistema pode ser obtida em função da área, do nível, do foco para a empresa, por exemplo, vendas, custos, tributos, recursos humanos, dentre outros aspectos. A informação Por que as organizações precisam investir em um sistema de informação? Na relação custo-benefício, é vantajoso para uma empresa adquirir um sistema de informação pelos benefícios oferecidos?

Sim, atualmente, o investimento em sistemas de informações gera lucro para as empresas, por facilitar os processos de produção, estoques, vendas, além de alocar adequadamente recursos humanos, identificar problemas e resolvê-los em tempo hábil, determinar estratégias do negócio e realizar controles.

(35)

Se a empresa tiver as informações organizadas e estruturadas em tempo hábil em um sistema de informação, isso pode facilitar muito na avaliação e na tomada de decisão. A produtividade sobe, as tarefas são realizadas de uma forma mais rápida em menos tempo. Por exemplo, no sistema de informação contábil, a venda de um bem gera uma nota fiscal e os tributos são contabilizados, assim, a empresa consegue dimensionar melhor cada operação, o funcionário pode realizar de forma mais rápida suas tarefas diárias ou múltiplas atividades. As organizações precisam atingir os objetivos e resultados, seja a eficácia e a eficiência entre o resultado e os recursos aplicados.

O sistema de informação apresenta uma visão geral da organização dos principais setores, como administrativo, produção, econômico, financeiro e contábil. Além disso, pode, dentro de um setor, como o contábil, promover o alcance de conhecimento específico sobre tributos, ou mesmo na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), dar detalhes sobre custos ou despesas da produção, administrativa ou de serviços prestados. É possível identificar inter- relações entre os setores da empresa, como o administrativo, o financeiro e o contábil.

Um sistema de informação contábil organizado evita retrabalho e gera economia de tempo para conquistar novos clientes ou entregar relatórios minuciosos para os gestores de uma empresa ter tempo para discussões e análises, tomadas de decisões assertivas no mercado competitivo empresarial. A empresa pode alcançar novos patamares no mercado nacional e global, lançar novos bens e/ou serviços, como ser capaz de reordenar novas atribuições de tarefas.

A figura 8 mostra três atividades do sistema de informação: entrada, feedback e saída.

Figura 8 – Demonstração de sistema de informação

SAÍDA ENTRADA

CONCORRENTES ACIONISTAS

PROCESSAR CLASSIFICAR

ORGANIZAR CALCULAR

AGÊNCIAS REGULADORAS

(36)

Na entrada do sistema de informação, existe a coleta de dados brutos da organização ou do ambiente externo em que ela está inserida. A utilização das informações pode levar a organização a realizar a tomada de decisão, supervisionar operações, verificar problemas e inventar novos bens ou serviços para ofertar no mercado. Os dados brutos passam por um processamento e ganham significados.

Na saída, são repassadas informações processadas aos agentes que trabalham na organização para fins de uso em suas respectivas atividades.

O feedback retorna para os componentes da organização discutir, avaliar e corrigir os dados na entrada. Um exemplo dado por Laudon e Laudon (2004), a empresa Procter & Gamble na entrada do Sistema de Informação identificou na descrição e na quantidade vendida, novos números no varejo, efetuou comparabilidade com o histórico de vendas, para não faltar mercadoria no estoque.

O sistema avisa, por meio de alerta por computador ou outro equipamento eletrônico, para que funcionários do setor solicitem um novo pedido do produto.

Figura 9 – Processamento da informação e redirecionamento

Sistema de

informação Vendas Alerta para

necessidades estoques

Os sistemas de informação são formais ou informais. Os sistemas formais são construídos por regras pré-determinadas para funcionamento durante determinado período, dependendo da necessidade da organização, com todos os registros de todas as operações realizadas, armazenadas e processadas. Os sistemas informais são usados por grupos de pessoas, informalmente, na organização, por meio de redes de informação internas, na qual não existe um registro de um assunto específico, portanto, diz respeito às regras de comportamento.

Os profissionais na área de contabilidade durante muito tempo usaram meios manuais para os lançamentos contábeis, os registros e o arquivamento de documentos (notas fiscais, relatórios contábeis e tributos), hoje, podem usufruir de sistemas de informação contábeis, com dados da contabilidade geral, contabilidade gerencial, contabilidade tributária e contabilidade societária, dentre outras áreas.

A figura 10 mostra as relações de dependência entre a estratégia organizacional e os sistemas de informação.

(37)

Figura 10 – Estratégia organizacional e sistemas de informação

Estratégia organizacional

Software

Equipamento Banco de dados

Telecomunicações

As organizações executam uma estratégia de gestão, usam a tecnologia, sistemas de informação, equipamentos, como computador, tablet e smartphone, software, dados e necessitam das telecomunicações para uso da rede mundial, a internet, pois é muito utilizada pelas empresas no manuseio dos dados, processamento e armazenagem.

As informações oferecidas pelos sistemas de informação são fundamentais na gestão da organização, particularmente na tomada de decisão. Conforme Laudon (2014), os diferentes níveis hierárquicos da organização têm diferentes funções e usam informações, de acordo com a participação na estrutura.

Os gerentes sêniores estão no topo da estrutura organizacional, então, necessitam de informações sintetizadas para avaliar o resultado do negócio, como receitas brutas de vendas, vendas por bem e/ou serviço e região, saldo de lucro. Os gerentes de nível médio ou intermediário têm acesso às informações, de acordo com a área específica do negócio, por exemplo, produção ou linha estabelecida de determinado bem ou serviço, vendas mensais ou diárias, custos, estoques e nível de emprego. Os gerentes operacionais acompanham informações diárias, das operações correntes da organização, como: número de peças em estoque (diário), número de horas trabalhadas em determinado dia e hora, dados dos clientes, seja todos os detalhes das operações realizadas pela organização diariamente.

Os sistemas de informação são estruturados de acordo com a demanda de cada organização, se precisa de dados gerenciais, financeiros, contábeis e vendas.

Conforme Laudon (2014), os principais sistemas de informação são os seguintes:

a. Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) – é um sistema de informação desenvolvido para o acompanhamento de lançamentos realizados no cotidiano das organizações, como, por exemplo, vendas, fluxos diários de recursos financeiros, transações efetivadas

(38)

b. Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) – é um sistema de informação destinado aos gerentes de nível médio. O objetivo é gerar relatórios da situação das operações básicas demonstradas para efetivos monitoramentos e controles na organização de determinados períodos. Os SIGs estão disponíveis na internet, fato que facilita o acesso dos usuários às informações.

A figura 11 demonstra um exemplo da folha de pagamento em um SPT.

Figura 11 – Folha de Pagamento em Sistemas de Processamento de Transações (SPTs)

Dados de empregados

Arquivos de

empregados Relatórios

gerenciais

Consultas online

Para agências governamentais

Cheque de pagamento de empregados Número de empregado

Nome Endereço

Nível de pagamento Salário bruto

Imposto federal Previdência social Assistência médica Salário líquido Rendimento (ano atual)

Para a contabilidade

Sistema de folha de pagamento

No exemplo apresentado, o Sistema de Processamento de Transações (SPTs) trabalha com dados da folha de pagamento de uma empresa privada e absorve os dados de pagamentos dos empregados, como um cartão de ponto.

Nas saídas do SPTs, apresentam-se os relatórios on-line e impressos, destinados à gerência a respeito dos cheques de pagamento aos funcionários. As operações são agilizadas, aumenta a produtividade no trabalho na folha de pagamento e reduz despesas com armazenamento de documentos.

Na figura 12, verificamos uma exposição da interligação do Sistema de Processamento de Transações (SPTs) aos Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs), como as informações do SPT chegam ao SIG, com a finalidade do processamento e o uso adequado aos usuários das informações (gerentes).

(39)

Figura 12 – Do Sistema de Processamento de Transações para o Sistema (SPT) de Informações Gerenciais (SIG)

SPT

SIG Relatório Gerente Tomada

de decisão

Arquivos do SIG

Dados de

vendas

Dados de Custo Unitário de Produto (CUP)

Dados de Modiﬁcação de Produto (MP)

Dados de CUP

Dados

de MP

Dados de despesas

A figura 12 expõe informações de pedidos, de materiais e de livro razão no SPT repassadas para o SIG, como dados de vendas, custo unitário do produto e dados de modificação do produto.

O SIG emite relatórios resumidos sobre áreas para o gerente, a fim de que, diante das informações, ele tome decisões, como identificar se existe possibilidade de reduzir o custo unitário do produto e/ou se há nível satisfatório nas mudanças no produto ou se é necessária alguma alteração.