O SUBSISTEMA DE CONTABILIDADE SOCIETÁRIA E FISCAL

O sistema de contabilidade societária e fiscal é o principal dos sistemas de informação usados na contabilidade, com base na escrituração e na perspectiva de uso em um sistema gerencial. A finalidade do subsistema é organizar uma base de dados e informações, com referência na legislação societária e fiscal, tendo como método o das partidas dobradas e os lançamentos contábeis. É necessário demonstrar as informações do registro contábil, do processamento, do armazenamento e da evidenciação, com os relatórios e arquivos, quais sejam: a) lançamentos contábeis; b) livro diário; c) livro razão e fichas razão; d) balancetes;

e) plano de contas com saldo; f) balanço patrimonial e DRE; g) arquivo contábil (PADOVEZE, 2015).

UNIDADE 2 As Práticas das Principais Demonstrações Contábeis e Os Sistemas de Informação Contábeis (SIC)

A função de administração do fluxo de informações contábeis para o subsistema contábil societário e fiscal é de muita responsabilidade por ser o principal subsistema do SIC. Os tipos de coletas e armazenamento de dados são os seguintes: a) lançamentos contábeis executados no subsistema da contabilidade geral; b) lançamentos contábeis por conexões e interfaces com outros sistemas contábeis; c) lançamentos contábeis por conexões e interfaces com subsistemas operacionais; d) coordenação da coleta e do armazenamento de dados quantitativos destinados aos subsistemas de suporte à gestão e os demais subsistemas de suporte a tomada de decisão.

Conforme Padoveze (2015), o subsistema contábil societário e fiscal precisa levar em consideração a administração dos modelos de informação contábeis, a operacionalização da estrutura legal do sistema, a estruturação da integração com os outros subsistemas e a conciliação contábil. Na operacionalização do subsistema, é fundamental ressaltar os aspectos:

a. Flexibilidade e Integridade – a estrutura do SIC precisa ser flexível e segura, por usar dados societários e fiscais, além das mudanças passíveis nas informações contábeis na área gerencial.

b. Parametrização – é a geração de novos parâmetros mnemônicos para uma informação contábil. Por exemplo, se, na base do sistema, a informação for mensal, há a possibilidade de incluir a informação semanal, trimestral ou anual.

c. Multiempresa e Multiusuário – é a ideia de divisão de negócios dentro da empresa, com a contabilização alternativa exclusiva dos negócios da empresa.

d. Sistema Corporativo e de Consolidação de Balanços – são operações no SIC que reúnem informações contábeis para a empresa, ajudando a consolidar balanços, destinadas ao atendimento das questões legais e gerenciais da organização.

e. Internação dos Dados e Atualização das informações – a entrada de dados no sistema acontece de forma rápida em cada conta (on-line) com uma atualização imediata (real-time).

f. Tabelas e Relacionamentos – a utilização de tabelas nos SICs é recorrente, por permitir a organização dos dados no plano de contas.

É importante criar uma estrutura inteligente de relacionamentos, com interligações entre as contas contábeis, por meio do conceito de tabelas de contas e centros de custos.

g. Gerador de Relatórios – é um facilitador para a geração de relatórios

h. Lançamentos Automáticos – o sistema de informação tem uma alimentação automática nos lançamentos, nas interfaces e nas integrações com os subsistemas, por outros aplicativos, como processadores de textos e planilhas eletrônicas, além de realizar lançamentos por programação para rateio e distribuição de saldos, de uma conta para outra.

i. Abertura e Formatação de Contas e Planos de Contas – é usada na operação de geração de um novo departamento no sistema e centro de custo ou despesa. Corresponde à formatação, à organização e ao relacionamento entre contas de forma automática nas estruturas de contas presentes e à facilitação da cópia para mínimas modificações.

j. Encerramento ou mudança de contas e Recomposição Automática – é possível refazer tabelas e relacionamentos em períodos anteriores de forma automática, se for necessário encerrar contas ou centros de custos ou mudança de título ou codificação, comparar o passado, o presente e a perspectiva futura.

k. Encerramento Automático das Contas Contábeis de Resultado – é permitido a depender dos tipos de fechamentos no sistema de informação, quando a organização, por exemplo, usa o mês para fechamento contábil para cumprimento da legislação do Imposto de Renda. Por outro lado, precisa, na parte legal e gerencial, uma informação semestral ou anual. Dessa forma, as informações contábeis permanecem em contas separadas.

l. Disponibilização de Períodos e Banco de Dados – é a operação para estabelecimento da quantidade de períodos abertos para acesso imediato e as informações de disponibilização de consultas, conforme banco de dados de lançamentos e banco de dados de saldos e movimentação nas contas. A quantidade de lançamentos abertos ao mesmo tempo depende da capacidade do hardware. Em relação aos saldos das contas, não existe problema, por serem informações de perfil sintético.

m. Criação e Fechamento de Períodos – é o encerramento do período automaticamente, quando é aberto um novo período para o lançamento. É possível para vários períodos futuros, como, por exemplo, lançamentos futuros de despesas de amortização e juros prefixados de financiamentos. Os juros e as amortizações futuras podem ser contabilizados ao entrar no sistema.

n. Operacionalização com outros Sistemas – é utilizada no processo de escrituração, na ótica do conceito de lançamento e dos arquivos de lotes contábeis, na numeração e na identificação de lotes, na importação e na exportação dos lotes e dados, na descentralização dos lançamentos, na articulação das interfaces etc.

UNIDADE 2 As Práticas das Principais Demonstrações Contábeis e Os Sistemas de Informação Contábeis (SIC)

O subsistema societário e fiscal é aquele que abriga informações e faz interfaces com os outros subsistemas e oferece informações para outros subsistemas necessários na gestão das organizações.

Nos objetivos, nas informações e nos relatórios no subsistema societário e fiscal, é preciso atentar para os aspectos banco de dados de lançamentos e contas contábeis; arquivo geral de informações e documentos; despesas por departamento e divisões (centros de custos e despesas); gastos por ordem de trabalho, ordem de serviço etc.; receitas por produtos, divisões, filiais ou regiões etc.; livro diário e livro razão;

balancetes periódicos, gerais e específicos e planos de contas com saldos; balanço patrimonial e demonstração de resultados; livro de apuração do lucro real (Lalur) para Imposto de Renda.

ATENCAO

As pequenas e médias empresas, geralmente, não possuem Sistemas de Informação Contábeis (SIC), contratam escritórios ou consultorias especializadas para a realização de escrituração e gestão, a folha de pagamento (trabalhista) e a parte fiscal. Os tipos de SICs usados por prestadores de serviços contábeis são:

Folhamatic, Prosoft, Contmatic e Cuca Fresca, dentre outros. Os sistemas têm uma parametrização geral baseada no subsistema societário, fiscal e em recursos humanos.

A partir de dez funcionários a organização pode solicitar uma personalização, com a possibilidade de pedido de contas adicionais por centros de custos e departamentos, estruturação das contas pensando na gestão, contas das despesas e das receitas, balancete de averiguação, relatório das despesas e das receitas, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), o balanço patrimonial, os fluxos de caixa pelo método indireto e uma demonstração dos lucros apurados até o período. Todas as demonstrações citadas anteriormente, por mês, com informação contábil que permita decisão gerencial. É importante que o SIC seja adaptado à necessidade gerencial da empresa, não um padrão geral mais voltado para a parte fiscal do Imposto de Renda.