Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre – Resolução do Tribunal Pleno Administrativo no
166/2012 Pág: 1/12 Código: MAP-DIFIN-002 Versão: 00 Data de Emissão: XX/XX/XXXX
Elaborado por: Gerência de Informação de Custos Aprovado por: Diretoria de Finanças e Informação de Custos
1 OBJETIVO
O presente manual tem por objetivo nortear a definição de uma estrutura conceitual básica para o processo de informações de custos do Poder Judiciário do Estado do Acre (PJAC).
2 DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA
Constituição Federativa do Brasil de 1988;
Lei 4.320/64;
Lei complementar 101/2000;
Decreto nº 6.976, de 07 de outubro de 2009;
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
Portaria Conjunta STN/SOF nº 3/2008 – Manual de Despesa Nacional;
Portaria MF nº 184, 25/08/2011;
Portaria STN nº 467, de 06 de agosto de 2009 – Manual de Contabilidade Aplicada ao
Setor Público – Volume IV;
Diretrizes para a elaboração de indicadores de custos no Governo Federal – STN,
2011;
Resolução CFC nº 1.137, de 21/11/2008.
3 ORIENTAÇÕES GERAIS
O processo de informações de custos tem por objetivo gerar informações que deem aos gestores do PJAC uma visão dos elementos de custo necessários à mensuração dos objetos de custeio geradores de serviços e produtos da instituição, sendo este termo aqui
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166/2012 Pág: 2/12 usado como qualquer output que se consiga medir fisicamente, a ele sendo atribuído um custo1.
O processo deve estar embasado em um conjunto de objetivos, premissas e características qualitativas:
quanto aos objetivos deve:
o estar baseado em um framework que norteie as expectativas dos usuários e limite a discricionariedade do gestor;
quanto às premissas deve:
o pressupor a adoção de regime contábil de competência;
o ter flexibilidade para gerar informações de custo em diversos níveis de agregação e para diferentes objetos de custeio; e
o ter evolução gradual de forma a atender, numa fase inicial, a uma parcela das demandas informacionais dos diversos usuários de forma comparável e simples, evoluindo para informações mais aprimoradas conforme o sistema seja compreendido e utilizado pelos usuários;
quanto às características qualitativas deve:
o proporcionar informações que tenham relevância sob as perspectivas de:
valor preditivo (potencialidade de se utilizar a informação de custos de determinado período para prever custos de período futuro);
valor de avaliação (potencialidade de se utilizar a informação de determinado período para confirmar se o que se havia previsto anteriormente se confirmou, e para identificar as causas das diferenças entre o previsto e o real); e
relação benefício – custo favorável (isto é, os benefícios de sua
disponibilidade para o usuário devem superar o custo de sua obtenção).
1
Um objeto de custeio pode ser uma unidade organizacional específica (uma unidade administrativa ou judicial) ou, em nível menor de granularidade, um processo judicial em trâmite em uma vara. Cardoso, R.L., Aquino, A.C. e Bitti, E.J. Reflexões para um framework de informação de custos do setor público brasileiro, RAP – Revista de Administração Pública, FGV/EBAPE, set / out 2011, vol. 45, pp 1565 – 1586.
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166/2012 Pág: 3/12 o ser dotado de:
confiabilidade (capacidade de refletir de forma efetiva o consumo dos recursos e seus valores);
tempestividade (disponibilidade das informações em tempo hábil para o usuário utilizá-la em sua tomada de decisão);
compreensibilidade (geração da informação com base em critérios simples e verificáveis pelos usuários);
comparabilidade (comparação dos custos ao longo do tempo, pelo geração de séries temporais, e entre setores/ unidades); e
granularidade (possibilidade de geração de informações em diversos níveis de detalhamento).
A concepção do processo de informações de custos deve seguir os objetivos, premissas e características estabelecidos anteriormente. Assim, deve acontecer de forma gradual em três fases: (1) conceitualização, (2) prototipação, e (3) implementação.
Fase 1: Conceitualização do processo de informações de custos.
Estamos utilizando o termo conceitualização neste documento como entendido por
GUIZZARDI2: “uma perspectiva da realidade a partir da abstração de uma ou mais
pessoas”. Nesta linha, a conceitualização do processo de informações de custos deve envolver o desenvolvimento de uma perspectiva inicial para o mesmo, contemplando as atividades como ilustrado a seguir.
2
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Figura 1 – Conceitualização do processo de informações de custos do PJAC
Fase 2: Prototipação do processo de informações de custos.
A prototipação do processo de informações de custos, tendo como referência o modelo conceitual produzido na fase anterior, envolve uma implementação concreta do mesmo, embora parcial, contemplando a sequencia de atividades a seguir ilustrada.
Definir escopo do processo Definir informações de custo para a gestão Definir objetos de custeio Definir e rastrear dados primários Identificar sistemas estruturantes Definir ajustes orçamentários e patrimoniais Modelar processo de informações de custos FASE 1 Conceitualização do Processo de Informações de Custos
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Figura 2 – Prototipação do processo de informações de custos do PJAC
Fase 3: Implementação do processo de apuração de informações de custos.
Tendo como referencia a documentação do protótipo desenvolvido na fase anterior, deve-se então proceder à implementação do processo de apuração de informações de custos, como a seguir ilustrado.
Desenvolver aplicações Desenvolver e gerar base de dados (datawarehouse) Gerar e analisar protótipo do SIC FASE 2 Prototipação do Sistema de Informações de Custos (SIC) Modelo conceitual do Protótipo de Informações de Custos ok? Realizar ajustes no protótipo Documentar processo de prototipação sim não Definir procedimentos de captação de dados
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Figura 3 – Implementação do processo de apuração de informações de custos do PJAC
4 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
A seguir são descritas de forma sucinta as diversas atividades que foram precedentemente enunciadas neste documento. Cabe salientar que as mesmas se repetem à medida em que o sistema amplie o seu escopo, por ocasião do início de um novo ciclo do processo.
4.1 Definir escopo do processo
Esta atividade define o escopo do processo de informações de custo a ser construído, identificando unidades gestoras e/ou processos de trabalho e/ou processos judiciais que serão focalizados.
Conforme a premissa de gradualismo de implementação sugerida anteriormente, de forma a que o processo atenda, numa fase inicial, a uma parcela das demandas informacionais dos diversos usuários de forma comparável e simples, deve-se neste momento definir que entidades (unidades organizacionais ou processos) serão contemplados no primeiro ciclo do processo.
FASE 3 Implementação do processo de apuração de informações de custos Documentação do processo de prototipação Elaborar manual de procedimentos Operar e acompanhar o 1º ciclo do processo Sensibilizar e capacitar usuários Implementar o 1º ciclo do processo “apurar custos” Realizar ajustes e melhorias contínuas no processo
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166/2012 Pág: 7/12 4.2 Definir objetos de custeio
Esta atividade define os objetos de custeio a serem gerenciados, tendo como referência o escopo do processo de informações de custo precedentemente definido, identificando:
o unidades organizacionais (“diretoria” ou “unidade judicial”, por exemplo);
o centros de custos geradores de serviços (“energia elétrica” ou “transporte”, por exemplo);
o processos de trabalho (“manter instalações”, por exemplo);
o processos judiciais que serão focalizados (processos de 1º grau ou de 2º grau, em diversos níveis de granularidade, por exemplo).
4.3 Definir informações de custos para gestão
Esta atividade define, para cada objeto de custeio elencado, as informações a serem geradas para os gestores responsáveis pelo mesmo. Para cada informação devem ser especificados os seguintes parâmetros:
o conteúdo (dados primários que irão compor a informação e algoritmo de geração);
o valor da informação para a gestão (preditivo ou avaliativo); o periodicidade de geração e níveis de granularidade.
4.4 Definir e rastrear dados primários
Esta atividade especifica os dados primários, a serem utilizados para a geração das informações associadas a cada objeto de custeio, identificados sob a perspectiva de sua origem (onde obtê-los) e forma de obtenção (importação dos sistemas estruturantes existentes ou geração a partir de procedimentos complementares, como atributos para rateio de despesas).
4.5 Identificar sistemas estruturantes
Esta atividade contempla a identificação dos sistemas estruturantes existentes no TJAC, tais como: sistemas de contabilização, controle patrimonial, gestão de materiais
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166/2012 Pág: 8/12 e sistema de pagamento, a partir dos quais serão obtidos os dados primários que irão compor a base de dados para apuração dos custos e geração das informações, para suporte à gestão dos objetos de custeio elencados.
4.6 Definir ajustes orçamentários e patrimoniais
Esta atividade abrange a identificação dos ajustes quantitativos necessários para transformação de valores contabilizados, nas perspectivas orçamentária e patrimonial (despesas liquidadas), em valores de custo;
Conforme preconizado por MACHADO e HOLANDA3
, o surgimento da informação de custos se dá a partir da realização de ajustes sobre a informação inicial obtida nos sistemas estruturantes, consistindo na identificação e carregamento de informações baseadas em contas contábeis que trazem a informação orçamentária e não orçamentária, ajustando-se por acréscimo os valores patrimoniais e, por exclusão, os valores orçamentários que não são custos do período.
4.7 Modelar sistema de informações de custo (SIC)
Esta atividade envolve a especificação das características do processo de informações de custo a ser desenvolvido:
o Captação de dados primários nos sistemas estruturantes e em outras fontes de obtenção;
o modelo conceitual da base de dados de custos, envolvendo o significado dos dados e a relação entre eles; e
o especificação das transações de atualização da base de dados e de geração de informações.
Nesta linha, devem aqui ser estabelecidos os métodos de custeio e de rateio que subsidiarão a programação das transações para a geração das informações de custo. Além disso, deve-se aqui identificar ferramentas para desenvolvimento e
implementação do sistema informatizado que suportará o processo (ambientes de
3
MACHADO, N. e HOLANDA, V. Diretrizes e modelo conceitual de custos para o setor public, RAP – Rio de janeiro 44(4): 791-820, JUL./AGO. 2010
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166/2012 Pág: 9/12 bases de dados e de desenvolvimento de aplicações), tanto na fase de prototipação como na fase posterior de implementação do seu primeiro ciclo.
4.8 Desenvolver e gerar base de dados (datawarehouse)
Desenvolvimento e geração da plataforma de banco de dados para abrigar os dados primários e os parâmetros de rateio e absorção de custos, para geração das informações de custo associadas aos objetos de custeio definidos.
4.9 Desenvolver aplicações
Desenvolvimento dos aplicativos para tratamento, agregação e rateio dos dados primários, de forma a gerar as informações de custos para os objetos de custeio estabelecidos.
4.10 Gerar e analisar protótipo do SIC
Geração e análise dos resultados do protótipo do sistema de informações de custos, envolvendo a Gerência de Informações de Custos e os gestores responsáveis pela gestão dos objetos de custeio estabelecidos.
4.11 Realizar ajustes no protótipo
Realização de ajustes no protótipo do processo, a partir da sua análise pelos gestores envolvidos. Os ajustes podem estar relacionados às interfaces para captação de dados primários e geração e recuperação das informações de custo, à adequação dos dados primários aos objetivos do sistema, ou a critérios de apropriação de custos diretos ou de rateio de custos indiretos.
4.12 Documentar processo de prototipação
Esta atividade compreende a documentação do processo de prototipação, tendo por finalidades: (1) a preservação do histórico de seu desenvolvimento, (2) a formalização dos critérios e procedimentos adotados quanto à criação e atualização da base de dados primários, apropriação de custos diretos e rateio de custos indiretos, e geração das informações para os gestores dos objetos de custeio.
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166/2012 Pág: 10/12 4.13 Elaborar manual de procedimentos
Esta atividade contempla a elaboração do manual de procedimentos relacionados ao processo de apuração de informações de custos, tendo como base a documentação do processo de prototipação gerada na fase anterior, e seguindo as diretrizes do sistema normativo administrativo do PJAC.
4.14 Sensibilizar e capacitar usuários
Esta atividade deve desenvolver ações de sensibilização e de capacitação dos gestores e demais envolvidos (magistrados e servidores) com o processo de apuração de custos, tendo como base o manual de procedimentos estabelecido na fase anterior.
4.15 Implementar o 1º ciclo do processo “apurar informações de custos”
Esta atividade tem como foco a implementação dos procedimentos associados ao processo “apurar informações de custos”, em um ciclo completo desde a captação de dados primários nos sistemas estruturantes até a apuração dos indicadores de custos, conforme se segue:
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166/2012 Pág: 11/12 4.16 Operar e acompanhar o 1º ciclo do processo
Esta atividade compreende a gestão da operação do processo “apurar custos”, e a
avaliação dos seus resultados, de forma a permitir ajustes e a melhoria contínua do processo.
4.17 Realizar ajustes e melhoria contínua no processo
Esta atividade compreende a realização de ajustes e melhorias contínuas no processo “apurar informações de custos”, em conformidade com a premissa adotada de gradualismo na sua concepção e implementação.
5 GESTÃO DO PROCESSO
Gerência de Informações de Custos coordena o desenvolvimento de todas as fases de
concepção do processo de informações de custos; Captação dos dados
primários nos sistemas estruturantes
Ajustes contábeis nos dados da liquidação das
despesas
Atribuição dos dados ajustados aos Centros de Responsabilidade Sistemas estruturantes Ajustes orçamentários Ajustes patrimoniais
DESPESAS LIQUIDADAS POR NATUREZA - pessoal e encargos
- juros e encargos da dívida - outras despesas correntes - obras e instalações
- Equipamentos e materiais permanentes
CR de retaguarda (unidades organizacionais administrativas) CR de linha de frente (unidades jurisdicionais de 1º e de 2º grau
Distribuição dos custos dos CR de retaguarda
aos CR de linha de frente
Critérios de rateio e distribuição
Apuração de indicadores
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Aciona as diretorias e gerências para estabelecer a conceitualização do processo de
informações de custos;
Aciona a Diretoria de Tecnologia da Informação para apoio à modelagem do processo
de informações de custos e para o desenvolvimento da prototipação, nos aspectos relacionados à utilização de ferramentas de apoio à informatização;
Elabora o manual de procedimentos para implementação do processo de apuração das
informações de custos, com apoio da Gerência de Processos da Diretoria de Gestão Estratégica;
Aciona a Escola do Poder Judiciário para execução das ações de sensibilização e
capacitação dos usuários;
Acompanha e avalia a implementação e operação do 1º ciclo do processo “apurar
informações de custos”;
Propõe ajustes para a melhoria contínua e para ampliação do escopo do processo
