SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS

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DIRETORIA TÉCNICA E COMERCIAL

DIRETORIA TÉCNICA E COMERCIAL --DTCGDTCG

SISTEMA DE GESTÃO DE

PROJETOS

COPEL Geração

AVISO GER-029/2002 13/08/2002 IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS - SGP: CRIAÇÃO DE GRUPO DE TRABALHO

Comunicamos que a Diretoria deliberou, com vigência a partir desta data:

1. IMPLANTAR o Sistema de Gestão de Projetos - SGP, no

âmbito da Diretoria Técnica e Comercial - DTCG, com as seguintes finalidades:

•disseminar a cultura de gerenciamento de projetos;

•possibilitar um melhor controle dos projetos pelas gerências;

•otimizar a utilização de recursos e o controle de custos;

•criar um banco de dados relativo às atividades dos projetos;

•possibilitar a visão global dos aproveitamentos dos recursos;

•padronizar procedimentos para implementação de projetos;

•permitir o acompanhamento do andamento dos projetos;

•gerenciar interferências entre projetos; e

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2. CRIAR um grupo de trabalho com as atribuições mencionadas

a seguir:

a) definir os objetivos a serem atingidos pelo SGP; b) elaborar um plano de implantação do SGP; e

c) implementar o Sistema de Gestão de Projetos nas áreas da DTCG, bem como prestar o apoio necessário para o seu melhor desenvolvimento.

3. DESIGNAR para compor o grupo gestor do processo:

MARCOS A. CASSIAS PEREIRA - CEM (coordenador-geral) PAULO SÉRGIO PEREIRA - CEM (coordenador técnico ) NILSON MARCELO BONATO - CTR

4. DESIGNAR para compor o comitê de avaliação do SGP:

DENISE ARAÚJO VIEIRA KRUGER- PRJ THUTOMU FUJINO - PRJ PAULO SÉRGIO FONTOURA - CEM MARIA TEREZA DE ANDRADE - CEM

5. DESIGNAR para compor o grupo de implementação do SGP:

CARLOS E. N. DE LIMA MICHAUD - PRJ FERNANDA RISSETO D. CANDEO - PRJ RUBENS GODWIN CORREIA - PRJ

NELSON SORDI - PRJ

GLÊNIO JOSÉ DE OLIVEIRA - CEM ANA PAULA WANKE QUIROGA - PLE JOÃO MARCOS SALMAZO - CML HENRI JOSEPH E. COLEMONTS - GAP MÁRIO CÉSAR DO NASCIMENTO - EAL LUIZ FERNANDO P. DE OLIVEIRA - CTR HAMILTON FIGUEIREDO - TIG

6. DETERMINAR que as demais áreas da GER prestem todo o

apoio necessário ao cumprimento dos objetivos previstos neste aviso.

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ESCOPO DO PROJETO

Desenvolver e implementar um sistema centralizado de gestão de projetos na DTCG, que proporcione uma padronização no acompanhamento, controle e comunicação dos projetos, além de permitir um melhor controle dos recursos, custos, prazos e riscos.

PROBLEMAS ATUAIS:

ü Falta de padronização na condução e acompanhamento dos projetos;

ü Falta de um sistema centralizado de controle de projetos; ü Impossibilidade de uma visão global do andamento dos projetos;

ü Falta de cultura de gerenciamento de projetos;

ü Falta de dados confiáveis de custo, prazos e recursos utilizados.

ü Impossibilidade de ter um controle em tempo real dos custos e recursos humanos;

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CAUSAS PRINCIPAIS:

ü Herança de cultura predominantemente estatal;

ü Recursos humanos e de custeio não eram escassos; ü Orçamento era somente de investimento;

ü Remuneração era garantida pela comprovação de custo realizado;

ü Não havia necessidade de venda de serviços externos e internos.

PRINCIPAIS INTERESSES E EXPECTATIVAS FRENTE AO PROJETO

§ Obter informações mais precisas e atualizadas referentes a custos, prazos e recursos, por projeto e de forma global;

§ Criar e manter um banco de dados com informações históricas dos projetos;

§ Possibilitar a visualização do andamento dos projetos pelos gerentes em níveis variados de detalhamento.

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RECURSOS A SEREM UTILIZADOS:

• Profissionais da CEM/EQCSP e representantes da demais áreas conforme aviso GER 029/2002

• Softwares de gerenciamento:

GIRASSOL - software desenvolvido pela área de TI da COPEL com

o objetivo de disciplinar o fluxo de andamento de um projeto ou serviço, proporcionando uma visibilidade gerencial adequada durante todo o ciclo de vida do projeto.

• Metodologia do PMBOK para gestão de projetos.

PRIMAVERA - software comercial desenvolvido com o objetivo

de suportar o planejamento e controle de projetos dentro de uma visão corporativa, proporcionando uma gerência de projetos moderna e completa. (07 licenças já adquiridas pela GER)

BENEFÍCIOS ESPERADOS

COM A IMPLANTAÇÃO DO

SISTEMA DE GESTÃO DE

PROJETOS

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• Melhor controle dos projetos pelas gerências;

• Disseminação da cultura de gerenciamento de projetos; • Otimização de recursos humanos e de custos;

• Padronização de procedimentos para implementação de projetos;

• Acompanhamento do andamento dos projetos (prazos e custos);

• Maior confiança no atendimento aos prazos dos projetos. • Criação de banco de dados relativos às atividades dos projetos (centralização de informações);

• Visão global do aproveitamento dos recursos;

• Gerenciamento de interferências entre projetos;

POSSÍVEIS RESISTÊNCIAS AO

PROJETO

• Resistências das pessoas que não acreditam no projeto (pessimistas);

• Resistências das áreas intervenientes em razão de alteração nas atividades rotineiras.

• Resistências de pessoas/áreas intervenientes decorrente de conflito de prioridades com outros projetos e/ou serviços em andamento;

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POSSÍVEIS E EVENTUAIS

DESVANTAGENS

• Acréscimo de tempo e/ou pessoas para alimentação de dados no sistema;

• Necessidade de sistematização do processo de gerenciamento de projetos.

RISCOS POSSÍVEIS

• Falta de disponibilidade de tempo e recursos para alimentação de dados no sistema;

• Burocratização do processo de gerenciamento de projetos;

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Cronograma Macro de

Implantação do SGP

COPEL Geração CRONOGRAMA MACRO FASE 0 CONCEITO E ACOMPANHAMENTO DO CICLO DE VIDA

jul/02 dez/02 jun/03 dez/03 jun/04

FASE 1 ESCOPO E TEMPO DO PROJETO FASE 2 RECURSOS HUMNAOS E RISCOS DO PROJETO FASE 3 CUSTOS E COMUNICAÇÃO DO PROJETO FASE 4 QUALIDADE E AQUISIÇÕES DO PROJETO dez/04

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RESULTADOS ESPERADOS COM A UTILIZAÇÃO DO GIRASSOL NA DTCG (Fase 0):

- DESENVOLVER O CONCEITO DE CICLO DE VIDA

DO PROJETO;

- INTRODUZIR O CONCEITO DE ACOMPANHAMENTO

DE PROJETOS, ATRAVÉS DO PLANEJAMENTO E

CONTROLE DOS EVENTOS DO PROJETO; - AUXILIAR NA INTRODUÇÃO DE CONCEITOS BÁSICOS DE COMUNICAÇÃO DOS PROJETOS.

FASE 0 - CONCEITO E ACOMPANHAMENTO DO CICLO DE VIDA

Aprovação Formal do Projeto

jul/02 ago/02 set/02 out/02 nov/02 dez/02

Adequação e testes do GIRASSOL Detalhamento do cronograma de implantação do SGP Apresentação do GIRASSOL às áreas da DTCG

Utilização do GIRASSOL para o acompanhamento e controle

de projetos

Comunicado 029/2002

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GIRASSOL

Aplicativo ambiente NOTES para

auxiliar no controle de projetos,

através da formalização,

planejamento e registro de

eventos.

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Acompanhamento de

Projetos

COPEL Geração Resumo do Relatório Final Relatório Final do Projeto (__/__/__) Encerramento

Resumo da fase atual de execução Produto Realizado (__/__/__) Execução / Controle Resumo do Escopo e Cronograma de Eventos Plano do Projeto Elaborado (__/__/__) Planejamento Resumo da Demanda Demanda Detalhada (__/__/__) Inicialização Relatos para acompanhamento Eventos Ciclo de vida da Gerência de Projetos

SISTEMA DE GESTÃO DE PROJETOS

SISTEMA DE GESTÃO DE

SISTEMA DE GESTÃO DE

PROJETOS

PROJETOS

ESCOPO DO PROJETO

RECURSOS A SEREM UTILIZADOS:

BENEFÍCIOS ESPERADOS

COM A IMPLANTAÇÃO DO

SISTEMA DE GESTÃO DE

PROJETOS

POSSÍVEIS RESISTÊNCIAS AO

PROJETO

POSSÍVEIS E EVENTUAIS

DESVANTAGENS

RISCOS POSSÍVEIS

Cronograma Macro de

Implantação do SGP

GIRASSOL

Aplicativo ambiente NOTES para

auxiliar no controle de projetos,

através da formalização,

planejamento e registro de

eventos.

Acompanhamento de

Projetos

Resumo da Demanda

•Objetivo do Projeto.

•Identificação do cliente.

•Requisitos principais.

•Estimativa de tempo.

•Estimativa de custo.

•Riscos.

•Identificação das áreas envolvidas.

•Identificação do Líder do Projeto.

Resumo do Escopo e

Cronograma de Eventos

• Lista dos produtos a serem gerados no

projeto (intermediários e final).

• Lista dos eventos do projeto com a data

de ocorrência.

Resumo da fase atual de

execução

•Lista dos eventos do projeto com a data

de ocorrência, focalizando a data atual.

•Lista de requisitos que necessitam ser

suportados pela Gerência.

Resumo do Relatório Final

•Lista dos produtos entregues ao cliente.

•Comparativo tempo previsto x tempo

realizado.

•Comparativo m.o. prevista x m.o. utilizada.

•Grau de satisfação do cliente.