MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Gestão do Arquivo da Faculdade
de
Medicina
Dentária
da
Universidade do Porto: Aplicação
do AtoM
Rui Pedro Araújo Ribeiro
M
2016
UNIDADES ORGÂNICAS ENVOLVIDAS
FACULDADE DE ENGENHARIA FACULDADE DE LETRAS
2
Rui Pedro Araújo Ribeiro
Gestão do Arquivo da Faculdade de Medicina
Dentária da Universidade do Porto – Aplicação do
AtoM
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado de Ciência da Informação,
orientada pelo Professor Doutor Gabriel de Sousa Torcato David
Membros do Júri
Presidente: Professor Doutor António Manuel Lucas Soares (FEUP); Vogal Externo: Professora Doutora Maria Teresa Ribeiro Pereira
(ISEP.IPP);
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“Não tentes ser bem-sucedido, tenta ser um homem de valor.”
Albert Einstein
“O período de maior ganho de conhecimento e experiência é o período
mais difícil da vida de alguém.”
Dalai Lama
“Se encontrares um caminho sem obstáculos, provavelmente não te
levará a lado nenhum.”
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Agradecimentos
Ao Professor Doutor Gabriel de Sousa Torcato David, pela disponibilidade e paciência na orientação desta Dissertação.
À Doutora Delfina Alves, orientadora da Dissertação na Instituição de Acolhimento pelo apoio contínuo e compreensão demonstrados.
A todos os funcionários dos Serviços da Faculdade de Medicina Dentária, que por uma razão ou outra contribuíram e ajudaram à elaboração da Dissertação.
À Doutora Maria Eugénia Matos Fernandes, pelo interesse e apoio demonstrados na difícil fase inicial deste projeto.
Ao Doutor Jorge Pópulo, do Serviço de Documentação e Informação da FEUP, pela inteira disponibilidade em facultar documentos de relevo para a elaboração da Dissertação.
Um agradecimento especial à Dna. Amélia Gonçalves e à Dna. Marina Malojo, por serem sempre boas colegas de trabalho, sempre com boa disposição e com inteira disponibilidade para ajudar.
Um agradecimento também especial, à Dna. Maria de Fátima Pereira Dias Tavares, à Doutora Carla Sofia Moreira Pinto e ao Sr. Luís Miguel Correia Monteiro Faria Mendes, pela disponibilidade demonstrada em serem entrevistados e também pela ajuda sempre dada.
A todos os meus AMIGOS, todos eles sabem bem quem são, que participaram nesta grande fase da minha vida e me ajudaram a passá-la com a melhor disposição e sentido de amizade jamais esperado.
Ao Fábio Carvalho, por ser um amigo em todas as horas, principalmente nestas mais difíceis do final.
À minha Marta Leal, sempre do meu lado para tudo o que fosse preciso.
Por fim, à minha linda Família, em especial aos meus ricos Pais, que estiveram sempre lá, como uns verdadeiros Pais devem estar.
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Resumo
Esta Dissertação de final de Mestrado, desenvolvida no âmbito do Mestrado de Ciência da Informação é um estudo de caso, que tem como centro da investigação o Arquivo da Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto e a sua organização.
A metodologia usada neste trabalho passou por: observação participante, análise documental e entrevistas. As fases que completaram este trabalho são: um estudo orgânico-funcional, com o intuito de perceber como e de onde é proveniente a informação armazenada no Arquivo da FMDUP; inventariação de todas as unidades informacionais existentes no arquivo, percebendo assim que conteúdo esta armazenado no mesmo; descrição detalhada de uma amostra de unidades, pertencente aos Serviços Académicos da Faculdade e de acordo com as normas ISAD(G) e ISAAR (CPF), utilizando o Software AtoM.
Os resultados que se obtiveram com a realização deste trabalho, são fundamentalmente uma memória informacional descrita de acordo com as normas descritas, que ficará sempre organizada de modo a ter um armazenamento continuado, melhor organizado que anteriormente, podendo melhorar o funcionamento laboral da Instituição.
Keywords: Arquivo; AtoM; Descrição Arquivística; FMDUP; Gestão
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Abstract
This thesis of late Master, developed under the Information Science Master is a case study, whose central research it’s the Archive of the Faculty of Dental Medicine of University of Porto and it’s about its organization.
The methodology used in this study went through participant observation, document analysis and interviews. The phases that this work have gone trough are: an organic-functional study, in order to see how and where the information stored in the Archive of FMDUP came from; inventory of all existing informational units in the Archive, to realize which content is stored therein; Detailed description of a sample of units belonging to the Academic Services of the Faculty and according to ISAD (G) and ISAAR (CPF), using the AtoM Software.
The results that were obtained with the realization of this work, are essentially an informational memory described in accordance with the rules described, which will always be organized so as to have a continued storage, better organized than before so it can improve the work functioning of the institution.
Keywords: Archive; AtoM; Archival Description; FMDUP; Documental
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Índice de Ilustrações
Ilustração 1- AtoM Architecture... 29
Ilustração 2 - Classificação MEF... 31
Ilustração 3 - Prestação de Serviços de Ensino e Formação – MEF ... 32
Ilustração 4 - Fachada da Faculdade de Medicina Dentária do Porto ... 35
Ilustração 5 - Organograma não completo da FMDUP ... 37
Ilustração 6 - Representação dos antigos Órgãos de Gestão da FMDUP ... 43
Ilustração 7 - Antigos Órgãos de Gestão da FMDUP e suas ramificações ... 44
Ilustração 8 - Representação do antigo Conselho Diretivo da FMDUP e suas ramificações ... 45
Ilustração 9 - Antiga Organização Interna da FMDUP ... 46
Ilustração 10 - Disposição do Arquivo ... 55
Ilustração 11 - Inventário dos Livros de Relatórios de Contas e outros, transferidos do Arquivo ... 56
Ilustração 12 - Imagem representativa da Instituição do Arquivo ... 61
Ilustração 13 - Zonas de Descrição na Instituição de Arquivo ... 62
Ilustração 14 - Página do Fundo no AtoM ... 63
Ilustração 15 - Referências das Séries ... 66
Ilustração 16 - Página descritiva da Série Termos ... 67
Ilustração 17 - Numeração na referenciação dos itens ... 68
Ilustração 18 - Zona de documentação associada ... 69
Ilustração 19 - Subsérie e seus documentos, pertencentes à Série Comissão Instaladora ... 70
Ilustração 20 - Séries dos Órgãos de Gestão ... 70
Ilustração 21 - Exemplo de descrição de um documento fotográfico ... 71
Ilustração 22 - Gráfico representativo das notas dadas à usabilidade e importância do AtoM ... 82
Ilustração 23 - Ilustração da Legislação do Conselho de Representantes ... 89
Ilustração 24 - Ilustração da Legislação do Conselho do Diretor... 90
Ilustração 25 - Legislação referente ao Conselho Executivo ... 91
Ilustração 26 - Legislação referente ao Conselho Científico ... 91
11 Ilustração 27 - Legislação acerca do Conselho Pedagógico ... 92 Ilustração 29 - Ilustração exemplo da inventariação na folha Excel ... 93 Ilustração 30 - Continuação do exemplo da inventariação na folha Excel ... 93
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Índice de Tabelas
Tabela 1 - Tabelo exemplo do registo das unidades no Excel ... 50 Tabela 3 - Representação das entrevistas efetuadas ... 81
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Lista de Abreviaturas
FMDUP – Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto FEUP – Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
FLUP – Faculdade de Letras da Universidade do Porto
ISAD (G) - Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
ISAAR (CPF) - Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para
Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias
SA – Serviços Académicos OG – Órgãos de Gestão UP – Universidade do Porto
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Sumário
Resumo ... 7 Abstract ... 8 Índice de Ilustrações ... 10 Índice de Tabelas ... 13 Lista de Abreviaturas ... 14 Introdução ... 19 Objeto de Estudo ... 19 Contextualização ... 20Capítulo 1 - Revisão da Literatura ... 22
1.1 Perspetiva do arquivo numa instituição de ensino superior ... 22
1.2 Software AtoM ... 27
1.3 Macroestrutura Funcional (MEF) ... 30
Capítulo 2- “Intervenção no arquivo da Faculdade” ... 33
2.1 Metodologia utilizada no estudo de caso em questão... 33
2.2 Estudo orgânico – funcional da Faculdade de Medicina Dentária ... 35
2.2.1 Conselho de Representantes ... 37 2.2.2 Diretor ... 38 2.2.3 Conselho Executivo ... 40 2.2.4 Conselho Científico ... 40 2.2.5 Conselho Pedagógico ... 41 2.2.5 Órgão de Fiscalização ... 42
2.2.6 Evolução da Estrutura Orgânica (Órgãos de Gestão e Gestão Interna da FMDUP) ... 42
2. 3 Inventariação ... 48
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2.5 Enumeração das estantes e arrumação física ... 54
2.6 Indexação ... 57
2.7 Utilização do Software Atom ... 60
Capitulo 3 - “Avaliação” ... 73
3.1 Resultados e avaliação a partir de entrevistas ... 73
Conclusões ... 84
Referencias Bibliográficas ... 86
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Introdução
Objeto de Estudo
A realização desta dissertação parte da oportunidade de haver um melhoramento na organização e implementação devida de uma descrição arquivística, para arquivo da Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto.
O problema central, a partir do qual se inicia este mesmo trabalho, é a falha na organização do arquivo, as suas condições menos boas para uma boa preservação dos documentos, a arrumação desgovernada das pastas, livros ou papéis avulso, sem qualquer sistema de classificação ou método de ordenação. A elaboração desta dissertação traduz a vontade e a necessidade de reorganizar o arquivo no seu todo, através do restabelecimento das ligações orgânicas entre este acervo e o que se encontra à guarda dos serviços administrativos. Podemos assim dizer que, neste caso, este trabalho passa por um caso de estudo, no que diz respeito à investigação a realizar.
A pergunta à qual se tenta responder também, com a elaboração deste trabalho, passa por: A organização do arquivo e o melhoramento da descrição arquivística existente podem fazer melhorar o funcionamento administrativo da instituição?
A partir do estudo teórico feito, do trabalho prático elaborado presencialmente no arquivo da FMDUP, onde é de fácil perceção a dificuldade na procura dos documentos das pessoas que dele necessitam e de questões colocadas aos funcionários que todos os dias trabalham com a necessidade de utilização do arquivo para realizar devidamente as suas funções, essa pergunta terá uma resposta válida e com bases bem assentes.
Sendo os objetivos deste trabalho criar condições melhoradas de acesso à informação existente no arquivo; inventariar, descrever e organizar devidamente as fontes que dele fazem parte, considerar a possibilidade de instalação de um software de descrição arquivística e proceder a uma análise contextual da produção informacional ao longo do tempo, para ser possível adequar a reorganização desse mesmo arquivo, é necessário:
Um estudo e conhecimento da estrutura orgânico-funcional da instituição;
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Um levantamento de todo o teor informacional existente no arquivo e classificação do mesmo
Trabalhar nesse mesmo software de descrição, exemplificando com um elevado número de séries informacionais, para que seja possível perceber a necessidade do mesmo.
Contextualização
Esta dissertação é desenvolvida no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, lecionado pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e em parceria com Faculdade de Letras da Universidade do Porto. O estudo decorreu, entre 9 de Fevereiro e 30 de Junho de 2016, no Arquivo da Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto.
A Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto, designada por FMDUP é, uma unidade orgânica de ensino e de investigação com autogoverno, com autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e com uma personalidade tributária.
A Escola Superior de Medicina Dentária funcionou em instalações provisórias no Hospital de S. João, criada pelo Decreto-Lei nº 368, de 15 de agosto de 1976 e entrou em funcionamento em novembro do mesmo ano, tendo constituído, em Portugal, a primeira instituição de ensino médico-dentário de nível universitário. Foi integrada na Universidade do Porto a 6 de janeiro de 1989, através da Lei nº 10, de 6 de janeiro de 1989, que cria a Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto.
A mudança de Instalações para o atual edifício ocorreu em 15 de julho de 1997, sendo que desde esse tempo a informação foi sendo colocada e arquivada de forma inadequada e desgovernada. A Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto, designada por FMDUP é, como referem os estatutos da Universidade, uma unidade orgânica de ensino e de investigação com autogoverno, com autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e com uma personalidade tributária. Nesta dissertação uma das fases cruciais a desenvolver é a análise desta mesma organização em termos orgânico-funcionais, com o intuito de alinhar devidamente aquilo que de valor o arquivo pode conter para a instituição e para
21 uma melhor distribuição e seleção da informação, na medida em que o arquivo, é um importante suporte e até reflexo da instituição em questão ou de qualquer outra. A Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto é hoje uma instituição de prestígio a nível nacional e internacional.
A mudança para as atuais instalações da Faculdade poderá ter agravado a situação de desorganização pré-existente. Em 2015, e em articulação com a UPdigital, foi realizada uma intervenção no depósito onde se acumula a documentação mais antiga, com o objetivo de identificar as unidades informacionais existentes, os respetivos serviços produtores e datas de produção e acumulação. A motivação para a realização desta dissertação tem como base a continuação e finalidade desse mesmo primeiro esforço feito pela UPdigital. É necessário dar continuidade à reforma no arquivo da FMDUP, já que, desde os seus inícios como Faculdade, não foram tomadas as devidas precauções e considerações. Estamos em 2016 e um arquivo bem organizado e bem estruturado, com uma descrição e acumulação ordenadas, trazem certamente um novo folgo e forma de trabalhar a todos os funcionários que dele necessitam para exercer as suas funções. É de extrema importância alear esta estrutura de acumulação de documentos a que chamamos arquivo, com o resto da estrutura organizacional que constitui a FMDUP.
Existe assim aqui, a oportunidade de renovar este arquivo que tanto pode fornecer a esta faculdade, na sua investigação, tanto para os estudantes como para a sua própria administração. Os benefícios que estão adjacentes a este trabalho passam pela oportunidade de podermos dotar a faculdade de Medicina Dentária de uma memória com um registo estruturado, segundo as normas arquivísticas, utilizando um software de descrição arquivística que permita a consulta dos variados documentos que agora se encontram aleatoriamente organizados.
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Capítulo 1 - Revisão da Literatura
1.1 Perspetiva do arquivo numa instituição de ensino superior
A disciplina da arquivística como hoje a conhecemos, é relativamente recente e teve a sua origem aquando das mudanças político-ideológicas, socioeconómicas e culturais provenientes da Revolução Francesa. Assim, é possível dizer que os arquivos vistos como repositórios de informação, como albergadores de memória de variadas entidades coletivas que influenciaram a evolução das respetivas línguas dos povos, das sociedades e dos estados, começaram a tornar-se algo importantes, mais precisamente, a partir do século XVIII, em contexto do Racionalismo Iluminista. O que precedeu a essa época foi uma visão jurídico- administrativa, em que os arquivos eram vistos como instrumentos de apoio às administrações e aos interesses políticos, em vez de serem vistos como fonte de informação com importância e teor cultural. (Ribeiro, [s.d.], p.19)
Segundo (Faria; Pericão,2008) e a Wikipédia, citados por (Silva, 2015, p,104) a Arquivologia/Arquivística é “uma ciência que tem por objeto os arquivos, os princípios da sua constituição, conservação, organização e comunicação. É a ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registadas em documentos de arquivos”. Segundo os mesmos autores, o Arquivo é “um conjunto orgânico de documentos, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva ou por organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e organizados e conservados de forma permanente ou durante um período de tempo determinado, a título de prova ou informação, qualquer que seja a data, a forma ou o suporte material; organismo encarregado de reunir arquivos, conservá-los e colocá-los à disposição dos utilizadores; edifício no qual são conservados registos públicos ou documentos históricos, geralmente não impressos; móvel destinado à guarda de documentos; em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução das suas atividades. Os documentos preservados nos arquivos podem ser de vários tipos e em vários suportes”
23 Assim, podemos perceber que os arquivos têm muitas variantes que os caracterizam e os identificam, já que a informação neles contida, apesar de ser quase sempre registos públicos ou documentos históricos, depende muito da organização que o cria e acolhe, o que irá determinar o seu acondicionamento e tratamento.
Os arquivos têm o objetivo de estar ligados e de satisfazer a administração a que estão vinculados, servindo de suporte à pesquisa técnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, para que sejam de rápido acesso e reposta precisa aquando de consultas. Os documentos nos arquivos, quando se encontram bem estruturados e com uma organização bem delineada, permitem evitar perdas de tempo desnecessárias e diminuindo a sobrecarga de trabalho. Serve ainda como fonte importante de pesquisa para a administração, bem como no auxílio ao administrador na hora de tomar decisões. Em quaisquer arquivos em que se trabalhe ou da instituição em que se encontra o mesmo, deve-se antes de tudo, conhecer a organização, ter conhecimento dos diversos setores e a hierarquia, na medida em que é imperativo determinar os tipos de documentos e o fluxo adjacente à mesma. (Lopes, 2003/2004, p.113-115)
Só no início dos anos noventa os arquivos universitários começaram a ser estudados pela arquivística. Como referiram (Rousseau e Couture, 1998, p.207), “entre as instituições (…) as universidades permanecem provavelmente as que oferecem maior interesse, no âmbito de um estudo tipológico de arquivos”. Os arquivos das instituições de ensino superior, quando existentes, contêm documentação importante que foi criada no decorrer dos vários períodos de ensino e pesquisa. Essa documentação pode-se tornar realmente essencial, na medida em que se podem tornar uma fonte de pesquisa para vários tipos de usuários do arquivo, como alunos, professores, administradores e mesmo historiadores. Os documentos que um arquivo de uma instituição de ensino superior pode conter vão desde: documentos provenientes do funcionamento da instituição, como atas do conselho de administração, créditos orçamentais, correspondência administrativa, documentos relativos das variadas atividades académicas como as teses, as publicações e os jornais de estudantes, bem como os documentos relativos aos diplomas. Pode acontecer também algumas universidades ou faculdades podem conter nos seus fundos de arquivos documentação relacionada com a história regional ou local ou ainda com a história do ensino e da educação. (Rousseau e Couture, 1998, p.208)
24 Assim, é importante que estas instituições procurem maneiras viáveis para preservar toda esta informação e memória institucional, para que a possam utilizar de forma vantajosa nas diferentes atividades de ensino ou pesquisa. Torna-se então crucial que haja uma gestão de documentos, as universidades e faculdades devem implementar programas de gestão de documentos, para sistematizar os procedimentos administrativos, conseguindo um controlo da produção documental, da sua utilização e do seu destino final.
A gestão de documentos arquivísticos numa instituição de ensino superior pode ser tida como um processo técnico-administrativo que contém e deve respeitar políticas, regras e procedimentos que determinam como e de que maneira os documentos devem ser produzidos, acedidos, arquivados e preservados pelos órgãos académicos e administrativos, de forma a servirem para o uso da sociedade e dos cidadãos no exercício dos seus direitos. (Martins, 2006) citado por (Carpes e Flores, 2013, p.18)
Segundo Belloto (1989, p. 23-24) citado por (Boso, Souza e Cisne, 2007, p. 126) o papel fundamental dos arquivos universitários é:
“1- Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, histórica e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade;
2- Avaliar e descrever estes documentos tornando possível seu acesso, segundo as políticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins;
3- Supervisionar eliminação, ter o controlo da aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de valor permanente seja destruído.
O seu segundo grande papel passa por:
1- Fornecer aos administradores as informações requeridas no menor prazo possível;
2- Fazer as demandas de informação e de pesquisa requer-se do serviço de arquivos universitários que proponha e coordene a uniformização de métodos de classificação de documentos dentro das unidades universitárias com afinidade de recuperação acelerada dos documentos necessários aos administradores.”
25 Vemos assim a importância da existência de um arquivo universitário permanente, guardando e divulgando a memória da instituição e controlando toda a informação que se vai formando ao longo dos anos pela administração da mesma e permitindo que, anos mais tarde essa informação esteja disponível para consulta. Tudo isto requer uma evolução e um alinhamento constante com os objetivos e missão da instituição.
Ainda Belloto (1989, p. 25) citado por (Boso, Souza e Cisne, 2007, p. 127), refere a importância dos arquivos permanentes das universidades, afirmando que os mesmos “possibilitam eficiência administrativo-académica, informam sobre os procedimentos passados de ensino e de pesquisa; guardam direitos e deveres de professores, alunos e funcionários durante o seu tempo de permanência na universidade e mesmo depois dele; finalmente, fornecem dados de toda ordem como grande capital de experiência para continuidade institucional da universidade.” Segundo o mesmo autor percebe-se ainda os pontos de igualdade entre os arquivos e as instituições de ensino superior, deixando claro a importância destes mesmos arquivos nestas instituições. Para o autor, essas vertentes são:
“1- Arquivo na universidade enquanto sistema documental oficial da informação administrativa e científica dentro das próprias unidades e órgãos de direção.
2- Arquivos culturais com fundos e coleções de origem privada e de interesse da comunidade e de história da região.
3- Arquivos da universidade como integrante de um sistema maior dentro da esfera jurídico-administrativa a qual a entidade está ligada.
4- Assistência técnica das universidades aos arquivos públicos especialmente os municipais, tão carentes de recursos e de metodologias atualizadas.
5- Ensino arquivístico em níveis de graduação, pós-graduação, especialização e extensão com que a universidade pode enriquecer a própria área e os próprios profissionais.”
Percebemos assim que, estes sistemas de informação devem ser tidos em conta no contexto da contínua evolução e aproveitamento da informação produzida pelas
26 instituições de ensino superior. São tidos como apoio essencial em variados tipos de pesquisa que esteja relacionada com a informação existente nesses arquivos, procuram satisfazer todos os tipos de usuários e principalmente preservar a memória institucional já descrita anteriormente. Podemos assim dizer que o sistema de informação Arquivo se caracteriza pelo conjunto de três fatores, sendo eles: a estrutura orgânica, serviço ou uso e o fator memória.
Segundo (Ribeiro e Fernandes, 2001, p. 48), “é necessário uma análise profunda, não apenas para caracterizar a estrutura do sistema de informação, mas também para se conhecer toda a sua orientação funcional, ou seja, os circuitos de informação, os instrumentos que permitem manuseá-la e difundi-la e os parâmetros que determinam a sua conservação, constituindo uma memória institucional que se projeta no futuro.” As mesmas autoras defendem que a análise do fluxo de informação permite detetar falhas ou anomalias do sistema, nomeadamente deficiências nos seus circuitos e ausência de controlo em diversos momentos, como a receção, na tramitação e até na expedição, funcionando como instrumento corretivo de otimização, com vista a uma maior eficácia serviço/uso e a uma mais adequada retenção em consonância com os objetivos da organização.
No que diz respeito à análise orgânico-funcional da instituição em causa, os organigramas ganham um importante papel, porque permitem perceber de que forma se dirigiu a evolução da mesma, deixando claro quais os momentos em que houve alterações relevantes na estrutura orgânica. As universidades e as faculdades são reguladas por leis que vão de encontro e que mantêm regulados três aspetos fundamentais, sendo eles, a gestão das instituições, a estrutura e o funcionamento dos serviços e a organização dos estudos e da investigação. Adjacente à estrutura orgânica está a componente funcional, isto é, a cada elemento estrutural corresponde um conjunto de competências e atribuições, que desencadeiam atividades várias e conduzem à produção informacional. (Ribeiro e Fernandes, 2001, p. 60)
27
1.2
Software AtoM
O software AtoM é um software de descrição arquivística que pode ser utilizado por uma única instituição ou para realizar a sua descrição, mas permite e aceita também descrições de outras instituições. O AtoM é um software livre com código aberto, ou seja, pode ser usado, copiado, estudado, modificado e redistribuído sem restrição e permite intercâmbios nos formatos EADDTD e Dublin Core. Segundo (Santos e Lopes, 2012, p. 12) “uma das vantagens na utilização do software para a descrição arquivística, refere-se à possibilidade de acesso remoto aos documentos, bem como a visualização, através da estrutura do software, das hierarquias e das vinculações que os documentos estabeleceram no cumprimento da sua função.”
Este software permite navegar dos resultados para registos completos que irão ser representados e mostrados na descrição multinível, bem como a possibilidade de ter as ligações para o registo de autoridade do produtor. O mesmo permite também ao utilizador percorrer campos como assunto, local, nome e suporte. Pode ainda observar ligações com quaisquer ligações a objetos digitais e direcioná-los para um nível particular de descrição. O AtoM permite que utilizadores com acesso possam criar e editar descrições arquivísticas, registos de autoridade ou perfis de entidade detentoras segundo as normas ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDF. Os nomes de produtores podem ser ligados a partir da descrição arquivística diretamente para o registo de atividade, que por sua vez assinale datas e outra informação relacionada com o acontecimento. (Simões, 2010, p. 109)
É possível colocar termos de vocabulários controlados, se assim houver permissão, a partir da ligação das descrições arquivísticas a pontos de acesso. Todos os campos correspondem a área de descrição para cada norma. Há existência também de pontos de acesso, objetos digitais e objetos físicos, sendo que o campo de objetos físicos permite indicar a localização de unidades de instalação no qual o material esteja depositado. Todos os termos que estão disponíveis no software como pontos de acesso e menus de opções são mantidos como taxonomias de vocabulário controlado. O AtoM tem a capacidade de efetuar descrições como repositórios de objetos digitais, permitindo também alimentar e importar descrições de outros repositórios. (Simões, 2010, p. 110)
28 Nos dias de hoje, a maioria dos investigadores opta por efetuar a sua pesquisa na internet, por isso é importante a disponibilização em linha de recursos informáticos. Assim, uma das motivações primárias deste projeto é tornar disponíveis descrições de entidades detentoras que doutro modo não estariam acessíveis na internet. Como já foi referido, o modelo de dados foi criado com o intuito de ser flexível o suficiente para se adaptar a várias normas e relações entre a ISAD (G) e a EAD, Dublin Core, Rules For
Archival Description do Canadá e MODS. É um modelo de dados que basicamente
consiste em descrições arquivísticas, registos de autoridade, entidades detentoras e funções. As descrições arquivísticas presentes incluem os elementos da norma ISAD (G), permitindo ligá-los a um objeto físico ou digital descrevendo a localização, caraterísticas físicas, estrutura e informação técnica. Os registos de autoridade disponibilizam descrições sobre as entidades que interagem entre si através dos documentos produzidos, os elementos da norma ISAAR (CPF) são utilizados para a criação desses mesmos documentos. Contém ainda vocabulário controlado criado com base na norma ISO para criação de Tesauros Para descrição de funções existe a possibilidade de utilização dos elementos da norma ISDF. (Simões, 2010, p. 112)
No que diz respeito aos elementos de descrição o AtoM não possui História administrativa/Biografia, nem notas sobre conservação. Permite colocar a observação sobre a versão final ou em rascunho. Já o segundo cabeçalho refere-se às ações que são passíveis de ser editadas: descrições arquivísticas, instituição arquivística, termo e função. A partir do terceiro cabeçalho é possível adicionar uma nova descrição de fundo/coleção, baseado na norma ISAD (G). Já para o registo de autoridade o AtoM utiliza o ISAAR (CPF), sendo que os registos são a forma autorizada do nome, combinados com elementos de informação que podem identificar e descrever a entidade. A norma possui quatros áreas: identificação, descrição, relacionamento e controlo. No caso da ISDF, para descrever uma função, é necessário estabelecer ligações com as descrições arquivísticas e os registos de autoridade. (Santos e Flores, 2012, p. 14-15)
29 Ilustração 1- AtoM Architecture
30 Assim se percebe que este software pode ser tido como uma mais-valia no que diz respeito à descrição arquivística, permitindo e tornando mais fácil essa mesma descrição. Podemos dizer que, à primeira vista, parece ser um software fácil para trabalhar, intuitivo e com a vantagem de poder abranger normas como a ISAD (G), ISAAR (CPF) e a ISDF. Pode-se esperar então um trabalho facilitado e na vanguarda, com a escolha deste software de descrição arquivística.
1.3 Macroestrutura Funcional (MEF)
Segundo Lourenço et al (2013, p.5) a Macroestrutura Funcional (MEF) é uma representação conceptual de funções desempenhadas por organizações do setor público, concebida para servir de quadro de apoio à elaboração de planos de classificação funcionais. Apresenta-se sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis, na qual:
As instâncias de primeiro nível representam funções;
As instâncias de segundo nível representam as subfunções em que as primeiras podem ser decompostas.
A Macroestrutura agora disponibilizada é composta por:
Esquema hierárquico com a estrutura das classes de primeiro e segundo nível (código e título);
Caracterização das classes, em que cada instância, independentemente do nível a que se situa, é formalizada através de um conjunto de cinco elementos de informação: código, título, descrição, notas de aplicação e notas de exclusão;
Índice alfabético de termos de uso corrente, com remissivas para a respetiva classe.
A estrutura das classes atendeu ao seguinte modelo conceptual de base:
Funções de suporte:
- Funções de apoio à governação – centradas na estratégia, no planeamento e no controlo de gestão;
31 - Funções de suporte à gestão de recursos – centradas na gestão eficiente dos recursos complementares mas necessários à realização das missões operacionais.
Missões operacionais:
- Função normativa, reguladora e fiscalizadora;
- Função produtiva e prestadora de serviço.
No que diz respeito à Administração Pública, a MEF é utilizada para desenvolver os planos de classificação das mesmas, tornando-se um importante suporte ao trabalho da mesma. A versão MEF 2.0 é uma versão que vem possibilitar que estes novos planos de classificação possam ser incluídos nas tabelas de seleção dos organismos públicos, sendo que já foram elaboradas e devidamente publicadas em portarias de gestão de documentos.
Aqui podemos ver mais pormenorizadamente a estrutura da classe que no caso desta dissertação certamente será a mais utilizada: a classe 750, que diz respeito aos Prestação de Serviços de Ensino e Formação. Imagem retirada de um documento facultado pelo professor orientador:
32 Sendo que, a caracterização e descrição geral desta classe está enumerada nesta imagem, que foi retirada de um documento emitido pelo Governo Português, designado Macroestrutura Funcional – MEF (2013):
Ilustração 3 - Prestação de Serviços de Ensino e Formação – MEF
Assim se percebe a mais-valia da MEF em termos de classificação, tendo uma vastíssima e bem organizada informação, o que possibilita o aumento de eficiência, bem como uma melhor compreensão dessa mesma informação e melhoramento consequente de trabalho a efetuar, aquando da utilização da mesma.
33
Capítulo 2- “Intervenção no arquivo da Faculdade”
2.1 Metodologia utilizada no estudo de caso em questão
A abordagem que será feita parte de um estudo de caso, sendo que um estudo de caso passa por “uma abordagem metodológica de investigação especialmente adequada quando procuramos compreender, explorar ou descrever acontecimentos e contextos complexos, nos quais estão simultaneamente envolvidos diversos fatores” Araújo et al (2008, p.4) Yin (1994, p.13), citado pelos mesmos autores define “estudo de caso” com base nas características do fenómeno em estudo e com base num conjunto de características associadas ao processo de recolha de dados e às estratégias de análise dos mesmos. Por outro lado, Bell (1989) define o estudo de caso como um termo guarda-chuva para uma família de métodos de pesquisa cuja principal preocupação é a interação entre fatores e eventos. Fidel (1992) refere que o método de estudo de caso é um método específico de pesquisa de campo. Estudos de campo são investigações de fenómenos à medida que ocorrem, sem qualquer interferência significativa do investigador.
Segundo Benbasat et al (1987), citado ainda pelos mesmos autores, consideram que um estudo de caso deve possuir as seguintes características:
Fenómeno observado no seu ambiente natural;
Dados recolhidos utilizando diversos meios (Observações diretas e indiretas, entrevistas, questionários, registos de áudio e vídeo, diários, cartas, entre outros);
Uma ou mais entidades (pessoa, grupo, organização) são analisadas;
A complexidade da unidade é estudada aprofundadamente;
Pesquisa dirigida aos estágios de exploração, classificação e desenvolvimento de hipóteses do processo de construção do conhecimento;
Não são utilizados formas experimentais de controlo ou manipulação;
O investigador não precisa especificar antecipadamente o conjunto de variáveis dependentes e independentes;
34 Podem ser feitas mudanças na seleção do caso ou dos métodos de recolha de dados à medida que o investigador desenvolve novas hipóteses;
Pesquisa envolvida com questões "como?" e "porquê?" ao contrário de “o quê?” e “quantos?”
No estudo de caso aqui descrito e trabalhado, a metodologia utilizada começou por ser o levantamento e consequente inventário de todo o material existente no arquivo da FMDUP, com o objetivo de perceber com que tipo de documentação estamos a lidar e até onde se estende o horizonte desta investigação. Depois de feita esta contagem e sumarização, é necessário perceber quais as tipologias documentais e entidades mais existentes neste mesmo arquivo, para que seja possível nesta mesma fase, dividir, contar e identificar estantes de acordo com as mesmas. Devido ao vasto conteúdo documental que se encontra no arquivo, serão escolhidos documentos a analisar e organizar mais profundamente, de acordo com a sua importância e a utilização mais propícia aos seus respetivos “departamentos” e seus funcionários, podendo estar estes mesmos documentos em caixas, pastas ou em formato de livro.
Para isto, é essencial que haja uma análise orgânico – funcional da FMDUP, depois desta primeira fase estar concluída, para que essa organização do arquivo seja feita da melhor maneira de acordo com os quadros existentes na faculdade. Com o apoio da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e dos colegas responsáveis pela parte da arquivística nessa mesma faculdade, foi possível a visualização do relatório de avaliação da Informação Documental dos Serviços Académicos e de Recursos Humanos da mesma, que se tornou um guia a seguir, no que diz respeito à identificação do produtor dos variados documentos existentes no arquivo da FMDUP.
O tipo de classificação escolhida para a elaboração desta organização arquivística é a MEF (Macroestrutura Funcional). A Macroestrutura agora disponibilizada é composta por:
Esquema hierárquico com a estrutura das classes de primeiro e segundo nível (código e título);
Caracterização das classes, em que cada instância, independentemente do nível a que se situa, é formalizada através de um conjunto de cinco elementos de informação: código, título, descrição, notas de aplicação e notas de exclusão;
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Índice alfabético de termos de uso corrente, com remissivas para a respetiva classe.
Digamos que a parte final deste processo será efetuada, organizada e disponibilizada através da tecnologia Atom. Através deste software de descrição arquivística, depois das fases anteriores estarem concluídas, passamos para disponibilização da descrição arquivística do respetivo material escolhido. Este software permite a adição de variadas descrições de acordo com as normas ISAD (G), ISAAR (CPF) e a ISDF, o qual suporta.
Por fim, é feita uma avaliação através de entrevistas a funcionários, para que seja possível perceber os resultados deste tratamento e organização do arquivo, percebendo se foram tomadas as melhores medidas, se houve um acréscimo de facilidade na recolha de informação e que pontos ainda podem ser melhorados.
2.2 Estudo orgânico – funcional da Faculdade de Medicina
Dentária
Ilustração 4 - Fachada da Faculdade de Medicina Dentária do Porto
Um estudo orgânico – funcional da instituição é essencial para se conhecer e perceber o contexto em que a informação é produzida e a forma como é usada. Para que este estudo seja realmente útil tem de haver um levantamento da legislação inerente à instituição, neste caso a FMDUP. Essa legislação contém em si os estatutos da Faculdade, que nos deixam a descoberto como a Faculdade é vista do ponto de vista orgânico.
36 O último despacho lançado pela Assembleia da República em relação aos Estatutos da Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto, datam de 9 de Novembro de 2015 (Data de Emissão) e 5 de Maio de 2016 (Data de Inserção).
Nesses Estatutos, os quais podemos encontrar na própria página web da Faculdade, podemos perceber como estão organizados e que competências estão adjacentes aos órgãos de Gestão da FMDUP.
Segundo o Despacho n.º 12650/2015, que vem referenciado e descrito no Diário da República, 2.ª série — N.º 219 de 9 de novembro de 2015, os Órgãos de Gestão constituintes da FMDUP na atualidade são o:
Conselho de Representantes Diretor Conselho Executivo Conselho Científico Conselho Pedagógico Órgão de Fiscalização
Na figura seguinte, vemos representado o Organograma da FMUDP na atualidade. Como é óbvio e notável à primeira vista, faltam muitas outras ramificações do mesmo, mas a FMDUP de momento não tem qualquer organograma oficializado por inteiro e por isso, foi esta a representação do organograma que nos foi permitido apresentar em Dissertação, por parte do Sr. Professor Pedro Gomes, não havendo certeza se o último organograma oficializado satisfaz a necessidade das orgânica atual da Faculdade. Este organograma apesar de ser feito de origem, é obviamente adaptado de um organograma que já foi oficial, organograma esse que foi construído pela FMDUP.
37 Ilustração 5 - Organograma não completo da FMDUP
Vemos a partir da imagem os órgãos de gestão representados, bem como, a Unidade de Gestão Académica, que se divide em Pós e Pré – Graduação, fazendo parte dos Serviços Gerais da FMDUP.
Estes mesmos Estatutos referem no seu artigo 1º que a FMDUP é “…uma entidade do modelo organizativo da Universidade do Porto (U.Porto), sendo, nos termos dos Estatutos da Universidade, uma Unidade Orgânica de ensino e de investigação, dotada de autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e com personalidade tributária.”
2.2.1 Conselho de Representantes
Em relação aos Órgãos de Gestão que dela fazem parte, os estatutos de 2015, no seu artigo 12º, referem que cabe ao Conselho de Representantes:
“Organizar o procedimento de eleição da personalidade a propor para as funções de Diretor nos termos da lei, dos Estatutos da FMDUP e do regulamento aplicável;
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Comunicar formalmente ao Reitor o resultado da eleição referida na alínea anterior e respetivo programa de governo;
Aprovar o seu regulamento;
Aprovar as alterações dos Estatutos da FMDUP;
Apreciar os atos do Diretor e do Conselho Executivo;
Destituir o Diretor e o Conselho Executivo, devendo o ato de destituição ser devidamente fundamentado e aprovado por dois terços dos membros do Conselho de Representantes;
Propor as iniciativas que considere necessárias ao bom funcionamento da instituição;
Desempenhar as demais funções previstas na lei ou nos estatutos da FMDUP;
Compete ao Conselho de Representantes, nos prazos definidos pelo Reitor em função das necessidades do governo da Universidade, sob proposta do Diretor: Aprovar as propostas dos planos estratégicos e o plano de ação da FMDUP para o quadriénio do mandato do Diretor e enviá -las ao Reitor da U.Porto; Aprovar as linhas gerais de orientação da FMDUP no plano científico, pedagógico e financeiro; Criar, transformar ou extinguir subunidades orgânicas da FMDUP; Aprovar as propostas do plano de atividades, do orçamento de despesas e das receitas anuais da FMDUP e enviá -las para o Reitor da U.Porto; Aprovar o relatório de atividades e as contas anuais e enviá -los para o Reitor da U.Porto; Pronunciar -se sobre os restantes assuntos que lhe forem apresentados pelo Diretor”
2.2.2 Diretor
Cabe ao Diretor, segundo o artigo 18º:
“Representar a FMDUP no Senado da U.Porto e no Conselho de Diretores, perante os demais órgãos da Instituição e perante o exterior;
Presidir ao Conselho Executivo, ao Conselho Científico e ao Conselho Pedagógico e dirigir os Serviços da FMDUP;
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Responder às solicitações que lhe forem feitas pelo Reitor ou pelo Conselho Geral, nos prazos definidos por estes em função das necessidades do governo da Universidade, nomeadamente no que diz respeito aos planos estratégicos, orçamentos e relatórios de atividades e de contas;
Aprovar o calendário e o horário das tarefas letivas, ouvidos o Conselho Científico e o Conselho Pedagógico;
Executar as deliberações do Conselho Científico e do Conselho Pedagógico, quando vinculativas;
Exercer o poder disciplinar que lhe seja delegado pelo Reitor da U.Porto;
Elaborar as propostas dos planos estratégicos da FMDUP e do plano de ação para o quadriénio do seu mandato, ouvidos o Conselho Científico e o Conselho Pedagógico, em articulação com o plano estratégico da Universidade;
Elaborar a proposta das linhas gerais de orientação da FMDUP no plano científico, pedagógico e financeiro em articulação com os planos aprovados pelo Conselho Geral e outros órgãos competentes da Universidade;
Elaborar as propostas do orçamento e do plano de atividades, bem como do relatório de atividades e de contas, em conformidade com os correspondentes planos aprovados pelo Conselho Geral;
Elaborar as propostas para criar, transformar ou extinguir subunidades orgânicas da FMDUP, ouvido o Conselho Científico;
Propor ao Conselho Executivo o Diretor da Clínica da FMDUP e o Diretor Clínico;
Designar um professor responsável pelo funcionamento da Biblioteca da FMDUP;
Elaborar conclusões sobre os relatórios de avaliação das Unidades de Investigação que integrem a FMDUP e daquelas em que participem os seus docentes e investigadores;
Propor ao Reitor a criação ou alteração de ciclos de estudos, ouvido o Conselho Científico e o Conselho Pedagógico;
Gerir dispositivos de apoio social a estudantes, em articulação com os Serviços de Ação Social, e elaborar planos de pagamento das propinas que possam facilitar a frequência e a progressão no ensino superior;
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Propor ao Reitor da U.Porto os valores máximos de novas admissões e de inscrições nos termos legais;
Emitir os regulamentos necessários ao bom funcionamento da FMDUP;
Homologar a distribuição do serviço docente tendo em conta a sua exequibilidade do ponto de vista financeiro e operacional;
Decidir quanto à nomeação e contratação de pessoal, a qualquer título;
Arrecadar e gerir as receitas e autorizar a realização de despesas e pagamentos; u) Decidir sobre a aceitação de bens móveis;
Nomear e exonerar, nos termos da lei e dos Estatutos, os Dirigentes dos Serviços da FMDUP;
Delegar nos membros do Conselho Executivo competências que se tornem necessárias a uma gestão mais eficiente;
Exercer as funções que lhe sejam delegadas pelo Reitor;
Exercer as demais funções previstas na lei ou nos Estatutos.”
2.2.3 Conselho Executivo
As competências do Conselho Executivo da FMDUP, segundo o artigo 20º são:
Coadjuvar o Diretor no exercício das suas competências;
Aprovar o regulamento interno e as normas de funcionamento da Clínica da FMDUP;
Deliberar sobre a proposta do Diretor de nomeação do Diretor da Clínica da FMDUP e do Diretor Clínico;
Exercer as competências delegadas pelo Conselho de Gestão da U.Porto.
2.2.4 Conselho Científico
Cabe ao Conselho Científico, segundo o artigo 22º:
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Pronunciar -se sobre as propostas relativas aos planos estratégicos da FMDUP;
Apreciar o plano de atividades científicas da FMDUP;
Pronunciar -se sobre a criação, transformação ou extinção de subunidades orgânicas;
Pronunciar -se sobre a criação, fusão, transformação e extinção de Unidades de Investigação da FMDUP;
Pronunciar -se sobre as conclusões, elaboradas pelo Diretor, sobre os relatórios de avaliação das Unidades de Investigação que integram a FMDUP e daquelas em que participam os seus docentes e investigadores quando existam;
Deliberar sobre a distribuição do serviço docente, sujeitando -a à homologação do Diretor da FMDUP;
Pronunciar -se sobre a criação de Ciclos de Estudo em que participe a FMDUP e aprovar os respetivos planos de estudos;
Deliberar sobre pedidos de equivalência de candidatos oriundos de países terceiros;
Propor a concessão de títulos ou distinções honoríficas;
Propor e pronunciar -se sobre a instituição de prémios;
Propor e pronunciar -se sobre a realização de acordos e parcerias internacionais;
Propor a composição dos júris de provas e de concursos académicos;
Praticar os outros atos previstos na lei relativos à carreira docente e de investigação e ao recrutamento de pessoal docente e de investigação;
Propor a criação, suspensão e extinção de Cursos ministrados na FMDUP;
Deliberar sobre o regime de ingresso nos Cursos ministrados na FMDUP.”
2.2.5 Conselho Pedagógico
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“Pronunciar -se sobre as orientações pedagógicas e os métodos de ensino e de avaliação;
Promover a realização de inquéritos regulares ao desempenho pedagógico da FMDUP e a sua análise e divulgação;
Promover a realização da avaliação do desempenho pedagógico dos docentes, por estes e pelos estudantes, bem como a sua análise e divulgação;
Apreciar as queixas relativas a falhas pedagógicas e propor as providências consideradas necessárias;
Aprovar e publicar os regulamentos pedagógico e de avaliação do aproveitamento dos estudantes e proceder à sua revisão e verificar o seu cumprimento;
Pronunciar -se sobre o regime de prescrições e de precedências;
Pronunciar -se sobre a criação de ciclos de estudos em que participe a FMDUP e sobre os respetivos planos de estudos;
Pronunciar -se sobre a instituição de prémios escolares; i) Pronunciar -se sobre o calendário letivo e os mapas de exames da FMDUP;
Aprovar o seu regulamento interno.”
2.2.5 Órgão de Fiscalização
Em relação ao Órgão de Fiscalização, o Artigo 29º prevê o seguinte:
“A FMDUP está sujeita à fiscalização do órgão de fiscalização da U.Porto.”
2.2.6 Evolução da Estrutura Orgânica (Órgãos de Gestão e Gestão Interna da FMDUP)
43 Nas seguintes imagens podemos observar como eram divididos anteriormente os Órgãos de Gestão, o Conselho Diretivo (agora não existente) e a Organização Interna da FMDUP:
Ilustração 6 - Representação dos antigos Órgãos de Gestão da FMDUP
Esta imagem, segundo os funcionários dos Serviços Académicos da Instituição remonta a cerca de 2005/2006, não havendo data que o confirme. Podemos ver que, nesses anos, os Órgãos de Gestão eram constituídos pela Assembleia de Representantes, que agora dá pelo nome de Conselho de Representantes; pelo Conselho Científico, Conselho Pedagógico. Os Conselhos Administrativo e Diretivo, entretanto já não têm lugar na instituição, deixando de existir. Observa-se também que o Órgão de Fiscalização é mais recente e que só aparece agora com os novos estatutos.
Toda a composição de cada Conselho e da Assembleia que aparece abaixo de cada um, neste momento já está mudada, segundo os mesmos funcionários dos Serviços Académicos aos quais coloquei as minhas dúvidas.
44 Nas próximas imagens, temos informação muito idêntica acerca dos Órgãos de Gestão existentes há cerca de 10 anos atrás, mas com mais umas ramificações explicativas da orgânica da FMDUP. Todas estas imagens encontravam-se ao abrigo da FMDUP.
Ilustração 7 - Antigos Órgãos de Gestão da FMDUP e suas ramificações
A partir da imagem podemos observar que, tanto o Conselho Diretivo como o Conselho Administrativo, tinham “Áreas” abaixo que lhes estavam subordinadas, sendo elas os Serviços Gerais e os Serviços de Apoio ao Diretivo e o Apoio Técnico/Jurídico e Secretário ao Administrativo.
É uma grande mudança ao longo dos tempos até à atualidade, sendo esses dois Conselhos que detinham esses Serviços e agora nem existem, passando esses mesmos Serviços a estar a cargo e subordinados unicamente ao Diretor, como vimos no Organograma atual da Faculdade.
A imagem seguinte mostra como era composto e o que estava subordinado a todo esse e não mais existente Conselho Diretivo:
45 Ilustração 8 - Representação do antigo Conselho Diretivo da FMDUP e suas ramificações
Antes de haver só um Diretor e de tudo estar inteiramente ligado a ele, o Conselho Diretivo era responsável por todos estes “Departamentos” aqui representados. A Secretaria, que aqui se encontra subordinada ao Secretário, era dividida em 4 áreas, como vemos representado na imagem. Uma dessas áreas é a “Secção de Alunos”, que desde então mudou muito e agora dá pelo nome de Unidade de Gestão Académica, como podemos ver no Organograma atual da FMDUP, acima.
46 Ilustração 9 - Antiga Organização Interna da FMDUP
Outra imagem que possibilita a visualização da Organização Interna de há relativamente 10 anos atrás, onde vemos que essa mesma organização está dividida por: Serviços Gerais, Áreas de Atividade Científico-Pedagógica e Investigação e Serviços de Apoio de Áreas de Atividade Científico-Pedagógica e Investigação Científica. Basicamente, era uma forma simplificada a forma como a organização interna era predisposta.
No que diz respeito aos Serviços em geral, o Despacho é muito sucinto referindo no Artigo 39º que os fins e atribuições dos Serviços passam por:
1) “…apoiar de uma forma organizada o funcionamento dos cursos e das restantes atividades da FMDUP (e das subunidades orgânicas, quando existam).
2) O seu número e designação, bem como as respetivas atribuições, são definidos no Regulamento Orgânico da FMDUP, aprovado pelo Conselho Executivo.”
Quando falamos da Unidade de Gestão Académica (Serviços Académicos) e das suas competências, podemos usar o Livro Anual de Atividades e Contas da FMDUP de 2013 (o mais recente deste género) e descobrir quais as funções que estão inteiramente ligadas a esse serviço e paralelamente ligadas ao armazenamento dessa informação no arquivo. São elas:
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Emissão de Listagens, pautas e livros de termos das Unidades Curriculares em que é solicitado o apoio pelos respetivos Docentes;
Lançamento dos resultados dos exames finais nas fichas individuais (suporte de papel) de cada aluno;
Controlo do lançamento de resultados das Unidades Curriculares, por parte dos Docentes;
Receção de requerimentos para inscrição em exames para melhoria de nota e época especial;
Preparação dos processos de conclusão de Grau e emissão da respetiva documentação aquando do final do ano letivo;
Emissão de certidões de Grau, Suplementos ao Diploma e declarações diversas.
Elaboração de todo o trabalho relacionado com o processo de Transferência, Mudança de Curso, Reingresso e Concursos Especiais;
Elaboração de várias estatísticas (jornais, RAIDES, prémios, bolsas, etc);
Arquivo de toda a correspondência relacionada com o setor;
Tarefas inerentes ao registo da assiduidade dos Estudantes, em programa informático adequado – lançamento de justificações e emissão de ficheiros para os Docentes no final dos Semestres;
Receção e reenvio de informações específicas a diversos setores, relacionadas com a função de Gestor de Informação – SI;”
A partir desta análise percebemos como está organizada a FMDUP, quais os estatutos que lhes foram fornecidos legalmente. A estrutura Orgânica é assim revista no que diz respeito aos Órgãos de Gestão e aos Serviços Académicos, percebemos quais as suas competências e o seu lugar dentro da Instituição em estudo.
Percebemos também em termos funcionais quais as competências que lhes estão adjacentes, a partir da legislação já referida, aos Órgãos de Gestão e através do Relatório de atividades e de contas Anual de 2013 da FMDUP, percebe-se quais as principais funções.
Como iremos ver mais à frente nesta dissertação, os serviços académicos terão um importante papel na elaboração da mesma e, por isso, foram aqui analisados mais
48 pormenorizadamente, para que fosse mais fácil proceder de forma correta às próximas fases do trabalho.
2. 3 Inventariação
A primeira fase deste trabalho, começou então com a inventariação de todo o material informacional que se encontrava no arquivo, sendo que, esse mesmo inventário foi realizado numa folha de Excel, já que não existe nenhum tipo de software na FMDUP para esse efeito.
Esta fase prevê a contagem da totalidade das unidades acondicionadas no arquivo, bem como uma análise mais profunda, de modo a identificar todos os elementos importantes que os caracterizam. A maior parte das unidades informacionais eram pastas, mas também havia a existência de livros e caixas.
O registo dessas unidades na folha Excel, foi elaborado segundo a norma internacional ISAD (G), que contém os seguintes campos de descrição: nrº do registo, título, data inicial e data final, âmbito e conteúdo, unidade de instalação (tipo de documento), série e órgão produtor.
A tabela seguinte é uma amostra exemplificativa da folha de Excel onde foi efetuado o registo das unidades existentes no arquivo:
Nrº de Registo Título Data Inicial Data Final Âmbito e Conteúdo Unidade de Instalação Série Órgão Produtor 1 Livro de Termos 1992-93 1992 1993 Esta unidade de instalação é um livro com as notas facultadas aos estudantes nas diferentes disciplinas no ano letivo de Livro Termos Serviços Académicos
49 1992/1993. Cada disciplina pode conter 3, 4, 5 ou 6 folhas e deve ser assinada pelos responsáveis da classificação. 2 Matrículas e Inscrições 1976 - 78 1976 1978 Esta unidade de instalação é um livro de registo das matrículas e inscrições feitas entre 1976 e 1978, contendo os dados pessoais dos alunos inscritos, bem como as disciplinas que irão frequentar e também as propinas pagas. Livro Matrículas e Inscrições Serviços Académicos 3 Matrículas e Inscrições 1978 - 79 1978 1979 Esta unidade de instalação é um livro de registo das matrículas e inscrições feitas entre 1978 e 1979, contendo os dados pessoais dos alunos inscritos, bem como as disciplinas que irão frequentar e também as propinas pagas. Livro Matrículas e Inscrições Serviços Académicos
50 Tabela 1 - Tabelo exemplo do registo das unidades no Excel
Aquando desta contagem das unidades informacionais existentes, foram sendo colocadas etiquetas identificativas com os números de registo respetivos em cada pasta, caixa ou livro, sendo que, ao todo, foram inventariadas 1550 unidades, desde os serviços académicos, órgãos de gestão, recursos humanos, entre outros.
4 Matrículas e Inscrições 1979 - 80 1979 1980 Esta unidade de instalação é um livro de registo das matrículas e inscrições feitas entre 1979 e 1980, contendo os dados pessoais dos alunos inscritos, bem como as disciplinas que irão frequentar e também as propinas pagas. Livro Matrículas e Inscrições Serviços Académicos 5 Matrículas e Inscrições 1980 - 81 1980 1981 Esta unidade de instalação é um livro de registo das matrículas e inscrições feitas entre 1980 e 1981, contendo os dados pessoais dos alunos inscritos, bem como as disciplinas que irão frequentar e também as propinas pagas. Livro Matrículas e Inscrições Serviços Académicos
51 Os livros caixas ou pastas com os documentos mais antigos etiquetados, datam do início da Escola Superior de Medicina Dentária, em 1976, antes ainda desta fazer parte da Universidade do Porto.
Nesta primeira fase, que durou pouco mais de 2 meses, houve dificuldade em conseguir abranger todas as unidades informacionais que existiam efetivamente no arquivo. Tudo isto porque, como já foi referido, os serviços académicos da FMDUP utilizam diariamente o arquivo para as suas funções, o que levou a que por vezes nem todas as pastas ou livros estivessem efetivamente no arquivo. Sempre que uma pasta chegava de novo ao arquivo depois de ser utilizada pelos mesmos, tinha de ser inventariada com um número de registo completamente diferente do da mesma série ou tema do seu. Isto levou a que algumas pastas (um número não muito elevado) fossem etiquetadas com números completamente díspares dos mesmos da série de que fazem parte.
Apesar deste entrave, o trabalho inicial de inventariação correu normalmente, sempre com a noção que teria de ser feito com a maior brevidade possível, para que fosse permissível avançar para as próximas fases do trabalho.
Esta fase é realmente essencial, para que se comece a ter uma noção da informação presente no arquivo, da forma como está disposta, se está minimamente organizada ou se serão necessárias grandes mudanças na disposição do mesmo. Foi durante esta fase que se iniciou a ponderar que informação iria ser tratada mais incisivamente, dado que é nesta fase que se tem conhecimento do quão vasto é o arquivo.
2.4 Escolha da Informação a tratar
Devido ao tempo escasso para tanta informação armazenada, foi impossível ver processo a processo de todas as unidades existentes, optando-se assim por descrever mais pormenorizadamente só as unidades informacionais que pertencessem aos Serviços Académicos. Foi escolhido o “Departamento” dos Serviços Académicos, porque sem dúvida alguma é esse mesmo departamento que utiliza mais o arquivo e ao mesmo tempo era possivelmente a informação que estaria mais desorganizada. Assim
52 achou-se esta opção a mais viável, a que daria mais frutos e que demonstraria mais facilmente que trabalho efetivamente foi realizado no melhoramento do arquivo.
Na folha de Excel anteriormente descrita, onde foi elaborada a inventariação, procedeu-se à elaboração de uma amostra da descrição completa às séries “Termos” e “Matrículas e Inscrições”, para haver uma ideia de como se devia proceder a essa descrição. Por outro lado, e como vamos ver mais à frente, no software utilizado para descrever arquivisticamente estes documentos, já foram descritos por completo todas as unidades, uma a uma, de todas as séries que têm como órgão produtor os serviços académicos. Sendo elas:
Autoavaliação
Acesso ao Ensino Superior
Processos de Alunos Bolonha Bolsas e Propinas Cartas de Curso Certidões Equivalências Exames Justificação de Faltas Mobilidade Matrículas e Isncrições Maiores de 23 Processos de Mestrados Normas de Avaliação RAIDES Sumários Transferências Termos
53 Estas foram as séries que se tornaram mais razoáveis a esmiuçar e a tratar, sendo que, devido à presença diária no arquivo, percebe-se que documentos são mais procurados e importantes para o funcionamento salutar e eficaz dos serviços académicos da Faculdade. Todas estas séries são um importante suporte ao trabalho diário desses mesmos funcionários, por isso estas 19 séries foram descritas e dispostas de forma diferente do resto do arquivo.
Por outro lado, achou-se igualmente de nota importante e muito valiosa, esmiuçar a parte histórica da Faculdade em questão, desde Escola Superior de Medicina Dentária até ao nome que todos conhecemos agora, Faculdade de Medicina Dentária da Universidade do Porto. Assim, optou-se por analisar também documentos históricos pertencentes a estas duas entidades, que retratam a evolução das mesmas de uma forma simples, mas ao mesmo tempo, bem precisa. Toda esta panóplia documental acerca da evolução histórica está representada na secção “Órgãos de Gestão” no AtoM, sendo representada por quatro séries documentais:
Comissão Instaladora
Decretos-lei Instauradores da ESMD e FMDUP
Instalações
Notícia sobre o início da ESMD
Estas são assim as quatro séries que representam a segunda secção deste trabalho no AtoM, tendo incluído nelas vários itens de diferentes formatos e suportes. A recolha dos documentos que completam e representam esta secção e estas séries foi possível com a autorização dada pela Faculdade para haver um acesso ao cofre da mesma, que guardava parte destes itens. A outra parte, parte da ajuda dada pelos funcionários dos Serviços Académicos e dos Recursos Humanos, que facultaram, por exemplo, excertos de Diários da República.
