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EMINÁRIO DA
L
ICENCIATURA EM
E
CONOMIA
D
OCUMENTO
M
ETODOLÓGICO Nº
3
Notas sobre tratamento de informação
documental (*)
A
NOL
ECTIVO2009/2010
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Notas sobre tratamento de informação documental
1. Introdução
Quando inciamos o estudo de um assunto (de natureza económica ou de outro tipo), sobre um tema devidamente delimitado, começamos por ler documentos que nos elucidem, ainda que de uma forma genérica, sobre esse assunto. A sua utilização para o estudo desse assunto deve obrigar-nos a algum trabalho sobre essa documentação.
O uso da informação contida nesses documentos para efeitos de compreensão ou explicação de um problema em estudo deve traduzir-se no tratamento dessa informação, usando para o efeito técnicas de análise, com graus de sofisticação muito diversos, consoante a natureza do problema e as características da informação a ser utilizada.
Uma dessas técnicas consiste no “resumo” da informação, entendido como o procedimento metodológico que, genericamente, consiste em isolar e retirar, da informação disponível, aqueles aspectos que, para o analista, sejam considerados os mais relevantes para o estudo do problema.
Este texto apresenta os elementos essenciais associados à fase de tratamento da informação em geral, incidindo a atenção sobre aspectos gerais de método de análise de documentos escritos. Visa, nomeadamente apresentar alguns princípios fundamentais e regras básicas que devem ser seguidas relativamente a alguns domínios específicos de análise documental, tais como, a referenciação bibliográfica, a elaboração de resumos de textos e de fichas de leitura, de forma a que fique claro o modo como estes procedimentos de tratamento da informação se inserem no processo de construção do conhecimento relativamente a um dado assunto.
2. Tratamento da informação documental
Como foi referido acima, a fase de tratamento consiste, fundamentalmente, no processo pelo qual a partir das obras encontradas, com informação relevante para o tema, se obtém um conjunto de elementos que permitem a sua compreensão e/ou explicação.
Este processo é apresentado, de forma esquemática, na Figura 1, e pode ser descrito do seguinte modo: da leitura das obras obtidas na fase da pesquisa à compreensão do assunto/problema objecto de estudo.
Um primeiro elemento que convém destacar relativamente a este processo, é que a enfase deve estar no ponto de chegada, ou seja, na compreensão do assunto/problema em estudo. Este facto leva a que todas as actividades desenvolvidas ao longo da fase do tratamento devam ser levadas a cabo sempre nesta perspectiva.
3 Figura 1 – O processo de tratamento
Obra 1 Obra 2 Leitura Notas Output 1 Output 2 Output 3 (...) (...) Bibliografia Anotada Compreensão do Assunto
O processo, tal como é apresentado na figura, envolve, para cada obra, a sua leitura, a elaboração de notas e a sistematização destas num conjunto de produtos. A repetição destas actividades para o conjunto das obras deverá permitir a elaboração de uma bibliografia anotada, que constitui um elemento importante para a compreensão do tema. Os pontos seguintes do texto exploram com maior detalhe cada uma das subfases da fase de tratamento.
3. A leitura das obras
O processo de tratamento inicia-se com a leitura das obras1.
Relativamente à leitura, um aspecto fundamental que deve ser destacado é que existem várias formas de ler um documento, de acordo com o(s) objectivo(s) da leitura.
É, por outro lado, possível identificar diferentes estratégias de leitura: a leitura global, a leitura compreensiva, a leitura selectiva, a leitura crítica e a leitura reflexiva. As principais características de cada uma destas estratégias de leitura são as seguintes2:
i. A leitura global (ou na diagonal) – permite a identificação de elementos de caracterização do texto, referidos de forma explícita ou implícita no texto, nomeadamente o autor, do que trata, a quem se destina, quais os objectivos;
1
Ver sobre esta questão Clanchy e Ballard (2000) cap. 3 (pp. 37-64)
2
4 ii. A leitura compreeensiva – é uma leitura atenta acompanhada da elaboração de
sublinhados, notas, esquemas e resumos, com vista a analisar a estrutura (partes), identificar os conceitos fundamentais e as ideias força apresentadas no texto;
iii. A leitura selectiva – é uma forma de leitura que corresponde a encontrar no texto determinada informação que procuramos;
iv. A leitura crítica – esta leitura visa testar a coerência do texto, a adequação do seu conteúdo aos objectivos; esta leitura é fundamental na pesquisa;
v. A leitura reflexiva – esta forma de leitura tem por objectivo ver que novos projectos ou ideias, individuais ou colectivos, são levantados pela leitura.
A ideia fundamental que deverá ser retida a respeito da subfase da leitura é que o seu objectivo é o de progredir no conhecimento sobre o tema, procurando nas obras lidas alguma resposta, ou apoio, em termos de ideias, conceitos, formas de medição de conceitos, etc. ao(s) problema(s) identificado(s) como preocupação para a investigação.
4. Da leitura às notas
A leitura dos documentos é frequentemente acompanhada pela elaboração de notas3.
Existe, relativamente à elaboração de notas, um conjunto de questões que interessa colocar, nomeadamente: Porque tomar notas? Quando tomar notas? Que informação anotar? Como tomar notas? Que uso fazer das notas tomadas? São questões fundamentais a que devemos saber responder.
Relativamente à questão, Porque tomar notas?, existe um conjunto de razões que o justificam, nomeadamente:
• são um auxiliar de memória
• permite usar informações num processo (mental) de raciocínio sobre ideias, factos, etc;
• permite (ou ajuda-nos) a:
¾ resumir ideias e raciocínios;
¾ seleccionar pontos importantes para os nossos objectivos; ¾ compreender e interpretar a fonte original;
¾ clarificar e ajustar continuamente a nossa ideia do tema;
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5 Relativamente à questão Que informação anotar?, existem vários aspectos que deverão ser considerados:
• devem anotar-se as intenções do autor na redacção do texto que estamos a ler (corresponde a objectivos que podem ser distintos do do investigador do tema); • devem anotar-se os elementos de informação que nós consideramos relevantes
para o nosso trabalho (a leitura deve ser selectiva e não exaustiva);
• podem anotar-se sínteses das ideias expostas no texto, conceitos apresentados, metodologias usadas, etc, ou podemos anotar excertos (citações) do texto que estamos a ler (depende do uso que pretendemos fazer do texto no nosso trabalho).
Resumindo, para poder usar-se a obra para o estudo da nossa questão de pesquisa, devem ser postos em evidência conceitos, ideias, argumentos apresentadas pelo autor na obra lida. Devem, então, para esse efeito, ser seleccionadas, algumas questões levantadas pela obra que correspondam ao interesse de acordo com o objectivo que preside à leitura da mesma. Relativamente à questão Como tomar notas?, ela prende-se com outras, nomeadamente, Que uso fazer das notas que tomámos?, e Com que finalidade?, que vamos abordar no ponto seguinte, relativo aos outputs que se elaboram com base nas notas.
No entanto é possível apresentar dois aspectos destacados por Clanchy e Ballard (2000, p. 69) relativamente a esta questão:
• devemos tomar notas (sobre ideias contidas num texto) de modo que nos seja fácil reorganizá-las de acordo com os objectivos do nosso trabalho (vantagem de fichas em papel, organizadas devidamente - não colocar mais do que uma “ideia” em cada ficha, para ter a flexibilidade necessária à sua reorganização de acordo com outros objectivos);
• devemos guardar espaço para comentários (inserir referências cruzadas de outras fontes, para incluir os nossos comentários, indicar a página de onde foi retirada, etc)
5. Os outputs
As notas que são retiradas durante a leitura deverão ser organizadas permitindo a elaboração de um conjunto de outputs que vão sistematizando os resultados da fase de tratamento e que dão resposta a alguns dos seus objectivos. De entre os vários tipos de sistematizações de notas possíveis são referidos três produtos elaborados para cada obra, e um produto para o conjunto das obras, que serão utilizados na elaboração da monografia temática.
6 5.1. As fichas bibliográficas e as referências bibliográficas
Uma primeira questão a que as notas devem dar resposta, diz respeito à identificação do que lemos.
O produto onde são sistematizadas as notas que permitem a identificação das obras lidas, designa-se por ficha bibliográfica4.
Na ficha bibliográfica devem ser registados um conjunto de atributos que caracteriza, de forma inequívoca, uma obra. Os atributos a registar variam de acordo com o tipo da obra. Se tradicionalmente o conceito de ficha bibliográfica remetia para a ideia de um ficheiro com fichas físicas, deve ser tido em conta que hoje existem aplicações informáticas que permitem a gestão das fichas bibliográficas.
Os atributos registados na ficha bibliográfica deverão permitir igualmente a referenciação bibliográfica, ou seja, a menção às fontes utilizados na elaboração de um dado documento, que normalmente assume a forma de uma bibliografia.
A forma como os atributos são utilizados na referência bibliográfica obedece a algumas normas. No caso português, existe uma norma publicada pelo Instituto Português da Qualidade, entidade portuguesa responsável pelas questões da normalização, a norma NP-405, que define como devem ser feitas as referências.
Estas normas não devem, no entanto, ser encaradas como absolutas, sendo frequente cada publicação/editor definir o seu estilo.
Apresentamos em seguida exemplos dos atributos a registar e de formas de referenciação bibliográfica para três tipos de documentos. Não é demais relembrar que as mesmas devem ser entendidas como ilustrações, existindo, tal como mencionado acima, formas alternativas de registar e apresentar quer as fichas quer as referências bibliográficas.
• Para monografias (livros), os atributos normalmente considerados são:
autor, ano de publicação, título, nº de edição, local da edição, editor, descrição física;
e podemos apresentar como exemplo de uma referência bibliográfica para um documento deste tipo:
TORRES, Adelino (2000), Novos elementos do método no estudo, 4ª edição revista e aumentada. Lisboa: Vega. 117 p.
4
Azevedo, C. e Azevedo, A. (2000), Parte II, capº 3 (pp. 93 - 117), Clanchy e Ballard (2000), Apendice 15
7 • Para capítulos de uma monografia (livro), os atributos normalmente considerados
são:
autor, ano de publicação, título do capítulo, autor do livro, menção de responsabilidade, título do livro, nº de edição, local de edição, editor, descrição física;
e, como exemplo de uma referência bibliográfica para um documento deste tipo, podemos apresentar:
FERRÃO, João (1996), Três décadas de consolidação do Portugal demográfico. In BARRETO, António, org. , A situação social em Portugal, 1960-1995, 1ª edição. Lisboa: Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa, pp. 165-190
• Para publicações em série, como artigos de revistas científicas, os atributos normalmente considerados são:
autor, ano de publicação, título do artigo, nome da revista, local de edição, volume, número, página inicial, página final ;
e podemos apresentar como exemplo de uma referência bibliográfica para um documento deste tipo:
PEREIRA, Miriam Halpern (1999) “As origens do Estado Providência em Portugal: as novas fronteiras entre público e privado”. Ler História. Lisboa. 37, 45-61.
Os exemplos apresentados não esgotam claramente todas as possibilidades de obras, existindo outras, para as quais quer os atributos, quer as formas de referenciação, serão, possivelmente, diferentes5.
Para além dos atributos considerados anteriormente e que permitem a elaboração das referências bibliográficas, as fichas bibliográficas poderão/deverão incluir um conjunto de palavras chave para classificar o documento e o resumo/abstract elaborado pelo autor, elementos que são muito úteis quando procuramos na nossa base de fichas bibliográficas elementos para tratar um dado tema.
A ideia fundamental relativamente à questão da identificação das obras, é a de que relativamente a cada obra existe um conjunto de atributos que a identifica de forma inequívoca e que permite a sua referenciação. Deve ficar igualmente claro que os atributos considerados variam de acordo com o tipo de obra em causa. Em último lugar, deve ficar claro que as regras de referenciação não são absolutas, existindo diferentes opções que podem ser tomadas6, devendo no entanto ser assegurada a coerência entre as diferentes referências efectuadas num mesmo documento.
5
Ver diferentes exemplos em Azevedo e Azevedo (2000).
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8 5.2. O resumo/ abstract
Para se poder usar a obra (quando estamos a trabalhar sobre um tema, mas também para uso futuro), deve elaborar-se um resumo (abstract) do texto, indicando de forma sintética, mas clara,
• o âmbito da obra (designadamente os seus objectivos), • o seu conteúdo (a sua estrutura, metodologia usada),
• a perspectiva teórica e o ponto de vista a partir do qual a obra foi escrita, • os aspectos fundamentais da argumentação usada e
• as principais conclusões.
Este resumo/abstract distingue-se do referido anteriormente na ficha bibliográfica, elaborado pelo autor, pelo facto de este ser escrito pelo leitor e por ser orientado (condicionado) pelo problema em estudo, podendo (devendo) não incluir a obra no seu conjunto, quando a mesma não é usada integralmente no tratamento do tema.
Relacionando este produto com aspectos referidos acima, ele corresponde, em grande medida, às anotações sobre as “intenções do autor”.
5.3. A ficha de leitura
O conjunto das anotações sobre uma determinada obra poderá ser sistematizado num elemento que designaremos por ficha de leitura7.
Esta ficha, para além de poder/dever incluir alguns dos elementos referidos anteriormente, deve pôr em evidência conceitos, ideias, argumentos apresentados pelo autor na obra lida, devendo, então, para esse efeito, seleccionar, de acordo com o nosso objectivo, algumas questões levantadas pela obra e que correspondam ao nosso interesse na medida em que estão relacionadas com o tema que estamos a tratar. Poderá incluir citações consideradas fundamentais, caso em que deverá ser indicada a página de onde foram retiradas. Deve incluir igualmente elementos decorrentes da leitura crítica e reflexiva da obra, em que é abordada a coerência dos argumentos, contrapostos eventualmente a outras obras.
A ficha de leitura deverá incluir finalmente uma avaliação da contribuição geral da obra para o nosso conhecimento sobre o tema que estamos a estudar.
Um modelo de ficha de leitura é apresentado na Figura 2.
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Ver a este respeito o conceito de recensão critica apresentado por Clanchy e Ballard(2000), tendo em conta que a ficha de leitura, tal como é entendida em Economia Aplicada, resulta muito do enfoque do problema em estudo, logo a mesma obra pode dar origem a muitas fichas de leitura conforme o problema que levou ao seu tratamento; a recensão crítica remete para uma abordagem mais global da obra
9 Figura 2 – Modelo de Ficha de leitura
Referência Bibliográfica
(síntese das ideias seleccionadas) (citações)
(margem para comentários)
As citações, na medida em que podem ser muito esclarecedoras quanto às ideias e argumentos defendidos pelo autor de uma obra que está a ser utilizada, devem ser incluídas na ficha de leitura. A sua inclusão permitirá, numa fase posterior, que se transcrevam em relatórios ou outros textos, excertos relevantes da obra, sem necessidade de tornar a lê-la. A sua utilização, em relatórios ou outros documentos, para além de não dever ser excessiva, deve ter em conta algumas regras de citação8, nomeadamente nos problemas em torno do plágio. Sempre que se transcrevem textualmente trechos de obras de outros autores, estamos a citar e como tal deve ser indicado de forma clara que se está a fazer, nomeadamente através da inclusão de uma completa referência, sob pena de estarmos perante uma situação de plágio, ou seja, de apropriação indevida de palavras e obras de outros autores.
Concluindo, a ficha de leitura é o produto mais global e mais detalhado que resulta da leitura de uma obra, sistematizando o conjunto de notas consideradas relevantes para o tratamento do problema em estudo.
5.4. A Bibliografia Anotada
Concluído o processo de leitura e subsequente tratamento do conjunto de obras seleccionadas para o tratamento do problema, pode ser elaborada uma Bibliografia Anotada9. Esta consiste na apresentação do conjunto das referências bibliográficas utilizadas no tratamento do tema, de acordo com as regras já mencionadas e, adicionalmente, para cada referência, de um curto texto que simultaneamente resuma o seu conteúdo e indique de que forma contribuiu para o conhecimento do tema.
Nota final
8
Clanchy e Ballard (2000) pag.123, referem três formas alternativas de fazer citações num texto, nomeadamente, através de notas de rodapé, notas finais, ou referenciação intercalada.
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10 Recomenda-se a leitura de alguma obra sobre metodologia de elaboração de ensaios científicos. Sugerem-se as seguinte obras, que foram referenciadas neste texto:
Clanchy, J. e Ballard, B. (2000), Como Escrever Ensaios: Um Guia para Estudantes, Lisboa: Temas e Debates
Azevedo, C.A.M., e Azevedo, A.G. (1994) Metodologia Científica: Contributos Práticos para a Elaboração de Trabalhos Académicos. Porto: Ed. C. Azevedo
