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Projeto Churrasco dos Sonhos
Introdução ao MS Project 2007
Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL
Sumário
GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO ... 4 Processo 6.1 ‐ Definir atividades ... 5 Processo 6.2 ‐ Seqüenciar atividades ... 5 Processo 6.3 ‐ Estimar recursos para as atividades ... 7 Processo 6.4 ‐ Estimar duração para as atividades ... 8 Processo 6.5 ‐ Desenvolver cronograma ... 8 Processo 6.6 ‐ Controlar o cronograma ... 10 CRONOGRAMA DINÂMICO ... 11 MS PROJECT COMO BANCO DE DADOS RELACIONAL ... 12 INTERFACE DO MS PROJECT ... 12 CRIANDO UM NOVO PROJETO ... 22 Utilizando a Barra de Menu ... 22 Utilizando a barra de ferramenta padrão ... 24 Utilizando a Guia do Projeto (Project Guide) ... 24 DEFININDO PROPRIEDADES DO NOVO PROJETO ... 25 CONFIGURANDO FERRAMENTA ‐ OPÇÕES ... 27 Configurando opções na Guia Cronograma ... 28 Configurando opções na Guia Cálculo ... 31 Configurando opções na Guia Exibir ... 35 Configurando opções na Guia Geral ... 42 Configurando opções na Guia Calendário ... 45 Configurando opções na Guia Segurança ... 47 Configurando opções na Guia Editar ... 50 Configurando opções na Guia Ortografia... 51 Configurando opções na Guia Salvar ... 52 Configurando opções na Guia Colaborar ... 53 Configurando opções na Guia Interface ... 54AJUSTE DE RECURSOS E NIVELAMENTO ... 58
SALVANDO UM NOVO PROJETO ... 58
Tipos de arquivo ... 59
GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO
Antes de começarmos o entendimento da ferramenta MS Project, convido vocês a analisar o que diz o PMBoK 4ª Edição no que se refere ao Gerenciamento de Tempo do Projeto (capítulo 6). O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. Temos os seguintes processos envolvidos:Processo 6.1 - Definir atividades Identificar ações específicas que precisam ser realizadas para produzir as entregas do projeto (pacotes de trabalho). Figura: Processo 6.1 – definir atividades O principal insumo para este processo é a linha de base do escopo, que pode ser representada pela EAP Analítica do projeto As saídas produzidas são: Lista de Atividades e atributos: todas as atividades necessárias no projeto, identificadas por um identificador (Nível da EAP), uma descrição do trabalho envolvido em cada atividade, predecessoras e sucessoras principais, riscos identificados e tudo mais que pode ser mapeado neste momento. Esta descrição pode ser feita utilizando o próprio dicionário da EAP e o objetivo é assegurar que todos os membros do projeto entendam o que deva ser feito com aquela atividade. Lista de Marcos: eventos significativos no projeto. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da definição das atividades, uma lista de atividades, marcos e atributos serão gerados. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando o registro das saídas deste processo (Lista de atividades, marcos e atributos).
Processo 6.2 - Seqüenciar atividades
Identificar e documentar os relacionamentos (dependências) entre as atividades do projeto. Cada atividade e marco, com exceção do primeiro e do último – normalmente marcos de início e término do projeto – são
conectados a pelo menos um predecessor e um sucessor. Uso de leads (antecipações) e lags (atrasos) podem ser necessários entre atividades para refletir a realidade do projeto.
Figura: Processo 6.2 – seqüenciar atividades Os principais insumos para este processo são aqueles gerados no processo de definição de atividades; ou seja. A lista de atividades, marcos e atributos. A principal saída produzida é: Diagrama de rede do projeto: são desenhos esquemáticos das atividades do cronograma e as relações lógicas entre elas (dependências). Figura: Diagrama de rede do projeto com as atividades representadas nos nós e relações lógicas entre elas representadas pelas flechas, além das antecipações e atrasos. Importante: Verificar que a única atividade que não possui predecessora é o marco de início do projeto e a única atividade que não possui sucessoras é o marco de término do projeto.
Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término do seqüenciamento de atividades, um diagrama de rede representando graficamente todas as atividades e a relação lógica entre elas será gerado. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando o registro de informações importantes como predecessoras, sucessoras, tipos de dependências, leads e lags.
Processo 6.3 - Estimar recursos para as atividades
Estimar tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. Figura: Processo 6.3 – estimar recursos para as atividades Os principais insumos para este processo são a lista de atividades e atributos (não estimo recurso para os marcos por possuírem duração; ou seja, nenhum trabalho será realizado no marco). Além disso, é interessante observar o calendário dos recursos que fazem parte da equipe do projeto, pois um período de indisponibilidade de um recurso por motivo de férias pode afetar o planejamento do projeto. As principais saídas para este processo são: Requisitos do recurso das atividades: identificar os tipos e quantidades de recursos necessários para cada atividade do pacote de trabalho, determinando a estimativa de recursos para cada pacote de trabalho. Estrutura Analítica dos Recursos (Organograma ‐ ORG): organizar hierarquicamente os recursos identificados por categoria e tipo de recurso (mão‐de‐obra, material, equipamento e suprimentos). Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da estimativa de recursos para as atividades, uma atribuição de recurso na atividade é definida, resultando em uma estrutura analítica de recursos do projeto. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a atribuição dos recursos às atividades e a geração da ORG do projeto.
Processo 6.4 - Estimar duração para as atividades Estimar o número de períodos de trabalho (durações) que serão necessários para terminar as atividades dos pacotes de trabalho com os recursos estimados no processo anterior. Figura: Processo 6.4 – estimar duração para as atividades Os principais insumos para este processo são a lista de atividades e atributos (não estimo duração para os marcos por já possuírem duração zero conceitualmente). Além disso, é interessante observar o calendário dos recursos que fazem parte da equipe do projeto, pois um período de indisponibilidade de um recurso por motivo de férias pode afetar o planejamento do projeto, e a declaração de escopo do projeto. A principal saída para este processo é: Estimativa de duração das atividades: avaliar quantitativamente o número provável de períodos de trabalho que serão necessários para completar uma atividade. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da estimativa de duração para as atividades, uma definição do prazo de execução das atividades é definida. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a estimativa de duração para cada atividade envolvida nos pacotes de trabalho.
Processo 6.5 - Desenvolver cronograma
Utilizar as saídas dos processos de definição das atividades, o seqüenciamento e estimativa dos recursos e durações das mesmas em combinação com a ferramenta de elaboração de cronograma (MS Project) que o produz. O cronograma finalizado e aprovado possui a sua linha de base gerada, que será utilizada no processo Controlar o cronograma.
Figura: Processo 6.5 – desenvolver o cronograma Os principais insumos para este processo são como já dissemos anteriormente, as saídas dos processos anteriores como lista e atributo de atividades, diagrama de rede, recursos e calendários dos recursos, duração das atividades e declaração de escopo do projeto. Com estas entradas, faremos alguns ajustes (desenvolvimentos) no cronograma do projeto como: Análise da rede do projeto Métodos de caminho crítico e corrente crítica Nivelamento de recursos (ajustes nos recursos super alocados) Compressão do cronograma (paralelismo de atividades e inclusão de novos recursos em uma atividade com o objetivo de encurtar o prazo de execução) As principais saídas para este processo são: Cronograma do projeto ajustado com a aplicação das ferramentas e técnicas acima: apresentar as datas de início e término planejadas (linha de base) para cada atividade. Importante ressaltar que podemos utilizar outras formas de apresentar este cronograma final aprovado como gráfico de marcos ou de Gantt. Linha de base de cronograma aprovada Importante: perceba que em momento algum definimos datas para as atividades. É este o paradigma que precisa ser quebrado; ou seja, no planejamento de um cronograma dinâmico definimos atividades, relacionamento lógico entre essas atividades, estimativa de recurso e duração para cada atividade. Como
Resumindo, data é resultado do trabalho feito nas etapas de gerenciamento de tempo do projeto.
Processo 6.6 - Controlar o cronograma
Monitorar o andamento do projeto para atualização do seu progresso e mudanças na linha de base do cronograma. Figura: Processo 6.6 – controlar o cronograma Os principais insumos para este processo são o plano do projeto e o cronograma com a linha de base gravada; além das informações de desempenho dos recursos nas atividades coletadas nas reuniões de medição do projeto Uma análise de desempenho e variação é feita considerando, por exemplo, as datas de início e término reais versus as datas de início e término da linha de base gravada (situação original do projeto), os registros de durações reais e restantes e percentual previsto e realizado. A análise de valor agregado com seus indicadores pode ser útil nesta análise de desempenho do projeto Estes desvios observados poderão produzir ações corretivas no projeto A principal saída deste processo inclui: Medidas de desempenho do trabalho: documentar e comunicar às partes interessadas os valores de VP e IDP calculados para os pacotes de trabalho. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término do controle do cronograma, medidas de desempenho do projeto e solicitações de mudança são geradas. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a atualização do andamento do projeto (durações e trabalhos reais, durações e trabalhos restantes e/ou % concluído).
CRONOGRAMA DINÂMICO
Um paradigma importante e que precisa ser quebrado, como disse anteriormente, é o de que durante o planejamento de cronogramas, o gerente de projeto “define as datas” para as atividades do projeto. Este é um conceito equivocado e que necessita ser revisto. Cronogramas dinâmicos são planejados e gerados com base nos processos de gerenciamento do tempo do projeto de tal forma que as datas são resultados (outputs) deste trabalho. Na etapa de controle do cronograma, a mudança promovida em uma atividade é automaticamente refletida para as demais atividades do projeto. O cronograma dinâmico então permite responder as seguintes perguntas: 1. O que precisa ser feito? Definição de Atividades e entregas (marcos) 2. Em quanto tempo deverá ser feito? Estimativa de duração 3. Em que ordem as atividades devem ser executadas? Relacionamento lógico entre atividades 4. Quando são forçadas a acontecer? Restrições 5. Quem executará as atividades? Recursos e atribuições Definindo as respostas para as perguntas acima, o MS Project definirá automaticamente as respostas para as perguntas abaixo: 1. Quando serão realizadas? As datas de início e término das atividades 2. Quanto custará? Taxa de atribuição do recurso O gerente de projeto deverá responder sempre as cinco primeiras perguntas e o MS Project automaticamente responderá as duas últimas. Em outras palavras, o gerente de projeto fornecerá durações, recursos e dependências entre atividades e o MS Project então calculará as datas de início e término do projeto baseado nessas definições. O conceito de cronograma dinâmico é este; ou seja, um cronograma bem planejado, com atividades listadas, dependência entre atividades determinada e estimativa de duração e recursos realizada, é aquele que se mostra flexível e dinâmico, pois sabe como atualizar as demais atividades automaticamente quando atualizações nas atividades predecessoras são promovidas.MS PROJECT COMO BANCO DE DADOS RELACIONAL
Pense no MS Project como um banco de dados relacional, com várias tabelas diferentes relacionadas através de um campo em comum. No MS Project este campo é a ID Exclusivo (e não o campo ID como muitos costumam achar). O campo ID faz referência apenas ao número da linha enquanto que o ID Exclusivo é a chave do banco de dados do MS Project. Figura: banco de dados relacional do MS Project Ainda pensando no conceito do MS Project como um banco de dados relacional, temos 3 (três) fatores a considerar: Tipos de dados: No MS Project existem, basicamente, 3 (três) tipos de dados: atividades (tasks), recursos (resources) e atribuições (assignments) Os dados são relacionais: estes 3 (três) tipos de dados são relacionais através do campo ID Exclusiva Cada dado possui sua tabela: Atividades e recursos possuem modos de exibição específicos (Uso da Tarefa e Uso do Recurso). Atribuições são encontradas dentro de cada um desses modos de exibição. O MS Project Server possui outra tabela que também é importante para o entendimento do MS Project como base de dados relacional. A tabela Projetos é onde o Project Server armazena todos os dados do Projeto como nome do projeto, gerente do projeto e datas de início e término do projeto. Esta tabela de projetos está relacionada com as tabelas de atividades, recursos e atribuições.INTERFACE DO MS PROJECT
O MS Project possui vários elementos visuais e é preciso saber identificar os nomes de cada parte que compõe a interface da ferramenta.Figura: Interfaces do MS Project. Barra de ferramentas e menus 1. Barra de Menu: Barra de acesso rápido às opções de comando Arquivo (File), Editar (Edit), Exibir (View), Inserir (Insert), Formatar (Format), Ferramentas (Tools), Projeto (Project), Relatório (Report), Colaborar (Collaborate), Janela (Window) e Ajuda (Help) Além das opções de comando acima, a Barra de Menu também pode apresentar comandos de plug‐ins instalados no sistema como, por exemplo, o Adobe PDF, o WBS Chart Pro, Mindjet MindManager e outros. 2. Barra de ferramenta padrão: Possui os ícones dos comandos mais utilizados pelo usuário. Colocando o ponteiro do mouse sobre o ícone e um popup aparecerá com a descrição deste ícone.
Novo Projeto, Abrir, Salvar Imprimir, Visualizar Impressão, Verificar Ortografia Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel (Copia Formatação) Desfazer e Refazer a ação executada Inserir Hyperlink Vincular Tarefas, Desvincular Tarefas, Dividir Tarefa Informações da Tarefa Ativa, Anotações da Tarefa, Task Drivers, Atribuir Recursos Agrupar por Aumentar Zoom, Diminuir Zoom, Ir para a Tarefa Selecionada Copiar Figura, Assistente do Office Tabela: Ícones da Barra de Ferramenta Padrão e suas ações 3. Barra de Modos (de Exibições): Permite ao usuário selecionar de que “modo” (modo de exibição) as informações serão colocadas na interface. Veremos que para cada processo dentro de cada uma das etapas do ciclo de vida dos projetos, faremos uso de modos de exibição específicos com o objetivo de auxiliar o trabalho do gerente de projeto no input e utilização das informações. Barra de Modos Modos de Exibição nativos do MS Project
Calendário: As atividades são exibidas em formato de agenda Gráfico de Gantt: Modo que combina uma tabela que relaciona as atividades e o gráfico de Gantt. Diagrama de Rede: exibe o diagrama de rede do projeto, com o relacionamento lógico e atributos das atividades.
Uso da Tarefa: Mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um período de tempo. Gantt de Controle: Mostra o previsto (linha de base) x realizado Gráfico de Recursos: Mostra a carga de esforço dos recursos em formato de gráfico de barra Planilha de Recursos: A tabela Recurso mostrando a informação sobre cada recurso (Nome, Tipo, Iniciais, Grupo, Unidades de atribuição, Taxa padrão do recurso, etc.) Uso dos Recursos: Mostra os recursos com suas atribuições, a carga de trabalho ou custos no tempo Tabela: Modos de Exibição do MS Project Figura: Modo de Exibição Calendário
Figura: Modo de Exibição Gráfico de Gantt Figura: Modo de Exibição Diagrama de Rede Atividades sumárias são representadas por paralelogramos Atividades são representadas por retângulos Marcos são representados por hexágonos
Figura: Modo de Exibição Gráfico de Recursos Figura: Modo de Exibição Uso das Tarefas
Figura: Modo de Exibição Gantt de Controle Figura: Modo de Exibição Planilha de Recursos
Figura: Modo de Exibição Uso dos Recursos A Barra de Modos pode ser ativada em Exibir ‐ Barra de Modos. 4. Barra de Entrada: Utilizada para input da informação nos campos e tabelas específicas. Possui botões de confirmação e cancelamento da inserção. Figura: Barra de Entrada 5. Área de Visões e Cronograma: Serve tanto para a entrada de dados como para a visualização deles, definidas através dos modos de exibição selecionados, por exemplo, através da Barra de Modos.
Figura: Área de Visões e Cronograma 6. GUIA DO PROJETO (Project Guide): É uma barra das barras de ferramentas disponíveis na interface do MS Project. Além disso, apresenta um painel que funciona como uma espécie de wizard, interagindo com o usuário e auxiliando no cumprimento das diversas etapas do planejamento como definir o projeto, definir períodos úteis gerais, listar as tarefas do projeto, etc. Figura: Barra de Ferramentas – Guia do Projeto (Project Guide)
Figura: Painel – Guia do Projeto (Project Guide) Para exibir a guia de projetos na barra de ferramentas, coloque o ponteiro do mouse sobre a área das barras de ferramenta e clique com o botão direito. Feito isto, selecione a opção Guia de Projeto. Figura: Selecione a exibição da barra de ferramentas Guia do Projeto
CRIANDO UM NOVO PROJETO
Para criar um novo projeto, o usuário poderá utilizar três recursos básicos da ferramenta: a barra de menu, a Barra de ferramenta padrão e a Guia do Projeto.
Utilizando a Barra de Menu
1. Clique em Arquivo – Novo Figura: Barra de Menu Figura: Barra de Menu – Opção Novo...
2. O painel Novo Projeto será exibido na interface do MS Project. Nele, temos duas opções para criação de novos projetos: Novos e Modelos (templates). Vamos entender como criar um novo projeto do zero (from scratch). O uso de modelos (templates) será detalhado em outro capítulo.
Figura: Painel de Novo Projeto 3. Selecione a opção Projeto vazio 4. Forneça as Informações sobre o projeto Figura: Painel de Novo Projeto 5. Clique em Ok
Utilizando a barra de ferramenta padrão
1. Clique no ícone Novo ( )
2. Forneça as Informações sobre o projeto (passo 4 do item anterior) 3. Clique em Ok
Utilizando a Guia do Projeto (Project Guide)
1. Verifique se a Guia do projeto está ativada na barra de ferramentas; 2. Clique Definir projeto no painel da Guia do Projeto;
Figura: Guia do Projeto – Definir o projeto
Etapa 01: Inserir Informações sobre o projeto Etapa 02: Colaborar no projeto Etapa 03: Inserir Informações adicionais (Salvar e Concluir)
DEFININDO PROPRIEDADES DO NOVO PROJETO
Para ajudar a organizar ou localizar os projetos, o usuário pode inserir propriedades de arquivo para eles, como um título descritivo, um assunto, um gerenciador de projeto ou um comentário.
Para inserir propriedades básicas de arquivo, siga os passos abaixo:
1. Na Barra de Menu, clique no menu Arquivo, clique em Propriedades e na guia Resumo; 2. Digite as informações relevantes sobre o projeto nas caixas de propriedades do arquivo;
Melhores Práticas: É recomendável que o gerente do projeto forneça o máximo de informações possíveis (Título, Assunto, Autor, Gerente, Empresa, etc). Essas informações serão utilizadas no cabeçalho e rodapé dos relatórios. 3. Para adicionar propriedades personalizadas de arquivo para o projeto ativo, clique em Personalizar.
CONFIGURANDO FERRAMENTA - OPÇÕES
Aqui vamos aprender a configurar o MS Project 2007 para que a ferramenta faça exatamente o que pretendemos dela em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.
Figura: acesso a configuração de Opções
Existem 11 (onze) guias de configuração do MS Project e vamos entender cada uma delas e como elas atuam e interferem no plano de projeto.
Configurando opções na Guia Cronograma
A guia de opções de cronograma fornece informações que interferem no tratamento das atividades, permitindo ajustes de comportamento e métricas de recursos e atividades utilizadas pelo MS Project.
A guia de opções de cronograma possui as seguintes configurações genéricas: 1. Mostrar mensagens de agendamento: esta opção, que já vem habilitada como padrão da ferramenta, fornece dicas a respeito de eventuais problemas como, por exemplo, alocação de recursos após a data de término de uma determinada atividade, entre outros. Configuração indicada: marcada 2. Mostrar mensagens de atribuição como: esta opção configura o padrão de alocação de unidade de recursos; ou seja, o tempo disponível do recurso no projeto. Configuração indicada: decimal A guia de opções de cronograma possui as seguintes configurações específicas para o projeto: 3. Novas tarefas: Esta opção configura o referencial de início das atividades do projeto. Configuração indicada: Iniciar na data de início do projeto
começando na data atual.
4. A duração é inserida em: esta opção configura a unidade que a variável a duração adotará (minutos, horas, dias, semanas, meses)
Configuração indicada: dias (dependendo da duração do projeto)
5. Unidade padrão de trabalho: esta opção configura a unidade que a variável trabalho adotará.
Configuração indicada: horas (dependendo da duração do projeto)
6. Tipo de tarefa padrão: esta opção configura o tipo padrão das atividades inseridas no plano:
Configuração indicada: Duração fixa (fase de planejamento)
7. As novas tarefas são controladas pelo empenho: ao optarmos por uma atividade dirigida ao esforço, estamos dizendo ao MSP para ajustar automaticamente as variáveis duração, trabalho e unidade, de acordo com o tipo de atividade escolhida. Configuração indicada: desmarcada 8. Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas: promove vínculos automáticos ao mover ou recortar atividades. Temos que tomar cuidado com esta opção marcada, pois pode gerar vínculos aleatórios não desejados. Configuração indicada: desmarcada 9. Dividir as tarefas em andamento: interrompe o trabalho agendado para uma atividade, criando um gap na linha do tempo. Com esta opção selecionada, podemos informar a data em que o trabalho parou para uma determinada atividade e a data em que o trabalho foi retomado. Desta forma, o MSP re‐ agendará o trabalho restante. Configuração indicada: desmarcada 10. As datas impostas serão sempre respeitadas: informamos ao MSP que para qualquer alteração feita no cronograma, todas as restrições serão mantidas. Configuração indicada: marcada
11. Mostrar que as tarefas têm durações estimadas: Para as atividades inseridas no cronograma e que não tiveram sua duração planejada, o MSP insere um sinal de interrogação ao lado da duração. É interessante termos esta opção habilitada justamente para diferenciar àquilo que ainda não foi estimado. Configuração indicada: marcada 12. As novas tarefas têm durações estimadas: Para as atividades inseridas no cronograma e que não tiveram sua duração planejada, o MSP insere um sinal de interrogação ao lado da duração. É interessante termos esta opção habilitada justamente para diferenciar àquilo que ainda não foi estimado. Configuração indicada: marcada
Configurando opções na Guia Cálculo
1. Modo de cálculo: toda vez que alteramos a informação de algum campo como alocação de recurso, estimativa de duração de uma atividade, o relacionamento entre atividades, o MSP automaticamente calculará as mudanças no plano. Importante: Dicas para módulo de cálculo manual Ao optarmos pelo modo manual, será necessário pressionar o botão calcular sempre que o cálculo do cronograma for necessário. Configuração indicada: automático 2. Calcular: define se os cálculos serão feitos apenas para o projeto ativo ou para todos os projetos abertos. Configuração indicada: Todos os projetos abertos As demais opções são específicas do projeto ativo. 3. A atualização da tarefa atualiza o status do recurso: toda vez que alteramos a informação de algum campo como alocação de recurso, estimativa de duração de uma atividade, o relacionamento entre atividades; o MSP automaticamente calculará as mudanças no plano. Configuração indicada: automático 4. Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status: Com esta opção selecionada, o MSP moverá a parte realizada da atividade após a data de status para até a data de status e a parte da atividade não executada será agendada para iniciar no futuro. A figura abaixo explica como o MSP simula esta situação Configuração indicada: desmarcada 5. E mover o início das partes restantes para antes da data de status: Com esta opção marcada, o MSP traz a data de início da parte restante (que ainda não foi executada) para a data de status. Configuração indicada: desmarcada 6. Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status: Com esta opção selecionada, se a atividade estiver agendada para antes da data de status e uma parte dela já foi executada, o MSP deixará a parte executada como agendada anteriormente, mas moverá a parte restante para a data de status.
Configuração indicada: desmarcada 7. E mover o final de partes concluídas para depois da data de status: Com esta caixa marcada, o MSP moverá toda a atividade em torno da data de status para mostrar que o trabalho foi feito e concluído até a data de status, e que o trabalho ainda continua a partir da data de status. Configuração indicada: desmarcada 8. Valor acumulado: Especifica o método utilizado para calcular o valor agregado (acumulado) do projeto. Pode ser feito através do percentual concluído ou através do percentual físico concluído. Deve ser ajustada para “% concluída” e sempre referenciada a “Linha de base”
Configuração indicada: % concluída e Linha de base
9. As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status: Quando você inserir o percentual concluído, o Project poderá ajustar o trabalho real e restante pela data de status atual. Ou seja, fará uma distribuição uniforme das alterações de percentual concluído das atividades, até a data de status Configuração indicada: marcada 10. Os projetos inseridos são calculados como tarefa de resumo: Define que as atividades externas ao projeto serão tratadas como atividades sumarizadas. Com isto torna possível uma melhor administração do caminho crítico do projeto principal. Configuração indicada: marcada 11. O Microsoft Project sempre calcula os custos reais: garante que os custos reais do projeto serão calculados automaticamente, de acordo com o percentual de trabalho realizado. Se estiver marcado o custo real de uma atividade só poderá ser informado depois que a atividade estiver 100% concluída. Configuração indicada: desmarcada
caso a opção acima permaneça desmarcada. O MSP fará uma distribuição uniforme das alterações no custo total das atividades, até a data de status. Se esta opção estiver desmarcada, o gerente de Projeto poderá fornecer manualmente os custos totais atuais. Entretanto, o fornecimento manual Configuração indicada: marcada 13. Acumulação padrão de custos fixos: define como será o padrão de distribuição de custos fixos ao longo do tempo. Pode ser INÍCIO, RATEADO ou TÉRMINO. Configuração indicada: rateado 14. Calcular caminhos críticos independentes: torna possível a visualização de mais de um caminho crítico. Configuração indicada: desmarcada 15. Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a: Configura a definição dos níveis das folgas para a classificação de “tarefas críticas”. Trabalha em conjunto com a opção anterior
Configuração indicada: 0 dias (atividades não deverão ter folga no caminho crítico)
Configurando opções na Guia Exibir Figura 1.5 Guia de opções de Exibir Basicamente, nesta guia podemos definir o modo de exibição padrão quando criarmos um novo projeto, bem como elementos de tela, links externos, padrões de moeda, etc... As opções globais para a guia Exibir são: 1. Modo de exibição padrão: o MSP disponibiliza o modo de exibição “Gráfico de Gantt” como o modo de exibição padrão. Esta opção pode ser alterada pelo usuário a qualquer momento. Configuração indicada: Planilha de Tarefas 2. Tipo de Calendário: o MSP disponibiliza três opções nativas de calendário: Calendário Gregoriano, Islâmico e Tailandês Budista. Calendário Gregoriano: é o calendário utilizado na maior parte do mundo, e em todos os países ocidentais; porém, existem países que não aplicam como China, Israel, Irão, Bangladesh, Paquistão,
calendário Juliano. É dividido em 12 meses: Janeiro (31 dias), Fevereiro (28 ou 29 dias), Março (31 dias), Abril (30 dias), Maio (31 dias), Junho (30 dias), Julho (30 dias), Agosto (31 dias), Setembro (30 dias), Outubro (31 dias), Novembro (30 dias) e Dezembro (31 dias.) Calendário Islâmico: é um calendário lunar composto por 12 meses de 29 ou 30 dias com um total de 354 dias. Calendário Tailandês Budista: Configuração indicada: Calendário Gregoriano 3. Formato de data: o MSP disponibiliza várias opções de formato de data. O padrão da ferramenta é: <dia da semana> dd/mm/aa. O formato de data também é influenciado pelo tipo de calendário escolhido. Configuração indicada: <dia da semana> dd/mm/aa 4. Mostrar: Existe uma série de caixas de seleção sob a opção Exibir. Estas opções são utilizadas para habilitar e desabilitar elementos da interface do MSP como: 5. Barra de status: Com esta opção marcada, teremos a exibição da barra de status do MSP que mostra informações sobre o progresso de determinadas operações no MS Project 2007. A barra de status é apresentada na parte inferior da janela do MS Project. Importante: Se o gerente de projeto optar pelo cálculo manual, a barra de status indicará a necessidade de realizar o cálculo.
Configuração indicada: marcada 6. Janelas na barra de tarefas: Esta opção configura a apresentação de janelas independentes na barra de tarefas do Windows. Ou seja; com esta opção desmarcada todos os projetos serão abertos em uma única janela poupando espaço na barra de tarefas do Windows. No Windows 7, a barra de tarefas ficaria assim: Figura: Opção Janelas na barra de tarefas marcada. Dois ícones na barra de tarefas traduzindo dois planos de projeto abertos. Figura: Opção Janelas na barra de tarefas desmarcada. Um único ícone na barra de tarefas consolidando dois planos de projeto abertos. Configuração indicada: marcada 7. Barras e formas em modo de exibição de Gantt em 3‐D: Com esta opção marcada, teremos as barras e
Figura. Formas em 3D
Figura. Formas sem 3D
Configuração indicada: marcada
Configuração indicada: marcada
9. Barra de entrada: Esta opção exibe ou oculta a barra de entrada de dados.
direito que mostra a ligação entre tarefas, estabelecendo uma ligação entre programas para que os dados de um documento sejam atualizados quando são atualizados em outro documento. Configuração indicada: marcada 11. Dicas de tela do projeto: Exibe dicas para barras de Gantt e títulos de campos, incluindo datas para unidades de escala de tempo, e o conteúdo completo de uma célula se esta for muito pequena para exibir completamente o texto nos modos de exibição de planilha e Diagrama de Rede. Se você habilitar essa configuração serão exibidas dicas para barras de Gantt e títulos de campos. Se você desabilitar ou não definir essa configuração, a configuração padrão do usuário será usada Configuração indicada: marcada 12. Opções de vinculação entre projetos para ‘Projeto1’: Existe um conjunto de opções que podem ser utilizadas quando trabalhamos com dependência de tarefas entre o projeto atual e outros projetos. Este link entre o projeto atual e projetos externos chama‐se cross‐project linking Você poderá verificar as predecessoras e sucessoras externas utilizando a opção [Ferramentas] > [Vínculos entre projetos...] 13. Mostrar sucessoras externas: Especifica se as atividades sucessoras externas ao projeto são mostradas no projeto atual. Importante verificar a opção de vínculo entre projetos. Configuração indicada: marcada 14. Mostrar predecessoras externas: Especifica se as atividades predecessoras externas são mostradas no projeto atual. Importante verificar a opção de vínculo entre projetos.
Configuração indicada: marcada 15. Mostrar a caixa de diálogos vínculos entre projetos ao abrir: Especifica se a caixa de diálogo Vínculo entre projetos será apresentada quando o projeto atual for aberto e apresentar atividades vinculadas a outros projetos Configuração indicada: marcada 16. Aceitar novos dados externos automaticamente: Especifica se o MS Project 2007 deve aceitar e atualizar automaticamente alterações em dependências entre atividades vinculadas de outros projetos. Esta opção estará disponível apenas quando a caixa de verificação “Mostrar a caixa de diálogos vínculos entre projetos ao abrir” estiver desmarcada. Configuração indicada: marcada 17. Opções de unidade monetária para ‘Project1’: as próximas opções referem‐se às modificações nas opções de moeda para o projeto ativo. 18. Símbolo: próximo a opção símbolo, selecione o tipo de moeda a partir da lista disponível. Ao determinar corretamente o tipo de moeda, o MSP automaticamente insere o símbolo para o tipo de moeda que você escolheu. O MSP também possibilita a edição livre do campo. Configuração indicada: R$ 19. Posicionamento: Especifica onde o símbolo será colocado em relação ao número. Configuração indicada: R$ 1 20. Casas decimais: Especifica o número de dígitos que aparecem depois da casa decimal. O padrão é 2 Configuração indicada: 2 21. Moeda: Especifica o tipo padrão de moeda para o projeto ativo. Configuração indicada: BRL (Brasil) 22. Opções de estrutura de tópicos para ‘Projeto1’: As opções finais estão relacionadas à como o usuário deseja que o MSP trate questões referentes à endentação 23. Recuar nome: quando esta opção estiver selecionada, as atividades dentro de um pacote poderão ser endentadas para dentro do pacote. Configuração indicada: marcada 24. Mostrar número da estrutura de tópicos: Esta opção exibe o código da EAP junto ao nome da atividade.
Configuração indicada: desmarcada (esta opção ficará desmarcada pois na etapa de criação da EAP Analítica usaremos uma coluna para exibir o nível da EAP) 25. Mostrar símbolo da estrutura de tópicos: Esta opção exibe os símbolos (+) e (‐) junto aos nomes das atividades sumarizadas (entregas ou pacotes de trabalho) Configuração indicada: marcada 26. Mostrar tarefas de resumo: Esta opção exibe os pacotes de trabalho e as entregas do plano. Configuração indicada: marcada 27. Mostrar tarefa de resumo do projeto: Esta opção exibe a atividade sumarizada do projeto (ID “0”) Configuração indicada: marcada
Configurando opções na Guia Geral
A guia Geral tem como objetivo definir preferências de configuração geral do MSP. Basicamente podemos definir configurações globais para o MSP e também configurações específicas para o projeto atual. As opções globais são: 1. Ativar Autofiltro para novos projetos: Com esta opção marcada, o autofiltro aparece automaticamente nas colunas do MSP ao iniciar um novo projeto. Configuração indicada: marcada 2. Solicitar informações ao criar projetos: Com esta opção marcada, a janela de informações do projeto aparecerá para cada novo projeto iniciado. Configuração indicada: marcada 3. Abrir último arquivo ao inicializar: Com esta opção marcada, sempre que iniciarmos um projeto no MSP, a ferramenta abrirá automaticamente o último projeto trabalhado. Configuração indicada: desmarcada 4. Lista de arquivos recém‐usados: Esta opção exibe os últimos N projetos trabalhados na lista de arquivos recentes. A quantidade padrão é quatro projetos. Você pode alterar este padrão para exibir até nove entradas. Configuração indicada: quatro 5. Nome do usuário: Fornecer o nome do usuário que identifica o autor dos planos (.mpp) Configuração indicada: <digitar o nome do usuário> 6. Desfazer níveis: No MSP podemos definir o número de ‘undos’ para até 99. O padrão é 20. Configuração indicada: 20 7. Opções de Serviços: Com este botão, o usuário pode modificar as opções de feedback e gerenciamento de documentos. 8. Assistente de planejamento: Esta opção estabelece como o assistente de planejamento interage com os projetos. As configurações aplicadas ao assistente são globais. 9. Conselhos do ‘Assistente de planejamento’: com esta opção marcada, à medida que trabalhamos no MSP, dicas do assistente serão exibidas através da janela Assistente de planejamento, mostrando dicas, alertas sobre conflitos, etc.
Configuração indicada: marcada 10. Conselhos sobre como utilizar o Microsoft Office Project: Com esta opção marcada, o Assistente de planejamento exibirá dicas e atalhos para trabalhar com o Project. Configuração indicada: marcada 11. Conselhos sobre agendamento: Com esta opção marcada, o assistente de planejamento exibirá mensagens de auxílio na elaboração do cronograma (ex: você sabia que existe uma maneira mais fácil...) Configuração indicada: marcada 12. Conselhos sobre erros: Quando marcada, o assistente de planejamento exibirá mensagens de erro. Configuração indicada: marcada As opções específicas (para o projeto) são: 13. Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente: Quando esta opção estiver marcada, o MS Project automaticamente adicionará novos recursos à folha de recursos ou à um pool de recursos que esteja vinculado ao projeto. Quando esta opção estiver desmarcada, o MSP exibirá uma caixa de diálogo notificando o usuário que um novo recurso ou atividade acaba de ser criado, solicitando a inclusão deste recurso ao pool de recursos. Configuração indicada: marcada Importante: A melhor prática para a alocação de recursos diz que todos os recursos do projeto devem ser planejados através da planilha de recursos e, em seguida, alocados (ou atribuídos) as atividades. 14. Taxa padrão: define a taxa de pagamento padrão para novos recursos inseridos. Esta opção é normalmente vista na folha de recursos. Configuração indicada: R$ 0,00/h 15. Taxa padrão de horas extras: define a taxa de pagamento de horas extras para novos recursos inseridos. Esta opção é normalmente vista na folha de recursos. Configuração indicada: R$ 0,00/h
Configurando opções na Guia Calendário Figura: Guia de opções de Calendário A configuração de opções na guia Calendário são específicas para o projeto ativo. Neste caso, não temos configurações globais de Calendário. As configurações específicas são: 1. A semana inicia no (a): define o dia em que a semana começa, para efeitos de cálculo do MSP. Configuração indicada: Domingo 2. O ano fiscal inicia em: define o início do ano fiscal. Essa data será apresentada como data de início do ano, nas linhas de tempo apresentadas. Configuração indicada: Janeiro 3. Hora de início padrão: configura a hora padrão de início de trabalho. Esse horário só será utilizado quando for especificada alguma data para a atividade, e não for especificado o horário de início.
Configuração indicada: 17:00 5. Horas por dia: define a quantidade de horas calculadas pelo MSP a cada vez que for definida uma entrada de duração em dias. As horas calculadas serão diretamente proporcionais ao trabalho relativo àquela duração Configuração indicada: 8,00 6. Horas por semana: semelhante ao anterior, porém considerando o período de término. Configuração indicada: 40,00 7. Horas por mês: semelhante ao anterior, porém considerando o período de término. Configuração indicada: 20 8. Definir como padrão: grava todas as configurações de opção como padrão a ser utilizada em todos os projetos que venham a ser criados a partir daí.
Configurando opções na Guia Segurança Figura: Guia de opções de Segurança Esta guia configura opções de segurança para remover todas as informações pessoais do projeto local, ajustes o nível de segurança macro padrão e como o MSP trabalha com formatos de arquivo legados (Project 97 e 2003) A configuração de opções na guia Segurança são específicas para o projeto ativo. Neste caso, não temos configurações globais de Segurança. As configurações específicas são: 1. Remover informações de propriedades do arquivo ao salvar: Quando selecionamos esta opção, somente os quatro campos listados abaixo (título, assunto, autor e gerente) são removidos do arquivo do projeto. Outras informações confidenciais continuam registradas. Configuração indicada: desmarcada
Figura: Propriedades de Projeto Teste
2. Segurança de Macro: Ao clicarmos no botão Segurança de Macro, a caixa de diálogo Segurança será exibida ao usuário
A configuração padrão de nível de segurança é alto; ou seja, somente macros que têm sua origem em fontes seguras serão passíveis de execução. Para que você possa verificar as fontes seguras, clique na aba Editores Confiáveis. Figura: Editores Confiáveis Configuração indicada: baixo Escolhemos a configuração baixa para termos compatibilidade com alguns códigos contidos no servidor EPM tais como o módulo que gera a curva S.
Configurando opções na Guia Editar Figura: Guia de opções de Editar Nesta guia ajustamos todas as opções referentes ao comportamento e tratamento utilizado nos modos de exibição do MSP. Basicamente poderemos: Alterar o modo como você manipula dados com mouse e o teclado Especificar as abreviações padrão para unidades de tempo Especificar a aparência dos hiperlinks no projeto Configuração indicada: conforme figura acima
Configurando opções na Guia Ortografia
Figura: Guia de opções de Ortografia
Nessa guia ajustamos todas as opções referentes ao comportamento de correção ortográfica promovida no conteúdo do arquivo gerado pela ferramenta
Configurando opções na Guia Salvar Figura: Guia de opções de Ortografia Nessa guia configuramos opções referentes à gravação do arquivo pelo MSP. Aqui definimos o caminho onde automaticamente os documentos (planos e templates/modelos) serão armazenados, além de definir a freqüência (em minutos) de Auto‐salvamento.
Configurando opções na Guia Colaborar Figura: Guia de opções de Colaborar Nesta guia configuramos opções referentes à colaboração no ambiente EPM. Esta guia só estará disponível quando trabalharmos em um projeto no ambiente tecnológico EPM. Aqui definimos como os recursos redirecionam suas tarefas, o método utilizado para reportar o progresso das atividades e o método a ser utilizada para geração do relatório de andamento para este projeto. Interessante observar aqui é que, se o projeto já estiver vinculado ao EPM, as opções definidas no servidor serão exibidas (URL e métodos).
Configurando opções na Guia Interface Figura: Guia de opções Interface Através da guia Interface podemos controlar o Guia do projeto e maneira como o MS Project responde às alterações nas informações sobre a atividade. Basicamente, com esta guia, configuramos Controle de indicadores de comentários e menus popup quando é feita alguma alteração em atividades, recursos ou atribuições; Exibição e uso da Guia do Projeto; Uso padrão ou personalizado da Guia do Projeto Mostrar indicadores e botões de opção para: é utilizado para definir opções de exibição de indicadores de comentários e menus popup quando certas alterações são feitas em atribuições, trabalho, duração, datas de início, etc. O indicador de comentário geralmente é um pequeno triângulo amarelo no canto do campo afetado.
1. Atribuições de recursos: Especifica que o triângulo de comentários deve aparecer no canto de um campo se você atribuir recursos adicionais a uma atividade que já possui recursos atribuídos. O indicador pode aparecer no campo Nome do Recurso ou Nome da Tarefa, dependendo de onde for feita a alteração. Configuração indicada: marcada 2. Edições em datas de início e término: Especifica que o triângulo de comentários deve aparecer em um canto de um campo Nome da Tarefa se você alterar a data de início e término da tarefa Configuração indicada: marcada 3. Edições em trabalho, unidades ou duração: Especifica que o triângulo de comentários deve aparecer no canto do campo Duração ou Nome da Tarefa se você alterar trabalho, as unidades ou a duração de uma tarefa Configuração indicada: marcada 4. Exclusões na coluna ‘Nome’: Especifica que o indicador de exclusões deve aparecer no campo Indicadores se você excluir texto no campo Nome da Tarefa ou Nome do Recurso. Configuração indicada: marcada Interface de Usuário: Determina como o usuário deseja manipular os itens do Organizador. É possível utilizar o Organizador para copiar os elementos de um projeto (incluindo campos, grupos, modos de exibição, calendários, filtros, tabelas, etc.)
projetos: Marque essa caixa de seleção para fazer a correspondência dos elementos do projeto no Organizador, usando a identificação interna de cada elemento. Ao marcar essa caixa de seleção, você ignora os nomes de elementos físicos, uma vez que eles podem ser diferentes dependendo dos projetos. Configuração indicada: marcada Configurações do Guia do projeto: Define as preferências para a aparência e conteúdo do painel lateral contendo a Guia do projeto. A guia do projeto fornece explicações, tarefas e controles para ajudá‐lo a criar e gerenciar um projeto. Figura: Guia do Projeto
Figura: Guia do Projeto 6. Exibir Guia do projeto: Exibir o painel lateral contendo a Guia do Projeto. Desmarque a caixa de seleção para fechar o painel lateral e fazer com que permaneça fechado na próxima vez em que você abrir um projeto. Configuração indicada: marcada Página de layout e funcionalidade do Guia do projeto: Especifica se o painel lateral exibe a página principal padrão do Project ou uma página personalizada que sua empresa desenvolveu. 7. Usar página padrão do Microsoft Office Project ou Usar uma página personalizada: Especifica que o painel lateral exiba a página padrão do MS Project ou uma página personalizada. No caso de escolhermos a opção personalizada, a caixa URL e o botão Procurar aparecem. Configuração indicada: Usar página padrão do Microsoft Office Project Conteúdo do Guia do projeto: Especifica se o painel lateral exibe o conteúdo da Guia de projeto padrão do MS Project ou um conteúdo personalizado 8. Usar conteúdo padrão do Microsoft Office Project ou usar conteúdo personalizado: Exibir conteúdo padrão na barra lateral ou conteúdo personalizado. No caso de optarmos por conteúdo personalizado, a caixa Arquivo XML para conteúdo personalizado e o botão Procurar aparecem.
AJUSTE DE RECURSOS E NIVELAMENTO
Existe um recurso no MSP que deverá ser configurado antes de iniciarmos a etapa de Planejamento do projeto. Trata‐se do Ajuste de recursos e Nivelamento. Este recurso permite o reagendamento das atividades que serão responsáveis pela realização dos pacotes de trabalho e seus produtos principais do projeto de forma automática, ajustando as datas de início à disponibilidade dos recursos existentes. Esta opção deverá ficar desmarcada. Todas as caixas deverão estar desmarcadas Figura: Redistribuição de recursosA opção Procurar superalocações em uma deverá estar marcada para uma base “a cada hora” Esta opção é útil quando estamos trabalhando com recursos limitados (disponibilidade)
SALVANDO UM NOVO PROJETO
Se o usuário salvar um plano pela primeira vez ou se o plano for aberto em modo de leitura, a caixa de diálogo Salvar como aparecerá com as seguintes opções:
Figura: Salvar como Se o projeto já estiver salvo e uma nova ação de salvar for feita pelo usuário, o plano será salvo automaticamente com o nome e o tipo existentes. Tipos de arquivo Arquivos de Projeto (.MPP) Arquivos de Modelo (.MPT) Arquivos de Área de Trabalho (.MPW) Arquivos de texto ASCII (.MPX)
CHECKLIST DE VERIFICAÇÃO PARA A CRIAÇÃO DE UM NOVO PROJETO
Sempre que o usuário iniciar ou finalizar a etapa de criação de um novo projeto, é importante rodar o checklist abaixo para verificar se as configurações iniciais e os passos necessários foram feitas para iniciarmos a segunda etapa do planejamento (Criação da EAP Analítica). Check Ação verificada
Novo projeto criado utilizando uma das três possibilidades (Barra de Menus, Barra de Ferramenta padrão ou Guia do Projeto?
Informações sobre o projeto fornecidas?
Propriedades do projeto definidas?
Informações – Opções configuradas (Cronograma, Cálculo, Exibir, Interface, Salvar, etc.)Sobre o autor Alexandre Paiva de Lacerda Costa é graduado em Engenharia Eletrônica pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), pós‐graduado em Tecnologia da Informação em Análise e Gestão de Negócios pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), certificado PMP – Project Management Professional pelo Project Management Institute (PMI) em 2005, certificado ITIL v2 Foundation pela Exin em 2010, certificado MCTS 70‐ 632 Microsoft Certified Technology Specialist (Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) em 2010 e possui experiência em Planejamento, Execução e Controle de Projetos adquirida em grandes empresas como IBM Brasil, Oi/Telemar, Petrobras e Eletrobrás Termonuclear.
