Aula2 - GP

Sejam bem vindos

Práticas em Gerência de Projetos

Agenda

• Introdução à Gestão de Projetos

• As vantagens desta abordagem gerencial

• A implantação de Gestão de Projetos

Motivação

• O ambiente competitivo e globalizado tem levado as

organizações a viverem em permanente estado de

mudança.

• A forma eficaz de lidar com isso é empreender ações

conduzidas na forma de projetos.

• As empresas, incentivadas pelo PMI, têm buscado as

melhores práticas (estado-da arte) em

Estatísticas

• Segundo pesquisa do Standish Group, os projetos

pesquisados foram :

– 31% foram cancelados;

– 88% ultrapassaram orçamento, prazo ou ambos;

– os custos ultrapassaram, em média, 189% os

orçamentos iniciais;

– os prazos ultrapassaram, em média, 222% os

prazos planejados.

Estatísticas

• Segundo pesquisa do Meta Group, com executivos

de diversas organizações:

– 35% têm processo (metodologia) consistente de

gerenciamento de projetos;

– 25% fazem estudos de viabilidade;

– 20 a 33% falham no atendimento das expectativas

dos stakeholders;

– O gerenciamento efetivo de projetos registra

melhoria contínua, reduzindo custos em 30%.

Metodologia de GP

– Estrutura apropriada;

– Planejamento adequado de portfólio; – Padronização e integração de processos; – Métricas de desempenho;

– Controle e melhoria contínua;

– Comprometimento dos executivos; – Priorização e alinhamento estratégico; – Competência;

– Alocação adequada de recursos; – Trabalho em equipe.

Metodologia de GP

• Seu uso deve ser seletivo, tendo como base:

– Estrutura organizacional;

– Tipicidade e complexidade do projeto;

– Características dos clientes e mercados;

Gestão de Projetos

• O que é um Projeto?

O que é um Projeto?

Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos.

Darci Prado

É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.

O que é um Projeto?

• Projeto é uma iniciativa não rotineira, caracterizada por uma sequência clara e lógica de eventos, com inicio, meio e fim, que se destina a criar um produto ou serviço novo e possui parâmetros predefinidos de tempo, custo, equipe e qualidade.

Diferença entre Projeto e Operação

Projetos

• _{É um esforço temporário e único.} • _{A equipe planeja e executa o projeto} • _{Enfrenta escopos que podem ser}

desconhecidos

• Utiliza equipe multidisciplinar

• _{Termina com um resultado único e} específico

• _{Exemplo: A minha mudança de residência}

Operações

• _{É um esforço contínuo , estável,} repetitivo e consistente.

• _{As pessoas desempenham as} mesmas tarefas a cada ciclo do processo

• _{Não exige uma equipe} multidisciplinar

• _{O controle de produtividade é}

estabelecido em torno de metas de produção

• _{Exemplo: O trabalho da empresa} de mudanças

O que são Stakeholders?

• Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou

organizações que podem influenciar de maneira

Projeto e Operação

Idéia

Gerência de Projetos

• É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos. • São técnicas e métodos de Administração, aplicados para

estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

Onde se utiliza GP

• Implantação de TI e Telecomunicações

• Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços • Projetos de Engenharia

• Projetos de Marketing • Projetos de Manutenção • Melhoria de Processos

As principais vantagens de GP

• Maior satisfação do Cliente

• Ciclo de desenvolvimento mais curto • Custos menores

• Decisões mais eficazes • Menos improviso

Outras vantagens de GP

• A entrega é feita dentro do prazo contratado

• O orçamento é respeitado

• A identificação antecipada dos problemas permite

planejar e realizar ações corretivas

• Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade

na primeira vez

Mais vantagens de GP

• O planejamento e o compartilhamento de recursos

aprimora a eficiência (reduz custos).

• A comparação do Realizado com o Planejado

melhora o desempenho dos projetos.

Vantagens adicionais de GP

• A utilização de procedimentos, formulários e

modelos amigáveis

sistematiza o trabalho.

• A comunicação previamente planejada facilita a

entrada, saída, distribuição, freqüência e no

Um Bom Gerente de Projetos

deve ser ...

• pró-ativo

• tentar novas idéias • perseverante • orientado a objetivos • comunicativo • motivador • organizado • saber priorizar

• sensível a pessoas e situações • facilitador • treinador (coaching) • inovador • bom ouvinte • planejar bem • decisivo • ter auto-confiança • team builder

• ter poder de persuasão • entusiasta

• energético • criativo

• saber delegar • etc., etc., etc.,....

Como implantar GP ?

• Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos

• Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão.

• Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais

• Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes.

• Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

Quais as restrições à aplicação da GP ?

• Um bom gerenciamento de projetos exige um

investimento inicial de tempo e esforço

• Não há tempo para Planejar, mas sempre há

tempo para improvisar e fazer de novo.

• A organização não está comprometida

• Estimativas de prazo e de custo não são realistas.

• A organização não sabe como utilizar GP

• Utiliza algumas ferramentas por pressão do

mercado.

Por que algumas empresas não se utilizam de GP ?

• A organização utilizou a GP de modo inadequado.

• Não há integração: diferentes grupos têm

objetivos diferentes

• A organização tem medo de controle.

• Cultura do improviso

PRODUTO porque

As quatro restrições em GP

Metodologia PMBOK / PMI

As cincos fases de GP

Definição

• Estudar a viabilidade de realizar um projeto

• Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar. • Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto –

usuários, clientes, direção e outros. • Definir o escopo geral do projeto.

• Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto. • Formalizar a constituição do projeto.

Planejamento

• Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos.

• Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto.

• Sequenciar as atividades de maneira mais eficiente possível. • Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar

recursos às atividades necessárias para concluir o projeto. • Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

Execução

• Gerenciar a equipe do projeto

• Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.

• Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. • Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a

execução.

• Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.

Controle

• Monitorar os desvios do programado.

• Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.

• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo.

• Quando necessário, reprogramar o projeto.

• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.

• Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.

Conclusão

• Encerrar as atividades e apreender com a experiência

vivenciada no projeto.

• Avaliar os resultados finais do projeto com a equipe e

os demais envolvidos no projeto.

• Redigir o relatório final e dissolver a equipe do

projeto

As três dimensões da GP

Técnicas de GP

• Levantamento das Necessidades do Cliente • Análise de Viabilidade - Business Case

• Constituição do Projeto – Project Charter

• Planejamento das Atividades – Estimativas e Premissas • Definição de Recursos – Planilha de Recursos

• Plano de Comunicações

• Plano de Gerenciamento de Riscos • Controle – Valor Acumulado, Curva S

Pessoas Processos Infra-estrutura de Sistemas de Informação

Estratégia de Atuação

Conceito de Gestão

por

Projetos

• É a aplicação dos conceitos GP, não só ao nível de um projeto em particular, mas ao nível global da organização.

• Os princípios de administração de projetos passam a integrar a cultura organizacional da empresa ou da instituição.

• Todas as operações da organização são encaradas como um

conjunto completo de projetos ( alguns sendo desativados, outros em andamento ou sendo iniciados, e, finalmente, outros sendo concluídos ).

• A missão, a visão, as estratégias, os objetivos e as metas da organização são transformados em programas ou carteiras de projetos. A organização torna-se “projetizada”.

Espectro do apoio à Gestão

por

Projeto

• Equipes autônomas de projeto – desempenha um projeto • Escritório de apoio a projetos – orienta as equipes de gp • Centro de excelência – treinamento as equipes

• Escritório de GP – supervisão e coordenação direta

• Diretor de Projetos – controle total da carteira de projetos da organização

Maturidade em GP – OPM

Busca gerar (de forma incremental e planejada) a capacidade de prever o resultado final dos projetos através da padronização, da reutilização e do aprimoramento constante dos processos,

métodos e ferramentas de GP que são disponibilizados para toda a organização. A organização não irá mais depender só daqueles que “levam jeito” para GP.

A eficiência em trabalhar em GP muda em cada um dos 5 nível do OPM3_{: imaturidade, padronizado, definido, gerenciado e}

O que fazemos

• Implantação de metodologia de GP

• Apoio na elaboração e controle de projetos

• Treinamentos em GP, MS Project, Metodologia de

Desenvolvimento de Novos Serviços, Elaboração de

Propostas Técnicas