ACTA Nº 1
Aos vinte e oito dias do mês de Novembro do ano de dois mil e três reuniu o júri do Concurso Público Nº 01 – 9.096/2003 (contratação de serviços de consultoria de natureza organizacional) para definir os sub-critérios do critério de adjudicação “Adequação aos Objectivos” e prestar os esclarecimentos solicitados pelos interessados que procederam ao levantamento dos documentos que servem de base ao concurso.--- Por impedimento por doença do presidente do júri, Dr. Jacinto Mariano Bernardo, foi substituído pela primeira vogal efectiva Dra. Maria da Conceição Alves Martins. Assim, o júri foi constituído pelos seguintes membros:--- Presidente: Dra. Maria da Conceição Alves Martins.--- Primeiro vogal efectivo: Dra. Isabel Abreu.--- Segundo vogal efectivo: Dr. Mesquita da Cruz.--- Primeiro Ponto - Relativamente aos sub-critérios do critério de adjudicação “Adequação aos Objectivos”, o júri decidiu atribuir a ponderação de 3,5% a cada um dos dez primeiros itens da Parte II – Cláusulas Técnicas do Caderno de Encargos.--- O júri informa ainda que onde se lê:--- “11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--- 1º Adequação aos objectivos (25%).
2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%): 2º.a) Realizados pela firma concorrente nos últimos 3 anos (50%)
2º.b) Dos consultores afectos ao trabalho (50%) 3º Preço e condições de pagamento (15%)
4º Prazos de Execução (10%): 4º.a) Prazo Total (50%)
4º.b) Prazos indicativos para cada uma das Fases (50%) “
Deve ler-se:--- “11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--- 1º Adequação aos objectivos (35%).
2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 2º.a) Realizados pela firma concorrente nos últimos 3 anos (50%)
2º.b) Dos consultores afectos ao trabalho (50%) 3º Preço e condições de pagamento (20%)
4º Prazos de Execução (15%): 4º.a) Prazo Total (50%)
Segundo Ponto - Quanto às questões colocadas pelos interessados o júri deliberou prestar os seguintes esclarecimentos:---
1. Relativamente às principais áreas, funções orgânicas e actividades do INFARMED, as mesmas encontram-se definidas no Decreto-Lei nº 495/99, de 18 de Novembro (Lei Orgânica do INFARMED) e na Portaria nº271/2003 (2ª série), de 25 de Fevereiro (Regulamento Interno do INFARMED). O organograma com a indicação dos níveis hierárquicos está disponível no Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED no site do Instituto (www.infarmed.pt).--- 2. Relativamente ao número de profissionais do INFARMED, nomeadamente quadros
directivos, chefias, quadros superiores, quadros médios e restantes, formação académica, nível de antiguidade, nível de escolaridade e efectivos por escalão etário, esta informação está disponível no Balanço Social do INFARMED de 2002 no site deste Instituto (www.infarmed.pt), ainda que não exista correspondência total e directa com o actual Regulamento Interno.O número de profissionais por área de actividade é o constante do seguinte quadro:---
Serviços Áreas de Coordenação
Conselho de Administração
CA 5
Assessores 6
Secretariado 8
Área de Coordenação de Avaliação e Vigilância de Medicamentos e Produtos de Saúde
DMPS 65
DGREE 17
DATC 22
Área de Coordenação de Licenciamentos, Inspecção e Controlo
DIL 34
DCQ 37
Área de Coordenação de Informação e Utilização de Medicamentos
DEMPS 26
DICAE 20
Área de Coordenação de Planeamento e Administração Geral
DTSI 30
DFP 20
DARH 28
Serviços de Apoio
3. Não existe qualquer levantamento de processos.--- 4. Não existe um manual de procedimentos.--- 5. Não existe fluxogramas de “cadeia de valor interno”.--- 6. Os instrumentos para a implementação do projecto deverão constar da proposta a
apresentar pelos candidatos, se for caso disso.--- 7. A formação a ministrar aos recursos humanos decorrerá do diagnóstico de situação a
elaborar e das conclusões retiradas, devendo ser enquadrada no período definido para a realização do estudo.--- 8. Não existe definição dos circuitos de decisão actualmente existentes.--- 9. A desburocratização a efectuar deverá constar da proposta a apresentar.--- 10. O dimensionamento deverá constar da proposta a apresentar.--- 11. Para se efectuar a gestão são utilizados indicadores financeiros e de actividade,
nomeadamente os constantes do Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED, disponível no site deste Instituto (www.infarmed.pt).--- 12. Os documentos actualmente elaborados e enviados são de natureza variável e
compreendem nomeadamente relatórios financeiros mensais e trimestrais; relatórios de actividade trimestrais, bem como relatórios, informações, circulares informativas, publicações de natureza diversa e com periodicidade variável em função das solicitações e da periodicidade dos mesmos. O volume mensal destes documentos é também variável. Estes documentos são produzidos pelas respectivas áreas em função das suas competências.--- 13. Os circuitos de comunicação existentes são os constantes do organograma,
desenvolvendo-se do topo para a base (circuitos verticais) e ao mesmo nível hierárquico (circuitos horizontais).--- 14. Relativamente aos critérios apresentados no ponto 11.3 de Programa de
Concurso.(Pág.11/24), onde se lê:--- “11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--- 1º Adequação aos objectivos (25%).--- 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%):
2º.a) Realizados pela firma concorrente nos últimos 3 anos (50%) 2º.b) Dos consultores afectos ao trabalho (50%)
3º Preço e condições de pagamento (15%) 4º Prazos de Execução (10%):
4º.a) Prazo Total (50%)
Deve ler-se:--- “11.3. O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores:--- 1º Adequação aos objectivos (35%).
2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 2º.a) Realizados pela firma concorrente nos últimos 3 anos (50%)
2º.b) Dos consultores afectos ao trabalho (50%) 3º Preço e condições de pagamento (20%)
4º Prazos de Execução (15%): 4º.a) Prazo Total (50%)
4º.b) Prazos indicativos para cada uma das Fases (50%) “
15. O técnico referido em “Outros Requisitos” do Caderno de Encargos será afectado em função das necessidades e tendo em vista a monitorização do estudo e a transferência de conhecimentos.--- 16. Não se antevê a necessidade de uma visita às instalações do INFARMED.--- 17. Os sub-critério do critério “Adequação aos Objectivos” encontra-se definido no
primeiro ponto da Ordem de Trabalhos.--- 18. A não adjudicação da Fase II (Implementação e Formação) dependerá do nível de
atingimento dos objectivos definidos para a Fase I.--- 19. O INFARMED tem certificada a Direcção de Inspecção e Licenciamento, ao abrigo da
Norma NP EN ISO 9001:2000.--- 20. A equipa de consultores a envolver no projecto será constituída no mínimo por três
elementos.--- 21. O espaço temporal ocupado pelo INFARMED para análise e decisão de documentação
apresentada pela adjudicante suspender-se-á se da mesma resultar a prossecução das restantes.--- 22. A permanência dos consultores em horário completo será exigida apenas nos períodos de execução da mesma, sem prejuízo da sua disponibilidade para qualquer esclarecimento, sempre que tal se revele necessário.--- 23. Não se encontrando prevista no Ponto 6 do Programa do Concurso a apresentação de
propostas com variantes e/ou condições alternativas, as mesmas não serão admitidas.---- 24. Os recursos disponíveis são os constantes do Caderno de Encargos.--- 25. A identificação do Quadro de Informação (Management Information System) deverá
constar da proposta a apresentar.--- 26. A identificação do público alvo do INFARMED poderá ser consultada no Relatório e Plano de Actividades disponíveis no site deste Instituto (www.infarmed.pt).--- 27. O INFARMED não possui estruturas descentralizadas.---
30. O INFARMED disponibilizará toda a documentação e informação necessária de acordo com as atribuições.--- 31. O estudo visa a optimização do desempenho da estrutura orgânica existente.--- 32. O âmbito de aplicação da análise e diagnóstico das funções referidas no ponto 20.1 é
extensível à estrutura orgânica existente.--- 33. O cronograma do estudo deverá ser parte integrante da proposta a apresentar.--- E não havendo mais assuntos a discutir ou aprovar o júri encerrou a reunião da qual se lavrou a presente acta.---
O JÚRI DO CONCURSO
O Presidente
Drª Maria da Conceição Alves Martins
O Primeiro Vogal Efectivo Drª Isabel Portugal Abreu
O Segundo Vogal Efectivo Drº Eduardo Mesquita da Cruz
