Gestão da Informação e do Conhecimento em
Unidades e Serviços de Informação
Profa. Dra. Marta Valentim
Florianópolis / Brasil
c2013, Valentim
Gerenciar unidades e serviços de informação tornou-se um desafio neste novo milênio, porquanto as transformações sociais, culturais, científicas e tecnológicas tem impactado diretamente as estratégias de ação, a mediação da informação, os objetivos dos serviços prestados e as finalidades dos produtos elaborados aos diferentes públicos.
A sociedade brasileira está mais consciente do valor da informação e do conhecimento para sua efetiva cidadania, bem como para o desenvolvimento local, regional e nacional.
Introdução
Há um significativo desafio para os gestores de unidades e serviços de informação, no que tange à aprendizagem, à interação com as tecnologias de informação e comunicação (TIC), ao acesso livre (open access) e gratuito à informação (copyleft), cuja dinâmica é transformadora e exige uma nova forma de atuar, um novo papel a cumprir junto à sociedade.
Destaca-se nesse contexto, as novas formas de ensino-aprendizagem [cursos a distância, salas de aula virtuais, materiais didáticos e científicos em repositórios institucionais etc.]; as novas tecnologias de informação e comunicação móveis [celular, tablet, smartphone etc.]; as novas formas de mediação da informação realizadas a partir de novas necessidades/demandas, competências e comportamentos informacionais [redes sociais].
Introdução
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Para atender essas transformações o gestor de unidades e serviços de informação necessita planejar o futuro e, para tanto, necessita primeiramente desenvolver a ‘visão de futuro’.
Essa ação não pode ser realizada de forma individualizada, ao contrário, necessita ser desenvolvida de maneira colaborativa [em rede], cujos atores possam trazer contribuições a partir de contextos distintos e de experiências locais que, somadas, podem propiciar uma percepção mais ampliada das questões globais que, por sua vez, impactam nas questões locais.
Destaca-se que essa ação pode ser estruturada e aplicada entre unidades de informação [interorganizacional], como também, entre setores de uma unidade/serviço de informação [intraorganizacional].
Introdução
Vivencia-se um contexto econômico, social e tecnológico que exige novas formas de gerenciar unidades e serviços de informação. Nessa perspectiva, os gestores precisam ampliar os papeis e as responsabilidades das unidades e serviços de informação, inovando constantemente e promovendo mudanças incrementais e radicais.
A gestão da informação e a gestão do conhecimento são modelos de gestão que podem ser aplicados, porquanto investem na eficiência e na eficácia dos processos, atividades e tarefas e, o mais importante, investem no sujeito organizacional responsável por essa dinâmica.
A sociedade complexa é uma realidade e, por isso mesmo, há que se investir em modelos de gestão que atendam as diversificadas necessidades, ressaltando o valor da informação e do conhecimento e o papel das unidades e serviços de informação.
Introdução
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Gestão da Informação - Conceito
Gestão integrada com foco nos
fluxos formaisdo ambiente organizacional. Abrange diversas atividades:
Prospecção e monitoramento, filtragem e obtenção de dados e informações;
Tratamento, análise, agregação de valor e armazenamento [preservação] da informação, apoiados em tecnologias de informação e telecomunicação;
Disseminação e mediação da informação;
Elaboração de produtos e serviços informacionais customizados.
Fonte: Valentim (2008).
Gestão do Conhecimento - Conceito
A gestão do conhecimento refere-se às questões críticas de adaptação organizacional, sobrevivência e competência, em face das mudanças ambientais, cada vez mais descontinuadas.
Essencialmente, enfoca os processos organizacionais que buscam combinar a sinergia entre a capacidade de processamento de informação e a capacidade criativa e inovadora dos indivíduos, ou seja, é uma combinação de informação, tecnologias de informação e comunicação, aprendizagem, competências e know-how. Todas essas coisas devem ser geridas em organizações, unidades, sistemas e serviços profissionais (MALHOTRA, 1998, tradução nossa).
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Gestão do Conhecimento - Conceito
Gestão integrada com foco nos fluxos informais, que objetiva desenvolver nas pessoas competências essenciais voltadas ao compartilhamento e à socialização do conhecimento, visando a troca e, portanto, a construção de novos conhecimentos.
Visa também a aplicação sistemática de métodos e técnicas que propiciem aos sujeitos organizacionais aprenderem a transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito (o possível).
Fonte: Valentim (2008).
Gestão de Unidades de Informação - Conceito
Unidade de informação é um organismo social,
dirigida e composta por dois ou mais sujeitos
organizacionais, que atuam com propósito
informacional definido, almejando um determinado
objetivo/meta informacional, de forma a obter o bem
informacional ao público ao qual atende.
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Gestão da Informação e do Conhecimento
A informação precede a comunicação, a tecnologia, o conhecimento e a ação (ILHARCO, 2003).
A informação é insumo do saber e do fazer em diferentes contextos e, portanto, é gerada por meio de diferentes estratégias para atingir distintos objetivos.
Em uma unidade/serviço de informação esta afirmativa concretiza-se de forma contundente, visto que a informação é, ao mesmo tempo, insumo e produto do fazer organizacional de qualquer setor, especialidade ou segmento.
A informação e o conhecimento são insumos do fazer organizacional e, por esse motivo, devem ser mais bem gerenciados, desde o macroambiente até os distintos microambientes que compõem a unidade/serviço de informação.
No ambiente organizacional, o conhecimento é construído por um indivíduo que, por sua vez, alimenta a construção do conhecimento coletivo e, por outro lado, o conhecimento coletivo alimenta a construção do conhecimento individual em uma espiral contínua.
Gestão da Informação e do Conhecimento
Figura Traduzida e Adaptada: Nonaka; Takeuchi (2008).
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Planejamento (diagnóstico e prognóstico)
“Planejamento é o esboço do futuro e a criação e seleção de meios para atingi-lo”
(ACKOFF, 1996).
1. Processo permanente e metódico [uso de métodos] que deve ser realizado com a participação e comprometimento de todos os sujeitos de uma unidade/serviço de informação;
2. Ação construída [missão, visão, objetivos, metas] sobre um conjunto dinâmico de variáveis em determinado momento histórico [contexto];
3. Metódico, porquanto é uma sequência de atos decisórios, ordenados em fases definidas e baseadas em conhecimentos especializados e técnicos [responsabilidades, prazos etc.].
Gestão da Informação e do Conhecimento
Cultura Organizacional
“[...] conjunto de valores e pressupostos básicos expressos em elementos simbólicos, que em sua capacidade de ordenar, atribuir significações, construir a identidade organizacional, tanto agem como elemento de comunicação e consenso, como ocultam e instrumentalizam as relações de dominação” (FLEURY, 1996).
Comunicação Organizacional
“Processo contínuo que alimenta, reconhece, gera, usa e compartilha dados, informação e conhecimento existentes no ambiente organizacional, entendido aqui de forma lato (ambiente interno e externo)”
(VALENTIM, 2003).
Gestão da Informação e do Conhecimento
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Mapeamento de Fluxos Formais/Informais
Consiste em desenvolver um conjunto de ações para identificar as fontes – recursos informacionais [formal] e produtores de conhecimento [informais] –, relevantes para a unidade/serviço de informação. É importante nesta fase identificar as lideranças organizacionais.
Fluxos Estruturados: já estruturados e acessados dentro ou fora da unidade/serviço de informação.
Ex.: Cadastro de editoras; planilhas etc.
- Fluxos Estruturáveis: estão internamente à unidade/serviço de informação, entretanto sem tratamento e acesso. Ex.: Cartões de visita de novos fornecedores; catálogos de feiras etc.
Fluxos Não Estruturados: estão externamente à unidade/serviço de informação, entretanto sem identificação, filtragem e tratamento. Ex.: Notícias em jornais, mídias, redes sociais etc.
Gestão da Informação e do Conhecimento
Gestão da Informação e do Conhecimento
Políticas e Normas Organizacionais
Responsabilidades e Autoridades Funções e
Atividades
Rotinas e Procedimentos Controle
e feedback
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Competências Essenciais
Processo contínuo e dinâmico, que envolve não só o reconhecimento, a compreensão, a apropriação de signos e símbolos, mas, além disso, saber aplicá-los na vida cotidiana de forma eficiente.
Visa desenvolver a:
Capacidade de reconhecer as próprias necessidades informacionais e formular questões.
Capacidade de identificar, acessar, buscar, pesquisar e localizar informação em qualquer mídia.
Capacidade de organizar, analisar e avaliar informação.
Capacidade de usar eficazmente informação para uma aplicação prática e solução de problemas.
Capacidade de apropriar-se de informação para gerar novo conhecimento, ‘aprender a aprender’.
Gestão da Informação e do Conhecimento
Fonte: ALA (1989); Doyle (1992); Lenox e Walker (1993).
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Redes Colaborativas
Estruturadas a partir de relações de trabalho, técnico-científicas, culturais/artísticas ou de outra natureza, entre indivíduos ou grupos de indivíduos e que se baseia fundamentalmente em processos colaborativos mediados ou não por tecnologias de informação e comunicação (TIC)
Características: comunidade envolvida, regras claras [compartilhamento, plano de discussões, avaliações etc.], divisão de trabalho [organização da participação dos integrantes], níveis de atividades [macro ou micro, genérica ou especializada], frequência [períodos], sistematização [documentação, sistemas de informação, portal/site etc.].
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Páginas Amarelas (Who is Who)
Mapeia e indica quem possui determinado conhecimento, competência, habilidade ou vivência/experiência, aonde está e de que forma se pode acessá-lo.
Também é conhecido como ‘Banco de Talentos’, pois identifica os produtores de conhecimento, as pessoas que possuem determinadas competências, em que processos atuam. A partir disso, as informações são registradas em banco/base de dados para futuros acessos.
Gestão da Informação e do Conhecimento
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Mapas Conceituais
Esquematiza o
conhecimento existente em uma organização, não
armazenando o
conhecimento
propriamente dito, mas estruturando conceitos, definições e valores relevantes para os sujeitos organizacionais, de forma que se possa visualizá-los graficamente.
Gestão da Informação e do Conhecimento
Fonte: Joseph Novak (1960).
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Storytelling
Composto por 5 (cinco) etapas: ouvir, aprender, descobrir, explorar, criar.
Expor histórias organizacionais visando:
Motivar as pessoas e implementar novas ideias;
Desenvolver a criatividade no ambiente organizacional;
Fortalecer a imagem e os valores organizacionais;
Disseminar valores organizacionais (cultura/comunicação);
Promover a colaboração entre os sujeitos organizacionais;
Compartilhar conhecimento junto aos sujeitos organizacionais, principalmente junto aos ‘novos’.
Gestão da Informação e do Conhecimento
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Benchmarking
Comparação sistemática de serviços e produtos elaborados/produzidos com os oferecidos por outras unidades/serviços de informação consideradas de excelência.
Procura adaptar um conceito amplo de excelência em determinado setor à realidade dos processos de uma unidade/serviço de informação, a qual necessita aprimorar determinada atividade.
Gestão da Informação e do Conhecimento
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Gestão da Informação e do Conhecimento
Ferramentas
IHMC CmapTools (Mapas Conceituais)
http://cmap.ihmc.us/
Treebolic (Redes)
http://treebolic.sourceforge.net/en/download.html
B-Sapiens (Aprendizagem organizacional)
http://www.institutovirtual.pt/bsapiens/conteudos.asp?ID=26
Groupware – (Trabalho em grupo/coletivo)
http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/ibmnotes
A gestão da informação e do conhecimento devem ser realizadas em unidades e serviços de informação de forma efetiva, visando propiciar mais qualidade ao trabalho desenvolvido.
Os gestores de unidades e serviços de informação necessitam redimensionar a atuação ressignificando o valor dessas organizações junto à sociedade.
O nível de complexidade requer ousadia dos gestores, no que tange aos modelos de gestão aplicados às unidades e serviços de informação.
Há a necessidade de se trabalhar a cultura, a comunicação e as competências essenciais das pessoas que atuam nessas organizações.
Considerações Finais
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ACKOFF, R. L. A empresa democrática. Lisboa: DIFEL, 1996.
ALA - American Library Association. Presidential Committee on Information Literacy: Final Report. Chicago: ALA, 1989. Disponível em:
<http://www.ala.org/acrl/publications/whitepapers/presidential>. Acesso em: 12 jan. 2012.
CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC Editora, 2003. 425p.
DOYLE, C. Outcome measures for information literacy within the national education goals of 1990: Final Report of the National Forum on Information Literacy. Washington (DC): US
Department of Education, 1992. (ERIC Document, ED 351033)
FLEURY, M. T.; FISCHER, R. M. (Org.) Cultura e poder nas organizações. 2.ed. São Paulo:
Atlas, 1996.
ILHARCO, F. Filosofia da informação: uma introdução à informação como fundação da acção, da comunicação e da decisão. Lisboa: Universidade Católica Editora, 2003. 207p.
KOSTAGIOLAS, P. A. Managing knowledge capital in public libraries for a knowledge-driven socioeconomic environment. In: IFLA GENERAL CONFERENCE AND ASSEMBLY, 78., Helsink, 2012. Anais... Helsink: IFLA, 2012. 15p. Disponível em: <http://conference.ifla.org/ifla78>.
Bibliografia Consultada
LAW, D. As for the future, your task is not to foresee it, but to enable it. . In: IFLA GENERAL CONFERENCE AND ASSEMBLY, 77., Puerto Rico, 2011. Anais... Puerto Rico: IFLA, 2011. 9p.
Disponível em: <http://conference.ifla.org/ifla77>.
LENOX, M. F.; WALKER, M. L. Information literacy in the educational process. The Educational Forum, v.57, n.2, p.312-324, 1993.
MALHOTRA, Y. Knowledge management, knowledge organizations & knowledge workers:
a view from the front lines. Maeil Business Newspaper, p.1-4, Feb. 19, 1998. Disponível em:
<http://www.brint.com/interview/maeil.htm>.
NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, 2008. 376p.
VALENTIM, M. L. P. Comunicação organizacional no processo de inteligência competitiva.
Londrina: InfoHome, 2003. 2p. Disponível em:
<http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=79>.
VALENTIM, M. L. P. Gestão da informação e gestão do conhecimento em ambientes
organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Brasília, v.1, n.1, p.1-16, 2008. Disponível em:
<http://inseer.ibict.br/ancib/index.php/tpbci/article/view/3/14>.
Bibliografia Consultada
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