APLICAÇÃO DO MÉTODO DE CUSTEIO ABC EM EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS DE INFORMÁTICA
APPLICATION OF THE METHOD OF COSTING ABC CONTRACTOR IN COMPUTING
Amanda Cristina Souza dos Santos – amanda_cristina_santos@hotmail.com Leda Maria de Assis Bueno – ledabueno@hotmail.com Graduandas em Ciências Contábeis – Unisalesiano Lins Prof. Dr. André Ricardo Ponce dos Santos – Unisalesiano Lins – anrsantos@uol.com.br Profª Ma. Heloisa Helena Rovery da Silva – UNISALESIANO Lins – heloisa@unisalesiano.edu.br
RESUMO
Este trabalho originou do estudo sobre os fundamentos de custos em especial sobre os métodos de custeio com o objetivo de analisar o processo de gestão da empresa de tecnologia da informação TNT Technology localizada no município de Lins, Estado de São Paulo. São abordados conceitos sobre sistemas de informações e sobre contabilidade gerencial voltada para custos e mensuração de resultados em especial sobre os métodos de custeio. A contabilidade como ferramenta de gestão oferece meios de controle das informações, potencializando a tomada de decisão. No setor de prestação de serviços, o qual pertence às empresas de T.I., existe grande incidência de custos indiretos nas atividades de apoio o que influencia significativamente a formação do custo das atividades diretas, determinantes na produção. Com o objetivo de avaliar as principais características dos métodos de custeio mais conhecidos, bem como propor a aplicação do método mais indicado para as organizações de T.I., elaborou-se este estudo de análise e teoria de aplicação do Custeio Baseado em Atividades.
Palavras-chave: Contabilidade. Custos. Tecnologia. Sistemas.
ABSTRACT
Keywords: Accounting. Costs. Technology. Systems.
INTRODUÇÃO
As empresas prestadoras de serviços de informática encontram dificuldades para apurar os seus custos, pois os custos que a empresa gera com o despreparo da equipe de suporte no atendimento aos clientes e as falhas nos sistemas (erro no programa) influenciam no resultado da empresa, segundo Fitzsimmons; Fitzsimmons (2000), isto requer treinamento extensivo e delegação de poderes aos funcionários para que estes atuem apropriadamente na ausência da supervisão direta.
Diante disso, questiona-se: como deveria ser estruturado um sistema de custos adequado a uma empresa prestadora de serviço de tecnologia da informação?
Surgiu, então, a hipótese: poderia ser um estudo e aplicação do método de custeio ABC que segrega os custos diretos dos indiretos, sendo estes últimos alocados aos serviços prestados por meio das atividades.
Para comprovar a hipótese, foi realizada uma pesquisa de campo na empresa TNT Technology no período de fevereiro a outubro de 2014, onde se objetivou demonstrar um sistema de custos baseado em atividades, descrevendo toda a composição do processo de execução de atividades na empresa.
Os métodos de pesquisa utilizados foram: a) método de observação sistemática; b) método histórico,
E realizado um estudo de caso na empresa TNT Technology.
1 HISTÓRIA DA EMPRESA
2009, houve o desmembramento da TNT em duas empresas com focos específicos: a TNT Educacional dedicada à Cursos e a TNT Technology atuando como fábrica de Software, desenvolvendo produtos sob demanda.
2 REVISÃO TEÓRICA SOBRE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
A informação é um conjunto organizado de dados, que compõe uma mensagem sobre um determinado fenômeno ou evento, ela permite resolver problemas e tomar decisões, e sua utilização racional é à base do conhecimento.
Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. (Pereira; Fonseca, 1997, p. 241)
Um Sistema de Informação (SI) pode ser divido em três partes: a entrada de dados (input), que é a captação de fontes de dados brutos de dentro de uma empresa ou ambiente externo; o processamento de dados que é a conversão dos dados de entrada em para uma forma mais útil e a saída de dados (output) que é transferência da informação processada para dar um suporte na tomada de decisões gerenciais da empresa.
De acordo com O'Brien (2004), a estrutura de um SI é formada pelos seguintes componentes: Hardware (parte física dos computadores); Software ( parte logica dos computadores); Pessoas (os indivíduos que trabalham com o sistema); Banco de dados (onde são armazenadas as informações dos sistemas); Redes de computadores (sistema de comunicação de dados que interliga os computadores e outros dispositivos); Procedimentos ( conjuntos de instruções para combinar os elementos mencionados de forma a processar as informações e gerar saídas desejadas).
3 REVISÃO TEÓRICA SOBRE A CONTABILIDADE GERENCIAL VOLTADA PARA CUSTOS E MENSURAÇÃO DE RESULTADOS
crescimento das empresas que tinham necessidade de maior ênfase na contabilidade voltada aos interesses internos de suas organizações.
A Contabilidade de Custos identifica, e quantifica as parte do processo de produção da organização, contribuindo para a mensuração eficaz das variações patrimoniais. Segundo Leone (2010), a contabilidade de custos, visualiza os custos de forma diferente, onde visa produzir informações diferentes que se atenta a necessidades distintas. Segundo Martins (2003), custo é o gasto relativo a bens ou serviços. O Custo é também um gasto e só é reconhecido como tal, a partir do momento da utilização dos fatores de produção, bens e serviços, para a fabricação de um produto ou para a execução de um serviço.
Segundo Martins (2008), alguns tipos de custos são definidos segundo a necessidade a quem devem atender: Custos Diretos e Indiretos; Custo Padrão, estimados por atividade; Custos Estimados; Custos por Atividade; Custos despesas do produto (não inventariáveis); Custos e despesas do período (não inventariáveis); Custos (ou despesas) Fixos.
Os métodos de custeio são ferramentas importantes para a geração de informações importantes para a tomada de decisões. Esses métodos são utilizados para, entre muitas outras informações, determinar o valor dos objetos de custeio; reduzir custos, melhorar os processos; eliminar desperdícios; decidir entre produzir ou terceirizar; e eliminar, criar e aumentar, ou diminuir, a linha de produção de certos produtos.
Método de Custeio Pleno, conhecido como RKW, consiste no método em que todas as despesas tanto de produção como despesa da administração da empresa são rateadas. A técnica utilizada para esse rateio é semelhante às dos custeios tradicionais e cada departamento da empresa recebe sua cota de custos de maneira que no final, o rateio será sobre os produtos da empresa.
O Custeio Baseado por Atividade, conhecido por ABC (Activity – Based Costing), pode ser abordado por duas perspectivas. A primeira a mais conhecida por Primeira Geração do ABC, onde é focada em custeio por produto, dando ênfase no processo de mensuração; a segunda tem como objetivo compreender e agir sobre o custo dos processos e atividades e por essa razão é denominada Gestão Baseada em Atividades (ABM – Activity Based Management).
Método do Custeio Variável, segundo Megliorini (2012), enquanto no custeio por absorção os custos fixos são rateados aos produtos, no custeio variável apenas os custos variáveis irão compor o custo do objeto de custeio sejam diretos ou indiretos.
A margem de contribuição é de extrema importância para se decidir sobre o futuro de um produto ou uma atividade da empresa, podendo analisar produto ou atividade com maior viabilidade de implantação na empresa, assim como também outras variáveis como a qualidade, concorrências, participação de mercado, volume de produção e de venda devem ser levados consideração.
O produto é algo tangível, é objeto principal das relações de troca oferecidos em um mercado consumidor tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas, visando proporcionar satisfação a quem os adquire ou consome.
Um serviço é qualquer ato ou desempenho que uma parte pode oferecer a outra e que seja essencialmente intangível e não resulta na propriedade de nada. Sua produção pode ou não estar vinculada a um produto físico. (KOTLER, 1994, p. 403)
A característica fundamental de empresas de serviço é que elas não possuem estoques de produtos finais, os serviços se caracterizam por serem produzidos e vendidos ao mesmo tempo.
Para efetuar a implantação de um sistema de custeio baseado em atividades, é preciso observar basicamente as seguintes fases:
a) identificação das atividades;
b) identificação dos direcionadores de atividades; c) atribuição de custos às atividades;
4 ESTRUTURAÇÃO DOS CUSTOS NO DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE
Segundo Padoveze (2013), o desenvolvimento de um produto ou serviço é um conceito de engenharia de desenvolvimento de produto que representa a lista de todos os materiais diretos necessários para a obtenção de uma qualidade padrão de determinado produto ou serviço final.
Nas empresas de serviços não existe estoque de produto final. Porém, existe estoque de produção em elaboração ou em andamento como no caso de empresas de consultoria que à medida que as horas estão sendo trabalhadas e o serviço final ainda foi concluído, pode se afirmar que a produção do serviço está em andamento.
Nas empresas prestadoras de serviços, não se podem usar as técnicas da contabilidade tradicional para absorver as flutuações da demanda, em virtude da característica intangível do serviço, impossibilitando a formação de estoques.
Uma análise das características das empresas prestadoras de serviço de informática representa uma técnica que o analista de custos deve conhecer profundamente, para verificar qual tipo de custeio é mais adequado. O desconhecimento das características pode provocar aparecimento de impropriedades na apuração dos custos.
método é, por definição, melhor que o outro. Na realidade, um melhor do que outro em determinadas circunstâncias, para determinadas utilizações.
Acredita-se que o ABC é o custeio adequado para calcular custos em serviços, bem como os custos indiretos, pois tem como vantagem a identificação das atividades e de suas causas, permitindo a organização das informações com o objetivo de reduzir custos e, também, determinar quais atividades agregam ou não valor à empresa. Segundo Kaplan; Cooper (1998) de modo geral, as empresas de serviços são candidatas ideais ao custeio baseado na atividade, mais ainda que as empresas de produção.
5 PROPOSTA E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE CUSTOS BASEADO EM ATIVIDADES
Analisado um sistema de custo voltado às empresas prestadoras de serviços, no qual o custeio baseado em atividades foi eleito como instrumento o modelo fundamentado no ABC. O modelo referencial facilitador para apurar custos em serviços tem como objetivo demonstrar de maneira esquemática e sinótica o fluxo de recursos consumidos, que compõem o custo dos serviços prestados.
Figura 1: Modelo referencial para apurar custos em serviços Diretos (2) Custos (1) CSP (5) Indiretos (3) Atividades (4)
Fonte: Elaborada pelos autores, 2014.
a) (1) A identificação dos custos, representada por uma listagem dos recursos relevantes consumidos pela empresa para operacionalização
dos serviços;
b) (2) e (3) em seguida observa-se no esquema que os custos (recursos consumidos) são classificados em custos diretos e em custos indiretos, c) (4) todos os custos indiretos devem ser identificados com as atividades, d) (5) a fim de serem adequadamente identificados com os serviços
prestados.
O sistema de custo sugere a aplicação do ABC para a apuração dos custos do processo de implantação de um sistema de informática. Trata-se da apuração de todos os recursos consumidos no processo de implantar sistema e na estrutura administrativa da empresa, composto das seguintes etapas:
a) levantamento de todos os recursos consumidos
b) classificação dos recursos consumidos em diretos e indiretos c) levantamento das atividades executadas
d) identificação dos custos dos serviços prestados e) análise dos dados
Levantamento de todos os recursos consumidos: o início de todo o processo é o levantamento dos os recursos consumidos, com base nos relatórios gerenciais e o balancete contábil. Esta etapa compreende a identificação de todos os recursos relevantes consumidos.
Na tabela abaixo, foram listados os recursos consumidos na TNT Technology e separados em custos diretos e custos indiretos.
Quadro 1: Recursos consumidos e classificados em custos diretos e indiretos
(continua)
Custo Recursos Consumidos Valor
Dir
eto
Licença de uso 547,80
Contrato de manutenção 3.400,00
Consultorias 5.000,00
Total Custos Diretos 8.947,80
Ind
ir
eto Remunerações e encargos 77.343,75
(conclusão)
Combustíveis e Lubrificantes 300,00
Copa e Cozinha 450,00
Despesas Postais e Telegráficas 23,00
Honorários Contábeis 378,00
Jornais, Revistas e Livros 110,00
Material de Expediente 110,00
Outras 45,00
Serviços Prestados por Terceiros 345,00
Telefone, Telex, Fax e Internet 500,00
Transportes 340,00
Depreciação do Imobilizado 1.535,73
Outras Amortizações 71,00
Comissões e Despesas Bancárias 1.030,25
Multas de Mora 91,89
Tributos Federais 45,00
Total Custos Indiretos 84.252,62
Total (Custos diretos + Custos indiretos) 93.200,42
Na tabela abaixo, foram listadas as atividades executadas pelos funcionários e alocadas em centros de custos.
Quadro 2: Atividades por centro de custos (continua) Centro de
Custos Atividades Análise
Di reto ri a 1. Supervisionar e coordenar as atividades da empresa
Atividade desenvolvida pelo diretor presidente, que determina as tarefas diárias e acompanha o desempenho dos funcionários.
2. Atender os clientes presencialmente e remotamente para solucionar problemas
(conclusão) 3. Distribuir os trabalhos para os
setores Harmonizar o fluxo interno da empresa
4. Resolver problemas
específicos
da direção da empresa
Negociar preços e descontos com clientes 5. Visitar as empresas para
prestar assessorias
Visitar, periodicamente, os clientes e realizar suporte dos sistemas implantados.
Depa rta me nto A d mi n is tr at iv
o 6. Elaborar folha de pagamento e recibo de pagamentos
Disponibilizar numerário para pagamento do pessoal
7. Registrar funcionários nas fichas e livros/ fazer as anotações
nas CTPS
Atividade desenvolvida pelo chefe de escritório, significando os registros dos funcionários e lançamentos nas CTPS
8. Calcular obrigações trabalhistas
Atividade executada pelo chefe de escritório, representada pelo levantamento dos cálculos das obrigações trabalhistas.
9. Elaborar comprovante de Rendimentos (empregado e empregador)
Atividade necessária à elaboração dos comprovantes de rendimentos S eto r de Comp ras
10. Fazer pedidos de material de infraestrutura
Atividade que define a quantidade máquinas e equipamentos adquiridos para desenvolvimentos dos sistemas
11. Conferir notas fiscais para pagamento
Atividade que visa conferir os lançamentos referentes à aquisição de máquinas e equipamentos, para verificar a veracidade dos saldos. S eto r F ina nc ei ro
12. Marcar a data de implantação de sistemas e informar aos técnicos
Atividade executada que define a data em que os sistemas vão ser implantados, divulgando-a para os técnicos que irão implantar.
13. Pagar fornecedores e despesas
Autorizar o pagamento dos fornecedores, se o registro de entrada tiver sido processado corretamente e pagamento de todas as despesas operacionais da empresa.
14. Controlar a contabilidade e as
cobranças
Atividade necessária aos registros dos fatos administrativos, conferência do balancete e controle das cobranças.
15. Receber de clientes Recebimento de numerário no caixa em função das vendas de sistemas realizadas à vista ou a prazo 16. Fazer cobranças Acompanhamento das contas a receber e emissão
de relatórios para cobrança
Depa rta me nto Come rc ial
17. Visitar clientes Visitar, periodicamente, os clientes para negociar descontos.
19. Vender sistema Atividade desenvolvida pelo presidente, a qual compreende a venda de sistemas a clientes.
20. Vender cursos e
treinamentos
Atividade desenvolvida pelo gerente financeiro e administrativo a qual compreende a venda de cursos e treinamentos
21. Formular contrato de manutenção
Acompanhar e formular os contratos de manutenção Depa rta me nto T éc ni c o 18. Desenvolver sistema
Etapa que consiste na implementação (desenvolvimento) de funções e interfaces do sistema
22. Atender as solicitações dos clientes
(conclusão) 23. Liberar versões atualizadas
dos sistemas
Manter os sistemas atualizados e liberar as versões atualizadas
24. Implantar sistemas Esta etapa consiste na implantação dos sistemas 25. Visitar clientes
Fase pós-venda, que se refere ao suporte técnico dado ao consumidor, a fim de garantir a correta utilização dos sistemas comercializados
Na tabela abaixo, estão listadas as atividades desenvolvidas na empresa, separadas por projetos, bem como os valores de custo total e de custo unitário de cada atividade desenvolvida nos projetos da TNT Technology.
Quadro 3: Custo total e custo unitário por atividade e projeto (continua)
ATIVIDADES PROJETOS C ust o Tota l C ust o U ni tá ri o Orio n Ge s tã o A c a dêm ic a Orio n Ge s tã o Fi nanc e ira e c ontá bi l Orio n Ge s tã o R H Fer ra m e nt a s C R E A 1. Supervisionar e coordenar as atividades da empresa 3.310,26 26,91 672,82 1.076,51 484,43 403,69 672,82 2. Atender os clientes presencialmente
e remotamente para solucionar problemas
8.916,04 10,01 3.502,37 4.513,06 450,30 300,20 150,10
3. Distribuir os trabalhos para os
setores 3.597,40 5,18 776,42 1.811,64 750,54 181,16 77,64
4. Resolver problemas específicos da
direção da empresa 2.946,30 15,27 870,15 1.038,07 748,02 152,66 137,39
5. Visitar as empresas para prestar
assessorias 4.232,75 151,17 755,85 755,85 453,51 0,00 2.267,54
6. Elaborar folha de pagamento e
recibo de pagamentos 614,27 21,18 211,82 190,64 42,36 84,73 84,73
7. Registrar funcionários nas fichas e
livros/ fazer as anotações nas CTPS 614,27 10,59 211,82 190,64 42,36 84,73 84,73
8. Calcular obrigações trabalhistas 614,27 5,30 211,82 190,64 42,36 84,73 84,73
9. Elaborar comprovante de Rendimentos (empregado e empregador)
731,09 25,21 252,10 226,89 50,42 100,84 100,84
10. Fazer pedidos de material e
(conclusão) 11. Conferir notas fiscais para
pagamento 454,31 6,49 129,80 129,80 64,90 64,90 64,90
12. Marcar a data de implantação de
sistemas e informar aos técnicos 1.129,26 112,93 225,85 225,85 225,85 225,85 225,85
13. Pagar fornecedores e despesas 995,05 71,08 142,15 142,15 142,15 355,38 213,23
14. Controlar a contabilidade e as cobranças 1.281,16 8,01 320,29 320,29 184,17 256,23 200,18 15. Receber de clientes 739,30 5,69 170,61 170,61 170,61 170,61 56,87 16. Fazer cobranças 537,67 38,41 115,22 115,22 115,22 115,22 76,81 17. Visitar clientes 2.018,66 134,58 269,15 403,73 403,73 403,73 538,31 18. Desenvolver sistema 17.942,27 326,22 3.914,68 4.567,12 3.588,45 1.631,12 4.240,90 19. Vender sistema 854,26 85,43 170,85 170,85 170,85 170,85 170,85
20. Vender cursos e treinamentos 497,94 9,40 112,74 140,93 103,35 46,98 93,95
21. Formular contrato de manutenção 955,57 63,70 191,11 191,11 191,11 191,11 191,11
22. Atender as solicitações dos
clientes 7.371,40 2,34 2.223,12 2.223,12 1.872,10 351,02 702,04
23. Liberar versões atualizadas dos
sistemas 9.596,59 191,93 2.111,25 2.303,18 1.727,39 1.727,39 1.727,39
24. Implantar sistemas 10.233,46 1.023,35 2.046,69 2.046,69 2.046,69 2.046,69 2.046,69
25. Visitar clientes 3.529,61 220,60 661,80 661,80 661,80 661,80 882,40
Total Custos Indiretos 84.191,26 2.605,09 20.338,78 23.874,68 14.800,99 9.982,36 15.194,45
E por fim, a tabela abaixo, exibe o resultado final de cada sistema implantado.
Quadro 4: Demonstração do resultado final de cada sistema implantado (continua)
(conclusão) O rion G es tão Acadêmi ca O rion G es tão F inan ce ir a e con tábil O rion G es tão RH F er ra men tas CREA To tal Custos Diretos: 1.334,52 1.732,52 2.516,52 948,52 2.415,74 8.947,80 Licença de uso 120,52 120,52 120,52 120,52 65,74 547,80 Contratos de manutenção 714,00 612,00 646,00 578,00 850,00 3.400,00 Consultorias 500,00 1.000,00 1.750,00 250,00 1.500,00 5.000,00 Custos indiretos 20.338,78 23.874,68 14.800,99 9.982,36 15.194,45 84.191,26 Custo dos serviços
prestados (CSP) 21.673,29 25.607,20 17.317,50 10.930,88 17.610,19 93.139,06
Com os resultados obtidos, chega-se ao custo de cada sistema implantado, pode-se fazer uma análise do custeio desses cinco sistemas, considerados objetos de custos, neste estudo, onde deverá ser de grande relevância para o gerenciamento da empresa.
CONCLUSÃO
Com base na fundamentação teórica, constatou-se que os métodos de custeio tradicionais são impróprios para apuração de custos em empresas prestadoras de serviços de informática, pois são deficientes na alocação dos custos indiretos e das despesas e não proporcionam tantos benefícios quanto o custeio baseado em atividades. O ABC é o método mais indicado por identificar o processo produtivo. O sistema proposto enfoca a análise dos custos indiretos e segue as etapas tradicionais de implantação do ABC.
implantados.
Conclui-se que a contribuição principal deste trabalho refere-se à aplicação de um sistema de custos baseado no ABC, revelando os benefícios e dificuldades analisados na implantação. Essa metodologia pode ser aplicada em qualquer empresa de prestadora de serviços, porém devem-se observar as particularidades de cada empresa.
REFERÊNCIAS
FITZSIMMONS, J.; FITZSIMMONS, M. Administração de serviços: operações, estratégia e tecnologia da informação. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2000.
KAPLAN, R.; COOPER, R. Custo e desempenho: administre seus custos para ser mais competitivo. São Paulo: Futura, 1998.
KOTLER, P. Administração de marketing: análise, planejamento, implementação e controle. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1994.
LEONE, G. S. G. Curso de contabilidade de custos, 4. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
MARTINS, E. Contabilidade de custos. 9. ed. São Paulo : Atlas , 2003.
______. Contabilidade de custos. 10. ed. São Paulo: atlas, 2010.
______. Contabilidade de custos. 9. ed. São Paulo : Atlas , 2008.
______. Contabilidade de custos: inclui o abc. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2001.
______. Contabilidade de custos: inclui o abc. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
MEGLIORINI, E. Custos: análise e gestão. 3. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2012.
PEREIRA, M. L. B.; FONSECA, J. G. M. Faces da decisão: as mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997.
O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na área da internet. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2004.
SANTOS, J. J. Contabilidade e análise de custos: modelo contábil, métodos de depreciação, abc: custeio baseado em atividades, análise atualizada de encargos sociais sobre salários. 5. ed. são Paulo: atlas, 2009.
