UNIVERSIDADE DE LISBOA
FACULDADE DE LETRAS
A representação da informação audiovisual da
Rádio e Televisão de Portugal (RTP)
Marta Sofia Saraiva Martins
Relatório de Estágio orientado pela Professora Doutora Maria
Teresa Ferreira da Costa, especialmente elaborado para a obtenção
do grau de Mestre em Ciências da Documentação e Informação
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UNIVERSIDADE DE LISBOA
FACULDADE DE LETRAS
A representação da informação audiovisual da
Rádio e Televisão de Portugal (RTP)
Marta Sofia Saraiva Martins
Relatório de Estágio orientado pela Professora Doutora Maria
Teresa Ferreira da Costa, especialmente elaborado para a obtenção
do grau de Mestre em Ciências da Documentação e Informação
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Agradecimentos
Cabe agora agradecer a todos aqueles que contribuíram para a concretização do presente trabalho final.
Em primeiro lugar, agradecer à Dr.ª Maria Teresa Ferreira da Costa, professora orientadora do presente relatório, pela sua disponibilidade e compreensão nas minhas dúvidas e receios.
Agradecer especialmente a Elsa Ramos, orientadora no arquivo audiovisual da RTP, pelo seu acompanhamento e supervisão.
Agradecer também a toda a equipa de arquivistas e documentalistas no arquivo audiovisual, pela sua disponibilidade para ajudar e pelo ótimo ambiente de trabalho que proporcionaram.
À minha mãe, pelo apoio incondicional e pelas suas palavras de encorajamento e de incentivo.
À minha família, amigos próximos e colegas que sempre me apoiaram. A todos, o meu sincero obrigado!
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Resumo
Os arquivos audiovisuais e em particular, os arquivos de televisão, produzem e emitem diariamente um grande volume de conteúdos que constituem um marco na memória histórica de cada país e por isso, a sua salvaguarda e preservação é de extrema importância para garantir o seu acesso a longo prazo.
O arquivo da RTP representa sem dúvida o mais importante testemunho da evolução política, social e cultural de Portugal e constitui-se como o maior repositório audiovisual da memória coletiva nacional.
O presente relatório de estágio1 resulta do estágio curricular realizado no arquivo audiovisual da RTP, no âmbito do trabalho de investigação final do 2.º Ciclo de Estudos em Ciências da Documentação e Informação, cujo tema principal é a representação da informação audiovisual da RTP. Divide-se em duas partes, uma das quais compreende o enquadramento teórico (revisão de literatura) do tema do trabalho e outra componente mais prática, em que se aborda a experiencia do estágio em si e as tarefas realizadas.
A realização deste estudo pretende proporcionar uma visão geral das várias funções e tarefas arquivísticas realizadas diariamente no arquivo, o ciclo documental pela qual passam os conteúdos do arquivo, desde a entrada da documentação até à sua disponibilização aos utilizadores e em particular, o seu modo de representação, isto é, como se procede ao tratamento técnico dos documentos audiovisuais, em particular, a descrição arquivística e indexação. Como tal, este relatório inclui uma componente muito prática, centrando-se na experiência de estágio e dando a conhecer as diferentes atividades arquivísticas desempenhadas diariamente pelos arquivistas.
Em suma, este relatório de estágio dá a conhecer a experiência vivida no arquivo audiovisual da RTP, em Lisboa, com o exercício real da profissão, evidenciando o modo como se representam e se faz uso dos conteúdos.
Palavras-chave:
Arquivo audiovisual, RTP, descrição, indexação, seleção, pesquisa.
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Abstract
Audiovisual archives and, in particular, television archives, produce and broadcast on a daily basis a large volume of content that constitutes a milestone in the historical memory of each country and for that reason, its safeguarding and preservation is of the utmost importance to guarantee its access to long term.
The archive of RTP is undoubtedly the most important testimony of the political, social and cultural evolution of Portugal and constitutes the largest audiovisual repository of the national collective memory.
This internship report is the result of the curriculum internship held in the RTP audiovisual archive, within the framework of the final research work of the 2nd Cycle of Studies in Documentation and Information Sciences, whose main theme is the representation of RTP audiovisual information. It is divided into two parts, one of which comprises the theoretical framework (literature review) of the work theme and another more practical component, which addresses the experience of the internship itself and the tasks performed.
The purpose of this study is to provide an overview of the various archival functions and tasks performed daily in the archive, the documentary cycle through which the contents of the archive pass, from the entry of the documentation to its availability to the users and in particular, their way of representation, that is, how to handle audiovisual documents, in particular the archival description and indexing. As such, this report includes a very practical component, focusing on the internship experience and revealing the different archival activities performed daily by the archivists.
In short, this internship report shows the experience lived in the RTP audiovisual archive in Lisbon, with the actual exercise of the profession, evidencing how the content is represented and used.
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Lista de siglas e acrónimos
ANIM - Arquino Nacional das Imagens em Movimento
APTN – Associated Press Television News
AVAPIN - Grupo da Rede de Interesse na Filosofia de Arquivos Audiovisuais
CCAAA - Conselho Coordenador das Associações de Arquivos Audiovisuais
DAM - Digital Asset Management
EDL – Edit Decision List
ENPS – Electronic News Production System
ESCORT - Ebu System of Classification Of RTv programmes
FIAT - Federação Internacional de Arquivos de Televisão
IAAR - Arquivo de Imagens da Assembleia da República
IASA - Associação Internacional de Arquivos Sonoros e Audiovisuais
ICCROM - Centro Internacional de Estudos para a Conservação e Restauro de Bens
Culturais
IFLA- Federação Internacional das Associações e Instituições Bibliotecárias
ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição Arquivística
ISAAR (CPF) - Norma Internacional sobre os Registos de Autoridade Arquivísticos de
Instituições, Pessoas Singulares e Famílias
MAM – Media Asset Management RDP - Rádio Difusão Portuguesa
RTP – Rádio e Televisão de Portugal, S.A.
SIC – Sociedade Independente de Comunicação
UER - União Europeia de Radiofusão
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Índice de figuras
Figura 1 – Interface de Pesquisa no Interplay ... 54
Figura 2 - Descrição do nível série ... 60
Figura 3 - Descrição do nível programa ... 62
Figura 4 - Descrição do nível clip... 63
Figura 5 - Descrição do clip do programa "Horas Extraordinárias" ... 64
Figura 6 - Pesquisa e descrição de peça... 65
Figura 7-Descritores do thesaurus ... 67
Figura 8 - Direitos de transmissão ... 69
Figura 9 - Pesquisa de originais de informação ... 70
Figura 10 - Descrição de original de informação ... 71
Figura 11 - Alinhamento do Telejornal ... 73
Figura 12 - Descrição do Telejornal ... 75
Figura 13 - Descrição de peça do Telejornal ... 77
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Índice de tabelas
Tabela 1 - Canais televisivos da RTP ... 42
Tabela 2 - Canais radiofónicos da RTP ... 43
Tabela 3 - Campos de metainformação ... 52
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Glossário
Avid Interplay MAM – Sistema de gestão de conteúdos da RTP que permite o
visionamento, pesquisa e descrição em simultâneo de conteúdos.
Brutos – Imagens não editadas.
Back up – Cópia de segurança.
Clip – Imagem rápida de curta duração.
Digitalização – Transformação de um sinal analógico no seu equivalente digital.
Edit Decision List (EDL) – Lista de decisão de edição. Junção estruturada de informação
de time code, definindo cada ponto de edição numa dada sequência, podendo esta ser usada, ou não, num sistema de edição computorizado.
ENPS – Programa informático utilizado pelos jornalistas, que contem os alinhamentos
dos programas com os textos lidos pelo apresentador e os textos das peças elaboradas pelos jornalistas.
Formato – Relação de aspeto. Relação entre a largura e a altura de uma imagem num
ecrã de cinema ou televisão. Em televisão, norma BG, a relação de aspeto é de 4:3 (diz-se quatro por três). Na televisão de alta definição a relação de aspeto é de 16:9.
Fotograma (Frame) – Imagem de televisão formada por dois quadros, podendo
apresentar 525 linhas (continente Americano e Japão), 625 (Europa), 1125 (HDTV – Japão) ou 1250 (HDTV – Europa). Fotograma de película cinematográfica.
Imagem – Em televisão, utiliza-se o termo “imagem” para fazer referência a um vídeo
composto por imagens com ou sem movimento e com áudio associado.
Off – Abreviatura de “off screen” (fora do quadro) ou de “voice off” (refere-se ao som de
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Original - Termo utilizado para descrever o primeiro suporte utilizado para registar a
imagem e/ou o som. Também utilizado para descrever o suporte a partir do qual se obtém as cópias.
Plano(Shot) – Unidade de registo entre dois cortes.
Sq view – Software utilizado para realizar a seleção.
Suporte - Material contendo a informação audiovisual, por exemplo: filme, fita, vídeo,
fita sonora. Para um filme ou uma fita, o suporte flexível no qual foi depositada uma camada de emulsão fotográfica ou uma camada magnética.
Time Code (Código de Tempo) - Sistema numérico codificado, que identifica as imagens
registadas em termos de horas, minutos, segundos e imagens, com grande aplicação em sistemas de edição online e offline.
Titulo MOS – É o título atribuído ao documento e que é composto por várias letras e
números com a indicação da descrição/assunto, autor, dia, mês e estado.
Visionamento - Operação que consiste em ver uma ação gravada em filme ou em fita
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Sumário
Agradecimentos ... 4
Resumo ... 5
Abstract ... 6
Lista de siglas e acrónimos ... 7
Índice de figuras ... 8
Índice de tabelas ... 9
Glossário ... 10
Introdução ... 13
Capítulo 1 – Enquadramento teórico ... 15
1.1. Arquivo e documento audiovisual: conceitos e tipologias ... 15
1.2. Sistemas de gestão de conteúdos audiovisuais digitais (MAM/DAM) ... 19
1.3. Instituições custeadoras no âmbito nacional e internacional ... 22
1.4. A televisão e os arquivos audiovisuais das estações de televisão ... 24
1.4.1. Documentação audiovisual das estações de televisão ... 26
1.5. Gestão dos conteúdos audiovisuais... 27
1.6. Representação e tratamento documental do material audiovisual em televisão 32 Capítulo 2 - Metodologia ... 38
Capítulo 3 – O caso de estudo ... 41
3.1. Apresentação da organização de acolhimento: Rádio e Televisão de Portugal (RTP) ... 41
3.1.1. Universo RTP ... 42
3.2. O arquivo audiovisual da RTP ... 44
3.2.1. O sistema de gestão de ativos digitais: Avid Interplay MAM... 46
3.2.2. O serviço prestado e a gestão documental... 47
3.3. O estágio e experiência do estágio ... 56
Conclusões ... 81
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Introdução
Enquanto aluna do último ano do Mestrado em Ciências da Documentação e Informação, coube tomar a decisão de escolher entre as três modalidades de trabalho final - dissertação, estágio ou projeto para obtenção do título de mestre.
Optamos pelo estágio curricular porque pretendíamos adquirir experiência profissional e pareceu-nos que o estágio iria proporcionar um maior nível de aprendizagem daquilo que é lecionado no Mestrado e a realidade num arquivo, neste caso um arquivo audiovisual de uma estação de televisão.
A experiência que fomos adquirindo ao longo do percurso académico, nomeadamente a realização de um estágio curricular no Arquivo Distrital do Porto, permitiu ter uma noção daquilo que é o funcionamento de um arquivo e das áreas de serviço e funções que aqui são desempenhadas.
No entanto, não tínhamos qualquer experiência com o tratamento de documentos audiovisuais e portanto tínhamos presente que haveria certamente diferenças, pois os documentos presentes num arquivo audiovisual, apresentam caraterísticas diferentes do documento impresso, englobando dois elementos - som e imagem que trazem consigo desafios associados à tecnologia utilizada para a reprodução dos documentos.
Após o contacto com a empresa de acolhimento, a RTP, surgiu a hipótese de realizar um estágio curricular, orientado para a representação do seu espólio documental. O tema foi escolhido tendo em conta o interesse da autora pela área de estudo e a curiosidade de perceber como funcionam e que tarefas são desempenhadas nos arquivos audiovisuais inseridos nas estações de televisão.
A pergunta de partida do presente relatório de estágio prende-se sobretudo com a questão da representação e tratamento da informação audiovisual e nesse sentido, pretende-se perceber como é realizada a descrição e indexação da informação e o impacto da digitalização presente no quotidiano dos arquivistas e documentalistas na pesquisa e recuperação documental.
De forma a delimitar o estudo, foram definidos objetivos gerais e específicos que se pretende cumprir.
Os objetivos gerais de investigação passam por perceber a missão, objetivos, valores e o sistema de organização do arquivo RTP; contactar com as várias áreas funcionais do arquivo, adquirindo uma visão geral da cadeia documental pela qual passam
14 os documentos até estarem disponíveis para os utilizadores; perceber como funciona o sistema documental da RTP, nomeadamente entender como realizar pesquisas, descrever e recuperar os documentos e por último, compreender como se procede ao tratamento documental, nomeadamente a descrição arquivística e indexação de diferentes tipos de documentos audiovisuais.
Os objetivos específicos passam por compreender e aplicar o vocabulário, regras e práticas da descrição arquivística aos documentos audiovisuais; perceber e realizar exercícios práticos de descrição arquivística, ao nível de resumos e indexação; compreender em que critérios ou regras se baseiam para proceder à seleção e como se procede aos pedidos de pesquisa dos utilizadores.
De acordo com os objetivos elaborados para o trabalho, o relatório de estágio divide-se em duas partes. A primeira parte diz respeito à revisão da literatura, que constitui o enquadramento teórico do trabalho e na segunda parte é apresentada a realidade vivida no estágio, onde se confronta a revisão bibliográfica com a observação direta no arquivo.
O primeiro capítulo compreende o enquadramento teórico do tema do trabalho onde são definidos alguns conceitos importantes, de forma a permitir responder a algumas questões iniciais e a delimitar o campo de estudo.
O segundo capítulo está reservado para a abordagem à metodologia, em que se refere o modo como se procedeu à pesquisa e as técnicas de análise documental utilizadas. O terceiro capítulo refere-se ao caso de estudo em si, em que se começa por contextualizar a organização de acolhimento, a RTP e o próprio arquivo audiovisual, abordando o seu funcionamento e gestão documental, com destaque para a representação dos conteúdos. Aqui, relata-se com mais detalhe todas as tarefas arquivísticas desempenhadas e apresentam-se alguns comentários sobre as dificuldades encontradas durante o estágio.
Por último, apresentam-se as conclusões, em que se confronta a teoria assimilada através da revisão de literatura com a prática profissional, tendo em consideração a pergunta de partida e os objetivos definidos, referindo-se quais os contributos deste estudo e apresenta-se ainda as possíveis sugestões de estudos futuros e as referências bibliográficas.
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Capítulo 1 – Enquadramento teórico
A enorme variedade e diversidade dos arquivos audiovisuais e em particular dos arquivos audiovisuais das estações de televisão, exigiu o levantamento da revisão de literatura em relação a conceitos (arquivo audiovisual, documento audiovisual, asset,
digital asset management), tipologias, procedimentos e práticas de gestão documental no
contexto audiovisual.
1.1. Arquivo e documento audiovisual: conceitos e tipologias
Segundo EDMONSON et al. (2016, p.3-12), o aparecimento e consolidação dos arquivos audiovisuais deu-se de forma lenta, sendo que apenas a partir de 1930, este tipo de arquivos começou a ganhar visibilidade e identidade, tendo sido reconhecidos por organizações internacionais de arquivos, bibliotecas e museus.
Este autor destaca a ausência de um corpo teórico de valores, ética e princípios, a escassez de normas, de recursos humanos e financeiros especializados e a falta de uma qualificação formal internacionalmente aceite devido à ausência de cursos de formação especializada.
Neste aspeto, cabe referir que a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO) desempenhou um papel importante, na medida em que, redigiu publicações, nomeadamente a “Recomendação para a salvaguarda e conservação de imagens em movimento” sobre o valor do documento audiovisual como parte integrante da herança cultural de cada nação, evidenciando a responsabilidade dos governos em garantir a sua preservação e acesso a longo prazo.
Os arquivos audiovisuais englobam uma pluralidade de instituições, modelos, tipos e interesses que perseguem objetivos diferentes e portanto cumprem funções distintas.
Segundo EDMONDSON et al. (2016, p.37-39), podem ser subdivididos em diversas categorias ou tipologias de especialização sendo elas: os arquivos de emissoras ou televisivos, os arquivos de programação, os museus audiovisuais, os arquivos audiovisuais nacionais, os arquivos académicos e universitários, os arquivos temáticos e especializados, os arquivos de estúdio, os arquivos regionais, municipais e locais e as instituições de memória.
16 O conceito de arquivo audiovisual não tem uma definição consensual e varia bastante consoante o autor, mas como qualquer outro arquivo pressupõem o armazenamento e gestão da sua documentação, neste caso, audiovisual, em vários formatos.
Segundo EDMONDSON et al. (2016, p.28) um arquivo audiovisual é uma organização ou departamento de uma organização que se foca no desenvolvimento, gestão, preservação e acesso de uma coleção de materiais audiovisuais e da herança audiovisual.
HARRISON (1997, p.1) sublinha a importância da preservação deste tipo de arquivos pelo seu património cultural que é feito de uma variedade de culturas e de civilizações passadas e futuras.
Segundo a mesma autora, os objetivos principais destes arquivos são: reunir, preservar, conservar e catalogar para permitir o acesso, a consulta e a reutilização dos documentos audiovisuais que contém em si um valor histórico e cultural do património de uma nação, instituição ou região. Destaca-se aqui o papel cultural e social na salvaguarda do património audiovisual destes arquivos, que são constituídos por documentos que testemunham a memória do mundo.
Relativamente ao conceito de documento audiovisual, apesar de também não existir uma definição consensual, podemo-nos referir a ele como: aquele que diz respeito a dois sentidos: o visual (imagens em movimento) e sonoro (gravações sonoras de todos os tipos) e o respetivo suporte que vai permitir ler e transmitir a informação. É muitas vezes utilizado em substituição dos conceitos audiovisual media e material audiovisual. Para melhor esclarecer o conceito, o grupo da Rede de Interesse na Filosofia de Arquivo de Audiovisuais (AVAPIN) e EDMONDSON definem documento audiovisual como “obras que incluem imagens e/ou sons reproduzíveis incorporados num suporte, cujo registo, transmissão, perceção e compreensão normalmente requerem um dispositivo tecnológico, o conteúdo visual/sonoro tem duração linear e cujo objetivo é a comunicação do dito conteúdo mais do que a utilização da tecnologia para outros propósitos” (2016, p. 27).
Segundo RODRÍGUEZ-BRAVO (2004, p.30), é “aquele que num mesmo suporte contém imagens em movimento - informação visual e sonora, sem distinção do suporte físico nem da forma de gravação e que requer um dispositivo tecnológico para a sua gravação, transmissão, percepção e compreensão.”
17 Para esta autora, a documentação audiovisual é constituída tanto pela imagem como o som e portanto devemos abordá-la por uma dimensão dupla: considerando cada um dos níveis separadamente ou conjuntamente, podendo ser recuperado como um todo ou como uma parte. Isto depende do objetivo do tratamento dos documentos, quer seja, a recuperação unitária ou fracionada em microunidades informativas (sequências, cenas, planos).
Possui uma série de valores e especificidades próprios que os distingue da documentação textual, mas o seu tratamento arquivístico não difere do documento textual.
Para CIRNE & FERREIRA (2002, p.117), a documentação audiovisual possui algumas particularidades que a diferenciam da documentação textual, sendo elas, a
multiplicidade, multiformidade, incompatibilidade, dependência, opacidade,
ambiguidade e instabilidade.
A autora HIDALGO-GOYANES (2005, p.163), sublinha a importância do conteúdo estético e o suporte material em que estes documentos estão gravados, visto que, estes têm um suporte material especialmente instável que necessita de condições rígidas de armazenamento e conservação apropriadas, como por exemplo a manutenção da temperatura e humidade relativa e o controlo de pragas biológicas.
Segundo LOPEZ (2000, p.196) o documento imagético (aquele que contém imagens em movimento ou não) não é distinto de um documento textual e está sujeito às mesmas necessidades metodológicas de organização e classificação dos demais géneros documentais. Ambos devem respeitar os princípios arquivísticos que lhe são impostos com a finalidade de fornecer ao utilizador toda a informação possível contida naquele documento.
Como podemos constatar, a diferença está nas questões técnicas, ou seja, na conservação, acondicionamento, linguagem e equipamentos de exibição, no entanto, o caráter arquivístico e os procedimentos metodológicos de organização arquivística mantém-se tal como nos demais documentos de arquivo.
Atualmente, os arquivos audiovisuais encontram-se numa fase de eliminação dos suportes como as cassetes e a sua migração para suportes em formato digital. No entanto, o documento digital revela ter uma menor estabilidade e tem elevados custos.
Em finais do século XX, o aparecimento da World Wide Web, provocou o aparecimento de estratégias de preservação digital e de sistemas de gestão de conteúdos
18 audiovisuais num ambiente digital, em que surgem conceitos como assets e digital asset
management.
Os documentos passam a ser vistos como conteúdos que são considerados bens ou ativos digitais (assets) com valor, passando a realizar toda a gestão dos conteúdos audiovisuais em sistemas informáticos.
O termo asset é definido como a combinação estreita de dados de conteúdo (imagens, sons, textos, gráficos, etc), com metadados (dados que acompanham e caraterizam os dados do conteúdo), elementos fundamentais para o intercâmbio e utilização de dados digitais (AGIRREAZALDEGI-BERRIOZABAL, 2007, p.436).
Para FRANQUEIRA (2016, p.129; 2014, p.52) o asset é um bem, recurso ou ativo que tem valor para as organizações e que integra em si conteúdos e direitos, destacando-se aqui a importância do conhecimento dos direitos sobre os conteúdos, pois estes
regulam a utilização sobre determinado conteúdo, podendo ser explorados
comercialmente e/ou acrescentar valor às novas produções, mas por outro lado podem também condicionar a sua utilização e rentabilidade.
A junção destes dois conceitos vai dar origem aos sistemas informáticos de produção e gestão documental, designados por Digital Asset Managemet ou Media Asset
Management, sistemas de gestão dos conteúdos audiovisuais que serão posteriormente
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1.2. Sistemas de gestão de conteúdos audiovisuais digitais
O desenvolvimento tecnológico e a emergência da Era da Informação permitiu às empresas televisivas, iniciarem o processo de digitalização e migração dos seus conteúdos e por consequência, a implementação de sistemas informáticos para a gestão de conteúdos audiovisuais digitais – DAM (Digital Asset Management) ou MAM (Media Asset
Management).
Para JIMÉNEZ (2003, p.453), a gestão de ativos digitais define-se como a atividade orientada para facilitar a criação, captura, catalogação, recuperação, exportação, transformação distribuição de tais ativos através de diversos canais: internet, meios impressos, rádio, televisão, PCs, etc.
Segundo DÍAZ, CRESPO & MIRÓN (2017, p.1000), o primeiro sistema testado numa televisão foi o Sony/EDS, na estação televisiva norte americana CNN, iniciando-se o projeto em junho de 1998. Para além disso, destaca-iniciando-se ainda o canal de televisão privado espanhol Telecinco, o primeiro na Europa a empreender um processo de digitalização em 1998 que culminou no ano de 2005.
Alguns arquivos audiovisuais portugueses, como por exemplo os arquivos da Sociedade Independente de Comunicação (SIC) e da RTP já utilizam sistemas de gestão de conteúdos digitais como uma estratégia global de preservação digital do seu vasto espólio documental.
Segundo AGIRREAZALDEGI-BERRIOZABAL (2007, p.434) são sistemas que permitem a gestão dos ativos audiovisuais (assets) para a sua transmissão em várias redes e são constituídas por “hardware de armazenamento que compõe o servidor de vídeo de alta e baixa resolução, servidor web, robô de fitas e o servidor de bases de dados”.
Têm como funções a reutilização de conteúdos, distribuição, emissão, arquivo e suporte a atividades de produção, sendo necessário a integração de diferentes tecnologias para a edição, arquivo, pesquisa, transmissão em diferentes formatos e resolução de sinal diferente. Destaca-se a orientação destes sistemas para a distribuição e criação de conteúdos, contando com ferramentas de soluções de gestão, armazenamento e recuperação documental.
Segundo FRANQUEIRA (2016, p.125-133), são constituídos pela área da produção, que compreende todos os passos desde a ingestão até à emissão e pela área do arquivo e são compostos por vários componentes sendo eles, a aquisição/ingestão de
20 conteúdos, a base de dados e metadados, o armazenamento, a pesquisa, a recuperação de conteúdos, a distribuição e a infraestrutura de suporte.
Trata-se de sistemas de arquivo digital que gerem de forma mais rápida e eficaz a aquisição, o armazenamento, a pesquisa, a recuperação, distribuição e acesso dos documentos audiovisuais e também a gestão de diferentes formatos, acrescidos do conhecimento dos direitos que condicionam a sua utilização.
A aquisição refere-se à integração ou ingestão dos conteúdos no sistema digital e corresponde à digitalização dos suportes físicos das cassetes ou à transferência de ficheiros enviados por rede ou transferidos de suportes como discos, cartões ou outros dispositivos.
É essencial que o sistema possua uma base de dados que reúna toda a informação respeitante aos conteúdos do sistema e que suporte metadados de identificação e de descrição dos conteúdos neles representados, para facilitar a recuperação dos conteúdos.
Relativamente à questão dos metadados, destaca-se as iniciativas da Federação Internacional de Arquivos de Televisão (FIAT/IFTA) com uma lista de elementos de informação essenciais, “FIAT Minimum data list”.
Os conteúdos são armazenados em alta e baixa resolução em vídeo servidores com conteúdo online, em discos rígidos e robôs de armazenamento dos conteúdos em fita magnética.
A pesquisa e ferramentas de indexação e a construção de índices são essenciais para uma recuperação mais precisa e rápida da informação e portanto o sistema digital deve permitir fazer pesquisas em texto livre, em campos indexados e com recurso ou não à utilização de thesaurus.
A distribuição, isto é, a capacidade de o sistema enviar de um ponto a outro os conteúdos, deve ser controlada e deve ainda possuir uma infraestrutura de suporte em termos de redes informáticas e climatização de salas de equipamentos e sistemas de prevenção de catástrofes.
Uma das principais características que estes sistemas devem possuir é a articulação ou integração com sistemas de produção e pós-produção, sistemas de emissão, produção de notícias e ainda a segurança e preservação a longo prazo, em que o sistema deve ter a capacidade de se manter funcional sem falhas ou interrupções, recorrendo por exemplo a planos de migração e auditoria constantes.
Estes sistemas promoveram o aparecimento e desenvolvimento de novos modos de trabalho, modificando as formas tradicionais de gestão a novos métodos digitais,
21 surgindo necessidade de contratar recursos humanos com capacidade para se adaptarem a novos métodos e hábitos.
A sua implementação trouxe várias vantagens como o aumento dos lucros e a redução dos custos e do tempo de trabalho ao proporcionar maior rapidez no acesso e difusão por vários canais. Permitiu ainda a extinção das cassetes analógicas em todo o circuito de produção, emissão e arquivamento dos conteúdos a possibilidade de melhorar a qualidade de produção e emissão dos conteúdos (RAYO, 2007, p.35-37).
A digitalização dos conteúdos audiovisuais e o seu acesso causou mudanças ao nível da seleção, permitindo selecionar os conteúdos em menos tempo e ao nível da análise documental, na qual se simplificou por não ser necessário descrever pormenorizadamente a imagem, fornecendo apenas informação para a sua localização (RAYO, 2012, p.89).
De facto, passou-se de uma recuperação lenta, que requeria uma descrição detalhada e a disponibilidade de equipamentos para o visionamento para uma recuperação imediata por parte do utilizador final (LÓPEZ-DE-QUINTANA, 2007, p.397-408).
Para além disso, os jornalistas tornaram-se autónomos na pesquisa e recuperação da informação, passando eles próprios a desempenhar essa tarefa para desenhar as suas notícias e desse modo, os arquivistas passaram a centrar as suas tarefas na criação e representação em vez da pesquisa e a disponibilização dos conteúdos (RAYO, 2012, p.91).
Em contraste, existem várias condicionantes que podem limitar a sua implementação, nomeadamente, o investimento em tecnologia que se revela muito caro e a escassez de recursos humanos com competências para desempenhar as suas tarefas neste novo ambiente tecnológico.
22
1.3. Instituições custodiadoras no âmbito nacional e internacional
Dentro do contexto da salvaguarda e proteção da documentação audiovisual, existem algumas instituições tanto a nível nacional, como internacional que desempenham um papel cultural e social na gestão e salvaguarda do património audiovisual e que vão ser aqui destacadas.
Em relação à situação legal, cabe aqui mencionar que a Constituição Portuguesa e a Lei da Televisão, preveem um conjunto de obrigações legais que têm de ser cumpridas pelos operadores de televisão, públicos e privados, no decorrer da sua atividade, sendo uma delas a existência de um serviço de arquivo que conserve os conteúdos audiovisuais produzidos pela estação.
Segundo EPIFÂNIO (2012, p.16), em Portugal os arquivos audiovisuais inserem-se dentro dos órgãos de comunicação social, como por exemplo a Sociedade Independente de Comunicação (SIC) e a Rádio e Televisão de Portugal (RTP), mas também em instituições públicas como bibliotecas, centros de documentação, instituições de ensino, museus e ainda instituições culturais, nomeadamente, o Arquivo de Imagens da Assembleia da República (IAAR) e o Arquivo Nacional das Imagens em Movimento (ANIM) que está integrado na Cinemateca Portuguesa, ao qual lhe cabe funções de depósito legal, pois alberga o espólio das obras cinematográficas produzidas em Portugal. No entanto, as limitações financeiras fazem com que muitas destas instituições não disponham das melhores condições para salvaguardar os documentos audiovisuais, sendo que, a maioria não tem sequer um arquivo organizado e portanto, muitos dos documentos correm o risco de desaparecer por falta de meios técnicos para a sua preservação.
Apenas as principais estações de rádio e televisão estão organizadas em serviços de arquivo estruturados, tendo sido a Rádio Difusão Portuguesa (RDP), atualmente RTP, a primeira empresa a criar um arquivo histórico.
No âmbito internacional destaca-se o papel que tem vindo a ser desenvolvido por instituições como a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO), a Associação Internacional de Arquivos Sonoros e Audiovisuais (IASA), a Federação Internacional das Associações e Instituições Bibliotecárias (IFLA), o Centro Internacional de Estudos para a Conservação e Restauro de Bens Culturais
23 (ICCROM), o Conselho Coordenador das Associações de Arquivos Audiovisuais (CCAAA) e a Federação Internacional de Arquivos de Televisão (FIAT).
A UNESCO é uma das instituições internacionais que mais demonstrou a sua preocupação com a preservação e salvaguarda dos documentos e do património audiovisual quando publicou em 1980, as “Recomendações para a preservação e conservação de imagens em movimento”.
Esta organização criou também, em 2002 uma iniciativa chamada “Preserving Our Digital Heritage”, unida ao programa Memória do Mundo, na qual forneceu algumas recomendações relativamente a estratégias de preservação digital, nomeadamente, programas de preservação envolvendo produtores, distribuidores e entidades de proteção patrimonial; investigação sobre suportes e preservação digita l.
A par da UNESCO, é de destacar ainda a Federação Internacional de Associações e Instituições Bibliotecárias (IFLA) que redigiu e disseminou diretrizes para materiais audiovisuais e multimédia em bibliotecas e outras instituições acerca dos variados assuntos com que os arquivistas audiovisuais se devem deparar, nomeadamente a aquisição e depósito legal, os direitos de autor, a catalogação e acesso bibliográfico, o arquivo e armazenamento e a questão premente da digitalização e preservação.
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1.4. A televisão e os arquivos audiovisuais das estações de televisão
Segundo HIDALGO-GOYANES (2005, p.160-161), o termo “televisão” começou a ser utilizado pela primeira vez em 1900 e em 1929 começaram as primeiras emissões regulares de televisão, como por exemplo as emissões da British Broadcasting
Corporation (BBC).
O aparecimento da televisão como um novo meio de comunicação e o aumento das estações de televisão na década de 1950, acompanhado de um grande volume de conteúdos produzidos pelas próprias ou adquiridos noutras fontes, evidenciou a importância de se preservar as imagens em movimento, constituindo-se centros/ serviços para controlar e gerir de forma racional a produção e conservação da documentação.
Estes fazem parte de uma estrutura empresarial previamente estabelecida e o seu funcionamento costuma ser autónomo mas não independente. Estabelecem relações com outros departamentos como a redação, produção, emissão, gestão comercial, etc, que estão ligados à gestão, conservação, utilização ou comercialização da documentação produzida ou utilizada pela estação de televisão.
Para LÓPEZ DE QUINTANA (2000, p. 169-177) a organização nas diferentes televisões estatais, autónomas ou locais é muito diversa e atende a quatro fatores: o tipo de atividade, o tipo de fundo, os tipos de programas e a especialização temática e técnicas documentais.
No início, a sua finalidade não era armazenar, gerir e conservar a documentação mas sim produzir, emitir e comercializar os conteúdos produzidos (HIDALGO-GOYANES, 2005, p. 160). Percebe-se que havia pouca preocupação com a preservação, conservação e a definição de políticas de gestão documental apropriadas e mais em produzir e disseminar conteúdos da forma mais rápida possível.
Mais tarde, as estações de televisão começaram a dar-se conta da necessidade de se conservar e gerir com vista à recuperação dos documentos para serem reutilizados noutras produções ou emissões televisivas.
Segundo HIDALGO-GOYANES (2005, p.161), os seus objetivos são: assegurar a conservação de todo o fundo documental e facilitar a localização e recuperação de toda a informação contida neles através da aquisição (reunião), seleção, armazenamento e gestão da documentação gerada ou emitida pela empresa televisiva.
25 Para RAYO (2012, p.81), o serviço de arquivo das estações de televisão passa pelo apoio dado às redações de informação na produção de notícias, desempenhando um papel importante para complementar ou ilustrar as peças dos noticiários.
RODRIGUEZ-BRAVO (2004, p.31), aponta duas principais funções deste tipo de arquivos: a conservação, constituindo um arquivo que assegure a sua conservação e tratamento documental e a exploração, proporcionando a informação documental necessária, de diferentes origens e suportes, para enriquecer o produto informativo de forma a torná-lo passível de ser reutilizado.
Portanto, considera-se que tem várias finalidades entre elas, gerir a documentação pertencente à empresa, proporcionar ou dar acesso a essa documentação aos utilizadores e conservar o património histórico da estação de televisão.
Atualmente, os arquivos audiovisuais encontram-se num processo de passagem dos conteúdos em suporte analógico para o digital, sendo que algumas estações de televisão em Portugal já dispõem de sistemas de conteúdos audiovisuais digitais que lhes permite gerir os seus recursos com mais agilidade e eficácia.
Segundo RAMOS (2012, p.45), a digitalização dos fundos documentais adveio da necessidade de “(…) acompanharem as mudanças de métodos de trabalho na área da Televisão, com a obsolescência tecnológica e com a rápida deterioração dos suportes em que se armazenam as imagens em movimento.”
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1.4.1. Documentação audiovisual das estações de televisão
Segundo LÓPEZ-DE-QUINTANA (2000, p.90), as estações de televisão produzem quatro grandes tipologias documentais, designadamente, a documentação escrita/textual, sonora, gráfica e audiovisual/imagens em movimento que podem gerar políticas de arquivo e modos de gestão diferenciados.
De todos estes tipos de documentos, as imagens em movimento são as que possuem uma maior riqueza de conteúdo e um nível de complexidade maior em relação à gestão documental, ao incorporarem não só o elemento visual mas também o áudio ou sonoro.
Para além disso, pode-se ainda subdividir esta tipologia documental em documentação jornalística, que serve um determinado meio de comunicação e documentação audiovisual, que é sujeita a tratamento documental de documentos com imagens em movimento e som (RODRÍGUEZ-BRAVO, 2004, p.31).
A documentação em meios audiovisuais tem várias finalidades nomeadamente gerir a documentação pertencente à empresa televisiva, proporcionar a informação documental aos utilizadores e conservar o seu património histórico (SERRANO & MORAL, 2004, p.38).
Para além da documentação produzida, emitida e acumulada pela própria, as estações de televisão recebem outros conteúdos de fontes externas para produção e emissão, nomeadamente, imagens procedentes de outras estações de televisão, agências nacionais, produtoras audiovisuais e agências internacionais, como por exemplo a Reuters2, que são muito úteis como fontes de imagens para complementar os noticiários (LOPÉZ-DE-QUINTANA, 2000, p.87).
Têm um importante valor económico pois podem ser exploradas em contextos bastante diversificados, como por exemplo a reemissão de programas, a reutilização de imagens em novas produções, a comercialização de programas para ser emitidos noutras estações de televisão e a venda de imagens de arquivo para ser utilizadas em novas produções (cit. por RODRÍGUEZ BRAVO, 2004, p.32).
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1.5. Gestão dos conteúdos audiovisuais
A gestão da informação compreende, em qualquer sistema de informação, operações de seleção, avaliação, organização, representação, armazenamento e recuperação da informação.
É necessário que os responsáveis pelo arquivo planifiquem o seu crescimento mediante a adoção de políticas de gestão documental desde a aquisição e criação das coleções até à sua disseminação ou acesso aos utilizadores e por normas para a descrição do material documental, para a seleção da informação documental, a conservação e preservação e o uso e acesso à informação (CALDERA-SERRANO; FREIRE-ANDINO, 2015, p.118-123).
Nos arquivos audiovisuais, os documentos passam por um fluxo documental desde que chegam ao centro de documentação até ao seu destino final, nomeadamente, as seguintes atividades arquivísticas: registo, seleção, análise e tratamento documental, recuperação da informação, empréstimo e conservação (RAYO, 2007, p.26) .
De entre estas fases, será dada mais destaque à seleção, análise e tratamento documental e conservação.
A aquisição e receção de documentos audiovisuais pode ser feita através de depósito legal, compra, doação ou mediante contratos de atribuição de direitos (temporal/definitiva) ou através de produção própria do arquivo e implica o acordo sobre os direitos patrimoniais desses documentos (EDMONDSON et al., 2016, p.45).
Depois dessa aquisição, deve-se proceder ao registo e aos processos de seleção e análise documental, para que estes possam ser tratados e recuperados.
Após a gravação e transmissão do programa, este é enviado e registado no centro de documentação, sendo que, deve ter presente alguns dados que facilitem o seu tratamento, nomeadamente, o número do suporte, características técnicas do suporte, tipo de gravação, ficha de emissão, título do programa e número do episódio (RAYO, 2007, p.29).
Para garantir a incorporação de documentos pertinentes no fundo documental e evitar gastos desnecessários de armazenamento, gestão e conservação, é fundamental que se proceda à seleção, realizada tendo em conta uma política implementada no serviço de documentação.
28 A seleção é considerada a fase chave do tratamento documental pois incide diretamente na criação do arquivo, em que se avalia e decide que documentos devem passam ao fundo do arquivo. É realizada tendo em conta um conjunto de critérios ou normas estabelecidos pelo centro de documentação (HIDALGO-GOYANES, 2003, p.238).
Relativamente ao procedimento desta tarefa, verifica-se a ausência de normas internacionais, pelo que, cada empresa televisiva adapta-se às recomendações e estudos existentes, nomeadamente as recomendações elaboradas pela FIAT “Recommended
Standards and Procedures for Selection and Preservation of Television Programme Material”, que recomendam que se conserve tudo o que foi emitido e gravado pelo menos
durante cinco anos e se selecione “gente e acontecimentos de interesse histórico e material de interesse sociológico entre os que se incluem personagens e acontecimentos desportivos” (HIDALGO-GOYANES, 2003, p.238).
Segundo RODRÍGUEZ-BRAVO (2004a,p. 32), a política de seleção delineada deve responder a dois tipos diferentes de critérios: os critérios operacionais, de valor económico em função das possibilidades de exploração e os critérios culturais de valor patrimonial em função do valor histórico, social e cultural.
Para CALDERA-SERRANO (2004, p.54), os critérios de seleção podem classificar-se em critérios periodísticos (atualidade, relevância ou importância, interesclassificar-se, novidade, acessibilidade, etc), critérios documentais (qualidade das imagens, potencial de reutilização, etc) e critérios físicos (estado de conservação do suporte e de gravação de imagens e som).
Geralmente, os arquivos audiovisuais implementam critérios baseados nas escassas recomendações existentes sobre políticas e normas de seleção ou elaboram procedimentos de uso interno. Esses critérios baseiam-se geralmente no conteúdo informativo, por serem gravações de um acontecimento cultural, desportivo, político ou educativo, uso administrativo e/ou legal, o seu valor para a investigação e a sua relação com as outras gravações (HIDALGO-GOYANES, 2003, p.245).
Depois de selecionados, os documentos audiovisuais devem passar por algum tipo de tratamento e para isso, procede-se à sua análise e tratamento documental.
A análise permite-nos perceber de que trata o documento em questão, identificando e descrevendo claramente os seus assuntos principais, obtendo uma representação que permita ao utilizador localizar tal documento.
29 É crucial realizar uma análise mais ou menos detalhada daqueles documentos considerados ou selecionados para conservação, pois um documento não analisado é como se não existisse, pois não tem potencial de recuperação e utilização (HIDALGO-GOYANES, 2005, p.163).
O seu tratamento apresenta diferenças em função da sua proveniência (informativos ou programas) e do tipo de gravação (original ou emitido) (RAYO, 2007, p.27).
Segundo RODRÍGUEZ-BRAVO (2004a, p.35), o nível de exaustividade da análise depende do grau de reutilização do material audiovisual, sendo que, um documento que tenha um grande potencial de reutilização será alvo de uma descrição mais detalhada para facilitar a sua recuperação.
Para além disso, é importante ter em consideração que a informação é transmitida por duas vias, a imagem e o som, e por isso deve-se ter muita atenção e distinguir entre o que se vê e o que se ouve, pois muitas vezes, existe uma certa incoerência e até dessincronização temporal entre o que é visionado nos dois elementos.
Depois desta análise, os documentos serão descritos numa base de dados que contém campos de controlo, descrição física, título, descritores onomásticos, geográficos, temáticos, cronológicos, de localização, produção, emissão e responsabilidade.
Para além do tratamento e da análise documental, existem outros aspetos como a preservação e o acesso aos documentos audiovisuais que nos cabe abordar.
A preocupação com a preservação, conservação e o acesso a longo prazo dos documentos audiovisuais é uma questão recorrente na literatura, em que se aborda a obsolescência dos formatos e suportes e o aparecimento de progressos tecnológicos que fizeram emergir estratégias de preservação como a digitalização/migração.
Atualmente, os arquivos audiovisuais deparam-se com o curto ciclo de vida dos formatos e suportes analógicos das cassetes magnéticas de áudio e vídeo e a sua vulnerabilidade face às condições ambientais, que aumenta o risco de deterioração ou mesmo a sua perda e por sua vez, limitam o seu acesso.
A sobrevivência e acessibilidade dos suportes depende da gestão da preservação ao longo do tempo. A sujidade, o pó, a poluição do ar e humidade e temperatura podem danificar os documentos como os CDs e cassetes, pois estes dependem diretamente das condições de temperatura e humidade em que são mantidos, sendo necessário que se estabeleçam condições adequadas de armazenamento.
30 No entanto é importante referir que para além da deterioração física do suporte, as evoluções tecnológicas trouxeram desafios ao nível da obsolescência tecnológica, nomeadamente a dependência e incapacidade para ler a informação e que pode ser a maior ameaça e vulnerabilidade dos documentos digitais.
EDMONDSON et al. (2016, p.24) referia-se à preservação como a “totalidade dos passos necessários para assegurar a acessibilidade permanente de um documento audiovisual com a máxima integridade, isto é, manter a qualidade total do áudio e do vídeo”. Envolve muitos processos, princípios e atividades que podem incluir a conservação e restauração, a cópia e o processamento do conteúdo visual e/ou sonoro, a digitalização para criar um substituto para acesso ou preservação, manutenção das condições apropriadas de ambiente, entre outros.
Para preservar a informação deve-se garantir a integridade física e química dos documentos originais de forma a assegurar que, ao ser reexecutado, digitalizado ou transferido, o sinal desses conteúdos pode ser recuperado com o mesmo, ou melhor, nível de qualidade e integridade que os documentos apresentavam quando foram gravados.
Em 2003, os representantes dos arquivos das televisões membros da União Europeia de Radiofusão (UER) reuniram-se para aprovar o informe UER que abordava uma mudança importante – a digitalização e o que esta implicava para os arquivos audiovisuais (HIDALGO-GOYANES, 2005, p.166).
Atualmente, com a emergência da digitalização, garante-se não só que, o conteúdo esteja sempre disponível para qualquer utilizador mas também que possa ser acedido por diferentes utilizadores em simultâneo e não sofra danos ou mesmo o risco de ser modificado por algum utilizador (HIDALGO GOYANES, 2005, p.168).
No entanto, os projetos de digitalização requerem elevados investimentos económicos e de recursos humanos que muitas instituições não conseguem obter.
Para além da questão da preservação, é importante mencionar também a questão do acesso aos conteúdos, que pode ser limitado não só pela deterioração dos documentos mas também ao nível dos direitos de cópia, distribuição e emissão, e neste sentido, é necessário um equilíbrio entre os direitos legítimos e o direito universal de acesso ao património audiovisual (EDMONDSON et al., 2016, p.9).
Assim, devido à necessidade de se garantir o acesso continuado aos conteúdos armazenados, procede-se a estratégias como a digitalização, que é vista como a única forma de assegurar a preservação e o acesso aos fundos documentais e também a migração dos documentos audiovisuais analógicos para conteúdos digitais, passando a
31 ser acedidos apenas através de meios tecnológicos informáticos (AGIRREAZALDEGI-BERRIOZABAL, 2007, p.433).
Contudo, a transferência de formatos analógicos para formatos digitais não é um processo fácil e pode provocar a perda de qualidade da informação, pelo que, pode não ser a solução mais adequada.
Segundo EDMONDSON et al. (2016, p.56) a migração do conteúdo analógico de suportes magnéticos de vídeo e áudio obsoletos para o digital pode ser necessário ou conveniente, mas a informação e o significado contextual pode-se perder.
Além disso, é importante compreender o impacto da gestão de materiais audiovisuais criados digitalmente – born digital – pois estes pressupõem mais riscos do que a digitalização de suportes analógicos, uma vez que, não é possível voltar ao suporte original para repetir o processo e se se não conseguir encontrar podem-se perder rapidamente.
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1.6. Representação e tratamento documental do material audiovisual
em televisão
A organização e representação da informação é umas das áreas de estudo que a Ciência da Informação investiga e que tem uma relação muito próxima com a recuperação.
Mas de que falamos quando nos referimos à representação da informação “ em arquivística? Como se processa essa representação no ambiente audiovisual? ”
Segundo RIBEIRO (2005, p.93), “representar informação significa criar
“imagens” não exatas e integrais mas suficientemente rigorosas para tornar possível uma identificação inequívoca dos objetos apresentados. Essa representação vai ser elaborada através da descrição ou “representação descritiva”, que começa a ser designada como meta-informação, ou seja, informação sobre a própria informação”.
Corresponde à utilização de elementos simbólicos, que podem ser palavras, figuras, imagens, desenhos, mímicas, esquemas, entre outros, para substituir um objeto, uma ideia ou um facto referente ao documento original.
Os catálogos, repertórios, inventários, listas de referência ordenadas, índices são exemplos de alguns dos instrumentos de acesso utilizados para representar a informação, na qual servem de intermediários entre quem pesquisa a informação e o produto informacional que é procurado.
Na generalidade dos arquivos, esta representação é alcançada mediante a adoção da Norma Internacional de Descrição Arquivística – ISAD (G) e da Norma Internacional sobre os Registos de Autoridade Arquivísticos de Instituições, Pessoas Singulares e Famílias - ISAAR (CPF), que apresentam um conjunto de unidades de descrição arquivísticas ou zonas de produção e que por sua vez, irão permitir a representação e o acesso dos conteúdos.
É comum também a utilização das Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), criadas com o objetivo de dotar a comunidade arquivística portuguesa de um instrumento de trabalho em consonância com as normas de descrição internacionais ISAD (G) e ISAAR (CPF).
De acordo com a ISAD (G), a descrição é:"a elaboração de uma precisa representação de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo, o contexto e sistema de arquivo que os
33 produziu". Tem como objetivo “identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo, a fim de promover a sua acessibilidade” (2002, p. 13).
Em linhas gerais, a descrição consiste numa apresentação das caraterísticas físicas de um ou vários documentos, através da análise do seu conteúdo e da identificação do contexto de criação e utilização dos arquivos, com o objetivo de facilitar o acesso e recuperação da forma mais rápida e eficiente e também de fazer o controlo intelectual do fundo documental.
Segundo esta norma, a descrição é multinível, encontrando-se subdivido por vários níveis, neste caso, o fundo, a série e subsérie, que devem seguir as seguintes regras: a descrição deve ser realizada do geral para o particular, contendo informação relevante e não repetida para o nível de descrição e deve haver uma ligação entre as descrições.
As informações devem ser distribuídas em 7 zonas de descrição:
Zona de identificação: campo onde são registadas as informações essenciais para identificar a unidade de descrição (fundo, série, subsérie, dossiê, processo, item documental)
Zona do contexto: campo onde se regista a origem e custódia da unidade de descrição.
Zona de conteúdo e estrutura: campo onde se registam informações sobre o assunto, a organização arquivística, avaliação e incorporações.
Zona de condições de acesso e de uso: o campo onde se registam informações sobre a acessibilidade (física, intelectual e legal) da unidade de descrição.
Zona da documentação associada: campo onde se registam informações acerca de outros documentos que mantenham alguma identidade com a unidade de descrição como originais e cópias; outras unidades de descrição relacionadas; publicações baseadas no uso de documentos da unidade de descrição
Zona de notas: campo onde se registam qualquer tipo de informações que se julgue pertinentes, mas que não podem ser incluídas nas outras zonas.
Zona de controlo da descrição: campo onde se registam anotações sobre a atividade de descrição: como, quando e quem realizou a descrição.
Através da leitura da norma percebeu-se que esta se foca especialmente na descrição de documentos textuais. Apesar disso, prevê-se a sua articulação com normas
34 de descrição de documentos especiais (cartográficos, audiovisuais, iconográficos ou digitais).
De facto, as diferenças de descrição entre os documentos textuais e os especiais, em particular, os documentos audiovisuais não são assim tão acentuadas, na medida em que se seguem os mesmos princípios e regras, sendo também realizada uma descrição multinível com as seguintes unidades arquivísticas: série, programa e clip que serão abordadas nos próximos capítulos. É claro que tem de se adaptar as orientações das normas às especificidades ou caraterísticas do documento audiovisual.
Geralmente, os arquivos das estações de televisão utilizam as normas arquivísticas ISAD (G) e regras de catalogação para a descrição documental. Para além destas, existe ainda o “Minimum Data List”, estabelecida em 1992 pela FIAF/FIAT, que é uma lista de 22 campos agrupados em 3 áreas – área de identificação, técnica e de direitos para definir um sistema de descrição dos materiais de televisão. No entanto, a metodologia implementada no tratamento da informação dos arquivos audiovisuais é adaptada à realidade funcional de cada organização.
A representação dos documentos audiovisuais envolve o processo de análise de conteúdo sobre toda a documentação selecionada para ser conservada e de descrição arquivística numa série de etapas que serão abordadas de seguida e que vão permitir a sua representação e recuperação.
Esta descrição é realizada do geral para o particular, fornecendo-se as caraterísticas formais, técnicas e administrativas do conteúdo informativo que veicula o conjunto de informação existente na imagem e no som.
Segundo RODRÍGUEZ-BRAVO (2004b, p.150), os elementos básicos de identificação e representação dos documentos audiovisuais conservado nos arquivos de televisão são:
1. Dados de identificação ou elementos de catalogação a. Título
2. Menções de responsabilidade
a. Dados de produção (produtora, distribuidora, data de produção)
b. Dados de emissão (datas de emissão, estação televisiva, âmbito de difusão c. Duração
d. Número de produção, número de arquivo. 3. Análise de conteúdo
35 a. Tipificação do tipo de documento (género, forma).
b. Resumo conceptual ou temático c. Descrição de imagens e/ou sons. d. Classificação e/ou indexação 4. Descrição técnica e relação de suportes
a. Caraterísticas técnicas: formato, tipo, suporte
b. Referências a assinaturas de localização no arquivo dos suportes que contém o documento
5. Dados relativos às condições de utilização
a. Identificação dos direitos (copyright) de que dispõem o arquivo sobre o documento
A representação é levada a cabo mediante um conjunto de fases de tratamento, que foram apontadas com base no trabalho apresentado por Catherine Fournial “Análisis documental de imágenes en movimiento” en Panorama de los Archivos Audiovisuales ”. Este trabalho considera que os conteúdos devem passar pelas seguintes fases: visionamento na totalidade, a descrição das diferentes sequências e planos (também apontado como o resumo) e a indexação de elementos onomásticos, temáticos, cronológicos, geográficos e também outros elementos como dados relativos à produção, de controlo, emissão e direitos de imagens. Pretende-se deste modo identificar de forma inequívoca o documento e obter uma representação do documento audiovisual que possa ser armazenada e recuperada (CALDERA-SERRANO, 2003, p.8).
Este processo inicia-se sempre por uma análise documental que vai permitir caraterizar o conteúdo. Mas como se analisa um documento?
Segundo SERRANO & MORAL (2004, p.45), começa-se por visualizar o documento audiovisual na sua totalidade, tanto o elemento imagético como o sonoro, tendo em atenção todos os planos de rodagem e montagem, textos realizados e tomam-se notas que se considere oportunas para a análise posterior. As anotações devem indicar o nível de relevância do documento e o nível de análise e da unidade documental que depende do tipo de programa e do potencial de reutilização.
Após o visionamento, procede-se a uma análise mais detalhada dos planos e sequências, em que se anota sequência a sequência os elementos visionados, nomeadamente, pessoas, temas e lugares e o que é transmitido através do som e imagem.
36 Para facilitar a localização de imagens é necessário indicar o ponto do documento (time code ou código de tempo3) em que se localiza cada plano ou sequência.
Na descrição de imagens deve ter-se presente o paradigma de Lasswell, na qual se indica as pessoas (quem?), temas ou conceitos (o quê?), lugares (onde?), o tempo de ação (quando?) e o meio da ação (como?). Devem indicar-se os nomes completos das pessoas físicas ou jurídicas (descritores onomásticos), ações, lugares (descritores geográficos), temas (descritores temáticos), objetos, planos primários e secundários, sequências, movimentos de câmara, contraste, brilho, composição, luminosidade e caraterísticas atmosféricas nomeadamente imagens que sejam defeituosas pelo plano ou defeitos técnicos do suporte (CALDERA-SERRANO E MORAL, 2004, p.52,53).
A elaboração de um resumo é fundamental não só para identificar o assunto ou assuntos que caraterizam um documento sem necessidade de o ler ou visionar, mas também porque é com base neste que se realiza a indexação.
O resumo corresponde a uma representação abreviada, precisa e objetiva do conteúdo de um documento original e elaborado com uma dupla finalidade: representar o documento e permitir avaliar a pertinência e interesse do mesmo para o utilizador. Serve como elemento de recuperação nas bases de dados documentais.
Segundo SERRANO & MORAL (2004, p.47), os resumos têm de ser sintéticos e atuar como um substituto do documento, devendo apresentar os principais temas e informações de interesse para uso posterior.
Segundo CALDERA-SERRANO (2003, p.8), a elaboração do resumo pode ser dificultada pelo reconhecimento de certos lugares, pessoas e temas e ainda em referenciar essas imagens de forma acertada e coerente. Por outro lado, as referências culturais e os conhecimentos adquiridos dos arquivistas pode facilitar bastante a tarefa.
Em relação à linguagem utilizada, recomenda-se a utilização de frases curtas e claras, objetivas, sem conceitos ambíguos e sem tecnicismos, pois ajudam a uma maior compreensão do texto documental.
Por último, procede-se à indexação, que é um processo de extração ou seleção dos termos mais relevantes dos temas tratados no documento, através das ferramentas documentais elaboradas pelos serviços das televisões, nomeadamente, linguagens ou
3O time code é um sistema numérico codificado, que identifica as imagens registadas em termos de horas, minutos, segundos e imagens, sendo que o time code in utiliza-se para demarcar o início e o time code out utiliza-se para indicar /localizar o fim do plano.
