COMISSÃO EUROPEIA
DG COMUNICAÇÃO
Representação da Comissão Europeia em Portugal
ANEXO I
PLANO DE AÇÃO
CONVENÇÃO-QUADRO DE PARCERIA N.º [...] 1. Missão e objetivos gerais
Os Centros de Informação Europe Direct (CIED) contribuem para a comunicação da Comissão Europeia sobre a União Europeia (UE), com o objetivo de estreitar os laços com o público, a nível local e regional. As atividades de sensibilização dos Centros de Informação Europe Direct têm por objetivo envolver o público em temas europeus, através da criação de um ambiente de trabalho em rede sustentável.
Os centros complementam e apoiam as atividades de comunicação das Representações da Comissão Europeia, dos Gabinetes de Informação do Parlamento Europeu (Gabinetes de Informação) e outras instituições e organismos da UE a nível local e/ou regional. Devem igualmente cooperar com outras redes de informação e assistência da UE.
Os centros dão prioridade às informações gerais sobre a UE e às políticas de interesse direto para o público, em especial para os cidadãos que necessitem de informação de caráter geral.
Os CIED também organizam eventos e utilizam diversos instrumentos de comunicação para chegar ao público a nível local e regional, quer diretamente quer por intermédio de multiplicadores e partes interessadas pertinentes. Além disso, apoiam ativamente os Diálogos com os Cidadãos1 em estreita cooperação com a Representação da Comissão Europeia.
Os CIED interagem com os meios de comunicação social locais e/ou regionais e fornecem informação sobre os pontos de vista e reações do público às questões da UE.
A rede de Centros de Informação Europe Direct é gerida pela Comissão Europeia.
1
Diálogos realizados pelos Comissários Europeus ou altos funcionários da Comissão Europeia, em que os membros do público podem expressar os seus pontos de vista sobre temas da UE: http://ec.europa.eu/citizens-dialogues.
2. Estratégia e plano de comunicação
Estratégia de comunicação trienal
A estratégia deverá detalhar o conceito global do candidato relativamente à gestão do centro2 ao longo de um período de três anos. Os candidatos devem ilustrar este conceito, descrevendo as atividades que irão efetuar a cada ano. O conceito apresentado deve estar em plena consonância com a missão e objetivos para os Centros de Informação Europe Direct. A estratégia apresentada pelo candidato deve integrar também os objetivos SMART3 e incluir o seguinte:
1. Uma análise fundamentada das necessidades de informação sobre a UE a nível local e regional na região que pretende cobrir;
2. O público-alvo (incluindo agentes multiplicadores e público difícil de alcançar) e atividades de comunicação específicas para os alcançar;
3. Os principais canais "media" para comunicação direta e digital (imprensa, televisão, rádio, redes sociais) que pretende utilizar e os temas que tenciona abordar a nível local (por exemplo, as atividades do CIED, pontos de vista locais sobre notícias de temas e políticas relacionadas com a UE);
4. Pormenores sobre a cooperação, complementaridade e sinergias dos CIED com as outras atividades da entidade de acolhimento do CIED, bem como com outras redes nacionais/regionais e partes interessadas da UE;
5. Pormenores sobre a forma como pretende reforçar a visibilidade do CIED e o alcance das suas ações na região.
Plano de comunicação anual
O candidato terá de apresentar um plano de comunicação anual que esteja em plena consonância com a estratégia de comunicação do centro. O plano deve incluir objetivos
anuais específicos e abranger temas principais específicos. Estes temas deverão ser
coerentes com as prioridades de comunicação da Representação da Comissão Europeia e do Gabinete de Informação do Parlamento Europeu.
O plano de comunicação anual deve incluir uma descrição dos diferentes elementos de comunicação. Embora estes elementos incluam «principais atividades de comunicação» e «evento(s)» que são obrigatórios para todos os centros, o candidato dispõe de mais flexibilidade na seleção dos outros elementos do plano de comunicação anual.
Dada a crescente importância do contacto direto com o público, a organização de eventos terá um papel central a desempenhar. Em consequência, o candidato deve selecionar a «organização de eventos» tantas vezes quanto necessário para alcançar os objetivos de comunicação do centro, sem exceder o montante máximo da subvenção. Os diferentes elementos do plano de comunicação anual podem ser combinados de diferentes maneiras, até ao limite do montante da subvenção.
2
A designação deve incluir: «Centro de Informação Europe Direct — [localidade/região/área...]».
3
2.1. Elementos do plano de comunicação anual
O plano de comunicação anual inclui os seguintes elementos, com diferentes graus de flexibilidade, cada um deles associado a um determinado montante fixo:
Obrigatórios:
«Principais atividades de comunicação» (a selecionar apenas uma vez)
«Evento(s)»
o «Organização de Eventos» (a selecionar as vezes que forem necessárias até ao montante máximo possível da subvenção)
Facultativo, e a selecionar o número de vezes que for necessário: o «Participação em evento(s)»
Facultativo e a selecionar apenas uma vez:
«Produtos de comunicação»:o
«Publicações»o
«Material de apoio à comunicação»o
«Material audiovisual e outro material eletrónico»o
«Boletim eletrónico» «Centro aberto ao público»
A dimensão das atividades no âmbito dos elementos selecionados deve ser proporcional ao montante da subvenção.
2.1.1. Principais atividades de comunicação (obrigatórias)
O plano de comunicação anual deve detalhar como é que as «principais atividades de comunicação» vão ser executadas, incluindo as seguintes:
o funcionamento de uma linha telefónica dedicada e de um endereço de correio eletrónico,
a resposta a pedidos individuais para reuniões,
esclarecer questões ou encaminhar as pessoas para as redes da UE adequadas ou para o Centro de Contacto Europe Direct4,
a cooperação com a Representação da Comissão Europeia e o Gabinete de Informação do Parlamento Europeu em Portugal, nomeadamente: apoio à organização e promoção de eventos locais e regionais organizados pela Representação da Comissão Europeia e pelo Gabinete de Informação do
4
Parlamento Europeu; identificação de contactos locais (órgãos de comunicação social, partes interessadas ou outros); apoio à divulgação de materiais de comunicação,
a cooperação ativa com outros Centros de Informação Europe Direct a nível nacional e/ou transfronteiriço e com outras redes da UE,
a distribuição das publicações da UE/informação/vídeos/mensagens,
estabelecer e manter contactos regulares com os meios de comunicação social locais e regionais, incluindo a publicação de artigos e contribuições para emissões de rádio ou de televisão,
interação regular com o público através das redes sociais com base nas orientações fornecidas pela Representação,
manter um sítio Web (ou página Web) atualizado, para publicitar as atividades do centro, que contenha informações pertinentes e objetivas sobre temas relacionados com a UE, adaptados a um público local e/ou regional,
participação em reuniões de coordenação/formação organizadas pela Representação da Comissão Europeia e pela sede da Comissão em Bruxelas, com a participação ativa do Parlamento Europeu5,
utilizar uma ferramenta fornecida pela Comissão Europeia para realizar inquéritos à satisfação dos utilizadores para avaliar as atividades do centro (eventos e outras atividades, se pertinente),
prestação de informação mensal sobre as atividades do CIED, as principais áreas de interesse do público e/ou cobertura pelos meios de comunicação social, bem como sobre os temas em destaque solicitados através da ferramenta digital fornecida pela Comissão Europeia.
2.1.2. Eventos
Podem ser selecionados as vezes que forem necessárias para que o centro atinja os seus objetivos de comunicação, mas sem exceder o montante máximo da subvenção.
A «organização de evento(s)» (obrigatório) inclui a organização de um evento ou de
uma série de eventos. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:
1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação;
2. Um plano relativo aos meios de comunicação, incluindo televisão, imprensa escrita, rádio, em linha e redes sociais, em função do tipo de evento(s);
3. O tipo, a mensagem e o conteúdo do evento, incluindo o programa, a data e o local;
4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
5
Todas as despesas de deslocação e alojamento relacionadas com cursos de formação na sede da Comissão serão reembolsadas. No caso de assembleias gerais anuais que ocorram num dos países da UE, a Comissão Europeia irá reembolsar apenas as despesas de alojamento. A Comissão Europeia pretende organizar um máximo de três assembleias gerais anuais durante o período de vida da rede. As despesas de deslocação e alojamento relacionadas com reuniões de coordenação ou formações organizadas pela Representação da Comissão serão reembolsadas. A Representação pretende organizar um máximo de nove reuniões de coordenação ou formações durante o período de vida da rede.
A «participação em evento(s)» (facultativo) inclui a participação ativa com um stand
ou com uma apresentação em eventos organizados por organismos terceiros. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:
1. Descrição do evento, incluindo as razões para a participação do centro; 2. O público-alvo do evento e do stand do centro, incluindo as suas
necessidades de comunicação;
3. Cobertura pelos meios de comunicação social: meios de comunicação social, meios digitais e televisão, imprensa escrita e/ou rádio, se for caso disso;
4. A mensagem e o conteúdo da apresentação do centro no evento; 5. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
2.1.3. Produtos de comunicação (facultativo)
O teor destes produtos deve complementar o material já existente produzido pelas Instituições da UE.
As «publicações» deverão incluir publicações impressas e/ou material educativo, quer
produzidos pelo próprio centro, quer documentos impressos a partir do portal EU Bookshop6. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:
1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. O tipo, a mensagem e o conteúdo das publicações;
3. Os canais de distribuição e a quantidade;
4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
O «material de apoio à comunicação» pode incluir materiais promocionais, gráficos
informativos, folhetos informativos, etc. Os candidatos devem descrever, pelo menos, o seguinte no seu plano de comunicação anual:
1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. Uma descrição do material;
3. Os canais de distribuição e a quantidade;
4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
6
O «material audiovisual e outro material eletrónico» devem consistir em produtos
próprios do centro. O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:
1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. A mensagem e o conteúdo do material, incluindo o texto provisório; 3. Os canais de distribuição;
4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
O «boletim eletrónico» deve incluir conteúdos produzidos pelo centro. Os boletins
eletrónicos serão distribuídos através de canais de comunicação adequados (por exemplo, listas de endereços, redes sociais, etc.). O candidato deve descrever no seu plano de comunicação anual, pelo menos, o seguinte:
1. O público-alvo, incluindo as suas necessidades de comunicação; 2. A mensagem, conteúdo e frequência;
3. Os canais de distribuição;
4. Os resultados/impacto esperados na população-alvo.
2.1.4. «Centro aberto ao público» (facultativo)
O «centro aberto ao público» deve ter uma localização física com um claro valor acrescentado. O candidato deve demonstrar que o centro aberto ao público estará:
situado num local de destaque com potencial para atrair um elevado número de visitantes.
dotado de instalações suficientes para organizar atividades públicas e reuniões não abrangidas pela secção «Eventos» para pequenos grupos de participantes. O «centro aberto ao público» deverá:
ter indicação visível do horário de abertura e do pessoal do centro,
ser de fácil acesso ao público,
com sinalização adequada altamente visível,
dispor de uma área de receção de visitantes e para a exposição de materiais relacionados com a UE.3. Cláusula de independência
Embora os centros trabalhem em estreita cooperação com a Representação da Comissão Europeia e com o Gabinete de Informação do Parlamento Europeu, são independentes e não falam em nome da Comissão Europeia e/ou do Parlamento Europeu. Os centros devem, no entanto, assegurar que transmitem continuamente as
posições da UE de forma tão precisa quanto possível e que comunicam de forma neutra, factualmente correta e de forma apartidária. Devem, igualmente, explicar ao público a que se destinam qual o papel dos Centros de Informação Europe Direct.
4. Compromisso dos parceiros
Os parceiros selecionados para executar as atividades de comunicação de um Centro de Informação Europe Direct comprometem-se a:
assegurar que o centro age plenamente em conformidade com a missão e cumpre o seu plano de comunicação anual, de acordo com as orientações da Representação da Comissão Europeia,
assegurar que o centro presta informação sobre a UE de um modo neutro, rigoroso e factualmente correto, que não seja utilizada, nem se considere utilizada, para fins não compatíveis com a missão e objetivos do centro,
assegurar que o pessoal do centro tem as aptidões e qualificações definidas nos critérios de seleção7,
apoiar a cooperação do centro com outros Centros de Informação Europe Direct e outras redes e as partes interessadas relevantes,
utilizar o nome e logótipo da rede «Europe Direct» e outras formas de identificação fornecidas pela Comissão Europeia e utilizá-las de modo sistemático em todas as atividades e produtos,
notificar a Representação da Comissão Europeia logo que possível, de eventuais problemas associados à execução do plano de comunicação anual,
realizar todas as atividades do centro gratuitamente para os respetivos utilizadores,
assegurar a execução das atividades do centro de um modo eficiente a partir do primeiro mês de cada ano, tendo em conta que 70 % do pré-financiamento da subvenção será pago no decurso do primeiro trimestre do mesmo ano, seguido de um pagamento final no ano seguinte,
conferir à Comissão Europeia o acesso às suas instalações.
5. Compromisso da Comissão
Ao assinar a convenção-quadro, a Comissão compromete-se a:
avaliar a eficiência dos CIED e fazer o acompanhamento necessário,
colocar à disposição do CIED material de informação e produtos de comunicação, dar formação sobre questões gerais e específicas da UE,
7
Os candidatos podem decidir nomear uma única pessoa para gerir todas as atividades do CIED ou uma equipa. Neste último caso, as competências necessárias devem ser satisfeitas por uma equipa com um chefe de equipa claramente nomeado. O chefe de equipa deverá atuar como ponto de contacto principal para a Comissão e deve participar em todas as ações de formação e reuniões organizadas pela Comissão para efeitos de subvenção de ações.
oportunidades de colaboração em rede e plataformas de coordenação, dentro do limite dos recursos existentes,
realizar o acompanhamento e a supervisão adequados das atividades do parceiro.
6. Montantes fixos
A subvenção para o plano de comunicação anual assumirá a forma de um montante fixo abrangendo a integralidade dos custos elegíveis da ação. O total anual do montante fixo será entre 25 000 EUR e 30 000 EUR.
Cada elemento do plano de comunicação anual está associado a um determinado montante fixo, tal como indicado no quadro a seguir. Os montantes fixos não podem ser alterados. Elementos do plano de comunicação anual Obrigatório/Facultativ o Periodicidad e Montante s fixos (em EUR) «PRINCIPAIS ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO » «Principais atividades de comunicação » Obrigatório Uma 14 250 «EVENTOS» «Organização de evento(s)» Obrigatório Mais do que um 1 900 «Participação em evento(s)»
Facultativo Mais do que uma vez 665 «PRODUTOS DE COMUNICAÇÃO » «Publicações » Facultativo Uma 1 425 «Material de apoio à comunicação » Facultativo Um 475 «Material audiovisual e outro material eletrónico» Facultativo Um 950 «Boletim eletrónico» Facultativo Um 475 «CENTRO ABERTO AO PÚBLICO» «Centro aberto ao público» Facultativo Um 4 750
O montante total da subvenção será calculado através da soma do montante fixo de «atividades essenciais de comunicação» com o montante fixo de cada elemento do plano de comunicação anual. O candidato pode selecionar a «organização de eventos» e «participação em eventos» várias vezes, até ao limite máximo da subvenção. O candidato apenas pode selecionar «outros elementos» no plano de comunicação anual uma vez. Os diferentes elementos devem ser combinados por forma a que o montante total da subvenção se situe entre 25 000 EUR e 30 000 EUR.
O montante solicitado deve basear-se nas disposições acima referidas, tendo em conta o montante mínimo e máximo da subvenção, e deve estar conforme o plano de comunicação anual.
Embora o montante fixo correspondente a cada elemento seja inalterável (por exemplo, o candidato não pode requerer metade de um montante fixo), pode haver alguma flexibilidade durante o respetivo ano. Por exemplo, o candidato pode substituir um elemento por outro, desde que:
- assegure a coerência com o plano de comunicação anual,
- a Representação da Comissão Europeia tenha dado o seu acordo prévio, e
- o montante final da subvenção não exceda o montante máximo de subvenção indicado na convenção específica de subvenção.
Se um elemento do plano de comunicação anual for substituído por outro e se corresponder a:
o um montante fixo mais elevado, não será fornecido orçamento adicional, o um montante fixo menor, o montante final da subvenção será reduzido em
conformidade.
A subvenção será paga integralmente desde que o plano de comunicação anual seja adequadamente implementado. Se um dos elementos do plano de comunicação anual não for executado corretamente, o montante da subvenção será reduzido proporcionalmente. Nesse caso, o beneficiário deverá avaliar em que medida um determinado elemento do plano de comunicação anual foi executado quando apresentar um pedido de pagamento do saldo (ver anexo V da Convenção-Quadro de Parceria).
Será realizada uma verificação para garantir que as condições supra, que resultam no pagamento do montante fixo, foram cumpridas, o mais tardar, antes do pagamento do saldo. Verificações, controlos e auditorias para determinar se as condições foram respeitadas também podem ser feitas após o pagamento do saldo.
Poderá ser pedido ao beneficiário que demonstre que executou corretamente o plano de comunicação anual.
O beneficiário não será obrigado a apresentar um relatório sobre os custos efetivamente suportados para a execução da ação.
Os montantes fixos não serão contestados em controlos a posteriori. Tal não afeta a possibilidade de reduzir a subvenção, tal como especificado supra.
O pagamento da subvenção não prejudica o direito de acesso aos registos legais dos beneficiários para fins:
da sua revisão para futuras subvenções, ou
da proteção dos interesses financeiros da UE, como, por exemplo, a deteção de fraudes, irregularidades ou incumprimento de obrigações.
7. Reembolso dos custos efetivos
A convenção-quadro de parceria permite a concessão de subvenções sob a forma de reembolso de custos elegíveis efetivamente suportados. A possibilidade de reembolsar os custos reais pode ser utilizada somente para atividades de comunicação ad hoc. Subvenções deste tipo serão determinadas mediante a aplicação de uma taxa máxima de cofinanciamento para os custos elegíveis efetivamente suportados e declarados pelo beneficiário e, se for caso disso, pelas suas entidades afiliadas. Mais pormenores, incluindo a percentagem da taxa de cofinanciamento, bem como custos elegíveis, serão incluídos no convite à apresentação de candidaturas, se necessário.
8. Proposta apresentada pelo parceiro
A candidatura apresentada pelo [parceiro], na sequência do convite à apresentação de propostas COMM/LIS/ED/2018-2020 faz parte integrante do presente Plano de Ação.
