Última atualização: 15 de abril de 2019 Política de Privacidade do Funcionário
1. Visão geral
Esta Política de Privacidade do Funcionário (“Política de Privacidade”) explica as práticas da WEX sobre como tratar as informações pessoais do funcionário, também conhecidas como dados pessoais. Esta Política de Privacidade é aplicável a funcionários nos EUA, Austrália e Cingapura. A WEX pode corrigir esta Política de Privacidade a qualquer momento e as atualizações serão publicadas aqui https://www.wexinc.com/privacy-policy/.
Se você não tem certeza sobre como ou se esta Política de Privacidade se aplica a você, contate seu representante de Recursos Humanos.
2. O que são informações pessoais?
Informações pessoais, ou dados pessoais, para fins desta Política de Privacidade, significam qualquer informação que (i) identifique direta e claramente um indivíduo, ou (ii) pode ser usada em combinação com outra informação para identificar um indivíduo.
Informações pessoais não incluem tais informações se forem anônimas ou fornecidas sem identificação ao remover identificadores pessoais.
Exemplos de informações pessoais incluem: o O nome de um indivíduo
o A fotografia de um indivíduo
o Número de identidade do funcionário o Endereço residencial
o Número de telefone residencial o E-mail pessoal
o Nomes de membros da família o Data de nascimento
3. O que são informações pessoais reservadas?
Informações pessoais reservadas são um subgrupo de informações pessoais que podem ser de natureza mais reservada sobre o indivíduo em questão. Exemplos incluem:
o Orientação sexual
o Crenças religiosas/políticas
o Número da Previdência social ou outros números de identificação emitidos pelo governo/contribuinte
o Informações financeiras
o Informações médicas ou de saúde o Registros criminais
o E em algumas regiões, como a União Europeia, filiação a sindicato 4. Quais informações pessoais nós coletamos?
Nós coletamos e mantemos diferentes tipos de informações pessoais sobre você de acordo com as leis aplicáveis. Alguns exemplos incluem:
o Nome, sexo, endereço residencial e número de telefone, data de nascimento, estado civil, número de identificação do funcionário e contatos de emergência.
o Status de autorização de trabalho e residência, status militar, nacionalidade e informações do passaporte.
o Previdência social ou outro número de identificação do governo/contribuinte. o Informações de folha de pagamento, dados bancários.
o Informações de salário e benefícios. o Informações da conta de aposentadoria.
o Auxílio-doença, falta remunerada (Paid Time Off, “PTO”), contas de aposentadoria, pensões, seguro e outras informações de benefícios (incluindo o sexo, idade, nacionalidade e informações de passaporte para qualquer parceiro, menores de idade ou outros dependentes e beneficiários qualificados).
o Informações sobe entrevistas e triagens por telefone que você possa ter feito.
o Data de contratação, data(s) de promoção(ões), histórico de trabalho, habilidades técnicas, capacidades linguísticas e registros de treinamento.
o Informações sobre ações do funcionário.
o Informações de contato de emergência e beneficiário.
o Formulários e informações relacionadas à candidatura ou relativas a mudanças na saúde ou benefícios sociais do funcionário, incapacidade de curto e longo prazo, assistência médica e odontológica, etc.
o Fotografia.
o Registros de ausências no trabalho, férias/faltas pagas, direitos e solicitações, histórico e expectativa de salário, avaliações de desempenho, cartas de avaliação e recomendação
e procedimentos disciplinares e reclamações (incluindo monitorar a conformidade e execução de nossas políticas).
o Onde permitido por lei e aplicável, podemos coletar os resultados de verificações de histórico de crédito e histórico criminal, os resultados de testes de droga e álcool, triagem, certificados de saúde, número da licença de motorista, registro do veículo e histórico na condução de veículos.
o Informações que nos são exigidas para cumprimento das leis, solicitações e orientações de autoridades legais ou ordens judiciais (p.ex., informações sobre pensão alimentícia e pagamento de débitos).
o A aceitação de nossas políticas, incluindo manual do funcionário, políticas de conflitos de interesse e/ou éticos e, computação e outras políticas de uso de recursos corporativos.
o Onde permitido por lei, informações extraídas dos sistemas de segurança, incluindo circuito fechado de televisão (Closed Circuit Television, “CCTV”) e sistemas de entrada com cartão-chave.
o Mensagens de voz, e-mails, correspondência, documentos e outros produtos de trabalho e comunicação criados, armazenados ou transmitidos usando nossas redes, aplicativos, dispositivos, computadores ou equipamentos de comunicação.
o Data de exoneração ou demissão, a razão da exoneração ou demissão, informações relacionadas ao tratamento da demissão do funcionário (p.ex., referências).
o Cartas de oferta e aceitação de emprego.
o Seu currículo, carta de apresentação, experiência de trabalho relevante e/ou anterior ou outras experiências, grau de instrução, transcrições ou outra informação fornecida em suporte a uma candidatura e/ou processo de candidatura e recrutamento.
o Observações de entrevista e referências.
o Informações relacionadas a quaisquer solicitações anteriores que você possa ter feito à WEX e/ou histórico de qualquer emprego anterior na WEX.
5. Como coletamos as informações pessoais?
Normalmente, coletamos as informações pessoais diretamente de você (p.ex., durante o processo de integração, assinatura para depósito direto, inscrição em benefícios ou serviços). Entretanto, em alguns casos, as informações pessoais que coletamos foram inferidos sobre você com base em outras informações que você nos forneceu, através de sua interação conosco ou de terceiros. Quando coletamos suas informações pessoais de terceiros é porque você nos deu permissão expressa para fazê-lo, sua permissão estava implícita por suas ações (p.ex., seu uso de serviços de funcionários terceirizados disponibilizados por nós), ou porque você forneceu permissão implícita ou explícita para o terceiro nos fornecer as informações pessoais.
Onde permitido ou exigido por leis aplicáveis ou exigências legais, nós podemos coletar informações pessoais sobre você, sem o seu conhecimento ou consentimento.
Reservamo-nos o direito de monitorar o uso de nossas instalações, equipamento, dispositivos, computadores, rede, aplicativos, softwares e recursos e ativos similares, de acordo com as leis aplicáveis. Caso tal monitoramento ocorra, poderá resultar na coleta de informações pessoais à seu respeito. Este monitoramento pode incluir o uso de câmeras de circuito interno dentro e ao redor de nossas instalações.
6. Como usamos as informações pessoais?
A WEX pode usar suas informações pessoais para:
o Gerenciar todos os aspectos da relação de emprego de um funcionário, incluindo, mas não se limitando, ao estabelecimento, manutenção e rescisão do vínculo empregatício. Exemplos de atividades relacionadas incluem: determinar a habilitação para o emprego inicial, incluindo a verificação de referências e qualificações; administração de pagamentos e benefícios; a emissão e gestão de opções de ações e unidades de ação restritas; viagens corporativas e outros despesas reembolsáveis; treinamento e desenvolvimento; monitoramento de faltas; gestão de projetos; auditoria, conformidade e atividades de gestão de risco, divulgação de conflitos de interesse; comunicações do funcionário; avaliação de desempenho; ações disciplinares; atividades de denúncia e investigação interna; gestão de carreira, incluindo a avaliação de qualificações para uma tarefa ou trabalho em particular; processar reclamações do funcionário relacionadas ao trabalho (p.ex., remuneração do trabalhador, reclamações de seguro); planejamento de sucessão; assistência para relocação; obtenção e manutenção de seguro; provisão de serviços relacionados ao funcionário; e outras finalidades relacionadas a operações gerais, administrativas, financeiras e de recursos humanos.
o Auxiliar você na obtenção de um visto de imigração ou permissão de trabalho onde exigido.
o Uso em vídeo-conferência.
o Manter diretórios de funcionários.
o Para programas de engajamento do funcionário, incluindo pesquisas. o Administrar nossos programas de saúde e segurança ocupacional.
o Proteger a segurança e privacidade de nossa força de trabalho, convidados, propriedades e ativos (incluindo controlar e facilitar acesso e monitorar atividades em nossas instalações e atividades utilizando nossos computadores, dispositivos, redes, comunicações e outros ativos e recursos).
o Investigar e responder as reclamações contra a empresa. o Manter os dados de beneficiários e contatos de emergência.
o Estar em conformidade com as leis aplicáveis (p.ex., saúde e segurança, leis trabalhistas, escritório de regulamentos de controle de ativos estrangeiros, leis tributárias), incluindo ordens judiciais ou administrativas em relação a funcionários individuais (p.ex., penhoras, pagamentos de pensão alimentícia).
o Realizar quaisquer objetivos adicionais que recomendemos a você (se a lei aplicável exigir seu consentimento expresso para tal uso adicional ou divulgação, obteremos de você).
o Realizar outros objetivos como parte de nossas atividades de negócios quando, de maneira razoável, for exigido por nós.
7. Com quem compartilhamos as informações pessoais?
Suas informações pessoais podem ser compartilhadas, inclusive com nossas afiliadas, subsidiárias e outros terceiros, como segue:
o Quando você nos solicita ou fornece seu consentimento.
o Em cumprimento ao uso de informações pessoais descrito acima (ver, Como usamos as informações pessoais?).
o Quando usamos ou colaboramos com terceiros na operação de nossos negócios, incluindo a conexão com o fornecimento de benefícios e serviços que oferecemos a nossos funcionários (p.ex., sistemas de informação de recursos humanos, provedores de serviço de investimento financeiro, provedores de serviço de programas de bem-estar, provedores de seguro). Quando compartilhamos informações pessoais com terceiros nós exigimos que estes apenas usem ou divulguem tais informações pessoais quando necessário para nos fornecer os serviços solicitados, e de forma consistente com a provisão de uso e divulgação desta Política de Privacidade e a lei aplicável.
o Podemos comprar ou vender empresas e outros ativos. Em tais transações, as informações do funcionário são geralmente um dos ativos da empresa transferidos, e nos reservamos o direito de incluir suas informações pessoais como um ativo em qualquer uma dessas transações. Também, no caso de nós, ou substancialmente todos os nossos ativos, forem adquiridos, suas informações pessoais podem ser um dos ativos transferidos.
o Onde exigido por lei, por ordem ou exigência judicial, agência administrativa ou tribunal público, incluindo em resposta a uma solicitação legal por autoridades públicas, atendendo às exigências de segurança nacional ou cumprimento da lei ou em resposta a processo legal.
o Se determinarmos que é necessário ou desejável estar em conformidade com a lei ou para proteger ou defender nossos direitos ou propriedade.
o Quando necessário para proteger os direitos, privacidade, segurança ou propriedade de uma pessoa ou grupo identificável ou para detectar, prevenir ou de outra forma tratar
problemas de fraude, segurança ou técnicos, ou para proteger contra danos aos direitos, propriedade ou segurança da WEX, nossos usuários, requerentes, candidatos, funcionários ou a o público conforme exigido por lei.
o Quando as informações pessoais são públicas.
o Para procurar aconselhamento de nossos advogados e outros conselheiros profissionais. o Para conselheiros profissionais (p.ex., banqueiros, advogados, contadores) e potenciais
compradores e fornecedores em conexão com o descarte ou aquisição por uso de uma empresa ou ativo.
o Como a maioria dos negócios internacionais, nós centralizamos certos aspectos de nossas operações de negócios, incluindo por exemplo, administração financeira, de recursos humanos e de tecnologia da informação. Isso pode resultar na transferência de informações pessoais de um país para outro e entre nossas várias subsidiárias e afiliadas.
7.1 Serviços de terceiros Em alguns casos, você pode fornecer informações pessoais para terceiros com os quais a WEX trabalha. Poderia ser, por exemplo, um site de terceiros onde você pode se candidatar a uma vaga na WEX, aproveitar os serviços disponibilizados para nossos funcionários ou gerenciar ações. O uso de tais sites de terceiros pode ser regido por termos separados das políticas de privacidade e uso, que não estão sob nosso controle e não estão sujeitos a esta Política de Privacidade. Entre em contato com tais terceiros para questões em relação às suas práticas de privacidade, bem como se você precisar que eles excluam suas informações pessoais.
8. Suas opções e direitos
Você pode solicitar que a WEX corrija ou atualize suas informações pessoais, ou solicitar acesso ou exclusão de suas informações pessoais. Se você solicitar uma alteração ou exclusão de suas informações pessoais, observe que nós ainda podemos precisar reter certas informações para fins de conservação de registros ou para estar em conformidade com exigências legais ou contratuais.
Na sua solicitação e onde a lei exigir, observe que nós podemos solicitar informações específicas a você para permitir a confirmação de sua identidade e direito ao acesso, bem como para pesquisar e fornecer a você as informações pessoais que temos sobre você.
Em alguns casos, suas informações pessoais podem ter sido destruídas, apagadas ou tornadas anônimas. No caso de não podermos fornecer a você o acesso a suas informações pessoais, informaremos a você as razões, sujeitas a qualquer restrição regulatória ou legal.
Se for determinado que as informações pessoais estão imprecisas, incompletas ou desatualizadas, nós usaremos de esforços razoáveis para revisá-las e, se necessário, usaremos de esforços razoáveis para informar agentes, provedores de serviços ou outros terceiros, a
quem foram fornecidas informações imprecisas, para que os registros que estão em posse deles possam ser corrigidos ou atualizados.
Envie solicitações para acessar, excluir ou corrigir suas informações pessoais para privacy@wexinc.com. Qualquer solicitação sua para nós excluirmos suas informações pessoais podem não resultar na exclusão de qualquer informação enviada por você para um provedor terceirizado (p.ex., ADP, Sodexo, Dalmec etc.). Se você exigir que o terceiro exclua qualquer de suas informações pessoais, você precisa entrar em contato com o terceiro diretamente para solicitar tal exclusão.
9. Retenção de informações coletadas
Exceto como permitido ou exigido de outra forma pela lei aplicável ou exigências reguladoras, nós reteremos suas informações pessoais apenas pelo tempo que acreditarmos ser necessário para cumprir os propósitos para os quais as informações pessoais foram coletadas (incluindo, para fins de atender qualquer obrigação ou exigências de comunicação, legais ou contábeis, entre outras).
10. Resolver preocupações
Se você tiver perguntas ou preocupações em relação ao tratamento de suas informações pessoais entre em contato conosco em privacy@wexinc.com.
Você pode também denunciar anonimamente violações da política ou lei usando a linha direta de integridade gerenciada por terceiros da WEX. A linha direta de integridade é um serviço independente de denúncia realizado pela NAVEX Global. Você pode acessar a linha direta em http://wexnet.wexinc.com/company/wex-compliance/wex-integrity-helpline/.
11. Alterações na Política de Privacidade
Esta Política de Privacidade é revisada periodicamente para garantir que ela capture de forma precisa as práticas da WEX em relação ao tratamento das informações pessoais do funcionários. Nós podemos, portanto, atualizar esta Política de Privacidade a qualquer momento. A data de vigência de cada versão desta Política de Privacidade está identificada acima.
12. Segurança das informações coletadas
Estamos comprometidos com a proteção de informações pessoais e tomamos razoáveis medidas de segurança administrativas, eletrônicas e físicas para ajudar a proteger as informações pessoais de uso ou acesso inapropriado ou não autorizado.
