Prof. Ronaldo Fonseca Administração de Recursos Materiais Aula 01 Compras sob o enfoque da Prof. Ronaldo Fonseca 1 de 77

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Compras sob o enfoque da

Administração de Recursos Materiais

Prof. Ronaldo Fonseca

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Sumário

SUMÁRIO ... 2

PANORAMA DA AULA ... 3

COMPRAS ... 3

A FUNÇÃO COMPRAS ... 3

OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS ... 4

QUESTÕES PARA TREINAR ... 5

ORGANIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS ... 15

O CICLO DE COMPRAS ... 16

ETAPAS DO PROCESSO DE COMPRAS ... 16

PERFIL DO COMPRADOR ... 32

MODALIDADES DE COMPRAS ... 33

ESTRATÉGIAS DO SETOR DE COMPRAS ... 37

VERTICALIZAÇÃO ... 37

HORIZONTALIZAÇÃO ... 38

CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO ... 38

ECONOMICIDADE NA FUNÇÃO SUPRIMENTOS - O LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS ... 40

COMPRAS NO SETOR PÚBLICO ... 46

LICITAÇÃO ... 47

LICITAÇÕES: MODALIDADES ... 49

OBJETO DA LICITAÇÃO ... 55

OBRA ... 56

SERVIÇO ... 56

COMPRAS ... 56

EDITAL DE LICITAÇÃO ... 60

LISTA COMPLETA DE QUESTÕES ... 63

GABARITO ... 76

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Panorama da Aula

Na aula de hoje conversaremos sobre:

• Compras.

• Organização no Setor de Compras.

• Etapas do Processo de Compras.

• Perfil do Comprador.

• Modalidades de Compras.

• Cadastro de Fornecedores.

• Estratégias do Setor de Compras.

• Lote Econômico de Compras.

• Compras no Setor Público.

• Objeto de Licitação.

• Edital de Licitação.

Compras

Qualquer atividade industrial ou comercial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços para que possa operar.

No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

O conceito de compras envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimento; aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento; acompanhamento do processo (follow up) junto aos fornecedores escolhidos; e recebimento do material comprado, para controlar e garantir o fornecimento dentro das especificações solicitadas.

Conforme o inciso XXI do artigo 37 da Constituição Federal, as obras, serviços, compras e alienações na Administração Pública, serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes. Não faz parte dessa aula abordar o tema “Licitações Públicas”, pois essa parte da matéria é integrante do curso de Direito Administrativo.

A Função Compras

Antes da Primeira Guerra Mundial, a função de compras era tida como uma atividade burocrática e repetitiva.

Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência, e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização.

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No modelo de gestão atual a função compras assume um papel verdadeiramente estratégico nos negócios em face do volume de recursos, principalmente financeiros envolvidos e, é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain).

A função compras é de fundamental importância à gestão de materiais e tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Para atingir tal finalidade, a área de compras precisa desenvolver e manter fontes de suprimentos adequadas: a chamada cadeia de suprimentos (supply chain). Apesar de ser um subsistema orientado para fora da empresa – isto é, voltado para os fornecedores externos -, a área de compras interage internamente com vários setores da empresa, como produção, planejamento e controle da produção (PCP), engenharia de produto, controle de qualidade, controle de estoques, área financeira, etc.

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção, acarretam custo exagerado para sua manutenção.

Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção.

Objetivos da Função Compras

Em todo sistema empresarial, para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguida e alcançada. Principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que representam uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total.

Segundo o Professor Marco Aurélio P. Dias, os objetivos básicos de um Departamento de Compras seriam:

a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;

b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

c) Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.

Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento do Setor de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos, é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fábrica operar.

Com os preços de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas. O alto custo das matérias-primas e de serviços foi o responsável por uma série de modificações na maneira de ver a função do setor de suprimentos dentro da empresa.

Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos, isso inclui a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume.

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A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos. O seu balanço e situação financeira deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

Além desses objetivos, o setor de compras deve sempre manter uma postura ética em seus processos de trabalho.

Essa é uma área muito visada na empresa, pois maneja um montante de recursos imenso e sofre constante pressão dos fornecedores. Um bom administrador desse setor deve, assim, focar seus esforços em processos de trabalho transparentes e desenvolver uma prática ética em suas negociações com os fornecedores.

Gonçalves¹ (2010) classifica o processo de compras em dois grandes blocos funcionais: administração de aquisição e administração de fornecimento.

Na administração de aquisição, o objetivo é processar as compras envolvendo alguns procedimentos:

categorização do fornecedor pelo tipo de suprimento, realização de pesquisa de preço, análise de ofertas, negociação de contratação e fechamento de contrato.

Na administração de fornecedores, faz-se o desenvolvimento das etapas posteriores ao fechamento do contrato com o fornecedor, e tem como objetivo garantir que o contrato seja cumprido, observando o prazo e as condições pré-estabelecidas.

Questões para treinar

1. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

Na função de compras, uma das ações de suprimentos é o acompanhamento de pedidos que se refere à (ao) a) entrega física dos bens ao cliente final, acompanhando todo o processo de transporte físico.

b) controle dos pedidos em carteira realizados pela empresa com o intuito de evitar atrasos ou problemas na entrega para o cliente.

Comentários:

Atenção aqui pessoal! A função compras refere-se às compras efetuadas pela organização e não as compras efetuadas pelos clientes. Esse é o primeiro ponto.

Analisando mais ainda a questão, o enunciado nos traz duas informações importantes: função de compras e acompanhamento de pedidos.

De acordo com o que nós estudamos, podemos perceber que a alternativa a não é uma das funções de compras.

Por esse motivo já está errada.

Na letra B temos uma das funções de compras, que é o acompanhamento do pedido, para evitar a falta ou atraso de material e consequentemente o atraso do produto final ao cliente.

1 Gonçalves, Administração de Materiais, 3ª edição, Campus, 2010.

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Gabarito: B

2. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

O sistema tradicional de compras (baseado em preço, prazo e qualidade) está em extinção e, em seu lugar, surge a gestão de suprimentos ou compras, que envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes (POZO, 2004). Dessa forma, o processo de compras tem apresentado envolvimento crescente na tomada de decisões estratégicas. Uma das razões para este fato é a) a adoção de visão holística em relação à integração de fluxos de materiais e de informações, interna e externamente.

b) a exigência de equipe gerencial isolada e que adote uma visão setorial, devido à morosa inovação dos produtos.

c) a pressão constante das organizações por eficiência e redução de custos, mantendo sempre o mesmo quadro de pessoas.

d) o desgaste do pessoal do setor de compras devido à duração do ciclo de compras e pelo excesso de atividades operacionais.

Comentários:

Holístico ou holista é um adjetivo que classifica alguma coisa relacionada com o holismo, ou seja, que procura compreender os fenômenos na sua totalidade e globalidade. A palavra holístico foi criada a partir do termo holos, que em grego significa "todo" ou "inteiro".

Lembra do que estumamos sobre a área de compras?

A função compras é de fundamental importância à gestão de materiais e tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Para atingir tal finalidade, a área de compras precisa desenvolver e manter fontes de suprimentos adequadas: a chamada cadeia de suprimentos (supply chain). Apesar de ser um subsistema orientado para fora da empresa – isto é, voltado para os fornecedores externos -, a área de compras interage internamente com vários setores da empresa, como produção, planejamento e controle da produção (PCP), engenharia de produto, controle de qualidade, controle de estoques, área financeira, etc.

Gabarito: A

3. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA) Assinale a alternativa que define a relação existente entre compras e produção.

a) Atendimento às necessidades de programa de produção e de materiais auxiliares, uma vez que é o setor que produz a necessidade do mercado.

b) Atendimento às necessidades de programa de produção e de materiais auxiliares, já que é o setor que produz novas metodologias e processos de produção.

Comentários:

Bom pessoal, analisando as opções já fica fácil identificar a questão correta não é mesmo? Mas vamos aos comentários....

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Estudamos acima que o setor de compras é um subsistema orientado para fora da empresa – isto é, voltado para os fornecedores externos e que a área de compras interage internamente com vários setores da empresa, como produção, planejamento e controle da produção (PCP), engenharia de produto, controle de qualidade, controle de estoques, área financeira, etc.

As necessidades do mercado são produzidas pela demanda do setor que o nicho específico está atrelado, ou seja, o setor cliente produz através das compras a produção das ofertas de mercado. O setor de compras de uma empresa é um cliente em potencial para fornecedores de um determinado produto.

Até aí tudo bem.

O erro da alternativa b está na afirmação de que é o setor de compras o responsável por produz novas metodologias e processos de produção.

Gabarito: A

4. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

“Uma forma de melhorar o fluxo de caixa é aumentar o giro das mercadorias. Estoques altos demais significam menos dinheiro em caixa (...) Os grandes fornecedores deverão tentar receber em prazos menores e os grandes clientes farão de tudo para conseguir prazos maiores (...) A produção ao longo do ano deve ser programada de forma a acompanhar a demanda dos clientes o mais próximo possível da realidade.

Dentro dessa filosofia, as empresas precisam atuar de forma logística no seu processo de aquisição/suprimentos, na gestão de seus estoques, na produção propriamente dita e no pronto-atendimento aos clientes”.

(Receitas para o ano novo. Revista PME Exame. Dezembro/2011, adaptado) De acordo com o texto apresentado, o objetivo de compras é:

a) comprar materiais e produtos para o estoque aos mais baixos custos, dentro das especificações de qualidade da empresa.

b) coordenar os fluxos com o mínimo de investimentos em estoques de forma que atenda à programação da empresa.

Comentários:

Mais uma questão bem tranquila.

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Gabarito: B

5. (FGV – 2013 – SUDENE – AGENTE ADMINISTRATIVO) Leia o fragmento a seguir:

A função compras deve buscar um substancial sistema de _____ de custos, por meio de _____ de preços, na busca de materiais alternativos e de novos _____.

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do fragmento acima.

a) apropriação – análise – parceiros.

b) controle – análise –fornecedores.

c) redução – negociações – fornecedores.

d) aumento – negociações – parceiros.

e) apropriação – procura – fornecedores.

Comentários:

Gabarito: C 6. (FCC – 2013 – TRT 13ª REGIÃO (GO) – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

Constitui um objetivo básico de um departamento de compras de uma organização.

a) procurar estabelecer as melhores condições de pagamento sem, no entanto, preocupar-se com o estabelecimento de prazos de entrega dos materiais e insumos.

b) abastecer estoques com dimensão suficiente para a manutenção da produção, garantindo uma margem de uma vez e meia para as necessidades anuais de insumos.

c) comparar qualidade de materiais e insumos, obedecendo a padrões de quantidade, sem preocupar-se com os preços.

d) coordenar o fluxo de suprimentos de maneira a otimizar o uso de recursos da empresa.

e) obter um fluxo descontinuado de suprimentos, independentemente das demandas de produção.

Comentários:

Essa dava até para responder por eliminação não é mesmo? Mas vamos relembrar os objetivos da função compras.

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Gabarito: D 7. (CESPE 2014 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

No que se refere a compras de recursos materiais, julgue os itens subsecutivos.

Cabe à área de compras a responsabilidade do controle dos bens patrimoniais da empresa.

Comentários:

A responsabilidade pelo controle dos bens patrimoniais da empresa é do setor de Contabilidade e não da área de compras.

A área de compras tem a finalidade de suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

Gabarito: Errada

8. (CESPE 2012 – ANCINE – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Compras é uma função paralela à administração de materiais que influencia o controle de estoques.

Comentários:

A função compras é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos e não pode ser considerada uma função paralela à administração de materiais, mas sim uma função integrante desta.

9. (FCC 2014 – TRT/MA – ANALISTA JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVA)

A função de compras é um segmento essencial no departamento de Materiais ou Suprimentos, e tem como objetivos básicos:

I. Alcançar um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender a demanda prevista.

II. Comprar materiais e insumos aos menores preços, respeitando padrões de qualidade e quantidade.

III. Procurar sempre fontes múltiplas de fornecimento para a manutenção do grau de atendimento e do relacionamento com o fornecedor.

IV. Coordenar o fluxo de materiais de modo que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa.

V. Procurar, sempre dentro de uma negociação, ter poder de barganha que obrigue o fornecedor a reduzir sua margem de lucro aos menores níveis possíveis.

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Está correto o que se afirma APENAS em:

a) I, II e IV.

b) I, II e V.

c) I, III e IV.

d) II e III.

e) II, IV e V.

Comentários:

Vamos reforçar esse assunto?

De acordo com o Profº Marco Aurélio P. Dias, os objetivos básicos de um Departamento de Compras são:

ü Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;

ü Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

ü Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

ü Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.

Ainda segundo Chiavenato (2014), não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde. Na negociação, as perdas e os ganhos são repartidos entre as partes para se chegar a um acordo.

As técnicas tradicionais de negociação têm sido muito criticadas. Quando apenas uma das partes quer ganhar, surge a negociação “ganhar x perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde. Modernamente, o segredo está em que ambas as partes cedam e, ao mesmo tempo, pensem em soluções criativas que contribuam para que ambas as partes ganhem no processo de negociação.

“Ganhar x ganhar” (win-win) é hoje o segredo da boa negociação, que muitas vezes sai da visão míope e estreita de negociar preço ou prazo, para uma visão mais abrangente, que leve em consideração os objetivos amplos de cada parte.

Gabarito: A 10. (CESGRANRIO – 2016- ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

No dimensionamento do nível ideal de estoques de uma empresa, têm surgido diversos conflitos entre as áreas de compras e finanças, pois cada área defende um determinado aspecto que considera mais importante para a empresa.

Nesse caso, é um interesse do Setor de Compras:

a) capital investido inferior b) maiores riscos de falta e perdas c) melhores qualificações técnicas d) menor custo de estocagem e) pagamentos reduzidos de juros Comentários:

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As opções A, D e E são interesses oriundos da área financeira.

A letra B está errada, por ser exatamente o oposto. Como vimos, os objetivos básicos de um departamento de compras seriam: obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

comprar materiais aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos; procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

Gabarito: C 11. (CESPE – 2015 - TRT/MT – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVA)

Sabendo que administração de compras é uma atividade de fundamental importância para o suprimento das necessidades de materiais de uma instituição, assinale a opção correta.

a) A existência de um fluxo contínuo de suprimento de materiais é suficiente para garantir que os objetivos de um departamento de compras sejam alcançados.

b) A centralização do processo de compras garante a negociação de melhores preços, a redução do tempo necessário para a aquisição de materiais e a facilidade de diálogo entre compradores e fornecedores

c) Prazo, quantidade e qualidade dos materiais são parâmetros inerentes ao suprimento de materiais no setor industrial, mas que não se aplicam à administração de materiais em instituições públicas.

d) Pesquisas de mercado, análises de custos e investigações de fontes de fornecimento são atividades típicas do departamento de compras; outras atividades, entretanto, podem ser partilhadas com outros setores da instituição.

e) A qualificação dos compradores é de grande importância no processo de gestão de materiais, embora esses profissionais não interfiram no processo decisório de compras.

Comentários:

Como vimos acima, obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção é um dos objetivos da administração de compras, mas não o único. Ele sozinho não é suficiente para que os objetivos do departamento de compras sejam alcançados. Letra A errada.

A centralização do processo de compras realmente garante a negociação de melhores preços, mas a redução do tempo necessário para a aquisição de materiais ocorre na descentralização do processo e não na centralização.

Letra B errada.

Os parâmetros inerentes ao suprimento de materiais de uma empresa privada também se aplicam à administração de materiais em instituições públicas. O que se diferencia são os procedimentos que serão utilizados. Enquanto o setor privado pode escolher os procedimentos que serão utilizados no processo de compras, o setor público deve cumprir a legislação que normatiza as compras públicas. Opção C errada.

Segundo Marco Aurélio P. Dias (2015), compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios; daí vem a maior responsabilidade, constituindo o comprador uma força vital, que faz parte da própria empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro. Letra E errada.

Gabarito: D

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12. (CESGRANRIO 2015 – PETROBRÁS – TÉCNICO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE JÚNIOR) A área de compras tem um papel importante na lucratividade da empresa porque

a) realiza a aquisição de matéria-prima de acordo com o agendamento estabelecido pelo fornecedor

b) maximiza as compras e a capacidade de armazenamento da empresa, reduzindo a demanda de fornecedores c) mantém inventários para avaliação das quantidades e conservação dos materiais estocados na empresa d) define a catalogação e especificação dos materiais que compõem o estoque para alimentar a produção e) seleciona os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em termos materiais e financeiros.

Comentários:

A letra A está errada porque a área de compras realiza a aquisição de materiais e insumos obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos pela empresa e não de acordo com o agendamento estabelecido pelo fornecedor. A letra B está igualmente errada, pois maximizar as compras e a capacidade de armazenamento geram um aumento no custo de armazenagem. O estoque excessivo leva ao desperdício de dinheiro e a perdas financeiras decorrentes dos custos mais elevados.

A letra D fala em catalogação e especificação de materiais. Esse tema está relacionado a etapas da Classificação de Materiais (catalogação e simplificação). Ainda voltaremos ao tema. E a letra C traz outra atividade que não possui relação com compras e mesmo que tivesse, não seria um fator “que traria lucratividade” à empresa, como sugere o enunciado.

Gabarito: E 13. (CESPE 2015 – TRE/GO – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVA)

Acerca da gestão de estoques e compras e dos procedimentos de compras no setor público, julgue o item que se segue.

O setor de compras é um subsistema orientado para fora da empresa, com interação junto aos fornecedores externos e também junto a vários órgãos internos.

Comentários:

Perfeita a afirmativa. Segundo Chiavenato (2014), é o setor de compras que garante os insumos e entradas, atuando como interface em relação ao ambiente externo. Apesar de ser um subsistema orientado para fora da empresa – isto é, voltado para os fornecedores externos -, o órgão de compras interage internamente com vários órgãos da empresa, como produção, planejamento e controle da produção (PCP), engenharia de produto, controle de qualidade, controle de estoques, área financeira, etc.

Gabarito: Certa

14. (FGV – 2014 – COMPESA – ANALISTA DE GESTÃO – ADMINISTRADOR)

A função de compras, atualmente, é vista como parte do processo de logística das empresas e, por isso, compete à área de compras o cuidado com os níveis de estoque da empresa.

Com relação a essa preocupação com os níveis de estoque, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Altos níveis de estoque significam poucos problemas com a produção.

( ) Baixos níveis de estoque acarretam um custo exagerado para sua manutenção.

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( ) Baixos níveis de estoque podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado.

As afirmativas são, respectivamente, a) V, F e V

b) V, V e V c) F, F e F d) V, V e F e) F, V e F Comentários:

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção, acarretam custo exagerado para sua manutenção.

Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção.

Gabarito: A

15. (FGV – 2013 – AL – MT – TÉCNICO LEGISLATIVO)

Com relação à função compras na administração de materiais, analise as afirmativas a seguir.

I. Interfere nos resultados da empresa ao suprir a organização com os recursos materiais necessários.

II. Possibilita a redução dos custos da empresa, por meio de negociações de preços.

III. É responsável pela compra de materiais e produtos para atender a qualidade, a quantidade exata e os preços corretos, no tempo certo.

Assinale:

a) se somente a afirmativa I estiver correta.

b) se somente a afirmativa II estiver correta.

c) se somente a afirmativa III estiver correta.

d) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.

e) se todas as afirmativas estiverem corretas.

Comentários:

A função compras é de fundamental importância à gestão de materiais e tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

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Gabarito: E

16. (FGV – 2014 – TCE/BA – AGENTE PÚBLICO)

As atividades de compras podem ser divididas em dois grandes blocos: administração da aquisição e administração do fornecimento.

Em relação à administração do fornecimento, assinale a afirmativa incorreta.

a) Visa a garantir que o contrato seja cumprido nos prazos e nas condições acordadas entre as partes.

b) Acompanha o mercado supridor com o objetivo de obter a máxima garantia de que o contrato será cumprido.

c) Mantém contato permanente com os fornecedores contratados e acompanha sistematicamente as situações de mercado.

d) Escolhe as fontes de suprimentos a serem consultadas e realiza pesquisa de preços.

e) É responsável por significativas reduções nos custos.

Comentários:

Atente que o enunciado pede a afirmativa incorreta. Primeiro ponto.

Segundo ponto: faz referência à administração do fornecimento.

Levando em consideração que a administração de fornecedores se refere ao que ocorre depois do contrato com o fornecedor, com exceção da letra D, todas as demais se referem às etapas posteriores.

Gabarito: D

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Organização do Departamento de Compras

Segundo o Professor Marco Aurélio P. Dias, independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:

• Autoridade para compra;

• Registro de compras;

• Registro de preços;

• Registro de estoque e consumo;

• Registro de fornecedores;

• Arquivos e especificações;

• Arquivos de catálogos.

Completando a organização, ainda segundo Dias, podemos incluir como atividades típicas do Departamento de Compras:

a) Pesquisa dos fornecedores

• Estudo do mercado;

• Estudo dos materiais;

• Análise dos custos;

• Investigação das fontes de fornecimento;

• Inspeção das fábricas dos fornecedores;

• Desenvolvimento de fontes de fornecimento;

• Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisição

• Conferência de requisições;

• Análise das cotações;

• Decidir comprar por meios de contratos ou no mercado aberto;

• Entrevistar vendedores;

• Negociar contratos;

• Efetuar as encomendas de compras;

• Acompanhar o recebimento de materiais;

c) Administração

• Manutenção de estoques mínimos;

• Transferências de materiais;

• Evitar excessos e obsolescência de estoque;

• Padronizar o que for possível.

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d) Diversos

• Fazer estimativa de custo;

• Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;

• Cuidar das relações comerciais recíprocas.

Esse rol, portanto, não é taxativo, pois as atividades da gestão de compras variam de empresa para empresa, devendo adaptar-se ao tipo de organização de cada uma.

O Ciclo de Compras

A atividade de compras é basicamente cíclica e repetitiva.

Cíclica porque envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser cumpridas, cada qual a seu tempo e uma após a outra.

Repetitiva, porque o ciclo é acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado material. A reposição dos materiais ocorre cíclica e repetidamente. Isso significa que o processo pode ser continuamente aperfeiçoado e melhorado, rumo à eficiência cada vez maior.

O ciclo de compras é composto de cinco etapas principais:

1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas.

2. Pesquisa e seleção de fornecedores.

3. Negociação com o fornecedor selecionado.

4. Acompanhamento do pedido (follow up).

5. Controle do recebimento do material comprado.

Etapas do Processo de Compras

Ø Análise das Ordens de Compras (OCs) Recebidas

Nessa primeira etapa, o órgão de compras planeja as suas atividades de modo a atender às OCs recebidas e providenciar as compras. O ciclo de compras inicia-se com a recepção e análise das solicitações de compra dos diversos requisitantes – indivíduos ou setores – da organização. Para o desenvolvimento adequado dessa fase do ciclo de compras, são indispensáveis informações detalhadas sobre as especificações dos materiais a serem comprados, a fim de se evitar transtornos e devoluções, o que pode acarretar em atrasos na produção e na entrega dos pedidos.

Parte superior do formulário

Para facilitar as futuras cotações e propostas de fornecedores, o órgão de compras deve manter um banco de dados sobre os possíveis materiais necessários à empresa. Para cada material deve haver um fichário dos

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fornecedores, das quantidades compradas, dos preços, das condições de pagamento, dos prazos de entrega, etc.

Esse histórico de cada compra vai facilitar a pesquisa e a seleção de futuros fornecedores.

Ø Pesquisa, Seleção e Avaliação de Fornecedores

A segunda etapa do ciclo de compras é a pesquisa e a seleção da cadeia de fornecedores (supply chain). Selecionar fornecedores é reunir um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões preestabelecidos como adequados.

O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta. Desses diversos parâmetros analisados e quantificados é que se deve fazer a escolha dos fornecedores adequados para se manter no cadastro de Compras.

A pesquisa de fornecedores é basicamente um levantamento de mercado para se verificar quais as possíveis fontes de suprimento do material requisitado.

A seleção de fornecedores é uma escolha feita pelo órgão de compras, tendo como base a comparação entre os possíveis fornecedores, a partir de determinados critérios. A pesquisa permite uma comparação dos diversos fornecedores qualificados, enquanto a seleção é uma decisão sobre qual será o escolhido para fornecer o material requisitado.

Normalmente em empresas de grande porte a aprovação de um novo fornecedor não é responsabilidade da área de Compras e sim do setor de Engenharia de Desenvolvimento ou Engenharia de Produto; o comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita as instalações, recebe amostra do produto a ser fornecido.

Ainda segundo o Professor Marco Aurélio P. Dias, esses parâmetros de avaliação e aprovação seriam:

a) Quanto ao preço;

b) Quanto à qualidade;

c) Quanto às condições de pagamento;

d) Quanto às condições de embalagem e transporte.

Chiavenato descreve em seu livro que é recomendável que a empresa tenha em seus cadastros dois tipos de fornecedores: o real e o potencial.

“Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de materiais ou insumos à empresa, enquanto o fornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a futuros fornecimentos.”

A empresa deve observar se seus fornecedores estão cumprindo suas obrigações, e, em não sendo o caso, talvez seja recomendável explorar a lista de fornecedores potenciais.

Após a aprovação e o preenchimento de todos os quesitos, dá-se início ao fornecimento normal. Deve-se então fazer a análise inicial das entregas para avaliar se há:

a) Cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos;

b) Manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos;

c) Política de preços determinada;

d) Assistência técnica.

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As principais avaliações podem ser divididas em duas etapas:

1. Avaliação técnica - Composição do corpo técnico em relação às necessidades da empresa; recursos técnicos disponíveis e utilizados; disponibilidade de operadores, máquinas, ferramentas e instrumentos adequados às exigências técnicas.

2. Avaliação administrativa – Composição do staff responsável pela administração da empresa;

procedimentos usuais e conceituação do mercado; grau de interesse em participar do corpo de fornecedores.

Pode-se classificar um bom fornecedor quando ele é honesto e justo em seus relacionamentos com os clientes, tem estrutura e know-how suficiente, tem condições de satisfazer as especificações do comprador, nas quantidades desejadas e nos prazos necessários, tem sólida posição financeira, preços competitivos, constante necessidade de desenvolvimento de seus produtos, e quando conclui que seus interesses são alcançados quando atende melhor seus clientes.

O mercado fornecedor depende solidariamente dos seus compradores, tanto no que se refere ao fornecimento de bens e serviços quanto à manutenção de boas relações comerciais. Essa relação deverá resultar na implantação de um processo de um sistema de parceria, cujo objetivo é buscar um excelente relacionamento entre as partes maximizando os interesses comuns.

Ø Cadastro de Fornecedores

Aplicados os critérios de aceitação de fornecedores para cada tipo de produto, deve ser elaborada uma lista de fornecedores selecionados para cada tipo de produto comprado pela empresa, e somente fornecedores constantes dessa lista deverão ser contatados para cotações e eventuais fornecimentos.

Mas nos dias de hoje uma pergunta surge quando falamos em cadastro de fornecedores: qual a utilidade de termos uma lista de fornecedores previamente cadastrados se eu posso procurar pela internet determinado produto e comprá-lo sem o custo de manter um cadastro próprio? Além do mais, o cadastro que eu encontro no Google será sempre maior e mais completo.

Por uma simples razão: uma empresa não compra 1 caneta na papelaria.

Devemos ter em mente que o ato de comprar bens e serviços para uma empresa é uma tarefa complexa e envolve desde o conhecimento a respeito do objeto da compra, como: especificações, padrões, normas aplicáveis, critérios de inspeção e aceitação, até uma extensa busca de fontes de suprimento que garantam o fornecimento do produto desejado, na hora certa e na quantidade desejada.

Assim, criar um cadastro de fornecedores habilitados a prestar serviços e fornecer materiais é crucial para o setor de compras. Na verdade o cadastro de fornecedores é o corpo central que alimenta o processo de suprimento de material e serviço de uma empresa.

Ao fechar o um contrato de fornecimento de um material, com uma determinada empresa fornecedora, a empresa contratante procura um parceiro e não um problema.

Somente com alianças estratégicas visando a objetivos comuns é que podemos garantir:

• Qualidade;

• Tempestividade;

• Regularidade no suprimento dos materiais e dos serviços.

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Embora os guias comerciais, industriais, catálogos de fabricantes e mesmo a internet apresentem um primeiro leque de possibilidades, indiscutivelmente, é fato imponível a necessidade de manutenção de um elenco próprio de fontes de suprimentos.

Selecionar essas fontes estratificando-as numa seleção das melhores fontes de fornecimento de bens e serviços é a principal função do cadastro. Nessa seleção, uma série de requisitos deverá ser atendida, entre eles:

• Responsabilidade;

• Estabilidade;

• Habilidade de negociação;

• Experiência no fornecimento do bem ou serviço procurado;

• Atuação no mercado.

Os requisitos indicados deverão estar organizados de uma forma sistemática e sempre disponível, com o objetivo de facilitar a consulta por todos aqueles que estejam envolvidos com as atividades destinadas à aquisição de materiais e serviços.

Além disso, deverá ser realizada uma classificação dos fornecedores de acordo com critérios previamente estabelecidos pela empresa, envolvendo uma série de fatores como:

• Tipo de produto que fabrica ou vende;

• Capacidade de produção ou de atendimento;

• Facilidades de comunicação e de relacionamento com seus clientes;

• Localização geográfica;

• Situação da fábrica.

Esse processo de classificação facilitará consideravelmente os trabalhos de pesquisa das fontes de fornecimento de cada item de material utilizado pela empresa compradora.

Vencida essa etapa a empresa estará pronta avaliar os fornecedores, e assim montar o seu cadastro. O ideal é que a empresa tenha sempre uma margem de segurança em relação ao seu banco de fornecedores, ou seja, ter um número de fornecedores cadastrados suficiente, de modo que se um falhar, o outro possa suprir as necessidades de fornecimento da empresa.

No serviço público, os fornecedores ficam cadastrados em uma base de dados chamada SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).

Todos que desejam contratar com a Administração Pública em algumas modalidades de licitação devem possuir cadastro no SICAF.

O SICAF é um banco de dados, através do qual as diversas entidades do serviço público podem realizar pesquisas dentro da base a fim de promover maior competitividade nas licitações.

A pessoa física ou jurídica que deseja se cadastrar no SICAF terá de indicar exatamente quais tipos de produtos ela encontra-se apta a fornecer em caso de eventual contrato com a Administração. Você verá o porquê dessa exigência na aula que irá tratar dos requisitos para licitar com a administração.

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Ø Classificação de fornecedores

Segundo Dias, a eficiência de um departamento de compras está diretamente ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, que devem ser os mais adequados e convenientes. Dentro de uma classificação podemos ter:

a) Fornecedor monopolista: são os fabricantes de produtos exclusivos dentro do mercado. Normalmente o volume de compra é que determina o grau de atendimento e relacionamento. Na maioria das vezes a atenção dispensada pelos vendedores aos clientes é bem pequena; são os chamados “apanhadores de pedidos”, porque não existe uma preocupação de venda; o fornecedor é consciente de seu monopólio.

b) Fornecedores habituais: são normalmente os fornecedores tradicionais que sempre são consultados numa coleta de preços; eles possuem uma linha de produto padronizada e bastante comercial. Geralmente são os fornecedores que prestam melhor atendimento, pois sabem que existe concorrência e que seu volume de vendas está ligado à qualidade de seus produtos e ao tratamento dado ao cliente.

c) Fornecedores especiais: são os que ocasionalmente presta serviços, mão de obra e até mesmo fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais.

d) Fonte única: há exclusividade do produto fornecido (quer seja pela existência de monopólio, produto especial, ou mero acordo exigindo que o material seja obtido apenas daquele fornecedor).

e) Fonte múltipla: nesse caso o comprador tem livre acesso a diversas fontes de materiais, podendo escolher a que mais lhe agradar.

f) Fonte simples: indica uma relação na qual a empresa poderia comprar de qualquer fornecedor, mas que por questões de planejamento e estratégia, firma um contrato de longo prazo com um fornecedor específico, sedimentando a relação comercial entre eles.

Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, o departamento de compras deve sempre manter em seu cadastro um registro de no mínimo 3 fornecedores para cada tipo de material. Não é recomendável uma empresa depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa. As inúmeras vantagens são:

• Maior segurança no ciclo de reposição de material;

• Maior liberdade de negociação e consequentemente um potencial de redução de preço de compra;

• Maiores oportunidades de os fornecedores se familiarizarem com os nossos componentes e/ou peças.

Ø Negociação com o Fornecedor selecionado

Definido o fornecedor escolhido, o órgão de compras passa a negociar com ele a aquisição do material requisitado, dentro das condições mais adequadas de preço e de pagamento. O atendimento das especificações exigidas do material e o estabelecimento de prazos de entrega devem ser assegurados na negociação, que serve para definir como será feita a emissão do pedido de compras ao fornecedor.

O pedido de compra é uma espécie de contrato formal entre a empresa e o fornecedor, especificando as condições em que foi feita a negociação.

O pedido de compra tem a força de um contrato. Sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as especificações nele estipuladas. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicações legais daí decorrentes.

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Cuidados especiais devem ser tomados na negociação que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta específica, evitando-se que a mesma não venha a ser fornecida a terceiros.

O comprador é o responsável pelas condições e especificações contidas no pedido de compra, enquanto o fornecedor deve estar plenamente ciente de todas as cláusulas, pré-requisitos e critérios exigidos pela empresa, dos procedimentos que cercam o recebimento do material, dos controles e das especificações de qualidade, para que o pedido de compra seja válido legalmente.

Dá-se o nome de negociação aos contatos entre o órgão de compras e o fornecedor para reduzir as diferenças e divergências e chegar a um meio-termo: cada parte cede um pouco para que ambas saiam ganhando. Não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde. Na negociação, as perdas e os ganhos são repartidos entre as partes para se chegar a um acordo. É bem intuitivo saber o que é uma negociação, não é verdade? ;) As técnicas tradicionais de negociação têm sido muito criticadas. Quando apenas uma das partes quer ganhar, surge a negociação “ganhar x perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde.

Modernamente, o segredo está em que ambas as partes cedam e, ao mesmo tempo, pensem em soluções criativas que contribuam para que ambas as partes ganhem no processo de negociação.

“Ganhar x ganhar” ou “ganha-ganha” (win-win) é hoje o segredo da boa negociação, que muitas vezes sai da visão míope e estreita de negociar preço ou prazo, para uma visão mais abrangente, que leve em consideração os objetivos amplos de cada parte.

Desse modo, a administração de compras deve prezar por relações “ganha x ganha” com todos os seus parceiros, sejam eles os fornecedores, os clientes ou os colaboradores.

Todos os fornecedores, independentemente do seu porte, devem ser considerados a fonte mais próxima de economias, pois é bem mais fácil criar condições para obter custos inferiores no abastecimento do que inventar substituições de materiais ou eliminar componentes, o que empobreceria o produto final.

Selecionar poucos fornecedores para um mesmo item vai permitir que, produzindo em escalas maiores, eles tenham redução de custos e apresentem preços mais interessantes. Não adianta ter, por exemplo, 15 fornecedores de uma peça, pois cada um deles vai fazer uma quantidade mínima e os custos serão altos. O melhor é ter três ou quatro que garantam concorrência e produzam num volume tal que resulte na redução de preços.

Uma medida bastante razoável é que a empresa tenha pelo menos dois fornecedores para cada peça e que nenhum deles seja responsável por mais de 60% do total de fornecimento, para evitar colapsos quando algum tiver um problema qualquer de fabricação.

Ø Acompanhamento do pedido (follow up)

Feito o pedido de compra, o órgão de compras precisa se assegurar de que a entrega do material será feita dentro dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas. Para tanto, deve haver um acompanhamento ou seguimento (follow up) do pedido, por meio de constantes contatos com o fornecedor, para saber como está sendo providenciada a produção do material requisitado. Isso significa que o órgão de compras não abandona o fornecedor após efetuado o pedido de compra. O seguimento, ou acompanhamento, representa uma constante monitoração do pedido e uma cobrança permanente de resultados. Quando o volume de pedidos de compra é muito grande, algumas empresas realizam o acompanhamento em datas e prazos previamente agendados. Daí a denominação follow up (do inglês seguir, acompanhar, agendar).

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O seguimento permite localizar problemas antecipadamente e evitar surpresas desagradáveis, pois, por meio dele, o órgão de compras pode solicitar urgência ao pedido, cobrar a entrega nos prazos estabelecidos, ou tentar compensar o atraso, utilizando outros fornecedores.

Ø Controle do recebimento do material comprado

É a quinta e última etapa do ciclo de compras. É quando o órgão de compras recebe do fornecedor o material solicitado no pedido de compra. No recebimento do material, o órgão de compras verifica se as quantidades estão corretas e providencia, junto ao órgão de controle de qualidade, a inspeção para comparar a adequação do material às especificações determinadas no pedido de compra. É o que se chama de inspeção de qualidade no recebimento do material.

Confirmadas a quantidade e a qualidade do material, o órgão de compras autoriza o almoxarifado a receber o material, e encaminha ao órgão de tesouraria ou de contas a pagar a autorização para o pagamento da fatura ao fornecedor, dentro das condições de preço e prazo de pagamento acordadas.

O ciclo de compras é contínuo e ininterrupto. O processo produtivo requer uma quantidade e uma variedade de pedidos de compra. O enorme volume de trabalho que transita em um órgão de compras exige uma agenda de seguimento e de cobrança bastante intensa, principalmente em empresas em que podem ocorrer mudanças no plano de produção, envolvendo antecipações ou atrasos nas entregas de materiais.

O órgão de compras mantém intenso contato com os demais órgãos da empresa, enquanto mantém intenso o contato, também, com empresas e fornecedores externos para acordar as necessidades internas com as disponibilidades externas. Essa intermediação é complexa, pois, frente aos demais órgãos da empresa, o órgão de compras assume a responsabilidade de abastecê-los adequadamente, e quando o fornecedor não cumpre prazos estabelecidos, alguém deve responder pelo problema.

Contudo, a visão moderna sobre compras é muito mais abrangente e envolve uma complexa cadeia de suprimentos, na qual os fornecedores não constituem necessariamente o único elemento envolvido. Essa cadeia envolve uma diversidade de meios de transporte (rodoviário, ferroviário, fluvial, intermodal) que pode facilitar ou dificultar as entregas de materiais. Qualquer acidente no meio do caminho pode significar um atraso na entrega.

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Questões para treinar

17. (CONSULPLAN – 2017 – CFESS – ANALISTA)

Para que uma organização possa implementar suas atividades administrativas, de vendas ou de produção de forma satisfatória, um fator determinante é o atendimento eficiente às necessidades de suprimentos da empresa.

O setor de compras é o responsável por suprir a organização de todas as suas necessidades materiais, sendo, portanto, considerado de natureza estratégica. Sobre as atividades centrais de um departamento de compras, assinale a alternativa INCORRETA.

a) Verificar as notas fiscais.

b) Selecionar fontes de suprimento.

c) Manter relacionamento com vendedores.

d) Receber de cada setor solicitante os preços a serem pagos pelas mercadorias compradas.

Comentários:

Questão de 2017 e muito tranquila.

Vamos analisar cada uma das opções:

a) Verificar as notas fiscais.

Sim. Vimos que uma das etapas do ciclo de compras é o controle do recebimento do material comprado, onde o órgão de compras recebe do fornecedor o material solicitado no pedido de compra. Confirmadas a quantidade (nota fiscal) e a qualidade do material, o órgão de compras autoriza o almoxarifado a receber o material, e encaminha ao órgão de tesouraria ou de contas a pagar a autorização para o pagamento da fatura ao fornecedor, dentro das condições de preço e prazo de pagamento acordadas.

CORRETA.

b) Selecionar fontes de suprimento.

Vamos rever as etapas do ciclo de compras:

O ciclo de compras é composto de cinco etapas principais:

1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas.

2. Pesquisa e seleção de fornecedores.

3. Negociação com o fornecedor selecionado.

4. Acompanhamento do pedido (follow up).

5. Controle do recebimento do material comprado.

CORRETA.

c) Manter relacionamento com vendedores.

Essa com certeza é uma atividade importante para a área de compras. A área de vendas é um termômetro nesse processo.

CORRETA.

d) Receber de cada setor solicitante os preços a serem pagos pelas mercadorias compradas.

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Não. Essa é uma das funções da área de compras: definido o fornecedor escolhido, o órgão de compras passa a negociar com ele a aquisição do material requisitado, dentro das condições mais adequadas de preço e de pagamento.

ERRADA.

Gabarito: D 18. (IDECAN – 2015 – INMETRO – ASSISTENTE EXECUTIVO EM METEOROLOGIA E QUALIDADE –

ADMINISTRAÇÃO)

Fazendo uma análise apenas superficial, o processo de compras pode parecer simples sob a ótica de uma pessoa de fora do ambiente organizacional. No entanto, nas organizações, o ato de comprar envolve um alto grau de responsabilidades, compreendendo a necessidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa,na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada. As metas fundamentais que envolvem o processo de compras são, EXCETO:

a) Evitar desperdícios e obsolescência de materiais.

b) Permitir continuidade de suprimentos para o perfeito fluxo de produção.

c) Coordenar os fluxos com o mínimo de investimentos em estoques e adequado cumprimento de programas.

d) Comprar materiais e produtos a custos baixos, preocupando-se com atendimento de padrões de qualidade, preço e prazos.

e) Adotar políticas agressivas de compras junto a seus fornecedores, visando somente o seu próprio benefício, além de adquirir vantagens unilaterais em negociações e contratos.

Comentários:

Atentem que a questão pede a EXCEÇÃO dos objetivos que envolvem o processo de compras.

Segundo Chiavenato (2014), não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde. Na negociação, as perdas e os ganhos são repartidos entre as partes para se chegar a um acordo. As técnicas tradicionais de negociação têm sido muito criticadas. Quando apenas uma das partes quer ganhar, surge a negociação “ganhar x perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde. Modernamente, o segredo está em que ambas as partes cedam e, ao mesmo tempo, pensem em soluções criativas que contribuam para que ambas as partes ganhem no processo de negociação.

“Ganhar x ganhar” (win-win) é hoje o segredo da boa negociação, que muitas vezes sai da visão míope e estreita de negociar preço ou prazo, para uma visão mais abrangente, que leve em consideração os objetivos amplos de cada parte.

Gabarito: E

19. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – ANALISTA JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

A gestão de materiais envolve diversas funções. Uma delas se refere ao processo de seleção de fornecedores. Esse processo de seleção tem seu nível de complexidade decorrente das características do item ou serviço a ser adquirido. Em relação à seleção de fornecedores, assinale a opção que apresente apenas fatores que influenciem essa seleção.

a) Capacidade de pagamento e habilidade técnica.

b) Localização e capacidade produtiva.

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c) Preço e período de recesso de funcionários.

d) Pós-venda e idade dos gerentes.

Comentários:

Vamos analisar item a item:

a) Capacidade de pagamento e habilidade técnica.

Quando analisamos os fatores que influenciam a escolha dos fornecedores, analisamos as condições de pagamento oferecidas pelo fornecedor e não a sua capacidade de pagamento. ERRADA.

b) Localização e capacidade produtiva.

A localização é um item a ser levado em consideração na seleção do fornecedor, pois facilitará sobre maneira a logística e a capacidade produtiva será fundamental para avaliar se aquele fornecedor terá ou não condições de fornecer o produto ou a matéria-prima necessária.

c) Preço e período de recesso de funcionários.

d) Pós-venda e idade dos gerentes.

Preço e Pós-venda são itens que analisamos na escolha do fornecedor, mas período de recesso dos funcionários e idade dos gerentes não.

Gabarito: B 20. (CONSULPLAN – 2012 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)

No que se refere à qualificação de fornecedores, é correto afirmar que

a) a área de compras tem a função de estabelecer a ligação entre fornecedor e engenharia/produção, pesquisando o mercado, localizando e coletando informações da empresa.

b) a área de compras tem a função de selecionar os futuros fornecedores que foram aprovados para compor o quadro de fornecedores.

Comentários:

Pessoal, mais uma vez atenção ao detalhe sutil do enunciado da questão. A banca se refere à função da área de compras em relação à qualificação do fornecedor. Nessa etapa não há que se falar em seleção, que é uma fase posterior.

Vamos relembrar um pequeno detalhe estudado acima: “a pesquisa permite uma comparação dos diversos fornecedores qualificados, enquanto a seleção é uma decisão sobre qual será o escolhido para fornecer o material requisitado”.

“O comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita as instalações, recebe amostra do produto a ser fornecido”.

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Gabarito: A

21. (FGV – 2015 – TJ BA – TÉCNICO JUDICIÁRIO)

O ciclo de compras inicia-se com a recepção e análise das solicitações de compra dos diversos requisitantes – indivíduos ou setores – da organização. Para o desenvolvimento adequado dessa fase do ciclo de compras, são indispensáveis informações acerca de:

a) especificação dos materiais a serem comprados;

b) disponibilidade de estoques internos;

c) determinação do preço certo;

d) confiabilidade dos fornecedores;

e) demanda do mercado.

Comentários:

O ciclo de compras inicia-se com a recepção e análise das solicitações de compra dos diversos requisitantes – indivíduos ou setores – da organização. Para o desenvolvimento adequado dessa fase do ciclo de compras, são indispensáveis informações detalhadas sobre as especificações dos materiais a serem comprados, a fim de se evitar transtornos e devoluções, o que pode acarretar em atrasos na produção e na entrega dos pedidos.

Gabarito: A

22. (FGV – 2013 – SUDENE – AGENTE ADMINISTRATIVO)

O Processo de Compra deve evitar atrasos ou problemas na entrega do pedido, a fim de eliminar desperdícios e manter a imagem da organização.

Esse objetivo é atingindo por meio da ação de suprimento denominada a) acompanhamento do pedido.

b) solicitação de compra.

c) análise de preços.

d) pedido de compras.

e) coleta de preço.

Comentários:

O seguimento, ou acompanhamento, permite localizar problemas antecipadamente e evitar surpresas desagradáveis, pois, por meio dele, o órgão de compras pode solicitar urgência ao pedido, cobrar a entrega nos prazos estabelecidos, ou tentar compensar o atraso, utilizando outros fornecedores.

Gabarito: A

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23. (FGV – 2014 – ASSEMBLEIA LEGISLATIVA/BA – TÉCNICO DE NÍVEL MÉDIO)

Uma empresa deve ter um cadastro de fornecedores baseado nas premissas de qualidade, preço e prazo, que norteiam a atuação do setor.

Sobre o cadastramento de fornecedores, analise as afirmativas a seguir.

I. A empresa deve ter um leque de fornecedores cadastrados acima do mínimo necessário.

II. A empresa deve estimular os fornecedores a se manterem atualizados em relação às suas metas.

III. A empresa deve se antecipar às suas necessidades de aquisição.

Assinale:

a) se apenas a afirmativa I estiver correta.

b) se apenas a afirmativa II estiver correta.

c) se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas.

d) se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas.

e) se todas as afirmativas estiverem corretas.

Comentários:

Vamos analisar cada uma das afirmativas:

I. A empresa deve ter um leque de fornecedores cadastrados acima do mínimo necessário.

O ideal é que a empresa tenha sempre uma margem de segurança em relação ao seu banco de fornecedores, ou seja, ter um número de fornecedores cadastrados suficiente, de modo que se um falhar, o outro possa suprir as necessidades de fornecimento da empresa. Certa.

II. A empresa deve estimular os fornecedores a se manterem atualizados em relação às suas metas.

As metas organizacionais devem ser de conhecimento de seus fornecedores, principalmente no quesito produtividade. Os fornecedores devem ser atualizados em relação às suas metas de modo a poderem atender satisfatoriamente as demandas. Certa.

III. A empresa deve se antecipar às suas necessidades de aquisição.

Aqui, não estamos falando necessariamente de comprar antecipadamente, e sim de um planejamento prévio e conhecimento de possíveis necessidades na cadeia de suprimentos junto aos seus fornecedores. Certa.

Gabarito: E

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24. (CESPE 2014 – ICMBIO – ANALISTA ADMINISTRATIVO)

Julgue os itens seguintes relativos à gestão de materiais na administração pública.

Na organização do setor de compras, devem ser considerados os seguintes itens básicos: a autoridade para a compra e o registro de compras, de preços e de fornecedores.

Comentários:

Lembra dos princípios básicos da organização de compras segundo Marco Aurélio P. Dias?

• Autoridade para compra;

• Registro de compras;

• Registro de preços;

• Registro de estoque e consumo;

• Registro de fornecedores;

• Arquivos e especificações;

• Arquivos de catálogos.

Gabarito: Certa

25. (CESPE - 2013 – ANTT – ANALISTA ADMINISTRATIVO) Julgue o item a seguir referente a compras:

Na organização do setor de compras, tanto a manutenção de estoques mínimos quanto à redução dos excessos e da obsolescência dos estoques são consideradas atividades típicas do setor de compras.

Comentários:

Mais uma questão retirada dos conceitos de Marco Aurélio P. Dias. Tanto a manutenção dos estoques quanto a atividade de evitar excessos e obsolescências de estoque estão inseridas nas atividades de administração de compras. A banca CESPE adora esse autor. E nós também, certo? ;)

Gabarito: Certa

26. (CESPE - 2014 – MTE – AGENTE ADMINISTRATIVO)

No que se refere ao cadastro de fornecedores, julgue os próximos itens.

A seleção de fornecedores, uma atividade secundária do processo de compras, não afeta diretamente a qualidade do produto e do serviço final.

Comentários:

O objetivo principal dessa seleção é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e nas melhores condições de pagamentos, ou seja, ao selecionar o fornecedor um dos parâmetros de avaliação e aprovação é a garantia dos padrões de qualidade do produto ou serviço final.

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27. (FCC - 2014 – TRT/SP – ANALISTA JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVO) Sobre o Pedido de Compras, NÃO é correto afirmar:

a) Não representa um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, este que é celebrado pela requisição de compra.

b) Deve conter todas as condições negociadas, tais como: quantidade, qualidade, prazo de pagamento, data e local da entrega.

c) Qualquer alteração, a ser feita após a emissão do pedido de compra, deve ter sido acordada entre o comprador e o fornecedor.

d) Uma vez aceito pelo fornecedor, o pedido de compra tem força de contrato.

e) Deve ser remetido ao fornecedor por intermédio de um protocolo para o qual se farão registros e controles.

Comentários:

Nessa questão a FCC pede o item incorreto. Com exceção da letra A, todos os demais itens estão corretos. O pedido de compras tem força de contrato e sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições ali estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e local de entrega.

Gabarito: A 28. (CESPE - 2014 – SUFRAMA – AGENTE ADMINISTRATIVO)

No que se refere à atividade de compra, julgue o item subsecutivo.

Em um pedido de compra, deve constar preço, prazo, reajustes, e demais condições gerais. Assim, basta que o comprador esteja ciente de todas as cláusulas e requisitos, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa ser considerado legalmente válido.

Comentários:

A questão estaria correta não fosse por um detalhe: quem precisa estar ciente das condições do pedido de compra para que ele seja considerado legalmente válido é o fornecedor e não o comprador. Atenção às pegadinhas da banca.

29. (CESPE 2011 – EBC – TÉCNICO ADMINISTRAÇÃO)

De modo geral, o processo de aquisição de materiais deve fundamentar-se em uma relação do tipo ganha-perde, na qual a empresa ganha descontos e o fornecedor perde lucratividade.

Comentários:

Como já estudamos, o processo de aquisição de materiais junto aos fornecedores deve fundamentar-se em uma relação do tipo ganha-ganha, pois não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde. Na negociação, as perdas e os ganhos são repartidos entre as partes para se chegar a um acordo. Quando apenas uma das partes quer ganhar, surge a negociação “ganhar x perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde.