Manual do Fornecedor
Portal de Compras
2 1 SUMÁRIO
2 SOBRE O SAP ARIBA ... 3
3 ARIBA NETWORK ... 3
4 ARIBA SOURCING ... 3
5 COMO ATENDER a SOLICITAÇões DE RFI e RFP ... 4
5.1 respostaS a RFIs ... 4
5.1.1 Seções de RFI ... 4
5.1.2 ENVIANDO UMA RESPOSTA A UMA RFI ... 5
5.2 respostas a RFPs ... 10
5.2.1 ENVIANDO UMA RESPOSTA A UMA RFI ... 10
5.3 Como revisar uma resposta a RFI ou RFP ... 12
6 COMO VISUALIZAR UM PEDIDO NA NETWORK ... 13
6.1 CONFIRMANDO O PEDIDO DE COMPRA ... 15
6.2 CONFIRMAÇÃO PARCIAL DO PEDIDO ... 17
6.3 REJEIÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA ... 20
6.4 ALTERAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRAS ... 22
6.5 FILTRO DE PESQUISA ... 23
6. CANAIS DE SUPORTE ... 24
3 2 SOBRE O SAP ARIBA
A SAP Ariba é uma solução de aquisições na cloud da categoria, valor para compradores e fornecedores na Ariba Network.
O objetivo da SAP Ariba é ajudá-lo a ser mais colaborativo, estratégico e criativo no comércio empresarial.
3 ARIBA NETWORK
O Ariba Network é um serviço hospedado que permite que os fornecedores e compradores criem relacionamentos e realizem transações na Internet.
Como fornecedor, você poderá já ter um relacionamento existente com um cliente que convida você a criar um relacionamento no Ariba Network.
Depois de um fornecedor aceitar um convite, o comprador pode ver os catálogos do fornecedor e efetuar pedidos. Os fornecedores recebem os pedidos e, em seguida, podem criar e enviar confirmações de pedido, avisos de entrega antecipados e faturas, se o comprador aceitar esses documentos.
4 ARIBA SOURCING
O Sourcing é a solução SAP Ariba que possui recursos para negociar acordos de compras que proporcionem uma economia sustentável. Ele está conectado com uma rede de fornecedores poderosa e construído com ferramentas, conhecimentos e informações de alto nível.
4 Atualmente o SAP Ariba Sourcing é a solução mais completa e mais adotada no mercado, sendo usada por centenas de empresas de todos os tamanhos e áreas de negócio ao redor do mundo, trazendo resultados sustentáveis ao automatizar e simplificar tarefas críticas dentro do processo de Sourcing, incluindo:
• Desenvolvimento estratégico: Identifique oportunidades de economia, avalie dinâmicas de mercado e desenvolva uma estratégia de Sourcing bem informada.
• Sourcing e negociação: Negocie acordos de melhor valor, obtenha alocações de premiações otimizadas, padronize processos e gerencie conhecimento.
Com o SAP Ariba Sourcing, você pode integrar tanto outras soluções SAP Ariba como também outros sistemas que utilizem serviços web.
5 COMO ATENDER A SOLICITAÇÕES DE RFI E RFP
5.1 RESPOSTAS A RFIS
Os compradores utilizam os eventos de RFI para reunir dados não competitivos, informações, comentários ou reações de participantes potenciais. Geralmente, você não responde a uma RFI com informações do preço. Em vez disso, as RFIs normalmente precedem outros eventos (RFPs ou concorrências) que incluem preços.
Uma vez que as RFIs não são competitivas, elas podem estar abertas para respostas por uma quantidade arbitrária de tempo (vários dias ou semanas), permitindo a você acessar e responder conforme sua conveniência. A SAP Ariba mostra um relógio de contagem regressiva no canto superior direito que indica quanto tempo resta para a conclusão da RFI e o envio da sua resposta ao comprador.
Uma RFI pode ser utilizada só para solicitar propostas de participantes. No passo da RFI, os compradores coletam informações sobre participantes com a finalidade de selecionarem alguns deles para um convite para eventos de acompanhamento, como RFPs ou concorrências
5.1.1 SEÇÕES DE RFI
As RFIs são compostas, no mínimo, por duas seções, a seção Introdução e a seção Perguntas gerais.
A seção Introdução contém instruções publicadas pelo comprador e quaisquer documentos de que você deva fazer download e revisar. Se o comprador tiver anexado documentos, você pode clicar no título do documento para fazer o download do arquivo.
A seção Perguntas Gerais pode conter perguntas obrigatórias e opcionais. Quando você envia sua resposta à RFI, você deve fornecer uma resposta às perguntas rotuladas com um asterisco. As perguntas que não têm um asterisco são opcionais.
5 5.1.2 ENVIANDO UMA RESPOSTA A UMA RFI
Se você ainda não estiver exibindo o evento, abra a tabela Eventos.
Clique no nome do evento na tabela Eventos para abri-lo.
Visualize detalhes do evento:
Revise quaisquer pré-requisitos do evento e aceite os mesmos clicando em “OK”.
6 Confirme os itens para os quais vai enviar as informações, e clique em “Confirmar lotes selecionados”:
No caso de uma listagem extensa de materiais, é possível carregar o conteúdo do excel, facilitando o retorno:
7 Responda às perguntas exibidas. Você deve fornecer uma resposta às perguntas rotuladas com um asterisco (*). As perguntas que não têm um asterisco são opcionais. Lembre-se do seguinte ao responder a perguntas gerais:
Exibição de caixas de texto para perguntas que requerem respostas longas, para que você possa fornecer informações completas e relevantes.
Podem existir menus suspensos , onde você pode selecionar uma resposta. Também podem existir grupos de caixas de seleção, onde você pode selecionar várias respostas.
O link indica que você deve abrir uma seção de tabela para preencher sua resposta:
Um link Anexar um arquivo indica que você deve responder carregando um arquivo.
O ícone indica que você pode responder com comentários ou carregar documentos para sua resposta:
Para salvar suas respostas sem enviá-las ao comprador, clique em Salvar.
Ao trabalhar em uma resposta longa a um evento, é recomendado que você salve seu trabalho frequentemente. Quando você clica em Salvar, a SAP Ariba registra suas respostas
sem enviar a
resposta ao comprador e permite que
você se
desconecte e conclua sua resposta
mais tarde. Depois
de salvar seu
8 trabalho, você verá uma mensagem de confirmação indicando que suas entradas foram salvas com êxito.
Quando você estiver preparado para enviar suas respostas ao comprador, clique em Enviar resposta completa. A SAP Ariba mostra uma mensagem de confirmação. Clique em OK para enviar sua resposta.
Você pode revisar sua resposta após o envio, se o evento estiver no status Aberto.
É possível incluir uma mensagem adicional, clicando em “Compor Mensagem”, incluindo uma mensagem na tela que se abrir, e clicando em “Enviar”.
9 Próximas etapas
Quando o evento termina, você verá as palavras Seleção pendente em vez do relógio de contagem regressiva. Após o evento atingir este status, você não pode mais enviar respostas.
O fornecedor deve escolher o evento que deseja participar e clicar nele.
10 A resposta será enviada para avaliação do proprietário do projeto possibilitando executar a sequência de envio para aprovação e premiação do evento.
5.2 RESPOSTAS A RFPS
Os compradores utilizam uma RFP para comunicar necessidades de negócio a participantes potenciais e solicitam que eles proponham mercadorias ou serviços para atender às necessidades de negócio. Normalmente, o participante inclui informações do preço na resposta, mas o preço pode não ser o fator mais importante na seleção do comprador.
As RFPs não são diretamente competitivas (não existe troca de informações em tempo real entre os participantes concorrentes). Por isso, elas podem estar abertas para respostas por uma quantidade arbitrária de tempo (vários dias ou semanas), permitindo a você acessar e responder conforme sua conveniência.
Geralmente, uma RFP é vista como o segundo passo de um processo de solicitação de provisão mais longo. No passo da RFP, os compradores reúnem informações mais detalhadas sobre os participantes. Por exemplo, os compradores podem determinar exatamente que mercadorias ou serviços você oferece e coletar informações sobre sua capacidade de produção e seus preços. Os compradores podem utilizar estas informações para configurar uma concorrência subsequente, determinar para que lotes você é convidado e configurar de forma inteligente seus preços-teto.
5.2.1 ENVIANDO UMA RESPOSTA A UMA RFI
Revise detalhes do evento e sinalize sua intenção de participar:
11 Selecione os itens para os quais gostaria de retornar, e clique em “Confirmar Lotes”:
Preencha os campos obrigatórios, e envie suas informações e clique em “Enviar resposta completa”:
12 5.3 COMO REVISAR UMA RES POSTA A RFI OU RFP
Utilize o seguinte procedimento se você tiver enviado uma resposta a uma RFI ou RFP (clicou no botão Enviar resposta completa) e desejar revisar sua resposta. Se você tiver criado uma resposta, mas não a tiver enviado, pode simplesmente inserir novas respostas nos campos de resposta.
Você só pode revisar respostas se o evento estiver no status Aberto.
Se você ainda não estiver exibindo o evento, abra a tabela Eventos para um comprador.
13 Clique no nome do evento na tabela Eventos. Clique em Revisar resposta.
A SAP Ariba mostra uma mensagem de confirmação.
Clique em OK para iniciar a revisão de sua resposta.
Quando você tiver concluído a revisão de sua resposta, clique em Enviar resposta completa.
A SAP Ariba mostra uma mensagem de confirmação.
Clique em OK para enviar sua resposta.
Depois de enviar sua resposta, você verá uma mensagem de confirmação na parte superior da página.
6 COMO VISUALIZAR UM PEDIDO NA NETWORK
Quando seu cliente gerar um pedido de compras para sua empresa, você receberá um email de notificação:
Existem duas opções para acessar o pedido de compra:
1ª Opção: Clique no campo “Continue” no email, em seguida digite o seu usuário e senha. Após conclusão do login, você será direcionado diretamente para a página detalhes do pedido.
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Verificando o pedido:
2ª Opção: Acesse o portal Ariba utilizando um navegador. Insira o link:
supplier.ariba.com.
Na página inicial voce terá acesso aos números dos pedidos de compra recebidos. Para poder visualizar, clicar em Detalhes.
15 Em seguida selecione Envie-me uma cópia para agir. Nesses momento voce receberá um email com detalhes do pedido e o link conforme descrito na 1a opção.
6.1 CONFIRMANDO O PEDIDO DE COMPRA
1) Após analisar o pedido, para confirmá-lo, na aba detalhes do pedido, clique em criar confirmação do pedido;
2) Em seguida, clique em confirmar pedido inteiro.
3) Número de confirmação: Preencha com o número para identificação da confirmação deste pedido. (campo alfanumérico – ex: 1234R);
4) Referência do fornecedor;
16 5) Data estimada de conclusão: data em que o material será entregue;
6) Custo estimado de envio e imposto: Quanto será o custo;
7) Comentários: Utilize este campo caso queira enviar uma informação adicional para o seu cliente sobre o pedido que está confirmando;
8) Em seguida, clique em avançar.
Confira as informações inseridas, em seguida clique em enviar.
Após este processo, sua confirmação será enviada para o seu cliente.
O status do pedido de compra será alterado de “novo” para “confirmado”.
17 6.2 CONFIRMAÇÃO PARCIAL DO PEDIDO
1) Após analisar o pedido, para confirmá-lo, na aba detalhes do pedido, clique em criar confirmação do pedido;
2) Em seguida, clique em Atualizar item de Linha.
3) Número de confirmação: Preencha com o número para identificação da confirmação deste pedido. (campo alfanumérico – ex: 1234R);
4) Referência do fornecedor;
5) Data estimada de conclusão: data em que o material será entregue;
6) Custo estimado de envio e imposto: Quanto será o custo;
7) Comentários: Utilize este campo caso queira enviar uma informação adicional para o seu cliente sobre o pedido que está confirmando;
8) Preencher com a quantidade que deseja confirmer;
9) Em seguida, clique em avançar.
18 Confira as informações inseridas, em seguida clique em enviar.
Após este processo, sua confirmação será enviada para o seu cliente.
O status do pedido de compra será alterado de “novo” para “parcialmente confirmado”.
19 Repetindo o mesmo processo, o fornecedor confirmará as outras quantidades até que atinja a quantidade total, então o status passa de “parcialmente confirmado” para
“confirmado”
20 6.3 REJEIÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA
1) Após analisar o pedido, para rejeitá-lo totalmente, na aba detalhes do pedido, clique em criar confirmação do pedido.
2) Em seguida, clique em rejeitar pedido inteiro
Campos:
3) Número de confirmação;
4) Comentário: Insira um comentário adicional para seu cliente.
5) Em seguida, clique em rejeitar pedido.
21 Após este processo, sua rejeição será enviada para o seu cliente.
O status do pedido de compra será alterado de “novo” para “rejeitado”.
22 6.4 ALTERAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRAS
Caso o Comprador sinta a necessidade de alterar algum dado do pedido de compras, feita a alteração em sistema interno, esta aparecerá no Ariba
N visualização a primeira versão se torna obsoleta e surge uma nova versão atualizada.
Clicando o documento relacionado, abrirá a nova versão do documento.
23 6.5 FILTRO DE PESQUISA
Para pesquisar um pedido específico ou um grupo de pedidos compreendidos entre um determinado período, clique na seta “filtros de pesquisa” em “pedidos e solicitações” e algumas opções de pesquisa serão exibidas.
1) Determine os parâmetros dos filtros e clique em “pesquisar” Observação (número do pedido):
2) Número parcial: selecionando esta opção “é possível preencher apenas com o início do número do documento e localizar todos os pedidos com essa inicial.
3) Número exato: selecionando esta opção você deverá preencher com o número do documento completo para localizá-lo. (as outras opções de filtro sumirão da tela).
24 6. CANAIS DE SUPORTE
Para que os fornecedores possam esclarecer as dúvidas de navegação e/ou funcionalidades, o portal Ariba oferece uma central de suporte que ficará disponível no momento que o fornecedor acessa a página do Ariba.
No canto direito da tela, clique em “Central de ajuda” e encontre materiais de apoio, envie sua dúvida utilizando os canais disponíveis ou solicite contato da equipe.
A)Central de ajuda – disponível antes ou após acesso à conta;
B)Pesquisar – digite sua dúvida ou uma palavra chave e encontre guias, perguntas frequentes e artigos relacionados ao tema;
C)Exibir mais – clicando no ícone, você será direcionado a página completa com todas as opções de suporte;
D)Documentação – clique neste campo e tenha acesso aos guias e tutoriais sobre o produto Ariba;
E)Suporte – tenha acesso aos canais para solicitação de suporte com nossos agentes especializados;
*Os campos “documentação” e “suporte” só aparecem após utilização do campo pesquisar.
25 Documentação:
Clicando em “documentação” você será direcionado para a central de educação e terá disponível os seguintes recursos:
• Documentos referentes aos produtos Ariba.
• Guias das funcionalidades padrão. (gerência de usuários, configuração de notificações)
• Tutoriais sem especificação de clientes.(modelo padrão).
Suporte:
Preencha o campo “Preciso de ajuda sobre” com o assunto referente a sua dúvida, Clique em “Início”;
O conteúdo referente a palavra chave será disponibilizado, caso localize a documentação referente a sua dúvida, clique em cima do assunto para abrir o documento.
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