Esta enquete foi disponibilizada aos usuários de serviços da ControlLab em abril de 2013, via Sistema Online, com o propósito de gerar informações úteis aos laboratórios sobre o tema e para enriquecer a discussão e ampliar a troca de experiência durante o 8º Fórum de Indicadores Laboratoriais (São Paulo/SP – junho/2013). Os dados apresentados a seguir foram obtidos com base nas respostas de 428 laboratórios usuários do Programa de Indicadores e do Ensaio de Proficiência Clínico da ControlLab.
Para um melhor entendimento dos resultados deve-se considerar que o parque tecnológico de um laboratório é composto por equipamentos e instrumentos, baseados em tecnologia, que juntos operacionalizam todo o processo analítico. Considere ainda que as tecnologias empregadas conferem um determinado nível de qualidade e desempenho dos processos e demandam capacitação técnica dos profissionais e rotinas de manutenção específicas.
(1) Práticas adotadas na rotina. APT - alteração do parque tecnológico.
IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DE (APT) ALTERAÇÃO DO PARQUE TECNOLÓGICO 32% Há um processo padronizado para avaliar e definir quanto à necessidade de APT. 32% Há indicadores implantados para ajudar a identificar a necessidade de APT. 68% Nenhuma das ações.
DEFINIÇÃO DE (APT) ALTERAÇÃO DO PARQUE TECNOLÓGICO
38% Há um processo previamente padronizado e descrito para avaliar, selecionar e decidir sobre novas tecnologias e sistemas automatizados a serem adotados.
72% O laboratório é o responsável por identificar e estudar o tipo/nível de alteração necessária ao parque tecnológico. Não deixa tais proposições a cargo dos possíveis fornecedores. Por exemplo, se precisa de um sistema analítico isolado, automação modular ou automação total.
56% Há um profissional designado para conduzir o processo de definição de APT.
39% Há uma equipe com diferentes expertises e pontos de vista atuando no processo para uma avaliação multidisciplinar da APT.
67% Múltiplos fornecedores são avaliados frente à demanda de APT. 59% Fornecedores atuais são priorizados frente à demanda de APT.
76% A intra-estrutura disponível (área física, TI, elétrica etc.) é avaliada para a definição de APT. 68% Avalia o atendimento a especificações da qualidade definidas (erro sistemático, aleatório e total
aceitáveis) a fim de eliminar as opções que não atendem a este requisito.
79% Opções vindas de fornecedores novos são avaliadas frente à capacidade e competência do fornecedor: ética, nível de serviço oferecido, disponibilidade de produtos etc.
64% Opções são avaliadas mediante visita a laboratórios que já a adotam na rotina.
82% Opções são priorizadas por incluírem suporte pós-venda, assistência técnica, contrato de manutenção e garantia com reposição de peças.
13% Nenhuma das ações.
IMPLANTAÇÃO DE (APT) ALTERAÇÃO DO PARQUE TECNOLÓGICO
37% Há um processo padronizado de implantação do parque tecnológico com descrição dos requisitos, passo-a-passo e sequência de implantação.
64% Características que podem impor riscos são avaliados antes da sua implantação. Tais como: nível de ruído, impacto ambiental, emissão de gases, produção de resíduo (tipos e quantidades), demanda por tratamento de efluentes, riscos ambientais e para a saúde e segurança dos trabalhadores.
76% Requisitos estruturais são definidos previamente a implantação. Tais como: espaço físico requerido e disponível, demanda por reforma, layout para fluxo contínuo e boas condições de trabalho, instalação elétrica e hidráulica, condições ambientais requeridas (temperatura e umidade), sistemática de armazenamento, coleta e descarte de resíduos.
74% Requisitos operacionais de entrada são definidos previamente a implantação: qualidade e volume de produção de água reagente, necessidade de gases especiais, requisitos de TI, medidas de segurança para a prevenção de incêndios, previsão de consumo de descartáveis e consumíveis.
57% Um cronograma de implantação é definido com base nos requisitos estruturais e operacionais da alteração a ser implantada.
67% Na fase de implantação são elaborados documentos escritos sobre o procedimento de uso do equipamento ou tecnologia adotada.
CAPACITAÇÃO DE PESSOAL
76% Possui sistemática de treinamento específico para capacitação sempre que ocorrem APT. 80% Treinamentos mediante APT correm de forma planejada e com o suporte do fornecedor.
79% A capacitação de pessoal inclui, além da operação da tecnologia/equipamento, o entendimento da tecnologia, das metodologias de análise e dos requisitos para o seu funcionamento.
51% Existem treinamentos periódicos específicos sobre a gestão de equipamentos.
74% Na avaliação da competência do profissional que lida com a gestão de equipamentos são considerados experiência, conhecimento, habilidades, atitudes e treinamentos realizados nesta área.
14% Nenhuma das ações.
MONITORAÇÃO DO PARQUE TECNOLÓGICO
55% Possui profissional designado para a gestão de equipamentos no laboratório.
64% Possui sistemática de monitoração do parque tecnológico (supervisão atuante, com “feedback” imediato frente a falhas identificadas etc.).
55% Possui relatório de falhas ocorridas no parque tecnológico, com discriminação das principais causas, divulgado para os profissionais do laboratório.
70% Possui procedimento escrito detalhado sobre a manutenção e monitoração do parque tecnológico, incluindo plano de manutenção preventiva.
45% Possui indicadores para monitorar desempenho o parque tecnológico.
42% Há uma sistemática formal e contínua da eficiência e eficácia do parque tecnológico, que considere aspectos de disponibilidade versus demanda, agilidade versus falha, manutenções preventivas versus corretivas, produtividade de pessoal versus TAT etc.
20% Nenhuma das ações.
INSTRUMENTO DE APOIO – CALIBRAÇÃO E VERIFICAÇÃO RBC - rede de laboratórios acreditados pelo Cgcre/Inmetro.
Balança Analítica: 30% realiza-se a calibração em laboratórios da RBC.
36% realiza-se a verificação frente a padrões rastreáveis a RBC.
19% são realizadas verificações entre duas ou mais balanças para avaliar a concordância de pesagens entre elas.
11% não calibra e não verifica frente a padrões rastreáveis ou a outras balanças. 51% não se aplica.
Centrífuga: 19% realiza-se verificação da velocidade com tacômetro calibrado na RBC. 18% realiza-se verificação do tempo com cronômetro calibrado na RBC. 18% realiza-se verificação da temperatura com termômetro calibrado na RBC.
40% não verifica velocidade, tempo ou temperatura. 22% não se aplica.
Pipeta automática: 12% realiza-se a calibração em laboratórios da RBC. 59% realiza-se a verificação periódica entre calibrações. 21% não realiza calibração nem verificação.
7% não se aplica.
Termômetro: 14% realiza-se a calibração em laboratórios da RBC.
13% realiza-se a verificação periódica frente a termômetros rastreáveis a RBC.
48% se usados em função que exige melhor exatidão e precisão é calibrado na RBC. Se usado em função com menor nível de exigência, é verificado frente a termômetros rastreáveis a RBC. 25% não realiza calibração nem verificação.
Cronômetro: 39% realiza-se a calibração em laboratórios da RBC.
36% realiza-se a verificação frente a cronômetros rastreáveis a RBC. 32% não realiza calibração nem verificação.
24% não se aplica.
54% As verificações, ou a maior parte delas, são realizadas pelo laboratório (internamente). 9% não se aplica.
Abaixo diagramas com o cruzamento das respostas, para a identificação do percentual de laboratórios que atendem a duas ou mais práticas.
Calibração RBC Verificação rastreável à RBC Verificação entre balanças 4% 2% 4% 14% 2% 1% 11% Balança Analítica 8% Realiza ambos e 48% um dos dois, conforme nível de exigência. Termômetro Cronômetro 12% 0% 59% Pipeta Automática Calibração RBC Verificação rastreável à RBC 2% 2% 17% 0% 0% 16% 1% Centrífuga Verificação Velocidade Verificação Tempo Verificação Temperatura 6% 56% 5% Calibração RBC Verificação rastreável à RBC 7% 32% 4% Calibração RBC Verificação rastreável à RBC 51% Não aplicável
11% Não realiza nenhum
8% Não aplicável 25% Não realiza nenhum
22% Não aplicável 40% Não realiza nenhum
24% Não aplicável 32% Não realiza nenhum
7% Não aplicável 21% Não realiza nenhum
(2) Como a necessidade de alteração no parque tecnológico – introdução, troca ou duplicação de equipamentos e tecnologias – é identificada. (Poderia selecionar todas as opções consideradas pertinentes.) (1,6% sem
resposta)
62% avaliamos dentro do planejamento estratégico do laboratório
21% identificamos por uma sistemática de avaliação periódica do parque tecnológico
26% avaliamos por indicadores e metas relacionados ao desempenho do parque tecnológico 25% possuímos uma equipe capacitada que detecta a demanda por alteração
47% mantemos contato com fornecedores para verificar constantemente oportunidades de alteração
5% indicou que não há uma sistemática definida para este fim, mas alguns indicaram que ocorre quando é percebido aumento de demanda, frente a novos exames, quando há quebra de equipamentos, vencimento de contrato ou excesso de manutenções.
(3) Principais razões que levam a decisão de alterar seu parque tecnológico. Podiam ser selecionadas até 3 razões mais relevantes para a decisão. (2,8% sem resposta)
56% Problemas de qualidade 48% Demanda de crescimento futuro 43% Elevado custo operacional 37% Problemas com equipamentos
27% Elevado TAT – tempo total de execução do exame 14% Capacidade instalada atual não permite crescimento 13% Reduzir riscos à segurança do paciente
13% Problemas com o fornecedor atual
12% Condições de trabalho inadequadas/ riscos segurança para os profissionais 5% Reduzir geração de resíduos/impacto ambiental
2% Baixo índice/tempo de agregação de valor no processo (métrica Lean)
(4) Os critérios adotados para escolher a melhor solução encontrada, após pesquisar diferentes opções de alteração do parque tecnológico e identificar algumas que podem atender a demanda inicial, são: Podiam ser selecionados dois critérios mais relevantes para esta decisão.
57% melhor desempenho do processo – eficiência e eficácia 51% melhor custo operacional
31% melhor capacidade produtiva
18% atendimento de especificações da qualidade definidas
9% menores riscos da alteração (opção com menor risco associado) 8% melhor previsão de retorno do investimento
8% abrangência do menu de exames
(5) Aspectos do parque tecnológico avaliados por indicadores: (1,2% sem resposta)
52% não possuem indicadores para monitorar o desempenho do parque tecnológico 48% possuem indicadores para monitorar o desempenho do parque tecnológico:
68% se atende aos requisitos de qualidade estabelecidos 41% se atende a agilidade de resultados desejada (TAT)
35% se atende as demandas do negócio (planejamento estratégico) 31% se atende ao custo operacional determinado
29% se atende a demanda atual e de crescimento projetado
26% se atende ao nível de segurança ao paciente/profissionais determinado 23% se atende a requisitos dos clientes
16% se atende a produtividade de pessoal estabelecida 12% se atende a minimização do impacto ambiental
(6) Indicadores específicos adotados. (0,9 % sem resposta)
47% não possuem indicadores para monitorar o desempenho do parque tecnológico 53% possuem indicadores para monitorar o desempenho do parque tecnológico:
47% Eficácia do processo analítico – atendimento a especificações da qualidade 47% Eficiência de processo analítico – tempo médio de realização do exame 47% Eficiência de pessoal (produtividade)
41% Eficácia do processo analítico – ocorrência de falhas em resultados 41% Eficácia de processo analítico – manutenção corretiva versus preventiva 40% Financeiro – custo do processo
37% Eficácia do processo analítico – ocorrência de falhas no processo 33% Segurança – ocorrência de acidentes
30% Financeiro – custo de manutenção 27% Sustentabilidade – geração de resíduos
23% Sustentabilidade – consumo de recurso natural: água, energia, papel. 21% Eficiência de processo analítico – utilização versus disponibilidade 17% Eficiência de processo analítico – indisponibilidade por manutenção
Nota: Cerca de 10% dos participantes que informaram não ter indicadores para monitorar o desempenho do parque tecnológico na pergunta 5, listaram indicadores que possuem na pergunta 6. O que sugere que o laboratório não relaciona os indicadores que possui com aspectos do processo especificados na pergunta 5 o que pode levá-los a não perceber que possuem indicadores que podem ajudá-los a monitorar seu parque tecnológico.
Referência Bibliográfica:
1. Oliveira, C.A.; Mendes, M. E. Gestão da fase analítica do laboratório : como assegurar a qualidade na prática. Vol.1. Rio de Janeiro : ControlLab, 2010.
2. Oliveira, C.A.; Mendes, M. E. Gestão da fase analítica do laboratório : como assegurar a qualidade na prática. Vol.3. Rio de Janeiro : ControlLab, 2012.
3. Laboratory Medicine: Challenges and Opportunities. Clinical Chemistry 53, No. 10, 2007. p 1730-33. 4. Crissman, J.. Making the Most of Clinical Laboratory
Automation: Achieving Best Practices with Total Laboratory Automation in Your Laboratory. White Paper. Dark Intelligence Group. 2010.
5. McDowall, R. D. Risk Management for Laboratory Automation Projects. 2004. Journal of Laboratory Automation. doi:10.1016/j.jala.2004.01.002 6. Lam, C.W.; Jacob, E. Implementing a Laboratory
Automation System: Experience of a Large Clinical Laboratory. Journal of Laboratory Automation. 17(1) 16– 23. 2012.
7. Melanson, S. F.; Neal I. Lindeman, N.I. Selecting Automation for the Clinical Chemistry Laboratory. Arch Pathol Lab Med—Vol 131, July 2007.
8. Campana, G. A.; Oplustil, C. P. Conceitos de automação na medicina laboratorial: revisão de literatura. J Bras Patol Med Lab. Vol. 47, n. 2, p. 119-127, 2011.
9. Mendes,ME. Gerenciar equipamentos para reduzir prazos e custos. Boletim Qualifique ControlLab nº28 Jan/Fev/Mar 2010, p.2-3.
10. Sumita,NM. Qualificação de Sistemas Analíticos.Boletim
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Gestão por processos no laboratório clínico: uma abordagem prática. São Paulo: EPR Editora Ltda., 2007. 12. Oplustil, CP; Meira, C; Oliveira, D. Qualidade em
Laboratório Clínico. Coleção 156 Perguntas e Respostas. Título II. 1ª Edião. São Paulo: Sarvier, 2012.
