Armando Oliveira
capotar é preciso
Gestão de projetos com Amyr Klink
Copyright © 2020 by Armando Oliveira
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Grafia atualizada segundo o Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa de 1990, que entrou em vigor no Brasil em 2009.
capa André Hellmeister foto de capa Paulo Vitale
revisão técnica Marcelo Gomes Correia preparação Maria Fernanda Alvares revisão Clara Diament e Márcia Moura
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (cip) (Câmara Brasileira do Livro, sp, Brasil)
Oliveira, Armando
Capotar é preciso : gestão de projetos com Amyr Klink / Armando Oliveira. — 1a ed. — São Paulo : Portfolio-Penguin, 2020.
Bibliografia.
isbn 978-85-8285-103-6
1. Administração de projetos 2. Klink, Amyr, 1955- 3. Negócios 4. Projetos – Planejamento i. Título.
20-33454 cdd-658.404
Índice para catálogo sistemático: 1. Administração de projetos 658.404 Cibele Maria Dias – Bibliotecária – crb-8/9427
[2020]
Todos os direitos desta edição reservados à editora schwarcz s.a.
Rua Bandeira Paulista, 702, cj. 32 04532-002 — São Paulo — sp Telefone (11) 3707-3500 www.portfolio-penguin.com.br
sumário
Prefácio 9
I. Projetos
1. A travessia a remo do Atlântico Sul 17 2. A invernagem antártica 21
3. A circum-navegação polar 26 4. Mas, afinal, o que é um projeto? 30
II. Concepção e iniciação
5. Concebendo e viabilizando um projeto 49 6. Iniciando de fato um projeto 53
7. Visualizando apenas a essência de um projeto 63 8. Canvas da travessia do Atlântico Sul 69
9. Buscando e gerando conhecimento 85
III. Planejamento detalhado
11. Definindo a qualidade a ser atingida 130 12. As aquisições e as subcontratações 139 13. O engajamento das partes interessadas 150 14. Os recursos humanos e físicos 154
15. Elaborando o cronograma 165 16. A comunicação no projeto 199 17. Os riscos do projeto 210 18. Os custos do projeto 245
19. Consolidando o plano de gerenciamento do projeto 255
IV. Execução, monitoramento e controle
20. Colocando o plano em prática 263 21. Escopo 270 22. Qualidade 273 23. Aquisições 277 24. Partes interessadas 281 25. Recursos 285 26. Cronograma 301 27. Comunicações 306 28. Riscos 312 29. Custos 322 V. Encerramento
30. Encerramento de fases e do projeto 335 Agradecimentos 341
Apêndice 343
Referências bibliográficas 350 Créditos das imagens 351
Ao meu pai, que me ensinou a importância do trabalho e da ética. À minha mãe, que me mostrou os resultados da fé e da persistência. À minha esposa e ao meu filho, que a cada dia me relembram o motivo para que eu siga adiante.
prefácio
finalmente consegui agendar um encontro com Amyr Klink! Nascido em São Paulo em 1955, Amyr é um dos navegadores mais res-peitados no Brasil e no mundo. Realizou feitos inéditos e desafiadores. Foi o primeiro e, até hoje, o único a fazer a travessia, sozinho e a remo, do Atlântico Sul: uma jornada de 3700 milhas, durante cem dias sem escalas ou interrupções, e sem aparatos de apoio como celular, gps, motor ou outro barco que o acompanhasse. Em outra viagem, navegou 27 mil milhas em 642 dias, incluindo sete meses e meio com o barco imobilizado pelo gelo antártico. Posteriormente, fez uma circum-nave-gação polar pela rota mais difícil e arriscada, percorrendo 14 mil milhas durante 88 dias. Foram histórias como essas que me despertaram o interesse de conhecê-lo pessoalmente.
Entrei no escritório de Amyr e fiquei aguardando sua chegada. À mi-nha volta havia muita história: nada de peças de decoração impessoais adquiridas em grandes lojas ou suvenires que adquirimos apenas como prova de que passamos por determinados lugares, mas sim lembranças de uma vida e objetos que fazem parte das suas histórias. Histórias reais, únicas. Havia uma parede inteira de exemplares da National
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miniaturas de barcos, peças, cartas náuticas e diversos outros itens que eu não fazia a menor ideia de para que serviriam. Tudo ali lembrava o mar, suas viagens, experiências e conquistas. Observava cada item e imaginava onde ele havia usado ou tentado usar aquilo.
Eu o aguardava nervoso e ansioso. Consegui convencer sua simpá-tica equipe de que precisava de apenas dez minutos do tempo de Amyr Klink e de que aquilo era muito importante para mim. E pretendia cumprir o que prometi: apenas dez minutos, depois poderiam me chu-tar dali para fora. Durante a espera, tentei imaginar como seria Amyr. Quanto mais eu deixava a imaginação voar, mais inseguro ficava. Amyr é um empresário de sucesso, um palestrante e escritor altamente requi-sitado, um navegador experiente, que realizou feitos que a maioria dos mortais sequer sonharia planejar… A razão me dizia que havia grande probabilidade de encontrar uma pessoa fria e arrogante — de poucas palavras e ainda menos paciência — que se livraria de mim o mais breve possível. A intuição me dizia o contrário.
De repente, o portão se abriu para a entrada de um homem sobre uma scooter. Ufa, não era um ostensivo Jaguar. Mais alto e vestido de forma mais simples do que eu imaginava, Amyr se dirige a mim e diz: “Tudo bem? Sobre o que mesmo nós vamos conversar?”. Senti imenso alívio ao perceber que minha intuição estava correta. Por outro lado, de imediato, um senso de enorme responsabilidade se abateu sobre mim: como eu daria prosseguimento à nossa conversa?
No fim das contas, Amyr me ouviu atentamente, emendou nossa conversa inicial em várias histórias, e os dez minutos prometidos se transformaram em quatro horas extremamente agradáveis. Ao mesmo tempo que é extremamente culto e educado, Amyr mantém uma sóbria postura de modéstia e simplicidade. A despeito de tudo que realizou e conquistou, percebe-se nitidamente que seu prazer não vem de reco-nhecimento, títulos ou recordes, mas sim da satisfação pelo planeja-mento e pela consequente realização dos seus projetos.
Mas como — e por quê — cheguei ali? Pois bem, o primeiro livro que li de Amyr Klink foi Paratii: Entre dois polos. De cara, fiquei intrigado: o livro mostrava situações de planejamento ilimitado versus prazos e recursos limitados; esforço irrestrito versus apoio restrito; problemas
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dos mais diversos versus soluções de contorno nem sempre eficazes, desafios não imaginados e riscos se concretizando… “Puxa, isso é ges-tão de projetos!”, percebi claramente e com muita empolgação. Eram princípios de gerenciamento de projetos, alguns bem explícitos e outros ocultos nas entrelinhas. O que era para ser uma mera leitura prazerosa se transformou em uma deliciosa — e minuciosa — análise técnica sobre semelhanças e diferenças entre os projetos de Amyr Klink e os projetos que vivenciamos no cotidiano. Devorei o livro de um só fôlego: a cada página, uma anotação; a cada anotação, uma reflexão. Em pouco tempo, li todos os seus livros e passei a dividir suas histórias e minhas reflexões com equipes de projeto e com meus alunos nas aulas de mba de gerenciamento de projetos. O resultado foi muito interessante. As analogias e as reflexões que eu provocava traziam um brilho especial às explicações. Executivos que chegavam às aulas ou aos treinamentos já cansados de um dia duro de trabalho de repente passavam a pres-Primeiro encontro com Amyr Klink, ao lado do seu barco IAT.
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tar mais atenção. Equipes exaustas pelo ritmo incansável de projetos complexos e desafiadores enxergavam alguma luz no fim do túnel. E o mais importante: os conceitos eram rapidamente aprendidos, de for-ma direta, prática e agradável. Percebi que isso poderia se tornar um livro, se eu contasse com a ajuda do próprio Amyr. Tomei coragem para apresentar a ideia a ele e lá estava eu agora!
Mostrei a Amyr o meu feito: por meio de suas histórias, eu havia conseguido prender a atenção de muitas pessoas e, sobretudo, facili-tado o aprendizado delas em gestão de projetos. Em seguida, contei o que eu planejava: compilar todo esse material em um livro que pu-desse ensinar gerenciamento de projetos de forma simples, prática e prazerosa. Eu queria publicar um livro que derrubasse o mito do espírito de aventura ou de heroísmo e até mesmo da mera sorte como fatores significativos no sucesso de projetos. Queria mostrar, em lin-guagem simples, como a gestão de projetos pode de fato auxiliar no dia a dia das pessoas, tendo como pano de fundo histórias realmente interessantes, e não casos rotineiros do mundo corporativo ou cases puramente acadêmicos, cansativos e por vezes até mesmo dissociados da realidade. Queria evidenciar — sem exageros e de forma isenta — até onde chegam as técnicas de gestão de projetos em si e onde entram, em seu lugar, as experiências e as competências próprias do gestor do projeto, bem como a capacidade de adaptação do seu repertório à realidade de cada projeto.
Enfim, mostrei a Amyr que não faria uma simples releitura de suas obras, mas imprimiria sobre elas um novo olhar, da perspectiva do gerenciamento de projetos. Não seria uma leitura técnica e altamen-te aprofundada sobre o gerenciamento de projetos, mas sim algo que despertasse no leigo o interesse e no perito a corroboração — ou o questionamento — de suas técnicas. Não seria um apanhado de res-postas prontas, verdades absolutas, lições de ouro ou cálices sagrados, mas uma coletânea de fatos concretos e reais; de histórias verídicas, interessantes e empolgantes; de sonhos e realizações; de pessoas e seus esforços para atingir objetivos nunca antes alcançados. Em resumo, uma abordagem prática, didática e ao mesmo tempo prazerosa para enxergar o gerenciamento de projetos.
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Amyr não apenas acolheu a ideia de imediato, oferecendo todo o apoio necessário — e sem pedir absolutamente nada em troca —, como generosamente continua me apoiando. Aqueles “dez minutos de con-versa” foram seguidos de vários outros encontros de muitas horas. Em diversas ocasiões, após horas de conversa, um olhava para o outro e dizia “Puxa, desvirtuamos totalmente o objetivo da conversa, mas o papo estava muito bom”. Mal eu sabia que esses encontros culminariam em uma amizade que pretendo manter para sempre.
Para completar a missão com sucesso total, espero que este material ajude você, leitor, de forma lúdica e bastante objetiva, a entender mais facilmente algumas das melhores práticas em gerenciamento de projeto e a aplicá-las em sua vida profissional e pessoal.
Nos três primeiros capítulos, farei um breve resumo de três projetos de Amyr Klink que serviram de inspiração para escrever este livro: a travessia a remo do Atlântico Sul, a invernagem antártica e a circum--navegação polar.
Nos capítulos subsequentes, explorarei essas três histórias pela pers-pectiva da gestão de projetos. Passarei por todo o ciclo de vida de um projeto, desde a concepção e o planejamento até sua execução e en-cerramento. Às histórias, caberá a tarefa de ilustrar melhor o passo a passo de como planejar e gerenciar bem um projeto. Vale lembrar que as práticas de gestão de projetos mencionadas neste livro são baseadas em modelos internacionalmente reconhecidos e se aplicam a todo tipo de projeto — seja um evento como uma festa ou um show; a construção ou reforma de uma casa, de um prédio ou de uma usina hidrelétrica; o desenvolvimento e/ou manutenção de um software ou até de um grande sistema de gestão empresarial.
Por fim, os princípios explorados neste livro podem servir para or-ganizar melhor o projeto da sua vida, seja a sua futura pequena ou grande empresa ou a construção de um barco que o levará a adquirir experiências inesquecíveis, como as que veremos a seguir.
I
Projetos
1
A travessia a remo do
Atlântico Sul
este foi o primeiro grande projeto de Amyr Klink. Desacredi-tado por grandes engenheiros navais, subiu a bordo do pequeno barco
IAT, completamente sozinho, sem celular, gps, motor, velas ou
em-barcação de apoio, contando apenas com dois remos para atravessar o oceano Atlântico sem paradas, em uma viagem que duraria mais de três meses. Preparado para passar por um longo período sem comunicação com qualquer pessoa e percorrer centenas de milhas sem poder sequer confirmar se ainda permanecia na rota correta, Amyr Klink encarou o desafio, sabendo que os poucos que tentaram tal feito morreram, abortaram ou cancelaram a travessia, que nunca havia sido realizada com sucesso nessas condições.
Em 10 de junho de 1984, Amyr Klink deixa o porto de Lüderitz, na Namíbia, costa do continente africano, remando em direção ao Brasil, em uma embarcação cujo projeto e cuja construção foram liderados por ele mesmo. A escolha do local de partida foi minuciosamente plane-jada para maximizar as chances de sucesso. A região é extremamente perigosa e aterrorizante para a navegação, por possuir ondas altíssimas e recordes de naufrágios junto da costa. Tais condições são agravadas pelo fato de o barco usado ser pequeno e movido apenas por remos.
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Por outro lado, Lüderitz era um ponto estrategicamente perfeito para o início da travessia, já que viabilizava usar uma rota que pro-porcionaria o melhor aproveitamento das correntes marítimas e dos ventos alísios, fatores determinantes para aumentar as chances de um barco sem propulsão a motor alcançar a costa brasileira no me-nor tempo possível e inteiro. Uma decisão arriscada, mas consciente, que não pretendia ser uma aventura e, muito menos, contar com a sorte. Tratava-se tão somente de planejamento minucioso. Não era de forma alguma uma empreitada suicida nem mesmo solitária, pois contara com horas e horas de diversos especialistas envolvidos desde a concepção do projeto.
Todo o projeto, na verdade, foi conduzido com muito planejamento. E de fato sabemos que o planejamento minucioso era a única forma que Amyr tinha de minimizar seu risco de vida. Como a travessia era solitária e não haveria nenhuma parada, a falta de um simples parafuso poderia ser catastrófica. Um acidente, o menor problema de saúde, uma Rota da travessia a remo.
