INSTRUMENTO NORMATIVO PARA GESTÃO DE CONTAS A PAGAR DA CDP

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INSTRUMENTO NORMATIVO

PARA GESTÃO DE CONTAS A

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Documento Controlado – Revisão IN – 3505.01 Página 2 de 18 SUMÁRIO 1. OBJETIVO... 4 2. ABRANGÊNCIA ... 4 3. DEFINIÇÕES ... 4 3.1. POLÍTICAS ... 6 3.2. DIRETRIZES ... 6 3.3. CONSENSO / APROVAÇÃO ... 6 3.4. PONTO DE CONTROLE ... 6 3.4.1. Quantidade de Pagamentos ... 6

3.4.2. Total de Lançamento Realizado por Empregados ... 6

3.5. UNIDADE RESPONSÁVEL ... 7

3.6. UNIDADE EXECUTORA ... 7

4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ... 7

4.1. DA UNIDADE RESPONSÁVEL ... 7

4.1.1. Supervisão de Contas a Pagar - SUFCOP ... 7

4.1.2. Tesouraria ... 8

4.2. DAS UNIDADES EXECUTORAS ... 9

4.2.1. Supervisão de Cadastro e Pagamento - SUPCAP ... 9

4.2.2. Supervisão de Controladoria e Faturamento - SUCOFA ... 9

4.2.3. Supervisão de Compra e Almoxarifado - SUCOMP ... 9

4.2.4. Gerência de Auditoria Interna - GERAUD ... 9

4.2.5. Gerência de Contabilidade - GECONT ... 9

4.2.6. Gerência de Finanças - GEFINS ... 9

4.2.7. Diretoria Administrativa Financeira – DIRAFI ...10

4.2.8. Diretoria de Gestão Portuária - DIRGEP ...10

4.2.9. Diretoria da Presidência - DIRPRE ...10

5. DIRETRIZES ESPECÍFICAS ...10

5.1. RETENÇÕES DOS TRIBUTOS ...10

5.1.1. Dos Tributos Federais ...10

5.1.2. Da Contribuição Previdenciária ...11

5.1.3. Do ISS ...11

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5.3. PRAZOS E VENCIMENTOS ...11

5.4. CADASTRO DE FORNECEDORES ATUALIZADO ...11

6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ...12 7. NOTAS EXPLICATIVAS ...12 8. ANEXOS ...12 9. APROVAÇÃO...12 ANEXO I ...13 ANEXO II ...15 ANEXO III ...17

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1. OBJETIVO

01- Esta norma tem por finalidade padronizar as regras e procedimentos para a execução dos pagamentos de obrigações assumidas pela Companhia, estabelecendo os pontos de controle e delimitando as atribuições, para assim assegurar que ocorra o trâmite correto dos processos dentro dos prazos e condições estabelecidos pela política da empresa em contrato e na legislação.

2. ABRANGÊNCIA

01- Esta norma se aplica as todas as áreas da CDP.

3. DEFINIÇÕES

Termo Descrição CONCILIAÇÃO

BANCÁRIA

Ato contábil financeiro para verificação de

movimentação e saldos bancários.

CERTIFICAÇÃO DE NOTAS

Ato administrativo onde o fiscal de contrato atesta que o bem foi fornecido ou o serviço prestado.

COFINS Contribuição para Financiamento da Seguridade

Social.

CSLL Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

DANFES Documento Auxiliar Notas Ficais Eletrônicas.

FATURA

Documento comercial que representa o direito a receber sobre um bem vendido ou serviço prestado. Este documento hoje já é abrangido na nota fiscal, sendo que pode ser emitido isoladamente quando o

fornecedor ou prestador estiver dispensado,

legalmente, de emissão de nota fiscal.

FUNDAF Fundo de Desenvolvimento e Administração da

Arrecadação e Fiscalização.

FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

IOF Imposto sobre Operações Financeiras.

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Termo Descrição IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte.

INSS Instituto social do Seguro Social.

ISS Imposto sobre serviços.

MÓDULO RUBI Módulo de Folha de Pagamento.

MEI

Microempreendedor Individual – Sistema tributário

onde o empresário individual recolhe valores fixos mensais.

NOTA FISCAL

Documento Fiscal, instituído por Lei, que comprova e descrimina fiscalmente a aquisição de bens ou de contratação de serviços.

PRESTADOR DE

SERVIÇO Aquele que presta o serviço.

PIS Programas de Integração Social.

SERVIÇO

É toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem,

operação, conservação, reparação, adaptação,

manutenção, transporte, locação de bens,

publicidade, seguro ou trabalhos

técnico-profissionais.

RETENÇÕES DE TRIBUTOS

Fato previsto no Código Tributário Nacional, onde a responsabilidade pelo pagamento do tributo passa ser de outra pessoa da relação jurídica. Geralmente, a retenção se dá no crédito ou pagamento de aquisições de bens e serviços contratados.

SIMPLES NACIONAL Sistema tributário simplificado onde os tributos são

recolhidos em guia única.

TOMADOR DE

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3.1. POLÍTICAS

a. Regimento Interno de Transição da CDP.

3.2. DIRETRIZES

# Diretrizes

1 Estabelecer os Procedimentos necessários para o processo de gestão de contas a Pagar.

2 Observar o fluxo do processo.

3.3. CONSENSO / APROVAÇÃO

01- Este Instrumento Normativo foi elaborado pela SUFCOP e validado pela GEGEST.

3.4. PONTO DE CONTROLE

3.4.1. Quantidade de Pagamentos

a Objetivo: Medir a quantidade de pagamentos realizados em relação ao número de dias úteis no mês.

b Periodicidade: mensal. c Cálculo:

X = Quantidade de Pagamento Realizados

---

Número de Dias úteis

3.4.2. Total de Lançamentos Realizados por Empregados

a. Objetivo: Medir o volume de lançamentos realizados por cada empregado, lotado no setor de Contas a Pagar, mensalmente.

b. Periodicidade: mensal. c. Cálculo:

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X

= Total de Lançamentos Realizados x100

--- Total de Empregados do Setor

3.5. UNIDADE RESPONSÁVEL

01- Neste processo, a Unidade Responsável é a SUFCOP, que fica responsável pelo fiel cumprimento do processo de gestão de contas a pagar.

3.6. UNIDADE EXECUTORA

01- Neste processo, as unidades executoras são todas as áreas da Companhia responsáveis por elaborarem seus normativos internos, bem como a SECORC, GEJURI, GEGEST e a DIREXE.

4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 4.1. DA UNIDADE RESPONSÁVEL

4.1.1. Supervisão de Contas a Pagar - SUFCOP

a. Efetuar o planejamento e controle dos compromissos assumidos pela Companhia;

b. Receber todos os Processos e CI’s de pagamento advindas dos setores da Companhia;

c. Analisar os processos de pagamento, conferindo a documentação no que diz respeito à regularidade Fiscal;

d. Observar o cumprimento das cláusulas contratuais;

e. Efetivar os devidos lançamentos no sistema integrado Sênior, atentando para a devida classificação contábil e financeira, bem como observando as respectivas retenções de tributos;

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f. Enviar o processo para o Fiscal de Contrato para devida análise e certificação;

g. Receber de volta a documentação para o planejamento das respectivas liquidações;

h. Autorizar os pagamentos obedecendo às datas de vencimentos, de acordo com a disponibilidade financeira;

i. Enviar o processo para Tesouraria para pagamento; j. Efetivar a baixa dos títulos liquidados;

k. Apurar os impostos retidos, bem como provisionar o pagamento nas datas de vencimento estabelecidas em lei;

l. Promover o registro e acompanhamento das contas bancárias, realizando a sua conciliação periódica com a importação dos extratos bancários, tomando as medidas necessárias à sua correção;

m. Efetuar o lançamento das tarifas bancária, bem como os rendimentos das aplicações financeiras e IOF;

n. Efetuar cadastro dos novos fornecedores;

o. Supervisionar o controle de arquivo dos contratos vigentes e assinar a abertura e encerramento dos mesmos, para posterior envio ao setor competente;

p. Efetuar no sistema, o fechamento da Nota advinda da SUCOMP, atentando-se para a conferência dos impostos.

4.1.2. Tesouraria

a. Efetuar os pagamentos já aprovados pela SUFCOP, podendo ser efetuados através de cheque, remessa bancária ou em espécie;

b. Receber o retorno do Banco dos pagamentos liquidados e importar para o Sênior para baixa dos títulos.

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4.2. DAS UNIDADES EXECUTORAS

4.2.1. Supervisão de Cadastro e Pagamento - SUPCAP

a Incluir os valores a pagar relacionados à Folha de Pagamento, bem como seus encargos previdenciários e FGTS, através de integração financeira do Módulo RUBI.

4.2.2. Supervisão de Controladoria e Faturamento - SUCOFA

a Setor responsável em emitir a Ordem de Compra, obedecendo a dotação orçamentária.

4.2.3. Supervisão de Compra e Almoxarifado - SUCOMP

a Responsável pelas compras de materiais da Companhia, enviando para SUFCOP os DANFES, já devidamente lançado no sistema Sênior.

4.2.4. Gerência de Auditoria Interna - GERAUD

a Auditar os contratos e os processos com as notas fiscais anexadas a eles após o pagamento, conferindo os comprovantes, documentações e certidões negativas exigidas e se há alguma divergência.

4.2.5. Gerência de Contabilidade - GECONT

a Responsável pela apuração dos tributos: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, Cofins, PIS, IRPJ e CSSL, criando os títulos dentro do sistema Sênior.

4.2.6. Gerência de Finanças - GEFINS

a. Executar as atividades de execução financeira; b. Elaborar cronograma de desembolso;

c. Elaborar o fluxo de caixa diário e projetado para o exercício;

d. Elaborar relatório mensalmente com informações de cunho gerencial quanto aos recebimentos e desembolsos;

e. Acompanhar e manter controles quanto à execução dos contratos firmados com a Companhia;

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g. Analisar índices econômico-financeiros, analisar rentabilidade e lucratividade dos investimentos, retorno dos investimentos, financiamentos.

4.2.7. Diretoria Administrativa Financeira – DIRAFI

a. Autoriza os pagamentos a serem realizados; b. Assina os cheques e remessas de pagamentos.

4.2.8. Diretoria de Gestão Portuária - DIRGEP

a Assina os cheques e remessas de pagamentos na ausência de um os Diretores acima.

4.2.9. Diretoria da Presidência - DIRPRE

a. Autoriza e assina os pagamentos.

5. DIRETRIZES ESPECÍFICAS

01- Este normativo tem por objetivo nortear os processos do setor de Contas a pagar, estabelecendo as atribuições da supervisão e gerência financeira para a execução do ciclo financeiro que tem início com o recebimento dos processos com as notas fiscais/faturas/recibos e finalizado com a baixa do pagamento.

5.1. RETENÇÕES DOS TRIBUTOS 5.1.1. Dos Tributos Federais

01- Como esta CDP foi constituída como Sociedade de Economia Mista, com capital da União, ela está sujeita, nos termos da Lei nº 9.430/96, regulamentada pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil – IN/RFB nº 1.234/12 a fazer a retenção dos tributos PIS, Cofins, IRPJ e CSSL a todos os pagamentos efetuados a pessoa jurídica na aquisição de bens e serviços. Portanto, faz-se necessário o acompanhamento de alterações destas normas. Deverá observar também as alterações da legislação do imposto de renda na fonte sobre rendimentos pagos às pessoas físicas, que não sejam empregados da Companhia.

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5.1.2. Da Contribuição Previdenciária

01- Os profissionais responsáveis pelo pagamento deverão acompanhar as alterações da IN/RFB nº 971/09, que trata das retenções de contribuição previdenciária.

5.1.3. Do ISS

01- De acordo com a legislação de cada município, esta CDP foi considerada como substituto tributário para recolhimento de ISS na fonte. Deste modo, também deverá ser feito acompanhamento de todas as alterações legais em todos os municípios em que esta CDP mantém unidades operacionais.

5.2. ENTRADA DE NOTAS FISCAIS

01- As entradas das notas fiscais deverão ocorrer na Secretaria Geral (SECGER) entre os dias 05 a 20 de cada mês, de acordo com a resolução DIRAFI 11/2016.

5.3. PRAZOS E VENCIMENTOS

a. Dia 07 de cada mês: FGTS;

b. Dia 10 de cada mês – ISS e FUNDAF;

c. Dia 20 cada mês – INSS, Desoneração da Folha e tributos retidos (PIS,

COFINS, IRPJ, IRRF, CSLL);

d. Dia 25 cada mês – PIS E COFINS sem faturamento; e. Dia 30 cada mês – IRPJ e CSSL.

5.4. CADASTRO DE FORNECEDORES ATUALIZADO

01- Sempre manter o cadastro de fornecedor atualizado, pois a legislação fiscal trata a retenção de acordo com o regime tributário aplicado pelo prestador ou fornecedor. Deve-se dar maior atenção a início de cada ano, época em que os contribuintes fazem opção tributária para o Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.

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6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

a. Legislação Municipal dos Municípios de Belém, Barcarena, Santarém, Vitória do Xingu, Itaituba e Óbidos.

b. Manual de Elaboração de Políticas, Normas e Procedimentos da CDP – IN 11.01.01.

c. Lei nº 9.430/96, regulamentada pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil - IN/RFB nº 1.234/12

d. IN/RFB nº 971/09

e. Resolução DIRAFI 11/2016

7. NOTAS EXPLICATIVAS

01- Não há notas.

8. ANEXOS

a. ANEXO I - Fluxograma – Gerir Contas a Pagar.

b. ANEXO II - Fluxograma – Gerir Contas a Pagar – Realizar Conciliação Bancária .

c. ANEXO III - Resolução DIRAFI nº 11/2016.

9. APROVAÇÃO

Este Instrumento Normativo foi aprovado por meio da Deliberação DIREXE n° 15/2018, em sua 1188ª Reunião Ordinária, realizada em 01/03/2018, e entra em vigor a partir da data de publicação.

PARSIFAL DE JESUS PONTES

Diretor Presidente

RAIMUNDO RODRIGUES DO ESPÍRITO SANTO JUNIOR

Diretor Administrativo-Financeiro

MARIA HELENA MOSCOSO DA SILVA

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ANEXO I

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ANEXO II

Fluxograma – Gerir Contas a Pagar –

Realizar Conciliação Bancária

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ANEXO III

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