GUIA DE PREENCHIMENTO DO
TERMO DE REFERÊNCIA – AQUISIÇÃO DE MATERIAIS DE CUSTEIO E DE BENS
PATRIMONIAIS
Seguem abaixo as
notas explicativas
de cada campo do Termo de Referência.Conforme a Lei 8.666/1993 e Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 1 de 19/01/2010, deve-se observar a definição precisa do seu objeto, existência de recursos orçamentários e verificação de disponibilidade e vantagem de reutilização de bens, por meio de materiais ociosos de instituição.
TERMO DE REFERÊNCIA Nº: (número obrigatório a ser digitado pelo usuário)
PROCESSO Nº: (número do processo – opcional. No momento da geração do TR, esse número não existirá. Somente depois da entrada no processo pelo SIPAC é que esse campo deve ser alimentado automaticamente pelo sistema).
UNIDADE SOLICITANTE: (campo de preenchimento obrigatório para indicar a unidade solicitante)
CAMPO 1 – OBJETO
Descreva o objeto de interesse de forma precisa, suficiente e clara, incluindo também, a sua finalidade. São vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização.
CAMPO 2 – JUSTIFICATIVA E OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO
Escreva minuciosamente a necessidade da contratação para o seu órgão, fazendo o alinhamento com os planos estratégicos deste. É importante demonstrar os benefícios esperados com a contratação e, se possível, justificar, numericamente, com o intuito de que esta seja priorizada, demonstrando que o tipo de solução escolhido é o que mais se aproxima dos requisitos e especificações definidos, e que mais promove a competição, levando em conta os aspectos de economicidade, eficácia, eficiência e padronização, bem como práticas de mercado. Vale ressaltar que a justificativa deve envolver todos os itens que compõem o objeto de interesse.
Um dos mais importantes momentos do início da contratação é a justificativa, em que minuciosamente deve a autoridade descrever a necessidade da contratação para seu órgão.
Justificativa da(s) quantidade(s) do(s) item(ns) a comprar/contratar a fim de documentar o método utilizado para a estimativa de quantidades no processo de contratação. Caso haja documentação que tenha subsidiado as quantidades demandadas, anexar ao Termo de Referência.
CAMPO 3 - ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO
Descrever detalhadamente o objeto a ser contratado, com todas as especificações necessárias e suficientes para garantir a qualidade da contratação. Devem-se levar em consideração as normas técnicas eventualmente existentes, elaboradas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, quanto a requisitos mínimos de qualidade, utilidade, resistência e segurança, nos termos da Lei n° 4.150, de 1962.
“É ilegal a indicação de marcas, salvo quando devidamente justificada por critérios técnicos ou expressamente indicativos da qualidade do material a ser adquirido, nos termos do § 7º do art. 15 da Lei no 8.666/1993. Quando necessária indicação de marca como referência de qualidade ou facilitação da descrição do objeto, deve esta ser seguida das expressões “ou equivalente”, “ou similar” e “ou de melhor qualidade”, devendo, nesse caso, o produto ser aceito de fato e sem restrições pela Administração. Pode a Administração inserir em seus editais, cláusula prevendo a necessidade de a empresa participante do certame demonstrar, por meio de laudo expedido por laboratório ou instituto idôneo, o desempenho, qualidade e produtividade compatível com o produto similar ou equivalente à marca referência mencionada no edital.” (Acórdão 2300/2007 Plenário, TCU).
Deve a Administração, ainda, observar o princípio da padronização que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas.
A regra a ser observada pela Administração nas licitações é a do parcelamento do objeto, conforme disposto no § 1º do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, mas é imprescindível que a divisão do objeto seja técnica e economicamente viável e não represente perda de economia de escala (Súmula 247 do TCU). Por ser o parcelamento a regra, deve haver justificativa quando este não for adotado.
No mesmo sentido, e especificamente para compras, o § 7º do art. 23 da Lei nº 8.666, de 1993, aplicável subsidiariamente ao pregão (art. 9º da Lei nº 10.520, de 2002), prevê a cotação de quantidade inferior à demandada na licitação, com vistas à ampliação da competitividade, podendo o edital fixar quantitativo mínimo para preservar a economia de escala. Nas aquisições e contratações governamentais, deve ser dada prioridade para produtos reciclados e recicláveis e para bens, serviços e obras que considerem critérios compatíveis com padrões de consumo social e ambientalmente sustentáveis (artigo 7º, XI, da Lei nº 12.305, de 2010 – Política Nacional de Resíduos Sólidos).
Por outro lado, nos termos da Instrução Normativa SLTI/MPOG n° 1, de 19/01/2010, “as especificações para a aquisição de bens, contratação de serviços e obras por parte dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão conter critérios de sustentabilidade ambiental, considerando os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas”, tomando-se a cautela de não restringir injustificadamente a competitividade do certame (artigos 1° e 2°).
Por vezes, a exigência de determinado requisito ambiental deriva de imposição normativa, editada pelos órgãos de proteção ao meio ambiente (Conselho Nacional do Meio Ambiente – CONAMA, IBAMA, Ministério do Meio Ambiente, etc.). Nesses casos, a especificação técnica do objeto deve ser definida de
acordo com as determinações da norma vigente: por exemplo, automóveis que respeitem parâmetros máximos de emissão de poluentes, produtos que não contenham substâncias degradadoras da camada de ozônio em sua composição, etc. (vide o Guia Prático de Licitações Sustentáveis do NAJ/SP para uma lista mais completa de objetos abrangidos por disposições normativas de caráter ambiental).
Nos demais casos, cabe ao órgão a opção pelas especificações do objeto que melhor atendam às exigências ambientais. Tal decisão deve ser motivada com base em critérios técnicos. Vale lembrar que o art. 5° da mesma Instrução Normativa exemplifica alguns dos critérios de sustentabilidade ambiental que podem ser exigidos na descrição do bem:
a) que os bens sejam constituídos, no todo ou em parte, por material reciclado, atóxico, biodegradável, conforme normas da ABNT;
b) que sejam observados os requisitos ambientais para a obtenção de certificação do INMETRO como produtos sustentáveis ou de menor impacto ambiental em relação aos seus similares;
c) que os bens sejam, preferencialmente, acondicionados em embalagem individual adequada, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento;
d) que os bens não contenham substâncias perigosas em concentração acima da recomendada na diretiva RoHS (Restriction of Certain Hazardous Substances), tais como mercúrio (Hg), chumbo (Pb), cromo hexavalente (Cr(VI)), cádmio (Cd), bifenil-polibromados (PBBs), éteres difenil-polibromados (PBDEs).
Uma vez exigido qualquer requisito ambiental na especificação do objeto, deve ser prevista a forma de comprovação de seu respectivo cumprimento no decorrer da licitação: normalmente, na fase de julgamento, por meio da apresentação de certificação emitida por instituição pública oficial ou instituição credenciada, ou por outro meio de prova que ateste que o bem fornecido atende às exigências (§ 1° do art. 5° da citada Instrução Normativa). Lembrar que referida IN nº 01/2010 determina no art. 7°, §1° que se verifique a disponibilidade e a vantagem de reutilização de bens por meio de consulta ao fórum eletrônico de materiais ociosos, que integra o Portal Comprasnet, conforme art. 9°.
Nos termos do art. 48, III da Lei Complementar nº 123, de 2006 (atualizada pela LC nº 147/2014), a Administração deverá estabelecer, em certames para aquisição de bens de natureza divisível, cota de até 25% (vinte e cinco por cento) do objeto para a contratação de microempresas e empresas de pequeno porte. Por essa razão, parcela de até 25% (vinte e cinco por cento) dos quantitativos divisíveis deverão ser destinados exclusivamente a ME/EPP/COOP beneficiadas pela LC nº 123/2006. Essas “cotas reservadas” deverão ser definidas em função de cada item separadamente ou, nas licitações por preço global, em função do valor estimado para o grupo ou o lote da licitação que deve ser considerado como um único item (art. 9º, inciso I do Decreto nº 8.538, de 2015). O Termo de Referência deverá identificar as cotas reservadas para ME/EPP, assim como os respectivos itens/grupos de origem, de onde foram desmembradas.
A fixação das cotas reservadas poderá ser justificadamente excepcionada nas hipóteses do art. 10, incisos I, II e IV do Decreto nº 8.538, de 2015, a saber: I - não houver o mínimo de três fornecedores competitivos enquadrados como microempresas [...] capazes de cumprir as exigências estabelecidas no instrumento convocatório; II - o tratamento diferenciado e simplificado para as microempresas e as empresas de pequeno porte não for vantajoso para a administração pública ou representar prejuízo ao
conjunto ou complexo do objeto a ser contratado, justificadamente; (...) IV - o tratamento diferenciado e simplificado não for capaz de alcançar, justificadamente, pelo menos um dos objetivos previstos no art. 1º.
Considera-se “não vantajosa a contratação” quando: I - resultar em preço superior ao valor estabelecido como referência; ou II - a natureza do bem, serviço ou obra for incompatível com a aplicação do benefício (Decreto nº 8.538, de 2015, art. 10, parágrafo único).
A indicação das cotas reservadas, nos termos do inciso III do art. 48, da LC nº 123, de 2006, não é aplicável para os itens e grupos alcançados pela exclusividade de que trata o inciso I do mesmo dispositivo (nota explicativa anterior) ou pela possibilidade de afastamento do tratamento diferenciado previsto no art. 49.
A previsão de prioridade de aquisição das cotas reservadas deverá ser incluída quando houver a possibilidade de entrega parcelada. A decisão pela inviabilidade de aquisição preferencial da cota reservada deverá ser justificada caso a caso pela Administração, em função dos quantitativos mínimos e máximos de demanda, definidos no Termo de Referência.
O Decreto nº 8.473, de 2015, estabelece que, a partir de 1º de Janeiro de 2016, do total de recursos destinados no exercício financeiro à aquisição de gêneros alimentícios pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, pelo menos 30% (trinta por cento) deverão ser destinados à aquisição de produtos de agricultores familiares e suas organizações, empreendedores familiares rurais e demais beneficiários que se enquadrem na Lei nº 11.326, de 2006, e que tenham a Declaração de Aptidão ao PRONAF - DAP. As situações de exceção deverão ser justificadas na forma do art. 2º do referido Decreto.
Para preenchimento dos campos de especificação do objeto é necessário antes preencher planilha de Orçamento Detalhado, correspondente à pesquisa de preços realizada, a qual deve ser anexada ao Termo de Referência.
A IN SLTI nº 05, de 27 de junho de 2014, dispõe sobre o procedimento administrativo destinado a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, segundo a qual, excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores (art. 2º, §6º).
Dessa forma, o preenchimento dos campos que compõem a especificação detalhada do objeto deve ser feito conforme as orientações abaixo:
-Nº Item: número sequencial em ordem crescente (ex: 1, 2, 3, etc).
-Identificação CATMAT: corresponde ao código alfanumérico gerado pelo sistema CADMAT (Catálogo de Materiais) do governo federal. Para obter esse código, acesse o site do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG (Acessar: Rede SERPRO; para este procedimento o usuário tem que estar habilitado no sistema SIASG; caso a senha tenha expirado, providenciar nova senha junto à PROPLAD) e execute os seguintes procedimentos: > insira seu CPF e sua senha > Digite os dados solicitados ˃ Selecione a opção SIASG no menu ˃ Marque a opção "Produção" no campo "Confirmação do ambiente" ˃ Pressione a tecla "Enter" duas vezes ˃ Selecione a opção "CATMAT" ˃ Selecione a opção "Item de material" ˃ Selecione "CONITEMMAT" (Consulta item de material) ˃ Para consulta por nome padrão, digite uma palavra-chave de no mínimo três radicais.
-Descrição do produto: corresponde a especificação do material no CATMAT, ou seja, o seu nome padrão. Copie e cole-o nesse campo.
-Unidade de medida: corresponde à unidade de medida do produto a ser adquirido (ex: metro, caixa, etc).
-Quantidade: número indicando a quantidade de produto a ser adquirido conforme unidade de medida especificada.
-Valor Unitário Médio: valor em real obtido, cotado conforme ordem de preferência e os parâmetros estabelecidos pela Instrução Normativa SLTI/MPOG n° 5, de 27/06/2014.
-Valor Total Médio: valor calculado automaticamente. Corresponde ao resultado da multiplicação do valor unitário do item pela sua quantidade.
ATENÇÃO: Observação sobre agrupamento de itens por lotes: Caso o demandante deseje que a licitação seja processada por lotes dos itens, deve individualizar os lotes e justificar o agrupamento pretendido nesse campo (3.1 - Detalhamento da solução ou da especificação do objeto) de forma que não fira os princípios da ampla concorrência e isonomia entre os licitantes.
Assim, o demandante deve incluir em sua justificativa a resposta às seguintes perguntas: 1) É tecnicamente viável dividir a solução?
2) É economicamente viável dividir a solução? 3) Não há perda de escala ao dividir a solução?
4) Há o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade ao dividir a solução? Cabe informar que, caso as quatro respostas sejam positivas e possam ser fundamentadas, a solução pode ser dividida em lotes.
CAMPO 4 – ESTIMATIVA DE VALOR
Esse campo é calculado pela soma dos valores totais, mostrados no campo 3.
CAMPO 5 – DA SELEÇÃO DE AMOSTRA
O usuário deve especificar para qual(is) item(ns) vão ser criados critérios de avaliação e julgamento. Sugere-se que para todo item de material a ser adquirido seja especificado critério de seleção da amostra.
CAMPO 6 – MÉTODOS E ESTRATÉGIA DE SUPRIMENTO
Informar o prazo e local de entrega dos bens. E, no caso de produtos perecíveis, o prazo de validade.
IMPORTANTE: quando houver a previsão de entregas parceladas, o Termo de Referência deverá
indicar os quantitativos mínimos por demanda, prazos e condições, a fim de permitir a adequada cotação dos custos de logística por parte das licitantes.
CAMPO 7 – RECEBIMENTO E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO OBJETO
Informar o prazo e forma para recebimento provisório e definitivo do objeto. E, no caso de bens rejeitados, o prazo para substituição.
OBSERVAÇÔES:
-O prazo para recebimento definitivo não pode ser superior a 90 dias do recebimento provisório, conforme art.73, § 3º, da Lei 8.666/93. Casos excepcionais devem ser justificados nos autos para que seja previsto no edital.
-Nos termos do art. 74 da Lei n° 8.666, de 1993, poderá ser dispensado o recebimento provisório nos casos de gêneros perecíveis e alimentação preparada.
CAMPO 8 – CRITÉRIOS DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS FORNECEDORES
Nesse campo devem ser informados ou esclarecidos os critérios de qualificação/capacidade técnica para fins de habilitação.
CAMPO 9 – FORMA E PRAZO DE PAGAMENTO
Informar o prazo e a forma de pagamento.CAMP 10 – OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
Relacionar as obrigações da contratante.
O usuário pode, opcionalmente, preencher o campo de "Informações complementares", tanto para o item 10.1 como para o item 10.2.
CAMPO 11 – OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
Relacionar as obrigações da contratada.ATENÇÃO: As cláusulas já elencadas são as mínimas necessárias. As peculiaridades da contratação podem
recomendar a adoção de outras obrigações.
CAMPO 12 – DIREITOS DA CONTRATANTE
Relacionar os direitos da contratante.
CAMPO 13 – DIREITOS DA CONTRATADA
Relacionar os direitos da contratada.CAMPO 14 – DA SUBCONTRATAÇÃO
Não se admite a exigência de subcontratação para o fornecimento de bens, exceto quando estiver vinculado à prestação de serviços acessórios. Observe-se, ainda, que é vedada a sub-rogação completa ou da parcela principal da obrigação (Decreto nº 8.538, de 2015, art. 7º, inciso I e §2º).
Já preenchido.
CAMPO 16 - CONTROLE DA EXECUÇÃO
Informar a forma e os autores responsáveis pela gestão e fiscalização do Contrato/ARP.
CAMPO 17 – SANÇÕES
Informar infrações consideradas e as sanções que poderão ser aplicadas.
No item 17.3 Multa moratória de < escrever a quantidade do percentual > recomenda-se até 0,07% por dia de atraso injustificado sobre o valor da parcela inadimplida, até o limite de < escrever a quantidade de dias >. Recomenda-se até 30 dias.
A Administração deve decidir, caso a caso, de acordo com o objeto, qual o prazo limite para a mora da contratada a partir do qual a execução da prestação deixa de ser útil para o órgão e enseja a rescisão do contrato. Lembre-se que esse modelo é apenas uma sugestão; é possível escalonar as multas conforme os dias de atraso, por exemplo.
17.3.1 Multa compensatória de < escrever a quantidade d o percentual > recomenda - se até 10% sobre [...]
Conforme as recomendações 9.2.20.2.1, 9.2.20.2.2 e 9.2.20.4 do Acórdão 1545/2016 do TCU, no que diz respeito à aplicação de multa, o usuário deve, sempre que possível, atrelá-la às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto. Logo, é importante definir a gradação da multa aplicável a cada obrigação inadimplida (e.g. multas por atraso de entrega de produtos, por recusa de produtos, por atraso na entrega da garantia), definindo o seu rigor de forma proporcional ao prejuízo causado pela desconformidade. Além disso, o usuário deve definir de forma clara, simples e objetiva a metodologia de cálculo da multa aplicável em cada caso (base de cálculo e percentual, por exemplo) sem prejuízo da garantia de observância dos demais aspectos inerentes à definição da multa já previstos.
Exemplo: A multa por atraso na entrega da garantia é de 2% ao dia do valor do contrato. Para uma empresa cujo contrato é de R$ 3.000.000,00, resultará em uma multa de R$ 60.000,00/dia e representará ao final do período um encargo de R$ 1.800.000,00 para o fornecedor, valor bastante significativo e incompatível ao dano causado a Universidade, dado que a garantia contratual é de no máximo 5% do valor do contrato. Dessa forma, o usuário deve usar da razoabilidade para notar que um percentual pode parecer baixo, mas ter grande impacto em contratos vultosos. Por isso, é importante deixar claro sobre qual valor o percentual da multa incidirá: se sobre o valor global do contrato ou se sobre o valor da garantia, por exemplo.
Para registrar essas gradações, o usuário deve utilizar o campo de "Informações complementares" e deixar em branco os itens 17.3 e 17.3.1.
