UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
ANALISE DO GERENCIAMENTO DE NEGOCIAÇÕES COM
FOCO EM COMPRAS
Rafael Oliveira da Silva
ORIENTADOR:
Prof. Mario Luiz
Rio de Janeiro 2017
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em MBA em Gestão Empresarial. Por: Rafael Oliveira da Silva
ANALISE DO GERENCIAMENTO DAS NEGOCIAÇÕES COM
FOCO EM COMPRAS
Rio de Janeiro 2017
AGRADECIMENTOS
Antes de tudo, a Deus, por me iluminar, me dar saúde, me proteger e separar o melhor para minha vida e minha família.
Aos meus pais, Joaquim Fernando da Silva e Elma Maria de Oliveira da Silva, por ignorarem todas as dificuldades em prol da minha educação e fazerem de tudo para que eu pudesse ter todo sucesso pessoal e profissional.
Agradeço a todos os professores por me passarem uma avalanche de conhecimento no decorrer dessa especialização.
E agradeço principalmente a minha esposa, companheira, Tatiana Resende, por estar do meu lado, ter muita paciência e me ajudar a conquistar todos os nossos objetivos absolutamente juntos. Eu te amo e vou agradecer a Deus pelo resto da minha vida.
Agradeço também ao meu filho Gustavo Gabriel que na sua pureza e inocência me abasteceu com sua energia pura, me dando forças nas horas mais difíceis, para seguir em busca dessa realização. Te amo, filho!
DEDICATÓRIA
Dedico esta pesquisa aos meus pais, Joaquim Fernando da Silva e Elma Maria de Oliveira da Silva, pelo empenho, compreensão e dedicação, em todos os momentos da minha vida, inclusive nesta caminhada, e a minha querida esposa, amiga, companheira, Tatiana Resende da Silva, por todo apoio, paciência e cooperação, ao pôr compartilhar comigo, mais uma etapa de extrema importância em minha vida.
RESUMO
Considerando a seriedade da negociação, e sua importante presença em nosso dia-a-dia, assim como também sua progresso no transcorrer dos últimos anos, o conteúdo deste estudo incide na apresentação dos itens relevantes de uma negociação. Com uma de uma fundamentação baseada através de diversos autores bem-conceituados, são abordados de maneira simples e direta os conceitos e os elementos fundamentais de todo processo da negociação. Além da importância do planejamento e as etapas a serem Também são mencionadas as etapas a serem adotadas. Assuntos como o estrutura física, comunicação, e finalizando é destacado os possíveis contratempos e as concessões em uma negociação. Mediante ao monitoramento das situações atualmente ocorridas nas negociações da empresa tomada como ambiente de pesquisa, foram constatadas algumas carências, e por consequência baseada na literatura da pesquisa foi exposto propostas de progressos nos procedimentos, na qual é o fundamento deste material.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ... 07
Justificativa ... 07
Objetivos ... 08
Objetivo Geral e Específicos ... 08
Hipótese ...08
1 METODOLOGIA ... 10
1.1 Classificação da Pesquisa ... 10
1.2 Ambiente de Pesquisa ... 12
1.3 População ... 12
1.4 Instrumento de coleta de dados ... 12
1.5 Delimitação ... 13
1.6 Situação Problemática ... 13
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 14
2.1 Origens das Negociações ... 14
2.2 Conceito de Negociações ... 14
2.3 Elementos Fundamentais da Negociação ... 16
2.4 Comunicação ... 18
2.5 Ética nas Negociações ... 20
2.6 Processo de Negociação ... 21
2.7 Etapas da Negociação ... 22
2.8 Impasses ... 26
2.9 Estilos de Negociadores ... 27
3 EXPERIÊNCIA DA PESQUISA ... 28
3.1 Realidade atual da Empresa ... 28
3.2 Elementos Fundamentais da Negociação ... 28
3.3 Comunicação ... 29
3.4 Ética nas Negociações ... 30
3.5 Processo de Negociação ... 30 3.6 Etapas da Negociação ... 30 3.7 Impasses ... 32 3.8 Proposta de Procedimentos ... 32 CONCLUSÃO ... 34 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... XX
INTRODUÇÃO
A negociação é um tema que está ligado ao ser humano há muitos anos. No nosso dia a dia, mesmo inconscientemente exercitamos a prática da negociação, seja ela de maneira informal ou formal.
Praticamos a negociação com familiares, amigos, e até profundamente com nossos anseios e necessidades. Quando adquirimos, comercializamos, trocamos ou recusamos algo em função de outro, estamos praticando a negociação. Existem pessoas que tentam negociar até com Deus, mais isso não é pertinente a este trabalho. A negociação é uma atividade de apreciável alcance.
Em função da globalização, a negociação empresarial vem em uma crescente juntamente com as outras ciências, estamos diariamente envolvidos por inovações e informações, tendo a negociação em real evidência devida sua importância.
Em compras, o método de negociar é indispensável e essencial, pois a empresa só alcançara o sucesso se conhecer e exercitar os conhecimentos pertinentes às negociações, visando sempre uma atitude apropriada para cada situação.
Justificativa
Para que a metodologia das negociações seja taticamente suportável, é indispensável considerar o aprendizado dos elementos fundamentais da negociação.
Em consideração que a negociação é uma necessidade que enfrentamos diariamente, este projeto é uma possibilidade ao pesquisador de conhecer profundamente seus conhecimentos no tema de interesse.
Esse projeto é de extrema importância para a comunidade acadêmica, tendo em vista que os temas tratados serão de fundamentais para aperfeiçoamento do conhecimento das negociações, bem como também o pesquisador pretende aprimorar os métodos da negociação no ambiente pessoal e empresarial.
O projeto se torna viável em função da ampla riqueza literária que aborda o tema pesquisado, como com a convivência e interesse do pesquisador com as negociações empresariais.
É fundamentalmente importante conhecer a estratégia de negociações apropriada a cada ocasião, pois desta maneira os benefícios serão um efeito das atitudes adotadas.
Para Lakatos & Marconi (1992, p.233), é a parte do trabalho que apresenta respostas à questão do porquê da realização da pesquisa. É de suma importância para conseguir financiamento para a pesquisa e para demonstrar a relevância da mesma
Objetivos
Segundo Cervo & Bervian (2005, p.242), os objetivos definem a natureza do trabalho, o tipo de problema, o material a coletar, etc.
São os seguintes os objetivos gerais e específicos deste trabalho.
Objetivo Geral
Analisar procedimentos de negociação de compras com base nos processos e rotinas praticadas atualmente pela empresa objeto do estudo segmentado a administração condominial.
Objetivos Específicos
· Analisar os métodos e as técnicas adotadas nas negociações atuais da empresa; · Analisar os principais procedimentos definidos na literatura;
· Apresentar a metodologia mais apropriada para a empresa aderir como padrão de negociação em compras.
Hipótese
O estudo realizado, antes de tudo, permite a compreensão de que os objetivos de qualquer organização, só serão alcançados, na medida em que as pessoas que estão envolvidas na negociação se sintam satisfeitas, com o resultado final, dessa forma, os dois saem lucrando.
A aplicação de um modelo de gestão de negociações capaz de aperfeiçoar seu desempenho e oferecer excelência no serviço prestado para que o cliente final obtenha a satisfação desejada.
CAPÍTULO I
METODOLOGIA
Considerando que toda pesquisa precisa ser planejada e estruturada, será apresentada neste capítulo do trabalho a metodologia de pesquisa a ser aplicada.
Conforme Barros (2000, p.2) “Metodologia é o estudo da melhor maneira de abordar determinados problemas no estado atual de nossos conhecimentos”.
O método é apenas um conjunto ordenado de procedimentos que se mostraram eficientes ao longo da história na busca do saber, já o significado de – logia é o estudo de um tema reservado. Quanto o método científico pode ser considerado um instrumento de trabalho.
1.1 Classificação da Pesquisa
A pesquisa aplicada neste projeto foi a de abordagem qualitativa, pois pretende analisar a gestão de negociações.
De acordo com Oliveira (2004, p.119):
O objeto da pesquisa é descritiva, onde nesse caso não há interferência do pesquisador, isto é, ele apresenta o objeto de pesquisa”. O meio de investigação é o de campo e o bibliográfico. Foi realizada uma revisão da literatura que trata o assunto abordado.
Segundo Gil (1996, p.159), as pesquisas descritivas têm como finalidade principal a descrição das características de determinada população ou fenômeno, ou o estabelecimento de relações entre variáveis. São inúmeros os estudos que podem
“As pesquisas que se utilizam da abordagem qualitativa possuem a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos de mudança, criação ou formação de opiniões de determinado grupo e permitir, em maior grau de profundidade, a interpretação das particularidades dos comportamentos ou atitudes dos indivíduos”.
ser classificados sob este título e uma de suas características mais significativas aparece na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados.
A pesquisa bibliográfica utiliza material já elaborado. Ela procura explicar um problema a partir de referências teóricas publicadas em artigos, livros, dissertações e teses.
Os autores Lakatos e Marconi (2001, p.186) mencionam que a pesquisa de campo é “aquela utilizada com o objetivo de conseguir informações e/ou conhecimento a cerca de um problema, para o qual se procura uma resposta, ou de uma hipótese, que se queira comprovar [...]”.
1.2 Ambiente de Pesquisa
Figura 3: Logomarca da Empresa Fonte: Extraído do site innova.net.br
A PMA Innova Administração Condominial Ltda. caracterizada como ambiente de pesquisa é uma empresa com foco na área de administração condominial, gestão de facilities, gestão de utilities e administração de contratos. O estudo será realizado em sua filial localizada no Centro - RJ.
Formada por uma equipe experiente e altamente qualificada, iniciou suas atividades em 2005 no Morumbi – SP (Matriz), e atualmente está instalada há 03 anos no mercado carioca com um quadro efetivo de 109 colaboradores, tendo como finalidade atuar em todo ambiente Nacional. Hoje a INNOVA é responsável pela gestão de mais de 60 empreendimentos, com mais de 4 milhões de metros quadrados administrados em todo o país e com uma movimentação financeira acima de R$ 500 milhões ao ano.
Contudo, o ambiente da pesquisa é hoje o maior empreendimento coorporativo da América Latina com 185 mil metros quadrados, denominado: Centro Empresarial Senado, integralmente ocupado pela Petrobras, com uma população
residente de 09 mil usuários e aproximadamente 02 mil de público flutuantes, no Centro do Rio de Janeiro.
Figura 4: Sede da Empresa no RJ. Fonte: Extraído do site galeriadaarquitetura.com.br
1.3 População
A população do projeto de pesquisa é o setor de compras da empresa adotada como ambiente de pesquisa, atuante no ramo de administração condominial. Abrangente a todos os processos pertinentes a área.
Segundo Marconi e Lakatos (2002, p.41): “[...] o universo ou população de uma pesquisa depende do assunto a ser investigado [...]”.
1.4 Instrumento de coleta de dados
O instrumento de coleta de dados se deu em virtude do monitoramento dos eventos das negociações com seu foco no departamento de compras da empresa caracterizada como ambiente de pesquisa. Também serviram de apoio diversas apostilas e materiais de cursos pertinentes ao tema abordado.
Conforme Apolinário (2006, p.56) existe vários instrumentos para coleta de dados para uma pesquisa.
A coleta de dados é o ato de pesquisar, juntar documentos e provas, procurar informações sobre um determinado tema ou conjunto de temas correlacionados e agrupá-las de forma a facilitar uma posterior análise. A coleta de dados ajuda a analisar ponto a ponto os fatos ou fenômenos que estão ocorrendo em uma
organização, sendo o ponto de partida para a elaboração e execução de um trabalho.
1.5 Delimitação
O estudo profundo sobre a análise organizacional dos principais fatores que influenciam o gerenciamento das negociações com foco em compras, tendo como caso a empresa: PMA Innova Administração Condominial Ltda.
Para Lakatos & Marconi (1992, p.231), o tema deve ser especializado para que possa ser tratado em profundidade. No entanto, as autoras alertam para os perigos da excessiva especialização, que impede a síntese do trabalho, a correlação entre as ciências e pode dar uma visão unilateral do tema.
1.6 Situação Problemática
A negociação é um tema de amplo alcance, no inicio da nossa vida ainda quando bebê já se negocia com os pais e famílias, e a negociação continua, em todas as fases da nossa vida. Podendo se manifestar de maneira informal ou mesmo explicitamente em nossos atos.
Percebemos que por não terem conhecimento sobre negociações, as pessoas, aceitam que erros sejam realizados, podendo gerar situações negativas e muitas das vezes sem reparo. Em função da importância que a negociação se faz, seja no âmbito pessoal ou profissional, sempre se faz necessário conhecer sobre o assunto, para assim colocar as estratégias em harmonia com a necessidade.
Analisando o gerenciamento das negociações, pergunta: Quais os métodos de negociação apropriados para a empresa adotada como objeto de pesquisa?
CAPÍTULO II
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo será desenvolvida a revisão da literatura, com a finalidade de apresentar o referencial teórico de diversos autores em relação aos assuntos do presente estudo.
2.1 Origens das Negociações
Conforme Amato (2002, p.57) a origem das negociações é uma arte que segue os humanos desde os seus primórdios. O autor cita que na Bíblia existem vários princípios para condução das negociações em todos os campos, inclusive descreve uma situação ocorrida com o rei Salomão onde inteligentemente negociou com duas mães um filho. Todos que se ocuparam nas afinidades humanas, sejam pensadores políticos, filósofos, entre outros, expressam de alguma maneira direções para as negociações.
No período do descobrimento do Brasil no ano de 1500, a primeira “relação” entre portugueses e índios brasileiros foi o escambo, ou seja, tivermos um processo de negociação. Os portugueses ofereciam objetos (espelhos, apitos, cordas, facas e etc.) aos índios em troca do trabalho no corte e transporte de pau-brasil.
As negociações ocorrem há milhares de anos, onde desde a idade da pedra os nossos antepassados já praticavam a negociação quando trocavam pederneiras por peles.
2.2 Conceito de Negociações
Figura 1: Negociação
Negociação é um processo de buscar a aceitação de idéias, propósitos ou interesses visando ao melhor resultado possível, de tal modo que as partes envolvidas terminem a negociação consciente de que foram ouvidas, tiveram a oportunidade de apresentar toda a sua argumentação e que o produto final seja maior que as somas das contribuições individuais.
O que importa observar nesta definição é que ela envolve alguns conceitos extremamente significativos para o executivo, quais sejam os do processo, consenso e sinergia, e que também, no processo de negociação se fazem necessárias as habilidades em que tomada de decisão, comunicação, motivação, administração de conflitos e de reunião. Isto nos indica que o treinamento em negociação, além de extremamente necessário, se constituí numa maneira pela qual as habilidades básicas de um administrador podem ser consolidadas, bem como acrescentados novos pontos de vista sobre elas. Senão vejamos.
Negociação, sendo um processo, ocorre no tempo, em relação ao qual temos que considerar suas três dimensões básicas: futuro, presente e passado, que correspondem a três momentos do processo administrativo, quais sejam, planejamento, execução e controle. A ideia de processo é fundamental e, embora seja muitas vezes aceita como tal em termos teóricos, não é em termos práticos, ou seja, comportamentais. E se os conhecimentos teóricos não forem transformados em prática, constituindo a unidade teórico-prática de nada servirão, criando apenas a ilusão do falso conhecimento.
Ouvir, dando oportunidade à outra parte de manifestar todos os seus argumentos. Falar e ser entendido, podendo usar para isto de todos os recursos legítimos ao seu alcance. Pode conviver com a solução encontrada, pois ela não contraria os valores das partes. Isto é consenso. O consenso em si não importa, obrigatoriamente, na escolha da melhor solução, uma vez que o básico para que ele exista seja a ocorrência das três condições anteriormente mencionadas. Mas é justamente aí que entra o conceito da sinergia, ou seja, de que o produto final seja maior que a soma das partes. Assim sendo, temos o consenso em sinergia. O processo de negociação é também muito semelhante ao processo de tomada de decisão. Em certo sentido, pode-se dizer que a negociação não é nada mais do que uma tomada de decisão. Cabe sempre lembrar que, dentro da concepção sistêmica de organização, o processo de tomada de decisão, juntamente com o de
comunicação, é um dos processos básicos para a integração das partes do sistema. Tomada a decisão, assim como negociação, importa num diagnóstico da situação atual, na formulação de objetivos, no estabelecimento das alternativas e de critérios para a decisão, bem como no planejamento, implantação e controle da decisão tomada.
Para Mills (1993, p.122) o tema negociação não deve ser diminuído a quatro ou cinco princípios, porque é complicado e necessita um período para ser dominado.
2.3 Elementos Fundamentais da Negociação
Posteriormente apresentação da origem e conceito de negociação, será tratada os elementos fundamentais da negociação, que se faz de extrema relevância para o negociador.
Para Hilsdorf (2005, p.172) temos três fatores variáveis: Informação, Tempo e Poder. O autor ainda destaca que as variáveis são interligadas, entretanto o Poder é considerado o resumo de todas elas.
2.3.1 Informação
O moderno negociador, seja de que área for, é um profissional que administra o máximo de informação possível, tanto de dentro quanto de fora, utilizando-a para o balizamento e exploração de sua posição no evento. Melhor negocia quem melhor gerencia a informação obtida e disponibilizada sobre o motivo do encontro. Você não deve dar sequencia a um processo negocial sem que toda a informação esteja sob seu efetivo controle.
Para Heinritz e Farrell (1983, p.99):
Todo adequado planejamento inicia com a coleta de dados capitais – e, no caso das negociações, essa coleta abrange elementos não somente de modo econômico, mas também da área da Engenharia, da Contabilidade, dos departamentos jurídicos e financeiros que sejam relacionados ao assunto em particular a ser debatido. Essas informações devem ser identificadas segundo a sua importância.
Anteriormente de se chegar ao evento principal da negociação, o negociador deverá conter todas as informações pertinentes, onde essas informações poderão ser fundamentais no direcionamento da decisão a ser adotada. A informação poder ser considerada a fonte mais comum de poder. Na maioria das vezes, o lado que possuir mais informações obterá o melhor resultado na negociação, entretanto, as informações precisam ser perfeitas.
2.3.2 Tempo
Quem administra convenientemente o elemento tempo praticamente está no comando do evento. Estabelecer uma agenda de negociação com o seu “oponente” é o primeiro passo e poderá facilitar muito a o controle temporal. Esta agenda deverá especificar não somente os itens a serem discutidos como também o responsável por cada um deles e a duração prevista de cada discussão. Por outro lado você não deve ir para uma negociação sem que tenha tido tempo para criteriosa preparação e planejamento. Negociações derivadas de urgências ou imprevistos são, na verdade, uma restrição a seu tempo e comprometem seus resultados.
Segundo Junqueira (1993, p.118) “As táticas relativas ao tempo referem-se à oportunidade ou ao momento psicológico em que se colocam premissas ou alternativas na perspectiva do outro negociador”.
O negociador deverá prevenir a falha de aceitar que o tempo o aperte na negociação, pois os excelentes negociadores sabem se sustentar na gerencia do tempo, ainda estando pressionado, o negociador nunca deverá aparecer que está perseguido.
2.3.3 Poder
Quando você negocia, por exemplo, em nome da Empresa X o outro lado o verá não como “qualquer um”, mas, sobretudo como a Empresa X. Isto demanda a necessidade de estabelecer-se nitidamente a amplitude do seu poder para conduzir o processo e decidir no que for necessário até a obtenção do melhor acordo.
Portanto verifique e estabeleça seu poder antes da negociação e pré-negocie internamente os seus limites fixando claramente sua amplitude. Pode ser que a partir de determinadas situações a palavra final seja de um gerente, coordenador ou diretor. Se isto for o caso esta pessoa estará como coparticipe do processo em “stand-by” (sobreaviso) para ser acionada, se necessário. Estes quatro elementos são como estacas que se fixam a uma base sólida: a ética corporativa. É fundamental que você tenha e exija credibilidade, respeito e total coerência em seus procedimentos de negociação.
Tendo estes quatro elementos fundamentais e a ética sob seu efetivo controle você estará instrumentalizado para buscas os melhores resultados possíveis no processo de suas negociações.
Para Hilsdorf (2005, p.45):
Poder é a competência de alcançar o que se quer. É uma capacidade humana que pode ser desempenhada em alto grau. Inventamos poder pela nossa aptidão de relacionamento e criatividade nas alegações. O poder pode acontecer das diretrizes de negócios, da própria empresa, dos antecedentes do relacionamento e do próprio negociador.
De acordo com Stark (1999, p.17) define poder como “a habilidade de influenciar pessoas ou situações. Com essa definição, o poder não é bom nem ruim em si mesmo. O abuso do poder é que é ruim”.
2.4 Comunicação
Depois de citar os conceitos e os elementos da negociação, é hora da abordagem em referencia da comunicação, tendo em vista que uma vez que sem a comunicação não existe negociação.
Numa transação comercial, como em qualquer outra situação em que se faça necessária à transferência de uma ideia ou ponto de vista entre pessoas, os canais de comunicação desempenham um papel fundamental.
As pessoas se comunicam basicamente por três canais: o auditivo, o visual e o sinestésico. A maioria das pessoas tem um canal mais desenvolvido que os
outros, contudo, mesmo que tenha um dos canais naturalmente predominante, é possível exercitar a percepção pelos demais canais.
As pessoas auditivas utilizam a audição como principal sentido para captar informações e privilegiam a comunicação oral, sendo capazes de perceber as intenções pelo vocabulário, volume e ritmo da conversa. As visuais fazem uso da visão e se comunicam mais eficientemente por relatórios, desenhos e gráficos. Numa reunião gostam de ter à mão papel e caneta para “rabiscar” as suas ideias. Já as sinestésicas valem-se do olfato, tato e paladar e se comunicam pelas sensações proporcionadas pelo contato, utilizando predominantemente a linguagem não verbal para se comunicar.
O autor Wanderley (1998, p.222) menciona que negociação é relacionamento, e só há relacionamento se houver comunicação. A comunicação é um processo que aparentemente parece simples, mas não é, e a comunicação existe quando há uma ideia transmitida de uma fonte para um receptor.
Normalmente, uma comunicação se dá 7% de forma escrita, 38% de forma oral (tons de voz, inflexões e outros sons) e 55% de modo não-verbal (gestos, expressões e movimentos). Daí a importância de identificar qual o canal de comunicação predominante das pessoas que estão envolvidas em uma negociação. Quando isso não for possível, sugiro comunicar sua proposta com clareza pelos três canais simultaneamente: oralmente, considerando que podem ser auditivas; por relatórios, diagramas e gráficos caso sejam visuais; e permita, sempre que possível, tocar, sentir o cheiro ou o paladar do que está sendo vendido, a fim de contemplar também os sinestésicos.
Para Pinto (1992, p.132) cita que apesar de muitos saberem que ouvir é bastante proveitoso na negociação, poucos utilizam este recurso.
Atualmente saber ouvir pode duplicar a eficiência de sua negociação. A audição deve ser reflexiva, onde o negociador deve refletir o conteúdo e os sentimentos expressos no ambiente da negociação.
2.4.1 Ambiente Físico
Em uma negociação protocolada, vale verificar os benefícios e prejuízos de negociar dentro ou fora da empresa. Negociando em nosso ambiente, ou seja, na
própria empresa, temos alguns benefícios, bem como acesso imediato as informações, arquivos, entre outros. Entretanto, quando decidimos por negociar no ambiente do outro negociador, podemos analisar o estilo, a estrutura, o ambiente de maneira geral, e ainda poder ter-se a leitura de um sinal generoso. O excelente negociador deve verificar todos os benefícios e prejuízos de negociar de forma interna ou externa ao seu ambiente.
Para Fowler (2000, p.35), a seriedade do local onde o evento de negociação será praticado está relacionada de forma direta à formalidade ou não de uma negociação.
Quando se trata de uma negociação internacional, há uma vantagem em estar em sua jurisdição, pois normalmente devem se seguir os costume e normas locais, e ainda se estiver no território de outra pessoa, você está em campo desconhecido. Deve-se também considerar que viajar pode provocar um desgaste físico e mental.
2.4.2 Horário
Conforme Matos (1985, p.115), a negociação necessita ter hora de inicio e fim, pois não se não cumprir o horário de inicio fica desinteressante, bem como é cansativo uma reunião que se estenda sem sabe que será o seu término.
Nos eventos de negociação que ocorre a necessidade de um tempo de intervalo, esse deverá ser programado. O negociador deverá ter o seu tempo bem distribuído, assinalando o que é necessariamente benéfico, complementar e simplesmente ilustrativo.
Cada pessoa fica mais atenta quando seu ciclo de energia está em nível alto, nessa situação a pessoa tende a ficar mais disposta e com melhor atuação. Diante disso, vale ao negociador planejar para que as negociações ocorram no período onde se obtém melhor desempenho. O negociador deverá ter atenção aos fusos horários, agendando sempre as reuniões de maneira a corresponder ao seu tempo de melhor performance.
2.5 Ética nas Negociações
A ética é um assunto que nasceu no mundo há séculos para dar conduzir comportamentos humanos, e existe uma enorme preocupação quanto à ética nas negociações. Existem vários exemplos que poderiam ser apresentados nesse sentido, como a relação do comprador com o vendedor, que pode ser considerado ético para uma empresa, já para a outra pode ser considerado não ético. O autor ainda completa que de acordo com a tática aplicada o negociador poderá adotar posturas distintas. A negociação habitualmente é parte de uma metodologia competitiva, a ética é um assunto de extrema importância e de ampla discussão, sendo assim até onde um comportamento pode ser considerado ético ou antiético? A ética de um negociador está associada a assuntos pessoais, como: religião, formação, experiência e valores pessoais. As condutas antiéticas são comumente a busca de beneficio sobre a outra parte, onde acontece uma relação ganha x perde.
Conforme Hildsorf (2005, p.42) negociadores extraordinários são éticos. Ética está associada ao que é justo e bom, e não há negociador meio termo, ele é ou não é ético. O autor ainda faz uma relação entre a moral e a ética, relatando que a moral sofre mudanças na mesma proporção que evoluem as sociedades, enquanto que a ética é atemporal.
2.6 Processo de Negociação
A negociação não deve ser apreciada como um acontecimento, e sim como um processo, uma vez que um acontecimento é um evento, já o processo existe inúmeras etapas, portanto, negociação é um processo.
No entanto, a negociação pode ser considerada um processo que envolve fases.
Segundo Baily et al (2000, p.241):
A primeira das três fases é a preparatória, quando a informação é analisada, e os objetivos estabelecidos e as estratégias desenvolvidas, A fase de reunião envolve o processo de discussão, a coleta e a análise de outras informações e o acordo entre as partes. O estágio final compreende a implementação do acordo dentro e entre as organizações representadas na fase anterior.
Negociação é um processo, uma sequencia de etapas que se desenrolam do inicio até o final da negociação. A maneira como desenvolvemos este processo, muito complexo, é decisiva para o desfecho da negociação. Para obter um apropriado gerenciamento da negociação, se faz necessário empregar os serviços básicos do período gerencial, que são: planejar, dirigir e controlar.
2.7 Etapas da Negociação
Entendendo o conceito e os elementos fundamentais para uma negociação, compreende-se que se tratando de um processo, é de extrema importância estar atento a todas as etapas, se descuidarmos de uma delas, toda a negociação poderá ser afetada.
2.7.1 Preparação
É importante salientar que nesta fase o outro negociador ainda não está presente, pois se trata do planejamento inicial. A preparação é o período em que ocorre a negociação, onde não se tem a presença do outro negociador, devendo ser considerados históricos de negociação anteriores, os objetivos, interesses, conflitos, superação de impasses e ainda os limites que a negociação deverá alcançar. é uma fase importantíssima, onde o negociador consolida a estratégia a ser aplicada através do recolhimento de informações.
Junqueira (1993, p.12) garante que:
Negociação, sendo um processo, ocorre no tempo, em relação ao qual temos que considerar suas três dimensões básicas: futuro, presente e passado, que correspondem a três momentos do processo administrativo, quais sejam, planejamento, execução e controle.
A preparação é uma base na negociação que é descuidada por vários negociadores. Nesta fase o outro negociador deverá ser estudado com muito cuidado. Antes da reunião se inicia a preparação, com a coleta de informações, e permanece durante o desenvolver da negociação, estando atento o negociador
poderá obter boas informações durante a negociação. As informações deverão ser cuidadosamente avaliadas, não somente de forma quantitativa mais também qualitativamente.
Para Sparks (1992, p.56), a preparação não é uma metodologia, mais uma habilidade. Em toda negociação as partes possuem informações completas, incompletas e compartilhadas. O negociador deverá ter atenção às informações incompletas, elas podem afetar a eficácia da negociação.
Figura 2: Processo de Negociação Fonte: Extraído do site ogerente.com.br
2.7.2 Abertura
Esta é uma das etapas em que o negociador brasileiro se sente mais à vontade. O objetivo básico da abertura é o de criar um clima propício ao desenvolvimento da negociação, deixando à vontade o outro negociador. É o primeiro contato entre os dois negociadores.
O momento ideal para gerar um clima confortável para o avanço da negociação é a abertura, diminuindo assim qualquer tensão. A abertura deverá permitir que o outro negociador permaneça disponível para colaborar com você. É importante nesta etapa não entrar direto no assunto da reunião, mas proporcionar um ambiente favorável para a negociação. Tratar a outra parte com cortesia e prudência, trocar informações relevantes de maneira natural e buscar questões em comum com a intenção de gerar harmonia, são técnicas praticadas por um experiente negociador.
Para Hilsdorf (2005, p.11) “Negociadores profissionais possuem grande conhecimento da natureza humana. Sabem como podem ser as reações das pessoas. Lidam bem com as diferenças individuais, as emoções, comportamentos, motivações e o ceticismo das pessoas”.
2.7.3 Exploração
A etapa de Exploração é aquela mais esquecida pelo negociador brasileiro. O objetivo básico desta etapa é detectar necessidades, expectativas, motivações da outra parte para, na etapa seguinte - Apresentação - mostrar como suas idéias, produtos ou serviços atendem também aos interesses do outro negociador.
O problema é que o negociador brasileiro quase sempre presume quais sejam as necessidades, expectativas e motivações do outro; mais ainda, age como se o outro possuísse os mesmos interesses que ele.
A exploração é o momento de assimilar quais são as reais necessidades, motivações e expectativas do outro negociador, e habitual os negociadores negligenciarem nesse item por preverem quais as necessidades do lado oposto. Nesta fase é fundamental ouvir, não tomando partido do que esta sendo falado, a fins de evitar nesta hora conflitos por desacordos de ideias. O importante nessa hora é entender os interesses comuns entre os negociadores, demonstrando que ouviu, entendeu e tem interesse em seguir com a negociação.
Segundo Hilsdorf (2005, p.125), o importante é ouvir, por tanto é necessário empregar perguntas como a melhor opção para obter informações, portanto essas perguntas necessitam apresentar interesse, com certa atenção para não parecer um interrogatório.
“Adquira a cultura de fazer perguntas. Perguntas mais do que afirmativas positivas, podem ser a maneira mais eficaz de fazer um bom negocio ou induzir as pessoas a aprovar sua ideia. Contudo, quando demonstramos vontade de ouvir e respeitar o conceito alheio, ele ficará mais receptível a ouvir e respeitar a sua”.
2.7.4 Apresentação
É nesta etapa, finalmente, que você vai apresentar ao outro negociador sua proposta; é fundamental que ao apresentar esta proposta você mostre como ela atende às necessidades e expectativas da outra parte, detectadas na etapa de Exploração. Uma boa frase para iniciar esta etapa será "com base nas informações que você acaba de me dar, gostaria de sugerir..."
O Autor Junqueira (1993), com referencia as etapas antecedentes esse é o momento de realizar a apresentação de sua proposta, comprovando seus benefícios e recursos. Ressaltando sempre os tópicos que o outro negociador considera necessário.
2.7.5 Ação Final
É aqui que ocorre o fechamento do negócio. Se as fases anteriores foram bem desenvolvidas, certamente esta etapa será mais fácil. Se todas as fases antecedentes forem bem executadas, essa é a hora em que se realiza o encerramento. Necessário ter bastante atenção aos gestos de aceitação, oferecendo opções, revisando benefícios e desvantagens e em fim sugerir o encerramento da negociação.
O Autor Amato (2002, p.87) diz: “As partes já apresentaram suas propostas e contrapropostas, já argumentaram, já negociaram pontos específicos e o entendimento possível ficou estabelecido. É hora de tornar a iniciativa e propor o fechamento da negociação de modo aceitável por todos”.
Para Lewicki (2002, p.103) “Depois de negociar durante um período, de descobrir as necessidades, as posições e talvez o ponto de resistência da outra parte, o próximo desafio para um negociador é fechar o acordo”.
O encerramento é uma decorrência natural se todas as etapas antecedentes tiverem sido geridas de forma eficiente. Nessa etapa a negociação é formalizada em documento oficial, e se aplicável com um sinal em espécie.
2.7.6 Controle/Avaliação
Para Junqueira (1993, p.35), deste modo como na preparação, esta fase é executada sem a necessidade da presença do outro negociador. Muitos não dão a importância necessária a esta fase, que é fundamental, pois é nesta hora que se pode realizar um comparativo do previsto com o executado.
Essa etapa tem a sua importância, pois é nela que extraímos os índices de aproveitamento, onde podemos utilizar para melhorias nos próximos processos, fazendo as medições e possíveis ajustes para o desfecho positivo nos próximos eventos de negociação.
2.8 Impasses
Ao ingressarmos em uma negociação, geramos uma esperança do resultado que planejamos obter, entretanto, se não colocarmos em prática o objetivo planejado previamente, estamos perante de um impasse. Os causadores de um impasse podem ser técnicos ou em função de uma atitude inadequada do negociador, como exemplo, uma falta de controle emocional, superação do impasse é fundamental usar a racionalidade, criatividade e ter conhecimento dos interesses dos envolvidos na negociação. Em determinadas situações uma pausa poderá contribuir para superar o impasse. Considerando que apesar do impasse transmitir uma impressão de fracasso no planejamento da negociação, esse entendimento é arriscado, pois é melhor termos um impasse do que uma concessão danosa.
A superação sobre o impasse pode ser realizado com a aplicação de algumas técnicas, como: Sugerindo uma pausa; modificação das condições da negociação; sugerir alteração do local do evento; mudando um dos membros do grupo; utilizando o humor e procurar um melhor ambiente para a negociação.
Donaldson (1999, p.87) enfatiza que: “Às vezes, o melhor negócio é não fazer negócio”.
Os autores Martinelli e Almeida (2006, p.114) afirmam: “[...] a utilização de técnicas de negociação pode ser fundamental para a solução dos impasses”.
2.9 Estilos de Negociadores
Para Junqueira (1993, p.78), cada um tem um estilo próprio de negociação, onde para obter o sucesso é indispensável identificar qual o seu estilo próprio. Sendo necessário ressaltar as forças do nosso jeito e buscar minimizar as nossas fraquezas. O autor cita quatro tipos de estilo de negociador: Catalisador, Apoiador, Controlador e Analítico, onde cada um possui suas próprias características.
Quadro 1: Estilo de Negociador
Fonte: http://www.franciscobittencourt.com.br
Para outros autores existem vários estilos, e várias combinações de estilos, e que reconhecendo o estilo do outro negociador, podemos antecipar determinadas ações. Geralmente os negociadores possuem estilo primário, secundários e em algumas situações diversos estilos simultaneamente, devendo o negociador se manter cauteloso a cada passo realizado no evento de negociação, identificando o estilo a ação adequada para cada situação. Os adversários possuem um estilo principal e, em total, um e, às vezes, dois estilos secundários. As acomodações de estilo devem ser equilibradas pelos negociadores, em relação aos oponentes com sua própria alternativa de estilo para cada questão.
CAPÍTULO III
EXPERIÊNCIA DA PESQUISA
Este capítulo tem como finalidade de oferecer as metodologias e técnicas atuais praticadas nas negociações da empresa assinalada como ambiente de pesquisa, onde, baseada no resultado obtido, deseja-se sugerir procedimentos apropriados para o departamento de compras, com foco na finalidade da pesquisa.
3.1 Realidade atual da Empresa
Ressalto que a empresa objeto da pesquisa iniciou suas atividades no ano 2005 como uma administradora condominial, porém desde 2012, a empresa está além de administrar, também está executando manutenção e upgrade na carta de serviços fornecidos anteriormente.
Essa mudança trouxe alterações significativas nas negociações.
3.2 Elementos Fundamentais da Negociação
Neste tópico, serão apresentados os elementos fundamentais da negociação, na prática.
3.2.1 Informação
A informação sendo um elemento básico para negociação, de certa forma sofre um descaso atualmente em algumas negociações, tudo isso porque há situações em que o departamento de compras não obtém as informações pertinentes para realizar a negociação.
3.2.2 Tempo
Diante de algumas alterações no cronograma de atividades impostas pelo cliente, reparos emergenciais em equipamentos, são constantes às vezes que o
departamento de compras necessita prejudicar o êxito da negociação em função da ausência de tempo.
3.2.3. Poder
O poder é administrado de maneira coerente nas negociações, fazendo uso do mesmo nos momentos em que julgar necessário.
3.3 Comunicação
A comunicação atualmente é transparente e prática, de maneira a proporcionar aos integrantes das negociações a compreensão da real necessidade dos envolvidos. Procurando sempre apresentar um sincronismo entre o tom da voz, expressão visual e seriedade do assunto.
3.3.1 Ambiente Físico
Algumas reuniões são realizadas na sala onde estão alocados todos os funcionários administrativos da empresa, separados por células, entretanto o evento é realizado em uma mesa onde há grande circulação de pessoas que não estão ligadas a reunião, atrapalhado e dispersando a atenção dos participantes.
Em alguns casos, as reuniões são realizadas em sala privativas, onde possui toda infraestrutura e ambiente favorável e agradável para a negociação.
3.3.2 Horário
Quase sempre que possível, as reuniões são previamente agendadas, entretanto, em inúmeras situações em função da emergência, a negociação é realizada sem agendamento. Outro ponto de dificuldade deparado nos horários, é que alguns encontros são marcados em horários muito próximos de outras reuniões, sendo que quando é gerado algum acréscimo no horário mais que o previsto, prejudica o inicio da negociação marcada para o horário subsequente.
3.4 Ética nas Negociações
Toda a empresa tem excelentes conceitos relacionados à ética nas negociações, isto deste a alta diretoria até os negociadores responsáveis pela concretização das compras. É único quanto aos pensamentos e atos entre a diretoria e os responsáveis que tendem as negociações, sempre reservando a lealdade, clareza e honestidade.
3.5 Processo de Negociação
Levando em consideração que todo processo de negociação deve ter inicio, meio e fim, atualmente o procedimento adotado pela empresa não atende este item, em algumas ocasiões as negociação são definidas quase de maneira imediata, desrespeitando todo o processo natural.
3.6 Etapas da Negociação
Foi perceptível que inúmeras fases são negligenciadas durante o processo de negociação, por falta de planejamento, tempo, funcionário habilitado e alguns poucos casos verbas.
3.6.1 Preparação
Uma das fases mais negligenciada no método atual de negociação, possivelmente seja a preparação, por falta de um planejamento, as informações não são colhidas antes do inicio das reuniões, sendo demonstradas apenas no ato da negociação, prejudicando assim diretamente a tomada de decisão.
3.6.2 Abertura
As reuniões atualmente, em grande parte, têm seu inicio marcada de maneira amigável e informal, comentando sobre temas diversos do nosso cotidiano, isso para descontrair e relaxar os participantes, antes do inicio das pautas do evento. Levando
em consideração que em algumas ocasiões este tipo de inicio ou pré-evento se estendeu afetando diretamente um dos elementos fundamentais da negociação: o tempo.
3.6.3 Exploração
Durante a exploração, a arte de ouvir precisa ser desenvolvida, assim como também fazer perguntas que demonstrem interesse, pois em vários casos não são observados muitos detalhes importantes da negociação.
3.6.4 Apresentação
Nesta etapa os tópicos são oferecidos e a exibição faz com que as ideias e opiniões apareçam normalmente, contudo, por falta da preparação, ficou perceptível que em alguns períodos da negociação não foram usadas às informações avaliadas importantes para o outro negociador.
3.6.5 Ação Final
Nesta etapa o negociador recomenda o encerramento da negociação, e que em algumas ocasiões foi percebida certa resistência da outra parte, evidenciando que alguma das etapas do processo de negociação foi negligenciada. No encerramento da negociação, a formalização é feita através de e-mail, e dificilmente a oficialização é realizada através de assinatura em documentação.
3.6.6 Controle /Avaliação
Na metodologia atual praticada pela empresa em suas negociações, está fase em grande parte dos eventos não é praticada. Não realizando assim um comparativo entre previsto x realizado.
3.7 Impasses
Em todas as negociações, durante o seu período, foram apresentados inúmeros impasses. Em ordem de criticidade, na maioria dos casos relacionados ao preço, formas de pagamento e prazo de entrega. Entretanto, todos eles foram superados pelo negociador.
3.8 Proposta de Procedimentos
Depois de analisar toda metodologia praticada atualmente na organização estudada, verificou-se que já há alguns princípios desenvolvidos no campo da negociação, mas vale apontar alguns procedimentos que irão otimizar consideravelmente os resultados da empresa.
Importante apontar que em negociações que abrange valores financeiros baixos não são praticados as mesmas metodologias que envolvem valores de maior expressão. Recomenda-se que o planejamento das negociações tem que ser feito de forma organizada, todas as informações pertinentes devem ser coletadas antes das reuniões, impedindo assim situações inesperadas. Essa coleta deve ser obtida de fontes seguras, servindo assim como um preparativo no desenvolvimento da negociação. Como já citado pelo autor Stark (1999, p.15) no item 2.3.1: “Na maioria das vezes, o lado que possuir mais informações obterá o melhor resultado na negociação”.
Em relação ao tempo disponível para as negociações, é fundamental que seja reavaliado no planejamento, para evitar assim reuniões apressadas ou afetadas em função do falho gerenciamento do tempo. A agenda deverá ser confeccionada com antecedência levando em consideração os horários para intervalos de maneira que o tempo não se transforme em um inimigo.
A comunicação utilizada nas negociações pode ser aperfeiçoada através da utilização de recursos visuais para facilitar o entendimento dos negociadores.
Também pode ser considerado importante aprimorar a observação das reações dos outros negociadores através da comunicação verbal e também da comunicação não verbal.
Na comunicação a técnica de saber ouvir é outro ponto fundamental a ser aprimorado.
Em referência ao ambiente físico, todas as reuniões devem ser planejadas de maneira a serem realizadas em salas reservadas, com temperatura agradável a todos, boa iluminação, ou seja, ao mínimo confortável as partes, o local deverá ser rigorosamente adequado ao evento, evitando assim intervenções, barulhos e pessoas que não fazem parte do processo de negociação. Outro ponto que também poderá ser praticado demonstrando um gesto de generosidade é a ida até as instalações do outro negociador.
É perceptível a necessidade do aprimoramento na fase da exploração, entendendo quais as motivações e necessidades do outro negociador, devendo assim desenvolver o método de ouvir. É fundamental também demonstrar interesse nos apontamentos da outra parte realizando perguntas, coletando assim mais informações.
A etapa da clarificação das informações também necessita de aperfeiçoamento. Neste momento é indispensável identificar todas as possíveis dúvidas. Isso poderá ser realizado revisando junto ao outro negociador todos os tópicos apontados, o questionando se há dúvidas sobre algum tópico.
Depois de concluídas todas as fases anteriores, é fundamental formalizar documentalmente a negociação, sendo necessário a prática do procedimento de coleta de assinatura, em uma ata ou documento oficial do evento. Esse método faz gerar maior compromisso das partes.
É muito importante também que o departamento de compras faça um acompanhamento e avaliação entre o que foi previsto e o que foi realizado, utilizando estas informações para aperfeiçoamento para as próximas negociações.
No que diz respeito ás concessões, o planejamento deverá ser adotado previamente pelo departamento de compras, definindo antecipadamente os limites a serem recusados e quais os oferecidos. A paciência é fundamental durante a etapa das concessões, para que o negociador não conceda de forma rápida, impedindo continuamente a primeira concessão. É de extrema importância balizar toda concessão e gerenciar os indicadores da negociação.
CONCLUSÃO
O gerenciamento das negociações é um assunto de extrema importância para a sociedade, e este estudo vem contribuir consideravelmente para o enriquecimento intelectual, tanto na vida pessoal quanto na vida profissional.
Contendo uma seleção de vários autores que tratam sobre o assunto, foi preparada uma fundamentação teórica onde se avaliou as fundamentais metodologias utilizadas no processo de negociações citados na literatura.
Através da pesquisa bibliográfica, foram expostos inúmeros temas relativos a negociações, como a origem, os conceitos, as etapas e os estilos. Perante as informações citadas pelos autores, compreende-se que a negociação é complexa e pode demandar tempo para o seu domínio. Entendesse que desenvolver habilidade e técnicas é fundamental para que um negociador possa exercer com excelência seus objetivos.
Em consideração que a negociação é um tema que nos segue desde anos atrás e que está apresentando uma evolução ao lado das demais ciências, esta pesquisa permitiu um entendimento do assunto de forma mais clara e objetiva. Por mais que negociamos diariamente, formal ou informalmente, seja com ou sem consciência, ficou perceptível que através deste estudo a importância de complementar nossos conhecimentos neste campo.
Em observação aos eventos acontecidos no departamento de compras no andamento das negociações na ocasião da pesquisa, tendo como fundamento os subsídios adquiridos pela literatura cientifica, podem-se sugerir melhorias nos procedimentos adotados nas negociações atualmente praticadas pela empresa.
Atualmente foram encontradas inúmeras carências nos procedimentos, e para sana-los foram oferecidas algumas propostas de progressos apontados no tópico 3.9, onde foi ressaltada a importância do planejamento, entre outros.
Em suma, esta análise permitiu obter um profundo conhecimento sobre negociações, abalizando tudo aquilo que é realmente importante e que, de fato, diferencia entre a excelência e a frustração em uma negociação.
