DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
GUILHERME MATEUS SARTORI
A RELEVÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO SETOR
DE RH DE UMA UNIVERSIDADE NA VISÃO DOS USUÁRIOS
(Trabalho de Conclusão de Curso)
IJUÍ (RS) 2013
GUILHERME MATEUS SARTORI
A RELEVÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES DO SETOR
DE RH DE UMA UNIVERSIDADE NA VISÃO DOS USUÁRIOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Prof.ª Orientadora: Ms. EUSÉLIA PAVEGLIO VIEIRA
RESUMO
Este trabalho apresenta o estudo realizado com os usuários do Sistema de Informações de Recursos Humanos de uma Universidade e sua visão sobre a estrutura do mesmo. A problemática do estudo era identificar qual a relevância da avaliação do sistema de informações do setor de RH da Universidade frente à necessidade dos usuários nos níveis operacionais e táticos. Os objetivos principais eram avaliar as informações geradas pelo sistema de informações do setor de RH da Universidade com as informações demandadas pelos usuários dos departamentos, filtrando e preparando informações relevantes que instrumentalizam a gestão. A metodologia utilizada para a realização do estudo foi classificada como pesquisa aplicada, sendo utilizado o instrumento de entrevista estruturada para o desenvolvimento do mesmo. Após, fez-se a interpretação dos resultados de forma descritiva e gráfica, buscando identificar os aspectos mais relevantes citados pelos participantes deste estudo. Ao final, apresentam-se os resultados da pesquisa e uma análise crítica a respeito das informações apontadas pelos usuários e as disponibilidades do sistema. Entre os resultados da pesquisa, pode-se destacar o grande envolvimento dos usuários operacionais com o sistema e a usabilidade do mesmo para as tomadas de decisões.
Palavras-chave
LISTA DE FIGURAS E GRÁFICOS
Figura 1: Níveis de hierarquia organizacional ... 19
Gráfico 01: Participação na Implantação do Sistema de RH no nível Tático ... 40
Gráfico 02: Treinamento para Utilização dos Aplicativos ... 40
Gráfico 03: Utilização dos aplicativos do módulo RH ... 41
Gráfico 04: Utilização dos relatórios para a tomada de decisões ... 41
Gráfico 05: Desenvolvimento de atividades que dependam do Sistema de Informações ... 42
Gráfico 06: Acessibilidade as Informações... 42
Gráfico 07: Necessidade de criação de novos relatórios ... 43
Gráfico 08: Acesso as informações particulares do módulo RH... 43
Gráfico 09: Frequência dos acessos às informações particulares ... 44
Gráfico 10: Existência de relatórios ou aplicativos que nunca acessou ... 44
Gráfico 11: Necessidade de criação de algum tipo de relatório/aplicativo ... 45
Gráfico 12: Criação de capacitações sobre a utilização do sistema ... 45
Gráfico 13: Pessoa que coleta as informações no sistema ... 46
Gráfico 14: Início das Atividades módulo RH no nível Operacional ... 47
Gráfico 15: Treinamento específico sobre o sistema ... 47
Gráfico 16: Dificuldade na busca de informações ... 48
Gráfico 17: Disponibilidade de informações ... 48
Gráfico 18: Integralidade das informações do sistema ... 49
Gráfico 19: Necessidade de complementação ... 49
Gráfico 20: Atendimento as demandas dos superiores ... 50
Gráfico 21: Tempo gasto com o sistema nas atividades ... 50
Gráfico 22: Dificuldade de acesso às informações ... 51
Gráfico 23: Criação de relatórios ... 51
Gráfico 24: Aplicativos que não são usados ... 52
Gráfico 25: Relatórios mais utilizados ... 52
Gráfico 26: Liberação de acesso ... 53
Gráfico 27: Capacitação para utilização do sistema ... 53
Gráfico 28: Início das Atividades módulo RH no nível operacional ... 55
Gráfico 30: Utilização do módulo RH ... 56
Gráfico 31: Dependência do sistema para realização de atividades ... 56
Gráfico 32: Local de acesso às informações ... 57
Gráfico 33: Frequência do acesso às informações ... 57
Gráfico 34: Aplicativos nunca utilizados neste nível ... 58
Gráfico 35: Necessidade de acessibilidade ... 58
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Diagrama Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial ... 17
Quadro 2 - Funções da informação gerencial contábil ... 18
Quadro 3: Exemplo de Banco de dados de ARH ... 30
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CRH Coordenadoria de Recursos Humanos CVM Comissão de Valores Mobiliários IBRACON Instituto Brasileiro de Contadores
NARH Núcleo de Administração de Recursos Humanos NDRH Núcleo de Desenvolvimento de Recursos Humanos
RH Recursos Humanos
SIE Sistema de Informações para o Ensino SIG Sistema de Informações Gerenciais SSD Sistema de Suporte a Decisão SSE Sistema de Suporte Executivo TCC Trabalho de Conclusão de Curso TI Tecnologia da Informação
SUMÁRIO
RESUMO... 3
LISTA DE FIGURAS E GRÁFICOS ... 4
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ... 7
INTRODUÇÃO ... 10
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 12
1.1 Área do conhecimento contemplada ... 12
1.2 Caracterização da organização ... 12
1.3 Problematização da temática em estudo ... 13
1.4 Objetivos ... 14 1.4.1 Objetivo geral ... 14 1.4.2 Objetivos específicos ... 14 1.5 Justificativa ... 14 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ... 16 2.1 Contabilidade gerencial ... 16
2.1.1 Funções da contabilidade gerencial ... 18
2.1.2 Níveis da hierarquia organizacional ... 19
2.2 Controladoria ... 20
2.2.1 Responsabilidades da Controladoria... 20
2.3 Sistemas de Informações ... 21
2.3.1 Estrutura dos Sistemas ... 22
2.3.2 Finalidades dos Sistemas de Informações ... 22
2.3.3 Classificação do Sistema de Informação ... 23
2.3.4 Sistemas de Informações Contábeis ... 26
2.3.5 Fundamentos de um Sistema de Informação Contábil... 27
2.4 Tecnologia da informação ... 27
2.5 Subsistema de Recursos Humanos ... 28
2.5.1 Banco de Dados de RH ... 29
2.6 Etapas de um Subsistema de Recursos Humanos ... 30
2.6.1 Entrada de Dados no Sistema ... 30
2.6.2 Processamento dos Dados ... 31
2.6.3 Saída de Informações ... 31
3 METODOLOGIA ... 34
3.1 Classificação da pesquisa ... 34
3.1.1 Conforme a natureza ... 34
3.1.2 Quanto aos objetivos ... 34
3.1.3 Quanto à abordagem do problema... 35
3.1.4 Procedimentos técnicos ... 35
3.2 Coleta de dados ... 36
3.2.1 Instrumento de coleta de dados ... 37
3.3 Análise e interpretação dos dados ... 38
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 39
4.1 Resultados obtidos com o nível tático - Chefes de Departamento ... 39
4.2 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretárias Executivas ... 46
4.3 Resultados obtidos com o nível operacional - Secretários de Curso ... 54
4.4 Aspectos relevantes citados pelos entrevistados ... 60
4.5 Proposta de estrutura ideal do sistema na visão do entrevistador ... 60
CONCLUSÃO ... 63
INTRODUÇÃO
Nos dias atuais de competividade empresarial, a Contabilidade Gerencial está se tornando cada vez mais importante para as organizações, e aliado a ela, estão os Sistemas de Informações.
Os Sistemas de Informações fornecem dados processados de acordo com a necessidade de cada organização e de cada indivíduo dentro da mesma, nos três níveis de atuação, estratégico, tático e operacional.
O setor de Recursos Humanos de uma Instituição de Ensino, foco deste trabalho, demanda muitas informações para os diferentes setores da instituição, inclusive para os departamentos onde estão alocados os Cursos de Graduação da Instituição, e muitas das informações geradas pelo sistema de RH são de extrema importância na tomada de decisões, agilizando processos internos e proporcionando relatórios confiáveis e úteis, sendo que a partir deles, os usuários possam ter embasamentos para análises e decisões na gestão das atividades sob suas responsabilidades.
Este sistema dentro da Instituição nunca passou por uma avaliação feita pelos usuários finais, no que se refere às informações disponíveis no mesmo e sobre as possíveis fragilidades que possam estar acontecendo, as quais necessitam serem superadas.
Para tanto, inicialmente buscou-se alinhar a pesquisa, fazendo a escolha da empresa foco do estudo e a área contemplada, e a partir dessa etapa foi definido o problema, bem como os objetivos a serem alcançados, tanto geral como específicos, culminando com a justificativa da realização deste.
Num segundo momento, desenvolveu-se a revisão bibliográfica, onde se pode aprofundar os assuntos abordados no trabalho referente ao tema, assim como, construir conhecimentos para embasar e atingir os objetivos propostos. Nesta etapa, foi realizada uma pesquisa sobre Contabilidade Gerencial, Controladoria, Sistemas de Informações, Tecnologia da Informação, Sistemas de Suporte a Decisão, Subsistema de Recursos Humanos, Entrada, Processamento e Saída de informações do subsistema de RH e também sobre a Avaliação de Sistemas de informações. Em todos estes assuntos foram feitas pesquisas bibliográficas na literatura e sites, com os respectivos apontamentos para melhor aprofundar o conhecimento sobre o tema.
Uma terceira etapa foi a definição da metodologia de trabalho. Analisando a classificação da pesquisa quanto à natureza, quanto aos objetivos, quanto à abordagem do problema e aos procedimentos técnicos. Também foi elaborada a coleta de dados e a análise e interpretação dos mesmos. As informações necessárias para a realização do trabalho foram obtidas por meio da aplicação de uma entrevista padronizada ou estruturada com os usuários nos níveis Tático e Operacional da instituição, ou seja, com os Chefes de Departamentos e as Secretárias Executivas e de Curso respectivamente, para então levantar o máximo de questões sobre as informações do setor de RH frente às necessidades destes usuários, no desempenho de suas atividades, e posteriormente fazer uma análise com dados tabulados de forma a serem analisados a partir dos objetivos propostos para o estudo. Esta análise busca evidenciar as potencialidades e fragilidades do subsistema de Recursos Humanos, a partir dos relatórios e aplicativos disponíveis e dos aspectos relacionados na pesquisa.
E por fim, apresenta-se a conclusão, que é onde foi efetuada a avaliação dos resultados obtidos com as entrevistas, e a bibliografia consultada para a realização do estudo, conforme o planejamento inicialmente estruturado.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Neste capitulo são abordados a contextualização do estudo que envolve a área do conhecimento contemplada, a caracterização da organização, a definição do problema, dos objetivos e da justificativa do estudo.
1.1 Área do conhecimento contemplada
A contabilidade dentre as possibilidades e campos de atuação, tem um papel fundamental na geração de informações que possam ser utilizadas na gestão das atividades empresariais. Especificadamente no setor de Recursos Humanos, o sistema de informações é utilizado para coletar, registrar, armazenar, analisar e recuperar dados sobre os recursos humanos da organização e de suas respectivas atividades em um período de tempo muito curto, proporcionando informações qualificadas para a tomada de decisões imediatas, não dependendo de intermediários para ter acesso às mesmas. Estas informações são necessárias e são utilizadas nos diferentes níveis de usuários, sejam eles operacionais, táticos ou estratégicos.
Neste contexto, o estudo se baseou em avaliar as informações disponíveis no sistema de informações de uma Universidade e apontar as possíveis fragilidades encontradas a partir das demandas dos respectivos usuários, em dois níveis de atuação, tático e operacional.
1.2 Caracterização da organização
O trabalho foi desenvolvido em uma Instituição de Ensino Superior, mais especificadamente com o Sistema de Informações da Universidade, chamado de Sistema de Informações para o Ensino (SIE) e os aplicativos que envolvem os Departamentos de Graduação desta instituição com a Coordenadoria de Recursos Humanos (CRH).
Os departamentos desta Instituição estão diretamente ligados a Vice-Reitoria de Graduação, e alocados aos departamentos, existem 06 chefes de Departamento, 42 Coordenadores de Curso, 06 Secretárias executivas, 17 secretárias de curso e 11 Secretárias de Departamento.
A Coordenadoria de Recursos Humanos conta com 12 colaboradores, destes, no Núcleo de Administração de Recursos Humanos (NARH), estão alocados sete técnicos administrativos e um Chefe, no Núcleo de Desenvolvimento de Recursos Humanos (NDRH) estão alocados três técnicos administrativos, e para gerenciar toda a coordenadoria tem um gerente.
1.3 Problematização da temática em estudo
O sistema de informações é um conjunto de elementos, que quando reunidos, formam elementos complexos, partindo da entrada de dados, do processamento e da saída das informações.
Sistema de Informações é um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. (PADOVEZE, 2010, p. 48)
Utilizando-se da tecnologia da informação é possível agilizar processos, qualificar relatórios e flexibilizar informações não estruturadas para a tomada de decisões. Conhecendo o sistema e o seu funcionamento, assim como as suas fragilidades, pode-se trabalhar na melhoria das mesmas para então buscar a eficácia das informações geradas para os diferentes usuários.
Neste contexto, o Sistema de Informações do setor de RH, disponibiliza inúmeras informações a quem dispuser e tiver acesso às mesmas. Estas necessitam ser avaliadas pelos usuários nos diferentes níveis de utilização, fazendo que, com a realização desta pesquisa, foi possível filtrar e qualificar essas informações, com base nas entrevistas e opiniões dos usuários da Instituição, nos níveis de chefia, secretária executiva e secretária de curso.
Diante do exposto, questionou-se. Qual é a relevância da avaliação do sistema de informações do setor de RH da Universidade frente à necessidade dos usuários nos níveis operacionais e táticos?
1.4 Objetivos
A seguir descreve-se os objetivos gerais e específicos propostos para este estudo.
1.4.1 Objetivo geral
Avaliar as informações geradas pelo Sistema de Informações do setor de RH da Universidade com as informações demandadas pelos usuários dos departamentos, filtrando e preparando informações relevantes que instrumentalizam a gestão.
1.4.2 Objetivos específicos
- Revisar a bibliografia referente a Sistemas de informações, Tecnologia da Informação, Qualidade da Informação;
- Mapear o Sistema de RH da Universidade;
- Aplicar um teste piloto aos usuários do Sistema de Informações do setor de RH da Universidade;
- Realizar as entrevistas com os usuários nos níveis operacionais e táticos; - Descrever as necessidades da informação nos níveis dos usuários;
- Identificar os aspectos relevantes citados pelos entrevistados;
- Propor uma estrutura de sistema conforme necessidade dos entrevistados.
1.5 Justificativa
Com o desenvolvimento desta pesquisa foi possível identificar as fragilidades relacionadas ao sistema que integra o subsistema de RH, no que os usuários sentem dificuldades, ou que desconhecem, propondo as informações no formato desejado para que possa dar um suporte aos gestores, tendo eles as informações demandadas pelos superiores com maior agilidade, pois em muitos casos, os relatórios não são somente importantes para as atividades diárias, mas também para a tomada de decisões.
Para a Coordenadoria de Recursos Humanos (CRH), este trabalho pode trazer algumas sugestões e criticas sobre o sistema que é utilizado, podendo fazer um trabalho em conjunto com os colaboradores de Tecnologia da Informação (TI) buscando aprimorar o sistema e, talvez solucionando problemas para ambos, tanto para os que alimentam o sistema como para os que dele necessitam.
Para mim, este trabalho proporcionou um conhecimento mais amplo sobre o sistema de RH do lado do usuário, podendo levar o meu conhecimento até eles e ao mesmo tempo proporcionar uma troca de informações como, por exemplo, o modo de buscar informações dentro do sistema e as dificuldades encontradas no momento da busca das informações para a tomada de decisões.
Para o curso e para o departamento, constata-se que é possível contribuir de forma direta, em função de que o questionário aplicado no desenvolvimento deste trabalho, envolveu todos os departamentos da Instituição, identificando assim os pontos frágeis enfrentados pelos usuários do sistema de RH, aliado a experiência prática e o domínio do sistema pelo pesquisador, contribuindo com o setor de TI da Instituição e qualificando as informações disponíveis aos usuários.
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Neste item, foi realizada uma abordagem teórica sobre o problema apresentado anteriormente, objetivando fundamentá-lo principalmente com autores e obras disponíveis na Biblioteca, em Sites e Artigos Científicos.
2.1 Contabilidade gerencial
A Contabilidade Gerencial é um processo que visa produzir informações operacionais e financeiras para o público interno e externo das organizações com o fim de orientar suas decisões operacionais e de investimento.
Para Atkinson, et. al. (2000 p. 36) a “Contabilidade Gerencial é o processo de identificar, mensurar, reportar e analisar informações sobre os eventos econômicos das empresas”.
Segundo Sérgio de Iudicíbus, (Apud PADOVEZE, 2010, p. 33) a contabilidade Gerencial pode ser caraterizada como:
Um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório.
Para Oyadomar; et. al. (2008) a Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada como uma “técnica de planejamento e controle de gestão, que envolve processos de mensuração, acumulação e comunicação de informações monetárias e não monetárias sobre aspectos das dimensões de desempenho da organização”.
Com estas afirmações sobre a contabilidade gerencial, pôde-se entender que esta área do conhecimento é de suma importância nas organizações, tendo em vista que as informações relevantes para as tomadas de decisões estarão disponíveis em um curto espaço de tempo, sendo possível antecipar atitudes de problemas futuros sem colocar em risco o desempenho da empresa.
Alguns objetivos da contabilidade gerencial são apresentados por Cabrelli, e Ferreira, (2007, p 30) onde dizem que a Contabilidade Gerencial visa:
Facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão; Auxiliar empresários nas tomadas de decisões, a fim de controlar, planejar e corrigir as falhas da empresa, proporcionando um melhor
gerenciamento; Elaborar planos administrativos e instrumentos de apoio ás funções, focando a avaliação de resultados; Auxiliar no gerenciamento de departamento, enxergar e corrigir problemas, ajudar a empresa a crescer e gerar lucros e diminuir a taxa de mortalidade empresarial e o desemprego.
Tradicionalmente, a alta administração utiliza a contabilidade financeira por se tratar de informações monetárias e mais precisas, entretanto os administradores e a alta gerência tem demonstrado interesse em informações não financeiras, informações operacionais ou físicas, mais subjetivas, como por exemplo, informações de como está o nível de satisfação do cliente, como está a capacitação dos funcionários, ou até mesmo o desempenho de um produto novo.
Warren, Reeve e Fess descrevem as diferenças entre contabilidade gerencial e contabilidade financeira, que são as duas formas mais usadas de classificar as informações contábeis gerenciais. Entender estas relações ajuda a entender as necessidades informacionais da gerência.
Quadro 1 - Diagrama Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial
Os dados da Contabilidade Gerencial são dados históricos e estimados usados somente pela administração na condução das atividades diárias, no planejamento de operações futuras e no desenvolvimento de estratégias de negócios interligadas, já as informações da Contabilidade Financeira são relatadas na forma de demonstrativos financeiros úteis para pessoas externas ou instituições externas da empresa. Os administradores utilizam-se destes demonstrativos para atingir operações atuais e planejar operações futuras, conforme Warren, Reeve e Fess (2001).
Atkinson, et. al. (2000) descrevem que a “Contabilidade Gerencial deve fornecer informações econômicas para a clientela interna: operadores/funcionários, gerentes intermediários e executivos seniores”, e a Contabilidade Financeira “é direcionada para uma clientela externa, como acionistas, credores (bancos, debenturistas e fornecedores)”.
Portanto os diferentes tipos de contabilidade são importantes nas tomadas de decisões, cada um com suas características distintas e seus públicos bem definidos, sendo possível tomar decisões nas mais diversas situações de indecisões.
2.1.1 Funções da contabilidade gerencial
A informação contábil participa de várias funções organizacionais dentro das organizações, como no controle operacional, custeio do produto e do cliente, controle administrativo e controle estratégico.
No quadro a seguir, estão demonstradas algumas funções da informação contábil gerencial e sua funcionalidade.
Quadro 2 - Funções da informação gerencial contábil
Controle Operacional
Fornece informação (feedback) sobre a eficiência e a qualidade das tarefas executadas.
Custeio do produto e do cliente
Mensura os custos dos recursos para se produzir, vender e entregar um produto ou serviço aos clientes.
Controle administrativo
Fornece informação sobre o desempenho de gerentes e de unidades operacionais.
Controle estratégico
Fornece informações sobre o desempenho financeiro e competitivo de longo prazo, condições de mercado, preferências dos clientes e inovações tecnológicas.
Fonte: Atkinson et al. (2000, p. 45).
Essas diferentes funções das informações contábeis são demandadas pelos diferentes níveis de hierarquia organizacional, e cada um com certa frequência, já que utilizam para diferentes ações.
2.1.2 Níveis da hierarquia organizacional
Podem-se diferenciar três tipos de níveis de poder dentro das organizações, estando interligadas e com características distintas, são eles: estratégico, tático e operacional, demonstrado na figura a seguir.
Figura 1: Níveis de hierarquia organizacional.
Fonte: Adaptado de Chiavenato (2004)
Em todos os níveis da hierarquia organizacional, se faz necessário à tomada de decisões, em algumas com certa frequência, outras um pouco menos, assim como complexidades e riscos diferentes.
O nível estratégico é o nível onde são criados os fundamentos estratégicos da organização (como missão, visão, valores) e são traçados os objetivos estratégicos a curto, médio e longo prazo. Segundo O’Brien (2009, p. 281) este nível é responsável pelo “desenvolvimento de metas globais, estratégicas, políticas e objetivos da organização como parte de um processo de planejamento estratégico”. Também observa fatores externos, pontuando oportunidades e ameaças relevantes para o andamento da organização.
No nível tático, entra a figura dos gerentes, coordenadores, supervisores e executivos. Este nível tem como objetivo principal o desdobramento da estratégia, ou seja, de como será realizado o caminho para a execução dos objetivos estratégicos (já estabelecidos no nível superior), desdobrando-os em metas
específicas para suas áreas e subordinados. Segundo Vieira (Apud LISZBINSKI, 2007, p. 39), “é responsável por cuidar do relacionamento e integração interna da organização”.
Já o nível operacional, é o que cumpre a estratégia traçada e faz alcançar os objetivos almejados, e para isso é necessário que pessoas "coloquem a mão na massa", ou seja, cumpra de forma eficiente e eficaz cada uma das atividades que lhes for atribuída. Para O’Brien (2009, p. 282), é nesse nível que ocorre o controle do “uso dos recursos e o desempenho das tarefas de acordo com os procedimentos e dentro dos orçamentos e programações pré-determinadas para as equipes e os grupos de trabalho na organização”.
2.2 Controladoria
Controladoria é a unidade administrativa dentro da empresa que, por meio da Ciência Contábil e do Sistema de Informação de Controladoria, é responsável pela coordenação da gestão econômica do sistema empresa e do funcionamento do sistema por meio do qual se coleta e relata as informações de controle, (SCHIER, 2004).
Além de sua responsabilidade por coletar dados, a controladoria também pode ser responsável pela análise de dados, por salientar seu significado à administração, e por fazer recomendações quanto ao que se deve fazer.
Segundo Figueiredo e Caggiano (Apud SCHIER, 2004, p. 11) em seu livro dizem que “[...] a controladoria consiste em um conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências [...] e principalmente da Contabilidade que se ocupam da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia”.
A controladoria é hoje considerada de suma importância para as empresas que atuam em um ambiente que pode ser caracterizado como hiper competitivo.
2.2.1 Responsabilidades da Controladoria
O setor de controladoria dentro de uma Empresa em por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório e colaborar com os gestores em seus
esforços para a obtenção da eficácia de suas áreas no aspecto econômico. Algumas de suas responsabilidades, segundo Oliveira (2009, p. 19) são:
Disponibilizar indicadores precisos; Propiciar avaliação objetiva de resultados; Subsidiar o processo de planejamento; Induzir os gestores à otimização dos resultados econômicos dos seus produtos e processos produtivos; Ser gestora dos conceitos de mensuração econômica na empresa, disponibilizando os modelos decisórios adequados; Elaborar e realizar o controle orçamentário; Desenvolver, implementar e manter os modelos de informações gerenciais das áreas de responsabilidade, em conjunto com os gestores das áreas; Apurar e analisar os custos e a rentabilidade de produtos, unidades, clientes e segmentos; Padronizar/racionalizar as informações gerenciais.
Segundo Catelli, (Apud PADOVEZE, 2004, p. 31) “a missão da controladoria é assegurar a eficácia da empresa através da otimização de seus resultados”.
Portanto, o papel da controladoria não é tomar partido frente a problemas enfrentados, mas sim, manter os diretores informados da atual situação, dando suporte à gestão dos negócios da empresa, garantindo os objetivos e sua missão.
2.3 Sistemas de Informações
Neste item, foram abordados os conceitos de sistemas e sistemas de informações segundo alguns autores pesquisados.
Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em Interação e Sistemas podem ser considerados tanto abertos como fechados, onde o sistema fechado não interage com o ambiente externo, enquanto que o sistema aberto interage com o ambiente externo, suas entidades e variáveis, (PADOVEZE, 2010).
Podemos identificar que a empresa é um sistema aberto, pois em razão da sua interação com o ambiente externo. A empresa capta no meio externo os recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou serviços prestados, ou informações, atendendo as necessidades da sociedade ou dos gestores.
Segundo Frezatti et. al. (2009, p. 71) sistema “é um conjunto coordenado de elementos interdependentes que interagem para atingir determinado objetivo”, e sistema de informação é a “transformação da matéria prima, que são os dados, em produto final, que são as informações, podendo ser utilizadas de forma confiável, reduzindo as incertezas nas tomadas de decisões”.
Para Magalhães e Lunkes (2000, p. 26) sistema pode ser descrito como “uma entidade de mais de um componente (subsistemas), os quais se integram para chegar a um objetivo comum”, ou seja, todo grupo, seja ele pequeno médio ou grande, sendo organizado, pode ser considerado um sistema, pois existe um objetivo comum a ser alcançado e Sistemas de informações são os que processam dados e transforma-os em relatórios, que por fim serão utilizados para a tomada de decisões. (MAGALHÃES e LUNKES, 2000).
A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança e agilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões.
2.3.1 Estrutura dos Sistemas
Automaticamente quando se pensa em sistema, se imagina um conjunto. Os sistemas nada mais são que um conjunto de informações que necessitam de objetivos do sistema, ambiente ou processamento do sistema, recursos ou entradas do sistema, componentes do sistema, saídas do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema. (PADOVEZE, 2000).
Conforme diz Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 23), um sistema de informações é uma parte de um sistema muito maior, onde “dados ou informações são introduzidas, processadas e saem como informações para fins de planejamento, tomadas de decisões e controle”.
Portanto pode-se entender que não existe um sistema de informações sem um outro sistema interligado, seja ele aberto ou fechado, sempre haverá algum objetivo a ser alcançado.
2.3.2 Finalidades dos Sistemas de Informações
As empresas e seus respectivos gestores necessitam estar preparados para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. Laudon e Laudon (1999, p. 26), descrevem que “a razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente”.
Segundo Riccio (Apud PADOVEZE, 2000, p. 28) os objetivos dos sistemas de informações “são o que queremos que o sistema nos permita cumprir ou fazer em relação ao recurso que nos compete administrar.”
Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a consequente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado. Eles devem ser criados para gerar informações para atender aos usuários finais e seus consumidores.
2.3.3 Classificação do Sistema de Informação
No ponto de vista empresarial, os sistemas podem ser classificados em Sistemas de Informação de Apoio as Operações e Sistema de Informação de Apoio a Gestão, todos eles com muitas características em comum.
Segundo Padoveze (2000, p. 57) Estes sistemas de informações devem ser “dinâmicos, flexíveis, possuir interação homem/máquina, suporte a decisão e auxilio nas previsões sobre o futuro”.
Devem promover o suprimento das informações, obtendo uma eficácia operacional e decisorial.
a) Sistema de Informações Operacionais
Os Sistemas de Apoio as Operações surgiram da necessidade das empresas terem o controle sobre todas as atividades operacionais da empresa, controlar processos internos e atualizar o banco de dados fornecendo informações internas e externas que futuramente serão utilizadas em algum processo de gestão.
Segundo Padoveze (2000, p. 55) estes sistemas de apoio a operações têm como objetivo “auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc)”.
Conforme descreve Batista (2006, p. 23) “esses sistemas são responsáveis pelo próprio funcionamento da organização, pois implementam as transações que desenvolvem a sua atividade”. São capazes de manipular e organizar os dados para ficarem disponíveis para o nível tático da organização.
Apesar da importância do sistema de apoio operacional, para certas decisões mais específicas, é necessário o apoio de um sistema de informação gerencial.
b) Sistema de Apoio a Gestão
Quando se trata em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo, em todos os níveis hierárquicos, desde o operacional até a alta direção. A relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. O’Brien (2009, p.29), afirma que “quando os sistemas de informação se concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são chamados sistemas de apoio gerencial”.
Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema de Suporte da Decisão (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de Informação Gerencial (SIG). Estes sistemas são munidos de grande quantidade de dados e ferramentas, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização e podem servir de base para as mais diversas atividades, assim como também para a tomada de decisões. Sabe-se que os gerentes demandam uma gama de informações para a tomada de decisões, então estes sistemas tem como foco flexibilizar informações não estruturadas com base nos sistemas operacionais e de apoio.
A definição de SSD, segundo Laudon e Laudon (1999, p. 354), “é um sistema interativo, sob controle do usuário, que oferecem dados e modelos para dar suporte à discussão e a solução de problemas semiestruturados”. Podendo estes sistemas proporcionar uma maior agilidade frente às decisões a serem tomadas. Também utiliza ferramentas analíticas com dados mais sofisticados, que auxiliam na tomada de decisões de problemas semiestruturados, menos rotineiras que as manipuladas por um SIG.
Um SIG geralmente gera relatórios de transações empresariais básicas e documenta exceções relativas ao desempenho esperado, geralmente utiliza ferramentas analíticas relativamente simples para solucionar problemas estruturados. (LAUDON E LAUDON, 1999).
sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisão”. Os sistemas de suporte a decisão oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial.
Os Sistemas de Suporte Executivo servem para dar suporte ao nível estratégico da empresa ajudando-lhes a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se das ferramentas disponíveis para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse sistema é o nível tático da organização. Como descreve Padoveze (2000, p.56) “eles se utilizam da base de dados dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão e tem como foco flexibilizar informações não estruturadas para a tomada de decisão”.
Para Batista (2006, p. 26) “dão suporte ao desenvolvimento do planejamento estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos”.
Os SSE não são elaborados para resolver os problemas específicos, que são de responsabilidade do nível estratégicos, mas por sua vez fornecem uma capacidade de computação e telecomunicações que podem mudar a estrutura e a resolução dos problemas enfrentados.
Os Sistemas de Informação Gerencial dão suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisões. Batista (2006, p. 24), descreve que, “os sistemas de informação gerencial usam ferramentas que permitem uma visão analítica dos dados/processos, gerando uma visão agregada, integrada e gráfica dos principais indicadores de desempenho da empresa”. Para Oliveira (2010, p. 36) “O Sistema de informações é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada, e capazes de gerar informações necessárias ao processo decisório dos executivos nas empresas.”
Os executivos das empresas devem construir os sistemas de informação gerencial de forma que possam ser inseridos dados internos e externos, permitindo uma relação entre estes meios, possibilitando concretizar os objetivos pré-estabelecidos.
As fontes externas são as obtidas através do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes. As fontes internas são os bancos de dados mantidos e estruturados pela organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos
diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de produção, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing; (OLIVEIRA, 2010).
c) Estrutura Decisória das Empresas
A estrutura decisória das empresas, o que se refere aos processos gerenciais, classificam os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver.
Batista (2006, p 39), em seu livro escreve que os sistemas são classificados em: sistema de nível estratégico, táticos, de conhecimento e operacionais. As informações geradas pelos sistemas de nível estratégico “são utilizadas para traçar e/ou verificar os planejamentos estratégicos da Organização. São usados para a tomada de decisões”. Os sistemas de nível tático “são usados para controlar ou medir os planejamentos operacionais da empresa e definir as táticas ou metas a serem cumpridas”. Os sistemas de conhecimento “são utilizados em ambientes de projeto distribuído para compartilhar dados e criar uma estrutura centralizada de desenvolvimento” e os sistemas de nível operacional “são utilizados para o desenvolvimento das tarefas diárias da empresa, como exemplo: sistema de compra/venda”.
Cada um dos níveis possuem suas demandas específicas e por isso acabam se subdividindo para melhor atender aos interessados.
2.3.4 Sistemas de Informações Contábeis
Os SIC (Sistemas de Informações Contábeis) consistem em um conjunto de subsistemas inter-relacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomadas de decisões e controle.
De acordo com Bio (1989, p. 18), “considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”.
Conforme Padoveze (2010, p. 49) a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Instituto Brasileiro de Contadores (IBRACON) definem que “A Contabilidade é, objetivamente, um Sistema de Informação e Avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade [...]”.
Portanto, os SICs são informações relevantes que fornecem dados importantes que influenciam nos processos e eventos dos negócios da organização e essas informações poderão direcionar a empresa para um fracasso ou para o sucesso dos negócios. Por esses e outros motivos que as informações devem ser sempre atualizadas no sistema para que se tenham sempre informações atuais e fidedignas com a realidade da empresa.
2.3.5 Fundamentos de um Sistema de Informação Contábil
Segundo Padoveze (2010) para que um SIC tenha validade duradoura dentro de uma entidade, são fundamentais três pontos: operacionalidade, integração e custo da informação.
Na operacionalidade, deve-se ter a informação coletada, armazenada, e processada de forma que o usuário possa ter certeza de que estará operando dados reais, com relatórios práticos e objetivos para a tomada de decisões.
Na integração e navegabilidade de dados, se entende por um sistema onde os dados depois de integrados ao sistema, possam ser acessados por todos os setores da instituição, deixando todos os segmentos do sistema integrados, tanto a Contabilidade, como o Financeiro, o Recursos Humanos, entre outros.
Já no custo da Informação, considera-se que este deve ser analisado em função do Custo – Benefício que trará para a empresa. Hoje em dia, qualquer empresa, desde a microempresa, até as grandes corporações, tem condições de possuir recursos da macro e microinformática com um sistema contábil integrado, facilitando da administração das organizações.
2.4 Tecnologia da informação
A (TI) Tecnologia da Informação pode ser definida como o conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos computacionais que visam permitir a
obtenção, o armazenamento, o acesso, o gerenciamento e o uso das informações para qualquer que seja seu propósito.
Em sistemas automatizados, a tecnologia da informação serve como uma plataforma onde todos os outros componentes de sistemas, como programas e dados dependem, como diz Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.44) “os equipamentos de computação precisam trabalhar em conjunto com outros componentes do sistema para realizar as tarefas de processamento de dados”, ou seja, não teremos nenhum tipo de sistema completo na falta de um dos elementos: equipamentos, aplicativos/programas, dados ou pessoas.
A tecnologia se tornou uma ferramenta muito útil para todo tipo de organização, sendo possível analisar dados e relatórios de empresas da mesma companhia do outo lado do mundo em questão de segundos e com um custo muito baixo, tornando assim muito mais rápido e eficiente as tomadas de decisões.
2.5 Subsistema de Recursos Humanos
Como o sistema de informações é um conjunto de elementos associados de forma que com sua interação possam ser geradas informações necessárias à tomada de decisões, o setor de RH (Recursos Humanos) é extremamente responsável por garantir e abastecer os órgãos de apoio, com as informações relevantes sobre o pessoal lotado em cada um de seus departamentos e setores, para que seus respectivos gerentes e executivos possam administrar e ter controle sobre seus subordinados e o que envolve os mesmos.
Um Sistema de Recursos Humanos é uma ferramenta utilizadas por empresas para fins gerenciais, sendo possível obter dados, processar e transformar em informações que serão úteis para os interessados de forma esquematizada e ordenada, assim servindo de subsídio ao processo de tomadas de decisões. Segundo Chiavenato (2009 p. 461), “a informação reduz a condição de incerteza”, dando mais segurança nas tomadas de decisões diante dos problemas enfrentados.
Para Chiavenato (2004, p.462) ”o sistema de informação proporciona a visibilidade adequada para que gerentes de linha e funcionários possam navegar e trabalhar perante a metas e objetivos mutáveis e complexos”.
Nos diversos setores das instituições não é diferente, todos devem ter clareza do que o sistema pode proporcionar para que seja feita da melhor maneira possível
as demandas de cada setor, isso se aplica também as informações disponíveis pelo subsistema de recursos humanos.
Drucker (Apud CHIAVENATO, 2004, p. 462) relata que existem duas perguntas fundamentais que cada pessoa deveria se fazer dentro de uma organização. “A primeira é: qual a informação que necessito para meu trabalho: de quem, quando e como? A segunda: qual a informação que eu proporciono aos outros a respeito do trabalho que eles fazem, de que forma e quando?”
Com estas duas perguntas, o trabalho a ser realizado será muito mais qualificado e o usuário se tornará um aliado do sistema tornando-se parceiro e ativo para mudanças e inovações.
2.5.1 Banco de Dados de RH
A base de todos os sistemas de informações são os dados, e no subsistema de recursos humanos não ia ser diferente. Os dados são armazenados e codificados de forma que quando necessário, estarão disponíveis para o processamento e obtenção de informações.
Segundo Chiavenato (2009, p. 465), “um banco de dados é um conjunto ordenado de arquivos, relacionados logicamente, organizados de forma a melhorar e facilitar o acesso aos dados e eliminar a redundância”.
A gestão de pessoas utiliza de vários cadastros no banco de dados, que mantem-se interligados e que permitam obter e armazenar dados a respeito de diferentes níveis de complexidade.
No quadro seguinte demonstra-se como pode estar estruturado um banco de dados no setor de ARH.
Quadro 3: Exemplo de Banco de dados de ARH
Fonte: Adaptado de Chiavenato (2009, p. 466).
O banco de dados de um sistema de Recursos Humanos está em constante atualização, portanto requer que a entrada de dados no sistema seja rápida e sem burocracia, tendo em vista que a saída de informações é uma ferramenta no processo decisório utilizada pelos seus usuários finais em momentos oportunos (diariamente, semanalmente, anualmente), ou até mesmo em tempo real (on line).
2.6 Etapas de um Subsistema de Recursos Humanos
Na sequência são abordadas algumas etapas importantes do setor de recursos humanos que interferem no desempenho das atividades de outros setores e departamentos.
2.6.1 Entrada de Dados no Sistema
No setor de Recursos Humanos, vários dados são incluídos no sistema de forma que depois de concluído, formarão um banco de dados complexo para os diversos processamentos que se realizarão durante os períodos, alguns deles são: os dados pessoais de cada empregado contratado, formando assim o cadastro de pessoal; os dados de ocupantes em cada função e cargo, obtendo um cadastro de cargos e salários; os dados dos empregados de cada departamento/setor, formando o cadastro de departamentos com seus respectivos colaboradores; os dados dos
Cadastro de Cargos Cadastro de Seções Cadastro de Remunerações Cadastro de Benefícios Cadastro Médico Inclusões no cadastro Exclusões do cadastro Alterações do cadastro Freq. ou cartões de ponto Vales e Adiantamento s Outras Entradas Folha de Pagamento Relatórios Contábeis Relatórios Legis (INSS, IR, FGTS). Relatório de Absenteísmo Relatório de Férias Outras Informações Banco de Dados Cadastro de Pessoal Entradas
benefícios e serviços sociais, formando um cadastro de benefícios; os dados sobre candidatos selecionados, formando os cadastros de candidatos e os dados de cursos e treinamentos, formando os cadastros de treinamentos oferecidos (CHIAVENATO, 1998).
Com estas informações dentro do sistema, pode-se processar e obter diversos tipos de informações, tanto para elaborar planos de ações como para tomadas de decisões.
2.6.2 Processamento dos Dados
Neste processo, é o momento em que os dados inseridos anteriormente são processados, para transforma-las em informações para alguma finalidade ou objetivo.
Chiavenato (1998, p. 561) relata que o processamento de dados é a etapa do processo que consiste em “acumular, agrupar e cruzar dados para transforma-los em informação, para obter outras informações, ou as mesmas informações de outra forma, para alguma finalidade ou objetivo”.
Para esta etapa de processamento de informações, é todo feito de forma automática com microcomputadores. O único procedimento que o usuário deverá se preocupar é em dar o comando correto para a finalidade desejada. Geralmente as máquinas estão programadas para processar este complexo número de dados.
No setor de RH, os procedimentos mais comuns neste processamento, é a geração da folha de pagamento, a carga dos registros do relógio ponto, o processamento de férias a serem gozadas, rescisões por diversos motivos informados anteriormente, entre outros.
2.6.3 Saída de Informações
Nesta ultima e a mais importante etapa do processamento dos dados em informações, é que se têm as respostas para muitos problemas ou dúvidas encontradas no desempenhar das funções dentro das organizações. É com esse processo que é feito a análise e ações acerca de toda a gestão de pessoas.
Para que seja útil alguma informação gerada a partir do sistema, é necessário que se tenha um problema, então a partir deste problema se buscará as ferramentas necessárias para a resolução do mesmo.
Para Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 24) “Os Gerentes e outros usuários, utilizam as informações para planejar, tomar decisões e controlar a organização”, e para Chiavenato (2004, p. 468) é para “proporcionar suporte para decisão, u seja, assistir os gerentes de linha e funcionários para que tomem as melhores decisões”.
Algumas informações importantes retiradas do sistema de recursos humanos: Folha de pagamento, relatórios do registro do ponto, progressões salariais, afastamentos, férias, informações sobre o recrutamento e seleção, como candidatos inscritos, atividades desenvolvidas no decorrer do período solicitado, entre outras.
Os próprios funcionários também podem gerar relatórios sobre si próprios, previamente liberados para consulta, como a situação de férias, remunerações, horas extras, entre outras.
Todas estas informações são importantes para cada nível hierárquico da empresa, cada um com suas prioridades.
2.7 Avaliação dos Sistemas de Informação de RH
A avaliação dos sistemas de RH é muito importante para a empresa, pois consegue monitorar os níveis de utilização dos usuários e verificar se estão conseguindo alcançar seus objetivos com eficiência.
Em muitas empresas, as avaliações dos seus sistemas de RH são feitas apenas informalmente, basicamente com comentários entre os gerentes e os colaboradores que deles utilizam, não gerando nenhum resultado no aperfeiçoamento do mesmo.
Segundo Chiavenato (2004, p. 471), um dos métodos de avaliar o sistema é “consiste em monitorar os níveis de utilização do sistema. Quanto mais um sistema é usado, mais ele se aproxima dos objetivos de eficiência”, podendo assim ter uma noção de que modo o usuário está buscando as informações, se está demorando em achar respostas frente ao seu problema ou se está sendo objetivo e realizando as tarefas com a maior brevidade possível.
Ainda, Chiavenato (2004, p. 471) descreve que existem duas formas de avaliar os sistemas de RH.
A primeira relaciona-se com as economias de custo decorrentes da redução das atividades administrativas, como a redução de níveis de staff, custos de malotes, tempo de espera dos gerentes para obter informações. A segunda envolve o acompanhamento dos efeitos das informações do sistema para os tomadores de decisão.
A avaliação também focaliza o comportamento do usuário final centrando a avaliação nas percepções do usuário quando do uso do sistema, abordando os valores percebidos por estes, sua disposição em usar, e a confiabilidade que o sistema oferece.
Portanto também se pode observar que a avaliação do uso do sistema está associado aos princípios da utilidade, usabilidade e da qualidade (DIAS).
3 METODOLOGIA
Esta etapa tem como objetivo explicitar a metodologia utilizada e como ocorreu o desenvolvimento da pesquisa na sua parte prática, para no fim atingir os objetivos esperados.
3.1 Classificação da pesquisa
Neste item, aborda-se a classificação da pesquisa conforme sua natureza, quanto aos objetivos, quanto à abordagem ao problema e quanto aos procedimentos técnicos utilizados na pesquisa.
3.1.1 Conforme a natureza
Conforme a natureza da pesquisa, a pesquisa pode ser classificada em básica ou aplicada. Após identificar as atribuições de cada tipo de pesquisa, pode-se dizer que esta pesquisa é aplicada por se tratar de um trabalho que buscou verificar as dificuldades enfrentadas pelos usuários, propondo maneiras diferentes de solucionar os mesmos e ao mesmo tempo levar o conhecimento e experiência prática, facilitando e agilizando a tomada de decisões e as soluções dos problemas identificados.
Conforme descreve Silva e Menezes (2005, p.20) a “Pesquisa Aplicada objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática e dirigidos à solução de problemas específicos. Envolve verdades e interesses locais”.
Como um dos objetivos deste trabalho foi o levantamento das informações de como a ferramenta disponível é utilizada para gerar as informações referentes ao setor de RH, e posteriormente trabalhou-se na resolução dos problemas relatados pelos usuários, se encaixando neste tipo de pesquisa.
3.1.2 Quanto aos objetivos
A pesquisa pode ser classificada em três modelos distintos quanto aos objetivos: exploratória, descritiva e explicativa. Nesse sentido, buscou-se realizar uma pesquisa exploratória e descritiva. Exploratória, pois tentou reunir informações
sobre sistema estudado e incorporou novas ideias trazidas dos seus respectivos usuários e descritiva porque descreve as características do sistema e as suas funcionalidades na prática.
Segundo Gil (2008, p.28) em seu livro diz que as pesquisas exploratórias têm como principal finalidade “desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores” e ainda segundo o mesmo autor, as pesquisas descritivas são, “juntamente com as exploratórias, as que habitualmente realizam os pesquisadores sociais preocupados com a atuação prática”.
Portanto, o estudo apresentado explorou o sistema utilizado nos diferentes níveis de atuação, onde foi observado e descrito as informações relatadas pelos diversos usuários.
3.1.3 Quanto à abordagem do problema
Quanto à abordagem do problema, na bibliografia consultada citam os tipos de pesquisa qualitativa e quantitativa. Para este trabalho, classificou-se como pesquisa qualitativa, pelo motivo de que não foi trabalhado com dados estatísticos, e o pesquisador fez o papel importante de levantar informações diretamente no ambiente estudado.
Conforme Richardson (1999, apud BEUREN, 2004, p.91), a pesquisa qualitativa “pode contribuir no processo de mudança de determinado grupo e possibilitar, em maior nível de profundidade, o entendimento das particularidades do comportamento dos indivíduos”.
Nesse sentido, o estudo buscou investigar as particularidades do sistema em estudo e a opinião dos diferentes usuários no seu ambiente de trabalho.
3.1.4 Procedimentos técnicos
Para o desenvolvimento deste trabalho foi utilizado alguns procedimentos que são apresentados a seguir:
Pesquisa Bibliográfica: Utiliza-se a pesquisa bibliográfica para reunir embasamentos teóricos para o desenvolvimento do estudo. Para Marconi e Lakatos
(2003 p.183) “A pesquisa bibliográfica, ou de fontes secundárias, abrange toda bibliografia já tornada pública em relação ao tema de estudo [...]”.
Levantamento: Em função da entrevista direta realizada com os usuários, foi feita inicialmente uma pesquisa-levantamento, onde foi realizada a pesquisa com uma amostra pré-definida, para ter uma ideia de como correu o restante da pesquisa com o todo e posteriormente verificou se o objetivo da pesquisa foi alcançado com sucesso, (SILVA, 2003).
Estudo de caso: Como foi realizado um estudo específico sobre um sistema que gera informações para vários níveis operacionais da instituição, e a sua utilização na gestão, foi realizado um estudo de caso. No livro do Gil (2008, p. 57) relata que “O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir o seu conhecimento amplo e detalhado [...]”.
Portanto, o estudo envolveu em um primeiro momento a revisão bibliográfica para aprofundar os conhecimentos, seguidos do levantamento das informações e do estudo de caso específico no Setor de RH da Universidade.
3.2 Coleta de dados
Inicialmente a coleta de dados foi realizada por meio de um levantamento bibliográfico baseado em pesquisas em livros, artigos, sites, apostilas, entre outros que deram um embasamento teórico necessário para a consolidação dos conhecimentos que são fundamentais para o desenvolvimento do estudo aplicado.
Para o desenvolvimento deste estudo, foram analisados aspectos do sistema de Recursos Humanos da Instituição frente aos usuários e suas demandas. Para isso, foram utilizados instrumentos específicos para este tipo de pesquisa, tais como, entrevista não estruturada ou despadronizada e observação por parte do entrevistador, com o fim de atingir os objetivos propostos.
Este trabalho foi realizado especificadamente com os usuários do Subsistema de Recursos Humanos nos departamentos da instituição, sendo aplicado diretamente para as Secretárias de curso, Secretárias Executivas e Chefes de Departamento, usuários estes que necessitam de informações e relatórios para o gerenciamento de suas atividades, estas são geradas pelo sistema, obtendo assim, a opinião nos dois níveis, Operacionais e Tático.
3.2.1 Instrumento de coleta de dados
Para o levantamento das informações necessárias, foram utilizados instrumentos de pesquisa, tais como, a entrevista despadronizada e a observação sistemática, individual e na vida real.
A entrevista, na visão do Silva (2003, p.69) “é uma comunicação verbal entre duas ou mais pessoas, com um grau de estruturação previamente definido”, neste caso foi individual para que fosse possível detectar a percepção e as dificuldades individuais diante do que lhe é solicitado.
A entrevista pode ser tanto padronizada como despadronizada. Para a elaboração desse trabalho, foi escolhida a forma despadronizada, conhecida também como não estruturada, por se tratar de uma conversa informal, podendo ser feita perguntas abertas, onde o entrevistado teve maior liberdade para expressar o que foi solicitado.
Também dentro da entrevista não estruturada, existem três tipos de entrevistas: a entrevista focalizada, onde o entrevistador monta uma estrutura de perguntas para não fugir muito do objetivo, focando nos principais tópicos da pesquisa; existe a entrevista clínica, onde o entrevistador organiza perguntas específicas, para o entrevistado poder esclarecer a conduta e seus sentimentos; e a entrevista não dirigida, onde o entrevistado tem liberdade para relatar experiências práticas e apresentar opiniões sobre o assunto em questão. (MARKONI e LAKATOS, 2003)
Foram abordados assuntos do dia a dia dos usuários e a sua interação com o sistema, assim como a sua funcionalidade e sua eficácia na tomada de decisões.
Portanto a entrevista escolhida para o desenvolvimento deste trabalho foi despadronizada e teve para orientar a sua realização a qual teve o objetivo de coletar o maior numero de informações acerca das necessidades de informações.
Assim como a entrevista despadronizada, também foi utilizada a observação sistemática como um método de coleta de dados, pois proporciona ao entrevistador observar o usuário na busca das informações, com um prévio planejamento do que foi observado, e realizar levantamentos de informações a partir da conversa que se teve com o entrevistado.
Marconi e Lakatos (2003, p.193) descrevem esta técnica de Observação como estruturada, planejada ou controlada, onde diz que “o observador sabe o que
procura e o que carece de importância em determinada situação; deve ser objetivo, reconhecer possíveis erros e eliminar sua influência sobre o que vê ou recolhe”.
Com esta técnica, foi possível perceber o nível de conhecimento do entrevistado, analisando sua postura e suas respostas frente ao questionamento feito. Por ter o problema de o entrevistado ficar um pouco encabulado, por estar expondo sua opinião e demonstrando suas dificuldades frente ao sistema, tentou-se diminuir essa informalidade, para que não alterasse os resultados da entrevista, trabalhou-se com uma pesquisa despadronizada, para se tornar mais um momento de troca de informações do que uma entrevista.
3.3 Análise e interpretação dos dados
A análise e interpretação dos dados coletados é a próxima etapa realizada no processo da pesquisa. Para Marconi e Lakatos (2003, p. 133) Essa é a etapa que “corresponde a parte mais importante do trabalho. É aqui que são transcritos os resultados, agora sob a forma de evidências para a confirmação ou a refutação das hipóteses”, é onde foi realizada a interpretação das respostas através da literatura estudada nos capítulos anteriores.
Como diz Gil (2008, p 177) “o que se procura na interpretação é a obtenção de um sentido mais amplo para os dados analisados, o que se faz mediante sua ligação com conhecimentos disponíveis, derivados principalmente de teorias”.
No estudo em questão, foi feita a análise das entrevistas aplicadas nos três níveis da hierarquia dos departamentos foi realizada Instituição com a intenção de concentrar informações a respeito do relacionamento do sistema de informações do Recursos Humanos com o seu usuário final, avaliando seu desempenho e suas habilidades com o sistema, frente às atividades diárias, assim como na tomada de decisões.
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
A pesquisa foi realizada envolvendo 28 funcionários da organização, nos dois níveis da hierarquia dentro dos departamentos, operacional e tático, sendo a entrevista aplicada para uma amostra da instituição, que correspondem a 2,54% do total dos técnicos administrativos e professores alocados nos departamentos, sendo que 17 deles são secretárias de curso (operacional), 5 são chefes de departamentos (tático) e 6 são secretárias executivas (operacionais).
As entrevistas foram realizadas pessoalmente sendo possível ter um contato maior com os entrevistados, podendo assim esclarecer algumas dúvidas sobre o funcionamento do sistema.
A entrevista aplicada foi elaborada conforme análise feita após a entrevista piloto, onde foi possível identificar o nível de envolvimento de cada entrevistado com o sistema. Foram elaboradas 3 modelos de entrevistas, a entrevista das secretárias de curso, composta por 8 itens, a dos chefes de departamento com 13 itens a serem perguntados e para as secretárias executivas, composta com 14 itens, todas elas com perguntas abertas e fechadas, sendo possível aprofundar questionamentos em certos pontos.
Após as entrevistas, passou-se então para a tabulação das respostas que foram expostas em gráficos que serão apresentados a seguir.
4.1 Resultados obtidos com o nível tático - Chefes de Departamento
Nesta etapa do trabalho, são apresentados os resultados obtidos sob o ponto de vista do nível tático, por meio das entrevistas com os chefes de departamento, sendo possível identificar o envolvimento deles com o sistema e suas particularidades.
Gráfico 01: Participação na Implantação do Sistema de RH no nível Tático.
Fonte: Dados conforme entrevista
Durante o ano de 2006, houve a implantação do sistema de informações módulo RH na Instituição, e foi identificado que uma pequena parte acompanhou este processo, 20%, por já estarem exercendo a função que desempenham hoje, já a grande maioria, 80% não participaram, isso ocorreu por estarem numa função que é por tempo determinado e geralmente para cada gestão ocorre uma nova eleição, ocorrendo uma mudança do gestor a cada período.
Gráfico 02: Treinamento para Utilização dos Aplicativos
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados se quando assumiram este cargo de gestor, passaram por algum tipo de treinamento ou até mesmo uma capacitação para utilização dos aplicativos, 100% dos entrevistados responderam que não tiveram nenhum tipo de treinamento específico, até porque não possuem muitos acessos ao módulo de RH.
Gráfico 03: Utilização dos aplicativos do módulo RH
Fonte: Dados conforme entrevista
Quanto à utilização dos aplicativos de RH, obteve-se a mesma resposta para todos os entrevistados, 100% deles disseram não acessar estes tipos de relatórios, pelo fato de que todo tipo de informações que necessitam, solicitam as secretárias executivas ou até mesmo diretamente ao RH, obtendo assim qualquer tipo de informação sem necessitar de acessos.
Gráfico 04: Utilização dos relatórios para a tomada de decisões
Fonte: Dados conforme entrevista
Questionados sobre a utilização de relatórios para a tomada de decisões, 80% responderam que utilizam de forma indireta dos relatórios provenientes do Sistema, onde os mesmos são levantados pelas Secretárias Executivas e repassadas para eles, podendo assim tomar algumas decisões, e apenas 20 % dos entrevistados responderam não utilizar destes tipos de relatórios, podendo perceber que é em função do curto espaço de tempo que o mesmo está nesta função.
Gráfico 05: Desenvolvimento de atividades que dependam do Sistema de Informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Nessa etapa da entrevista, 100% responderam que em algumas atividades desenvolvidas dependem de informações do sistema no módulo RH, e quando necessário, solicitam para as Secretárias Executivas efetuarem a busca dessas informações.
Gráfico 06: Acessibilidade as Informações
Fonte: Dados conforme entrevista
Perguntados como estão os acessos às informações que necessitam, novamente 100% dos entrevistados responderam que não possuem acessos, somente as informações pessoais, que também podem ser acessadas pelo Site, portal do Professor.
Gráfico 07: Necessidade de criação de novos relatórios
Fonte: Dados conforme entrevista
No questionamento sobre a necessidade da criação de algum relatório que auxiliasse na tomada de decisões, 100% responderam que não seria necessário, pois até o momento, não precisaram tomar nenhuma atitude que tenham adiado ou demorado na decisão por falta de informações.
Gráfico 08: Acesso as informações particulares do módulo RH
Fonte: Dados conforme entrevista
As informações pessoais são acessadas por 100% dos entrevistados no site, pelo portal do professor, por ser um acesso mais rápido e podendo ser acessados até mesmo de casa, não sendo necessário a conexão com a rede interna da Instituição.
