Apresentação do Curso
Perfil da sala
E se você fosse criar uma organização do zero?
Como o setor público se diferencia do Setor Privado?
Qual a importância do planejamento da força de trabalho? Quais as consequências da falta de planejamento?
Dilemas entre as “forças ocultas” do setor público
Objetivos Gerais
Situar o planejamento da força de trabalho no âmbito do planejamento estratégico da organização
Identificar etapas para o planejamento da força de trabalho
Exercitar uma metodologia para levantamento das necessidades de recursos humanos para a sua organização, abrangendo a dimensão quantitativa e qualitativa
O planejamento da força de trabalho
Processo sistemático e contínuo de avaliação das necessidades futuras de recursos humanos. Envolve: Ambiente Quantitativo; Composição; Perfil
Possibilita a definição das estratégias e ações necessárias para atender tais necessidades
PDCA
Planejar Executar Verificar CorrigirPor que implementar o planejamento da
Força de Trabalho
Antecipar as adaptações necessárias no quadro de servidores frente a futuras mudanças organizacionais
Identificar e reduzir lacunas entre a força de trabalho disponível e necessária no futuro
Definir quadros de servidores ideais
Definir melhores políticas de gestão de recursos humanos Possibilitar maior previsibilidade orçamentária
Sequência do Curso
Definições
Metodologia
Implementação
Módulo 1 – Conceitos básicos e definição do perfil necessário;
Modulo 2 – Cálculo do quantitativo necessário de servidores
Módulo 3 – Cálculo do quantitativo necessário de servidores
Módulo 4 – Estratégias e ações de políticas e instrumentos auxiliares
Bases e Definições
Definição do Planejamento da força de
trabalho
Instrumento de gestão de recursos humanos que, aliado ao
plano estratégico, contribui para o alcance dos objetivos e
metas da organização, desenvolvido em etapas sucessivas de
É o processo que deve possibilitar...
A estimativa da magnitude do quadro de servidores de uma
organização, de uma área ou que efetuam determinado
processo de trabalho....
bem como a definição das habilidades, experiências,
conhecimentos e atitudes adequadas para desempenhar as
tarefas corretas no local e momento oportuno,
de forma a contribuir para o alcance das metas e o sucesso da
organização
Objetivos do PFT
1. Adequar o perfil dos servidores às atribuições da organização
2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas áreas
3. Planejar as estratégias e ações de recrutamento, seleção, alocação,
remanejamento e capacitação para os servidores
Assim, o planejamento da força de
trabalho deve:
Considerar as áreas em que a organização irá centrar sua atuação no futuro Definir o quantitativo, perfil e competências necessários para o desempenho destas atribuições
Avaliar a quantidade, o perfil e a distribuição atual do quadro de servidores nas diversas áreas
Questões típicas do PFT
Questões essenciais
Quais são as atividades desempenhadas pela organização?
Qual é o perfil necessário dos servidores?
Como as atribuições da organização influenciam essa resposta?
Quantos servidores são necessários?
Como relacionar volume de trabalho e as atribuições da organização?
Em que áreas devem atuar estes servidores?
Questões secundárias
Detalhamento de questões relevantes
1. Quais são as habilidades vitais que a força de trabalho deve possuir para
possibilitar o alcance dos objetivos e metas da instituição?
2. Quais são as mudanças esperadas nas atividades, processos e fluxos de
trabalho da organização, em função de redefinições na missão, metas, prioridades políticas, avanços tecnológicos e do processo de terceirização?
3. Quais são os impactos sobre os recursos humanos da organização?
4. Quais serão as habilidades necessárias no futuro e quais deixarão de ser, dado
Outras questões importantes que devem
ser consideradas na elaboração do PFT
5. Quais são as estratégias de recrutamento, redistribuição, capacitação e
retenção (incentivos) que deverão ser implementadas para ajudar a organização a obter uma força de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manutenção?
6. Quais são os desafios que a instituição enfrentará para implementar estas
estratégias?
7. Quais são as estratégias que a organização deverá adotar nos próximos anos a
fim de suprir as deficiências de habilidades que poderão surgir devido aos desligamentos e aposentadorias?
8. Quais são as barreiras estatutárias, administrativas, estruturais ou culturais
Quais as dificuldades para o cálculo do
PFT no setor público ?
Planejamento da força de trabalho X projetos
No limite, as atividades de uma área podem convergir para o desenvolvimento de projetos
Não devemos estruturar quadros permanentes para projetos temporários
Picos – Contratar outro funcionário ou pagar hora extra?
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Identificação da missão / objetivos da organização
Identificação dos principais parceiros e sustentadores do planejamento da força de trabalho
Avaliação das potenciais mudanças futuras em relação ao ambiente externo e interno para determinar o cenário de atividades mais provável para o período considerado;
Identificação dos macroprocessos de trabalho da organização / principais produtos / metas
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Previsão de mudanças futuras, aprimoramentos e modernização nos macroprocessos de trabalho
Levantamento do número de servidores que atuam nestes processos de trabalho
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Definição do perfil necessário para a força de trabalho
Através de entrevistas
Através de levantamentos de perfis de competências
Devem ser consideradas as projeções de mudanças futuras na operacionalização dos processos de trabalho
Levantamento do perfil atual dos servidores que atuam nos diversos processos de trabalho através de:
Banco de talentos, Análise da chefia e,
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Levantamento do volume de trabalho, tempo de execução, jornada e regime de contratação das pessoas que atuam nos diversos processos de trabalho
Definição dos indicadores a serem utilizados no cálculo do número necessário de servidores
Cálculo do número necessário de servidores para atuação nos processos de trabalho (considerando também o regime de contratação)
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Estimativa do impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução futura dos desligamentos e aposentadorias e das projeções de melhorias nos fluxos de execução das atividades
Definição de instrumentos e metas (e respectivos responsáveis) para a redução da defasagem entre o perfil / quantitativo atual e desejado
As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Estimativa de custos e proposta de cronograma de implementação das metas estabelecidas
Comunicação do plano
Insumos prévios necessários à definição
do perfil necessário
As atribuições atuais da organização
As mudanças esperadas em tais atribuições em função da redefinição do papel da organização
O mapeamento dos macroprocessos de trabalho A estrutura atual e desejada para a organização
O levantamento das funções existentes e identificação das desejadas, que sejam compatíveis com os processos de trabalho da organização
Como definir o perfil necessário de
servidores?
Através de levantamentos das competências necessárias para desempenhar um determinado processo de trabalho
O levantamento inclui:
O mapeamento das atribuições das funções existentes
Entrevistas com as chefias, os servidores que ocupam o próprio cargo, os parceiros e usuários dos serviços prestados (internos e externos à organização)
A definição e utilização de formulários que permitam a consolidação destas informações (levantamento de competências)
Os gerentes e servidores estratégicos devem definir o perfil necessário e definir se a competência em análise é muito ou pouco requerida
Como definir o perfil necessário de
servidores?
E o que fazer, uma vez definido o perfil requerido?
Os servidores e as chefias devem avaliar as competências existentes e também atribuir uma gradação às mesmas
A comparação entre o perfil desejado e o atual permite saber se o servidores possuem um perfil adequado ao desempenho de suas atividades e traçar uma estratégia de desenvolvimento profissional, se necessária, que pode implicar em capacitação ou redistribuição
Como definir o perfil necessário de
servidores?
Um banco de talentos pode auxiliar no levantamento das competências já existentes
O que é um banco de talentos ?
É um banco com dados sobre servidores, como escolaridade, competências (atuais e
requeridas), resultados de avaliações de desempenho,
experiência profissional, áreas de interesse
Este banco deve concentrar todas as informações importantes sobre os funcionários de uma mesma instância da administração pública, para serem compartilhados por secretarias ou ministérios
Resumindo...
Levantamento
dos objetivos
e metas
Desenho das
atividades
Perfis
• Características • Indispensáveis • DesejáveisExercício
Situação 1
Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também
pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma identificação do perfil necessário de servidores da área finalística do hospital. Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na área finalística do hospital ?
É distinto do atual ?
Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado ?
E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados ?
Exercício
Situação 2
A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional
Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na unidade de recursos humanos no futuro ?
É distinto do atual ?
Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado ?
E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados ?
Exercício
Situação 3
Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético. Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo. Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar nessa empresa para atender a essa decisão da organização ?
É distinto do atual ?
Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante ao desejado ?
E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem adaptados ?
Cálculo do Quantitativo
Insumos prévios necessários ao
dimensionamento quantitativo da força de
trabalho
As alterações que vem ocorrendo nos processos de trabalho (como as inovações tecnológicas)
As tendências para a composição da força de trabalho em outras organizações e países
A evolução “natural” da força de trabalho: desligamentos, aposentadorias etc.
ESTIMATIVA DA DEMANDA POR
FORÇA DE TRABALHO
Para realizar essa estimativa, é necessário conhecer as metas
quantificáveis associadas aos macroprocessos de trabalho da
organização
Macroprocessos de trabalho: conjunto de processos de trabalho
que estão inter-relacionados e geram determinado produto;
identificados através do desenho da cadeia de valor
Principal insumo para estimar o quantitativo e identificar o
perfil necessário são os processos de trabalho
Estimativa da demanda por força de
trabalho
Os processos de trabalho devem estar previamente ajustados E se existirem distorções muito significativas?
A) propor uma solução se houver tempo hábil;
B) levar em consideração que o resultado estará superdimensionado e deverá ser aplicado um redutor sobre o mesmo
O número de ocupantes de cargos em comissão é definido pelo redesenho da estrutura organizacional e não pelo método aqui descrito
Como calcular o número necessário de
servidores ?
Quanto mais padronizado o processo produtivo, mais fácil será estimar o número de servidores necessários
Quando o processo não é padronizado, os indicadores apresentados a seguir terão de ser adaptados
Neste caso, serão desenvolvidos outros indicadores
Também poderá ser útil adotar um referencial (benchmark) Ou realizar entrevistas com as gerências
Como calcular o número necessário de
servidores ?
E se o prazo não possibilitar a aplicação da metodologia completa de
PFT?
A aplicação da metodologia pode ficar restrita aos macroprocessos cuja execução esteja associada aos servidores da carreira para a qual é demandado o concurso
Podem ser utilizados indicadores já existentes e calculados pela empresa
Podem ser adotados valores referenciais definidos pela experiência passada ou por parâmetros internacionais
Como calcular o número necessário de
servidores ?
Como usar os indicadores nas áreas meio ? e nas áreas finalísticas que
não são operacionais ?
A diferença principal, no cálculo do indicador relacionado a processos de trabalho da área meio, é que muitas vezes não há como definir uma meta quantitativa de produtos.
Como poderíamos proceder para calcular o quantitativo necessário nesta situação ?
Conceitos de Produtividade
PF/trabalho VA/trabalho Valor/trabalho
Resumindo...
Levantamento dos objetivos e metas Desenho das atividades • Padronização Perfis • Características • Indispensáveis • Desejáveis Quantificar • Metas • Volume • Tempo • JornadaDetalhamento do Cálculo
Indicadores que possibilitam o cálculo do número
necessário de servidores
Combinações entre as informações sobre:
as metas relativas aos produtos,
o volume de trabalho correspondente a cada bloco de atividades, o tempo de serviço necessário para realizá-lo, e
Como calcular o número necessário de servidores ?
ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE
INDICADOR 1
= ×
= número necessário de servidores
= meta relativa ao volume de produtos demandados
= produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução médio)
jorn trab = jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele processo de trabalho
Como calcular o número necessário de servidores ?
ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE INDICADOR 1
A unidade de tempo pode corresponder a horas, dias, semanas ou meses, e deve ser semelhante para ambas variáveis
E essa regra deve ser utilizada quando o processo de trabalho está claramente associado à geração de um produto específico, ou é possível identificar o(s) produto(s) que cada servidor gera (se for mais de um produto, o cálculo se repete)
Como calcular o número necessário de servidores ?
Quando o processo de trabalho gera uma série de produtos e os servidores colaboram em todos produtos, tornando difícil a identificação do tempo destinado à execução de um produto específico por parte de um servidor, deve-se adotar o seguinte método, que é uma generalização do anterior:
#$ % = ∑' ' × ' logo, = ∑ +
,
+ × +
-. / 0 /
#$ % = carga horária total que se deseja dispender naquele processo de trabalho, ou para gerar um determinado volume de produtos em um período pré-definido
= meta relativa ao volume de cada produto demandado
= produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução médio) 1 = um dos produtos associados a este bloco de atividades
Como calcular o número necessário de servidores ?
COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO ? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Uma alternativa, neste caso, é associar a meta ao tempo de execução da atividade
Por exemplo, ao estabelecimento de um prazo máximo de permanência de um processo em um setor ao invés de um número de processos administrativos que devam ser analisados em um certo período, ou do prazo máximo para espera em um atendimento
Mesmo se a meta se referir ao prazo, deve ser calculado, de qualquer forma, o volume de produtos necessário para cumprir os prazos determinados
Como calcular o número necessário de servidores ?
COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO ? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Neste caso, deve ser analisada a demanda de trabalho da área no período desejado: quantos processos ingressam neste período, quantas pessoas desejam ser atendidas em tal período...
E uma vez reconhecida essa demanda, deve-se utilizar o indicador 1 para calcular o número de servidores necessários
Exercício
Situação 1
Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também
pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma estimativa do número de servidores necessários na nova ala de pronto
atendimento Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores diretamente envolvidos no pronto atendimento ? Que indicadores utilizariam ? Qual seria a composição desse quadro de servidores administrativos ?
Exercício
Situação 2
A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional
Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores nessa divisão que cuida das questões operacionais relacionadas á gestão de recursos humanos ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composição do quadro de servidores que permaneceria cuidando dessa atividade ?
Exercício
Situação 3
Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético. Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo. Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores
necessário para atuar diretamente na extração dessa nova fonte energética, uma vez que ela já se encontre em produção ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composição do quadro de servidores que estaria envolvido na extração dessa fonte de energia ?
Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nesse macroprocesso de trabalho ?
Como calcular o número necessário de servidores ?
E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE ?
ALTERNATIVA 2
Outra possibilidade consiste na adoção de um critério de proporcionalidade entre o número necessário de servidores das áreas meio e finalísticas
À medida que forem realizados e disponibilizados os resultados de uma quantidade maior de “planejamentos da força de trabalho”, a estimativa desta proporcionalidade poderia ser calculada e utilizada em outros PFT’s, o que facilitaria muito o processo de definição do número necessário de
Como calcular o número necessário de servidores ?
E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE ? ALTERNATIVA 2
O levantamento dos tempos e volumes de trabalho se resumiria aos processos de trabalho realmente essenciais para a organização, vinculados aos principais
produtos
E o quantitativo necessário nos blocos de atividade das áreas meio seria calculado de forma proporcional ao obtido para as áreas analisadas
Mas essa alternativa só poderia ser disseminada após a realização de alguns “PFTs” em algumas organizações
