SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE CIÊNCIAS INTEGRADAS
DA UNAERP CAMPUS GUARUJÁ
A sistemografia no sistema de matrículas de uma faculdade
Rolando Antonio ThimmigProfessor e Coordenador do Curso de Análise de Sistemas, Unaerp - Universidade de Ribeirão Preto - Campus Guarujá
rthimmig@unaerp.br e rath@terra.com.br Ettore Bresciani Filho
Professor Titular Aposentado e Colaborador, Faculdade de Engenharia Mecânica – Unicamp; Professor Titular Contratado, Centro de Ciências Exatas, Ambientais e de
Tecnologias , Puc - Campinas. brescia@lexxa.com.br Resumo:
A evolução da informática e das telecomunicações ocorrida nos últimos 25 anos, além do crescimento vertiginoso da rede mundial - Internet - nos últimos 10 anos, têm forçado as faculdades a modificarem seus procedimentos de matrícula. Neste trabalho é apresentada uma proposta de racionalização do processo de matrículas de uma faculdade particular utilizando a sistemografia.
A sistemografia é uma técnica de modelagem que consiste, basicamente, na elaboração de um fluxograma do sistema, avaliando-o a partir de três aspectos que o envolvem: operacional, informacional e decisional. Esta técnica pode auxiliar significativamente no aprimoramento da Engenharia de Software, uma vez que se propõe a racionalizar os procedimentos sistêmicos, antes da aplicação das técnicas tradicionais.
Palavras-chave:
Administração Escolar, Grade Horária, Organização, Sistema de Informação, Sistêmica, Sistemografia, Tecnologia de Informação.
Seção c - Curso de Análise de Sistemas - Meio Ambiente Sustentável - Meio Ambiente Universitário
Apresentação: Oral 1. Introdução
O processo de matrícula de uma faculdade inserida em uma universidade particular envolve um grande número de alunos, dispostos a cursar um elevado número de disciplinas, que são por sua vez ministradas por um grupo de professores, com suas particularidades e problemas pessoais. Desta matriz tridimensional (alunos, disciplinas e professores) surgem então todas as dificuldades de um processo de matrícula, que deve conciliar, para sua consecução, os interesses pessoais, quer dos alunos,
quer dos professores, quer da instituição.
O processo de matrícula pode ser dividido em três etapas distintas:
1a fase: A secretaria da escola elabora uma grade horária básica para cada
uma de suas turmas;
2a fase: Os alunos elaboram suas grades horárias individuais;
3a fase: A secretaria recebe e compatibiliza estas grades horárias individuais
dos alunos.
No caso de escolas particulares, para garantir as relações econômicas entre as partes e em função das variações da situação econômica do país, é feito um contrato entre o aluno e a escola, que é renovado a cada novo processo de matrícula. As inadimplências são avaliadas e discutidas antes da renovação da matrícula, fazendo-se um novo contrato a cada rematrícula do aluno em seu curso.
Neste trabalho é apresentada uma proposta de reformulação e de informatização do processo de renovação de matrícula dos alunos, utilizando a técnica denominada sistemografia, visando otimizar este processo, antes de sua informatização. Esta proposta utiliza como modelo o sistema adotado já há vários anos pela Unicamp - Universidade Estadual de Campinas - para o processo de matrícula de seus alunos, o qual se baseia no conceito de aplicação da rede mundial - Internet. Basicamente, consiste na automação dos procedimentos de matrícula e elaboração das grades horárias entre os alunos e o Posto de Atendimento, utilizando-se a rede mundial.
Os estudos aqui apresentados, baseados na sistemografia, consistem em apresentar os fluxos operacional, informacional e decisional envolvidos no processo, auxiliando no futuro desenvolvimento do sistema informatizado, cuja proposta deverá ser a de minimizar a maior parte das dificuldades encontradas, quer pelos alunos, quer pela Faculdade com sua infra-estrutura no processo de matrícula (Figura 1).
Como pode ser observado, a sistemografia pretende ser uma ferramenta adicional à Engenharia de Software tradicional, precedendo-a. Permite que, com a inclusão da avaliação dos procedimentos operacionais e decisionais na análise dos procedimentos informacionais, um sistema possa ser proposto com base na realidade existente, tendo um propósito muito mais próximo da necessidade real do usuário.
Os objetivos que podem ser alcançados com a implantação do novo sistema informatizado são: diminuição das filas; efetivação da matrícula à distância; inexistência de restrições de horário para a matrícula; disponibilização das relações de disciplinas para consulta prévia; facilidade para entrega de grades-horárias individuais; alteração automatizada das grades-horárias dos alunos; agilização no processo de alteração das turmas e classes; otimização da ocupação física das classes; agilização dos processos da Secretaria, exigindo menor número de horas-homem para a execução das suas tarefas; redução das despesas operacionais através do controle de produtividade e da avaliação dos serviços realizados; redução do tempo médio de atendimento e de execução dos serviços operacionais; controle informatizado de todas as fases do processo de matrícula e redução do número de reclamações por parte dos alunos em conseqüência das melhorias provenientes da implantação do sistema proposto.
O método utilizado neste trabalho, denominado sistemografia, foi estudado e apresentado conceitualmente por Le Moigne (1990). Esta obra não oferece, exemplos de aplicação dos conceitos tratados. Exemplos de aplicação podem ser encontrados nas dissertações de mestrado de Bresciani (1997), Kintschner (1998) e Ferreira (1999). O trabalho de Bresciani (2000) apresenta o método da sistemografia visando o estudo dos sistemas de produção - e de informação - na constante busca de racionalidade, flexibilidade e agilidade - diante dos novos paradigmas da evolução de sistemas complexos e com apoio na ciência dos sistemas ou sistêmica. Conceitos básicos da ciência dos sistemas podem ser encontrados em Bresciani & Otaviano (2000).
2. Desenvolvimento do método
No trabalho citado (BRESCIANI, 2000) encontram-se recomendações sobre a modelagem de processos utilizando a sistemografia - e que foram utilizadas também no sistema de matrículas da Faculdade1 em questão: Definir a fronteira do sistema a ser modelado, caracterizando os
processadores de fronteira: as entradas e saídas do sistema.
Construir o sistemógrafo operacional do sistema de produção, dispondo em um diagrama de blocos as diferentes etapas do processo de produção, representando cada uma com um processador operacional.
Construir o sistemógrafo informacional do sistema de produção, dispondo em um diagrama de blocos as diferentes etapas da geração, transformação e comunicação da informação, representando cada uma com um processador informacional.
Construir o sistemógrafo do sistema decisional do sistema de produção dispondo em um diagrama de blocos as diferentes etapas do processo de decisão representando cada uma com processadores decisionais.
Classificar todos os processadores dos sistemógrafos em categorias, tipos e níveis; construindo uma tabela comparativa de processadores.
Identificar as possíveis influências de campos de forças, tais como cultura e clima organizacionais.
Relacionar os problemas em ordem de prioridade, aplicar técnicas de análise de problemas e identificar e encontrar soluções para cada um deles.
Utilizar métodos matemáticos para a modelagem, tanto dos processadores quanto do sistema como um todo.
Propor a solução dos problemas na forma de recomendações e procedimentos a serem adotados.
Esses procedimentos oferecem ao modelador do processo as condições para a busca da racionalidade, flexibilidade e agilidade do sistema. É
1
Neste trabalho foi suprimida a situação da Faculdade que serviu de base para a pesquisa, o CEA - Centro de Economia e Administração da Puc - Campinas. O estudo pode ser encontrado na íntegra da dissertação de mestrado de Thimmig (2000).
Figura 1 - Proposta de aplicação da sistemografia. Adaptado de (KINTSCHNER, 1998).
possível, desta forma, buscar a melhoria do desempenho do sistema, a partir do estudo detalhado de seu funcionamento e de sua estrutura, no cumprimento de suas metas e objetivos.
3. Classificação de sistemógrafos e de seus processadores
Na Sistemografia os processadores podem processar energia, matéria e informação e podem ser de nove níveis (passivo, ativo, regulado, informado, com decisão, memória, pilotagem, inovação e auto-finalização), de três tipos (espaço, forma e tempo) e de três categorias (operacional, informacional e decisional).
Inicialmente, os elementos devem ser classificados pelo que fazem (objetos modificadores ou processadores) e pelo resultado de algo que neles foi feito (objetos modificados ou processados). O elemento pode ser considerado como uma caixa-preta, com a sua constituição interna não definida e, portanto, não necessária para sua compreensão.
A seguir os sistemógrafos devem ser classificados por sua categoria dentro do próprio sistema. Desta forma, a primeira categoria é a dos sistemógrafos operacionais, onde ocorre a transformação de um componente físico típico (elemento processado), seguindo-se os sistemógrafos informacionais, com as diferentes etapas de processamento de informação - geração, transformação e comunicação - e, finalmente, os sistemógrafos decisionais, com as diferentes etapas do processo de decisão, que fazem parte do processo de coordenação/pilotagem do sistema.
A representação dos sistemógrafos segundo sua classificação por categoria permite avaliar a importância de cada processador no sistema correspondente. Para se obter uma modelagem adequada do sistema, apresenta-se o mesmo diagrama básico, destacando-se os processadores operacionais no sistemógrafo operacional, e assim por diante para os demais.
Obtêm-se, desta forma, três diagramas distintos, representando o sistema segundo cada uma de suas categorias: operacional, informacional ou decisional.
Uma vez classificados segundo suas categorias, recomenda-se a classificação dos processadores apresentados nos sistemógrafos segundo seu tipo, ou seja, se o processador é predominantemente de espaço (o objeto processado muda de lugar durante o processo), de forma (o objeto processado muda de forma durante o processo) ou de tempo (qualquer modificação durante o processo é sempre feita durante um certo intervalo de tempo - desta forma o processador só será levado em consideração caso haja real necessidade).
Classificados por família, categoria e tipo, cada processador considerado no sistemógrafo deve ser classificado em um dos nove níveis progressivos de complexidade. Recomenda-se, desta forma, que sejam considerados de 1º
nível - Objeto Passivo todos os objetos que não exerçam qualquer tipo
atividade (objetos inertes).
Devem ser considerados de 2º nível - Objeto Ativo os objetos que processam, realizam e exteriorizam algum tipo de comportamento. Já os objetos de 3º nível - Objeto Regulado são objetos que processam, realizam e
exteriorizam um comportamento, porém, com um certo controle. Recomenda-se a classificação de 4º nível - Objeto Informado aos objetos que processam, realizam e exteriorizam um comportamento de forma regular, porém, utilizando a informação.
No caso de classificação de 5º nível - Objeto com Decisão o objeto tem capacidade de tomar decisões com base em uma informação que provoca uma ação predefinida e conhecida; neste caso, a representação é feita com pelo menos um processador decisional. Podem ser considerados de 6º nível -
Objeto com Memória os objetos que, além de tomarem decisões, apoiam-se
em um processo de memorização. Sua representação é feita com processadores decisionais.
No 7º nível - Objeto com Pilotagem, o objeto se articula segundo seus três subsistemas: decisional, informacional e operacional. O sistema interno de pilotagem e controle deve ter a capacidade de coordenação, relacionando-se aos outros processadores com os quais relacionando-se conecta, e a capacidade de tratamento de informação. A representação pode ser complexa, com cada subsistema contendo processadores conectados aos demais subsistemas. Recomenda-se a classificação como sendo de 8º nível - Objeto com
Inovação aos objetos que têm a capacidade de inovar, de gerar novas
informações, de aprender, de demonstrar inteligência e de se auto-organizar. Finalmente, no 9º nível - Objeto com Auto-finalização, os objetos passam a ter em seu sistema de pilotagem um subsistema de finalização que lhes dá a capacidade de gerar os seus próprios objetivos e de ter consciência da sua existência e identidade. Esses objetos englobam em seu sistema de pilotagem um sistema de diagnóstico e, no seu sistema de operação, o de manutenção.
4. Predominância
Ao analisar os sistemógrafos, há que ser considerado o conceito de predominância, uma vez que todos os processadores deverão ser sempre considerados segundo suas três dimensões, ou seja, de espaço (o objeto processado muda de lugar durante o processo), de forma (o objeto processado muda de forma durante o processo) e de tempo (qualquer modificação durante o processo é feita durante um certo intervalo de tempo).
Poderão ocorrer casos em que o processador deverá ser considerado de espaço, forma e tempo simultaneamente. Nestes casos, o observador estará dando igual importância às três dimensões consideradas do processador, ainda que haja a predominância de alguma delas.
Ocorrerão casos em que apenas duas dimensões serão consideradas. É possível afirmar que, nestes casos, a análise foi restrita, ou em função da pouca importância da terceira dimensão, com respeito ao objetivo a ser atingido, ou em função desta terceira dimensão ser praticamente desprezível, podendo ser suprimida sem qualquer perda no modelo a ser considerado.
No entanto, sempre que possível, os processadores deverão ser separados em cada uma de suas dimensões predominantes, de forma a permitir a correta avaliação deste processador. Nos casos em que o processador apresente mais de uma dimensão, recomenda-se ao modelador que avalie a necessidade de subdividir o processador em processadores mais
simples, unidimensionais. Se esta subdivisão em nada auxiliar a modelagem, é possível manter-se os processadores com duas, ou mesmo três dimensões simultâneas.
A razão da tentativa de divisão dos processadores em cada uma de suas dimensões tende a facilitar a elaboração do sistema informatizado a ser construído com base no modelo. Assim, os processadores predominantemente de espaço visam mostrar as necessidades de deslocamento durante o processo físico; nestes casos devem ser consideradas as possibilidades de transformação destes deslocamentos físicos em deslocamento de informações e de documentos por meios digitais e magnéticos, através de redes de computadores, internas ou externas à organização em análise.
Já os processadores predominantemente de forma mostram que há a necessidade de algum tipo de tratamento para os documentos e informações. As modificações de forma, sempre que necessárias, deverão ser consideradas, analisadas, simplificadas e automatizadas tanto quanto possível. Mesmo não sendo automatizadas de imediato, a consideração destes processadores na modelagem permitirá sua futura automatização sem modificações de grande monta no sistema informatizado.
Os processadores predominantemente de tempo mostram um dos pontos considerados cruciais pela atual sociedade, que é o tempo. Ninguém está disposto a perder seu tempo. Todas as inovações tecnológicas aplicadas à informática e às telecomunicações tendem a reduzir a espera, que nada mais é que uma perda desta dimensão, o tempo.
5. Contribuição dos autores ao método da sistemografia
Como contribuição ao método, foi possível observar no desenvolvimento da dissertação de mestrado de Thimmig (2000)2 que, para cada um dos
processadores decisionais, por conterem implicitamente uma decisão a ser tomada, poderia ser-lhes agregada uma questão, cuja resposta seria a própria decisão tomada.
Como exemplo, um processador decisional do tipo "Verificar Consistência do Documento" pretende responder à questão: O documento é consistente segundo as regras propostas e consideradas para o processo modelado? Na fase de modelagem, a simples transcrição deste tipo de questionamento facilita sobremaneira a análise, pois ao ter que elaborar a questão, o modelador passa a ver com maior clareza a decisão a ser tomada e os outros fatores que estejam influenciando o processador em análise.
Desta forma, a representação do sistema passa a ser feita mais rapidamente e com maior precisão com respeito aos processadores decisionais envolvidos na atividade modelada.
6. A sistemografia na engenharia de sistemas de informação
A sistemografia é um processo de análise sistêmica. Assim, as ferramentas tradicionais de Engenharia de Sistemas de Informação têm grande facilidade de aplicação em sistemas total ou parcialmente informatizados, ou que têm grande parte de seu processo envolvido
2
diretamente com a informação. Já no caso de processos de produção industrial e, por extensão, em muitos processos administrativos, as fases iniciais da Engenharia de Sistemas de Informação, segundo a maioria dos paradigmas apresentados por Pressman (1992 : p.24-34), dependem fundamentalmente do grau de familiarização do observador/analisador com o funcionamento intrínseco do sistema a ser modelado, uma vez que a informação freqüentemente não está disponível diretamente, devendo ser obtida a partir do próprio processo. Mais ainda, as decisões tomadas no decorrer do processo nem sempre são facilmente modelizáveis por um observador não familiarizado com o processo. Novamente aqui, a utilização dos sistemógrafos obriga à compreensão de todo o processo de tomada de decisão.
Assim, ao elaborar os sistemógrafos operacional, informacional e decisional do processo de produção, o observador/analisador é obrigado a se envolver com o próprio processo de produção do usuário. Concomitantemente, este usuário passa a tomar parte ativa no processo de modelização do sistema, assimilando as ferramentas utilizadas - caso não esteja ainda familiarizado com estas técnicas - e atuando de forma sinérgica no processo.
7. Procedimentos de matrícula e elaboração de grade horária
A Unicamp adota, já há alguns anos, para a matrícula de seus alunos o sistema de elaboração de grades horárias e matrículas através da rede mundial de computadores - Internet. Para tanto, coloca à sua disposição, nesta rede, o caderno de horários, que contém a relação de disciplinas e respectivos horários. Com este tipo de procedimento, o aluno pode efetuar sua matrícula estando em qualquer lugar do mundo, desde que disponha de um microcomputador conectado à Internet.
Uma vez enviado o documento à Unicamp, através da rede mundial, o aluno recebe a recomendação de verificar, no dia seguinte, a aceitação, ou não, de sua grade horária. Com isto, o sistema passa a ter um período de algumas horas para o processamento da grade horária proposta.
No caso de uma Universidade Particular, há que se considerar que o cálculo do valor da mensalidade depende do número de créditos cursados. Desta forma, o procedimento passa a ser o seguinte:
1. aluno elabora a grade horária;
2. a Universidade calcula o valor da mensalidade em função desta grade; 3. aluno efetua o pagamento da matrícula;
4. a Universidade confirma sua matrícula.
8. Sistema proposto
Inicialmente, deve ser elaborada, pela Secretaria da Faculdade, uma grade horária básica contendo todas as disciplinas, turmas, classes, horários e respectivos professores.
Mesmo que seja utilizado o método de tentativa-e-erro, a simples elaboração das diversas hipóteses que culminam com a grade horária básica de cada turma de cada série, com o auxílio do computador, facilita sobremaneira o processo como um todo. Uma vez concluída a elaboração desta grade horária básica, é possível disponibilizá-la na rede mundial.
9. Grade horária individual
De modo a permitir a elaboração da grade horária individual, o sistema proposto deverá apresentar as grades horárias básicas de todas as turmas oferecidas, que no caso da Unicamp é denominado de Caderno de Horários.
Para facilidade de elaboração da grade horária individual, a cada aluno deverá ser apresentada uma proposta inicial, elaborada pelo próprio computador.3
Ao se apresentar um modelo de grade horária para o aluno, este poderá, por simples questão de lógica, comodidade e facilidade, aceitá-la, adequando-a se necessário. No caso de novos ingressantes, esta aceitação é implícita.
Claro está que, ao colocar esta grade horária à disposição do aluno na rede mundial, haveria a necessidade de um sistema de segurança confiável, que permitisse ao aluno manter a privacidade de seus dados.
10. Envio e correção da grade horária individual do aluno
Uma vez que o aluno tenha elaborado a sua grade horária, sempre submetido a técnicas de segurança, esta poderia ser enviada diretamente à Secretaria da Faculdade através da própria rede mundial.
No caso de inconsistências técnicas, tais como inscrição do aluno em disciplinas diferentes no mesmo horário - conhecida no meio acadêmico como "choque de horários" -, o aluno seria imediatamente informado. A verificação da consistência da grade horária seria feita imediatamente após a digitação, sendo possível a recusa das grades inconsistentes no ato do preenchimento do formulário, obrigando o aluno a corrigir o problema tão logo detectado, economizando-se até mesmo o tempo de reenvio e processamento de documentos inconsistentes.
Para tanto, bastaria que um pequeno programa fosse enviado ao aluno e instalado em sua máquina. Quando o botão Enviar fosse pressionado, o sistema faria a verificação da consistência na própria máquina em uso e impediria o envio de dados inconsistentes.
Já para os casos das grades horárias aceitas, a confirmação da aceitação poderia ser feita no dia seguinte, de forma similar à da Universidade Estadual analisada, cujos procedimentos têm apresentado bons resultados até hoje, razão da continuidade do funcionamento de seu sistema.
Caso o aluno informasse um endereço eletrônico ao sistema durante o processo de matrícula, a aceitação de sua grade horária e de sua matrícula poderiam ser enviadas para este endereço.
Uma vez que todo o processo de preenchimento da grade horária e seu envio à Faculdade seria feito através da rede mundial, o fechamento do número de créditos a ser considerado para efeito de pagamento poderia ser feito diretamente pelo sistema, disponibilizando-o na máquina do próprio usuário.
Considerando-se que muitos alunos utilizam o sistema de bancos por
3 Esse procedimento já é adotado pela faculdade estudada, Faceca-Puc - Campinas (atual CEA -
meio da rede mundial para efetuar seus pagamentos, o sistema já poderia gerar, automaticamente, o boleto para pagamento da matrícula, com o respectivo código de barras adotado pela maioria dos bancos brasileiros, ou, melhor ainda, gerar um agendamento dos débitos em sua própria conta-corrente.
Assim, uma vez aceita a grade horária, o aluno já poderia se dirigir a seu banco, real ou virtual, e efetuar o pagamento de sua matrícula. Caso seja de interesse da Instituição, poder-se-ia pensar em um sistema de descontos progressivos para o caso de antecipações de pagamentos. Quanto maior a antecipação, maior seria o desconto.
11. Sistemógrafo do sistema proposto
A seguir serão apresentados os sistemógrafos do sistema proposto, com a análise de cada um deles.
11.a- Elaboração de grade horária básica
Foram consideradas fronteiras do sistema de elaboração de grade horária básica as próprias fronteiras da Secretaria da Faculdade estudada (incluído o Posto de Atendimento), ou seja, na entrada, o contato da Secretaria com os professores, coordenadores e direção da Faculdade e, pela saída, com os alunos, no guichê.
Basicamente, o processo consiste nas seguintes etapas:
Elaborar uma proposta inicial de
grade horária básica
(freqüentemente é similar à utilizada no período anterior) a partir do currículo do curso – rol de disciplinas – e da disponibilidade dos professores;
Alterar esta proposta básica em função de modificações que sempre ocorrem, quer por parte dos alunos,
quer por parte dos professores, da Faculdade ou mesmo do currículo do curso;
Verificar a viabilidade desta grade horária básica modificada, ou seja, se atende a todos os envolvidos no processo de alteração;
Providenciar uma solução para a dificuldade, junto a professores, coordenadores e direção, caso a
grade proposta não atenda aos envolvidos;
Publicar a grade horária básica de cada turma, de cada série de cada curso, com suas disciplinas, horários, salas de aula e respectivos professores.
Como entradas no sistema, foram considerados os seguintes processadores: Anotar o Currículo do Curso; Anotar as Disponibilidades dos
Figura 2 – Sistemógrafo Operacional da Elaboração da Grade Horária Básica Proposta.
Figura 3 – Sistemógrafo Informacionalda Elaboração da Grade Horária Básica Proposta.
Professores e Anotar as Alterações na Grade Horária. Como saída, o sistema terá os processadores: Afixar a Grade Horária Básica em Quadro de Avisos e Informar a Grade Horária Básica no Sistema Informatizado. No sistema ora proposto, deve ser acrescentada a saída adicional Informar a Grade Horária Básica na Rede Mundial – Internet.
O processo de elaboração da grade horária básica não é muito complexo, mas sim trabalhoso, pois, para alterar o horário de um professor em uma determinada turma, há que se alterar o horário de algum outro professor desta turma, o que conseqüentemente afetará o horário da outra turma que tenha aula com este mesmo professor e assim por diante, causando um “efeito dominó”.
Os processadores serão:
P7-14 - Elaborar Proposta de Grade
Horária Básica
P7-2 - Alterar Proposta de Grade Horária Básica
P7-3 - Verificar Viabilidade
P7-4 - Disponibilizar Grade Horária Básica
P7-5 - Consultar Professores, Coordenadores e Direção
Como atividades operacionais somente serão considerados os processadores P7-1 e P7-4, uma vez que, nos demais, não há qualquer operação a ser analisada, o que pode ser visto no destaque indicado na figura 2.
Já sob o enfoque informacional, como pode ser visto no destaque indicado na figura 3, o fluxo de informações ocorre apenas nos processadores P7-2,
P7-3 e P7-5.
Com respeito ao fluxo de decisões, estas ocorrem apenas ao responder às questões: É necessário alterar a grade horária básica? e A proposta apresentada é viável?, de acordo com o indicado na figura 4, que são respondidas nos
processadores P7-2 e P7-3, respectivamente.
11.b- Procedimento Geral de Elaboração de Matrícula e Grade Horária
Os processadores a serem analisados neste caso passam a ser:
P9-1 – Avaliar Adequação
P9-2 – Autorizar Envio da Grade Horária Individual do Aluno
P9-3 - Verificar Consistência
P9-4 - Enviar Grade Horária Individual do Aluno
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Na numeração dos processadores foi mantida a numeração original do trabalho completo de Thimmig (2000).
Figura 4 – Sistemógrafo Decisionalda Elaboração da Grade Horária Básica Proposta
Figura 5 – Sistemógrafo Operacional do Procedimento Geral de Matrícula e Grade Horária proposto.
P9-5 - Corrigir
P9-6 – Receber Cópia da Grade Horária Individual Definitiva
P9-7 – Validar Grade Horária Individual Definitiva
P9-8 - Aceitar Grade Horária Individual Definitiva
P9-9 – Notificar Aceitação As entradas deste sistema são os processadores Copiar
Histórico Escolar e Receber Grade Horária Individual Proposta, além de Verificar Situação de Adimplência. Este
processador foi incluído no sistema de forma a facilitar o procedimento de recebimento das grades horárias individuais e o
processo de negociação de eventuais débitos pendentes.
A saída são os processadores Enviar o Documento de Aceitação da
Matrícula ao Aluno e Enviar o Boleto de Pagamento das Mensalidades pelo Sistema.
Operacionalmente, de acordo com a figura 5, há que se considerar os processadores P9-2,
P9-4 e P9-5, todas no microcomputador em uso pelo Aluno. Já na máquina da Faculdade, as atividades operacionais passam a ser P9-6,
P9-8 e P9-9, devendo ser,
portanto, consideradas nesta análise.
Analisando-se o processo sob o enfoque informacional, como apresentado na figura 6, observa-se que no sistema as informações fluem no processador P9-1 – por parte do aluno – e no processador P9-3 – por parte de sua máquina. Ainda sob o aspecto informacional, no caso da Secretaria da Faculdade, as informações fluem apenas no processador P9-7 quanto à situação de adimplência do aluno.
No aspecto decisional, de acordo com o destaque da figura 7, no processador P9-1 – por parte do aluno – é respondida a questão: A Grade
Horária Individual apresentada atende aos interesses do aluno?, enquanto no
processador P9-3 –é respondida a questão: O processo pode ser enviado ou
deve ser interrompido, por incoerência da grade horária individual do aluno, sendo-lhe devolvido para adequação?.
O processador P9-7, já na máquina da Secretaria, apenas acrescenta o carnê de pagamentos (referente a débitos pendentes) e a observação de aceitação da matrícula do aluno condicionada ao pagamento deste carnê. Com isto, a matrícula do aluno seria sempre aceita, condicional ou incondicionalmente, facilitando os procedimentos administrativos que envolvem todo o processo de matrícula.
Figura 6 – Sistemógrafo Informacional do Procedimento Geral de Matrícula e Grade Horária proposto.
Figura 7 – Sistemógrafo Decisional do Procedimento Geral de Matrícula e Grade Horária proposto.
12. Conclusão
O problema, à primeira vista aparentemente simples, apresentou maior grau de complexidade que o previsto inicialmente. Porém, a utilização da sistemografia permitiu esquematizar a lógica dos processos operacionais, informacionais e decisionais envolvidos no procedimento de matrícula e grades horárias, simplificando sua análise e o posterior desenvolvimento do sistema informatizado.
Sugere-se, em conseqüência do desenvolvimento deste trabalho, a integração da sistemografia com a própria Engenharia de Sistemas de Informação, fazendo com que essa técnica seja totalmente incorporada ao desenvolvimento de novos sistemas informatizados.
Referências
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BRESCIANI, Filho, Ettore, D'OTTAVIANO, Itala Maria Loffredo. Conceitos
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THIMMIG, Rolando A. Reorganização do sistema de matrículas de uma
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