UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL– IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
RAPHAEL MARRON DA COSTA ALMEIDA
GESTÃO DE DOCUMENTOS: ANÁLISE DO SISTEMA INVOICE
NITERÓI 2017
RAPHAEL MARRON DA COSTA ALMEIDA
GESTÃO DE DOCUMENTOS: ANÁLISE DO SISTEMA INVOICE
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA: PROFESSORA MARGARETH DA SILVA
Niterói 2017
Almeida, Raphael Marron da Costa, 1989- A447g
Gestão de Documentos e Gestão de Documentos Digitais/ Raphael Marron da Costa Almeida. – 2017.
62 f.
Orientadora: Profª Margareth Silva
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal Fluminense, Curso de Arquivologia, 2017
1.Gestão de Documentos. 2. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. 3. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. I. Silva, Margareth. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
RAPHAEL MARRON DA COSTA ALMEIDA
GESTÃO DE DOCUMENTOS: ANÁLISE DO SISTEMA INVOICE
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /2017 BANCA EXAMINADORA
_____________________________________
Professora Margareth da Silva - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
__________________________________________
Professora Michely Jabala Mamede Vogel Universidade Federal Fluminense
____________________________________________
Professor Vitor Manoel Marques Da Fonseca
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2017
Ao meu Deus que me deu forças inimagináveis pra continuar e a minha mãe, Giselle Marron, que não mediu esforços pra me levantar, quando eu estava no chão.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente à Deus, pelo dom da vida, por todo caminho que me conduziu e fez chegar até aqui. Por suas orientações aos meus ouvidos e por trazer a felicidade e alegria à todos os dias da minha vida.
Agradeço à minha mãe, Giselle Marron da Costa, por todo carinho, amor, orações e palavras de conforto. Obrigado por acreditar em meu potencial, por torcer por mim e por chorar de felicidade quando conquisto cada degrau da minha jornada.
Agradeço ao meu pai, Carlos Alberto Monteiro de Almeida, por toda ajuda e palavras de superação, por toda alegria e carinho.
Agradeço à minha orientadora e professora, Margareth da Silva. Obrigado por toda palavra de encorajamento, por toda orientação ao trabalho de conclusão do curso, por todo carinho e compartilhamento de vida. Seus ensinamentos demonstram o carinho pela profissão e pelos alunos do curso de Arquivologia. Levarei para sempre seus conselhos.
Agradeço a minha tia Nilcea Ramos da Fonseca “in memorian”, que foi o anjo que Deus colocou em minha vida. Atráves dela conheci o universo da Arquivologia e sua paixão por este campo científico. Sua paixão tornou-se minha. Levarei pra sempre sua paixão pelos arquivos comigo. Obrigado por ter sido meu rio norteador e ter mudado a minha vida pra sempre.
Agradeço aos meus avós, Nancy Lopes Marron e Orlando Ribeiro da Costa “in memorian”, por todo amor envolvido desde o meu nascimento, por todas as palavras e compreensões.
Agradeço aos meus avós, Zilda Monteiro de Almeida e Enedio Raimundo de Almeida, por todos os conselhos, alegrias e risadas. Obrigado por todo suporte e apoio durante todos esses anos. Obrigado por toda torcida em cada prova ou obstáculo.
Agradeço por todo o apoio de toda a minha família, Marron, Almeida e Saavedra. Agradeço a todos os meus amigos que sorriram, choraram, pularam de alegria, a cada vitória ou tristeza. Obrigado por todo carinho, toda amizade, toda compreensão e todo amor depositado em meu coração. Obrigado: Sexteto, galera da IASD, ENEL, IntegrArq e UFF.
Agradeço ao corpo docente do curso de Arquivologia, por todo compartilhamento dos conhecimentos e por todo esforço de construir, em nós, grandes profissionais arquivistas.
O ARQUIVISTA
Construtor incansável da memória Da própria humanidade, o arquivista. Liga os elos do tempo
E como artista
Guarda em cada registro a cor da história.
Sua missão tem a singela glória De dar perpetuidade a quanto exista E que sirva ao saber. Essa é a conquista Maior do mundo em sua trajetória.
Simples fatos prosaicos que hoje arquiva Podem ser amanhã a chama viva
Que ilustra a história No seu tom mais puro.
Protegendo o presente, o Arquivista Ilumina o passado e abre pista Da nebulosa estrada do futuro.”
RESUMO
O trabalho irá abordar os conceitos essenciais da área arquivística, sua importância e surgimento histórico, a gestão de documentos a serem aplicados em ambiente eletrônico. São comentados os conceitos de ciclo vital dos documentos e a compreensão de gestão de documentos em seu surgimento e aplicabilidade. O documento arquivístico digital e definições de conceitos básicos como o documento e arquivo. Além das pesquisas realizadas e abordadas na literatura arquivística, para relacionar de forma orgânica e aplicável, uma análise em um sistema informatizado da Ampla Energia e Serviços S.A, abordando os requisitos obrigatórios para o gerenciamento arquivístico dos documentos digitais, e sua aderência ao e-ARQ Brasil.
Palavras Chave: Gestão de Documentos; Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais;
ABSTRACT
The paper will aim the essential concepts of the archival area, its importance and historical emergence including the management of documents and how they can be applied in electronic environment. The concepts of life cycle of documents and the understanding of document management in their emergence and applicability. In addition to the research carried out and approached in the archival literature, to relate in an organic and applicable way, an analysis in a computerized system at Ampla Energia e Serviços S.A, addressing the mandatory requirements for the archival management of digital documents and their adherence to e-ARQ Brazil.
Key words: Digital Records Management, Records Management, Electronic Records
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO……… 11
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS……… 15
2.1 INFORMAÇÃO……….18
2.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO……… 18
2.3 DOCUMENTO ARQUIVISTICO DIGITAL, DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL……… 21
3 BREVE HISTÓRICO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS………. 25
3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL……… 29
4 ANÁLISE DO SISTEMA INVOICE DA AMPLA ENERGIA E SERVIÇOS S.A... 34
4.1 AMPLA: HISTÓRIA E ESTRUTURA……….. 35
4.2 O SISTEMA INVOICE E O E-ARQ BRASIL... 41
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS……….. 57
1 INTRODUÇÃO
Os arquivos são considerados fonte de prova, sustentação da memória e registros autênticos das atividades de organizações e pessoas. No decorrer da história fica comprovado a importância dos arquivos para o povo, governos e todos aqueles que os utilizam para finalidades administrativas, jurídicas, fiscais e de pesquisa. Seu valor de prova pode tornar-se um fator decisivo em um processo ou até mesmo comprovação de direitos, benefícios e imunidades.
Podemos constatar que todo documento comprova a existência dos fatos mencionados. Para afirmar, Indolfo (2007) menciona:
[...] o documento ou, ainda, a informação registrada, sempre foi o instrumento de base do registro das ações de todas as administrações, ao longo de sua produção e utilização, pelas mais diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes. Entretanto, basta reconhecer que os documentos serviram e servem tanto para a comprovação dos direitos e para o exercício do poder, como para o registro da memória (INDOLFO, 2007, p. 29)
Produzir documentos é importante para atestar crescimento e vivência de uma sociedade, mas além de produzi-los, devemos saber gerenciá-los, preservá-los e possibilitar o acesso a eles. O documento arquivístico deve estar organizado e em condições de ser utilizado e acessado. Os processos com qualidade em seu gerenciamento, seja eletrônico ou convencional, permitem maior transparência em uma administração, facilitando o processo de tomada de decisão.
A gestão de documentos tem como base o controle sobre a produção, a manutenção e a destinação de documentos, incluindo as atividades de avaliação e eliminação.
Jardim (1987, p.35), afirma que “a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos.”
Assim, o conceito de gestão de documentos tem como sua base os aspectos referentes à eficiência e economia, o que significa controle que o produtor possui sobre os seus documentos. Neste sentido, o benefício primeiro diz respeito ao próprio produtor que os produz e mantém para sua ação administrativa. O uso posterior dos documentos pelos pesquisadores significa que os documentos não são produzidos para a pesquisa, mas para as atividades da própria organização que o produziu, ainda que possam ser utilizados e acessados posteriormente.
Atualmente, um dos fatores mais importantes em gestão de documentos é a tecnologia da informação e comunicação, ou seja, a adoção de sistemas informatizados que produzem e mantém documentos em formato digital.
Podemos mencionar como exemplo de utilização para processos mais otimizados, o Big Data1, que “é o termo que descreve o imenso volume de dados – estruturados e não estruturados – que impactam os negócios no dia a dia. Big Data pode ser analisado para a obtenção de insights que levam a melhores decisões e direções estratégicas de negócio.”
Com os documentos digitais, há uma preocupação na mesma medida que os documentos convencionais, que consiste em ter medidas que permitam a sua preservação e o seu acesso em longo prazo.
Com os documentos em formato digital, cada dia mais crescente em nossa sociedade, as ameaças e os danos aos documentos continuam perigosos: vírus, malware, obsolescência tecnológica e armazenamento frágil e vulnerável.
Segundo Indolfo (2007), há uma preocupação sobre a gestão, preservação e acesso a longo prazo dos documentos digitais, pois existe um crescimento do volume desse tipo de documento.
Essa preocupação se traduziu em inúmeros trabalhos da nossa área, tanto a nível internacional, como a produção do InterPARES Project e de Duranti, como também no plano nacional, a produção da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, publicações de diversos autores entre os quais destacamos Lacombe, Flores, Rondinelli, entre outros.
O tema da nossa pesquisa, “Gestão de Documentos Digitais: as notas fiscais da Ampla S.A”, possui uma relevância na minha vida profissional, pois comecei na referida empresa como estagiário e posteriormente fui contratado para gerenciar o arquivo de notas fiscais. Ainda que tenha trazido o máximo de conhecimento arquivístico para a organização, a falta de regulamentação e de política para os arquivos motivou a escolha do tema da monografia.
A pesquisa é relevante para toda a área de Arquivologia, uma vez que a maioria das empresas privadas, não possue uma regulamentação sobre os documentos gerados e nem uma política de gestão de documentos, acarretando uma massividade documental. Como resultado, poderemos sinalizar sobre a organização que não acompanha os procedimentos adotados por uma instituição arquivística.
1 A informação encontra-se disponível em: <http://www.sas.com/pt_br/insights/big-data/what-is-big-data.html>.
Este trabalho tem por objetivo apresentar como os procedimentos padronizados de gestão de documentos são essenciais para identificar os documentos arquivísticos digitais de forma a garantir sua autenticidade e preservação de longo prazo, bem como o seu acesso contínuo.
Os objetivos específicos são:
Examinar os conceitos de arquivo, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital;
Apresentar o conceito de gestão documentos e a sua trajetória, enfatizando a importância do “records management”;
Apresentar a organização Ampla Energia e Serviços S/A e o sistema Invoice e,
Verificar se o sistema é aderente aos requisitos estabelecidos pelo e-Arq Brasil.
Muitas organizações públicas já aplicam e adotam vários procedimentos de gestão de documentos, inclusive para os digitais. No entanto, verificamos que isso não ocorre na mesma medida com organizações privadas. Constatamos que há um acúmulo de documentos sem destinação, em meio convencional e também no digital, pois os documentos por não estarem organizados, acarretam dificuldades tanto para a sua preservação quanto para o seu acesso. Se para os documentos convencionais, a situação é complicada do ponto de vista do seu gerenciamento, no caso dos documentos digitais, os problemas são mais complexos, porque envolvem as ameaças à autenticidade, e a possibilidade de intervenções não autorizadas e a perda dos documentos por falta de adoção de medidas contra a obsolescência tecnológica.
A bibliografia sobre o tema é vasta, principalmente em língua inglesa. No Brasil, já existe uma produção a respeito desse tema, porém consideramos que é também necessário estudos mais específicos que examinem situações concretas onde se adotam sistemas informatizados para produzir os documentos digitais.
Este trabalho tem como marco teórico a proposta desenvolvida pelo Projeto InterPARES, o qual vem pesquisando desde 1998 a preservação de documentos arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos, o qual utiliza a Diplomática como base para identificar os documentos arquivísticos digitais, juntamente com os princípios e conceitos da Arquivologia a respeito da necessidade de manter as características dos documentos arquivísticos e dos arquivos.
Além disso, o e-ARQ Brasil forneceu os parâmetros para análisar o sistema Invoice a fim de verificar a aderência desse sistema aos requisitos desse Modelo, que asseguram a manutenção das características dos documentos arquivísticos digitais e o controle sobre o seu ciclo de vida.
Na metodologia deste trabalho, realizamos a coleta de dados na Biblioteca Central do Gragoatá e também foram consultadas fontes bibliográficas da área da Arquivologia disponibilizados em formato eletrônico pelos sites específicos, normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas e estudos publicados em periódicos convêncionais e eletrônicos da área de Arquivologia como Arquivo e Administração, Revista Acervo, entre outras.
Foi realizado uma análise do sistema Invoice em uma empresa de energia elétrica que possibilitou demonstrar qual o grau de aderência desse sistema informatizado aos requisitos previstos no e-ARQ Brasil.
Os dados empíricos dessa análise foram coletados no site da empresa, além da experiência profissional como estagiário e pós contratado para gestionar a documentação de notas fiscais, bem como uma coleta de dados verbal a fim de esclarecer como o sistema opera.
O trabalho foi organizado em quatro capítulos, sendo o primeiro capítulo a introdução. O segundo têm como objetivo abordar os conceitos referentes a arquivo, informação, documento, documento arquivístico, documento arquivístico digital, a fim de contextualizar a base conceitual da Arquivologia contemporânea.
O terceiro é sobre gestão de documentos: trajetória dos conceitos, records management (Llansó), Jardim (1987), as definições brasileiras e a legislação, abordando suas características e especificidades.
O quarto é sobre a aplicação do sistema Invoice, da empresa Ampla Energia e Serviços S/A, como uma solução informatizada de gestão arquivística de documentos em compração ao e-Arq Brasil.
O trabalho se encerra com as Considerações finais, onde avaliamos se o sistema adotado na Ampla S.A está em conformidade com as orientações de um SIGAD. Iremos sugerir possíveis melhorias para que os sistemas possam estar aderentes aos requisitos adotados pelo CONARQ e desta forma, garantindo que os documentos produzidos e mantidos nesses sistemas sejam autênticos e estejam preservados e acessíveis ao longo do tempo/ ciclo de vida.
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS
Neste capítulo, será apresentado a definição de documento arquivístico, documento, documento arquivístico digital, documento eletrônico, informação de acordo com a literatura da área.
Para definirmos conceitos de arquivo como instituição e arquivo como conjunto orgânico de documentos, em várias vertentes, é necessário compreender como os quais surgiram e influenciam o pensamento arquivístico contemporâneo.
Os arquivos surgiram com a necessidade dos homens de registrarem suas ações, em um contexto jurídico administrativo determinado, reunindo e conservando os materiais em que fixavam suas atividades. Suas vidas políticas, sociais, religiosas, econômicas e suas vidas particulares foram seus maiores tesouros que contavam suas histórias de suas conquistas (Paes, 2004).
Percebemos no decorrer da história que as sociedades com organização jurídico- administrativa precisam registrar suas atividades, a fim de provar as atividades desempenhadas.
Rousseau e Couture (1998) afirmam que:
Do século XII ao século XVII, assiste-se à implantação das comunas em França, à constituição de reinos um pouco por toda a parte na Europa e à constituição dos estados modernos. Essas diversas autoridades tiveram de se impor para se desenvolverem. Elas baseiam o seu poder em títulos e privilégios que lhes dão a garantia desse poder. Em reação a essa sociedade, dá-se a Revolução Francesa. Assim começa um modo de administração diferente, onde o documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas constitui um instrumento do poder cujo acesso é sinal do poder do povo (ROSSEAU e COUTURE, 1998, p. 31).
Schellenberg (2006, p. 26) ainda menciona sobre o Arquivo da França, que “foi o primeiro arquivo nacional criado no mundo. Nele deveriam ser guardados os documentos da Nova França, documentos esses que traduziam suas conquistas e mostravam suas glórias”.
A partir da Segunda Guerra Mundial, com o crescimento exponencial dos documentos principalmente nos Estados Unidos, os arquivistas desse país passaram a discutir um modelo de instituição arquivística que controlasse o crescimento da produção e consequentemente a necessidade de determinar quais os materiais que deveriam ser preservados ou não.
Indolfo (2007) examina a relevância de um modelo na administração perante o crescimento dos arquivos, que junto ao governo federal pretendia ter autorização para a eliminação dos documentos, realizar um estudo de procedimentos para as aplicações técnicas de uma nova administração e criar um local para o arquivo nacional.
Definir o conceito de arquivo é um trabalho que reforça os valores aprendidos e desenvolvidos durantes os séculos. Os textos, artigos, glossários e dicionários de terminologia da literatura arquivística definem os conceitos de arquivos e nos ajudam a mantê-los em constante atualização perante a sociedade. Veremos a seguir alguns desses conceitos e definições.
Segundo o Dicionário Aurélio2 é definido o termo arquivo como:
1.Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos, etc., recebidos ou produzidos oficialmente por uma entidade ou por seus funcionários, e destinados a permanecer sob a custódia dessa entidade ou de seus funcionários. 2. Lugar onde se recolhem e guardam esses documentos. 3. P. ext. Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência particular, anotações pessoais, etc. 4. Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos. 5. Inform. Agrupamento de dados, instruções ou registros, seguindo determinada regra de estruturação, armazenado em meio digital e identificado por nome. [Sin. (lus.): ficheiro (3).]
As definições expressas no Dicionário Aurélio são aprofundadas na literatura arquivística, como o Manual de Arranjo e Descrição da Associação dos Arquivistas Holandeses que define:
Arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos c material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por de¬ terminado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário (ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p. 13).
Jenkinson define arquivos, em seu Manual of archive administration, como documentos:
[...] produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte considerados constituinte e, subseqüentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação (JENKINSON, 1937, p. 11 apud SCHELLENBERG, 2006, p. 36).
Casanova acrescenta sobre a definição de arquivos, em seu manual de nome Archivisti, como:
[...] a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa (CASANOVA, 1928, p. 9 apud SCHELLENBERG, 2006, p 37).
Já Brenneke, define arquivo, em sua obra intitulada Archivkunde, como:
2 Dicionário Aurélio Online. Disponível em: < https://contas.tcu.gov.br/dicionario/home.asp>. Acesso em: 26
[...] o conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado (BRENNEKE, 1953, p. 97 apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37). Uma definição brasileira de arquivo, como conjunto documental e arquivo como instituição, pode ser encontrada no DIBRATE:
1 Conjunto de documentos documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o custódia processamento técnico, a processamento técnico conservação e o conservação acesso aos documentos.
3 Instalações onde funcionam arquivos
4 Móvel destinado à guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)
A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida no Brasil como lei de arquivos, define, no art.2º, arquivos como:
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 9 jan. 1991. Seção I, p. 454-456.)
Schellenberg na sua obra Arquivos Modernos define arquivo como:
[...] Conjunto de documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.” (SCHELLENBERG, 2006, p. 41). Para esse autor, os documentos serem nomeados de arquivos, deve-se considerar a razão de sua existência ou acumulação, e deve existir um objetivo sobre a criação desses documentos. E seu valor de prova deve ser baseado na forma que eles foram mantidos na organização governamental e passaram à sua custódia (SCHELLENBERG, 2006).
Além disso, cada país define a palavra “arquivos” de acordo com sua necessidade e não se deve aceitar uma definição pré-estabelecida que não esteja de acordo com a realidade vivida daquela sociedade (SCHELLENBERG, 2006).
Para finalizar, Schellenberg define os arquivos como uma prova de ação, na seguinte passagem:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).
2.1 INFORMAÇÃO
Informação é o simples ato de repassar conceitos adquiridos para terceiros. O CONARQ (2014) faz considerações sobre o papel da informação na sociedade contemporânea:
A informação tem ocupado um lugar cada vez mais central na sociedade contemporânea e as formas como ela tem se organizado e mobilizado em comunidades, por meio das novas tecnologias de informação e comunicação, em especial, a rede mundial de computadores (internet), têm sido determinantes nas transformações do modo de pensar e agir da sociedade. Cada vez mais, o acesso e disseminação da informação tornam-se um recurso estratégico para o êxito de qualquer iniciativa de âmbito público ou privado. (CONARQ, 2014, p. 19).
Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística conceitua informação como: “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107).
2.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Documento é uma palavra abrangente que define os valores históricos, administrativos, processuais, entre outros. Para sua contextualização mais ampla e definição do documento arquivístico, neste tópico abordaremos suas definições, expostas por diversos autores.
De forma abrangente, o Dicionário Aurélio, define documento como:
1. Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc. 2. Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurídica. 3. Restr. Qualquer registro gráfico.
4. Ant. Recomendação; preceito.
5. Inform. Qualquer arquivo com dados gerados por um aplicativo (2), ger. aquele criado em processador de textos. (Dicionário Aurélio Online. Disponível em: < https://contas.tcu.gov.br/dicionario/home.asp>. Acesso em: 30 jan. 2017)
Indolfo (2007) afirma que um documento é uma informação que possui um registro, independentemente de seu suporte, e serve para consulta, pesquisa, prova dos acontecimentos, pois fica comprovado os fatos e fenômenos, os pensamentos dos homens daquela época, as formas de vidas existentes daquele presente.
Podemos, a partir dessas definições, compreender que todo documento é uma fonte de informação e conhecimento dos registros e podemos nos orientar sobre eles.
Já o Arquivo Nacional, no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – DIBRATE (2005, p. 73) conceitua documento como a “unidade de registro de informações,
qualquer que seja o suporte ou formato”. Essa mesma definição também é encontrada no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CONARQ, 2005 p. 169).
Entretanto, expõe o conceito de documento:
Em francês, o termo “documento” tem um sentido bem amplo. A definição dada no DTA (“conjunto constituído por um suporte e pela informação que porta, utilizável para fins de consulta ou como prova”) é, sem dúvida, exata do ponto de vista jurídico, mas muito restritiva na prática: todo escrito é, arquivisticamente falando, um documento, qualquer que seja sua utilidade ou inutilidade. (DUCHEIN, 2007, p.18)
A seguir podemos observar a diferença dos conceitos de documento para documento arquivístico. Eles são diferentes, porém são interligados. Um está relacionado com a informação registrada em diferentes suportes, e o outro está ligado à atividade e à sua produção por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Muitas organizações priorizam a guarda efetiva destes documentos arquivísticos, pois serve de prova para o cumprimento das atividades de uma organização.
O CONARQ define documentos arquivísticos como:
[...] todos aqueles produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituindo elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam e expressando os atos de seus produtores no desempenho de suas funções. A razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina sua condição de documento de arquivo, e não a natureza do suporte ou formato. Assim, uma correspondência, uma fotografia, um mapa, um selo, um filme, um e-mail e as páginas de um website são documentos arquivísticos na medida em que carregam informações produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituição que as criou, servindo, portanto, como fonte de comprovação dessas atividades. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p. 19 - 20)
Para, o documento arquivístico torna-se registro das ações do produtor, podendo ser registros de “atividades pessoais ou institucionais”, onde os registros dessas atividades se tornam provas essenciais para conclusões sobre as atividades desempenhadas e suas respectivas contribuições:
[...]como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções, ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido (DURANTI, 1994, p. 50).
Rondinelli afirma:
Os documentos arquivísticos surgem naturalmente no decorrer das atividades de uma pessoa física ou jurídica, como uma decorrência normal do ato de se registrar essas atividades. Desse registro espontâneo resulta uma promessa de imparcialidade dos documentos bem como um vínculo entre eles. Tal vínculo se traduz na relação orgânica que cada documento tem um com o outro e no fato do conjunto documental daí resultante ser dotado de organicidade. Como se trata de documentar atividades, cada
documento é único no seu conjunto na medida em que ali desempenha uma função específica. Finalmente, a submissão desses documentos a procedimentos arquivísticos ininterruptos de gestão e de preservação, garante a sua autenticidade. (RONDINELLI, 2011, p. 220)
Duranti (1994), apresenta cinco propriedades que o documento arquivístico precisa ter para ser considerado como documento arquivístico.
A primeira característica abordada por Duranti (1994) é a imparcialidade, onde a autora afirma que os documentos arquivísticos são imparciais porque:
[...] os documentos fornecem “provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do caso". Porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados. Proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro dever dos arquivistas. Deve-se ressaltar que imparcialidade não significa que os leitores dos documentos devam crer que eles reproduzem os fatos e atos dos quais são parte e parcela: o contexto mais amplo da atividade geradora dos documentos e o ambiente cultural no qual seus intérpretes vivem são fatores essenciais para a compreensão da verdade que pode ser extraída dos documentos (DURANTI, 1994, p. 50).
Duranti (1994) aborda a segunda característica dos registros documentais, a autenticidade, que:
[...] está vinculada ao continuum [grifo da autora] da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado". Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Alguns documentos resultantes de uma atividade prática desviam-se desse padrão legítimo de procedimentos contínuos de preservação. Eles ainda assim são autênticos no que diz respeito a seu criador, e pode-se atribuir-lhes valor como documentos evocativos do passado, mas sua fidedignidade como prova documental fica prejudicada, e eles serão sempre suspeitos em comparação com aqueles documentos mantidos sob um controle legítimo e contínuo (DURANTI, 1994, p. 51).
Duranti examina a terceira característica, que é a naturalidade, onde podemos observar os registros documentais acumulados naturalmente no decorrer das atividades. A autora cita:
[...] Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles nãosão "coletados artificialmente, como os objetos de um museu [...], mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". (DURANTI, 1994, p.51)
O inter-relacionamento é a quarta característica analisada por Duranti (1994, p. 51), que destaca os registros documentais obtendo relações entre si, “no decorrer das transações e de acordo com suas necessidades.” A autora ainda afirma que:
[...] os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determina do pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência [...]. .Na verdade, os registros documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos. (DURANTI,1994, p. 51).
Por último, Duranti (1994, p. 51 - 52) trata da unicidade, que significa que cada documento arquivístico é único “na estrutura documental do grupo ao qual pertence.” Até mesmo suas cópias são únicas, “(...) porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único (...)”.
Duranti (1994) considera que essas características de:
[...] imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais (DURANTI, 1994, p. 52).
Duranti ressalta que a disseminação do documento digital transformou as formas de criar e conservar os documentos arquivísticos. No entanto, existem inúmeras ameaças à autenticidade desses documentos.
A discussão a respeito da autenticidade e da preservação digital levou a comunidade arquivística a desenvolver estudos, iniciativas e projetos de pesquisa, entre eles, o InterPARES Project, que vem apresentando um conjunto de resultados significativos para as pesquisas a respeito da preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos.
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL, DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL
Com o avanço das tecnologias no decorrer dos anos 1990, podemos ver uma revolução da tecnologia da informação e comunicação que transformou os mecanismos de registro e, portanto, a produção de documentos passou a ser feita em formato digital nas organizações públicas e privadas. A facilidade desse formato reduziu os custos e facilitou a transmissão, edição e difusão das informações arquivísticas (CONARQ, 2005).
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), vinculada ao CONARQ (2014, p. 19) define os documentos eletrônicos como “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”.
Ainda, segundo o CONARQ (2014, p. 18), o documento arquivístico digital pode ser definido como “documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”.
Nesta perspectiva, nota-se que o documento arquivístico digital é diferente do documento eletrônico, que é produzido de forma analógica e acessível por meio de equipamento eletrônico. Assim, “todo documento digital é eletrônico, mas nem todo o documento eletrônico é digital” (RONDINELLI, 2013, p. 234).
Podemos perceber que nas duas definições, o documento digital só é interpretado somente se existir um sistema que entenda o hardware e software existentes.
Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens no que tange à transmissão e ao acesso à informação, que por sua vez, acarretaram problemas para a preservação de documentos arquivísticos autênticos.
Com a rápida obsolescência da tecnologia digital, a preservação do documento em longo prazo e o acesso contínuo está ameaçada pela vida curta das mídias e dos formatos. A facilidade de acesso contribui em muitas situações para “intervenções não autorizadas, que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011, p. 16).
Uma nova perspectiva no processo de identificação do documento arquivístico em meio digital também se modifica no que se refere ao conteúdo, forma e suporte, que no ambiente digital são entidades separadas e não mais inextricavelmente ligadas como nos convencionais. O suporte faz parte do contexto tecnológico, ou seja, integra o ambiente da tecnologia e não é mais um dos elementos da forma documental dos convencionais.
Ainda segundo o Glossário da Society of American Archivists3 (2005), podemos compreender sobre a definição de documento digital ou eletrônico significa: “Dados ou informações que foram capturados e fixados para armazenamento e manipulação em um sistema automatizado e que exige o uso do sistema para torná-lo inteligível por uma pessoa.”4 (PEARCE-MOSES, 2005, tradução nossa).
Duranti e Macneil (2005) discutem sobre a compreensão do conceito de documento arquivístico digital, identificando seis características do próprio documento: forma fixa, conteúdo estável, suas relações explícitas com os outros documentos, contexto identificável, as pessoas que estão envolvidas e a ação.
Sobre a forma fixa, as autoras destacam que a apresentação do documento deverá ser mantida da mesma forma que tinha, quando foi armazenado desde o princípio. Porém com
3 PEARCE-MOSES, GLOSSARY OF SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Disponível em:
<http://www2.archivists.org/glossary>. Acesso em: 15 jun. 2017.
4
No original electronic record. Disponível em: <http://www2.archivists.org/glossary terms/e/electronic-record>. Acesso em: 15 jun. 2017.
relação ao conteúdo estável, está relacionado sobre a importância da informação contida no documento não poderá ser alterada, apagada, sobescrita ou expandida. O documento deve estar completo e estável durante a sua exibição.
As relações explícitas entre os documentos, ou seja, a relação orgânica significa o elo que um documento possui com outros documentos do mesmo grupo. Esta relação deverá ser mantida por meio do registro e do plano de classificação. Duranti e Macneil (2005) definem que: “é um componente essencial do documento, na manutenção do nosso entendimento de que documentos arquivísticos são necessariamente compostos de documentos e a complexidade de suas relações”.
As autoras definem sobre o contexto identificável, que serve no auxílio na identificação de alguns elementos que referem-se a proveniência, como exemplo: o produtor, o autor, o destinatário e a data. Refere-se à estrutura jurídico-administrativa na ação que é apresentada no documento.
[...] cada banco de dados é de responsabilidade de uma pessoa jurídica (que pode ser um consórcio de pessoas), e cada pessoa que usa os documentos, informações ou dados contidos num banco de dados compartilhados no curso de sua própria atividade gera com eles, no próprio sistema eletrônico, os próprios documentos eletrônicos (DURANTI; MACNEIL, 2005).
Sobre as pessoas envolvidas, que são representadas por três pessoas implicadas no ato da criação do documento, autor, redator e destinatário.
[...] são necessárias somente três pessoas para a sua existência, quais sejam, o autor (a pessoa com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou ordem o documento foi emitido), o destinatário (a pessoa para quem o documento é direcionado ou para quem se destina o documento) e o escritor (a pessoa com autoridade e capacidade para articular o conteúdo do documento) (DURANTI; MACNEIL, 2005).
Quanto à ação, esta se refere aquela que o documento participa, ou que o documento apoia, ou sendo parte do processo decisório. Duranti e Macneil (2005) definem ação como: “componente núcleo de cada documento, independente do suporte e da forma. Uma ação é qualquer exercício da vontade de criar, mudar, manter ou encerrar situações”.
Lacombe e Silva (2010) ressaltam duas características do documento arquivístico digital, a confiabilidade e a autenticidade:
Para garantir a confiabilidade do documento arquivístico digital é necessário controlar os procedimentos de criação: quem pode criar e como criar. Um documento autêntico é aquele que não sofreu qualquer tipo de alteração ou corrupção. Assim, se a confiabilidade está relacionada ao momento da criação, a autenticidade diz respeito à estabilidade do seu conteúdo ao longo do tempo e para garantir essa característica é necessário controlar os procedimentos de transmissão e de preservação. (LACOMBE; SILVA, 2010, p. 115)
Apesar da facilidade de produção e armazenamento dos documentos em formato digital, nem tudo pode ser considerado documento digital ou documento arquivístico digital, e para diferenciá-los devemos estar atentos sobre as diferenças entre os dois.
3 BREVE HISTÓRICO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos é a área da Arquivologia que organiza os documentos produzidos até sua destinação final.
Para a realização da recuperação da informação e agilidade na busca pela informação, a gestão de documentos torna-se essencial para execução dessas atividades. Podemos citar como elemento fundamental a elaboração de uma Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação, que permitem administrar/controlar grupos documentais, possibilitando redução de gastos e rapidez quanto ao acesso dos documentos.
Neste capítulo será abordada a trajetória da história da gestão de documentos, seus conceitos, ciclo de vida, a temporalidade, suas legislações e visões de diferentes autores da área arquivística, e outros conceitos importantes.
Segundo Indolfo (2007), com o crescente acumulado de documentos e a proibição legal de destruí-los, foram instalados nos Estados Unidos da América e Canadá, algumas comissões governamentais com o único objetivo de sanar a situação. Com este objetivo, surge o conceito de gestão de documentos (records management). A partir das comissões instaladas, “atos legislativos foram expedidos, visando autorizar a eliminação de documentos [...] bem como autorizar a construção de um edifício para o arquivo nacional” (INDOLFO, 2007, p 32). Vemos então uma necessidade, após da segunda metade do século XIX com a Segunda Grande Guerra, ao racionamento da produção e do tratamento dos desses documentos. Rondinelli (2005) acrescenta:
[...] O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. Nesse sentido, comissões governamentais foram instaladas nos EUA e no Canadá, e, como resultado, vemos surgir o conceito de gestão de documentos. [...] (RONDINELLI, 2005, p. 41).
Neste cenário Indolfo (2007) destaca as ações das Comissões de Hoover (1947 e 1953) e a Federal Records Act (1950) que determinava que os setores governamentais deveriam obter um records management, programa que formou os pilares para a gestão de documentos nos Estados Unidos. A partir deste momento, podemos ver as práticas de gestão de documentos que foram estabelecidas e consequentemente promoveram a consolidação da arquivística.
Duchein (1993) que escreveu o prólogo do livro, “Gestión de documentos: definición e análisis de modelos” de Llansó I Sanjuan, destaca a importância do desenvolvimento histórico da gestão de documentos na visão norte-americana e europeia:
Os Estados Unidos, que tem sido os pioneiros neste âmbito desde os anos 1940, e que estavam menos paralisados por uma teoria arquivística há pouco desenvolvida nesse país antes da guerra, elaboraram o sistema de records management, cuja ótica - ao menos em seu início - era notadamente mais administrativa e econômica que arquivística: se tratava, essencialmente, de otimizar o funcionamento da administração, limitando a quantidade de documentos produzidos e a duração de sua conservação.
Na Europa, ao contrário, o problema foi tratado especialmente sob o ângulo do interesse histórico dos documentos, com diversas formas de controle pelos arquivistas-historiadores sobre a seleção dos documentos a conservar e sobre a destruição dos demais; constituindo-se o que se tem denominado, às vezes de maneira bastante imprecisa, de pré-arquivamento. (DUCHEIN, 1993, p. 13).
Podemos avaliar que os conceitos e as práticas arquivísticas de gestão de documentos trazidas da Europa, não coincidiam com as práticas utilizadas pelos Estados Unidos. Lllansó i Sanjuan ainda destacam:
Todas elas constituem valiosas contribuições para enriquecer o conceito e, como realidades que são, merecem ser levadas em conta. Seja como for, o sistema norte-americano se ergue no modelo situado na vanguarda e faz progredir esta disciplina. Os organismos internacionais - UNESCO, Conselho Internacional de Arquivos - tem contribuído sobremaneira, [...] a generalizar o conceito “gestão de documentos” como tradução literal da língua inglesa e a divulgar o modelo norte-americano. (LLANSÓ I SANJUAN, 1993, p. 11)
Podemos ressaltar que na literatura americana, existe uma pequena diferença sobre os conceitos no ciclo dos documentos. A palavra records é utilizada para os documentos na idade correntes, já os documentos de guarda permanente, são chamados de archives.
Indolfo destaca abaixo, quanto aos marcos legislativos nos Estados Unidos:
Quanto aos marcos legislativos que fortaleceram a área no período de 1970 a 1990, temos: o Records Management Act, de 1975, que consagra a definição de gestão de documentos; o Amendements on Federal Records Management Act, de 1976, que exige que cada agência federal preste contas de seu programa de gestão de documentos, por meio de um relatório anual, ao Arquivo Nacional dos Estados Unidos; e a reorganização da administração dos arquivos, quando nos meados dos anos 1980, o NARS ( National Archives and Record Service) passa a denominar-se NARA ( National Archives and Records Administration) (INDOLFO, 2007, p. 33, grifo da autora).
Indolfo (2007) ainda ressalta que a Comissão de Massey (1951) e a Comissão Glassco (1961 - 1962) diagnosticaram e avaliaram sobre a criação e aplicação de gestão de documentos pelo governo federal do Canadá.
De suas recomendações concretizaram-se, em 1956, a construção de um depósito central para os Arquivos Públicos do Canadá e, em 1966 o programa de gestão de documentos governamentais passou a ser coordenado pelo arquivista federal (Dominion Archivist ) (INDOLFO, 2007, p. 33, grifo da autora).
Podemos perceber que as comissões tiveram grande importância na criação e manutenção da gestão de documentos tanto nos Estados Unidos quanto no Canadá.
Segundo Indolfo (2007), Brooks foi o primeiro profissional a estudar o ciclo vital dos documentos, no qual foi importante para criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários.
Nesta perspectiva, segundo Duranti (1994 apud Indolfo, 2007) Brooks reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementação de melhores procedimentos de guarda e a formulação das políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos. Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg são responsáveis pela divulgação e aplicação do conceito de ciclo vital dos documentos nos anos de 1950 e 1960, o que, segundo Llansó I Sanjuan (1993), foram essenciais para inovação da Arquivologia (INDOLFO, 2007).
A gestão de documentos possui várias definições de diversos autores. Segundo Rodrigues (2007):
A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação (RODRIGUES, 2007, p.6).
Segundo Jardim e Fonseca (2005), o campo arquivístico fica definido nos anos pós-guerra, e analisam o impacto das transformações nesse período:
[...] estas transformações tiveram impacto bastante relevante no perfil das instituições arquivísticas - como também na arquivologia e nos profissionais da área -, inserindo-as profundamente na administração pública, na medida em que não mais se limitavam a receber, preservar e dar acesso aos documentos produzidos pelo Estado, mas, antes, assumem a liderança na execução das políticas públicas relacionadas à gestão de documentos. (JARDIM; FONSECA, 1998 apud FONSECA, 2005, p. 46)
Cook analisou o ciclo de vida dos documentos na seguinte passagem:
Os documentos são primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois são armazenados por um período adicional de uso freqüente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, são selecionados como de valor arquivístico e transferidos para um arquivo ou declarados sem valor e destruídos (COOK, 1997 apud RONDINELLI, 2005, p. 41)
Já Heredia (1991 apud LLANSÓ I SANJUÁN, 1993) aborda o ciclo de vida dos documentos comparando-os com nascimento, crescimento e a morte. A idade corrente ou 1ª idade é composto pelos documentos frequentemente consultados devido seu uso e valor. Os mesmos possuem um valor primário. A idade intermediaria ou 2ª idade é quando o documento está organizado como objeto de consulta, mas é pouco utilizado. Já na 3ª idade ou
permanente, são os documentos que devem ser guardados permanentemente e não podem ser eliminados.
Para Paes, o ciclo vital dos documentos possui fases distintas de arquivamento. São elas:
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los [...]
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão do seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. (VALETTE, 1973 apud PAES, 1997, p. 21-22).
A UNESCO - Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, com sede em Paris, criou em 1979 os estudos RAMP (Records and Archives Management Program). Este programa evidenciou a importância dos documentos e da gestão de documentos como “domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”. (RHOADS, 1983 apud INDOLFO, 2007, p. 36).
Rhoads (1983) ressalta a importância da gestão de documentos e seu ciclo de vida de maneira econômica e eficaz. São as fases:
A fase de produção de documentos engloba os seguintes elementos: criação e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes, sistemas de gestão da informação e aplicação da tecnologia aos referidos processos;
A fase de utilização, conservação dos documentos engloba os seguintes aspectos: a criação e melhoria dos sistemas de arquivo e recuperação de dados, gestão de registros e de e-mail, seleção e gestão de máquinas copiadoras, análises de sistemas, programas de documentos essenciais e centros de documentação;
A fase de destinação dos documentos abrange a identificação e descrição das séries dos documentos, programas de conservação e eliminação de documentos, valoração de documentos, eliminação de documentos, e transferência dos documentos para a guarda permanente. (RHOADS, 1983)
Para Rhoads, existem quatro níveis de aplicação sobre um programa de gestão de documentos:
nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente;
nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos;
nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação. (ARQUIVO NACIONAL, 1993, p. 15-16 apud INDOLFO, 2007, p. 37)
Para uma gestão de documentos efetiva, é necessária uma política arquivística dentro da instituição pública, ou privada, utilizando os instrumentos que auxiliem na melhor prática, que são a tabela de temporalidade e o plano de classificação. Para Indolfo a tabela de temporalidade é definida como:
É o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. (INDOLFO, 1995, p. 24).
Para Indolfo (2007) os avanços científicos e tecnológicos no âmbito da comunicação são desafiadores para a Arquivologia, pois proporciona aos profissionais da área uma revisão nos conceitos e adaptação dos princípios e métodos de trabalho.
3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
O mundo está em constante mudança, principalmente nos aspectos dos avanços tecnológicos e informacionais. Podemos perceber esses avanços na segunda metade do século XX e inicio do século XXI, uma disseminação do uso de computadores e um aumento na produção de documentos no formato digital. Esse aumento de produção de documentos digitais tem despertado a necessidade dos profissionais de arquivo frente ao tratamento documental adequado.
Segundo a Constituição Federal de 1988 e principalmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, dando respaldo legal à aplicação ao conceito de gestão de documentos. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Com relação à Lei 8.159/91 para a disseminação da Gestão de Documentos no Brasil, tem por finalidade, definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer a orientação normativa visando à Gestão Documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A lei trata não apenas a gestão de documentos, mas à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Podemos encontrar no artigo 3º da Lei 8.159/91, a definição de gestão de documentos no Brasil:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, Lei n. 8159/91, artigo 3º).
A Lei nº 8.159, no artigo 26º, estabeleceu que o CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional e tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Jardim (1999) afirma que a Lei 8.159/91, veio para contribuir com o crescimento e organização arquivística do país, apesar das dificuldades em praticá-las. O autor ainda afirma que
Nos anos 90, a situação dos arquivos públicos e o tema da acessibilidade conta com novas abordagens. A produção de conhecimento arquivístico, até então praticamente restrita aos arquivos públicos, encontra lugar nos programas de pós-graduação, ampliando-se a literatura - ainda que dispersa - sobre o tema no Brasil. No que se refere ao acesso a arquivos privados, esta tendência não se fez acompanhar (JARDIM, 1995, p 5).
Com relação aos procedimentos de gestão de documentos, o CONARQ, o qual é um órgão colegiado que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, regulou em diversas resoluções esses procedimentos, tais como a classificação, a eliminação terceirização entre outros.
Um tema destacado entre as resoluções do CONARQ dizem respeito aos documentos digitais. Esses documentos trouxeram uma série de vantagens no que tange à transmissão e ao acesso à informação. No entanto, além das vantagens, também acarretaram problemas quanto à sua preservação de longo prazo. Com a rápida obsolescência da tecnologia digital, a preservação do documento em longo prazo e a acessibilidade contínua está ameaçada pela vida curta das mídias e dos formatos. A facilidade de acesso contribui em muitas situações para “intervenções não autorizadas que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011, p. 16).
Rocha e Silva (2004) abordam sobre a preservação de documentos arquivísticos digitais que:
[...] tem por objetivo garantir a autenticidade e a integridade da informação, enquanto o acesso depende dos documentos estarem em condições de serem utilizados e compreendidos. O desafio da preservação dos documentos arquivísticos digitais está em garantir o acesso contínuo a seus conteúdos e funcionalidades, por meio de recursos tecnológicos
disponíveis à época em que ocorrer a sua utilização (ROCHA E SILVA, 2004, p. 136).
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do CONARQ apresentou algumas resoluções, aprovadas pelo CONARQ, a fim de auxiliar a gestão de documentos digitais.
A Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, trata da inserção de documentos digitais em programas específicos de gestão de documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos integrantes do SINAR – Sistema Nacional de Arquivos, apresentam requisitos básicos arquivísticos, abordando sobre a importância do documento arquivístico digital, salvo em mídia digital (CONARQ, 2004).
Podemos perceber na Resolução nº. 24, de 03 de agosto de 2006, uma abordagem sobre a “transferência e recolhimentos de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas”. A Resolução determina que as instituições, sejam responsáveis por a implantação de uma política de gestão arquivística de documentos. Essa política deverá assegurar a integridade e a confiabilidade dos documentos arquivísticos digitais. Nas instituições arquivísticas, devem utilizar uma política de preservação que dê segurança a autenticidade e o acesso a longo prazo dos documentos em meio digital. A estrutura dessas instituições deve suportar a preservação de documentos digitais para receber, descrever, preservar e permitir o acesso, incluindo recursos humanos, financeiros e tecnológicos (CONARQ, 2006).
A Resolução nº. 25, de 27 de abril de 2007, dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil, pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, que será o parâmetro de referência para a análise do sistema INVOICE.
Podemos observar no meio corporativo o uso primordial do Correio Eletrônico, como um meio de recebimento e transmissão de informações durante a execução das atividades e serve como um meio de registro de informações. A Resolução nº. 36, de 19 de dezembro de 2012 aborda esse tema. Essa resolução dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Pode-se perceber que a aplicação de conceitos arquivísticos nos sistemas destinados ao gerenciamento de documentos, sendo convencionais ou digitais, é fundamental para garantir a
autenticidade, fidedignidade propiciando assim a preservação dos documentos autênticos a longo prazo (CONARQ, 2011).
Para ser considerado um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é necessário que ele esteja aderente aos requisitos previstos pelo e-ARQ Brasil. Os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipo de documentos arquivísticos;
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
Integração entre documentos digitais e convencionais; Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;
Gestão de preservação dos documentos. (CONARQ, 2011, p. 12)
Portanto, a implementação de um SIGAD fundamentalmente depende de um programa de gestão arquivística de documentos. Nesta perspectiva, o CONARQ explica o que é o e-ARQ Brasil:
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais (CONARQ, 2011, p. 9).
Na aplicação de gestão de documentos digitais, há uma diferenciação entre software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
O e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.11) afirma que um GED trata os documentos de maneira compartimentada enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, onde os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou.
O CONARQ define GED da seguinte maneira:
conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada se um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação
não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados , como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem, ou som, planilhas etc. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 10)
Rocha e Silva (2007, p. 121) diferenciam um GED e de um SIGAD da seguinte forma: A maior parte das aplicações de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não tem por objetivo distinguir os documentos arquivísticos de outras informações e dar tratamento adequado a esses documentos, como atribuir código de classificação e gerir o ciclo de vida até a destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente [...] Além disso, a distinção entre um SIGAD e uma ferramenta GED são determinadas características que um sistema que pretende gerir os documentos arquivísticos deve ter (ROCHA e SILVA, 2007, p. 121).
O GED e o SIGAD possuem objetivos diferentes na gestão de documentos arquivísticos, pois o GED é uma ferramenta que torna-se ágil a recuperação de informações e dos documentos, independentemente da sua organicidade e da sua acumulação natural nas instituições, e na maioria das vezes, de uma aplicação que automatiza os trabalhos em desenvolvimento e seus respectivos processos. Já o SIGAD possui um objetivo de garantir o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, assegurando a autenticidade, sua integridade e o acesso a longo prazo.
