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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
Sandra Caiado Gama
Gesp.010.02
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
SANDRA CALADO GAMA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM GESTÃO
Dezembro/2016
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
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Ficha de Identificação
Nome: Sandra Calado Gama Número de aluno: 1011016 Curso: Gestão
Estabelecimento de ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão, Instituto
Politécnico da Guarda
Orientador de estágio na Escola Superior de Tecnologia e Gestão, Instituto Politécnico da Guarda: Joaquim Manuel Pereira Mateus
Grau Académico do Orientador: Doutor
Supervisora na entidade: Ema da Silveira Gonçalves Simão Grau Académico da Supervisora: Licenciada
Entidade do estágio curricular: Câmara Municipal de Pinhel Morada: Largo Ministro Duarte Pacheco, Nº8
Data de início do estágio: 13/06/2016 Data de fim do estágio: 31/08/2016
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Agradecimentos
Agradeço ao Instituto Politécnico da Guarda, Escola Superior de Tecnologia e Gestão, que me acolheu durante todo o percurso académico. A todos os docentes que me ensinaram.
Um sincero obrigado à Câmara Municipal de Pinhel, em especial ao Exmo. Presidente Rui Manuel Saraiva Ventura, pela oportunidade na realização deste estágio curricular.
Ao meu orientador de estágio, professor Joaquim Mateus, pela disponibilidade e acompanhamento durante a realização deste relatório.
À minha supervisora de estágio, Ema Simão, por toda a compreensão, carinho e ajuda que proporcionou desde o início desta atividade.
Agradeço igualmente aos trabalhadores da instituição, em particular, à Marisa Santos e Graça Morgado que me ajudaram em todas as tarefas e dúvidas que me foram surgindo.
Como não poderia deixar de referir, obrigada aos meus pais e à minha irmã por sempre acreditarem em mim e por todos os ensinamentos de vida, pelo apoio, dedicação, motivação e tolerância quer ao longo do estágio quer ao longo de todo o meu percurso académico.
Por fim, obrigada a todas as pessoas que estiveram do meu lado para que esta etapa se realizasse.
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Plano de estágio
No início do estágio, foi elaborado o respetivo plano no qual se encontram discriminadas algumas das atividades por mim realizadas e acordadas com a supervisora Ema Simão.
As atividades que nele constam são:
Preparação de dossiê contendo informações sobre a legislação aplicável nas autarquias locais em termos de organização e gestão, nomeadamente o Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas;
Aprendizagem sobre a aplicação do Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas, na autarquia e análise das Normas Contabilísticas de Relato Financeiro 5 (Ativos Fixos Tangíveis), 9 (Imparidade de ativos), 10 (Inventários) e 19 (Benefícios dos empregados);
Verificação da adaptabilidade das normas do Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas do funcionamento dos serviços;
Contacto com o processamento de registo do património e adaptação do Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas;
Participação na elaboração do trabalho de reclassificação de ativos, tendo em conta a aplicação do Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas;
Verificação de procedimentos internos de controlo e seus objetivos; Organização e arquivo de documentação financeira e administrativa.
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Resumo do trabalho desenvolvido
O estágio foi realizado no Departamento de Contabilidade (Sub-Unidade Controlo de Gestão), da Câmara Municipal de Pinhel, com uma duração de 400 horas. Teve início a 13 de junho de 2016 e terminou a 31 de agosto de 2016.
O presente relatório descreve as atividades que me foram propostas e realizadas ao longo do estágio curricular. Assim, as principais atividades executadas foram a reclassificação dos Ativos Fixos Tangíveis (AFT), a realização de despesas (relacionado com o pagamento a fornecedores), a conferência diária da tesouraria, operações de tesouraria, fundo de maneio, reconciliação bancária, arquivo de documentos, preparação da listagem para a Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL), folha de carga de bens móveis, acréscimo de gastos e gastos diferidos.
Palavras – Chave: Gestão, Contabilidade, Autarquias Locais, Organização JEL Classification: M1 - Business Administration; M10 – General
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Índice
Ficha de Identificação ... i
Agradecimentos ... ii
Plano de estágio ... iii
Resumo do trabalho desenvolvido ... iv
Índice de Tabelas ... vii
Índice de Figuras ... viii
Abreviaturas ... ix
Índice de Anexos ... x
Introdução ... 1
Capítulo I ... 2
1.1- Nota introdutória – Câmara Municipal de Pinhel ... 3
1.2- Missão, Objetivos Estratégicos e Valores da Câmara Municipal de Pinhel ... 9
1.3- Organograma da Câmara Municipal de Pinhel ... 10
1.4. Um olhar crítico sobre a Câmara Municipal de Pinhel ... 16
Capítulo II ... 18
2.1. Ética e Deontologia ... 19
2.2. Procedimentos de Controlo Interno ... 21
Capítulo III ... 23
O estágio ... 23
3.1. Objetivos do trabalho desenvolvido ... 24
3.2. Nota introdutória: Do POCAL ao SNC – AP ... 25
3.2.1. Normas Contabilísticas de Relato Financeiro ... 28
3.2.2. International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) e as Normas Contabilísticas de Relato Financeiro (NCRF) ... 30
3.3- Atividades desenvolvidas ao longo do estágio ... 32
3.3.1- Reclassificação dos Ativos Fixos Tangíveis ... 32
3.3.2. Realização de despesas ... 34
3.3.3. Lançamento da receita, conferência diária da tesouraria e balanço à tesouraria ... 36
3.3.4. Operações de tesouraria ... 37
3.3.5. Fundo Fixo de Caixa ... 38
3.3.6. Reconciliação bancária ... 40
3.3.7. Arquivo de documentos ... 41
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3.3.9. Folha de carga de bens Móveis - levantamento do inventário ... 44
3.10. Acréscimos de gastos e Diferimento de gastos ... 45
Conclusão ... 46
Bibliografia ... 48
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Índice de Tabelas
Tabela 1 - Código de Contas (POCAL/SNC-AP) ... 27
Tabela 2 - Normas Contabilísticas de Relato Financeiro ... 28
Tabela 3 – IPSAS e NCRF ... 30
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Índice de Figuras
Figura 1- Câmara Municipal de Pinhel ... 3
Figura 2- População residente em Pinhel ... 4
Figura 3- Índice de envelhecimento em Pinhel ... 4
Figura 4 - Evento Feira das Tradições………...5
Figura 5- Feedback de alguns alunos ... 6
Figura 6- Evento- Beira Interior Vinhos e Sabores ... 7
Figura 7- Agenda Cultural ... 8
Figura 8- Organograma da Câmara Municipal de Pinhel ... 10
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Abreviaturas
AFT – Ativos Fixos Tangíveis CI – Controlo Interno
DGAL – Direção Geral das Autarquias Locais
IPSAS – International Public Sector Accounting Standards IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado
NCRF – Normas Contabilísticas de Relato Financeiro
POCAL – Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais SCA – Sistema de Contabilidade Autárquica
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Índice de Anexos
Anexo 1 – Requisição Externa……….50
Anexo 2 – Ordem de Pagamento………52
Anexo 3 – Diário de Tesouraria……….54
Anexo 4 – Operação de Tesouraria……….57
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Introdução
O presente relatório é o culminar da unidade curricular estágio, inserida no 3º ano de Licenciatura em Gestão ministrada na Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda.
O estágio curricular teve a duração de dois meses e meio (400 horas), foi realizado na Câmara Municipal de Pinhel e permitiu-me colocar em prática alguns dos conhecimentos adquiridos ao longo da licenciatura. Deparei-me com determinadas situações que ao início aparentavam ser de difícil resolução, mas que com a prática adquirida e com a ajuda de pessoas mais experientes se tornaram situações normais do dia-a-dia.
Este relatório está dividido em três capítulos. O primeiro capítulo contém informação sobre a entidade na qual o estágio foi realizado. O segundo capítulo contém informação sobre os procedimentos do controlo interno e uma breve abordagem ao tema, Ética e Deontologia no trabalho O terceiro capítulo contém as principais tarefas/atividades que realizei ao longo do estágio.
O relatório termina com uma breve conclusão, onde apresento uma reflexão final sobre o trabalho desenvolvido no estágio, bem como a minha opinião acerca da importância que o mesmo teve na minha formação.
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Capítulo I
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1.1- Nota introdutória – Câmara Municipal de Pinhel
A Câmara Municipal de Pinhel situa-se na cidade de Pinhel, historicamente designada de cidade falcão, no concelho de Pinhel, que se situa no interior do País, na zona central do distrito da Guarda.
A figura 1 ilustra a arquitetura do edifício, que se localiza frente ao jardim Ministro Duarte Pacheco.
Figura 1- Câmara Municipal de Pinhel
Fonte (www.panoramio.com)
No que diz respeito à demografia do concelho de Pinhel é importante frisar que existe uma tendência para o decréscimo desde 1950.
A população em 2011 era de 9575 habitantes e de 9035 em 2015, como se pode observar na figura 2.
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Figura 2- População residente em Pinhel
Fonte: (http://www.pordata.pt/DB/Municipios/Ambiente+de+Consulta/Tabela)
Atualmente, o decréscimo populacional é marcado pelo êxodo rural e também pelo aumento do envelhecimento populacional, com o consequente aumento da taxa de mortalidade e diminuição da taxa de natalidade.
Para melhor ilustrar o descrito, apresento na figura 3 uma tabela comparativa dos anos de 2011 e 2015 sobre o índice de envelhecimento1, do qual se pode observar que em 2011 havia um índice de envelhecimento de 286,7%, o qual sofreu um aumento acentuado atingindo em 2015 o valor de 332,4%.
Figura 3- Índice de envelhecimento em Pinhel
Fonte: (http://www.pordata.pt/DB/Municipios/Ambiente+de+Consulta/Tabela)
1 Relação entre a população idosa e a população jovem, definida habitualmente como o quociente entre o número de
pessoas com 65 ou mais anos e o número de pessoas com idades compreendidas entre os 0 e os 14 anos (expressa habitualmente por 100 (10^2) pessoas dos 0 aos 14 anos).
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A Câmara Municipal de Pinhel procura atrair pessoas para o concelho, através da realização de algumas atividades/eventos realizadas ao longo de todo o ano. Assim, exponho três atividades/eventos que se realizaram no ano de 2016.
Em primeiro lugar, cito o que é considerado por muitos o maior evento do concelho e o qual já é uma imagem de marca da cidade, a Feira das Tradições (Figura 4).
A Feira das Tradições é o evento que tenta reproduzir, de forma fiel, o empenho da comunidade pinhelense. É considerado um evento que atingiu uma dimensão nacional, que para além de envolver a população do concelho, as suas instituições e associações, consegue atrair, num único fim-de-semana, cerca de 40 mil visitantes. Este evento de grandes dimensões é agendado anualmente para o fim-de-semana que antecede o carnaval, isto porque já faz parte da cultura e tradição do concelho de Pinhel. Esta Feira é considerada um espaço de conhecimento, lazer e diversão, onde ocorrem colóquios, desfiles alegóricos, apresentando ao mesmo tempo diversas propostas culturais como a música tradicional e concertos com nomes sonantes da música quer portuguesa quer estrangeira. (CMP, 2015)
É sem dúvida um evento bastante importante quer para a população residente, no que diz respeito a esta poder apresentar os produtos típicos de cada freguesia, quer para o próprio concelho que se dá a conhecer a diversos níveis.
Figura 4- Evento- Feira das Tradições
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A Universidade Sénior de Pinhel já realizou a abertura oficial do ano letivo de 2016/2017, entrando no seu quinto ano de funcionamento. Este projeto visa contribuir para o envelhecimento ativo dos séniores do concelho.
A Universidade Sénior foi fundada a 1 de outubro de 2012, contando já nesse ano com sete disciplinas e 34 alunos. Este projeto foi proposto pelo Conselho Local de Ação Social de Pinhel, tendo entretanto surgido a intervenção do Centro Social de Apoio à Terceira Idade e Jovens de Ervedosa, voluntariando-se como entidade promotora do respetivo projeto, tendo como entidades parceiras o Município de Pinhel e a Empresa Municipal Falcão. (CMP,2015)
As disciplinas que esta universidade contempla são a Saúde, Informática, Inglês, Desporto, Cultura Geral, Teatro e Artes Decorativas, sendo importante referir que os professores que lecionam as disciplinas são voluntários. No entanto para além da componente letiva, a universidade tem também interesse em organizar passeios culturais, intercâmbios e outras atividades recreativas. (CMP, 2015)
Como já referi, para além de ser um projeto educativo/formativo é também um projeto social de combate à solidão e ao isolamento dos idosos, daí a sua criação.
Com base em testemunhos, os alunos afirmam que aderiram a este projeto porque a “solidão estava a ser demasiada”, porque se sentiam sozinhos, daí ocorrer uma oportunidade de combater a solidão surgindo um espaço de convívio, lazer e aprendizagem (Figura 5).
Figura 5- Feedback de alguns alunos
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Por fim, é de destacar um outro evento que se realizou nos dias 18, 19 e 20 de novembro de 2016, designado “Beira Interior - Vinhos e Sabores” já conta com a 2ª edição (Figura 6).
Esta 2ª edição vai contar com cerca de 50 expositores vindos de toda a beira interior e contemplará diversificadas ações, nomeadamente a degustação, provas comentadas, workshops, showcookings e um seminário acerca da importância da internacionalização do sector dos vinhos, para além disso também haverá animação musical. É importante referir que em representação dos vinicultores do concelho de Pinhel estará certamente presente a Adega Cooperativa local, uma das mais antigas e de maior dimensão do país. (CMP,2015)
É sem dúvida mais um evento crucial levado a cabo pela Câmara Municipal de Pinhel que eleva a cidade falcão dando a conhecer o seu produto, isto é, o vinho, que irá atrair pessoas do concelho, distrito e não só, é assim mais um evento com um forte foco atrativo.
Figura 6- Evento- Beira Interior Vinhos e Sabores
Fonte: (http://cm-pinhel.pt,2015)
Para que a população de Pinhel e respetivas freguesias tenham acesso aos diversos eventos que vão ocorrendo na cidade, é enviada uma agenda cultural trimestral, ver Figura 7, onde figuram as atividades e eventos respetivos. (CMP,2015)
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Figura 7- Agenda Cultural
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1.2- Missão, Objetivos Estratégicos e Valores da Câmara Municipal
de Pinhel
A Câmara Municipal em si, é considerada um órgão executivo de cada município, tendo como missão a execução das políticas que levem ao desenvolvimento do concelho em áreas distintas.
No que concerne à missão da Câmara Municipal de Pinhel esta passa por assinalar e pôr em prática políticas que façam gerir com a máxima qualidade o Espaço Público, assim como melhorar as condições/qualidade de vida da população, empresas e instituições.
Subjacentes à missão surgem os valores pelos quais a Câmara Municipal de Pinhel atua, sendo estes:
O rigor; A excelência; A transparência; O mérito; A cultura; A eficiência.
Por fim, os objetivos estratégicos pela qual a Câmara Municipal de Pinhel se rege, como:
Assegurar uma gestão financeira transparente e sustentada; Atrair investimento;
Potenciar a cultura e a identidade local;
Otimizar os recursos naturais como forma de atração turística; Melhorar as condições de vida dos habitantes;
Prestigiar o património quer físico quer humano; Gerir o espaço público com qualidade.
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1.3- Organograma da Câmara Municipal de Pinhel
Um organograma é um diagrama utilizado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.
O organograma é um instrumento fundamental para as entidades, uma vez que, permite facilitar o conhecimento de como funcionam as relações da entidade, bem como a sua estrutura e também permite reconhecer alguns problemas ou oportunidades através da sua análise.
Na criação de um organograma deve-se ter em conta que este é uma representação da organização em determinado momento. Para isso, o organograma deve ser flexível e de fácil interpretação. (Faria, s.d.)
O organograma apresentado na Figura 8 contempla todos os departamentos incluídos na Câmara Municipal de Pinhel, os quais comportam um total de 166 funcionários.
Figura 8- Organograma da Câmara Municipal de Pinhel
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O departamento do qual fiz parte foi o departamento de Contabilidade, designado por Sub-Unidade Controlo de Gestão e que de acordo com a estrutura orgânica da Câmara Municipal de Pinhel este faz parte da Unidade Orgânica 3ºGrau – Administração e Finanças, chefiada por a minha supervisora Ema Simão, do qual depende do Presidente da Câmara Municipal de Pinhel
Como é possível verificar na figura 8, a Unidade Orgânica 3ºGrau – Administração e Finanças compreende cinco sub- unidades e desta fazem parte a:
Sub-Unidade Tesouraria, que tem como funções:
a) Arrecadar as receitas virtuais e eventuais, bem como os fundos contabilizados em operações de tesouraria, liquidando e cobrando os juros de mora a que eventualmente haja lugar;
b) Efetuar os pagamentos autorizados depois de verificadas as condições legais exigidas;
c) Efetuar depósitos, levantamentos e transferências bancárias, quando devidamente autorizadas;
d) Entregar diariamente na secção de contabilidade (controlo de gestão) a folha de caixa e o diário de tesouraria acompanhados de todos os documentos de receita e despesa referentes ao respetivo dia;
e) Manter devidamente escriturados e ordenados os documentos e registos da tesouraria; f) Cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis, designadamente o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais;
g) Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior.
Sub-Unidade Aprovisionamento, que tem como funções:
a) Proceder ao apuramento de gastos por funções e para a determinação dos gastos subjacentes à fixação das taxas e preços, tendo por base a informação dos serviços municipais, designadamente no que se refere à afetação de mão-de-obra e de máquinas e viaturas do Município e, ainda, aos movimentos de armazém;
b) Manter devidamente organizado o arquivo da secção;
c) Organizar e manter atualizado o cadastro dos bens móveis e imóveis do município; d) Proceder à verificação física periódica dos bens do imobilizado, conferindo os respetivos registos e promovendo as diligências necessárias à regularização a que eventualmente haja lugar;
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e) Proceder aos registos de aquisição, transferência, abate, permuta, venda e outros atos que possam alterar o valor do património do Município;
f) Executar todo o expediente relacionado com o património, nomeadamente promover a inscrição matricial e predial dos bens imobiliários do município;
g) Organizar e manter atualizado um ficheiro de fornecedores dos principais bens e serviços com interesse para a Autarquia;
h) Assegurar todas as tarefas administrativas no âmbito das atividades desenvolvidas por esta sub-unidade;
i) Assegurar a gestão e conservação do parque de máquinas e viaturas municipais e das ferramentas e equipamentos de utilização comum;
j) Gerir e controlar o posto de abastecimento de combustíveis e o depósito de peças, acessórios, lubrificantes e outros materiais necessários à manutenção das máquinas e viaturas municipais;
k) Dirigir as oficinas e os serviços de reparação e manutenção de viaturas, máquinas e equipamentos;
l) Assegurar a gestão de stocks em armazém, promover a aquisição de bens de acordo com as necessidades dos serviços e manter atualizados os inventários e registos respetivos;
Sub-Unidade Arrecadação de Receitas, que tem como funções:
a) Executar as tarefas inerentes à receção, registo, digitalização, classificação, e distribuição de correspondência e de outros documentos;
b) Instruir os processos de execução fiscal e dar-lhes o respetivo andamento nos termos legais;
c) Organizar os processos de registo ou de licenciamento, cuja competência não esteja atribuída a qualquer outra secção;
d) Manter devidamente organizado o arquivo de documentos da secção;
e) Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior;
f) Assegurar a gestão e funcionamento do cemitério municipal no respeito pelas disposições legais e regulamento aplicáveis;
g) Promover a liquidação e cobrança das taxas e preços devidos pela utilização dos serviços prestados pela Divisão;
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h) Coordenar a gestão e funcionamento das feiras e mercados sob administração municipal;
i) Assegurar o atendimento na Loja do Munícipe na respetiva área competente. Sub-Unidade Controlo de Gestão, que tem como funções:
a) Reunir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, do plano das atividades mais relevantes, do plano plurianual de investimentos e respetivas alterações e revisões;
b) Proceder à cabimentação, compromisso e liquidação das despesas, confirmando os respetivos registos;
c) Conferir diariamente a exatidão das operações de arrecadação de receitas e pagamento das despesas, entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria e débito e crédito de valores em documentos à guarda do tesoureiro;
d) Fornecer os elementos estatísticos necessários a um efetivo controlo da gestão; e) Promover a arrecadação das receitas e liquidação e pagamento das despesas nos termos da lei;
f) Conferir e controlar os documentos da receita cobrados fora da tesouraria municipal; g) Verificar as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, bem como assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e de anulação; h) Organizar o processo de prestação de contas anual e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório;
i) Cumprir as regras e procedimentos da contabilidade orçamental, patrimonial e de gastos, nos termos previstos no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais; j) Executar outros serviços, mapas, relatórios, estatísticas, análises e informações inerentes à contabilidade municipal;
k) Manter atualizadas as contas correntes de todas as contas bancárias titulados pelo Município, bem como promover reconciliações mensais dessas contas com os respetivos registos da contabilidade patrimonial;
l) Promover a contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade do tesoureiro, nos termos e com a periodicidade estabelecida nas normas em vigor;
m) Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na secção;
n) Dar conhecimento à Câmara, em cada uma das suas reuniões ordinárias, do resumo diário da tesouraria relativo ao dia útil imediatamente anterior ao da sua realização;
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o) Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior;
Sub-Unidade Apoio Financeiro e Recursos Humanos, que tem como funções: a) Assegurar o expediente necessário ao recrutamento, seleção, provimento e contratação de pessoal, para preenchimento de lugares previstos no mapa de pessoal; b) Realizar todos os procedimentos e registos decorrentes da modificação ou extinção da relação jurídica de emprego;
c) Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na secção;
d) Dar execução às deliberações ou despachos de nomeação, contratação, transferência, requisição, promoção, reclassificação ou permuta, bem como a qualquer outro ato no âmbito da gestão de recursos humanos;
e) Organizar e manter atualizado o cadastro de todo o pessoal e os respetivos processos individuais;
f) Manter o mapa de pessoal atualizado, de modo a refletir o número de lugares previstos, ocupados e vagos por cada carreira e categoria;
g) Manter devidamente organizado o arquivo da documentação relativa à secção; h) Assegurar o expediente relacionado com as férias, faltas e licenças dos trabalhadores, promover o registo e o controlo administrativo da assiduidade e elaborar as listas de antiguidade;
i) Instruir e manter atualizados os processos referentes a prestações sociais, nomeadamente os relativos às prestações familiares, à A.D.S.E. à Caixa Geral de Aposentações e ao Regime Geral da Segurança Social;
j) Promover a organização dos procedimentos e assegurar o processamento dos vencimentos, subsídios, abonos e quaisquer outros rendimentos a que trabalhadores e membros dos órgãos autárquicos tenham direito, nos termos da lei;
k) Informar superiormente as ações necessárias à legal gestão administrativa dos recursos humanos;
l) Prestar o apoio necessário no processo de avaliação do desempenho do pessoal ao serviço do Município;
m) Prestar o apoio administrativo que lhe for solicitado no âmbito de processos de inquérito, de averiguações e disciplinares;
n) Recolher, organizar e tratar a informação socioprofissional relativa aos recursos humanos e elaborar, anualmente, o balanço social;
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o) Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior;
p) Prestar o necessário apoio aos membros dos órgãos do Município, designadamente organizar a agenda de trabalhos das reuniões e promover a sua convocação e publicitação.
O departamento, onde estive inserida é constituído por três profissionais: a minha supervisora Ema Simão, licenciada em Contabilidade no Instituto Politécnico da Guarda, que é responsável pelo gabinete e tem como funções emitir faturas, elaborar o orçamento e coordenar os serviços; a Marisa Santos, licenciada em Gestão na Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, é responsável pelas despesas (entrega dos valores à Caixa Geral de Aposentações, à Segurança Social e à Autoridade Tributária, entrega mensal do IVA e pagamento aos fornecedores), contabiliza as receitas e envia informação à DGAL; a Graça Morgado, com habilitação literária de 12ºano, cujas funções são as de conferência diária da tesouraria e arquivo de todos os documentos.
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1.4. Um olhar crítico sobre a Câmara Municipal de Pinhel
Todas as autarquias locais apresentam vantagens e desvantagens e a Câmara Municipal de Pinhel não é exceção. A oportunidade de estagiar na autarquia de Pinhel possibilitou-me vivenciar o seu funcionamento, a sua organização e destacar alguns aspetos mais positivos mas também observar as suas dificuldades por estar localizada numa região do interior.
Assim, de uma forma sumária observou-se como vantagens subjacentes à Câmara Municipal de Pinhel os seguintes aspetos:
Forte interligação (relação) entre os profissionais, uma vez que dentro da
autarquia foi notória a empatia e comunicação entre os profissionais não só dentro do gabinete onde estive inserida, mas também fora deste;
Formação constante auferida pelos profissionais, dado que no decorrer do estágio e no gabinete onde estive inserida, uma das profissionais esteve em constante formação acerca da nova implementação do novo sistema de contabilidade, o SNC-AP;
Boa localização, isto é, a Câmara Municipal de Pinhel localiza-se num local de
fácil acessibilidade, onde toda a população pode ter acesso e é visível a todas as pessoas;
Rápido crescimento do concelho, em diversos níveis, nomeadamente, ao nível
dos transportes, uma vez que atualmente realizam-se, uma vez por semana, determinados percursos entre diversas freguesias, o que é crucial para a população que habita nas demais freguesias que deixam de estar dependentes do horário escolar. Ao nível do desporto foi inaugurado o novo campo de futebol, uma vez que o antigo se encontrava degradado, e para dar resposta à equipa de Pinhel, a Câmara Municipal de Pinhel construiu um novo campo. Para além disso, a antiga piscina de Pinhel, situada no Parque da Trincheira, foi demolida para ser criada uma nova piscina, ainda em fase de construção junto ao Pavilhão Multiusos.
Novas tecnologias, ou seja, quer o município quer a própria população utiliza
cada vez mais as redes sociais, e a Câmara Municipal de Pinhel dispõe de um site bastante acessível para quem o acede, e dispõe ainda da rede
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social Facebook, onde se encontram atualizados todos os eventos que decorrem na cidade de Pinhel. Também estão disponíveis para toda a população as notícias acerca da própria autarquia.
Por outro lado, pude observar a existência de algumas lacunas em áreas, tal como:
Insuficiente apoio aos jovens, uma vez que a população que reside na cidade de
Pinhel e freguesias é uma população envelhecida, verifica-se que são fornecidos mais apoios e melhores estruturas para a terceira idade. Por sua vez, os jovens do ensino secundário deviam ter mais apoio nas decisões dos cursos profissionais, pois os estudantes optam cada vez mais por essa escolha e a rede escolar de Pinhel tem pouca oferta nesse sentido, o que faz com que os jovens façam outras escolhas e saiam da cidade, indo, por exemplo, para Trancoso ou para a cidade da Guarda, uma vez que a oferta é mais alargada;
Falta de planificação da oferta turística, isto é, a cidade de Pinhel dispõe de
fortes pontos turísticos (museu, castelo, casa da cultura e recursos naturais) no entanto, não se verifica uma efetiva promoção do património cultural, e quem visita Pinhel (turistas) por vezes desconhece o que visitar e a localização dos monumentos. Como sugestão poderiam existir mais eventos relativos à oferta turística. Um outro entrave ao turismo em Pinhel é o alojamento proporcionado aos turistas, uma vez que na cidade apenas existe uma residência, com poucos quartos, levando a que quando chega um aglomerado de turistas estes tenham de se deslocar para uma freguesia próxima, nomeadamente, a freguesia de Quinta Nova, que dispõe de um hotel que oferece turismo rural, apesar da distância em relação à cidade de Pinhel.
Como principal entrave ao desenvolvimento do município e da cidade, em particular, identifica-se o seguinte fator:
Envelhecimento da população que é uma desvantagem pois quem pode dar
mais pelo concelho são os jovens proactivo e empreendedores, no entanto a população residente em Pinhel e respetivas freguesias é uma população mais envelhecida, contando com poucos jovens que por sua vez acabam por sair do concelho e residir na cidade onde estuda
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Capítulo II
Ética e Deontologia
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2.1. Ética e Deontologia
A consciência ética é imprescindível na prática profissional de todos os profissionais. Um aspeto relevante que poderá determinar a qualidade do trabalho que os gestores/contabilistas prestam é a sua capacidade para atuar em conformidade com a ética. (Pereira, 2012)
A ética é um conceito que está relacionado com a moral e deveres do ser humano. É a ética que estabelece a ponta entre o bem e o mal, o lícito e o ilícito, o que é justo e injusto. (Carvalho,2016)
Como em todas as profissões há um conjunto de princípios que devem ser seguidos na prática, como é o caso do princípio da justiça e imparcialidade, ou seja, tratar cada indivíduo, cada parceria com outras empresas como sendo todas iguais, tratando-as sempre de forma justa e imparcial; o princípio da igualdade e proporcionalidade, mais uma vez tratar toda a gente de modo igual, não privilegiando e ou prejudicando qualquer pessoa pelo seu sexo, raça e religião; princípio da legalidade, ou seja agir, neste caso praticar a profissão sempre em conformidade com a lei. (Código do Procedimento Administrativo, s.d.)
O sigilo profissional apesar de não ser um princípio plasmado é uma conduta pela qual todos os profissionais se devem reger. Toda a informação obtida no decorrer do estágio acerca da contabilidade não pode ser revelada para o público, além do mais quando se entra numa autarquia ou empresa para trabalhar é das primeiras coisas às quais as pessoas são chamadas à atenção.
Associado à ética surge o conceito de deontologia e esta é considerada uma parte da moral relacionada com as condutas profissionais. A deontologia está relacionada com a ética e com a moral, no entanto a deontologia é considerada uma ética justaposta a um determinado comportamento do indivíduo, ou seja, o comportamento de um profissional, surgindo os Códigos Deontológicos que regem determinadas profissões. (Pereira M,2012)
Hoje em dia os revisores de contas e técnicos oficiais de contas e técnicos oficiais de contas dispõem da regulamentação legal da profissão, sendo que para os
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revisores de contas designa-se Código de Ética e de Deontologia Profissional, e para os técnicos oficiais de contas essa regulamentação legal intitula-se apenas por Código Deontológico. (Ferreira, s.d.)
Deste modo tanto a ética como a deontologia são ambos conceitos fundamentados em valores próprios.
Pelo conhecimento que tive, a Câmara Municipal de Pinhel não se rege por um nenhum código de ética específico, mas regem-se pela lei geral, neste caso artigo 70.º, 71.º, 72.º e 73.º Lei nº 117/2014, 20 de junho.
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2.2. Procedimentos de Controlo Interno
Todas as organizações deveriam ter um Sistema de Controlo Interno (CI). Este processo consiste em fornecer informação eficaz e eficiente provando que a informação financeira é confiável e que são cumpridas todas as normas e todos os regulamentos, isto é, consiste num conjunto de medidas que se esperam ser adequadas e eficazes e que permitam assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, estabelecer a exatidão e integridade dos registos contabilísticos e detetar situações de ilegalidade, fraude e/ou erro.
Segundo o Committee of Sponsoring Organizations (1992)o controlo interno é um
processo, conduzido pelo Conselho de Administração, pela Gestão e todo o pessoal, desenhado para dar uma segurança razoável a uma organização de forma a atingir os seus objetivos de:
Eficácia e eficiência das operações; Fiabilidade da informação financeira;
Cumprimento das leis e de regulamentos aplicáveis.
Também, a Directriz de Revisão/Auditoria 410 (OROC, 2013) refere que o sistema
de controlo interno contempla todas as políticas e procedimentos, adotados pela Gestão de uma empresa, permitindo-lhe assegurar, tanto quanto possível a condução ordenada e eficiente do seu negócio, a aderência às políticas estabelecidas pelo Órgão de Gestão, a salvaguarda de ativos, a prevenção e deteção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos, cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de informação financeira credível.
Os procedimentos de CI é um meio auxiliar importante para identificar os tipos de potenciais distorções materialmente relevantes que possam ocorrer nas Demonstrações Financeiras, considerar fatores que afetem o risco de distorções materialmente
relevantes e conceber procedimentos de revisão/auditoria apropriada.
Como procedimentos específicos de análise de CI podemos referir conferência da exatidão aritmética dos registos, manutenção de conciliações, rotinas de validação, controlo de contas e balancetes de verificação, aprovação e controlo de documentos,
22 comparação com fontes externas de informação, confronto das contagens de caixa, títulos e existências com os registos contabilísticos, limitação do acesso físico direto aos ativos e registos e comparação dos elementos finais obtidos com os orçamentos.
Os procedimentos de CI referidos também são aplicáveis nos organismos do Estado, nomeadamente autarquias as quais têm a obrigatoriedade de ter um Sistema de Controlo Interno adequado às atividades da autarquia, cujo “órgão executivo aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente”;
As normas e procedimentos de CI estiveram sempre presentes nas tarefas desempenhadas que desempenhei no decorrer do estágio.
No que diz respeito à Câmara Municipal de Pinhel, é de referir que existe um documento sobre o Sistema de Controlo Interno, revelando a importância que a mesma atribui a esta temática.
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Capítulo III
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3.1. Objetivos do trabalho desenvolvido
A realização do meu estágio teve como objetivo principal assegurar todas as tarefas e atividades que me foram propostas de forma a garantir um bom estágio, tentando sempre ser útil, eficaz, autónoma e profissional.
Com o trabalho pretendia também desenvolver atitudes e comportamentos adequados às tarefas desempenhadas; Aperfeiçoar o conhecimento dos conteúdos adquiridos nas unidades curriculares e utilizá-los na prática do meu trabalho; Aplicar conhecimentos e saberes adquiridos nas atividades práticas do respetivo perfil profissional do gestor e executar atividades sob orientação, utilizando as técnicas, os equipamentos e os materiais que se integram nos procedimentos contabilísticos.
O objetivo último seria o meu primeiro contacto com o trabalho num departamento de contabilidade de uma autarquia e a minha preparação para o futuro.
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3.2. Nota introdutória: Do POCAL ao SNC – AP
O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) entrou em vigor dia 1 de janeiro de 2002, este foi aprovado pelo Decreto-Lei nº. 54-A/99, de 22 de fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei nº.162/99, 14 de setembro, pelo Decreto-Lei nº. 315/2000, de 2 de dezembro e Decreto-Lei nº84-A/2002, de 5 de abril.
Este sistema incluiu a contabilidade de gastos, patrimonial e a orçamental. Este sistema contabilístico tem por objetivo servir de instrumento de apoio a uma gestão económica, eficiente e eficaz das tarefas desenvolvidas pelas autarquias locais.
O POCAL permite um conhecimento ajustado da estrutura do património autárquico e do auxílio deste para o progresso das comunidades locais.
Em substituição do POCAL surge o Sistema de Normalização Contabilística – Administrações Públicas (SNC-AP), para colmatar o problema da divisão dos diversificados sistemas contabilísticos: público, empresarial e também do sector não lucrativo.
O Sistema de Normalização Contabilística - Administrações Públicas era para entrar em vigor em janeiro de 2017. Contudo foi decidida uma alteração ao regime da administração financeira do Estado e do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP).
A alteração do regime deve-se ao fato de não existir as condições técnicas, legais e institucionais para a entrada em vigor do novo referencial contabilístico em 1 de janeiro de 2017, decidiu-se criar a obrigação de aprovação de um plano de ação para a implementação do SNC-AP e adiar a respetiva entrada em vigor para 1 de janeiro de 2018. (Portuguesa, 2016)
O SNC-AP surge também pela necessidade de criar de forma plena a base do acréscimo, necessidade de realizar estatísticas fundamentadas em Contas Nacionais mais comparáveis a nível internacional, para além disto houve a necessidade de criar o SNC-AP para elevar a qualidade da informação orçamental e financeira. A mudança do Sistema Contabilístico vai afetar sobretudo o Código de Contas, como se pode verificar na Tabela 1.
O surgimento do SNC-AP envolveu a revisão de um aglomerado de normativos, sendo que alguns apesar de não estarem diretamente relacionados com os novos normativos contabilísticos, eles têm em si certa influência, como o Cadastro e o Inventário do Bens do Estado.
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As entidades públicas, ao aplicarem pela primeira vez este sistema, vão ter de identificar todos os ativos e passivos cuja identificação é exigida pelas Normas Contabilísticas de Relato Financeiro (NCRF); verificar itens como ativos somente se os mesmos forem consentidos pelas NCRF; reclassificar itens que foram identificados de acordo com o POCAL, mas de acordo com as NCRF, e aplicar as NCRF na mensuração dos ativos e passivo reconhecidos.
Tal como o POCAL, o SNC-AP também integra os três subsistemas contabilísticos, dos quais a Contabilidade Financeira possui uma estrutura conceptual, NCRF 1 a 25 e atua com base nas International Public Sector Accounting Standards (IPSAS); a Contabilidade de Gestão inclui a NCRF 27, não usando as IPSAS como referência, e por fim a Contabilidade Orçamental integra a NCRF 26, igualmente sem uso das IPSAS de referência.
A Contabilidade Financeira, como foi dito anteriormente, tem por base as IPSAS, permitindo o registo das transações que influenciam a orientação financeira, a demonstração de resultados e os fluxos de caixa. A sua função tem por referência a transparência da situação financeira das entidades.
A Contabilidade de Gestão tem como objetivo avaliar os resultados das atividades e delineamentos, permitindo também o cumprimento dos serviços prestados aos cidadãos. Este subsistema contabilístico tem por base estimar o custo das políticas públicas e fixação de taxas e preço e tem por obrigação a elaboração da Demostração de Resultados por Funções.
A Contabilidade Orçamental tem como objetivo admitir a elaboração de um registo detalhado do procedimento orçamental, a sua função passa por controlar os créditos orçamentais, isto é, tendo sempre em conta a previsão dos recebimentos e pagamentos, cabimentos, receita emitida e compromissos. (Carvalho, et al., 2016)
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Tabela 1 - Código de Contas (POCAL/SNC-AP)
Código de Contas
POCAL
SNC-AP
Classe 1 – Disponibilidades
Classe 1 - Meios Financeiros
Líquidos
Classe 2 – Terceiros
Classe 2 – Contas a receber e a
pagar
Classe 3 – Existências
Classe 3 - Inventários e ativos
biológicos
Classe 4 – Imobilizações
Classe 4 – Investimentos
Classe 5 - Capital, reservas e
resultados transitados
Classe 5 – Capital, reservas e
resultados transitados
Classe 6 – Custos e perdas
Classe 6 – Gastos
Classe 7 – Proveitos e ganhos
Classe 7 – Rendimentos
Classe 8 –Resultados
Classe 8 – Resultados
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3.2.1. Normas Contabilísticas de Relato Financeiro
De seguida são apresentadas as Normas Contabilísticas de Relato Financeiro de acordo com o SNC-AP. Das 25 Normas apresentadas na Tabela 2, apenas usei a NCRF nº 5, referente aos Ativos Fixos Tangíveis.
As NCRF são uma transposição/adaptação das IPSAS para a Contabilidade Portuguesa.
Tabela 2 - Normas Contabilísticas de Relato Financeiro
Normas Contabilísticas de Relato Financeiro
Designação
NCRF 1 Estrutura e Conteúdo das Demonstrações Financeiras
NCRF 2 Politicas Contabilísticas, Alterações em Estimativas Contabilísticas e Erros
NCRF 3 Ativos Intangíveis
NCRF 4 Acordos de Concessão de Serviços: Concedente
NCRF 5 Ativos Fixos Tangíveis
NCRF 6 Locações
NCRF 7 Gastos de Empréstimos Obtidos
NCRF 8 Propriedades de Investimento
NCRF 9 Imparidades de Ativos
NCRF 10 Inventários
NCRF 11 Agricultura
NCRF 12 Contratos de Construção
NCRF 13 Rendimento de Transações com Contraprestação
NCRF 14 Rendimento de Transações sem Contraprestação
NCRF 15 Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes
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Câmbio
NCRF 17 Acontecimentos Após a Data do Relato
NCRF 18 Instrumentos Financeiros
NCRF 19 Benefícios dos Empregados
NCRF 20 Divulgações de Partes Relacionadas
NCRF 21 Demonstrações Financeiras Separadas
NCRF 22 Demostrações Financeiras Consolidadas
NCRF 23 Investimentos em Associadas e Empreendimentos Conjuntos
NCRF 24 Acordos Conjuntos
NCRF 25 Relato por Segmentos
NCRF 26 Contabilidade e Relato Orçamental
NCRF 27 Contabilidade de Gestão Fonte: (http://mrg-sroc.com,2016)
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3.2.2. International Public Sector Accounting Standards
(IPSAS) e as
Normas Contabilísticas de Relato Financeiro (NCRF)
As IPSAS são princípios globais de relato financeiro de alta qualidade para aplicação pelas entidades do sector público que não sejam Empresas Comerciais Governamentais.
A seguir na tabela 3 apresento as IPSAS de acordo com as NCRF.
Tabela 3 - IPSAS e NCRF Área contabilística e de relato IPSAS NCRF Apresentação de demonstrações financeiras IPSAS 1 NCRF 1 Demonstração de fluxos de caixa IPSAS 2 NCRF 1 Políticas contabilísticas, alterações em estimativas e erros IPSAS 3 NCRF 2 O efeito de alterações em taxas de câmbio IPSAS 4 NCRF 16 Gastos de empréstimos obtidos IPSAS 5 NCRF 7 Rendimento de transações com contraprestação IPSAS 9 NCRF 13
Contratos de Construção IPSAS 11 NCRF 12
Inventários IPSAS 12 NCRF 10 Locações IPSAS 13 NCRF 6 Acontecimentos após a data do relato IPSAS 14 NCRF 17 Propriedade de investimento to IPSAS 16 NCRF 8
Ativos fixos tangíveis IPSAS 17 NCRF 5
Relato por segmentos IPSAS 18 NCRF 25
Provisões, passivos contingentes e ativo contingentes IPSAS 19 NCRF 15 Divulgações de partes relacionadas IPSAS 20 NCRF 20
Imparidade de ativos não geradores de caixa IPSAS 21 NCRF 9 Rendimento de transações sem contraprestação IPSAS 23 NCRF 14
31 (impostos e transferências) Benefícios dos empregados IPSAS 25 NCRF 19 Imparidade de ativo geradores de caixa IPSAS 26 NCRF 9 Agricultura IPSAS 27 NCRF 11 Instrumentos financeiros: apresentação IPSAS 28 NCRF 18 Instrumentos financeiros: reconhecimento e mensuração IPSAS 29 NCRF 18 Instrumentos financeiros: divulgações IPSAS 30 NCRF 18
Ativos intangíveis IPSAS 31 NCRF 3
Acordos de concessão de serviços: concedente IPSAS 32 NCRF 4 Demonstrações financeiras separadas IPSAS 34 NCRF 21 Demonstrações financeiras consolidadas IPSAS 35 NCRF 22 Investimentos em associadas e empreendimentos conjuntos IPSAS 36 NCRF 23
Acordos conjuntos IPSAS 37 NCRF 23
Divulgação de interesses em outras entidades
IPSAS 38 NCRF 1
Fonte: (http://mrg-sroc.com, 2016)
Apesar da sua importância e de um conhecimento das mesmas, ao longo do estágio não houve a necessidade de utilizar qualquer uma delas.
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3.3- Atividades desenvolvidas ao longo do estágio
3.3.1- Reclassificação dos Ativos Fixos Tangíveis
Apesar de o POCAL ainda estar em vigor, a Câmara Municipal de Pinhel está a implementar o SNC-AP, o que irá afetar sobretudo o sector do património, uma vez que, os AFT vão sofrer alteração no Código de Contas, pois pelo POCAL têm a classificação na conta 42 e pelo SNC-AP a sua classificação na conta 43, como se pode verificar na tabela 3.
Esta atividade é realizada no Gabinete de Aprovisionamento e devido à alteração na classificação do Código de Contas foi necessário fazer a reclassificação dos Ativos Fixos Tangíveis afetos ao Município de Pinhel, atividade que me foi proposta e por mim realizada.
A NCRF 5 diz respeito aos Ativos Fixos Tangíveis, como anteriormente já referi, e estes envolvem as infra-estruturas, bens do património histórico, equipamento militar e ativos de contratos de concessão após a identificação e mensuração.
Os AFT são contidos para o uso na produção de bens ou serviços, para aluguer/arrendar a terceiros ou para cessações administrativas, ou seja, são bens com substância física.
Ao existir alterações nos Ativos Fixos Tangíveis, também haverá alteração na vida útil de alguns bens, tal como a taxa de depreciação. A vida útil de cada bem é o tempo que se espera que um ativo seja utilizado pela entidade ou o número de unidade de produção que a entidade espera alcançar a partir do ativo.
Desta forma, ativos que antes estavam classificados de acordo com o antigo quadro de contas e poderiam já ter sido totalmente depreciados encontram-se ainda dentro da sua vida útil, da mesma forma outros bens que ainda podiam estar dentro da vida útil já foram completamente depreciados, o que implica uma alteração do seu valor contabilístico.
Na Figura 9 é apresentado um exemplo de algumas reclassificações, ilustrando a tarefa por mim realizada.
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Tabela 4 - Classe 4 (POCAL e SNC-AP)
POCAL
Classe 4 – Imobilizações
SNC – AP
Classe 4 – Investimentos
41 - Investimentos Financeiros 41 - Investimentos Financeiros 42 – Ativos Fixos Tangíveis 42 – Propriedades de Investimento
43 – Ativos Intangíveis 43 – Ativos Fixos Tangíveis 44 – Imobilizações em Curso 44 – Ativos Intangíveis 48 – Amortizações Acumulada 48 – Investimentos em curso 49 – Ajustamento de Investimentos
Financeiros
49 – Ativos não correntes detidos para venda
Fonte: (http://mrg-sroc.com, s.d)
Figura 9 – Exemplo de algumas reclassificações
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3.3.2. Realização de despesas
O processo de realização de despesas abrange um conjunto de atos e procedimentos de natureza administrativa e financeira.
Os procedimentos que vão ser mencionados foram realizados no programa informático Sistema de Contabilidade Autárquica (SCA).
Os procedimentos contabilísticos que realizei relativamente ao procedimento da despesa foram:
Cabimento 2(cativação da verba), no qual se deve conferir a inscrição da despesa na rúbrica económica expressamente prevista no orçamento e que o seu montante não ultrapasse acumulativamente o que está aí previsto, procedendo-se então à sua cabimentação. No entanto no caso de não existir dotação disponível poderão ocorrer duas situações, opta-se pela não execução da despesa ou reforça-se a rúbrica orçamental através de uma alteração orçamental.
Compromisso3 (despesas assumidas), onde ocorre a celebração do contrato e a emissão de uma requisição externa (ver anexo 1) ou outro documento equivalente. Uma requisição externa é um documento que serve de apoio à solicitação externa de bens ou serviços e ao registo contabilístico do compromisso. A requisição externa é assinada por quatro pessoas, os três primeiros são o requisitante, a chefia das finanças e controlo de gestão e pela chefia do departamento de administração e finanças. O último assinante de uma requisição externa é o Presidente, uma vez que é ele que aprova o compromisso.
Documentos de entidades credoras, receção e aprovação da fatura ou documento equivalente, com verificação da realização da correspondente prestação, registo da obrigação (1ª fase do processamento) nas respetivas contas patrimoniais.
Emissão de ordens de pagamento (2ª fase do processamento), ou seja, liquidação e autorização de pagamento das despesas liquidadas. Uma ordem de pagamento (ver anexo 2) é um documento emitido pelo serviço da contabilidade que serve de recibo, e neste é importante constar o seu número de contribuinte. Deverá ser
2 Reserva de dotação disponível para o processo de despesa que se pretende realizar. O seu registo tem suporte num
documento interno, pela quantia dos encargos prováveis, e visa assegurar a existência de dotação para a assunção do compromisso, fundamentando a autorização da despesa.
3Assunção perante terceiros da responsabilidade por um possível passivo, em contrapartida do fornecimento de bens
e serviços ou da satisfação de outras condições, implicando alocação de dotação orçamental, independentemente do pagamento. Os compromissos consideram-se assumidos quando é executada uma ação formal pela entidade, como seja a emissão de ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, ou a assinatura de um contrato, acordo ou protocolo.
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emitido em duplicado, contendo neste as correspondentes classificações da Contabilidade Orçamental e Patrimonial. O valor líquido a pagar é o valor obtido pela diferença entre o valor da despesa e o valor dos descontos e retenções efetuadas.
Pagamento, registo do pagamento nas respetivas contas correntes e no diário de despesa.
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3.3.3. Lançamento da receita, conferência diária da tesouraria e
balanço à tesouraria
Os registos efetuados no diário da tesouraria (ver anexo 3), refletem o valor global dos movimentos financeiros de entradas e saídas da tesouraria.
Este diário promove informações relativas aos valores à guarda do tesoureiro, bem como os valores depositados nos bancos. Na tesouraria é necessário ter em conta inúmeras competências, tais como controlar os valores monetários, proceder à abertura e fecho de caixa, bem como o multibanco, verificar as assinaturas nos cheques e transferências, conferir e registar todos os recebimentos e pagamentos, emitir recibos para previamente ser feita a sua contabilização e registar todos os valores recebidos por transferência bancária.
Quanto ao diário de tesouraria é um documento essencial ao acompanhamento da execução orçamental e, por isso mesmo, deverá diariamente ser apresentado ao Presidente, ou outro membro do órgão executivo ou dirigente, a quem foram delegados os correspondentes poderes. Quanto à atualização do saldo, este é atualizado pela diferença entre a soma (saldo do dia anterior com a entrada do dia) e a saída do dia.
No caso de discrepâncias entre a contagem física e o balancete da tesouraria, estas têm de ser apuradas e corrigidas, identificando o motivo da discrepância,
Depois de efetuada a conferência diária da tesouraria é necessário arquivar os documentos de receitas num dossiê próprio. Para cada mês existe um dossiê com o arquivo de receitas. Também são arquivados todos os documentos relativos a bancos, existindo um dossiê específico para cada banco.
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3.3.4. Operações de tesouraria
As operações de tesouraria (ver anexo 4) referem-se às entradas e saídas de fundos à margem do orçamento. Estas constituem recebimentos e pagamentos, sendo objeto de movimentação contabilística apenas no sistema da contabilidade patrimonial.
Podem ser várias as causas que se encontram para a existência de Operações de Tesouraria, entre as quais as receitas consignadas a outras entidades, de que as autarquias locais são apenas detentoras por duas razões, por as ter arrecadado com a obrigatoriedade de as entregar às autoridades a que pertencem (por exemplo: descontos dos vencimentos do pessoal), ou por esses fundos ficarem na sua posse como garantia do cumprimento de certas obrigações, destinados a ser restituídos em momento futuro (por exemplo: cauções das obras particulares).
As Operações de Tesouraria devem ser entregues às respetivas autoridades que pertencem, até ao dia 15 do mês seguinte a que dão entrada.
As receitas da Secretaria Geral do Ministério da Administração Interna, também são operações de tesouraria. Estas são receitas que pertencem às Juntas de Freguesia, mas que passam pelo cofre da Autarquia. Estas verbas devem ser distribuídas conforme os mapas previamente publicados no Diário da República. Estas receitas ocorrem aquando da realização de eleições (por exemplo: gratificação dos membros das mesas de voto, despesas com o recenseamento e despesas realizadas na realização das eleições).
Os procedimentos que efetuei para a realização de Operações de Tesouraria foram os seguintes:
No programa informático Sistema de Contabilidade Autárquica efetua-se a entrada em Operação de Tesouraria, através das guias de receita;
Em seguida seleciona-se a opção contas patrimoniais específicas; Realiza-se a entrega dos valores e o seu pagamento;
Por fim emitem-se as ordens de pagamento, bem como as guias de entrega de valores.
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3.3.5. Fundo Fixo de Caixa
O fundo de fixo de caixa é um pequeno montante relativo a vária rúbricas orçamentais, do qual não se pode exceder o seu montante. O fundo fixo de caixa está à guarda de um responsável, previamente nomeado para a função e que não faça parte da tesouraria ou da contabilidade, com o objetivo de realizar pagamentos imediatos de despesas urgentes.
A contabilização do fundo de maneio tem as seguintes fases: Fase em que é atribuído o fundo de maneio;
Fase de reconstituição do fundo de maneio, esta reconstituição deve ser efetuada no final de cada mês;
Fase de reposição do fundo de maneio no fim do ano. Os movimentos contabilísticos são os seguintes:
Atribuição do fundo de maneio e cabimento da verba correspondente ao fundo de maneio;
Mensalmente são registadas as despesas do mês e efetua-se a reconstituição do fundo de maneio. Cabimenta-se, compromete-se, comunicam-se as vendas a dinheiro das entidades credoras e emitem-se as ordens de pagamento;
No final do ano anulam-se os cabimentos iniciais e repõe-se o fundo de maneio.
Pela utilização do Fundo de Maneio, deverão ser consideradas as seguintes classificações económicas, com os respetivos valores apresentados:
010204 - Ajudas de custo (300 Euros); 02010201 – Gasolina (50 Euros); 02010202 – Gasóleo (50 Euros); 020209 – Comunicações (200 Euros); 02021003 - Transportes (50 Euros);
020213 – Deslocações e estadias (250 Euros); 02022001 – Trabalhos especializados (150 Euros); 02022501 – Outros serviços (150 Euros);
020211 – Representação dos serviços (200 Euros); 06020304 – Serviços bancários (50 Euros);
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020121 – Outros bens (150 Euros); 02011501 – Ofertas (325 Euros).
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3.3.6. Reconciliação bancária
As reconciliações bancárias permitem verificar se está tudo correto no controlo interno, ou seja, permite certificar se o saldo bancário do controlo interno, os lançamentos e as suas datas estão de acordo com os extratos bancários. As reconciliações bancárias na Câmara Municipal de Pinhel elaboram-se mensalmente e são confrontadas com os registos de contabilidade, sendo designado um responsável para o efeito, que não se encontre afeto à tesouraria nem tenha acesso às respetivas contas correntes.
Ao efetuar a reconciliação bancária, foi necessário comparar as entradas e saídas diárias das movimentações financeiras com os movimentos dos extratos bancários, bem como o saldo inicial e final do controlo interno com os respetivos saldos dos extratos bancários, “picando” todos os valores. Também foi necessário verificar se os lançamentos dos extratos bancários tinham a data e os valores corretos. Caso se observassem divergências, estas tinham de ser prontamente justificadas e arquivadas.
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3.3.7. Arquivo de documentos
No fim de cada semana era necessário arquivar ordens de pagamento, e nestas tinham de constar a cópia dos respetivos recibos.
Ao arquivar este tipo de documentos é fundamental ter em conta a sua classificação económica (Exemplo: 02/020209 – Telecomunicações).
No arquivo existem inúmeros dossiês com a respetiva classificação económica, sendo colocadas as respetivas ordens de pagamento por classificação e por ordem crescente.
Outro tipo de documentos arquivados foram as requisições externas, estas têm de ser colocadas por ordem crescente, para depois mais tarde serem agrafadas nas respetivas faturas.
As faturas também têm de ser arquivadas até serem pagas, existem várias pastas em que se colocam as faturas nos respetivos fornecedores.
As certidões de não dívida da segurança social e da autoridade tributária também são arquivadas até à data de validade e são colocadas por ordem alfabética.
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3.3.8. Preparação de Listagem para a Direção Geral das Autarquias
Locais
Foi preparada uma lista de dívidas de fornecedores cujas dívidas já estavam vencidas para serem devidamente entregues à DGAL com o intuito de estas serem posteriormente pagas.
A DGAL é um serviço central da administração direta do Estado integrado na Presidência do Conselho de Ministros.
Nesta lista consta o NIF, NIB e morada de cada fornecedor, como também a referência, data, data de emissão, montante, conta patrimonial e conta económica da respetiva fatura. Esta lista, depois de elaborada, tem de ser devidamente certificada pelo Revisor Oficial de Contas, nos termos do artigo 67.º Lei nº 73/2013, 3 de setembro, que se transcreve:
“ TÍTULO II - Autarquias locais CAPÍTULO V – Endividamento
SECÇÃO IV - Fundo de Regularização Municipal Artigo 67.º - Afetação dos recursos
1 - Os montantes deduzidos são utilizados para proceder ao pagamento das dívidas do município respetivo pela seguinte ordem:
a) Dívidas a fornecedores, vencidas há mais de 90 dias;
b) Outras dívidas já vencidas;
c) Amortização de empréstimos de médio ou longo prazo.
2 - Nos 30 dias seguintes ao final de cada trimestre em que tenham existido retenções a que se refere o número anterior, o município solicita à DGAL a utilização desses montantes para a finalidade prevista, devendo o pedido ser acompanhado de informação relativa aos credores, valores e datas de vencimento das dívidas a pagar, com vista à elaboração de uma listagem cronológica das mesmas.
3 - Após confirmação da veracidade e do teor das dívidas pelo revisor oficial de contas ou pela sociedade de revisores oficiais de contas a que se refere o n.º 2 do artigo 77.º, a DGAL procede, até ao limite dos montantes deduzidos, ao seu pagamento, mediante transferência para a conta do credor ou fornecedor.
43 4 - Na realização dos pagamentos aos fornecedores deve ser respeitada a ordem cronológica das dívidas.
5 - A DGAL dá conhecimento ao município das dívidas a cujo pagamento deve proceder, e, após a sua efetivação, remete comprovativo da quitação.
6 - Nos casos dos municípios sem dívidas que possam ser satisfeitas nos termos do nº 1, os montantes aí referidos são devolvidos nos dois anos seguintes.”
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3.3.9. Folha de carga de bens Móveis - levantamento do inventário
Esta tarefa é uma das que está a cargo do departamento de Aprovisionamento e tem como base a elaboração de um inventário, o qual deve permanecer atualizado, para que se possa posteriormente conhecer o estado, o valor, a afetação e a localização dos bens.
Em cada gabinete existe a folha de carga de bens móveis, sendo esta uma folha onde contêm todo inventário afeto a cada departamento (ver anexo 5) e esta é alterada conforme a atualização dos mesmos.
A constituição do inventário compreende cinco operações:
Arrolamento – consiste na composição de uma lista dos elementos patrimoniais a inventariar;
Classificação – baseia-se no agrupamento dos elementos patrimoniais;
Descrição – esta operação permite observar as características de cada elemento patrimonial, possibilitando assim a sua identificação;
Avaliação – é atribuído um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis;
Colocação de marcas – colocação de etiquetas nos bens inventariados, com o código que os identifique.
Os bens têm de ser registados nas fichas de inventário, e estes são agrupados em mapas de inventário, que constituem um utensílio de apoio. Qualquer mapa de inventário tem de ser manter atualizado mediante o sistema informático.
Ao preparar o levantamento do inventário, tive de me dirigir gabinete a gabinete e observar todos os bens e daí retirar o número que está impresso em cada um deles, bem como colocar o nome dos bens que não constavam na folha de carga de bens móveis.
