Os originais encontram-se assinados na Administração do Salão de Atos e na Pró-Reitoria de Extensão.
PORTARIA Nº 3667 DE 10 JUL 2009
A PRÓ-REITORA DE EXTENSÃO, no uso de suas atribuições, conferidas pela Portaria nº 3.683, de 26 de setembro de 2008,
RESOLVE
Fixar as seguintes Normas de Utilização do Complexo do Salão de Atos, revogando-se as disposições em contrário:
Art. 1º. O presente conjunto de normas visa uniformizar os procedimentos relativos à concessão do direito de uso do Complexo do Salão de Atos vinculado à Pró-Reitoria de Extensão e a ele deverão se submeter todas as pessoas físicas e jurídicas que vierem a utilizar os espaços mencionados nesta normatização.
TÍTULO I - DA ESTRUTURA E UTILIZAÇÃO
Art. 2º. O Complexo do Salão de Atos compreende a seguinte estrutura: I - Salão de Atos, com capacidade para 1.309 pessoas;
II - sala II do Salão de Atos, com capacidade para 266 pessoas; III - Plenarinho, com capacidade para 47 pessoas;
IV - duas Salas de Apoio, com capacidade para cerca de 50 pessoas; V - Sala Vip e
VI - sete camarins.
Art. 3º. O complexo do Salão de Atos poderá ser utilizado para: I - seminários;
II - congressos; III - fóruns; IV - colóquios;
V - cursos e atividades afins;
VI - espetáculos teatrais, de dança e musicais.
Art. 4º. A utilização do Salão de Atos obedecerá as seguintes prioridades: I - solenidades de formaturas da UFRGS;
II - aulas magnas e atividades da Administração Central; III - atividades internas da UFRGS;
IV - atividades externas voltadas para a área da cultura, educação e direitos humanos;
V - espetáculos teatrais, de dança e musicais e VI - demais atividades externas a serem avaliadas.
Os originais encontram-se assinados na Administração do Salão de Atos e na Pró-Reitoria de Extensão. Art. 5º. O complexo do Salão de Atos poderá ser utilizado preferencialmente de segunda à quinta-feira, reservando-se os finais de semana para espetáculos e formaturas.
Art. 6º. A ocupação do saguão do Salão de Atos deverá ser acordada com a sua Direção e somente poderá ser utilizada para instalação de secretarias executivas e editoras.
Parágrafo único - A Editora da UFRGS terá direito à participação em todos os eventos sediados no Salão de Atos e Sala II.
TÍTULO II - DA ORNAMENTAÇÃO E SINALIZAÇÃO DE EVENTOS
Art. 7º. É expressamente proibido o uso de parafusos, pregos, ganchos, grampos ou fita adesiva dupla face para afixar itens no mobiliário, púlpito e paredes.
Art. 8º. Flores e arbustos podem ser utilizados desde que não obstruam a passagem e a visualização das pessoas que estão no palco.
Art. 9º. Após o encerramento dos seminários, congressos, simpósios, palestras e cursos, não serão permitidas reuniões nas dependências do Salão de Atos, salvo se previamente acertadas com a Direção.
Art. 10. As cerimônias de Colação de Grau estão submetidas às normas de utilização específicas para formaturas, as quais devem ser consultadas previamente.
TÍTULO III - DOS PROCEDIMENTOS PARA CONCESSÃO DE USO A TÍTULO ONEROSO
Art. 11. A utilização do Complexo do Salão de Atos deverá ser solicitada à Direção do mesmo, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, através de agendamento, ofício e projeto resumido contendo a natureza do evento e público alvo.
Art. 12. Serão analisadas somente as solicitações que contenham a especificação do evento a ser realizado.
Art. 13. Solicitações encaminhadas por membros da comunidade interna devem ter a ciência da Direção da Unidade/Órgão de origem do proponente.
Art. 14. A natureza do evento, determinada conforme classificação do art. 4º, não poderá ser modificada depois de encaminhada a solicitação de uso do espaço do Salão de Atos.
Os originais encontram-se assinados na Administração do Salão de Atos e na Pró-Reitoria de Extensão. Art. 15. Na apreciação da reserva solicitada por entidade externa, será levada em conta, além das prioridades listadas no art. 2º, a ordem de chegada das solicitações e a correlação dos objetivos do evento com os princípios da Universidade.
Art. 16. Os valores estipulados de utilização dos espaços serão diferenciados conforme a existência, ou não, de vinculação do solicitante, com a UFRGS; havendo vinculação, trata-se de utilização interna; não havendo a referida vinculação, trata-se de utilização externa.
Art. 17. Na apreciação da reserva de solicitação interna, será levada em conta, além das prioridades listadas no art. 3º, a relação expectativa de público e custo de utilização do espaço.
Parágrafo único - Na relação expectativa de público e custo de utilização do espaço fica estipulado, como o valor que atende a utilização ótima, o preenchimento de pelo menos 50% (cinqüenta por cento) da capacidade do espaço solicitado, considerando-se o princípio de proporcionalidade da despesa pública.
Art. 18. A Direção do Salão de Atos, num prazo de 05 (cinco) dias, comunicará o resultado da apreciação, através de ofício a ser enviado para o e-mail ou fax do solicitante, emitindo Contrato ou Termo de Compromisso, a ser assinado em duas vias, bem como a guia de recolhimento, para depósito na Conta Única da UFRGS, do valor estipulado de utilização devido.
Parágrafo único - Será emitido Contrato de Cessão de Uso a título oneroso sempre que a concessão for proposta por entidade externa à UFRGS, e, termo de compromisso sempre que referir-se a uma demanda interna da Universidade.
Art. 19. A efetivação da reserva só se dará quando da assinatura do contrato ou termo, e mediante a comprovação do recolhimento do valor estipulado de utilização.
Art. 20. O responsável pelo evento receberá o presente conjunto de Normas, assinando a guia de seu recebimento que ficará arquivada junto à Administração do Salão de Atos.
Art. 21. O pagamento do valor estipulado de utilização deverá ser procedido mediante guia de recolhimento à Conta Única da Universidade a ser retirada junto à Administração do Salão de Atos, ou transferência orçamentária da Unidade/Órgão do proponente.
§ 1º. O recolhimento do valor estipulado de utilização poderá ser parcelado, devendo a primeira parcela ser recolhida no ato da assinatura do contrato ou termo, e a última até 05 (cinco) dias úteis antes da realização do evento.
Os originais encontram-se assinados na Administração do Salão de Atos e na Pró-Reitoria de Extensão. § 2º. Os cancelamentos e desistências implicarão multa de 20% (vinte por cento) do valor acordado, a ser recolhido na Conta Única da Universidade mediante guia de recolhimento própria.
Art. 22. As solenidades de formaturas da UFRGS, bem como aulas magnas e atividades do Gabinete do Reitor estão isentas do pagamento relativo à cessão de uso do Salão de Atos.
Art. 23. Os valores estipulados de utilização constantes no Anexo I serão revisados sempre que identificada essa necessidade na prestação de contas anual a ser submetida pela Direção do Salão de Atos à Pró-Reitoria de Extensão.
Art. 24. A comissão organizadora do evento será responsabilizada por quaisquer danos causados ao imóvel do Complexo do Salão de Atos, inclusive seus móveis, utensílios e equipamentos, durante o período em que estes ficarem à disposição do evento, devendo ser ressarcidas todas as despesas decorrentes de seu eventual conserto e/ou reposição, assim que for administrativamente cientificado para tanto.
TÍTULO IV -DA OBSERVÂNCIA ÀS NORMAS DE HIGIENE E SEGURANÇA
Art. 25. A realização de coffee break durante os eventos deverá ser limitada ao saguão do Salão de Atos e previamente acordada com a Direção.
Art. 26. De maneira alguma será permitido o consumo de alimentos e bebidas nos espaços internos do Salão de Atos.
Art. 27. Não será permitida a comercialização e/ou o consumo de cigarros ou assemelhados em qualquer dependência do Salão de Atos.
Art. 28. É expressamente proibida a entrada de pessoas portando confetes, serpentinas, balões e instrumentos sonoros nas dependências do Salão de Atos.
Parágrafo Único - A Administração do Salão de Atos reserva-se o direito de solicitar a retirada das pessoas que não atenderem o presente item.
Art. 29. A utilização de elementos cênicos (fogo, água, terra, etc.) que contenham risco potencial para a integridade física do Salão de Atos, seus recursos humanos e equipamentos, em espetáculos culturais, deverá ser acordada previamente com a Direção.
Os originais encontram-se assinados na Administração do Salão de Atos e na Pró-Reitoria de Extensão.
TÍTULO V - DAS AUTORIZAÇÕES, LICENÇAS E DIREITOS AUTORAIS
Art. 30. O responsável pela organização do evento fica obrigado a obter as autorizações perante as entidades arrecadadoras e fiscalizadoras dos titulares de direitos autorais acaso devidos, relativamente ao evento e/ou espetáculo.
Parágrafo único - O comprovante do recolhimento de arrecadação deverá ser apresentado à Direção do Salão de Atos até 24 (vinte e quatro horas) antes do evento.
Art. 31. O responsável pela organização do evento terá o prazo de até 2 (dois) dias úteis antes do início da montagem para apresentar ficha técnica contendo os nomes, número da célula de identidade (RG) e funções das pessoas ligadas ao mesmo.
§ 1º. A organização do evento deverá providenciar crachás ou identificação visual padrão para os integrantes de sua equipe.
§ 2º. Ficam expressamente proibidas a entrada e permanência nas dependências do Salão de Atos, especialmente no palco e camarins, de pessoas cujos nomes não constem nesta ficha técnica e/ou sem função determinada no evento.
TÍTULO VI - DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 32. Os objetos porventura perdidos no Salão de Atos serão guardados durante 30 (trinta dias) após o que serão descartados.
Parágrafo único. Os documentos não reclamados no prazo de 48 (quarenta e oito) horas serão depositados em caixa de correio.
Art. 33. Em eventos com cobrança de taxa de inscrição, caberá um percentual mínimo de vagas para ser distribuído à comunidade universitária (discentes, docentes e técnico-administrativos) da UFRGS.
Parágrafo único. No caso de espetáculos artístico-culturais, deverão ser colocados 30 (trinta) convites à disposição da Pró-Reitoria de Extensão.
Art. 34. Os casos omissos serão apreciados por comissão especificamente designada pela Direção do Salão de Atos, composta por representação docente, técnico-administrativa e discente, cabendo recurso à Pró-Reitoria de Extensão.
SANDRA DE DEUS Pró-Reitora de Extensão
