Глава 4. Библиотечный общественный продукт, библиотечное обслужи-
4.3. Сущность и содержание управления библиотечным производством
мость ее организации и поддержания не учитывается в системе основ- ных показателей деятельности библиотек. Можно только гадать, поче- му при одинаковом уровне оплаты труда, скажем, в Курской и Туль- ской ОУНБ и практически равных объемах книговыдачи, в первой стоимость одной книговыдачи – 5 руб., а во второй – 7 руб. 30 коп.?
Рискнем высказать предположение, что для более точной эконо- мической оценки системы библиотечного обслуживания должно ис- пользоваться не два, а по меньшей мере пять параметров, включающих показатели:
· читательской ситуации (количество читателей, категории чита- телей, их информационные запросы, посещаемость, читаемость);
· показатели работы структурных подразделений библиотеки (структура фондов, количество книговыдач, обращаемость, объем и характер продуктов и услуг);
· данные об объеме освоенных инвестиций на традиционные и инновационные формы библиотечного обслуживания;
· сведения об открытости системы библиотечного обслуживания конкретной библиотеки, которая оценивается через показатели интег- рированности ее в территориальную систему библиотечного обслужи- вания;
· показатели обеспеченности доступа к данным корпоративной сети, серверам, каталогам библиотек в технологии Интернета.
Последний параметр, несомненно, позволит судить о причинах уменьшения объемов книговыдачи и увеличении ее стоимости. Пред- лагаемые показатели позволят воссоздать более точно уже сущест- вующую структуру библиотечного обслуживания и одновременно вы- строить прогноз для новых режимов обслуживания, адекватных ме- няющимся общественным потребностям.
4.3. Сущность и содержание управления
управления ведущее место занимают те, которые основаны на учете экономических законов, принципов, методов, а также экономических интересов и экономических отношений субъектов библиотечной дея- тельности. Оптимальное их использование является важнейшим усло- вием перестройки хозяйственного механизма библиотеки, перехода от административно-хозяйственной системы к управлению, учитываю- щему рыночные реалии. При этом необходимо иметь в виду, что в библиотеках, как социокультурных организациях, экономические методы управления не столько способствуют продвижению на рынок товаров и услуг на основе прогнозирования их спроса, сколько на- правлены на интеграцию факторов интенсивного развития в целях достижения наибольшего социального эффекта с наименьшими эко- номическими затратами.
Однако библиотеки – это не только социокультурные, но и эконо- мические системы. Главным свойством систем смешанного типа явля- ется то, что в их основе лежат интересы людей, человеческий фактор в библиотечном производстве играет ведущую роль. Библиотечный работник всегда остается носителем живого процесса человеческого знания, даже если оно воплощается в созданных или используемых им орудиях труда (фонды, каталоги, библиографические указатели, тех- нические средства). Соответственно и элемент творчества остается од- ним из важнейших составляющих библиотечного труда даже при вве- дении самых новых, прогрессивных информационных технологий. Но результат труда, выступающий как совокупный библиотечный обще- ственный продукт, – это категория экономическая. Следует заметить, что социальные и экономические части системы библиотечной дея- тельности хотя и развиваются по собственным законам, но не являют- ся случайно организованными совокупностями, находящимися в со- стоянии антагонизма.
В процессе управления социальной либо экономической состав- ляющей библиотечной деятельности не может быть принято решений относительно одной из них без учета интересов другой.
Оптимальное управление предполагает не только учет характера всех компонентов библиотечного производства, но и учет характера их взаимодействия (технологического, информационного, экономическо- го) как друг с другом, так и с системой в целом. Иными словами, при- нятие управленческого решения относительно любого компонента должно исходить из интереса всей системы.
Социально-культурный и экономический виды деятельности биб- лиотеки не автономны. Свое назначение они могут выполнять только при условии взаимодействия, причем оно будет тем лучше, чем более упорядоченными, организованными будут взаимосвязи элементов со- циального и экономического видов деятельности.
Следовательно, при организации системы управления библиотеч- ным производством необходимо учитывать все те компоненты, кото- рые образуют основные системы библиотечного производства:техно- логическую, организационную, экономическую и социальную. Каждая из этих систем решает свои задачи и формирует на их базе определен- ные виды библиотечной деятельности.
Технологическая система в структуре управления библиотечным производством является менее подвижной, она медленнее адаптирует- ся к внешней среде. Связано это с тем, что технологическая система требует наибольших финансовых затрат, ее обновляемость зависит от целого ряда факторов, прежде всего от того, какими темпами закупа- ется новое оборудование и новые технологии.
Кроме того, выбор конкретных технологий для каждого структур- ного подразделения требует многоаспектного анализа как позитивных, так и негативных последствий принимаемых решений. Поскольку вне- дрение инновационных технологий в библиотечное производство за- трагивает характер производственных отношений, формы и со- держание труда библиотечных специалистов, то на первый план выхо- дят проблемы управления библиотечными ресурсами, прежде всего трудовыми.
Концентрация производственных процессов в условиях техноло- гического переоснащения библиотечного производства обусловливает особую форму движения труда, проявление таких экономических за- конов, как: закон перемены труда, кооперирования и разделения тру- да, экономии времени.
Познание законаперемены труда как особой формы движения ра- бочей силы при совершенствовании средств производства и техноло- гических процессов в любой сфере общественного производства на- правлено на упорядочение структуры занятости кадров и создание баланса числа рабочих мест с имеющимися трудовыми ресурсами.
Для того чтобы рассчитать структуру занятости кадров следует знать коэффициент использования и сменности библиотечного оборудова- ния, а также коэффициент насыщенности специалистами отдельных производственных участков.
Коэффициент использования оборудования рассчитывается по времени, производительности и объему произведенной продукции и услуг.
Коэффициент использования оборудованияпо времени (t) опреде- ляется по формуле:
планом енное
предусмотр t,
ия оборудован работы
й фактическо t
Иначе говоря, если задействованный в библиотечном технологи- ческом процессе компьютер работал 120 часов из-за непредусмотрен- ных планом потерь рабочего времени (скажем из-за ремонта), а коли- чество рабочих дней в месяце составило 160 часов, то коэффициент использования оборудования во времени будет равен 62,5%, а потери, соответственно, – 37,5%.
Коэффициент использования оборудования по производительно- сти (мощности) выводится по формуле:
час в выработки норму
на
работы й
выполненно фактически
объем
Например, ввод в базу данных библиографического описания с лингвистической обработкой (то есть предметизацией, систематизаци- ей по ББК и ГРНТИ, индексацией предметных рубрик) по норме состав- ляет 4 описания в час, но из-за малой мощности компьютера возможно ввести лишь 3 описания. Значит коэффициент использования оборудо- вания по производительности составляет 75% (3 : 4 = 0,75). Ситуация может сложиться и иначе. Скажем, тот же сотрудник работает на ком- пьютере «последнего поколения» и вводит в БД не 4, а 6 описаний.
В этом случае коэффициент использования оборудования по произво- дительности будет равен 150%. Коэффициент использования оборудо- вания по объему произведенных продуктов и услуг исчисляется по формуле:
объем плановый на
продукции ной
произведен фактически
объем
Причем плановый объем должен быть получен при работе без простоев и с установленной мощностью.
Так, если на компьютере по плану предусмотрено ввести в БД 150 названий в месяц, а по разного рода причинам удалось ввести
только 120 названий, то обобщающий интегральныйкоэффициент ис- пользования оборудования равен 80%.
Коэффициент сменности оборудования – это один из важнейших показателей, позволяющий судить сколько смен работала в среднем ка- ждая единица оборудования (компьютер) в течение дня, месяца, года.
Коэффициент сменности оборудования выражается по формуле:
ия оборудован единиц
ных установлен количество
на
смен - машино количество
Например, на технологическом участке библиотеки установлено 5 компьютеров. Из них полную смену (8-часовой рабочий день) рабо- тало 2 компьютера; 2 компьютера работали по 4 часа, то есть по поло- вине смены, и, наконец, один компьютер – в течение 24 часов, то есть 3 смены. Таким образом, в общей сложности было отработано 6 ма- шино-смен (2´ 1 + 2´ 1/2 + 1´ 3). Коэффициент сменности в данном случае составил 1,2 (6 : 5). По нормам, рассчитанным на промышлен- ных предприятиях, максимально возможная загрузка должна состав- лять 2,5–2,7.
Сравнение фактического коэффициента сменности с нормативным в данном примере говорит о том, что техника недогружена более чем в 2 раза. Задача управленческого аппарата на данном технологическом участке должна быть сведена к тому, чтобы ликвидировать лишние неавтоматизированные рабочие места для более полной реализации имеющегося оборудования. Экономически это будет выгодно, несмот- ря на то, что оплата труда библиотечных специалистов, работающих на базе инновационных технологий, выше, нежели у тех, кто имеет дело с традиционными технологиями. Да и профессиональная подго- товка кадров требует затрат. Однако в результате можно будет полу- чить библиотечный продукт, конкурентоспособный на рынке инфор- мационных услуг. Конечно, при этом «управленцам» придется решать достаточно сложные задачи психологического плана, связанные с лик- видацией лишних рабочих мест, что всегда сопровождается конфликт- ными ситуациями. Для того чтобы свести к минимуму негативные по- следствия таких решений, необходимо провестиаттестацию рабочих мест. Итоги такой аттестации позволят судить о насыщенности спе- циалистами отдельных производственных участков. Аттестация ра- бочих мест представляет собой комплексную оценку каждого рабоче- го места (библиографа, комплектатора, каталогизатора, систематиза- тора, библиотекаря, занятого обслуживающим трудом) с точки зрения ее соответствия прогрессивным нормам и требованиям.
При проведении этой работы большую помощь могут оказать дан- ные ретроспективного экономического анализа, поскольку одной из задач является установление баланса между объемом выполняемых процессов и операций и численностью исполнителей, а также качест- вом продуктов и профессиональной квалификацией исполнителей.
Итоги экономического анализа позволяют выявлять эффективность организации технологий, разрабатывать механизм ее защиты. Таким образом, базируясь на результатах экономического анализа и исполь- зуя нормативно-технологическую библиотечную документацию, управленческий персонал в ходе аттестации рабочих мест может ре- шить вопросы, связанные с выявлением рабочих мест, не соответст- вующих прогрессивным технологиям; усовершенствовать рабочие места с неблагоприятными условиями труда; ликвидировать малоэф- фективные рабочие места; увеличить коэффициент сменности биб- лиотечного оборудования, а также рассчитать коэффициент насыщен- ности специалистами отдельных производственных участков. Опре- деление коэффициента насыщенности специалистами базируется на экономическом анализе с учетом следующей системы показателей:
производительности труда, доли продукции высшей категории качест- ва, общей рентабельности. При определении коэффициента насыщен- ности специалистами и определении структуры занятости кадров ис- пользуют и такие параметры, как скрытая и явная незанятость кадров, которые могут влиять на низкую эффективность использования произ- водственного потенциала, поскольку обусловливают дисбаланс рабо- чих мест и трудовых ресурсов. К сожалению, до сих пор нет сведений по непроизводственной сфере, но в сфере материального производства даже при 5-процентном избытке рабочих мест интенсивность труда уменьшается на 20% относительно нормативного уровня, затраты на оплату труда возрастают на 38% [63].
Это следует учитывать управленческому персоналу при расчете структуры занятости кадров. Оптимальное функционирование библио- течной технологической системы во многом зависит от уровня управ- ления организационной системой. Она выполняет функцию гармони- зации во времени и пространстве отношений между другими система- ми – технологической, экономической, социальной, а также между ос- новным, вспомогательным и обслуживающим библиотечным произ- водством.
Следует отметить, что организационные структуры библиотек, как и технологические достаточно консервативны и зачастую отстают от тех изменений, которые происходят в характере библиотечного труда.
Дело в том, что в сфере библиотечной деятельности эволюция производственных отношений идет медленнее, нежели в сфере мате- риального производства, что сдерживает развитие управленческих структур библиотеки.
При создании структур управленияорганизационными системами необходимо учитывать не только логику библиотечного процесса, что является главным в системе управлениятехнологической структурой, но и всю совокупность социально-экономических факторов. Как дока- зано психологами, развитие личности является результатом развития ее деятельности, в процессе которой возникают различные типы отно- шений. В организационной системе библиотеки, так же как и в соци- альной, основное место занимают субъект-субъективные отношения.
В результате управленияорганизационными исоциальными системами главным образом решаются социологические и психофизиологические задачи, с целью сделать эти системы более адаптивными к быстрым изменениям ситуации. Документами, регламентирующими процессы управления организационной и социальной системами, являются: нор- мативно-правовая и организационно-методическая документация.
Кроме того, необходимо учитывать факторы экономической мотива- ции специалистов.
Экономическая система библиотеки представляет собой совокуп- ность общественных, коллективных и личных экономических интере- сов. Ее задачей является создание условий для наиболее эффективного производства библиотечных продуктов и предоставления услуг, опре- деление объема всех видов ресурсов, обеспечивающих выполнение этих задач. Именно экономическая система библиотеки является от- ражением процесса непрерывного оборота библиотечных ресурсов.
Тем самым она оказывает решающее влияние на все другие системы библиотеки, на эффективность их действий. Вместе с тем на нее саму оказывают влияние все другие системы и, прежде всего, социальная, ибо библиотека – это некоммерческая организация. Содержание управления экономической системой определяется выбором целей, а также организацией способов контроля и стимулирования процессов библиотечного производства.
Общей методологической основой процесса управления экономи- ческой системой библиотеки является диалектический подход, позво- ляющий увязать воедино социальные и экономические аспекты дви- жения общественного труда. Основные методы управления определя- ются действием экономических законов, отражающих существенные
стороны экономической деятельности библиотеки. Эти законы хорошо известны библиотечным специалистам, однако важно, чтобы их ис- пользование не носило стихийный характер.
Закон единства системы управления заключается в единстве ме- тодов управления всеми составными частями библиотечного произ- водства. Закон проявляется в единстве таких основных функций управления как планирование, организация библиотечного производ- ства, контроль, единство требований к библиотечным специалистам, занимающимся различными видами библиотечной деятельности – ос- новной и дополнительной.
Закон пропорциональности проявляется как определенная соотно- сительность основного, вспомогательного и обслуживающего библио- течного производства, а также производственной, методической, науч- но-организационной деятельности. Применительно к управляющей системе закон пропорциональности выступает как основа механизма, обеспечивающего согласованное функционирование всех подразделе- ний библиотеки.
Пропорциональность необходима не только в организации биб- лиотечного производства, но и в организации труда специалистов. Для этого, как уже говорилось, необходимо выведение коэффициента на- сыщенности библиотечными специалистами отдельных производст- венных участков.
Закон оптимального соотношения централизации и децентрали- зации функций управления позволяет распределять управленческое воздействие по иерархии системы управления. Этот закон имеет осо- бое значение на этапе компьютеризации библиотек. Как уже говори- лось, введение новых технологий меняет характер библиотечного тру- да: изменяются способы индивидуальной деятельности, усложняется кооперация трудовых процессов, меняется система распределения ре- сурсов по производственным участкам. Возникают новые экономиче- ские отношения между участниками библиотечного производства:
· по поводу распределения трудовых функций;
· последовательности и времени их выполнения;
· производительности и оплаты труда;
· стоимости материально-технической базы и оборудования;
· числа работников и рабочих мест в подразделениях.
Все это требует умелого применения закона централизации и де- централизации управления.
Закон участия производственного коллектива в управлении. Уча- стие всех уровней организации библиотечного производства в управ- лении – это один из способов повышения эффективности. Формы уча- стия определяются соответствующими документами, регулирующими библиотечную деятельность – организационной и нормативно-право- вой документацией. Эти формы зафиксированы в коллективном дого- воре, заключаемом между администрацией и трудовым коллективом.
И, наконец, закон соотносительности управляющей и управляемой систем. Его соблюдение в библиотеках позволяет сократить издержки на содержание административного аппарата. Достижение этой цели возможно за счет оптимизации организационной системы библиотеки – укрупнения отделов, сокращения лишних звеньев в технологических системах. Помогает в решении этих задач экономический анализ биб- лиотечной деятельности.
Заканчивая характеристику сущностных свойств управления раз- личными системами библиотечного производства, следует подчерк- нуть, что только сознательное применение законов управления может избавить библиотеку от дополнительных проблем, связанных с нега- тивным влиянием изменившейся социально-экономической среды.
Принципы управления синтезируют основные положения, опреде- ляющие требования к системе, структуре, процессу организационного и хозяйственного механизма управления. Принципы управления выте- кают из объективно действующих в экономике библиотечной деятель- ности законов, хотя состав принципов зеркально и не отражает состав законовуправления.
На практике один закон может быть реализован на основе не- скольких принципов и наоборот. Например,принцип демократического централизма, направленный на сочетание централизованного руково- дства с расширением участия библиотечного персонала в управлении, может быть реализован в законеоптимального соотношения центра- лизации и децентрализации функций управления и в законе участия трудящихся в управлении производством. В этих же законах реализу- ется и другой принцип –единоначалия и коллегиальности управления.
Здесь форма участия коллектива в управлении, которая выражается в обсуждении основных стратегических вопросов развития библиотеч- ного производства, сочетается со строгим единоначалием, ответствен- ностью должностных лиц за выполнение этих вопросов.
Принцип планового ведения хозяйствабазируется на основе такого экономического закона, как закон пропорциональности производства
и управления. В библиотечной практике существует несколько разно- видностей планирования. По хронологии планирование делится на перспективное (для библиотек это по-прежнему пятилетние планы), текущее (годовое) иоперативное. Последнее представляет собой сис- тему плановых временных расчетов, регулирующих равномерную и ритмичную работу библиотечных технологических участков.
По содержанию и составу выполняемых задач можно выделить планы технико-экономические, организационно-технические, страте- гические, оптимальные.
Технико-экономическое планирование представляет собойсистему расчета экономического, организационно-технологического и соци- ального развития библиотеки. Основой этих планов является перспек- тивный экономический анализ, предусматривающий, как уже говори- лось ранее, изучение всех компонентов и условий функционирования библиотечного производства в их взаимосвязи для определения наибо- лее достижимого уровня развития.
Планорганизационно-технических мероприятий представляет со- бой систему заданий по выполнению планов технического, экономи- ческого и социального развития библиотеки. При разработке планов организационно-технических мероприятий могут применяться эконо- мико-математические методы расчетов и модели.
Стратегическое планирование разрабатывается на основеоргани- зационно-технических заданий, определяющих совокупность управ- ленческих действий, способствующих достижению поставленных пе- ред коллективом целей. Процесс стратегического планирования пре- дусматривает прохождение нескольких этапов, таких как оценка и анализ внешней среды функционирования библиотеки, анализ силь- ных и слабых сторон библиотечного производства, выбор, оценка, ме- ханизм реализации стратегии, анализ стратегических альтернатив.
В процессе прохождения этапов возможно использование методов оптимального планирования, базой которого являются проведенные в нескольких вариантах расчеты, позволяющие выбрать наилучший с точки зрения оптимальности вариант. В основуоптимального плани- рования могут и должны быть положены коэффициенты использова- ния и сменности оборудования, насыщенности трудовыми ресурсами отдельных участков библиотечного производства.
Продолжая разговор о принципах управления библиотечным про- изводством, следует остановиться на принципе материального и морального стимулирования.
Помимо заработной платы в библиотеках существует система над- бавок и доплат, которые используются в управлении для повышения эффективности библиотечной деятельности.
Ориентиром правильного сочетания моральных и материальных стимулов служат экономические и социальные интересы субъектов библиотечной деятельности.
Принцип материального стимулирования базируется на хозяйст- венном расчете, прибыли, себестоимости и цене библиотечных про- дуктов и услуг. Все они связаны в единую системуэкономических ры- чагов и стимулов, которые развиваются и совершенствуются по мере того, как совершенствуется экономическая деятельность библиотек.
В свою очередь, совершенствование экономической деятельности библиотек во многом зависит от соблюдения принципа научности управления. Научность управления предполагает использование но- вейших данных экономической науки и библиотековедения управ- ляющим персоналом. А так как развитие библиотеки базируется не только на экономических, но и на социально-культурных факторах, то при построении системы управления необходимо использовать данные таких наук, как социология, психология, культурология.
Принципыответственности, правильного отбора и расстановки кадров способствуют созданию четкой системы управления организа- ционной структурой библиотеки. Они фиксируются в нормативно- правовой и технологической документации библиотеки.
Управление библиотечной деятельностью невозможно без соблю- дения принципаэкономичностииэффективности. Этот принцип, так же как принциппреемственности хозяйственных решенийформируют законы единства системы управления и соотносительности управ- ляющей и управляемой систем.
И, наконец,принцип обязательности обратной связи, на котором базируются практически все законы управления. Он позволяет ликви- дировать нежелательные последствия и отклонения от нормы, возни- кающие в ходе управления.
Система принципов управления библиотечным производством может меняться с появлением новых целей и задач. Хотя основные принципы, выражающие требования к системе управления, исчезнуть не могут.
Возникновение различныхфункций управления связано с разделе- нием и специализацией труда в сфере общественного производства.
Чем проще объект управления, то есть социальная, производственная,
экономическая системы библиотеки, тем более простой является клас- сификационная схемафункций управления.
Функции управления направлены на достижение определенной цели. Чем больший объем действий выполняет библиотечное сообще- ство, тем большее количество целей определяет характер трудового процесса и тем больший набор функций входит в структуру управ- ляющей системы.
Обычнофункции управления классифицируются как общие и спе- цифические.
К числу общих функций управления относят планирование, орга- низацию, координацию, стимулирование и контроль. Все эти функции неотделимы друг от друга. Например, планируя деятельность библио- теки, библиотечный специалист не сможет обойтись без постановки целей и задач, которые при этом необходимо скоординировать, осуще- ствить последующий контроль. Так, скажем, планируя процесс пере- оснащения компьютерной техникой таких участков библиотечного производства, которые связаны с обработкой документов, необходимо предусмотреть конечную цель организации – создание оптимальной системы обслуживания читателей. Это потребует целенаправленного управляющего воздействия на весь коллектив библиотеки, а не только на отдельно взятый участок. Это позволяет сделать вывод о единстве природы всех названных функций, которые выступают как различные формы одной и той же сущности.
Специфические функции управления присущи конкретным эле- ментам системы, отражают их специфику. Скажем функции управле- ния движением труда в сфере библиотечного обслуживания, имеюще- го в основном социальную направленность, не совпадают с функциями управления движением труда в производственной сфере. Основанием для установления количественного состава объектов, на которые на- правлены специфические функции управления могут служить доку- менты, применяемые в ходе операционно-технологического анализа, в частности классификатор библиотечных процессов и операций.
Формы реализации функции управления определяютсялинейными и функциональными связями в структуре управления. Преобладание того или иного вида связей зависит от масштаба и целей библиотечно- го производства.
Линейная (иерархическая) форма связи является наиболее простой и используется в управлении библиотечным производством, которое не сильно дифференцированно по видам деятельности и способам
организации труда. При такой форме связи подчиненные выполняют распоряжения только своего непосредственного руководителя, который, в свою очередь, подотчетен вышестоящему руководителю. При этом звенья линейной формы связи соответствуют основным организацион- ным структурам библиотеки. Основным недостаткомлинейного управ- ления является отсутствие в его структуре специалистов по отдельным функциям управления.
Поэтому в крупных библиотеках со сложной организационной и технологической структурами, сформировавшейся системой эконо- мической деятельности применяют линейно-функциональную форму связей. При такой форме связи у линейного руководителя появляются соответствующие функциональные органы, которые могут быть пред- ставлены:
· штатными сотрудниками, скажем заместителями директора по науке, оргвопросам, по библиотечной работе, информационным тех- нологиям;
· организационно-управленческими формами, такими как дирек- ция, ученый совет и его секции;
· группами специалистов, представляющих отдельные направле- ния библиотечной деятельности (например, совет по формированию, сохранности фондов, комиссия по коммерческой деятельности и т.д.).
Соотношение между линейными и функциональными связями оп- ределяет меру сочетания между комплексным и функциональным управлением.
В заключение следует сказать, что существует еще программно- целевая форма связей. Она завершает линейно-функциональную струк- туру управления, устраняет проблемы, повторно возникающие в про- цессе координации деятельности функциональных подразделений библиотеки. Для этого создается координирующий орган (например, совет технологов), в задачу которого входит решение конкретных про- блем в максимально короткий срок. В состав координирующего органа входят, как правило, специалисты из разных функциональных отделов и структур.
Назначение организационно-управленческих ресурсов – способст- вовать эффективности деятельности всех подразделений библиотеки путем оптимизации использования различных видов ресурсов, форми- рующих структуру экономического потенциала. Организационно- управленческие ресурсы представляют совокупность наиболее важных теоретических положений и принципов, официальных требований,