mento de preços no mercado, a administração pôde obter de forma mais econômica e completa os materiais mensalmente necessários, porém em face da diversidade de opções e outras de- mandas mais relevantes que absorvem o gestor, faz-se necessário a composição de uma árvore de decisão, como um “diagrama que representa a relação entre o objetivo pretendido (ou o problema a ser resolvido), o sistema de alternativas possíveis e as consequências das alternati- vas” (CRUZ; BARRETO; E FONTANILLAS 2014), formalizada com clareza para nortear pa- drão a ser seguido por quem fizer o levantamento de carências, estoque, pesquisa de preços e aquisição mensal, para evitar dispersão, desperdícios ou falhas e faltas, conforme a rotina e processos empregados.
Tavares (1999) salienta que, “um sistema de custos é um conjunto de meios e métodos que a organização utiliza para obter informações gerenciais.”. Dessa forma, em face do elevado custo dos materiais, cujo impacto no orçamento é relevante, torna-se imprescindível pesquisa de mercado, mas baseado em prescrições que viabilizem melhor decisão quando previsível, entretanto “o maior problema do processo decisório em árvores programadas é quando ele su- põe que todas as situações possíveis de acontecer a um decisor são antecipadamente previstas, assim como as alternativas a serem seguidas. Ao surgir uma alternativa não prevista, o processo cai no vazio.” (CRUZ; BARRETO; E FONTANILLAS 2014). Portanto, quanto mais opções previstas em referência aos objetivos pretendidos, melhor e mais eficiente será a aquisição men- sal de materiais de limpeza.
“Sob o ponto de vista das necessidades dos usuários, Finch (1996) propõe que seja utilizada a pirâmide de Maslow, para a área de facilidades; já para Williams (1996) a área de facilidades não teria a divisão proposta por Finch, e estaria mais próxima da
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realidade de algumas empresas brasileiras: uma área com desenho funcional centrali- zado, porém departamentalizado em especialidades e respondendo para uma estrutura matricial flexível. E Kennedy (1996) acrescenta que a área de GF abrangeria as fun- ções de gerenciamento de energia, padronização de espaços, desenhos de estação de trabalho, densidade de iluminação, gerenciamento ambiental e, em alguns casos, tec- nologia da informação. O tamanho da estrutura dependerá, também, do tamanho da unidade, da sua finalidade, dos aspectos internos e externos, dos aspectos políticos e culturais das organizações.” (Gestão de Facilidades pag. 39, 40 e 41)
Dessa forma, mesmo ao se tratar de materiais de limpeza, quando em uma organização mais complexa como um condomínio, torna-se imprescindível considerar os pormenores da gestão de facilidades da mesma, compondo assim não só uma lista padronizada de materiais a serem adquiridos, que faça jus à demanda da organização, mas também uma Árvore de Deci- sões Programadas para uso de planilhas de materiais de limpeza, nas aquisições de materiais com melhor custo benefício possível, para elevar qualidade com racionalização da despesa.
Preliminarmente sintetizou-se a lista de todos os materiais de limpeza baseada no histó- rico de consumo, foi a mesma transcrita em planilha com disposição em lista, com uma coluna à direita cujas lacunas serão preenchidas pelos valores de cada fornecedor consultado, transcrita em seguida para uma planilha cuja lista tenha, à direita, todos os fornecedores pesquisados, a constar faltas, eventuais diferenças de qualidade ou volume e valores correspondentes. Com- posta a planilha geral do mês em questão, a Árvore de Decisão Programada aplica-se, para resultar na seleção dos materiais a serem adquiridos e em quais fornecedores.
Em uma descrição cursiva:
Árvore de Decisão Programada para Aquisição de Materiais de Limpeza
1 - Sintetizar lista de todos os materiais de limpeza para dado mês: 2 - Enviar para fornecedores para solicitar cotação:
3 - Selecionar as três listas mais completas:
4 - Analisar se todas as cotações têm igual qualidade e quantidade:
5 - Se entre as selecionadas tiver todo material passar ao 7, mas se faltarem alguns itens prossiga no 6:
6 - Acrescentar mais listas de mais fornecedores até completar a requisição, voltar ao item 4: 7 - Sinalizar os mais baratos entre itens de igual qualidade e volume:
8 - Analisar se alguns itens são bem mais caros, mesmo na lista com total mais barato, riscar os que tenham qualidade inferior ou quantidade diferente da requisição, senão passe para o item 11:
9 - Se a lista mais em conta tiver itens bem mais caro em quantidade, comparar estes em outros fornecedores mais em conta;
10 - Se diferença for pequena ou inferior a mínima de outros, comprar tudo no melhor; 11 - Comprar todo material da lista, no melhor fornecedor ou incluir os outros melhores nos
itens a parte;
12 - Conferir entregas fidelizadas às listas de requisições e transportar para as planilhas de controle de estoque;
13 - Registrar histórico de cotações e requerer novas cotações já para o mês seguinte. Fonte: próprio autor
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Em uma representação gráfica:
Árvore de Decisão Programada para Aquisição de Materiais de Limpeza
Fonte: próprio autor
Sintetizar lista de todos os materiais de limpeza
para dado mês
Enviar para forne- cedores para solici-
tar cotação Selecionar as três listas mais completas Analisar se todas as cotações têm = quali- dade e quantidade Entre as selecionadas
têm todo material, então ---
se faltarem alguns, en- tão: Sinalizar os mais baratos entre itens de igual qualidade e volume.
Acrescentar mais listas de outros até completar a requisição Analisar se alguns
itens são bem mais caros, mesmo na lista com total mais barato, riscar os que tenham qualidade inferior ou quanti- dade diferente da re-
quisição.
Se a lista mais em conta tiver itens bem mais caro em
quantidade, com- prar estes em ou- tros fornecedores
mais em conta.
Comprar todo material da lista, no melhor fornecedor, ou incluir
os outros melhores
nos itens a parte. Se diferença for pequena ou inferior à quantidade mínima de outros, comprar tudo no melhor.
Conferir entregas fidelizadas às listas de requisições e transportar para as planilhas de controle de estoque.
Registrar histórico de cotações e requerer no- vas cotações já para o
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