Elaborou-se fluxogramas para se visualizar um novo contexto, anteriormente a gestão era centrada no supervisor geral, nomeado administrador, que comandava outros 4 supervisores em uma escala de trabalho denominada:12x36 (escala de plantões com 12 h de trabalho, diurno ou noturno, dia sim dia não) a seguir diretrizes rígidas de gestão e síndico autocráticos, o que foi remodelado posteriormente para liderança participativa, com gestão de pessoas em AERH.
Gestão anterior no Condomínio (AS IS)
Fonte: próprio autor Fonte: próprio autor
Feed- back
Programação Se- mestral de Treina- mento e Reciclagem
4.3.3.2 – Reunir sequência resultante do 4.2.2 à análise, interagir D- 2.2.2
4.3.3.3 – Promover amplo treinamento coletivo como reciclagem
4.4 - Su- pervisão e Portaria 4.4.1 - Registro de Passagens de Plantão na Porta- ria 4.4;1;1 –
Encarregado ou líder anotar ocorrências e elementos em livro 4.4.1.2 – Passar para o próximo encarregado ou líder o relatório 4 4.1.3 –
Conferir as anotações e reportar relevâncias ao gerente e D2.2 4.4.2 –
Procedimentos Básicos de Segurança e Controle
4.4.2.1 – Conferir na lista de moradores e autorizados nome da pessoa 4.4.2.2 – Só receber encomenda de listados / avisados, proceder D-4.3.1 4.4.2.3 – Conferir veículo na lista de placas, checar crachá com morador 4.4.2.4 – Executar ronda e manter contato por rádio com guarita e líder 4.4.2.5 – Repassar ao gerente qualquer anormalidade ou disfunção 4.4.3 –
Monitoramento Folha de Ponto dos Colaborado- res etc.
4.4.3.1 – Checkup registros em folha, orientação individual aos locados 4.4.3.2 – Checkup de contracheques, VTs, VRs etc. dos colaboradores 4.4.3.3 – Reportar ao gerente ou à supervisão terceirizada as anomalias
Legenda: Nível Corporativo / nível de processos / nível de trabalho
SUPERVISOR Avaliação de- sempenho asseio e piscina Determinação Geral Regresso de terceiri- zados por novos
Cobrança por falhas erros com punição Avaliação de- sempenho porta- ria e vigilância Cobrança por falhas erros com punição Regresso de tercei- rizados por novos Conselho decide a favor
ou contra terceirizados e contratações
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Promoveu-se então a distinção entre a gestão diretiva do síndico com conselho e assem- bleia, e a administração em si, composta por administrador legítimo, como gerente condomi- nial, assessorado por um assistente administrativo e dois encarregados gerais diurnos 12x36, mapeou e implantou processos em cada segmento correlato, com os devidos ajustes e capacita- ção dos responsáveis, resultou em novo sistema implantado após sensibilização dos condômi- nos. Traduziu-se assim parte do mapeamento de processos remodelado, para o fluxograma em trecho representativo a seguir, o completo inerente à gestão de RH encontra-se no Apêndice C, cuja descrição por itens segue mais abaixo.
Gestão de Pessoas, Diretoria e Governança: (TO BE)
2 – Logística de Contratos e RH 2.2 – Gestão de Pessoas
2.2.1 – Controladoria de Funções e Profissionais
2.2.1.1 – Composição do plano de cargos e funções, e plano de carreira 2.2.1.2 – Intermediação com administrador e supervisor, coordenação 2.2.2 – Planejamento estratégico para ARH na Administração
2.2.2.1 – Intercâmbio entre AG, Conselho e Demanda de ARH 2.2.2.2 – Análise do comportamento organizacional dos locados
Gestão de Pessoas no Condomínio (TO BE)
Fonte: próprio autor
Fonte: próprio autor
D-2.2 - Gestão de Pessoas Avaliar dados G-4.2.2 G-4.3 e G-4.4 Análise ampla de pessoas na organização Composição do plano de cargos e funções, e plano de carreira Planejamento estratégico para ARH na Administração Avaliar dados G-4.1.1 G-4.1.2 e G- 4.2.3 G -4
Intermediação com admi- nistrador e supervisor, coordenação Controladoria de Funções e Profissionais Intercâmbio entre AG, Conselho e Demanda de ARH Análise do comportamento organizacional dos locados D- 1.2. 4 G-4.2.3 G-4.1.2 e G-4.2.3
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Descrição dos itens e subitens transcritos em fluxograma (Apêndice C), cujo objetivo foi facilitar ao corpo gestor da organização, com maior objetividade e padronização, manter a atualização e funcionamento dos processos, bem como promover treinamentos necessários à capacitação dos envolvidos, que apreenderam melhor ao visualiza-lo.
4 – Gestão de RH
4.1 – Escala Revezamento e Incentivos
4.1.1 – Atualização Mensal Planilha Escala dos Locados
4.1.1.1 – Revisão e atualização mensal da escala de revezamento 4.1.1.2 – Atualização do quadro de locados conforme escala vigente 4.1.2 – Modelagem a Atualizar Plano de Carreira entre Funções
4.1.2.1 – Interação com D-2.2.1 – avaliar desempenhos dos locados 4.1.2.2 – Interação com D-2.2.2 – avaliar plano de carreiras aos locados 4.1.2.3 – Promover remanejamento de postos ou funções
4.1.3 – Envio Mensal de Adicionais à Cesta Básica / Gratificações
4.1.3.1 – Conferência planilha de adicionais e gratificações aos locados 4.1.3.2 – Remessa às terceirizadas e à administradora – proventos 4.1.3.3 – Atualizar planilha de adicionais para checkup nas faturas 4.2 – Atribuições das Funções / Intercâmbios
4.2.1 – Reciclagem Mensal Cartão de Atribuições à Cada Função 4.2.1.1 – Revisão e ajustes nos cartões de tarefas dos locados 4.2.1.2 – Formulação de feedback das funções e equipes 4.2.2 – Análise e Reciclagem de Instruções – Intercâmbio Setores
4.2.2.1 – Avaliação de Desempenho e Planos de Desenvolvimento 4.2.2.2 – Promoção de dinâmica de grupo entre porteiros e encarregados 4.2.2.3 – Interação com D-2.2.2 – formalizar ofícios normativos - setores 4.2.3 – Análise e Descrição do Desenho de Cargos
4.2.3.1 – Reunir dados do 4.1.1 e 4.1.2 e interagir com D-2.2.1 4.2.3.2 – Remodelagem do Desenho de Cargos e sinopse das funções 4.2.3.3 – Associar os locados ao Desenho de Cargos e publica-lo 4.3 – Recrutamento, Seleção, Treinamento e Feedback
4.3.1 – Seleção e Recrutamento de Novos à Demanda
4.3.1.1 – Além de curriculum, fazer entrevista e confirmar referência 4.3.1.2 – Encaminhar à administradora para contratação do funcionário 4.3.2 – Orientação de Integração
4.3.2.1 – Introduzir o novo colaborador com treinamento prévio 4.3.2.2 – Apresentação formal dos elementos envolvidos na função 4.3.2.3 – Feedback após 3 ou 5 plantões e revisão no treinamento efetivo 4.3.3 – Programação Semestral de Treinamento e Reciclagem
4.3.3.1 – Análise setorial de ocorrências e eficiências registradas 4.3.3.2 – Reunir sequência resultante do 4.2.2 à análise, interagir D-2.2.2 4.3.3.3 – Promover amplo treinamento coletivo como reciclagem 4.4 – Supervisão e Portaria
4.4.1 – Registro de Passagens de Plantão na Portaria
4.4.1.1 – Encarregado ou líder anotar ocorrências e elementos em livro 4.4.1.2 – Passar para o próximo encarregado ou líder o relatório 4.4.1.3 – Conferir as anotações e reportar relevâncias ao gerente e D2.2 4.4.2 – Procedimentos Básicos de Segurança e Controle
4.4.2.1 – Conferir na lista de moradores e autorizados nome da pessoa 4.4.2.2 – Só receber encomenda de listados / avisados, proceder D-4.3.1 4.4.2.3 – Conferir veículo na lista de placas, checar crachá com morador 4.4.2.4 – Executar ronda e manter contato por rádio com guarita e líder 4.4.2.5 – Repassar ao gerente qualquer anormalidade ou disfunção 4.4.3 – Monitoramento Folha de Ponto dos Colaboradores e outros elementos
4.4.3.1 – Checkup registros em folha, orientação individual aos locados 4.4.3.2 – Checkup de contracheques, VTs, VRs etc. dos colaboradores 4.4.3.3 – Reportar ao gerente ou à supervisão terceirizada as anomalias Fonte: Próprio autor
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