Uma vez estabelecidas orientações detalhadas das atividades inerentes aos processos, como limpeza por exemplo, foram fixadas nos locais de trabalho atinentes aos responsáveis, promoveu-se assim melhor funcionamento da organização, como exemplo no ANEXO – 01, uma das planilhas com programação diária de limpeza feito anteriormente.
Promoveu-se atualização de regulamentos e confirmações jurídicas, consultas, pesquisas e organização de projetos, possibilitou modernização dos processos, normas e maior segurança na compatibilidade com legislações vigentes, como conferir as Convenções Coletivas para confirmar correção nas remunerações de terceirizados.
Fontes meramente ilustrativas: Tabela da SIEMACO/RJ - Sindicato de Asseio e Conservação/RJ (https://asseiomrj.com.br/direitos/pisos-salariais/asseio.html)
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Projetos originais da construção, apesar de conter riquezas de detalhes, nem sempre correspondem ao que realmente fora executado, a divergir em medidas e elementos arquitetônicos consumados, precisam ser atualizados conforme a modernização de novos elementos do mercado e de alterações promovidas ao longo da vida útil dos condomínios. Com isto, por exemplo, contratou-se uma das arquitetas autoras do projeto original da construtora, inerente ao Condomínio Laranjeiras Residence Club, para atualizar opções de instalação para
splits, inexistentes em 1999 quando o condomínio teve o habite-se mais registros de convenção
e projetos, cujas condensadoras externas são diferentes dos convencionais aparelhos de ar condicionado, tanto nas dimensões quanto nas formas de serem instaladas, a demandar nova regulamentação padronizada para as fachadas, e respeitar a autoria do projeto original conforme reza na convenção sobre fachadas. Como importante motivo para tal revisão, houve a adaptação de encortinamento das varandas com vidro, proibido pela convenção, mas caducada nesta cláusula em função da Lei Municipal passar a permitir o que era proibido na ocasião de sua confecção (incorporação original), o que gerou premente necessidade de regulamentar a locação de unidades splits fora da varanda, que era a posição designada em projeto para o ar condicionado das salas.
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Em assembleias com itens específicos, as deliberações atualizaram casos omissos na Convenção e Regulamento Interno, pois normas e regulamentos promovidos apenas pelo síndico podem ser alterados por novas gestões, mas as assembleares devem voltar à pauta.
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Outra medida de controle adotada, foi a composição de escalas de revezamento nítidas e com destaque para as áreas, que auxiliou na identificação dos responsáveis e atores dos pro- cessos e atividades (Apêndice D).
Houve ainda a sugestão de mudança, substituiu-se processo arcaico de confecção men- sal das folhas de ponto, que além de preenchimento manuais, eram sujeitas a fraude, esqueci- mento e perda de tempo útil para outros processos, foi feita a implantação de relógio de ponto biométrico, tanto pela precisão e praticidade quanto pela segurança contra fraudes.
(Como era antes da melhoria) (AS IS)
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(Como ficou após melhoria, relatório conjunto) (TO BE)
Fonte: Programa do próprio Relógio de Ponto
O investimento na modernização também contemplou novo computador mais adequado para a administração in- terna, pois o conhecido SAD (Sistema de Apoio a Decisões), “demanda sistemas computacionais que auxiliem os respon- sáveis pela tomada de decisões a enfrentarem problemas es- truturais por meio de interação direta com modelos de dados e análises” (SPRAGUE, 1991), precisa mesmo para adminis- tração interna de um condomínio, de bons softwares e bom computador, para dar segurança ao acervo digital e à gestão do conhecimento.
Entre as modernizações de acervo, para perfeito controle, foi confeccionada a planilha das cessões de direito às vagas, a viabilizar rápida identificação de possíveis fraudes no uso irregular de vagas, cuja distinção rigorosamente compatível com os 178 RGIs 7particulares e o
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RGI condominial, a demonstrar o vínculo das 252 vagas às suas respectivas unidades, a conter ao lado uma lista de cedidos e cedentes além de constar vagas alugadas (Apêndice E).
Outra forma de controle, na entrada e saída de veículos, bem como permanência simul- tânea além dos direitos de cada unidade, fez-se planilha com placas e unidades, para facilitar porteiros na entregar crachás corretos e monitorar eventual abuso (Apêndice F).
Como administradoras externas raramente informam detalhes mais exatos, no tocante a significados das contas, cujos termos estritamente técnicos ou distorcidos em relação ao verda- deiro sentido das descrições dificulta o entendimento minucioso das despesas envolvidas, ajus- tou-se a gerência com os membros da gestão, e principalmente com o síndico, para a composi- ção de um processo para transparência descritiva das contas, a envolver não só o controle de gastos da previsão orçamentária, compondo também a provisão orçamentária, em que os valo- res correspondentes às despesas futuras previstas, mantenham-se nitidamente destacadas, in- clusive a envolver RH, cujos encargos e provisão de férias e eventual rescisão trabalhistas pas- saram a ser separadas do fundo de reserva. Além de reduzir os conflitos por questionamentos às prestações de contas, contribuiu para esclarecimento integral aos condôminos quanto ao des- tino dos recursos (Apêndice G).
Outra melhoria, que objetivou facilitar ao jardineiro e evitar distorções no projeto pai- sagístico original, foi a catalogação de todas as espécies existentes em conformidade com este, a envolver processo de identificação, mensuração e registro corretivo permanente de lista das plantas es no condomínio (Apêndice H), com manutenção do projeto original de paisagismo (Anexo 02). Com isto, além de viabilizar organização e melhor tratamento dos jardins, maxi- mizou a racionalização dos insumos e tratamentos necessários, como prescrições assertivas e controle de adubos, defensivos, mudas e regas compondo assim uma gestão do conhecimento específica para jardinagem.
51 4 – PROCESSO DECISÓRIO RACIONAL PARA TOMADA DE DECISÃO
Ao ter em vista melhor assertiva na administração de condomínios, consideramos com Chiavenato (1982) que “Basicamente, a Administração interpreta os objetivos traduzindo-os em esquemas de planejamento, organização, direção e controle de ação empresarial necessária para alcança-los da maneira mais apropriada.”. Dessa forma precisamos definir claramente além dos processos e estruturas, quais as ferramentas mais adequadas para reduzir a incerteza e calcular o risco, para avaliar a decisão racional, ponderada e aperfeiçoada onde modelos de decisão podem ser aplicados a escolhas administrativas.
Segundo Chiavenato (1987) “o processo decisorial é complexo e depende tanto das ca- racterísticas pessoais do tomador de decisões quanto da situação em que está envolvido e da maneira como percebe essa situação.”. Portanto a complexidade crescente dos condomínios requer incontestavelmente maior capacitação dos gestores, bem como ferramentas mais preci- sas que contribuam para o processo decisório.
Dessa forma procurou-se definir com precisão, tanto procedimentos quanto caracterís- ticas dos elementos envolvidos, para confecção de árvores de decisão e proceder julgamentos de multicritérios, baseados nestas constatações, que resultou em maior certeza nas escolhas.
“Como diria Lord Kevin “se você não pode medir, você não pode entender”. March e Simon (1972. p.66) propuseram que, apesar da predefinição dos objetivos antecipar os rumos organizacionais, as normas, os costumes e a cultura tias organiza- ções tornam valores próprios que acabam deslocando os objetivos iniciais: [...] normas primitivamente elaboradas para presidirem à persecução dos objetivos da organiza- ção, adquirem um valor positivo próprio, independente daqueles objetivos. Esse fe- nômeno é chamado de deslocamento de objetivos e ocorre sob duas situações: por meio de uma atividade provocada por um estímulo condizente ao fato e que através de sucessivas situações parecidas e repetições do processo de escolha, evoca-se uma gradual transferência de preferência, fazendo com que essa passe a não ser mais o objeto final e sim uma atividade instrumental; ou pela escolha de uma alternativa de- sejada que produza consequências de valor positivo, mesmo quando não gera resulta- dos inicialmente previstos (fenômeno chamado de reforço secundário). Nesse último caso, a dinâmica da organização produz consequências para as pessoas e unidades, geradas pelas atividades que são motivadas pela própria organização.” (Gestão de Fa- cilidades pag. 61)
Diante das incertezas geradas pelos “deslocamentos dos objetivos iniciais” em muitas áreas que já possuíam suas normas e cultura organizacional definidas, buscou-se recondicionar os registros de processos e procedimentos, abrangeram-se as situações sucessivamente simila- res para nortear padronização dos processos de escolha, mesmo com preferências semelhantes por parte dos envolvidos, a demandar homogeneidade nas decisões administrativas.
Sem esta padronização, os processos normatizados acabariam por desvirtuar-se con- forme as eventualidades e adversidades rotineiras, cuja flexibilização imprevisível acabaria por se tornar improviso nem sempre razoável e adequado, a gerar risco à segurança e estabilidade.
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Hodge et al (1996: p. 296} alertam que, para os sistemas de gerenciamento da informação, dois fatores são críticos nas organizações: validade e confiabilidade. Os autores acrescentam que "[...] as organizações são basicamente processadoras de informações [...] usadas para tomadas de decisão sobre o que e como fazer e não fazer as coisas". (Quinello/Nicoletti 2006 - Gestão de Facilidades página 147)
Portanto temos entre outros métodos e ferramentas, a árvore de decisões programada, julgamento de critérios e multicritérios para tomada de decisões, cujos exemplos seguem adi- ante com os parâmetros representativos e cálculos correspondentes, pois segundo observação de Meyer apud Machado-da-Silva et al (2004): “Os processos institucionalizados ou legítimos tendem a permanecer aceitos sem questionamentos por uma considerável parte da vida das or- ganizações, até o momento em que os atores passem a discordar e invalidá-los mediante a cons- tante interação.”
4.1 – ÁRVORE DE DECISÃO NA PESQUISA DE MATERIAIS DE LIMPEZA