A construção de um portal do conhecimento

3.1.2.1 A importância do comprometimento dos membros da organização

Para a construção do portal de conhecimento em uma organização de negócios, utilizaremos a metodologia desenvolvida por Nonaka e Takeuchi para a criação de conhecimento organizacional.

Primeiramente, este portal deve ser capaz de atrair a atenção de todos os membros da organização. O primeiro passo é o comprometimento da alta gerência. Os gerentes do conhecimento, como definem Nonaka e Takeuchi, são os elementos que devem dar o senso de direção às atividades de criação de conhecimento dentro de uma empresa. Satisfeita esta primeira condição, o centro da questão passa a ser a disponibilização de uma ferramenta, no caso de um portal, que realmente agregue valor aos membros da organização, permitindo em última análise suportar a criação e desenvolvimento do conhecimento organizacional.

Os especialistas do conhecimento, denominação de Nonaka e Takeuchi para os membros da organização que interagem principalmente com o conhecimento explícito, como cientistas de P&D, engenheiros de projeto, engenheiros de software, engenheiros de vendas, responsáveis pelo planejamento estratégico, e especialistas que trabalham em posições de apoio como finanças, pessoal, jurídico e pesquisa de marketing, devem ser incentivados a utilizar o portal. Inicialmente, este portal poderá oferecer fácil acesso a assuntos de interesse desses especialistas, disponibilizando o que há de mais importante em todo o mundo sobre estes assuntos. Esta seleção é de extrema importância e pode ser feita pelos engenheiros do conhecimento, outra denominação de Nonaka e Takeuchi,

para os membros da organização que são responsáveis pela conversão de conhecimento tácito em explícito e vice-versa.

Ao disponibilizar uma ferramenta que facilite o acesso ao conhecimento existente fora da organização, ocorre o que Nonaka e Takeuchi denominam internalização que é a conversão de conhecimento explícito em conhecimento tácito.

3.1.2.2 Formação de um banco de dados de problemas e experiências

Outra contribuição significativa que pode ser obtida através da tecnologia de informação é a formação de um banco de dados de problemas e experiências vividas pelos membros da organização. Os operadores do conhecimento, como denominam Nonaka e Takeuchi àqueles profissionais que normalmente interagem com o conhecimento tácito, têm de enfrentar muitas vezes no dia-a-dia novas situações para as quais não têm conhecimento a priori e usam, com freqüência, improvisação para chegar a uma solução. Como essas situações já podem ter sido vivenciadas por outros membros da organização, se estiverem documentadas, poderão permitir maior agilidade no enfrentamento dessas situações. O banco de dados proposto permite que as experiências vivenciadas pelos operadores do conhecimento sejam armazenadas (processo de conversão de conhecimento tácito em explícito - externalização). A tecnologia de informação pode oferecer um rápido acesso a esses dados previamente armazenados, sob a forma de busca através de palavras-chave que são informadas pelo usuário que precisa de ajuda. Desta forma, a organização está compartilhando o conhecimento adquirido por um de seus membros, realizando o processo de conversão de conhecimento que Nonaka e Takeuchi denominam de socialização.

É importante salientar que a construção deste banco de dados deve ser feita de maneira bastante criteriosa, sendo recomendável que as experiências selecionadas para armazenamento sejam julgadas por membros da organização que também lidam com os problemas do dia-a-dia, ou seja, outros operários do conhecimento. Diversas políticas de reconhecimento podem ser adotadas pela organização para valorizar os membros que contribuem significativamente para a construção deste banco de dados.

É importante também que a estrutura organizacional permita que, ao final de um projeto específico ou mesmo durante a sua realização, os membros da equipe deste projeto tenham acesso a esse banco de dados para que nele possam armazenar o conhecimento adquirido durante a execução do projeto.

A incorporação desta função em um portal do conhecimento agrega um grande valor ao mesmo, fazendo, desta forma, com que cada vez mais membros da organização o utilize.

3.1.2.3 Troca de opiniões e experiências através de chats

Outra função a ser disponibilizada em um portal do conhecimento é a troca de opiniões e experiências através de chats. Como foi descrito na teoria proposta, a discussão, o caos criativo e a colocação de opiniões de membros com diferentes visões proporcionam condições para que haja compartilhamento do conhecimento existente e facilita a criação de novos conhecimentos. Os chats eletrônicos têm a vantagem de reunir membros que não estão ligados fisicamente, que podem ter inclusive características pessoais de comportamento tais como inibição, que normalmente fariam com que essas pessoas não emitissem suas opiniões sobre determinados assuntos. Os chats têm esse poder democrático de poder reunir membros de todos os níveis da empresa, da alta gerência (gerentes do conhecimento) aos operadores do conhecimento. Não queremos dizer aqui que os contatos pessoais podem ser substituídos por esta tecnologia, mas sim que a tecnologia pode auxiliar os membros da organização a interagirem, através da viabilização do início dessa interação.

Novamente, é importante salientar que a organização deve incentivar, através de seus gerentes (que estabelecem a visão da empresa) e engenheiros do conhecimento (principais responsáveis pelos processos de conversão do conhecimento), a utilização desses chats eletrônicos.

3.1.2.4 Disponibilização de informações relativas à organização para todos os seus membros

Outra importante condição que propicia a criação de conhecimento, segundo a teoria de Nonaka e Takeuchi, é a disponibilização de informações relativas à organização para todos os seus membros. Desta forma, uma importante função do portal do conhecimento é permitir o livre acesso a essas informações que podem ser combinadas em bancos de dados (processo de conversão de conhecimento denominado de combinação - conversão de conhecimento explícito em conhecimento explícito). É papel dos engenheiros do conhecimento, gerentes de nível médio que têm a tarefa de fazer uma ponte entre os detentores das políticas da empresa e os membros que interagem no dia-a-dia com o conhecimento tácito explícito, reconfigurar as informações existentes, que podem estar

armazenados em diferentes bancos de dados, e disponibilizá-las para todos os membros da organização. Assim, com um acesso transparente aos dados da organização, cada membro tem mais condições de contribuir para a melhoria da mesma através da criação de novos conhecimentos.

Todas as tarefas burocráticas de cada membro da organização (representado na estrutura organizacional em hipertexto proposta por Nonaka e Takeuchi no nível de sistemas de negócio), poderão ser armazenadas em bancos de dados, através de uma função disponível no portal. Por serem tarefas burocráticas, são facilmente explicitadas, inclusive com o armazenamento de formulários e documentos relativos à execução destas tarefas. A vantagem é que a tarefa de cada membro passa a estar disponível para outros membros da organização, com maior transparência das informações. Assim, não só a substituição de um membro é facilitada em caso de necessidade, como até mesmo a verificação de possíveis superposições de tarefas pode ser feita.

3.1.2.5 Treinamento on-line

No que se refere a treinamento, principalmente em tarefas de caráter burocrático (de conhecimento explícito), o portal poderá disponibilizar cursos on-line dirigidos para os novos membros da organização. Estes cursos on-line poderão não só proporcionar redução de custos para a organização como também incentivarão os novos membros da organização a utilizarem o portal do conhecimento para outros fins. Poderão ser disponibilizados no portal, inclusive, cursos de línguas estrangeiras que serão úteis para os membros da organização em diversas atividades, como por exemplo, aquisição de conhecimento externo através de publicações em língua estrangeira.

3.1.2.6 Outras funções importantes para o portal do conhecimento

A disponibilização de acesso a banco de dados de fornecedores é de clientes é uma função de grande relevância para o portal. Com os recentes avanços tecnológicos, a logística tem hoje importante papel no sucesso das empresas. A interligação das empresas com seus fornecedores e clientes através da tecnologia de informação é um diferencial importante em um mercado cada vez mais competitivo.

Todas as tarefas burocráticas de cada membro da organização (representado na estrutura organizacional em hipertexto proposta por Nonaka e Takeuchi no nível de sistemas de negócio) poderão ser armazenadas em bancos de dados, através de uma função disponível no portal. Por serem tarefas burocráticas, são facilmente explicitadas,

inclusive com o armazenamento de formulários e documentos relativos à execução destas tarefas. A vantagem é que a tarefa de cada membro passa a estar disponível para outros membros da organização, com maior transparência das informações. Assim, não só a substituição de um membro é facilitada em caso de necessidade, como até mesmo a verificação de possíveis superposições de tarefas pode ser feita.

O portal deverá permitir também que todos os membros da organização possam sugerir novas funções que agreguem valor ao mesmo. Essas sugestões deverão ser periodicamente analisadas por um grupo de indivíduos selecionado das diversas áreas e níveis da organização.

Este grupo selecionará também vídeos de interesse específico para membros da organização e os disponibilizará periodicamente, informando ao público-alvo.

Para incentivar os membros da organização a utilizarem cada vez mais o portal do conhecimento, deve-se incorporar ao mesmo links para os mais diversos sites que sejam de interesse dos indivíduos da organização. A seleção dos assuntos que realmente interessam aos membros da organização pode ser feita pelo mesmo grupo criado para análise das sugestões apresentadas.