Especificação funcional para o portal do conhecimento

O portal do conhecimento, analogamente à estrutura em hipertexto proposta por Nonaka e Takeuchi, será composto de três níveis: 1) processos operacionais (ERP); 2) gestão de negócios (business); 3) criação do conhecimento tácito (business inteligence).

O primeiro nível, processos operacionais, trata do dia a dia da organização, com disponibilização de dados relativos a finanças, marketing, RH e material. A utilização de softwares do tipo ERP (enterprise resources planning) permite à organização maior agilidade e eficácia na tomada de decisões.

O segundo nível, gestão de negócios ( business), compreende processos como SCM (Supply Chain Management) e CRM (Customer Relationship Management), onde a partir de dados de fornecedores e clientes são estabelecidas estratégias de negócio. Neste contexto, fornecedores e clientes fazem parte de uma cadeia logística que se torna mais eficiente e competitiva através da troca de planos e informações (SCM). Através de processos como “data mining” é possível estabelecer perfis de clientes e a tomada de

decisões é realizada com base nestes perfis. O aprimoramento do relacionamento com clientes e fornecedores é um ponto fundamental na estratégia de uma organização de negócios.

O terceiro nível, a criação do conhecimento tácito, compreende os processos não estruturados em que é enfatizada a lógica da mente.

É importante notar que os níveis propostos não são estanques. Os conhecimentos acumulados em cada nível auxiliam o aprimoramento de cada um dos outros níveis. Abaixo serão descritas as funções a serem disponibilizadas no portal do conhecimento a ser implementado em uma organização de negócios, classificadas de acordo com os níveis acima propostos:

Nível 1: Processos operacionais

1 - Acesso livre ao banco de dados integrado

Esta função tem como objetivo disponibilizar para todos os funcionários da empresa informações sobre a empresa e dados pessoais. É importante que o acesso oferecido seja fácil, intuitivo e incentive os funcionários a navegarem através de suas páginas para obtenção das informações desejadas. Sempre que houver novas informações relevantes neste banco de dados deverá ser disponibilizado um aviso sobre a novidade e como chegar a esta informação.

2 - Informatização de formulários e documentos

Esta função tem como objetivo o cadastramento de formulários e documentos relacionados às tarefas do dia-a-dia dos funcionários da empresa. Com os formulários e documentos devidamente armazenados, o gerenciamento dos mesmos por parte de seus responsáveis será facilitado.

3 - Acesso segmentado a formulários e documentos

Esta função tem como objetivo disponibilizar para todos os funcionários da empresa o acesso aos formulários e documentos cadastrados previamente. Este acesso poderá ser segmentado, uma vez que existem documentos que não podem ser disponibilizados para toda a empresa.

Nível 2: Gestão de negócios

1 - Acesso ao banco de dados de problemas através de pesquisa por palavra-chave Esta função permitirá o acesso por parte de funcionários de toda a empresa ao conhecimento adquirido por cada membro. Este acesso poderá ser facilitado através de palavras-chave que limitam o universo do problema ou experiência. Na pesquisa, sempre haverá uma referência do responsável por seu cadastramento, permitindo dessa forma que haja um contato pessoal entre os interessados, caso a experiência descrita não seja suficiente para a solução do problema.

2 - Acesso a sites disponibilizados na Internet para determinados grupos de interesse.

Esta função tem como objetivo facilitar o acesso dos funcionários da empresa a assuntos relevantes para os mesmos. Para isso deve ser feito um levantamento das principais necessidades e desejos. Deverá ser criado um grupo para selecionar os principais sites relacionados a cada grupo de interesse, bem como para atualizar as informações. 3 - Desenvolvimento de um banco de dados integrado (datawarehouse)

Esta função tem como objetivo construir um banco de dados integrado que contemple as informações da empresa e de seus funcionários que sejam relevantes para todos e permitam um melhor conhecimento da empresa para auxiliar a melhoria de seus processos. A necessidade deste banco integrado é para facilitar e agilizar o posterior acesso aos mesmo por parte dos funcionários da empresa.

4 - Acesso a bancos de dados de fornecedores

Esta função tem como objetivo permitir aos funcionários da empresa o acesso aos bancos de dados das empresas que fornecem materiais e serviços à organização. Desta forma, poderão ser consultados e comparados preços e especificações técnicas. A integração com os fornecedores poderá permitir também a compra de materiais e serviços e a reposição de determinados itens de material poderá ser inclusive automática, com a disponibilização de consulta ao nosso banco de dados para o fornecedor. Poderá ser utilizado também o leilão reverso, onde a organização indica a sua necessidade e os fornecedores fazem suas propostas.

5 - Acesso a bancos de dados de clientes

Esta função tem como objetivo permitir aos funcionários da organização o acesso às informações de seus clientes, permitindo um melhor planejamento das atividades de produção e marketing.

Nível 3: Criação tácita do conhecimento (business inteligence) 1 - Formação de um banco de dados de problemas e experiências

Esta função tem como objetivo a construção de um banco de dados onde os funcionários da empresa deverão externalizar o conhecimento tácito adquirido no dia-a-dia de suas tarefas. Desta forma, o conhecimento adquirido poderá ser compartilhado posteriormente. Deverá ser criado um grupo para selecionar os problemas e experiências de relevância para a empresa. É importante que este grupo tenha a participação de técnicos que lidam com os problemas do dia-a-dia da empresa

2 - Disponibilização de educação on-line

Esta função tem como objetivo incentivar os funcionários da empresa a adquirir novos conhecimentos, necessários para seu desenvolvimento pessoal e profissional, com a facilidade da flexibilização de horários.

3 - Disponibilização de laboratórios on-line

Esta função tem como objetivo incentivar a criação de grupos de trabalho cooperativos visando ao desenvolvimento de produtos e sistemas. Os grupos de trabalho deverão possuir um coordenador que será responsável pelo gerenciamento do projeto.

4 - Intercâmbio com centros de pesquisa nacionais e internacionais

Esta função tem como objetivo integrar a organização aos mais diversos centros de pesquisa, não só no país, mas também no exterior. Deverá ser formado um grupo para identificação e seleção dos centros de pesquisa cujos estudos sejam de interesse da empresa.

5 - Conferência eletrônica

Esta função tem como objetivo suportar as discussões assíncronas entre funcionários da empresa e outros participantes. Cada usuário pode modificar suas próprias intervenções e tem acesso às dos demais. Um participante pode responder a uma mensagem concreta, a partir da qual surge um diálogo ou discussão. É necessária a figura do moderador, que é quem cria a conferência e a dirige, admite e exclui membros e pode apagar mensagens introduzidas por outros participantes. O objetivo é oferecer aos participantes um ambiente de abrasão criativa, que facilita a criação do conhecimento.

6 - Disponibilização de Chats para a troca de informações, experiências e opiniões. Esta função permitirá uma interação entre os funcionários da empresa. Cada funcionário poderá acessar este espaço para resolver um problema, relatar uma experiência ou opinar sobre um assunto que esteja em discussão. Esta é uma forma de promover a interação de funcionários que não se conheçam mas têm as mesmas necessidades.

Serão também disponibilizadas as seguintes funções no nível administrativo: 1 - Sugestões para novas implementações

Esta função tem como objetivo permitir a todos os funcionários da empresa o cadastramento de sugestões de novas implementações para o portal assim como para a melhoria de funções já existentes. É importante que haja um grupo para analisar as sugestões e, implementando-as ou não, estabelecer uma comunicação com o proponente.

2 - Disponibilização de links com Sites de interesse geral

Esta função tem como objetivo agregar valor ao portal do conhecimento, oferecendo acesso rápido a sites relevantes para todos os membros da organização. A seleção destes sites deverá ser feita por um grupo multidisciplinar.

3 - Acesso a biblioteca da empresa

Esta função tem como objetivo a disponibilização de uma ferramenta computacional que facilite o acesso ao banco de dados de publicações disponíveis na biblioteca da empresa. Quanto maior for a facilidade de consulta e solicitação das publicações, considerando que os funcionários podem estar geograficamente dispersos, maior será o incentivo para a pesquisa e desenvolvimento pessoal dos membros da empresa.

4 - Disponibilização de treinamento on-line

Esta função tem como objetivo utilizar as facilidades da tecnologia de informação como vídeo-digital, com a disponibilização de animação, áudio e gráficos para apoiar a integração de novos funcionários à empresa. Nestes cursos o indivíduo será confrontado com as metas e visões da empresa. Serão disponibilizados também cursos de línguas e ferramentas computacionais para auxiliar o funcionário no dia a dia da organização. A figura 3.1 apresenta um protótipo da entrada para o portal do conhecimento proposto: