2. Enquadramento teórico
2.3 A Relação da Inteligência Estratégica com a Gestão da Informação e a Gestão do
A qualidade dos resultados obtidos no processo de IE vai depender do grau de sinergia alcançado entre especialistas de informação, operadores de sistemas, especialistas do assunto em estudo e principalmente da interpretação dos sinais e informações recebidas.
2.3 A Relação da Inteligência Estratégica com a Gestão da
Informação e a Gestão do Conhecimento
Derivado da globalização e da competitividade global, a Informação é cada vez mais vista pelas organizações como uma “arma de negócios”. Gestão Estratégica, Desenvolvimento Organizacional e Inteligência Organizacional são exemplos de disciplinas cada vez mais dependentes da correta utilização e disponibilização da informação (Capuano, et al. 2009).
É já assente que a capacidade de criar, identificar e usar a informação certa é um elemento determinante no sucesso ou fracasso organizacional, motivo pelo qual devem ser implementadas políticas, processos, procedimentos e estruturas de Gestão da Informação de forma a que o seu uso promova a aprendizagem e a criação do conhecimento organizacional (Nassif, Ribeiro e Caixeta 2008).
Figura 2.6 – Ciclo de Vida da Informação14
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Na Gestão da Informação (GI), a informação é objeto central, podendo esta ser de origem interna ou externa à organização e os intervenientes principais, os utilizadores dessa informação. A GI constitui a base dos processos de negócio e inclui os procedimentos fundamentais para o funcionamento eficiente e eficaz das organizações que dependem de Conhecimento. Assim, permite às empresas operar e atingir os seus objetivos de forma mais competitiva e estratégica e tem envolvimento direto no seu planeamento estratégico. A GI está também relacionada com a Gestão da Qualidade e auxilia os colaboradores no acesso, processamento e utilização da informação, de forma otimizada.
A Gestão da Informação (Information Management) é definida por Tom Wilson (2003) como "a aplicação dos princípios de gestão para a aquisição, organização, controlo, disseminação e uso de informação relevante para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos” e tem como objetivo, segundo Choo (2002), “aproveitar recursos de informação e capacidades de informação de modo a que a organização aprenda e se adapte ao seu meio ambiente em mudança”.
De um modo geral, a GI diz respeito à gestão de processos e sistemas que permitem criar, adquirir, organizar, armazenar, distribuir e utilizar informação, o que pode acontecer quer a nível coletivo, quer individual, em qualquer organização, seja esta pública ou privada.
A Inteligência Estratégica assume os princípios da Gestão da Informação, dado o caráter estratégico que a informação assume no apoio à tomada de decisão. A sua relação é intrínseca já que a GI proporciona às organizações a capacidade de capturar, gerir, preservar, armazenar e entregar a informação certa às pessoas certas no momento certo, o que, como veremos mais adiante, é um dos objetivos primordiais da IE. A GI é apontada como muitos, uma técnica que promove a estratégia de gestão e a evolução organizacional.
A maior evidência da proximidade entre as duas áreas reside precisamente nos respetivos ciclos de actividades (Figura 2.5 e Figura 2.7): ambos apresentam fases destinadas à identificação das necessidades de informação (presente na fase denominada Planeamento e Orientação do ciclo de IE), aquisição de fontes de informação capazes de satisfazer essas necessidades (em IE, fase de Recolha da Informação), organização e armazenamento da informação (em IE, fase de Captura, Classificação e Armazenamento da Informação), desenvolvimento de produtos (ativos) e serviços de informação (relacionado com a fase de Análise da Informação da IE), sua distribuição (formal ou informal) e uso (Fase de Disseminação da Informação em IE), o
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que será capaz de conduzir a um comportamento adequado (por ex. tomada de decisão).
Figura 2.7 – Ciclo da Gestão da Informação15
A Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento (GC) são duas matérias que coexistem e muitas vezes são confundidas, dada a sua proximidade. A principal distinção entre as duas disciplinas reside precisamente no objeto central de cada: para a Gestão da Informação, os recursos informacionais estruturados e formais (geralmente associados a documentação ou ativos “físicos” e textuais) que a organização dispõe enquanto a Gestão do Conhecimento preocupa-se com os ativos intelectuais reconhecidos numa organização.
A importância da Gestão do Conhecimento (Knowledge Management) é muito reconhecida no desenvolvimento do processo de aprendizagem organizacional e na melhoria de desempenho. Caracteriza-se como uma abordagem integrada para identificar, recolher, armazenar, avaliar, recuperar e compartilhar todos os ativos de informação de uma empresa, transformando-os em conhecimento de acesso fácil. Estes ativos incluem, não só as unidades convencionais de informação e conhecimento mas também o designado “conhecimento tácito”, que é conhecido mas não capturado de uma forma formal ou explícita. Este tipo de conhecimento inclui as experiências de trabalhadores individuais e o seu conhecimento inerente, distinguindo-se assim do conhecimento explícito que existe em documentos e bases de dados, por exemplo (Feather e Sturges 2003).
Prior (2010) refere como princípios básicos da Gestão do Conhecimento, auxiliar a tomada de decisão, promover a inovação, construir relações, estabelecer a confiança, partilhar informações e melhorar a aprendizagem. Acrescenta-se ainda aos seus objetivos principais, a perspetiva de criação de Memória Organizacional, através
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da identificação e mapeamento dos ativos de conhecimento e informação presentes numa organização.
O maior desafio da Gestão do Conhecimento é a gestão do capital humano o que por si só, assume um maior envolvimento das pessoas da organização. Esta deve possuir uma cultura forte, capaz de motivar os seus colaboradores à partilha do conhecimento, o que muitas vezes não acontece, sendo este um dos grandes motivos da dificuldade de implementação da GC nas organizações.
Tirando proveito do potencial das Tecnologias de Informação (TI), os sistemas de Gestão do Conhecimento (Knowledge Management Systems) sustentam as atividades típicas da GC, recolhendo dados e processando-os para produzir um conjunto relevante de informações. A função do sistema de GC é então distribuir o conhecimento, originado pela compilação da informação gerada, pela organização por forma a apoiar a tomada de decisão e criar vantagem competitiva.
Assim, a Gestão do Conhecimento é uma atividade de extrema importância para a Inteligência Estratégica, já que é determinante na produção e gestão do conhecimento interno da organização. Segundo diversos autores, a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento devem ser encaradas como ferramentas de Inteligência Estratégica, que deve utilizar os seus métodos e técnicas para rentabilizar os fluxos de informação na organização, quer de informação externa como de informação interna (Capuano, et al. 2009).