2. Enquadramento teórico
2.4 Tecnologias e Sistemas de Informação na Inteligência Estratégica
Pereira (2009) refere que “um Sistema de Informação pode ser considerado como uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e tecnologias da informação organizadas para o alcance de objetivos de uma organização. É um sistema que utiliza a tecnologia da informação para obter, transmitir, armazenar, manipular ou apresentar informação usada no contexto de processos organizacionais.”
A crescente utilização de Sistemas de Informação (SI) no contexto organizacional é resultado da sua demanda pela excelência, melhoria de desempenho e posicionamento num mercado global cada vez mais competitivo. Assim, a tecnologia e
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os sistemas de informação são cada vez mais vistos como um recurso estratégico, que proporciona uma tomada de decisão mais rápida e com qualidade, permitindo definir ações antecipadas que podem ser traduzidas em maior dinamismo, flexibilidade e capacidade de resposta. Neste sentido, as organizações procuram sistemas de informação que sejam capazes de recuperar a informação em tempo útil.
Atualmente, os SI aliados às modernas tecnologias de informação e comunicação possibilitam uma maior eficiência e eficácia às organizações, no sentido em que abordam os processos pelas quais organizações e pessoas utilizam a tecnologia para otimizar os processos de recolha, processamento, armazenamento, utilização e disseminação da informação. Os sistemas de informação devem proporcionar às organizações soluções que permitam às mesmas concorrer e sobreviver no mercado de maneira competitiva e vantajosa (Pereira 2009). Ora, estes aspetos vem ao encontro dos objetivos e processo da IE, sendo por este motivo que as duas áreas se relacionam. Os SI são uma disciplina complementar à IE, capaz de automatizar os seus procedimentos e melhorar o seu desenvolvimento e implementação.
As ferramentas dos sistemas de informação auxiliam e viabilizam à IE maior eficácia na execução das suas atividades de recolha, tratamento, organização, armazenamento e recuperação da informação. No entanto, é preciso ressalvar que as necessidades do processo de IE vão para além da ajuda disponibilizada pela tecnologia – este rege-se sobretudo pela interação e interferência do fator humano na análise das informações e na tomada de decisão.
A literatura é discordante em relação à inclusão da tecnologia no processo de IE. Alguns autores destacam a sua necessidade e utilização cada vez mais frequente (Bose 2008) e outros descartam o seu interesse. No entanto, é assente que existem já no mercado aplicações destinadas a apoiar a IE mas nenhuma é capaz de automatizar o processo como um todo. Grande parte dos produtos desenvolvidos no âmbito da IE são baseados nas funcionalidades dos sistemas de Business Intelligence e Gestão do Conhecimento. As ferramentas tecnológicas da BI têm especial destaque neste sentido, já que muitos autores realçam a sua aplicabilidade em sistemas de IE com base na similaridade das duas inteligências.
Tecnologias como Data Mining, Data Warehouse, Internet e outras16 são
consideradas instrumentos importantes que permitem identificar as falhas na IE e propor melhorias e mudanças mais eficientes (Pereira 2009). A importância destas
16 Santos (2009) refere ainda motores de pesquisa personalizados, bases de dados online,
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ferramentas é bastante reconhecida nos processos de recolha de dados/informação e de difusão de inteligência acionável mas “a maioria dos softwares não possui funcionalidades satisfatórias para a análise dos dados/informação recolhidos, permanecendo esta etapa essencialmente dependente da intervenção humana” (Santos 2009).
A adesão à IE tem sido crescente: desde 1996 a 2012, a percentagem de grandes empresas ocidentais que possuíam unidades de IE aumentou de cerca de 15% para 80%. A presença de sistemas de IE em empresas de grande dimensão é já bastante significativa, existindo até nos EUA e Rússia, empresas de consultoria destinadas à implementação destes sistemas (Bayandina e Kretovb 2012). A necessidade de desenvolvimento de sistemas capazes de suportar o processo de Inteligência Estratégica cresceu em resultado da valorização das vantagens proporcionadas pela IE ao nível da definição da estratégia e suporte de decisão.
Os sistemas de Inteligência Estratégica integram-se na categoria de sistemas de apoio à decisão, mas distinguem-se dos convencionais sistemas deste género e dos sistemas de Business Intelligence devido ao foco na informação externa da organização e também porque dependem maioritariamente de dados qualitativos, ao contrário dos sistemas enunciados (Sauter 2008).
Estes sistemas não se dedicam apenas a pesquisar a informação pertinente para o negócio; são também capazes de processar a informação e de imediato, criar documentos analíticos. No entanto, Bose (2008) destaca que apesar de as ferramentas informatizadas proporcionarem uma compreensão mais rápida de um grande conjunto de dados, a análise dos mesmos continua altamente dependente das metodologias não informatizadas que convertem os dados em inteligência.
2.4.1 Requisitos de um Sistema de Inteligência Estratégica
Sauter (2008), num estudo desenvolvido em torno dos Sistemas de Inteligência Competitiva (SIC), refere que estes sistemas não servem apenas armazenar dados mas também para fornecer perspetivas de como usar a informação eficientemente. O objetivo de um sistema de IC é, segundo o autor, transmitir uma imagem equilibrada do ambiente aos decisores, por forma a suportar a tomada de decisão estratégica. Os SIC não oferecem soluções integradas mas permitem aos decisores contemplar os factos de diversas perspetivas para que estes possam chegar às suas conclusões. Assim,
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o seu output deve ser personalizado consoante as necessidades específicas dos decisores.
Para que sejam atingidos os propósitos da IC, o sistema deve ser capaz de transformar informação qualitativa proveniente das mais diversas fontes em relatórios de inteligência e fornecer sumários de dados que ajudarão os decisores a saber que informação utilizar e de que forma. Assim, o SIC deve facilitar o processo de tomada de decisão, transmitir a informação às pessoas que a vão utilizar no menor tempo e fazê-lo com o mínimo de custos possível.
Devido à sua natureza (a Inteligência Competitiva), os SIC vão fornecer informações sobre outras entidades que tenham implicações estratégicas e atuar nos seguintes sentidos:
Funcionar como um mecanismo de aviso antecipado de ameaças e oportunidades;
Fornecer suporte para o desenvolvimento do processo estratégico;
Apoiar a tomada de decisão estratégica e operacional;
Incutir um sentido de urgência e motivação para a ação.
Para funcionar de forma enquadrada e integrada, Sauter (2008) indica alguns requisitos que um SIC deve possuir, nomeadamente:
O sistema deve incorporar o maior número possível de canais de informação útil, uma vez que quanto mais diversificados forem os canais, melhor será a inteligência produzida.
O sistema deve providenciar a segurança e privacidade da informação nele contida, controlando o seu acesso através de perfis de acesso ou poderes de exclusividade, atribuídos por exemplo apenas aos decisores.
O sistema ser capaz de produzir relatórios regulares sobre clientes, concorrentes, fornecedores ou outras pessoas do meio. Estes relatórios devem sumarizar as alterações verificadas pelo sistema em determinados períodos (semanalmente, mensalmente, semestralmente ou anualmente) sendo estes períodos definidos pelo decisor, caso este pretenda informações mais ou menos detalhadas.
O sistema deve fornecer opções de categorização para a informação nele registada para facilitar a posterior pesquisa e sumarização. Cada entrada deve ser classificada por data, fonte, assunto, estado (validada ou refutada) e outros campos livres.
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O sistema deve ser capaz de encontrar informação (ou atualizações de informação) automaticamente através de palavras-chave. No entanto, estas informações devem ser validadas pelos decisores antes de serem usadas.
O sistema deve possuir uma query, através da qual os utilizadores possam fazer pesquisas a respeito de temas específicos do seu interesse.
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