Do ponto de vista do sistema de informação, este será em tudo similiar ao definido para o processo de gestão de ideias. É no entanto necessário realizar algumas alterações na fase inicial do processo, tal como foi analisado na secção anterior. Assim, em vez do processo ter início no registo de uma ideia, deverá ter início na colocação de um desafio, por parte de uma entidade, que tanto pode ser um utilizador do sistema normal como o gestor. O desafio ficará assim disponível para que um utilizador do sistema possa consultar e registar uma ideia como resposta a esse problema. A partir deste ponto, o sistema de informação mantém as mesmas atividades existentes no sistema de informação de suporte ao processo de gestão de ideias apresentado no capítulo anterior, continuando o processo através da atividade de registo de ideia. Um possível diagrama de estados para o processo de gestão de desafios e oportunidade pode ser visto na Figura 5.1.
Discussão Desenvolvimento Votação Arquivo Triagem Edição/ Submissão Desafio/ Oportunidade
Análise do Sistema de Gestão de Desafios e Oportunidades 95 Como é visível na Figura 5.1, o diagrama de estados do processo de gestão de ideias apresentado no capítulo 4 mantém-se, sendo apenas acrescentado o estado Desafio/Oportunidade:
o Desafio/Oportunidade - estado que engloba o período desde que é colocado um desafio ou oportunidade no sistema, até que surge uma ideia de resposta ao mesmo. Este estado termina com o registo de uma, ou mais, ideias que respondam ao desafio ou oportunidade proposto, sendo seguido do estado de Edição/Submissão já analisado.
Realizaremos assim a especificação do sistema de informação do processo de desafio e oportunidades apenas para o novo estado enunciado.
5.2.1.
Especificação do sistema de informação
Através da metodologia já apresentada e utilizada no capítulo 4, proceder-se-á à especificação do sistema de informação. Assim, iniciar-se-á com a identificação dos requisitos, seguindo-se a identificação dos atores existentes no sistema de informação e descrição do modelo de casos de uso, e concluindo-se com o esboço das interfaces do sistema.
5.2.1.1. Requisitos de sistema
Como foi referido no capítulo 4, um requisito do sistema consiste numa funcionalidade que o sistema deve oferecer aos seus utilizadores, caso se trate de um requisito funcional, ou então numa característica que o sistema deve possuir, caso se trate de um requisito não funcional. Tendo novamente por base este conceito, identificaram-se os requisitos funcionais e não funcionais. Sendo os requisitos não funcionais iguais aos já apresentados no ponto 4.2.1.2, apresentar-se-á apenas os requisitos funcionais:
5.2.1.1.1.
Requisitos funcionais
Tabela 17 – Requisito Funcional: Desafio/Oportunidade
#ID Requisito Funcional Descrição
#F1 Desafio/Oportunidade O sistema deve permitir inserir e consultar um desafio ou oportunidade na plataforma. #F2 Desafio/Oportunidade O sistema deve permitir atribuir um prazo para a obtenção de resposta quanto a um desafio ou oportunidade. #F3 Desafio/Oportunidade O sistema deve permitir divulgar um desafio ou oportunidade.
#F4 Desafio/Oportunidade
O sistema deve permitir definir um tipo de divulgação para um desafio ou oportunidade:
Público – a divulgação é realizada a todos os utilizadores do sistema.
96 Processo de Gestão de Desafios e Oportunidades selecionados.
#F5 Desafio/Oportunidade O sistema deve permitir guardar e alterar uma versão provisória do desafio ou oportunidade.
5.2.1.2. Autores do Processo
Analisando o processo de desafios e oportunidades, identificaram-se dois atores que intervêm no processo:
o Autor(es) do desafio/oportunidade – entidade que disponibiliza um desafio ou oportunidade para resolução no sistema de informação.
o Autor(es) da ideia – entidades responsáveis que responde a um desafio, criando e registando uma ideia no sistema.
5.2.1.3. Modelo de Casos de Uso
Tal como apresentado no ponto 4.2.3, o modelo de casos de uso permite uma representação compacta do conjunto de casos de uso do sistema. Com base nos requisitos funcionais apresentados no ponto 5.2.1.1.1., identificaram-se dois casos de uso apresentados na Figura 5.2. Autor(es) do desafio/oportunidade Autor(es) da ideia Visualizar Desafio/Oportunidade Registar Desafio/Oportunidade
Figura 5.2 – Parte do modelo de casos de uso do sistema de informação de gestão de desafios e oportunidades
5.2.1.3.1.
Descrição de casos de uso
Tendo sido identificados dois casos de uso, representados na Figura 5.2 proceder-se-á neste ponto à sua descrição. Será assim apresentado o nome, atores envolvidos, breve descrição e fluxo de eventos, acompanhado do respetivo fluxograma.
5.2.1.3.1.1. Caso de Uso 1: Registar Desafio/Oportunidade
Registar Desafio/Oportunidade
Divulgar Desafio/Oportunidade
Inclui
Análise do Sistema de Gestão de Desafios e Oportunidades 97
Descrição detalhada:
Nome do caso de uso: Registar Desafio/Oportunidade – Divulgar Desafio/Oportunidade. Ator(es): Autor(es) do desafio ou oportunidade.
Breve Descrição: Este caso de uso descreve o ato de registar um desafio, ou oportunidade, no sistema de informação, e definir o tipo de divulgação do mesmo.
Inicio: Necessidade de colocar um desafio, ou oportunidade, no sistema. Fluxo Normal de Eventos:
1. O autor do desafio ou oportunidade acede ao form de desafios/oportunidades; 2. O autor seleciona a opção “Novo desafio/oportunidade”;
3. O autor preenche o formulário com o título, descrição, área, tempo para a resolução do problema e anexos necessários à informação.
4. O autor define o tipo de divulgação para o desafio ou oportunidade; 5. O autor submete o desafio ou oportunidade
6. O sistema confirma se todos os campos se encontram corretamente preenchidos. Se estiver corretamente preenchido, pede a confirmação da submissão ao autor. Caso não esteja, o autor é informado das incorreções do formulário submetido.
7. O autor confirma os dados inseridos. Fluxograma da descrição detalhada:
Inicio Preencher formulário Submeter Preenchido corretamente? [Não] Confirmar [Sim] Fim Selecionar “Novo desafio/ oportunidade” Aceder ao form “Desafios/ Oportunidades” Definir tipo de divulgação
98 Processo de Gestão de Desafios e Oportunidades
5.2.1.3.1.2. Caso de Uso 2: Visualizar Desafio/Oportunidade
Visualizar Desafio/Oportunidade
Figura 5.5 – Caso de Uso 2: Visualizar Desafio/Oportunidade Descrição detalhada:
Nome do caso de uso: Visualizar Desafio/Oportunidade. Ator(es): Autor(es) da ideia.
Breve Descrição: Este caso de uso descreve o ato de visualizar um desafio, ou oportunidade, proposto e submeter uma ideia de resposta.
Inicio: Iniciativa de consultar um desafio, ou oportunidade, existente na plataforma. Fluxo Normal de Eventos:
1. O autor do desafio ou oportunidade acede ao form de desafios/oportunidades. 2. O autor analisa a informação fornecida relativa a cada um dos desafios, ou
oportunidade, apresentados e seleciona a opção “Responder” correspondente ao desafio a que deseja responder.
Fluxograma da descrição detalhada:
Selecionar opção “Responder” Fim Aceder ao form Desafios/ Oportunidades Início
Figura 5.6 – Fluxograma da descrição detalhada do Caso de Uso 2: Visualizar Desafio/Oportunidade
Concluída a descrição de casos de uso, segue-se o esboço das interfaces do sistema de informação de suporte à gestão de desafios e oportunidades.
5.2.1.4. Esboço das Interfaces
Com base nos dois casos de uso analisados anteriormente definiram-se dois forms, necessárias para a inclusão da gestão de desafios e oportunidades no sistema informação de suporte ao processo de gestão de ideias.
Como é visível na Figura 5.8, o utilizador acede ao form “Editar desafio/oportunidade” selecionando a hiperligação “Novo desafio/oportunidade” disponível no canto superior direito, com o intuito de registar um desafio ou oportunidade (Caso de Uso 1). Já no form, o utilizador preenche o formulário com o Título, Descrição, e Área de implementação
Análise do Sistema de Gestão de Desafios e Oportunidades 99 (marketing, desenvolvimento de produto, etc), podendo ainda anexar ficheiros que considere relevantes à informação do desafio. Deverá também inserir a data limite para que surja uma resposta ao referido desafio ou oportunidade. Por fim, define o tipo de divulgação que pretende para o desafio/oportunidade. Este poderá ser de dois tipos: público ou reservado, como já foi referida na descrição da atividade Divulgar desafio ou oportunidade. Terminado o preenchimento de todos os campos, submete os dados registados selecionando a opção “Submeter”. Editar desafio/oportunidade Público Reservado xx/xx/xxxx DD:HH:MM Autor(es): Titulo: Descrição: Área: Data: Anexos Data limite: Divulgação do desafio/oportunidade: Eliminar Submeter
Figura 5.7 – Form Editar desafio/oportunidade
Tendo terminado a submissão de um desafio ou oportunidade, este é disponibilizado aos utilizadores dependendo do tipo de divulgação selecionado.
Um utilizador acede à área de desafios e consulta o form “Desafios/Oportunidades” (Caso de Uso 2) apresentado na Figura 5.8. Aqui poderá consultar toda a informação disponibilizada sobre os vários desafios, ou oportunidades, existentes numa organização, assim como o tempo limite para a sua resolução. Se pretender contribuir, poderá selecionar a opção “Responder”, sendo reencaminhado para o form Edição da ideia, Figura 4.28. A partir daqui, como foi já referido, o processo desenrola-se através das interfaces definidas no ponto 4.2.4
100 Processo de Gestão de Desafios e Oportunidades
5.2.1.5. Gestão de Permissões
Tal como no ponto 4.2.5, o conteúdo dos forms possuem diferentes níveis de permissão. Neste caso, a única restrição a especificar é ao nível da existência de desafios públicos ou reservados, dependente do tipo de divulgação efetuada, como se pode constatar no ponto seguinte.
5.2.1.5.1.
Acesso a um desafio existente no form Desafios/
Oportunidades
Tabela 18 – Gestão de Permissões: Desafios/Oportunidades Form Utilizadores Permitidos Desafios/Oportunidades Público Todo o tipo de utilizadores
Reservado Utilizadores selecionados
5.3. Síntese
Neste capítulo efetuou-se a análise do processo de gestão de desafios e oportunidades, tendo como ponto de partida o processo de gestão de ideias e respetivo sistema de informação já analisados nos capítulos 3 e 4, tendo sido acrescentado o estado “Desafio/Oportunidade” ao diagrama de estados. À análise sucedeu-se a especificação do sistema de informação, tendo sido utilizada a mesma metodologia do capítulo 4 para este fim. Deste modo, criaram-se mais duas interfaces para o sistema de informação de suporte já estabelecido, de modo a um mesmo sistema de informação suportar a gestão de ideias, desafios e oportunidades, tal como era objetivo desta dissertação.
No capítulo seguinte apresentar-se-á a conclusão do trabalho, onde são analisados os resultados obtidos e apresentadas perspectivas de desenvolvimento.
101
Capítulo 6
Conclusão
6.1. Análise de Resultados
Tendo por objetivo a análise e concepção de um processo de gestão de ideias, desafios e oportunidades, o trabalho desenvolveu-se através de quatro fases distintas.
Numa primeira fase efetuou-se o levantamento dos conceitos envolvidos na gestão de inovação. Foi importante iniciar o estudo a partir desta gestão, pois permitiu ter contacto com os conhecimentos base e contextualizar a gestão de IDO’s, alvo de análise desta dissertação. Através da análise dos modelos de inovação existentes, tanto lineares como iterativos, e os modos de inovação, foi possível observar a forte presença que a gestão de ideias tem na gestão de inovação.
Após análise de todos os fatores envolvidos na gestão de inovação, prosseguiu-se para a análise do processo de gestão de ideias. Com a finalidade de criar um modelo que sustentasse o processo, iniciou-se esta segunda fase realizando a análise de um modelo utilizado na criação de novos produtos, o modelo Fuzzy Front End. Este modelo permitiu ter contacto com as diferentes fases pelas quais evolui uma ideia, desde que é exposta pela primeira vez até à sua implementação, e serviu de base para criar um modelo de alto-nível que representasse o processo de gestão de ideias.
Ainda nesta segunda fase, ficou patente que este se trata de um processo eminentemente colaborativo. O processo de gestão de ideias encontra-se assente na troca de informação e discussão que fomentam a criatividade, pelo que foi necessário identificar as diferentes estratégias de colaboração existentes (aberto, fechado, hierárquico e plano) e aliá-las ao modelo de criação de conhecimento. Assim, foi possível complementar o modelo obtido e garantir uma total adequação ao processo de gestão de ideias pretendido. Na mesma linha de pensamento, confrontaram-se os vários fatores com exemplos de casos reais de sistemas de
102 Conclusão
gestão de inovação existentes no mercado. Este confronto permitiu interligar as diferentes componentes e perceber como interagiam entre si, facilitando a transição entre a componente teórica das fases do modelo obtido e a sua aplicação em casos reais já existentes.
Na terceira fase do trabalho, procedeu-se à análise do sistema de informação de suporte à gestão de ideias. O modelo de alto nível obtido até à data, apesar de aplicável a processos workflow como foi observável, não era suficientemente flexível para poder ser aplicado a todas as ideias. Por isso introduziu-se o conceito de diagrama de estados, em que cada fase do modelo corresponde a um estado. Uma ideia pode assim ter o percurso que mais se adequar. Esta demonstrou ser a opção mais correta, simplificando a abordagem do sistema de gestão de ideias na criação de um sistema de informação de suporte.
Ainda na terceira fase, realizou-se a identificação dos requisitos, dos atores e dos respetivos casos de uso. Através da criação do modelo de casos de uso, ficaram visíveis as associações entre cada um dos atores e em que caso de uso intervinham. A partir dos casos de uso conceberam-se as interfaces do sistema de suporte ao processo.
Já na quarta, e última, fase do trabalho, e com o sistema de informação já concebido, procedeu-se à inclusão da gestão de desafios e oportunidades. Detetando as semelhanças entre os dois tipos de processos de gestão, conclui-se que, para o modelo de gestão de ideias criado, este apenas iria afetar o início do processo, sendo assim acrescentado um estado ao diagrama de estados concebido anteriormente. A gestão de desafios e oportunidades é particularmente útil quando se pretende abordar o caso especial da estratégia de colaboração aberta, crowdsourcing. Enquanto que numa organização pequena ou média com estratégia de colaboração aberta, limitada ao interior da própria organização, a triagem de ideias poderá ser realizada facilmente por um ou dois colaboradores, o mesmo não acontecerá quando a inovação é aberta a um número indeterminado de participantes, como acontece no crowdsourcing, e que gera um número indeterminado de ideias que implicam custos de tempo e dinheiro na sua triagem. Assim, disponibilizando um problema específico à comunidade de utilizadores, o número de ideias desadequadas a uma organização diminuiriá drásticamente e o aumento de custos, caso ocorram, será menor. Este princípio, apesar de só agora estar a ser referido por ser um problema maior no crowdsourcing, é aconselhado a qualquer estratégia de colaboração analisado, independentemente do tamanho de uma organização. Deste modo garante-se a obtenção de ideias com objetivo mais concreto e adequadas.
Ao longo da realização da dissertação encontraram-se alguns obstáculos. Um primeiro obstáculo surgiu na modelação do processo, nomeadamente na necessidade de um mesmo processo responder a três padrões distintos, e na passagem do modelo de alto nível obtido para diagrama de estados. Um segundo obstáculo surgiu na identificação de todos os casos de
Perspetivas de desenvolvimento 103 uso envolvidos num sistema de informação de suporte à gestão de ideias. Este último foi um passo especialmente difícil, que necessitou de várias iterações até ser encontrada uma solução realista e possível de ser implementada.
Contudo, consideramos o resultado final satisfatório, e o objetivo de conceber um processo de gestão de ideias, desafios e oportunidades a ser implementado no projeto I9Source atingido.
O resultado obtido não impede que o trabalho realizado possa continuar a ser desenvolvido posteriormente, como se verá na secção seguinte.
6.2. Perspetivas de desenvolvimento
Existem várias perspetivas de desenvolvimento para o trabalho realizado. Uma primeira perspetiva passaria por continuar a implementação do trabalho na plataforma I9Source. Durante a implementaração, seria importante criar uma maior interação entre o módulo de ideias projetado e os restantes módulos do projeto I9Source, nomeadamente o módulo de vigilância. Através de uma estrutura coesa seria possível melhorar a ligação vigilância - identificação de desafios ou oportunidades. De modo a estimular o aparecimento de ideias relevantes, seria a seleção de artigos científicos e tecnológicos com temas de relevo para a organização, e apresentá-los, sob a forma de newsletter ou links disponíveis na plataforma, a todos os utilizadores de uma organização.
Numa segunda perspetiva de desenvolvimento, poder-se-ia preparar a plataforma para o tipo de colaboração aberta crowdsourcing. Para tal, seria necessário considerar novos casos de uso como o registo de utilizadores externos à plataforma, atribuição de prémios ou estímulos, e concursos de ideias.
Numa última perspetiva, o sistema poderia promover uma maior interação entre utilizadores, através de fóruns de discussão ou adotando um modelo baseado numa rede social, onde fosse possível discutir livremente diferentes temas de inovação e fomentar uma cultura de inovação em que todos os utilizadores estão envolvidos.
105
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