Os documentos foram analisados com o propósito de identificar como a organização disponibiliza e usa os conhecimentos relacionados à operação do seu cotidiano, expondo as principais fontes de consultas utilizadas para as operações, de forma a contextualizar, subsidiariamente, as conclusões da pesquisa. Os documentos analisados foram:
4.1.1 PLANO ESTRATÉGICO 2011-2020
A organização utiliza uma estrutura de gestão estratégica que abrange desde a formulação das estratégias, a tradução em um mapa estratégico, sua execução, monitoramento de indicadores, de projetos e análise dos resultados de forma sistemática, utilizados como insumos para revisão anual das estratégias para o ciclo seguinte.
A revisão das estratégias é realizada de forma participativa envolvendo os principais gestores da instituição, antes de encerrar o ano corrente, sendo traduzida em um livreto com o mapa, indicadores, iniciativas e projetos estratégicos, construídos conforme a metodologia do
balanced scorecard (KAPLAN; NORTON, 2008). O livreto contendo o plano estratégico é
distribuído para toda a força de trabalho e desdobrado em cada unidade educacional e áreas corporativas no software strategic adviser de gestão estratégica.
O processo de gestão estratégica cria, armazena, dissemina e utiliza conhecimento interno pela e para a organização, construídos na e pela execução de projetos e análises dos resultados, demandando conhecimentos externos e referenciais comparativos para promover melhorias no próprio processo e nos resultados.
A criação dos blogs teve o propósito de envolver os colaboradores da educação nos desafios estratégicos presentes naquele momento, então, havia o desejo do relacionamento do
blog com a gestão das estratégias.
4.1.2 RELATÓRIO DE GESTÃO
Anualmente são elaborados dois tipos de relatórios de gestão: um para aprovação da gestão e das contas pelo Conselho Regional (CR), em reunião no mês de janeiro, que depois é enviado ao órgão de controle interno, o Conselho Nacional (CN), e posteriormente aos de controle externos, a Controladoria Geral da União (CGU) e Tribunal de Contas da União (TCU). O segundo é elaborado segundo os preceitos da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), com a finalidade de refinar e adequar a gestão ao Modelo de Excelência em Gestão (MEG) para concorrer ao Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ) e ao Prêmio da Qualidade RS (PQRS) do Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP).
A elaboração desses relatórios exige a revisitação dos processos, a identificação de oportunidades e a realização das melhorias nas práticas de gestão, assim como as melhorias nos resultados, criando, armazenando e disseminando novos conhecimentos para a organização. Esses processos fazem parte do dia a dia das unidades educacionais e dos profissionais que atuam na educação, devendo ser tematizados nos blogs.
4.1.3 PADRÕES DE PROCESSOS
Os processos principais e de apoio da organização são desenhados, disseminados, utilizados, melhorados e padronizados, com revisões, no mínimo, a cada ano, com a participação da força de trabalho relacionada a cada processo. Por exemplo, o procedimento
padrão “Planejamento e Execução das Ações Pedagógicas e de Secretaria” é discutido com as
pedagogas, líderes de processos pedagógicos e secretárias escolares para identificar oportunidades de melhorias e posterior atualização, rodando assim o ciclo PDCA (DEMING, 1990).
Os padrões são disponibilizados aos gestores e colaboradores responsáveis pelos respectivos processos no módulo de gestão eletrônica de documentos (GED) do software
procedimentos padrão, 2 instruções operacionais e 108 registros de processos (acesso em: 11 de Julho de 2011).
Os processos são auditados por amostragem, duas vezes ao ano por equipes de auditores internos da qualidade, em todas as áreas corporativas e unidades educacionais e anualmente por auditores do órgão certificador da norma ISO 9001, envolvendo a sede da corporação e uma amostragem das unidades educacionais.
O planejamento e os respectivos registros das ocorrências advindas das operações do dia a dia, bem como das auditorias internas e externas da qualidade dos processos são registrados e gerenciados no módulo de ocorrências do software strategic adviser.
A revisão dos padrões e as auditorias exigem análise acurada dos processos para verificar a possibilidade de incorporar melhorias, constituindo-se em práticas que criam, armazenam, disseminam e utilizam novos conhecimentos organizacionais, constituindo nas auditorias a mensuração dos resultados da padronização.
Os blogs são utilizados para discutir questões relativas às revisões de procedimentos, pois nascem das manifestações dos usuários finais. O blog pedagógico, por exemplo, tem uma categoria própria para sugestões de ajustes dos procedimentos pertinentes à área pedagógica e de secretaria escolar.
4.1.4 DOCUMENTOS TÉCNICOS
Projeto Político Pedagógico (PPP) – documento que estabelece as macrodiretrizes educacionais para a rede de unidades educacionais. Este documento foi atualizado entre os anos de 2008 e 2009 com a participação dos profissionais que atuavam na organização e com auxílio de pesquisas e consultorias especializadas, com o objetivo de abarcar as características a serem desenvolvidas pelos profissionais do presente, considerando as tendências para os próximos anos.
Referenciais para a Educação Profissional do Senac – são documentos técnicos de cada área ou eixo de conhecimento, que uniformizam a linguagem, as informações e os limites entre os segmentos para orientar a ação dos profissionais da instituição em âmbito nacional.
Esses documentos são orientadores da ação educacional da instituição, facilitando a capacitação dos colaboradores entrantes e permitindo a reflexão sobre a prática e avanços metodológicos e técnicos a partir de uma base constituída.
Esses documentos ou partes deles são tematizados nos blogs quando se deseja aumentar a compreensão de determinados assuntos e para disseminar suas informações relevantes.
4.1.5 INTRANET
A intranet oferece uma série de serviços e facilidades aos colaboradores e gestores para desempenharem suas atividades, para os quais é dado o nível de permissão adequado às suas necessidades. Os serviços, informações e conhecimentos ofertados pela intranet podem ser categorizados em: Repositórios e Processos Sistematizados.
Os repositórios são informações contextualizadas, segmentadas e atualizadas periodicamente para subsidiar determinados públicos na tomada de decisões. Há repositórios direcionados aos gestores com informações financeiras atualizadas mensalmente; portal de inteligência competitiva com informações de mercado e da atuação de cada unidade em relação a determinados produtos e serviços; informações do andamento e investimento em projetos de engenharia, como construção e readequação de espaços escolares. Há repositórios direcionados aos profissionais da educação, compreendendo os planos de cursos e materiais didáticos consolidados e validados pela organização, entre outros.
Os processos sistematizados permitem a realização de atividades padronizadas e seu acompanhamento e aprovação pelas instancias de decisão internas da organização. São exemplos: análise de desempenho dos colaboradores e gestores, movimentação de pessoal, controle de licenças de softwares, solicitações de compras e requisição de materiais, controle de viagens e prestação de contas, planejamento orçamentário e de produção, entre outros.
O acesso aos blogs corporativos é realizado a partir da intranet, de forma que as mesmas identidades e respectivas senhas de acesso a este ambiente também servem para os
blogs, reduzindo desta forma, a criação de mais usuários e respectivas senhas de acesso para
A seção seguinte analisará os quatro blogs corporativos aos quais estão vinculados os profissionais da educação de acordo com seus segmentos.