Apoio à gestão do expediente da secção consular

As funções consulares compreendem atos administrativos, de registo civil e notariado, bem como a proteção consular, nomeadamente em casos de urgência e extrema necessidade, sendo garantido desta forma o cumprimento do princípio constitucionalmente consagrado de que os portugueses residentes no estrangeiro gozam dos mesmos direitos e deveres dos nacionais que vivem em Portugal. (DGACCP, 2013)

Tal como as funções diplomáticas se encontram regulamentadas na CVRD, as funções consulares também estão regulamentadas em diplomas legais, entre os quais se destaca a CVRC. O regulamento Consular Português vigente consta no DL nº 71/2009 de 31 de março, onde estão descritos os princípios que servem de base à reforma consular onde era pretendido a adequação do atual quadro de representações consulares às reais necessidades da presença portuguesa no mundo. A DGACCP destaca no manual de prática consular 2014 os seguintes princípios fundamentais do Direito Consular: princípio da reciprocidade, princípio da legalidade e o princípio do privilégio da execução prévia.

A gestão consular é auxiliada pela utilização de algumas ferramentas informáticas como SGC, PEP, SIGRE e SIRIC que permitem gerar informação útil para a gestão administrativa e financeira da Embaixada e por conseguinte do MNE. A mestranda pôde observar e participar em boa parte dos atos consulares realizados durante período de estágio bem como manusear

todas essas ferramentas. A sua participação foi mais ativa e relevante nos atos mencionados no quadro 4.2.

Quadro 4.2 - Apoio à gestão do expediente da secção consular

Fonte: Elaboração própria

Tratando-se de sistemas informáticos de apoio à gestão, o SGC, PEP, SIGRE e SIRIC representam ferramentas essenciais para o controlo interno, tal como se poderá verificar mais adiante. No quadro 4.3 está presente, de uma forma geral, o tipo de informação que é gerada aquando da sua utilização.

O SGC é teoricamente um sistema que permite efetuar on-line os seguintes processos: pedido ou renovação de bilhete de identidade; emissão de passaporte; atos de registo civil como assentos de nascimento, casamento, óbito e perfilhação; atos de notariado como escrituras, procurações e testamentos; concessão de vistos a estrangeiros, para entrada em Portugal e

2 - Recenseamento eleitoral

Alteração de residência para efeitos eleitorais Manuseamento do programa informático SIGRE Treino/aperfeiçoamento no atendimento ao público Manuseamento do programa informático PEP Tipos de passaportes possíveis ( passaporte comum, temporário, 2º passaporte, passaporte diplomático) Treino/aperfeiçoamento no atendimento ao público 3 - Passaporte Comum

Principais dificuldades/ limitações

O fato de não ser credenciada nas funções consulares e por isso não possuir credenciais de acesso para aceder de forma autónoma aos programas informáticos utilizados. Desconhecimento inicial da articulação da seção consular com os serviços consulares centrais.

Inexistência no manual de prática consular de esquemas explicativos com passos necessários à execução de alguns procedimentos nos programas informáticos respetivos. 4 - Atendimento telefónico ao

público

Treino/aperfeiçoamento no atendimento ao público e competências comunicacionais em Inglês

6- Difusão de informação consular e outra informação pertinente via correio eletrónico

Gestão/atualização da mailing list.

Priorizar/gerir respostas e solicitações dos utentes. 5 - Produção/Tratamento de

informação estatística. Manutenção e atualização da base de daos existente.

Treino/aperfeiçoamento de competências de análise e manuseamento de ferramentas informáticas.

Manuseamento de bases de dados em Excel

Conhecimento acerca das caracteristicas da comunidade portuguesa residente na Suécia

Apoio à gestão do expediente da secção consular Atividades Ganhos em aprendizagem

1 - Inscrição consular

Condição prévia a qualquer outro ato consular. Manuseamento do sistema informático SGC. Observação pormenorizada acerca da validade de documentos.

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na Comunidade Europeia; recenseamento militar e recenseamento eleitoral. Na prática, nos serviços externos, e particularmente em Estocolmo, este sistema é usado apenas para produzir a informação que consta no quadro 4.3 não sendo os atos supramencionados realizados na plataforma on-line. Para além disso, não permite organizar dados estatísticos, o que leva à necessidade de duplicar atividades, sendo necessário introduzir as informações de cada utente numa base de dados em Excel.

Quadro 4.3 - Sistemas informáticos de apoio à gestão do expediente na secção consular

Fonte: Elaboração própria com recurso à consulta de informação nos sites: http://www.rcc.gov.pt

http://razaovirtual.pt/software/sistema-de-gestao-consular/

Todos os sistemas de gestão supramencionados surgiram na sequência da aprovação do Programa de Simplificação Administrativa e Legislativa (SIMPLEX) para 2006 cujo objetivo central visava a modernização da administração pública.26 _{Este programa, inevitavelmente}       

26_{/ DR 132 - Série II ‐ Despacho nº 14672/2006, de 11 de Julho - Emitido Por Ministério das Finanças e da Administração}

Pública - Gabinete do Ministro 

Principal objetivo

Que informação produz

SIRIC

Permitir a elaboração de todos os factos sujeitos a registo obrigatório, mediante a feitura de assentos, averbamentos, processos e procedimentos, emitir certidões e efetuar o controlo contabilístico dos serviços e a recolha de dados estatísticos para outras entidades.

Permitir a inclusão nos processos dos documentos digitalizados que contenham assinaturas das partes, os assentos a integrar, averbamentos lavrados e os certificados médicos de óbito. Informação contabilistica centralizada e informação estatística para várias entidades como o INE, DGPJ e DGCI

PEP

Que informação produz SIGRE

Sistema de emissão de passaporte eletrónico respeitando os mais elevados padrões de segurança.

Gera o recibo do ato.

Permite aceder ao número e identificação dos passaportes emitidos num espaço temporal.

Gera informação acerca de condições legais que impossibilitem o utente de obter o passaporte.

Centralizar toda a informação recolhida pela Comissão Eleitoral, comissões recenseadoras e Juntas de Freguesia, num único sistema, abarcando ainda a Base de Dados do Recenseamento Eleitoral (BDRE)

Informação sobre os eleitores

Permite produzir cadernos eleitorais utilizáveis para o efeito que a lei prevê

Principal objetivo

Que informação produz

Principal objetivo

Integrar os Serviços Consulares com as Administrações Centrais, encurtando a distância entre os residentes no estrangeiro e o seu país de origem, através da comunicação eficiente e simplificação dos processos administrativos. Gerir, de forma simples e integrada, os serviços de Consulados, informatizando os processos administrativos relativos aos atos consulares.

Mapas de emolumentos. Mapas de receitas de Estocolmo.

Registo dos atos consulares realizados, por utente e por mês. Inscrições consulares - Ficha do utente - atos já realizados para o mesmo

Sistemas informáticos de apoio à gestão

Que informação produz Principal objetivo SGC

moroso, encontra-se ainda em progresso, sendo que alguns dos sistemas aqui mencionados não funcionam ainda em pleno ou estão em processo de implementação nos serviços externos. Na Embaixada de Estocolmo foi instalado o SIRIC no dia 20 de Maio. Este sistema vai permitir integrar algumas funções que o SGC previa mas não de modo funcional. Considera-se portanto ainda em processo de implementação. Da mesma forma, o sistema informático que permite a emissão do cartão de cidadão ainda não foi implementado uma vez que a formação dos responsáveis da secção consular ainda não foi concluída.

Os procedimentos administrativos são variados e a resposta não é padronizada pois muitas vezes envolve vários departamentos do MNE. No entanto, existem alguns procedimentos que seguem um caminho padrão.Com o intuito de facilitar o seu desempenho e posterior integração de novos funcionários, a mestranda construiu alguns procedimentos esquematizados. São exemplos o procedimento administrativo de procura de familiar e o PEP. O primeiro consta no anexo III enquanto o segundo, por ser um procedimento que envolve aspetos confidenciais, não será disponibilizado em anexo. Desta forma, a mestranda pôde deixar como sugestão para novos estagiários a construção de outros procedimentos consulares sob a forma fluxograma e narrativa com vista à elaboração de um manual de práticas internas. Isto poderá de alguma forma ajudar a suprir lacunas quando o funcionário da secção consular estiver ausente, facilitando outros funcionários em regime de substituição, não tão familiarizados com os procedimentos, na execução dos mesmos.