Bens inventariados

Os bens inventariados na Embaixada são aqueles que foram adquiridos mediante fundos do FRI. Atualmente, no âmbito do plano estratégico 2012-2016, a Divisão de Apoio à Informatização dos Serviços Periféricos Externos (DAISP) conjuntamente com a Divisão de Tecnologias de Informação (DTI) está a construir uma aplicação informática destinada à gestão dos bens cadastrados do MNE, contribuindo para a fusão dos três inventários base (móveis, imóveis e veículos) que se designa por CIBE (Cadastro e Inventário dos Bens do Estado), tal como é mencionado na portaria 671/2000 de 17 de abril.

Entretanto, o que existe a este respeito na Embaixada em estudo é um procedimento formalizado aquando da necessidade de abate de bens inventariados, o qual é seguido de

acordo com as indicações constantes no manual dos serviços periféricos externos tal como representado na figura 3.14.

Embora o supramencionado manual contemple também o procedimento associado ao abate de bens integrados no inventário da SG do MNE, este não se realiza na Embaixada em estudo pois o inventário existente não inclui bens desta tipologia.

Identificar o bem a abater na tabela excel  existente (Nº de inventário FRI ) Possíveis motivos de abate: ‐ Obsolescência; ‐ Avaria; ‐ Falta de condições de Funcionamento; ‐  Desaparecimento por motivo alheio À  embaixada (Exemplo: furto acompanhado da  participação às autoridades locais) A Embaixada pede o abate via telegrama,  fax, oficio ou correio eletrónico com  indicação do nº de inventário e motivo  para o abate DSAPE  Conselho FRI Informação de serviço a propor o abate do bem com  identificação do nº inventário e motivos de abate Autorizado  abate DSAPE elabora fax  expedido pelo FRI com  a decisão e autorização  de abate Embaixada procede ao  abate e regista na base  excel data do abate e  nº do oficio recebido Embaixada envia à  DSAPE o auto de abate  com os bens abatidos  ao inventário

Figura 3.14 - Procedimento abate de bens inventariados integrados no inventário FRI Fonte: Elaboração própria

Contrariamente a este procedimento formalizado e descrito no manual, a adição de bens ao inventário não era um procedimento formalizado. No entanto, durante o estágio e com a participação da mestranda passou a realizar-se de modo informal seguindo o procedimento representado na figura 3.15.

Aquisição do Bem Digitalização da fatura da compra e  arquivo temporário*  Registo na base excel com: ‐ nº de inventário  ‐ caracteristicas do bem adquirido  ‐ fornecedor ‐ nº de compromisso associado à  aquisição ‐ data de aquisição Fotografar o bem adquirido e fazer  hiperligação à designação do  mesmo na base excel Etiquetar com o nº de inventário e  data * Nota: A fatura depois segue para o SKATTEVERKET (serviços fiscais suecos) para pedir devolução  de (MOMS) IVA dedutível

Figura 3.15 - Adição de bens adquiridos ao inventário Fonte: Elaboração própria

Anteriormente à participação da mestranda, apenas era realizado o registo numa tabela Excel, com os dados de identificação do bem e o número de inventário. Para além disso, não se encontrava bem definido quem era a pessoa responsável pela gestão do inventário uma vez que esta função era atribuída à funcionária com a categoria de assistente técnica, estando este posto a aguardar substituição.

No Manual dos serviços periféricos externos consta a descrição de todo o processo de aquisição de viaturas para SPE dentro e fora do espaço europeu, existindo algumas especificidades que diferenciam os procedimentos a seguir. Essa mesma descrição divide-se em quatro momentos: identificação da necessidade de viatura e processo de pedido, articulação do DGA com o FRI após a receção do pedido do SPE, articulação do FRI com o SPE após deliberação do conselho diretivo do FRI, autorização da Entidade de Serviços Partilhados da administração Pública, SA (ESPAP). No entanto, o supramencionado manual não contempla qualquer procedimento relacionado com a inventariação deste tipo de bem, ocorrendo a mesma de forma centralizada no FRI, através de uma aplicação informática, obedecendo às normas Específicas do Cadastro e Inventário dos Veículos do Estado (CIVE).

Segundo o nº 7 da portaria 671/2000 de 17 de abril, as Embaixadas devem organizar os seus inventários de modo que o mapa de síntese dos bens inventariados juntamente com as fichas de cadastro e inventário possa ser enviado à Direcção-Geral do Património diretamente ou através dos respetivos serviços centrais, até 31 de Março do ano seguinte àquele a que se reporta. No caso da Embaixada este envio ocorre através dos serviços centrais, existindo um certo desconhecimento de como são utilizados os documentos supramencionados, uma vez que a classificação dos bens inventariados na Embaixada aquando da adição no inventário, não segue o disposto na Portaria 671/2000, de 17 de Abril.

Apesar do nº 8 da referida Portaria mencionar que a remessa dos documentos supramencionados só ocorre caso seja solicitado por despacho do diretor-geral do Património, existe a preocupação por parte do DGA e da Embaixada em manter os inventários devidamente organizados ainda que não exista uniformidade dos procedimentos de inventariação realizados por ambos.

A resolução do TC nº7/2013 – 2ª Seção estabelece que as entidades abrangidas pelo CIBE devem, conjuntamente com os documentos de prestação de contas, enviar o mapa síntese dos bens inventariados. O que acontece na prática é que a Embaixada, a 31 de dezembro de cada ano, apenas envia para o DGA – DSAF os documentos de prestação de contas, acompanhado por uma tabela Excel com os bens inventariados. O mapa síntese dos bens inventariados é enviado posteriormente pelo DGA ao TC, conjuntamente com a prestação de contas enviada pela Embaixada. Os procedimentos de inventariação estão desta forma centralizados no DGA quando poderiam estar descentralizados cabendo ao DGA apenas a sua integração. Desconhece-se que documento utiliza o DGA para o envio da relação de bens inventariados. Pressupõe-se que esta lacuna poderá ser suprimida por um sistema de gestão integrado que está a ser construído. Efetivamente, o controlo dos bens inventariados é realizado periodicamente pelo DGA.