APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS - 1ª SEMANA 04 ATÉ 08:

Estudo de Caso

1ª SEMANA 04 ATÉ 08:

3.4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

A implementação do BSC na instituição pública selecionada seguiu os preceitos definidos por Kaplan e Norton (2000), Niven (2005), Pinto (2005, 2006) e Ghelman e Costa (2006b), ao ser adaptada às especificidades da Administração Pública, bem como às particularidades da própria instituição, respeitando-se que cada BSC é único (Igarashi et al., 2007, elaborado com base na realidade organizacional.

As definições iniciais para escolha e aplicação do BSC ocorreram no primeiro semestre do ano 2014 e a definição de objetivos, indicadores e a implementação direta da ferramenta realizados no período de julho até outubro/14, sendo os dados relativos à

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execução do BSC (execução das ações para cumprimento dos objetivos estratégicos) analisados no trimestre agosto/outubro/14.

Estando esta Dissertação baseada no método de pesquisa-ação, considerando ser o pesquisar também funcionário efetivo da SEE, com lotação na CESPO, foi empregado o método qualitativo de análise, em que o pesquisador procura situar sua interpretação a partir da compreensão dos fenômenos (Neves, 1996).

Foi elaborado o Mapa Estratégico da CESPO que traz no seu topo os resultados estratégicos esperados, que são:

1. Prestar assessoramento eficaz à Secretaria de Estado da Educação e do Esporte de Alagoas - SEE/AL;

2. Alcançar a excelência dos processos de gestão; e

3. Contribuir de forma efetiva para o cumprimento das diretrizes estratégicas e metas estabelecidas pela SEE/AL.

Em seguida foi elaborado um Painel Estratégico com o detalhamento dos objetivos e indicadores por meio dos quais foi mensurado o cumprimento das metas que levaram à implementação e concretização dos resultados esperados situados no Mapa Estratégico e também apresentando a propositura de ações para a concretização dos objetivos definidos.

De um modo geral, foi observada uma melhoria operacional no tocante ao gerenciamento e organização da rotina de trabalho, propiciada pela criação de padrões e instrumentos de trabalho mais adequados, visualizando o atendimento dos critérios de eficiência, eficácia e efetividade, observando Ghelman e Costa (2006a, p. 3) quando dizem que a "organização pública, para prestar serviços com excelência, precisa realizar a sua função social (efetividade) com qualidade na prestação de serviços (eficácia) e com o menor consumo de recursos possível (eficiência). Resta a dúvida, contudo, de se essa melhoria será perpetuada, talvez com o incremento de novas ferramentas, ou se foi apenas um fator momentâneo, desencadeado pela novidade do trabalho e pela praticidade ocasionada por alguns intrumentos.

Constatou-se, dentro do prazo analisado:

1 - Melhoria operacional na atividade de monitoramento de convênios - devido à metodologia do BSC ter mobilizado a equipe de trabalho em torno dos objetivos da Coordenadoria e da

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Secretaria, orientando no desenvolvimento de ações voltadas para a concretização dos objetivos estabelecidos. Fato comprovado a partir de:

Maior agilidade no atendimento às demandas apresentadas à CESPO, cujo prazo de resposta antes da implantação do BSC era superior a 10 dias úteis, e foi reduzido para um período de até 05 dias úteis (47% das demandas)e até 10 dias úteis (41% das demandas), com apenas 11% superior a 10 dias.

Cobertura total de quase 100% dos convênios sob a responsabilidade da CESPO;

100% dos convênios atualizados por meio do uso de ferramenta eletrônica.

2 - Incentivo à produção de instrumentos de trabalho que passaram a integrar a rotina de monitoramento, a partir da identificação das reais necessidades de cada tarefa. Fato comprovado a partir de:

Desenvolvimento de 07 novas ferramentas de trabalho. Antes da implantação do BSC havia apenas 01 ferramenta.

3 - Maior integração da equipe, visto que a elaboração do BSC ocorreu de forma participativa, englobando todos os membros diretamente envolvidos com a atividade de monitoramento de convênios. Fato comprovado a partir de:

Interpretação do pesquisador, que atuou de forma conjunta com a equipe durante todo o processo, constatando a interação entre os membros.

4 - Que o BSC impulsiona a produção (cumprimento dos serviços) e auxilia na melhoria de qualidade nas atividades desempenhadas, uma vez que orienta a utilização de instrumentos de sistematização e de avaliação, tornando mais prática, padronizada e ágil a realização das atividades. Fato comprovado a partir de:

Cobertura total de mais de 93% dos convênios sob a responsabilidade da CESPO;

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Desenvolvimento de 07 novas ferramentas de trabalho. Antes da implantação do BSC havia apenas 01 ferramenta.

5 - Facilita a rotina de trabalho, tornando-a mais rápida, agradável, livre de caminhos tortuosos, transmitindo ao funcionário uma sensação de dever cumprido. Fato comprovado a partir de:

Criação e definição de novas ferramentas de trabalho.

6 - Melhoria do tempo de resposta aos clientes (Governo Federal e Gestores de Convênios). Fato comprovado a partir de:

Redução do prazo de atendimento às demandas do Governo Federal, passando a ocorrer dentro do prazo inicial do Governo (75% das demandas )ou até, no máximo, para o novo período prorrogado pelo Governo.

7 - Compreensão do processo de monitoramento de convênios como um todo. Fato comprovado a partir de:

Interpretação do pesquisador, que atuou de forma conjunta com a equipe durante todo o processo.

8 - Melhoria do desempenho geral da CESPO. Fato comprovado a partir de:

100% dos convênios monitorados pela Coordenadoria.

Aumento no número de reuniões com os Gestores de convênios.

Atualização de 100% dos convênios sob a responsabilidade da CESPO por meio do uso de ferramenta eletrônica

Agilidade no acesso às informações dos convênios, por meio de ferramenta eletrônica e nas respostas dadas aos setores demandantes.

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A questão da produtividade esbarra nas dificuldades provocadas pela resistência às mudanças e falta de competitividade, fatores já inerentes ao funcionalismo público, o que demanda a presença de uma liderança forte e atuante, que determine a continuação dos trabalhos. A CESPO não conseguiu firmar essa liderança, fato que inibiu uma parte da eficácia e eficiência do BSC, pois os funcionários realizavam suas atividades atendendo à própria vontade e ao estado de humor. Com isso, a implantação do BSC na CESPO passou por momentos altos e baixos, com reflexos nos seus resultados, o que porém não chegou a comprometer as metas quando analisadas ao fim do trimestre.

Tal situação poderia ser revertida a partir de uma avaliação quanto ao desempenho dos funcionários que viabilizasse a intervenção do chefe imediato e provocasse no servidor um maior engajamento e a necessidade de produzir. Porém, mais uma vez, a ausência de liderança foi observada e não se constitui uma prática da CESPO analisar e intervir, de modo determinante, na condução dos trabalhos dos seus funcionários. A própria SEE não possui um sistema de avaliação de desempenho aplicável à toda a Secretaria.

Essa avaliação interna no setor pode surgir como mais um ponto positivo do BSC a ser desenvolvida futuramente. Não com o intuito de punir, mas com a intenção de obter elementos para reforçar a comunicação da estratégia à equipe, conseguindo o comprometimento de todos.

Uma segunda etapa da análise dos resultados encontrados após a implantação do BSC diz respeito ao cumprimento das perspectivas apontadas no BSC. Consoante Kaplan e Norton (2000) e Niven (2007 como citado em Petri et al., 2014, p. 72), ao elegerem a concretização da Missão como o maior objetivo da Administração Pública, voltada para o cumprimento do seu papel social e satisfação da sociedade, foi realizada uma alteração no modelo original do BSC proposto para a esfera privada. Cada uma das perspectivas propostas pelo BSC foi contemplada, seguindo os critérios aplicáveis às organizações públicas.

É possível fazer a seguinte interpretação para a atuação da CESPO:

A Coordenadoria quer usar bem, com eficiência, os recursos disponibilizados pelo Governo Federal, de modo a atender com qualidade e eficácia às necessidade dos seus clientes, cumprindo assim seu papel social (efetividade). Para obter sucesso, a CESPO precisa saber como desempenhar suas atividades, capacitando-se para ter domínio das

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técnicas e instrumentos necessários de forma a desenvolver de forma adequada os processos internos que irão garantir a execução dos recursos, satisfazendo, assim, os seus clientes.

Esse intuito é visualidado no Mapa Estratégico da CESPO e pode também ser retratado de uma forma bem simples, ressaltando a relação de causa e efeito:

Figura 16. Orientação para atuação da CESPO nas perspectivas do BSC. Fonte: Elaboração própria durante a pesquisa.

Perspectiva dos clientes - esta perspectiva foi deslocada para o topo do BSC da CESPO,

numa adequação metodológica de acordo com a natureza da organização, seguindo também a tática adotada em outros estudos sobre o tema. Os objetivos estratégicos desta perspectiva (bem como os elencados nas outras três), estão voltados para a satisfação do cliente, a partir do cumprimento da Missão da SEE, que representa o seu papel social. Melhorar o tempo de resposta às demandas dos clientes implica dizer que houve um correspondente aumento na satisfação dos clientes da Coordenadoria o que é, por sí só, já um fator bastante relevante e que representa a indicação de viabilidade da aplicação do BSC na Secretaria de Estado da Educação e do Esporte de Alagoas - Brasil.

Clientes da CESPO satisfeitos

Processos internos da CESPO ágeis e adequados para lidar com os clientes e

os recursos

Capacitação funcional da equipe da CESPO e desenvolvimento de instrumentos de trabalho

para um eficiente uso dos recursos

Recursos financeiros sob a responsabilidade da CESPO

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O cliente final da CESPO e da SEE que são os Alunos/Sociedade são beneficiados pela agilidade de informações que a CESPO presta aos seus outros dois clientes: Governo Federal e Gestores de Convênios, visto que esse fator pode provocar uma maior rapidez na conclusão do objeto conveniado, chegando até aos alunos os produtos dos convênios, que são: escolas construídas; móveis e equipamentos adquiridos; formação realizada, entre outras, a depender da natureza do objeto do convênio.

A relação de satisfação entre a SEE e seus clientes pode ser observada na seguinte ordem:

No documento Estudo da viabilidade da aplicação do Balanced Scorecard na administração pública: o caso da Secretaria de Estado da Educação e do Esporte de Alagoas - Brasil (páginas 121-127)