O CMRJU é um arquivo integrado à Universidade de Caxias do Sul, instituição privada que mantém a guarda, conservação e a preservação desses documentos para servirem à comunidade. Os arquivos de Universidades ou também chamados de arquivos acadêmicos servem à guarda, preservação e organização dos documentos relacionados às atividades da Universidade e de outros acervos que são recebidos pela Instituição.
Para fins de organização das Instituições de Ensino no âmbito federal, o Ministério da Educação criou a Portaria 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que “institui normas sobre
manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior”.17 Essas
normas estabelecem o procedimento de organização que as instituições devem manter em seus arquivos, sobretudo para facilitar o acesso à pesquisa e averiguação para fins de regulação, avaliação e supervisão.
Elas servem para regularizar os acervos de universidades públicas, no sentido de manter organizados os documentos relacionados aos serviços prestados por essas universidades, ou seja, as atividades-fins. Assim, a manutenção de arquivos universitários conforme Bottino, é evidenciada
[...] nas ações fornecidas para a tomada de decisões; na fixação das diretrizes tanto do planejamento quanto da avaliação institucional; no apoio ao ensino, à pesquisa e à extensão, contribuindo para o projeto pedagógico; orientando na elaboração de currículos; programas de curso; formação de discentes; atuando como laboratório prático de ensino e pesquisa; servindo como campo de estágio, contribuindo para a produção científica na elaboração dos trabalhos de conclusão de curso; formando novos pesquisadores; apoiando a comunidade; prestando assessoria técnica; colaborando na difusão cultural por meio de publicações, exposições, palestras, cursos, entre tantas outras atividades que podem ser exercidas. (2012, p. 33).
Os arquivos localizados em instituições privadas são criados e organizados da mesma forma que os arquivos das instituições públicas. No entanto, os arquivos públicos “fazem parte de governos, preservam sua memória institucional, atestam a autenticidade de seus papéis”. (KOYAMA, 2013, p. 40). Os arquivos de instituições particulares preservam, além da própria documentação, os acervos diversos, que podem ser doados por famílias, ou por instituições públicas, com o objetivo de ampliar os meios de pesquisa.
17 Associação Brasileira de Mantenedoras de Ensino Superior. Ministério da Educação. Disponível em: <http://www.abmes.org.br/public/arquivos/legislacoes/Port-1224-2013-12-18.pdf>. Acesso em: 6 maio 2016.
É isso que acontece na Universidade de Caxias do Sul. A Instituição mantém no espaço do IMHC acervos que foram doados, tanto por particulares, como por instituição pública, no caso é o acervo do Poder Judiciário, que, através de Termo de Convênio, criou o CMRJU e passou a custódia dos documentos para a Universidade de Caxias do Sul, que se responsabilizou pela gestão documental. Essa parceria entre o Tribunal de Justiça e a
Universidade, na gestão de documentos do Poder Judiciário, está amparada no art. 7º18, § 1º
da Lei 8.159/1991:
Art. 7º. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. (BRASIL, 1991, s/p.).
Os documentos não perdem a natureza de bens públicos porque foram doados a uma instituição privada. No entanto, por já terem servido à administração e ao Judiciário, ficam disponíveis para outros fins. O acervo foi recebido pela Universidade para servir como centro de pesquisa e para a prestação de guarda e segurança dos documentos, inclusive para receber os serviços de arquivologia. Para justificar o motivo da transferência e ratificar o acordo entre o Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul com a Universidade de Caxias do Sul, Schellenberg lembra:
As condições em que os documentos são mantidos depende da regulamentação que trata o assunto da transferência de documentos. Esta deve tornar claro que os documentos podem ser transferidos para um arquivo de custódia, não apenas no sentido físico, mas também num sentido legal. (2006, p. 169).
Desde a transferência do acervo, a Universidade realiza atividades de conservação, preservação, pesquisa e divulgação desses documentos provenientes de um órgão público. Esse trabalho visa a mostrar que, no CMRJU, a Universidade atua na organização, conservação e preservação de documentos que não integram a sua administração, mas que são documentos públicos disponibilizados para o acesso à pesquisa acadêmica. A Universidade é uma instituição com a função de divulgar o conhecimento e encontra nos arquivos “unidades de armazenamento, processamento e transferência de informação” (BELLOTTO, 2014, p. 65) que são “agentes da concretização de todas as possibilidades da atividade acadêmica”. (p. 65).
A união do arquivo da Universidade, entretanto, deve cumprir um objetivo social “de melhor informá-la para melhor instrumentá-la a fim de que se absorvam as mudanças
necessárias ao seu próprio progresso”. (BELLOTTO, 2014, p. 78). Para Camacho (2005, p. 103-104), a Universidade é “um lugar apropriado para a criação e divulgação do saber, para o desenvolvimento da ciência e para formação de profissionais de nível superior, técnicos e intelectuais úteis ao sistema”. É nesse sentido que a Universidade corrobora a comunidade acadêmica e escolar, oportunizando o acesso ao conhecimento.
O acervo do CMRJU pode e deve “criar condições de otimização das funções-fim de ensino, pesquisa e extensão”. (BELLOTTO, 2014, p. 75). Para essa finalidade, é imprescindível que o arquivo mantenha a preservação e a recuperação de documentos, bem como seja organizado, com as descrições feitas corretamente, para que o pesquisador possa realizar a sua pesquisa. Para tanto, a Universidade deve “implantar seus programas de gestão de documentos” (p. 75). Nesse sentido, Ohira, Davok e Schenkel (2008, p. 151) entendem que o programa de gestão tem a “finalidade de implementar um gerenciamento de arquivos fundamentado na legislação e em princípios e técnicas da arquivologia associados à utilização de recursos das tecnologias de informação e comunicação”. Assim,
entende-se ser de fundamental importância a criação, implantação e operacionalização do Sistema de Arquivos para garantir e agilizar o acesso aos documentos produzidos e recebidos em cumprimento às atribuições da UDESC e para garantir eficiência e eficácia às atividades administrativas e acadêmicas. Ademais, a implantação de uma política de gestão documental sistêmica é elemento essencial para oportunizar informação útil e exata aos processos de tomada de decisão, bem como para garantir a preservação da memória institucional que servirá de referência, informação, prova ou fonte de pesquisa. (OHIRA; DAVOK, SCHENKEL, 2008, p. 151-152).
Esse é um exemplo de implantação de gestão documental que atinge o objetivo de armazenar e divulgar as informações da Universidade com eficiência e, principalmente, manter a memória da Instituição. A organização de um arquivo na Universidade, especialmente um arquivo público, está relacionada à regulamentação e a parcerias, com o fim de garantir e facilitar o acesso pelos pesquisadores, professores e alunos que desejam realizar suas pesquisas. Ao arquivo na Universidade é atribuída a função de trabalhar e difundir o incentivo à pesquisa, à guarda e à preservação de documentos, que são os registros da História e da memória. Importante é conhecer como ocorreu a formação do CMRJU, conforme será visto no item seguinte.