As principais funcionalidades

O desenvolvimento do SIGEAM baseou-se em levantamento das necessidades nos diversos níveis de gestão da SEDUC/AM. Esse levantamento resultou em funcionalidades que contemplam desde os afazeres diários das escolas, passando pelas Coordenadorias Distritais e Regionais, chegando até a sede da SEDUC/AM.

A implantação de um sistema informatizado requer levantamentos feitos junto aos usuários para identificar as rotinas e os processos da organização, de modo a se propor um modelo que, a um só tempo, auxilie na melhoria dessas rotinas e processos e mantenha, tanto quanto possível, o modelo de trabalho praticado na organização. É esse o modelo que foi adotado no desenvolvimento do SIGEAM.

Em razão de ter tido uma representação de gestores e secretários escolares no seu desenvolvimento, o SIGEAM tem funcionalidades que contemplam a maioria das atividades que estes desenvolvem durante todo o ano escolar.

Fato interessante é que, se for iniciada a exploração dessas funcionalidades em um determinado ponto do ano escolar, necessariamente fecha-se o ciclo no mesmo ponto no ano seguinte. Para exemplificar utiliza-se, a seguir, essa metodologia para apresentar as principais funcionalidades do SIGEAM.

Faça-se um exercício para imaginar o início de um ano escolar: de modo simples pode-se dizer que os alunos já estão nas salas de aula, já têm professores, carteiras, materiais didáticos e merenda. De modo semelhante os docentes já sabem para quais turmas vão ministrar aulas e em quais dias e horários. Depreende-se que, para a concretização desses eventos, gestores de várias esferas, adotaram medidas que possibilitaram a sua realização.

Sabe-se que, para a concretização desses eventos, os gestores necessitam fazer um meticuloso planejamento. Tomando o planejamento como ponto de partida, apresenta-se a seguir as principais funcionalidades do SIGEAM, organizadas em grupos de atividades correlatas.

Considerando que a rede de ensino é dimensionada de acordo com os alunos a serem matriculados, os gestores necessitam de funcionalidades que os auxiliem na tarefa de quantificar essa demanda. Tem-se então no primeiro grupo as funcionalidades de previsão (planejamento).

Previsão de matrículas: tomando como referência as taxas de aprovação,

reprovação e abandono do ano anterior, mais a taxa de evasão e a taxa média histórica desses mesmos indicadores, mais a taxa de saída por conclusão do ensino médio e por fim a taxa de ingresso de novos alunos, o SIGEAM possibilita, após o término do terceiro bimestre letivo, uma previsão da demanda de alunos a serem atendidos, com aproximadamente 95% de acerto.

Previsão de infraestrutura (salas de aula): por definição do Departamento

de Políticas e Programas Educacionais da SEDUC/AM (DEPPE), cada etapa ou modalidade de ensino ofertado pela SEDUC/AM, tem uma quantidade padrão de alunos por sala de aula (chama-se de capacidade pedagógica do ensino); todas as salas de aula da rede estadual estão registradas no SIGEAM, com as respectivas metragens (chama-se capacidade física da sala); a capacidade de atendimento da sala é definida de acordo com a série/ano, etapa ou modalidade de ensino que irá ocupá-la, considerando a menor das capacidades (se a capacidade pedagógica for menor que a capacidade física, considera-se a capacidade pedagógica como a capacidade de atendimento daquela sala de aula e vice-versa). Tendo como referência a previsão de matrícula, os dados físicos das salas de aula e quais séries/anos, etapas e modalidades de ensino irão ocupar cada sala de aula, o SIGEAM produz relatórios que informam aos gestores se, e onde há necessidade de ampliação da rede, bem como as possibilidades de reorganização da mesma.

Previsão de docentes: considerando os dados da previsão de matrículas, a

quantidade de docentes existentes na rede, suas respectivas habilitações, as taxas de afastamento (por variados motivos, inclusive morte), bem como a determinação de reservar 1/3 da jornada docente para atividades não letivas, o SIGEAM possibilita aos gestores, por meio de consultas e relatórios, conhecer, quando for o caso, onde a rede necessita de docentes e onde tem excesso.

Previsão de insumos, merenda e livro didático: a partir da previsão de

matrículas, calcula-se a necessidade de insumos, merenda e livro didático. Insumos, no contexto do SIGEAM, são os materiais de expediente, limpeza e, quando há

determinação política para tal, o kit escolar para os alunos (material escolar e fardamento).

O segundo grupo de funcionalidades está relacionado ao início do ano escolar ou à preparação para esse evento.

Renovação de matrículas: antes de iniciarem as aulas as escolas já

contataram as famílias para certificarem-se de quais alunos irão permanecer e quais irão sair da escola. Para os que permanecem a escola pode emitir o comprovante de renovação de matrícula e, para os que saem a transferência e o histórico escolar. Como apoio a essa atividade o SIGEAM dispõe de consultas e relatórios que informam os alunos que renovaram as matrículas e os que solicitaram transferência.

Novas matrículas: além de também poder emitir o comprovante de matrícula

para os novos alunos, a escola pode consultar aqueles que fizeram reserva de vaga e ainda não confirmaram a reserva.

Enturmação de alunos: o SIGEAM também pode auxiliar a enturmação dos

alunos, distribuindo-os nas salas de acordo com critérios estabelecidos pelo gestor (idade data de matrícula, etc.).

Lotação de servidores: as funcionalidades relacionadas aos servidores

auxiliam os gestores a alocá-los em suas respectivas funções. Auxilia ainda a distribuir a carga horária dos docentes, de acordo com as suas habilitações e habilidades, bem como conhecer as turmas que ainda não têm professor alocado, os setores com carência ou excesso de pessoal e informar sua situação lotacional, via SIGEAM, ao órgão responsável da SEDUC/AM.

O terceiro grupo de funcionalidades está relacionado às rotinas da escola no transcorrer do ano escolar.

Dados do sistema: há um conjunto de consultas e relatórios que permitem à

escola gerenciar os dados existentes no sistema e saber quais dados estão incompletos ou desatualizados. Tais consultas e relatórios abrangem os registros de infraestrutura, os dados dos alunos, dos docentes e demais servidores.

Lançamento de avaliações e conteúdos programáticos: esse grupo reúne

funcionalidades que permitem acompanhar o lançamento das avaliações e conteúdos programáticos feitos pelos docentes, bem como, por meio de consultas e relatórios, conhecer o desempenho dos alunos nestas avaliações.

Estatísticas: essenciais para que os gestores possam ter visão panorâmica

da escola, esse grupo inclui indicadores de várias atividades. Alguns exemplos: percentual de informações incompletas no cadastro de alunos e servidores; percentual de turmas sem professor; docentes X habilitação X regência; percentual de alunos com distorção idade-série; rendimento bimestral dos alunos, podendo ser agregado por turma, turno, série/ano, ensino, escola, coordenadoria e rede e percentual ao final do ano escolar, de aprovação, reprovação e abandono. A partir de uma base de dados consolidada pode-se gerar um grande número de estatísticas e indicadores. Estes foram apenas alguns exemplos.

No quarto grupo estão as funcionalidades mais relacionadas às rotinas e processos que ocorrem no término do ano letivo. Neste grupo encontram-se os relatórios e consultas que mostram os alunos aprovados, os reprovados, os que se encontram em recuperação, os que serão submetidos ao Conselho de Classe e ainda os que abandonaram a escola.

Encontram-se ainda nesse grupo as atas e os relatórios finais da escola; a relação de alunos concludentes de um determinado nível de ensino, bem como a possibilidade de emissão do certificado de conclusão do ensino, quando for o caso.

Os formulários, consultas e relatórios de renovação de matrículas e solicitação de transferência também se encontram neste grupo.

Importante observar que esse é, ao mesmo tempo, o encerramento de um ano escolar e o começo do processo de planejamento do ano letivo seguinte.

Mesmo que de forma resumida, as funcionalidades relacionadas demonstram que os gestores dos diversos níveis de gestão da SEDUC/AM, dispõem de instrumentos que os auxiliem na gestão do cotidiano.

Por ser relevante para que o sistema atinja sua máxima amplitude gerencial, apresenta-se a seguir, as diversas esferas de gestão do SIGEAM.