Atendimento ao público

Durante o estágio, uma das tarefas que tinha de realizar diariamente era atender o público, principalmente os pais, os professores e os alunos. As principais exigências que esta tarefa requeria era cumprimentar formalmente a pessoa e, posteriormente, perguntar em que podia ajudar.

O atendimento ao público na secretaria passava por várias vertentes, as quais apresento de seguida.

3.2.1. Requerimento da bolsa para os livros escolares

Quando recebia os requerimentos para pedir bolsa para os livros escolares (Anexo 4 – Requerimento das famílias) devidamente preenchidos pelas famílias, tinha de comprovar se estavam acompanhadas pela autorização e dados familiares (Anexo 5 – Autorização e dados familiares) e, no caso de famílias numerosas, verificar se estava o comprovativo de família numerosa ou a fotocópia do cartão de família numerosa atualizado. Depois de confirmar se estavam todos os documentos necessários, colocava o carimbo de ordem de entrada do Colégio em todas as folhas, que continha a data atual e um espaço para colocar o número de série de entrada.

Segundo o Diário Oficial da Extremadura (DOE)11_{, todos os centros da Extremadura que}

recebam fundos públicos e que tenham os seguintes níveis educativos: Ensino Primário, E.S.O. e Educação Especial, têm o direito de receber um financiamento, depois de solicitado à Junta de Extremadura, para estes centros comprarem livros escolares e para que os alunos com direito à bolsa tenham ajuda na aquisição dos livros escolares.

Aquando da divulgação dos resultados dos requerimentos, os alunos bolseiros têm o direito de receber os livros escolares a título de empréstimo e a serem reembolsados do valor pago pelos livros escolares. No caso do Ensino Primário, os alunos recebem até 120 euros e, na E.S.O., até 150 euros.

11 _{Diário Oficial da Extremadura, número 106 – Jueves, 23 de agosto de 2012}

É de referir que as famílias tinham de comprar os livros escolares no Colégio para terem direito a receber esta bolsa, uma vez que o Colégio, antes do início do ano escolar, tem uma papelaria disponível para adquirirem os livros escolares.

Depois da divulgação dos resultados, as famílias deslocavam-se à secretaria do Colégio e, no caso de terem direito à bolsa, eu recolhia a fotocópia da fatura passada pelo Colégio com o total pago pelos livros escolares e o número de conta bancária, para mais tarde se reembolsar as famílias.

3.2.2. Pedidos de certificados de matrícula

Às vezes, os pais dos alunos pediam um certificado de matrícula, por isso, eu anotava o nome e apelidos e o curso, para depois se fazer esse certificado.

Depois de assinados pela secretária do Colégio e carimbados, entregava-os aos pais que os tinham pedido.

3.2.3. Boletins de avaliação dos alunos, historial académico e títulos de conclusão da E.S.O.

No início do ano escolar, depois de os alunos da E.S.O. e do Bachillerato realizarem os exames finais, era necessário entregar-lhes os boletins de avaliação final e, no caso dos alunos que se matriculavam noutra escola, era necessário dar-lhes o seu historial académico que continha o percurso escolar e as notas de todos os anos escolares que estiveram matriculados neste Colégio.

Por vezes, alunos e ex-alunos vinham ao Colégio buscar o seu título de conclusão da E.S.O. e, depois de lhes entregar o título, tinha de pedir-lhes para assinarem uma folha que continha o número de expediente do aluno e o respetivo nome para, futuramente, a secretaria saber que o título já tinha sido levantado.

3.2.4. Informações escolares

Logo no início do estágio, foi-me facultado um documento que continha todas as informações sobre as datas do início do ano escolar, o horário da compra do uniforme escolar e do horário de venda dos livros escolares (Anexo 6 – Informações das datas e horários relativos ao início do ano escolar). A informação mais pedida pelos pais dos alunos era para saber em que dia começavam as aulas e a que horas.

30

3.2.5. Matrículas escolares

Antes de começarem as aulas, algumas famílias deslocavam-se ao Colégio para saber se havia vaga para matricularem o(s) seu(s) filho(s). No caso de tal se verificar, dava uma ficha para o registo escolar do aluno, a ficha de inscrição e um documento informativo do nível educativo em que se matriculava.

A matrícula mais solicitada era a de Educação Infantil, pelo que em anexo (Anexo 7 – Matrícula de Educação Infantil), apresento o modelo de matrícula do ano escolar 2012/2013.

3.2.6. Candidaturas dos monitores das Actividades Formativas Complementarias

As Actividades Formativas Complementarias -AFC (Atividades Extraescolares) eram financiadas pelo Conselho de Educação e Cultura da Junta de Extremadura e, todos os anos, os Colégios que recebem fundos públicos elaboram uma convocatória para o processo seletivo de monitores para estas atividades. No caso do Colégio “Sagrado Coração de Jesus”, a convocatória de monitores destinava-se a três atividades: inglês, fomento da leitura e plástica- manualidades, conforme consta no Anexo 8 – Convocatória para o processo de seleção de monitores AFC.

Durante o prazo de apresentação das candidaturas, uma das minhas tarefas era receber as candidaturas com o modelo de requerimento correto (Anexo 9 – Requerimento para monitor das AFC), verificar se estavam corretamente preenchidas e averiguar se estavam a fotocópia do D.N.I. (Documento Nacional de Identidad), a fotocópia dos títulos de finalização de cursos e formações, a fotocópia dos justificativos dos méritos e de publicações, entre outros, pois todos estes documentos eram necessários para a avaliação dos candidatos a monitores. No final de comprovar todos os documentos, era necessário carimbar a ordem de entrada, para no caso de terem apresentado a candidatura fora do prazo.