Atividades de controle de estoque

Posterior a descrição do ciclo de atividades de transporte, os gestores foram indagados acerca do processo de controle de estoque. O conteúdo que será descrito neste subitem foi obtido através das perguntas de onze a quatorze do questionário A, aplicado com o supervisor de logística, e perguntas de um a sete do questionário B, aplicado com o gerente de produção.

Quando questionado sobre os processos de controle de estoque o senhor supervisor informou que o setor de operação logística não era responsável pelo controle de estoque dos produtos frios, como assim é classificado pela empresa todos os componentes do mix de produtos ofertados, exceto pelo leite longa vida UHT, único produto que tem seu controle de estoque realizado diretamente pela gestão logística.

Em relação as práticas de controle de estoque do leite UHT não existe uma ferramenta gerencial ou modelo que norteia este processo, conforme relata o entrevistado:

“Todas as atividades e processos que nos aplicamos no controle de estoque do leite longa vida veio do que os funcionários aprenderam na prática, não existe um modelo ou ferramenta propriamente dita que oriente os estoquistas, não existe um sistema automatizado ou software, todos os controles são realizados por planilhas no excel. E as metodologias usadas são adaptações das teorias que aprendemos na universidade, devido à falta de recursos para tal evolução (fala do entrevistado 1). ”

Esta falta de recurso relatado no comentário acima, demonstra que o processo de controle é bem limitado e não conta com o investimento de recursos financeiros para que possam assegurar a veracidade das informações de estoque lançada, visto que o processo realizado é totalmente manual e passível de inúmeras falhas.

A imagem abaixo busca apresentar as tarefas envolvidas no ciclo de controle de estoque do leite UHT.

Figura 4: Controle de estoque do Leite UHT

Fonte: elaborado pela autora.

Apesar do porte da empresa e da alta demanda de produtos, a imagem acima representa a escassez de recursos para desenvolver esta atividade. O responsável por esta atividade afirma que está dificuldade em desenhar o processo de controle de estoques ocorre devido ao fato da logística não atuar de forma integrada, mas sim segregando as atividades em outros setores.

Como já mencionado anteriormente, o controle de estoque funciona de forma separada, e de agora em diante, neste tópico, será descrito o processo realizado com os produtos lácteos classificados como frios. Tais informações são oriundas do questionário aplicado ao gerente de produção.

O gerente de produção, sujeito desta entrevista, é graduado em engenharia de alimentos com especialização em engenharia de produção e controle de qualidade, e está neste cargo há oito anos, sendo o responsável geral por todo o setor industrial e encarregado pelo controle de estoque dos frios.

Diferentemente do processo de controle de estoque do leite UHT, os perecíveis frios passam por um processo mais criterioso e organizado, fazendo uso de modelos conceituados, estabelecendo políticas de estocagem, controle periódico, previsão de demanda e outras ferramentas que ao longo deste subitem serão explicadas.

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Antes de iniciar o planejamento da atividade de controle, o gerente relatou que o primeiro passo deve ser o estabelecimento de políticas que nortearam o andamento deste processo, assim como afirma Bowersox et al. (2007) em sua obra. Assim, ele afirma que as políticas definidas por ele em conjunto com a direção da empresa são reposição e checagem.

“A reposição e checagem estão intimamente ligadas ao fato dos produtos trabalhados serem altamente perecíveis, por isso a necessidade de estar sempre acompanhando as reposições, verificando as faltas, se o estoque é suficiente, os níveis de produção, checando a validade dos produtos, garantindo a qualidade e atendimento da demanda (fala do entrevistado 2). ” Norteados por estes dois pilares, o gerente de produção em parceria com os estoquistas e setor comercial desenvolvem as atividades para controle.

No que tange ao processo de controle propriamente em si, o entrevistado relata que existe um certo grau de cuidado com a organização das atividades, mas que não existe um processo mapeado ou algo que documente o como fazer, quando fazer e quem deve fazer.

O método utilizado para o gerenciamento de estoque dos frios é o de revisão periódica, com a técnica FIFO, first in first out, como bem explicado por ele, trabalhar com produtos perecíveis exige o cumprimento de inúmeras legislações e especificações técnicas, além de estar sempre preparado para as várias fiscalizações e inspeções que ocorrem periodicamente, sendo assim é preciso implantar metodologia que auxiliem na otimização da atividade.

Segundo o seu relato e em conformidade com as políticas de estoque, a ferramenta mais adequada às necessidades e obrigações da empresa precisa englobar a revisão periódica, para que além de assegurar a qualidade e reposição, a gerencia possa saber exatamente os períodos de pico de demanda e também a baixa demanda, identificando os períodos de reposição de insumos, os níveis de estoque, e se preparando para as atividades futuras.

A operação usando o FIFO tem por objetivo enfatizar a atenção com os prazos de validade dos produtos, como por exemplo, um leite pasteurizado tipo C, que possui apenas 3 dias de validade, não podendo permanecer em estoque por dois dias, sendo assim, a sua produção precisa ser diária e sua permanência em estoque é quase zero. A mesma ideia se aplica aos demais produtos, este método é o mais adequado e utilizado por quem trabalha com perecíveis.

Outra ferramenta que está inserida neste processo é a contagem física. O gerente de produção enfatizou a necessidade da contagem física dos estoques para que os volumes e quantidades estejam sempre atualizados, visto que a empresa não pois nenhum software que faça essa contagem de forma automática na medida que os produtos entrem ou saiam. Esta contagem tem por fim alimentar o sistema online que norteia as quantidades demandas, os períodos sazonais e fornece dados para que sejam montados indicadores.

Um dos últimos itens abordados na entrevista tratou-se da previsão de demanda e níveis de estoque. Segundo o entrevistado, o cálculo da previsão de demanda é realizado de forma bem simples, o setor de comercial envia no início da semana um controle de perspectiva vendas semanais para cada produto, em seguida, o gerente de produção rateia esse valor pela capacidade de produção diária em conformidade com o recebimento de leite a granel para produção. Como exemplo foi citado a bebida láctea 1000g.

“A bebida de 1000g tem uma perspectiva de venda de 24000 litros semanais. Conforme esse valor chega, eu o rateio na minha capacidade de produção semanal, normalmente costuma ser produzido 4000 litros na segunda, 5000 litros na terça, 5000 litros na quarta, 4000 litros na quinta, 5000 litros na sexta e 1000 litros no sábado. Quando surgem vedas extras, o comercial tem até a quarta-feira para me repassar as atualizações (fala do entrevistado 2). ”

Com base nesses informativos de produção é calculado e estabelecido as quantidades de estoque de segurança, que podem permanecer no máximo por dois dias nos estoques devido à alta perecibilidade dos produtos, ou seja, a rotatividade de mercadorias é intensa.