Perfil dos Entrevistados Escolaridade Analfabeto
3 PROCESSOS DE TRABALHO DESENVOLVIDOS
3.3 Gerência e Coordenação Administrativa
3.3.1 Atividades desenvolvidas pela Gerência Administrativa
Acompanhar as atividades desenvolvidas pelos Coordenadores Administrativos, Farmácia, Almoxarifado, Tecnologia da Informação, Administração de Pessoal, SEMST, Setor de Frotas, Setor de Contratos e Controladoria.
Avaliar a prestação de serviços das empresas contratadas através do relatório Avaliação de Desempenho, realizando reuniões com fornecedores/prestadores de serviços para discussão de pontos não satisfatórios apresentados pelas Coordenadorias Administrativas, através dos Atestados de Execução de Serviços, para solução dos problemas apontados.
Negociação de títulos para pagamento junto aos fornecedores;
Organização dos estoques e entrega de diversos materiais;
Solicitação da renovação dos contratos;
Acompanhamento em audiências (como prepostas) nas regiões de Joinville, Lages, Curitibanos, Chapecó e Canoinhas.
Reuniões mensais com os setores do Corporativo em São Paulo – Administração de Pessoal, Controladoria e Contratos.
Auxilio nas respostas as notificações protocoladas pelo Ministério Público, Vigilância Sanitária e outros órgãos fiscalizadores.
As atividades de Supervisão administrativa englobam também os setores: Recepção, Administração de Pessoal, Gestão de Pessoas, SESMT, Controladoria, Tesouraria, Tecnologia de Informação, Engenharia, Suprimentos, Contratos, Coordenação Administrativa, Frotas.
Recepção
Acompanhando o desempenho das atividades das recepcionistas, bem como o bom andamento dos serviços pertinentes ao setor.
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Gerindo as atividades, avaliando o feedback regular dos Coordenadores Administrativos das Centrais de Regulação em relação ao envio de documentos no prazo hábil para a Administração de Pessoal;
Acompanhamento dos trabalhos de gestão de pessoas, referente à contratação de médicos, TARMs, ROs, enfermeiros, motoristas socorrista, assistente administrativo e demais profissionais.
SESMT:
Análise de relatórios técnicos buscando o que é de melhor para a empresa e o empregado, em parceria com a Engenharia do trabalho e técnico de segurança do trabalho.
Elaboração de laudos periciais;
Marcações de Exames admissionais, periódicos, retornos ao trabalho e demissionais de todas as CR’s;
Relatório de adequação da Base Emir Rosa, para vistoria do corpo de bombeiro para solicitação do habite-se.
Agendamento de exames complementares para realização dos ASO’s;
Recadastramento das fichas de EPI- (Equipamento Proteção Individual), da região Sul;
Relatório de classificação de acidente de Trabalho;
Relatório para aquisição de novos capacetes, para as bases operacionais.
Recadastramento das fichas de EPI- (Equipamento Proteção Individual), da região Planalto Serrano;
Atualização do relatório de atividades;
Reunião com a equipe do SESMT;
Arquivamento dos PCMSO;
Atualização do LTCAT da USA Criciúma;
RELATÓRIO DE VISTORIA DO CORPO DE BOMBEIRO DE SC para solicitação do Habite-se da Base Operacional de Florianópolis.
Cadastramento das atas da CIPA (Usa São José, Usa Palhoça, Base Administrativa, Usa 1 e 2 e Central de Regulação);
Tecnologia de Informação:
Acompanhamento dos trabalhos do Técnico de TI, incluindo a modernização do sistema. O relatório detalhado será apresentado em seguida.
Farmácia:
As ações da farmácia da Base Administrativa possam o foco de facilitar e melhorar o trabalho de quem está no operacional, visando que a qualidade de todos os processos envolvidos esteja em constante elevação, garantindo que estoques estejam abastecidos com quantidade suficiente até o próximo pedido, sempre trabalhando com estoque de segurança e sem excesso e desperdícios. E também para garantir que todos os processos sejam feitos de acordo com as normas e legislações vigentes.
Destaques deste trimestre:
Padronização dos medicamentos das Unidades de Suporte Avançado de acordo com a CIB 501.
Encaminhamento do medicamento Hidroxocobalamina (Cyanokit) para as Bases Operacionais; Remanejamento de geladeiras/frigobares para as unidades que não possuem ar condicionado para melhor armazenamento desse medicamento.
Encaminhamento dos receituários de medicamentos controlados utilizados pelas Unidades de Suporte Básico prescritos pelos médicos reguladores durante o teleatendimento do SAMU para a Sandra (Farmacêutica da Gerência Estadual). Desde a implementação no sistema da Central de Regulação em Junho de 2016 até 07/02/2017 o encaminhamento de todas os receituários é
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receitas
Reunião na SPDM com a secretaria de Estado de Saúde, sobre adequações a serem realizadas;
Almoxarifado:
Orientações de como desenvolver o POP (Procedimento Operacional Padrão), dispensações de materiais médicos hospitalares, controle de entrada e conferências das Notas Fiscais, direcionamento do envio dos uniformes inservíveis.
Técnico de Edificações:
Profissional em processo de contratação. Sem atividades no período.
Contratos:
Conferir os dados e dar vistos em notas fiscais eletrônicas e de prestação de serviços para encaminhamento à Controladoria, evitando pagamento de cobranças não previstas em contratos ou que não estejam de acordo com as especificações contratadas.
Verificar as Certidões Negativas de Débitos Federais, Estaduais e Trabalhistas, Certificado de Regularidade do FGTS, ponto de frequência, resumo analítico da folha de pagamento (quando se tratar de obra) e GFIP, enviadas pelas empresas prestadoras de serviços, bem como solicitá-las quando não enviadas com as notas fiscais de prestação de serviços.
Avaliar a relação dos serviços prestados constantes nas notas fiscais com os contratos dos prestadores de serviços e os Atestados de Execução de Serviços - “A Contento” - impedindo o pagamento de serviços que não preencham os requisitos mínimos contratados.
Atestar previamente o recebimento dos materiais constantes das notas fiscais para encaminhamento à Controladoria, para pagamento.
Efetuar o acompanhamento da execução dos contratos de prestação de serviços de desratização, desinsetização, limpeza de cisterna e caixa d’água, esterilização, lavanderia externa, manutenção preventiva de equipamentos e elevadores, limpeza e conservação das unidades da SPDM/PAIS em Santa Catarina.
Receber e arquivar os relatórios de fornecimento de equipamentos e materiais, de controle de execução de serviços de lavanderia e esterilização.
Receber, conferir e lançar em planilha de acompanhamento diário o fornecimento de gás medicinal para as Unidades de Suporte Avançado.
Realização de reuniões com fornecedores/prestadores de serviços para discussão de pontos não satisfatórios apresentados pelas Coordenadorias Administrativas, através dos Atestados de Execução de Serviços, para solução dos problemas apontados.
Manutenção dos arquivos de contratos, relatórios, controles, atestados de execução de serviços e demais documentos dos fornecedores/prestadores de serviços.
Digitalização, armazenamento e posterior envio semestral ao Ministério Público dos relatórios de manutenção corretiva, preventiva, certificados de calibração e testes de performance e elétricos dos equipamentos médico hospitalares do SAMU/SC.
Emissão de correspondências, memorandos, relatórios e outros documentos de acordo com os padrões estabelecidos.
Pesquisar o mercado fornecedor de produtos e serviços, visando identificar as melhores oportunidades de compras.
Elaboração de relatórios para reporte e informação ao Coordenador de Contratos Corporativo com dados como saldo contratual, vigências dos contratos, entre outros.
Emissão e atualização de Documentos Cadastrais de Fornecedores.
Negociação de condições e valores junto aos fornecedores quando necessário, visando o fechamento de compras dentro das melhores condições
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bem como administrar os mesmos (validade contratual, reajuste e validade de documentações).
Acompanhar e auxiliar o processo de licitações e compras conduzidas pelo Corporativo da Instituição.
Negociar junto aos prestadores de serviço os prazos e, quando necessário, valores.
Criar, organizar e arquivar pastas de processos relacionados à área de compras e contratos, bem como mantê-las em ordem.
Atender as demandas que surjam nas rotinas administrativas.
Montar processos de compras, quando necessário.
Retirada dos veículos administrativos provisórios junto à agência da Localiza em Florianópolis e encaminhamento dos veículos, através dos motoristas administrativos, para as respectivas mesorregiões.
Elaboração de planilha de controle de quilometragem e utilização dos veículos locados e envio para utilização pelas coordenações mesorregionais.
Elaboração e envio dos Termos de Responsabilidade de Utilização dos
Carros Administrativos Provisórios para os funcionários devidamente
habilitados e cadastrados.
Emissão de relatório de fornecimento mensal de oxigênio medicinal à Supervisão Médica, de Enfermagem, Gerência Administrativa e Diretoria de Projetos, dividido por base operacional, para acompanhamento e análise.
Atualização dos orçamentos para funcionamento dos relógios de ponto biométrico da Mesorregião Grande Florianópolis (manutenção de placa, aquisição de computadores e assinatura de internet).
Controladoria:
Fazer o gerenciamento das contas a pagar, contabilidade – fiscal, prestação de contas, custos, patrimônio, tendo como objetivo o controle financeiro detalhado;
Analisar e fazer a conferência de todas as notas fiscais, dados fiscais e financeiros;
Acompanhamento de fundo fixo, bem como conferência de relatórios, notas fiscais e cupons fiscais;
Lançamentos dos fundos fixos no Sistema Controladoria;
Lançamentos de notas fiscais de serviço e de venda em sistema especifico: Sistema Integrado de Gestão Hospitalar - Vector;
Acompanhamento e atualizações de CND´s;
Elaboração de relatórios e planilhas para fins gerenciais;
Elaboração de relatório trimestral referente às atividades desenvolvidas na Controladoria/SC;
Controle de verba de orçamento;
Prestar informações sobre Centro de Custo da organização;
Pesquisar os custos envolvidos nos procedimentos realizados;
Atender solicitações internas e externas relativas a informações de documentos fiscais;
Elaboração de manuais, informativos, normas e procedimentos da instituição;
Cumprir e fazer cumprir os requisitos legais normativos e institucionais;
Prestar atendimento aos fornecedores, com relação a dúvidas e pagamentos;
Prestar atendimento aos coordenadores administrativos referentes a documentos fiscais, fundo fixo, entre outros;
Negociação com fornecedores referente ao prazo pagamento;
Conferência, impressão e envio de documentação referente ao Hospital Regional de Araranguá, Hospital Florianópolis e SAMU para a Secretaria da Saúde;
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Solicitação de correção de documentos fiscais;
Consulta de nota fiscal eletrônica;
Consulta de cartão CNPJ;
Solicitação de cadastro de fornecedores;
Verificação e analise do Cartão CNPJ e CNAE;
Emissão de comprovante de inscrição e situação cadastral junto a Receita Federal;
Conferência e entrega da Prestação de Contas para Secretaria da Saúde;
Treinamento;
Elaboração de planilhas de listagem de dados para pagamento para anexar a movimentação;
Acompanhamento de auditoria referente às Movimentações (SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital Araranguá);
Prestar informações para auditoria da SES;
Arquivar e organizar as movimentações do SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital Araranguá;
Montar a movimentação juntamente com cheque e os Dados de Pagamento do SAMU, Hospital Florianópolis e Hospital de Araranguá.
Conferencia de documentação do Hospital Florianópolis, Hospital Araranguá e SAMU;
Controle e arquivo da documentação referente ao Patrimônio;
Verificação e entrega de documentação junto a Secretaria da Receita referente aos documentos do Fiscal de São Paulo;
Acompanhamento de processos relacionados à Controladoria SP e SC junto ao Pró-cidadão;
Abertura de processo e acompanhamento de alvará junto ao Pró-cidadão;
Autenticação de livros atas e registro em cartório;
Verificação do Centro de Custo para apropriação de mensal no Centro de Custo real;
Verificação e comprovação de documentação referente aos Demonstrativos de Atendimento dos requisitos;
Elaboração resposta de relatório do setor Contas a Pagar referente à multa e juros e das contas com prazo inferior a 11 dias úteis;
Elaboração de relatório de inconsistência ao setor de Contas a Pagar de São Paulo;
Frotas:
Manutenções em viaturas
Custo de manutenções
Abastecimento
Retorno do conserto das viaturas.