Atividades logísticas na distribuição física

A área de Distribuição física é responsável por toda movimentação e transporte de produtos acabados aos clientes. Na Empresa X, essa área é representada por uma diretoria de Supply Chain, que possui três gerências: gerência de Planejamento da Demanda, gerência de Customer Service (Serviço ao Cliente, também conhecida como área Comercial) e gerência de Distribuição (aqui denominada Logística). A gerência de Planejamento de Demanda, através de análise das condições de mercado,

histórico de vendas e vendas atuais, é responsável por estimar as vendas futuras da empresa. A área Comercial trata do relacionamento com os clientes e do recebimento e processamento das informações enviadas por estes. Por fim, a área de logística apresenta outras duas gerências: gerência de transporte, responsável pelo planejamento e controle de transporte e veículos; e uma gerência de expedição, que cuida da movimentação e expedição, além do controle de estoques do produto acabado.

A empresa distribui para o varejo supermercadista de grande porte, varejo de pequeno e médio porte (por meio de distribuidores) e atacado. Na área comercial, existem dois funcionários responsáveis pelas vendas para o atacado e varejo (médio e pequeno porte), dois que atendem o varejo supermercadista de grande porte, um funcionário responsável pelas vendas ao canal farma (farmácia) e um, que atende a produção e o centro de atendimento ao cliente. Os distribuidores têm uma equipe de vendas (representantes comerciais e vendedores - formada por funcionários da Empresa X) que atende clientes menores como bares, locadoras, lojas de conveniência, bancas de jornais, entre outros. Neste caso, os distribuidores (pequeno e médio varejo) compram os produtos da Empresa X e gerenciam a recepção de pedidos e entrega de produtos aos vendedores e representantes comerciais. Estes por sua vez, coletam as mercadorias nos distribuidores e possuem seus próprios veículos, onde fazem a entrega das mercadorias e emitem a nota fiscal por meio de impressora instalada nestes veículos. Já no atacado, os pedidos são coletados pelos representantes comerciais e enviados diretamente para Empresa.

As atividades logísticas têm uma representação significativa nos custos da empresa. A distribuição física, que inclui além de custo de transporte, custo de logística de armazenagem, separação de materiais, manutenção de empilhadeira, folha de pagamento, estoque, área de movimentação e armazenagem, pagamento dos funcionários, alocações, representa 4% da receita liquida da empresa. Somente o custo de transporte representa 2,6% desta mesma receita, ou seja, representa cerca de 60% dos gastos totais da logística. O fator considerado mais complexo nas operações logísticas é a informação, que é tão importante quanto a operação. As transportadoras só recebem o pagamento dos serviços prestados a empresa, mediante o envio da informação das entregas realizadas, e das notas fiscais e comprovantes referentes a essas entregas. A receita anual da empresa é determinada pelos produtos efetivamente entregues.

Existe um centro de distribuição (CD) em uma das duas unidades da empresa e é nesse CD que é realizada a gestão de estoque, transporte e expedição dos produtos acabados. Porém, essa unidade será desativada e o novo CD passará a ser localizado em um operador logístico. Este estará situado na rota da unidade da empresa no interior e da cidade de São Paulo. Assim, a empresa faz uma escolha não só técnica, mas também estratégica.

A seguir, será feita uma breve descrição sobre cada uma das atividades logísticas na distribuição física da empresa.

- Transporte de Produtos Acabados

A Empresa X transporta cerca de 3800 toneladas de produtos acabados mensalmente, ou seja, quase 1000 toneladas semanalmente. O planejamento de transporte de produtos acabados é de responsabilidade da área de logística, que utiliza os serviços de transportadoras contratadas. O transporte dos produtos é feito quase totalmente pelo modal rodoviário, geralmente usando caminhões. Os modais aéreo e marítimo são raramente utilizados, geralmente para exportação. As entregas são realizadas diariamente, de segunda a sexta e também em dois sábados no mês. O tempo de atendimento de pedido depende da região e das características dos clientes. Em São Paulo, a entrega é feita em 24, no máximo 48 horas, ou seja, dois dias úteis.

As mudanças que ocorrem nos pedidos pela urgência de entrega não afetam na escolha do meio, rota ou transportadora, afetam somente no processo de separação de pedidos.

O uso de softwares para roterização e rastreamento das cargas é feito pelas transportadoras. A Empresa X faz uma separação de mercadorias de acordo com as rotas da transportadora, mas a roterização é responsabilidade delas. Cerca de 50% das cargas são rastreadas pelas transportadoras. O seguro das cargas é feito pelas transportadoras e cargas acima de mil reais tem que ser rastreadas via satélite. A Empresa X tem um seguro de carga para cobrir eventuais falhas na seguradora da transportadora, porém qualquer sinistro que haja durante o trajeto da mercadoria quem paga é a seguradora da transportadora. A empresa está reestruturando o modelo de gerenciamento de risco e, com isso, o seguro vai passar a ser dela. Existe um componente do frete pago por esta que serve para cobrir as despesas com o seguro pago

pela transportadora. Assim, a empresa pretende assumir o seguro da carga, e deixar de pagar essa taxa.

- Gestão de Estoques

O estoque de produtos acabados está localizado no centro de distribuição em uma das plantas da Empresa X, que tem uma área de armazenagem de cerca de 12.000 posições de palletes. Dessas 12.000, a empresa ocupa hoje 10.000 palletes e aproximadamente 300 são destinadas às matérias-primas.

O giro de estoque ocorre em média a cada 10 a 15 dias, ou seja, a empresa possui um estoque médio de produtos acabados para 10 a 15 dias. Porém, existem alguns produtos, de grande volume de vendas, que possuem um giro de estoque maior, e há aqueles, como por exemplo, uma bala que é importada da filial da empresa na Colômbia, que possui menor giro de estoque (3 a 4 meses).

A política de estoques da Empresa X é a produção para estoque (make to

estoque - MTS), ou seja, na maioria das vezes, ao receber um pedido do cliente, a

empresa já possui estoque para atendimento imediato.

- Processamento de Pedidos e Informações

O recebimento e processamento dos pedidos dos clientes são centralizados na área Comercial, no escritório central da Empresa X, que recebe diariamente os pedidos dos diferentes canais de distribuição, onde é feita análise e liberação do crédito do cliente e, aprovação, caso todos os requisitos sejam satisfeitos. Todas as informações referentes aos produtos solicitados estão disponíveis para área comercial. Tendo o produto disponível para entrega, as informações referentes a notas fiscais e entrega aos clientes são emitidas para área de logística, responsável pela expedição e transporte dos produtos. Caso não haja produto em estoque, é necessário emitir uma ordem de produção, o que não ocorre com freqüência.

A área Comercial gera relatórios com informações sobre seus principais clientes, vendas, produtos e acompanha o serviço prestado ao cliente desde o recebimento do pedido até a pós-venda. A área de logística também emite relatórios sobre o status do pedido, as entregas realizadas e não realizados e principais problemas

ocorridos na entrega do produto ao cliente, entre outros. Esses relatórios são gerados automaticamente pelo ERP e pelo software Hotline utilizado na área de transportes.