Atividades logísticas no suprimento

A atividade de suprimento (obtenção e movimentação de produtos e materiais) é de responsabilidade da área de compras, subordinada a gerência de Supply

Chain, sediada no escritório central em São Paulo. O gerente de compras é responsável

por: um coordenador (que cuida da ação de compradores de materiais promocionais, de serviços, de tecnologia de informação e um estagiário); um comprador de materiais diretos (açúcar cristal, líquido e invertido, aromas, corantes, matérias-primas em geral) e materiais de embalagens (envoltório das gomas e dos drops até caixa de papelão); e um comprador de materiais improdutivos (manutenção, uniforme).

A área de compras classifica os produtos segundo categorias, como por exemplo, categoria de açúcar e glicose, categoria de aromas (que são sabores globais), corantes, adoçantes, entre outros. As embalagens também são classificadas em flexíveis, embalagens de cartão e caixa de papelão. A compra de componentes da formulação de produtos (matérias-primas e matérias-primas especificas), como por exemplo, adoçantes e certos aromas são negociados por gerentes de categorias, segundo estratégia global de suprimento. Os produtos são negociados mundialmente, tanto para o grupo de confeitos (a qual pertence a Empresa X), quanto para área de bebidas e de chocolates. Porém, estes gerentes negociam somente o preço, sendo a compra dos produtos de responsabilidade dos gerentes que representam cada uma destas unidades.

Dentre as atividades atribuídas à área de compras na Empresa X, destaca- se a busca e garantia de relacionamentos com fornecedores que tenham capacidade produtiva para abastecer a empresa com qualidade e especificações desejadas, bem como pesquisa de produtos com melhor especificação técnica, busca de novos fornecedores e novas tecnologias. Além disso, os gerentes de compras da empresa devem atuar juntamente com os gerentes de categorias, mostrando a estes o cenário brasileiro e os potenciais fornecedores para a negociação de determinados produtos.

O número de fornecedores da empresa não teve mudança significativa nos últimos dois anos: aumentou em algumas categorias e diminui em outras. A empresa possui em média 80 fornecedores para um total de 550 itens comprados, dos quais dez destes fornecedores totalizam 80% (em valor) das compras da companhia. Dentre estes estão os fornecedores de açúcar, glicose, aromas, embalagens, etc.

Cerca de 90% das compras são centralizadas na área de compras, no escritório central da empresa. Dentro de uma curva ABC, os produtos A e B são comprados via contrato, garantindo assim, melhor preço e condições de abastecimento. Aproximadamente 10% das compras são realizados sob contratos de fornecimento,

enquanto 90% dos itens (classe C) são comprados por pedidos de compra, gerados automaticamente pelo sistema de gestão empresarial (ERP da SAP R/3).

As atividades de estoque, processamento de pedidos e informações e parte do transporte no suprimento são gerenciadas pela empresa, conforme descrito a seguir.

- Transporte de matérias-primas

Grande parte do transporte de matérias-primas e componentes necessários à fabricação do produto final é responsabilidade dos fornecedores,ou seja, a venda é CIF (custo, seguro e frete - o responsável pelo pagamento do frete é a empresa que está vendendo). Uma pequena parcela fica sob responsabilidade da área de compras da empresa, que neste caso seleciona os meios e rotas pelos quais as matérias-primas serão coletadas e transportadas, como por exemplo, o açúcar.

O principal modal usado no suprimento é o rodoviário, sendo alguns materiais transportados por intermodalidade com uso de cabotagem e aéreo. Este último só é usado com cerca de 2 a 3% do volume de matéria-prima, normalmente em materiais de alto valor. Algumas matérias-primas são importadas, o que corresponde a aproximadamente 10% em volume e desse volume 90% da importação é a goma base que vem de forma marítima de uma filial da empresa, que só fabrica esse produto.

A freqüência com que as matérias-primas são recebidas nas unidades de produção é diária, no caso, do transporte rodoviário. Já para as matérias-primas que chegam pelo modal marítimo, a freqüência é mensal e para o modal aéreo, geralmente, é bimestral.

- Gestão de Estoques

Os armazéns de matérias-primas estão localizados nas duas unidades da Empresa X. Os níveis de estoque de matérias-primas e materiais necessários à produção são determinados e controlados pelas áreas de compras e planejamento e controle da produção (PCP), que utilizam o software ERP para auxiliar nesta tarefa.

A empresa possui estoque médio para um dia e meio, com exceção das matérias-primas importadas, que possuem maior nível de estoque. As matérias-primas utilizadas em produtos de alto volume de vendas possuem maior volume de compras e

rotatividade de estoque. Os componentes açúcar líquido e glicose possuem estoque gerenciado fornecedor, através de informações enviadas pelo EDI.

- Processamento de Pedidos e Informações

Na Empresa X são enviados cerca de 60 a 70 pedidos de compra de materiais diretos e em média, 50 a 70 pedidos de materiais indiretos por semana. Conforme já mencionado, 90% das compras são processadas e enviadas aos fornecedores pelo escritório central de compras da empresa.

Baseado nas condições do mercado e histórico de vendas, é estimada a projeção anual e semestral de vendas. Essas informações, juntamente com as informações de vendas atuais fornecidas pela área Comercial são enviadas para área de PCP, que utiliza o sistema ERP para o cálculo das necessidades de materiais e as envia para área de compras. Esta recebe informações e requisições das diversas áreas via ERP, que são analisadas pelos funcionários responsáveis pelas compras. Dependendo do custo do produto a ser comprado, é necessário que sejam feitas cotações do produto e que haja aprovação da diretoria. Para avaliar as atividades de compras são gerados relatórios com informações sobre os fornecedores chave da empresa. Estes são gerados automaticamente pelo ERP e muitas vezes são convertidos em planilhas do Excel, que é de mais fácil visualização para os diretores e para negociação com os fornecedores.

Após aprovação, a área de compras e o PCP emitem para todos os fornecedores cadastrados notificações ou pedidos de compras, geralmente via e-mail ou fax. Algumas vezes esses pedidos são enviados diretamente pelo PCP, porque o fornecedor já está cadastrado no sistema ERP e a negociação de preço e condições de entrega já foram realizadas pela área de compras.