Definições e diferenças

Segundo OWENS & LEVARY (2002, p.201), o EDI, abreviação de

Electronic Data Interchange, ou em português, Intercâmbio/Troca Eletrônica de Dados

“consiste no uso de formato eletrônico padrão para criação, transmissão e armazenagem de documentos tais como ordens de compra e faturas”, ou ainda como define LANKFORD & JOHNSON (2000, p.27), “é uma forma de comunicação eletrônica que permite a troca de informações e documentos em formatos estruturados que podem ser processados por determinado tipo de software”.

Esta tecnologia foi desenvolvida no fim da década de 60 e inicio de 70, como um meio de acelerar o movimento de documentos referentes a embarque e transporte, embora até o meio da década de 80 ainda não fosse utilizada na grande maioria das empresas. (ALBERTIN, 1999; PAWAR & DRIVA, 2000).

Conforme HASSELBRING & WEIGAND (2001), as duas mais importantes aplicações de EDI são a troca de dados e a transferência eletrônica de dinheiro. Troca de dados é usada para enviar pedidos e faturas entre companhias, enquanto transferência eletrônica de dinheiro é usada principalmente entre bancos. Os autores afirmam que o maior objetivo do EDI é substituir documentos em papel com versões eletrônicas para reduzir o tempo gasto em impressão, postagem e re-entrada de informação.

De acordo com GOMES & RIBEIRO (2004), a mensagem eletrônica é a informação gerada, enviada, recebida ou arquivada eletronicamente, por meio óptico ou

por meios similares, incluindo o EDI. Uma importante característica do EDI é que as mensagens não precisam de uma ação humana para serem enviadas e processadas. Usualmente, o EDI é usado entre duas empresas que fazem sempre o mesmo tipo de transação.

A EAN BRASIL - ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL (2003) afirma que o EDI é uma ferramenta que viabiliza a troca de documentos comerciais eletronicamente e com isso possibilita diminuir a quantidade de erros gerados pela redigitação e o volume de papel, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência e a rapidez na comunicação entre os parceiros comerciais. A idéia por trás do EDI é relativamente simples. Ao organizar os processos comerciais e administrativos ou ainda para editar textos e documentos, muitas empresas utilizam computadores. A maioria das informações é inserida no computador manualmente, por digitação. Assim, quando as empresas se comunicam, por exemplo, para encomendar mercadorias ou para cobrar seus clientes, ao invés de datilografar um formulário em papel ou imprimir um documento e enviá-lo pelo correio ou fax, ela pode transferir eletronicamente essas informações diretamente dos seus computadores para os computadores de seus parceiros comerciais, por meio do EDI.

Uma definição mais ampla é feita por DROGE & GERMAIN (2000, p.1) que afirma que “EDI é um sistema interorganizacional baseado em sistema de informação, que integra os membros da cadeia de suprimentos com o objetivo de facilitar o uso de um produto ou serviço pelo do canal de distribuição”.

Baseado nas definições apresentadas, sintetiza-se a seguir as principais características do EDI:

• Comunicação entre empresas: o EDI permite a conexão e troca de informações entre parceiros comerciais, cujo propósito é agilizar e facilitar a transação de negócios.

• Conexão computador a computador: o EDI consiste na troca de informações diretamente de computadores para computadores, dispensando digitação e manipulação de dados e permitindo automatizar a transmissão de documentos gerados e recebidos eletronicamente, como ordens de compras, faturas, notas fiscais etc, independente de horários e distância.

• Transmissão eletrônica de dados e documentos: o EDI possibilita a transmissão eletrônica de documentos e informações padronizadas entre computadores de modo que a informação possa ser processada sem a intervenção manual e impressão do documento, ou ainda, a troca de mensagens sem a intervenção humana na leitura ou gravação dessas mensagens.

• Dados estruturados em formato padrão: para serem processadas automaticamente, as mensagens devem ser estruturadas de acordo com um padrão. Uma mensagem EDI consiste em campos, cada qual contendo um tipo específico de informação (uma imagem, um preço, um código de produto, uma data, etc). Assim, é preciso definir esse formato, a ordem e a especificação de cada campo. Todas as empresas que farão parte do sistema precisam definir juntas esse padrão.

O EDI é confundido com o correio eletrônico, internet e outras ferramentas para troca eletrônica de dados. As diferenças entre EDI, correio eletrônico e internet são discutidas a seguir.

Em relação ao EDI e o correio eletrônico, a grande diferença entre ambos é que o EDI trata de transferência de "dados estruturados" que podem ser processados de forma eficaz e não ambígua por aplicações de informática, enquanto o correio eletrônico se relaciona com a transferência de "dados não estruturados". Pode-se ainda dizer que o EDI é a transferência de informação "de aplicação para aplicação" e o correio eletrônico é a transferência de informação "de pessoa para pessoa".

Já em relação ao EDI e a Internet, é importante destacar que atualmente, a Internet não vem substituir o EDI, mas sim proporcionar um meio alternativo para o envio de mensagens. Na prática o EDI é a transferência de mensagens pré-acordadas entre diferentes organizações. Estas mensagens dizem respeito a documentos específicos e regulamentados por diversas áreas de atividades tais como: Comércio, Transportes, Alfândegas, Banca, Seguros, Turismo, Saúde, etc. Desta forma, este tipo de mensagens não fluirá pela rede da Internet como mensagens de texto. Estes novos tipos de mensagens e informações não são processadas diretamente, seguem encapsuladas em estrutura EDI, que é o padrão que permite o envio e recepção de informações. ALBERTIN (1999) destaca que o EDI especifica apenas um formato para informações de negócios, e que a transmissão propriamente dita da informação é

realizada por outros mecanismos de transporte de dados, tais como o X.25, X.28, Frame

Relay, TCP/IP. Cada um possui um protocolo de transporte. O último (TCP/IP) é o

protocolo de Internet. O EDI tradicional poderá também utilizar a Internet como meio para o tráfego de dados. Porém, quando fornecida por VAN (rede de valor agregado), esta possui várias ferramentas de proteção dos dados que são trafegados.