Impactos do EDI e da internet

A troca eletrônica de informações, seja via EDI e / ou internet tem trazido impactos significativos para Empresa X. Dentre os benefícios obtidos com a troca eletrônica de dados na Empresa X, foram destacados a rapidez na transmissão e processamento das informações, maior agilidade na realização das transações comerciais, precisão, segurança, redução de erros e custos, economia de tempo e principalmente, a redução de risco de não atender o cliente no momento certo.

Conforme descrito anteriormente, os dados provenientes da transmissão via EDI e internet são recebidos e são tratados automaticamente pelo ERP. Assim, não existe a necessidade de re-digitação nestes processos.

Além dos benefícios citados acima, a grande vantagem destacada sobre a troca eletrônica de dados via EDI e internet é a redução do risco da informação não ser recebida no momento certo para que seja possível atender ao cliente ou chegar de forma errada. A única desvantagem destacada pelo uso da troca eletrônica é a dependência dos meios de telecomunicação para o tráfego de informações.

As áreas que sofrem maiores impactos são as áreas de compras, vendas, finanças e logística, porém indiretamente quase todas as áreas são impactadas pela troca de informações por meios eletrônicos. Segundo os entrevistados, a internet possibilita à área de compras realizar os pedidos de matérias-primas com muito mais agilidade e permite a documentação desses pedidos, evitando erros. Além disso, melhora a forma de pesquisa e negociação das matérias-primas. Como os pedidos dos clientes são transmitidos com maior rapidez, o planejamento de produção e previsão de vendas pode ser antecipado, permitindo a esta área alocar os recursos necessários à produção no tempo, evitando a compra de produtos desnecessários.

Na área Comercial, o EDI e internet permitem melhor acompanhamento dos pedidos do cliente, da demanda acumulada, dos pedidos que já foram atendidos e aqueles que devem ser atendidos. Foi verificada a rapidez no recebimento destes pedidos e em alguns casos, a mudança na função e pedidos dos vendedores e na própria cultura de vendas que deixa de se preocupar em apenar “tirar os pedidos” e passa a aprimorar os negócios com os clientes. Além disso, a troca eletrônica de informações permitiu redução na devolução de mercadorias, devido à diminuição de erros e agilidade

das informações, bem como prioridade no atendimento de grandes clientes conectados via EDI. Maior agilidade, redução de tempo e custos são também verificados.

O EDI e a Internet possibilitam maior rapidez nas transações bancárias realizadas entre a Empresa X e seus parceiros imediatos.

Na área de logística, a padronização e rapidez na troca de informação permitiram otimização na separação e movimentação dos materiais, afetando as atividades de transporte e o relacionamento da empresa com as transportadoras.

Em relação à medição de desempenho, a empresa não possui sistemas estruturados para medição de desempenho das atividades logísticas. Existem acompanhamentos de algumas atividades logísticas através de relatórios ou indicadores, gerados pelos sistemas de informação da empresa, mas não um rigoroso sistema para avaliar estas atividades. A principal atividade logística avaliada pela empresa é o nível de serviço ao cliente para o qual são utilizados três indicadores que avaliam respectivamente se todas as linhas do produto foram entregues, se algum produto não foi entregue e, relaciona a entrega correta (ordem completa e prazo de entrega). O estoque é acompanhado por relatórios e inventário anual. Todos os produtos são visualizados, mas embora acessados a cada pedido, somente os principais são avaliados diariamente. Já a atividade de transportes é acompanhada através dos relatórios e documentos de entregas realizadas, mas a medição de desempenho é feita em relação ao serviço e desempenho das transportadoras, onde é avaliada principalmente a pontualidade de entrega de cada uma.

- Impactos no desempenho e organização de atividades logísticas

Como a maior parcela do transporte de matérias-primas é realizada pelos fornecedores, a troca eletrônica de informações praticamente não influencia esta atividade no suprimento da Empresa X. Alguns produtos são retirados no fornecedor pela empresa, mas é uma parcela muito pequena e ocorre eventualmente. Porém, quando ocorre, verifica-se que a comunicação eletrônica com as transportadoras tem permitido redução de custos, tempo de entrega e devoluções. Por outro lado, na distribuição física, agilidade na comunicação com as transportadoras e padronização da informação tem permitido mudanças no desempenho das atividades, como redução de fretes adicionais, tempo e freqüência de entrega e diminuição de devoluções e erros. Na

organização das atividades de transporte, a agilidade e precisão têm possibilitado maior conhecimento das informações para planejamento e controle do nível de serviço de entrega, pagamento de frete e programação de veículos.

A troca de informações sobre níveis de estoque em tempo real na cadeia imediata a qual pertence à Empresa X ocorre somente no caso do açúcar e glicose (suprimentos), onde há reposição contínua do estoque via EDI. Exceto para esses dois produtos, não foi observado nenhum acompanhamento de estoque do fornecedor ou do cliente em tempo real por meio destas TIC’s. Alguns clientes enviam relatórios de seus estoques quando solicitados para planejamento da demanda ou muita vezes estes são verificados por representantes comerciais, mas este não é um processo estruturado. Devido a isso, as tecnologias para troca eletrônica ainda não trouxeram grandes impactos que poderiam gerar no desempenho da atividade de estoques, tais como: redução nos níveis, giro e custos. Apesar disso, indiretamente essas TIC’s poderiam gerar esses impactos (principalmente no estoque de produtos acabados) devido à possibilidade de informações referentes aos pedidos de clientes e envio de pedidos aos fornecedores em tempo real. Porém, isto não foi observado na Empresa X, devido à falta de estudos e discussão sobre aplicação das TIC’s na redução de estoques. Nesse sentido, a principal contribuição da troca eletrônica de informações é na organização dessa atividade, onde possibilita melhor conhecimento das informações para gestão dos estoques, mesmo porque no suprimento este nível já é baixo (1 dia e meio).

A troca eletrônica permitiu mudança na organização da forma e procedimentos com que as informações são trocadas com os parceiros imediatos. Devido a essa mudança, as TIC’s têm permitido redução de custos e tempo de envio das informações no suprimento. Já na distribuição física, devido à mudança na forma de comunicação e a integração dessas TIC’s com o sistema ERP da empresa, a redução de erros no envio e processamento de pedidos e informações com a introdução da troca eletrônica na Empresa X é praticamente 100% em relação aos métodos anteriores. Existe a possibilidade do cliente enviar algum pedido ou informação errada, por isso, ao receber os dados, a empresa faz uma crítica a eles. Porém, a possibilidade de erros na transmissão, recepção e processamento de dados é pequena. Essas tecnologias permitiram também redução no custo de envio e processamento de pedidos, redução no tempo de processamento e conseqüentemente no tempo de ciclo do pedido na empresa.

Na flexibilidade de atendimento não foram verificadas ainda mudanças consideráveis, pois isto não depende somente do meio de recebimento e processamento de pedidos, mas também de outros fatores como movimentação e transporte de produtos.

O quadro 6.3 lista os indicadores propostos para analisar o impacto da troca eletrônica no desempenho das atividades logísticas da Empresa X.

QUADRO 6.3-Impactos da troca eletrônica no desempenho logístico da Empresa X Atividade Desempenho logístico Suprimento Distribuição Física

Custo de transporte (fretes adicionais)

Redução * Redução de cerca de 50% nos custos

Tempo de entrega Redução * Redução Freqüência de entrega Redução * Redução

Transporte

Recusas e devoluções /erros

Diminuição de erros * Diminuição erros, devido informações mais precisas Níveis de estoque Redução (açúcar e glicose) Ainda não verificado Disponibilidade

estoque

Garantida (principalmente açúcar e glicose)

Garantida para maioria dos produtos

Custo de estoque Redução (açúcar e glicose) Ainda não verificado

Estoque

Giro de estoque Maior giro (açúcar e glicose) Pouca mudança Erro na entrada ou

envio do pedido

Pouca mudança Diminuição quase total de erros de digitação com EDI Custo de

processamento de pedido/informações

Redução de gastos com telefone e papel.

Redução de custos com funcionários, telefone, papel e outros.

Tempo de proc. de pedido/informações

Redução no tempo de envio de pedidos e documentação Redução no tempo de processamento de pedidos Tempo de ciclo do pedido Redução Redução Processamento de pedidos e informações Flexibilidade de atendimento

Pouca mudança Pouca mudança Fonte: ENTREVISTAS